DOC-DEPOT.COM - ‘' Mon essentiel à l'abri en toute confiance '' 29 mai 2014 Copies d’écrans Acteur Social Avec commentaires.

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1 DOC-DEPOT.COM - ‘' Mon essentiel à l'abri en toute confiance '' 29 mai 2014 Copies d’écrans Acteur Social Avec commentaires

2 Fonctionnalités disponibles Finalisation de sa création de compte (Identifiant et mot de passe) Création des comptes bénéficiaires Modification de ses données pro (téléphone, mail) Lister les bénéficiaires l’ayant désigné comme référent de confiance ou ayant désigné son organisme comme référent de confiance Filtrage de la liste des bénéficiaires Sélectionner bénéficiaire l’ayant déclaré comme référent Voir ses papiers en miniature Accès document avec code de lecture du bénéficiaire (non connu par Acteur Social) Possibilité de permettre dépôt par mail Demande accès aux documents d’un bénéficiaire au responsable Dépôt document direct dans dossier du bénéficiaire Activer le dépôt par mail sur ce bénéficiaire Fournir le code de déverrouillage sur la requête d’un bénéficiaire ayant perdu son mot de passe Déclarer des structure sociales (non conventionnées) pour Acteur Social Fonctionnalités Acteur Social Slide commun Fonctionnalités disponibles: Acteur social

3 Le bénéficiaire est entièrement propriétaire de son compte. Il ne doit jamais communiquer son code d’accès même à ses référents de confiance. Il désigne seul un ou plusieurs référents de confiance de son choix. Il dépose sur son compte Dans l’espace « administratifs », les documents scannés partagés avec les référents de confiance protégé par un code de lecture qu’il peut communiquer à son référent de confiance. Dans l’espace perso, des documents scannés, photos et informations que personne d’autre ne peut voir. Il peut activer le dépôt de document dans son espace administratif par mail grâce à une adresse mail temporaire. Il peut à tout moment récupérer toutes ses documents, photos et informations et supprimer son compte Son compte personnel est créé ou supprimé par le responsable de la structure sociale à laquelle il appartient. L’acteur Social ayant un compte peut accéder aux documents administratifs des bénéficiaires l’ayant déclaré comme référent de confiance. Il doit scanner dans son compte un justificatif confirmant son appartenance à la structure sociale. Fonctionnalités Acteur Social Les grands principes Acteur Social Bénéficiaire

4 Connexion à son compte Adresse de connexion http://www.doc-depot.com Saisie identifiant et mot de passe puis clic sur GO 1 clic ici permet de se déconnecter, sinon automatique au bout de 30 min Permet la suppression définitive du compte après confirmation Permet la consultation de toutes les actions sur son compte Permet la modification du mot de passe de connexion

5 Données personnelles : aussi visibles par bénéficiaires Téléphone PRO sur 10 chiffres; non obligatoire Adresse mail PRO ; non obligatoire

6 Référents de confiance : aussi visibles par tous les référents de confiance Liste des personne vous ayant désignées comme référent de confiance Pour créer un nouveau compte pour un bénéficiaire Permet de filtrer la liste (doit contenir la chaine saisie)

7 Création du compte d’un bénéficiaire Saisir les informations de la part du bénéficiaire. S’assurer de l’exactitude des informations car elles ne sont pas modifiables et permettent de récupérer son identifiant en cas de perte. Cliquez ici quand toutes les informations seront saisies Le bénéficiaire devra se connecter avec son identifiant et son mot de passe provisoire ‘123456’ pour définir son nouveau mot de passe

8 Visualisation d’un compte d’un bénéficiaire On ne peut que visualiser les informations personnelles ainsi que ses référents de confiance Le référent de confiance peut déposer des document dans l’espace « + Papier administratif » Le référent de confiance ne peut pas voir l’espace personnel ni les messages et notes

9 Papier administratif : Les documents sont visibles mais en cryptés En cliquant dessus, cela ouvre le fichier … … mais nécessite le code de lecture pour être visualisé : Saisie du code puis Ok … … sinon le fichier peut être enregistré en faisant « Annuler » puis « enregistrer sous » Slide commun

10 Demande de code d’accès : A détailler

11 Papier administratifs : dépôt de fichier unique 3 méthodes de dépôt sur le compte du bénéficiaire 1 ère méthode : « dépôt de fichier unique » - Sélectionner le type de document - Lui donner un nom - Parcourir les fichiers sur l’ordinateur pour récupérer le document (pdf ou image) Avant tout, il faut scanner le ou les documents (procédure selon scanner) Recommandation : quelle que soit la taille du document le scanner en mode A4 Slide commun

12 Papier administratifs : dépôt par glisser/déposer Dans une autre fenêtre, sélectionner les fichiers et les faire glisser au milieu de la zone 2 ème méthode : « dépôt par glisser/déposer (Drag&Drop) » => Cliquer simplement sur le lien Slide commun

13 Papier administratif : dépôt par mail 3 ème méthode : « dépôt par mail » En cliquant sur ce lien, cela permet d’autoriser le dépôt de document administratif par mail L’autorisation se désactive automatiquement le soir mais il suffit de cliquer sur la croix rouge pour annuler l’autorisation Le dépôt se fait en envoyant un mail avec le fichier à déposer en pièce jointe à l’adresse « identifiant-du-bénéficiaire@fixeo.com » L’expéditeur reçoit un message de confirmation de dépôt avec le titre « DOC- DEPOT : Document xxxxx.jpg ajouté à identifiant-du-bénéficiaire ». Slide commun

14 Justificatif: visible par l’administrateur du site doc-depot.com Cliquer sur « + Justificatifs » pour déposer la justification de l’acteur social de l’appartenance à la structure Même méthode de dépôt que pour le bénéficiaire sauf le dépôt par mail

15 Liste des structures sociales: les bénéficiaires pourront les déclarées comme référent de confiance Permet de filtrer la liste (doit contenir la chaine saisie) Pour créer une nouvelle structure, cliquer sur « + Structure sociale » … … Saisir les informations de la structure sociales puis validez