Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP)

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1 Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP)
Kit de Communication Avertissement : Le kit de communication a vocation à être adapté au contexte propre à chaque organisme. Le kit présente les éléments clés du nouveau modèle de gestion découlant de l’application du décret GBCP. Le kit est destiné à être présenté en interne soit aux instances dirigeantes, soit à l’ensemble des personnels pour une première approche (personnes qui ne sont pas forcément concernées directement par le projet). Pour approfondir les sujets et former l’équipe projet par exemple, il est possible de consulter le Dossier de Prescriptions Générales (voir lien à la fin de la présentation). Champ d’application : L’article 3 du décret GBCP précise les organismes entrant dans le champ d’application des dispositions du titre III. Ces organismes (dénommés ci-après « les organismes »), définis dans l’article 1er sont les suivants :  les personnes morales de droit public relevant des administrations publiques (APU) en dehors de l’État, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics et des établissements publics de santé, figurant dans la liste établie par arrêté conjoint du ministre chargé de l’économie et du ministre chargé du budget ;  les personnes morales de droit privé, après avis conforme du ministre chargé du budget et lorsque leurs statuts le prévoient ;  les personnes morales de droit public qui ne relèvent pas de la catégorie des administrations publiques, sauf si leurs statuts en disposent autrement.

2 Sommaire Mise en œuvre du GBCP Concepts clés du GBCP
Travaux à mener au sein de chaque organisme Accompagnement proposé par les ministères financiers

3 Mise en œuvre du décret GBCP Contexte de la mise en œuvre du GBCP
Ordonnance portant loi organique relative aux lois de finances 02/01/1959 Règlement général de la comptabilité publique (RGCP) 29/12/1962 Loi Organique relative aux Lois de Finances (LOLF) 01/08/2001 Décret GBCP 07/11/2012 Entrée en vigueur des titres I et III du décret GBCP 01/01/2013 Publication des normes comptables relatives aux organismes Le décret s’inscrit dans une dynamique globale de modernisation de la gestion publique. A l’instar de la loi organique relative au lois de finances (LOLF) qui a remplacé l’ordonnance de 1959, le décret remplace le règlement général de la comptabilité publique (RGCP) de 1962 comme cadre réglementaire pour les organismes. Certains articles du décret sont entrés en vigueur au 01/01/2013, d’autres seront mis en œuvre progressivement jusqu’au 01/01/2016, où l’ensemble du décret devra s’appliquer. Les évolutions fonctionnelles et réglementaires ne se limitent pas au décret GBCP : mise en application d’ici 2016 des normes comptables applicables aux organismes publics, d’un plan de compte unique pour l’ensemble des organismes et de la nouvelle instruction comptable. Les modalités de mise en œuvre pour les organismes feront l’objet d’arrêtés d’application qui seront publiés jusqu’en 2016. Informations complémentaires : Entrée en vigueur de l’ensemble des dispositions particulières du décret : Présentation du budget en autorisation d’engagement, crédits de paiement, prévisions de recettes et autorisations d’emplois : exercice 2016 (États présentés pour information dès le vote du budget 2013 par l’organe délibérant) Vote du compte financier par l’organe délibérant : Vote pour les exercices 2012 à 2014 avant l’expiration du 3e mois suivant la clôture de l’exercice A compter de l’exercice 2015, vote avant l’expiration du 2e mois suivant la clôture de l’exercice Autorisations des dépôts et placements : Pour les autorisations en vigueur au 1er janvier 2013, elles seront caduques à compter du 1er juillet 2014 Publication des arrêtés et instructions relatifs aux organismes Entrée en vigueur de l’ensemble des dispositions du décret GBCP 1er janvier 2016

4 Mise en œuvre du décret GBCP Les objectifs
Organismes Développement de la démarche de pilotage budgétaire Amélioration de la qualité comptable et de l’auditabilité des comptes Amélioration de l’efficience de la fonction financière (dépenses, recettes, comptabilité, etc.) Mise à disposition d’un cadre budgétaire et comptable unifié facilitant le dialogue avec les tutelles et avec les instances de contrôle Europe Harmonisation des cadres budgétaires et comptables Production mensuelle de données budgétaires et comptables actualisées et fiables Etat Modernisation de la fonction financière et comptable Amélioration de la soutenabilité budgétaire Décret relatif à la Gestion Budgétaire et Comptable Publique - GBCP - Le décret relatif à la Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP), publié en novembre 2012, a pour objectif de moderniser la gestion des organismes publics. Il s’inscrit dans un contexte plus global : d’abord européen : le renforcement de la gouvernance économique, enjeu européen majeur, s’accompagne d’une harmonisation des cadres budgétaires et comptables des APU des états membres (directive 2011/85/UE du 8 novembre 2011) puis national : la LOLF adoptée en 2001 a lancé un processus profond de modernisation des fonctions comptables et financières pour l’ensemble de la sphère publique. Informations complémentaires : Enjeux pour les organismes : Premier objectif du décret GBCP : développer une démarche de pilotage au sein des organismes, afin de donner une meilleure visibilité et une meilleure maîtrise des engagements à impact pluriannuel et faciliter le pilotage de la trésorerie. Second objectif du décret GBCP : amélioration de la qualité comptable par la tenue de 2 comptabilités distinctes. Avant la mise en œuvre du décret : une comptabilité générale jouant un rôle pivot, support de la comptabilité budgétaire qui n’est pas autonome. Après la mise en œuvre du décret : des comptabilités générale et budgétaire qui s’articulent, complétées, le cas échéant par des comptabilités analytiques et auxiliaires. L'information sur la situation financière de l'organisme est enrichie, la nouvelle comptabilité budgétaire complétant la vision patrimoniale par une vision de l'ensemble des engagements pris et une visibilité accrue sur les encaissements et les décaissements. Troisième objectif du décret GBCP : améliorer l’efficience de la gestion des organismes et permettre de fluidifier l’ensemble des processus, pour des gains de temps et d’efficacité ; recentrer les services opérationnels vers leur cœur de métier. Quatrième objectif du décret GBCP : harmoniser les cadres budgétaire et comptable des organismes. Le décret donne un cadre nouveau qui tend à harmoniser les pratiques budgétaire et comptable de l’ensemble des organismes. TRANSITION AVEC LA PAGE SUIVANTE : Après les objectifs du décret (au niveau stratégique), les limites opérationnelles du modèle actuel sont présentées.

5 Mise en œuvre du décret GBCP Les limites du cadre de gestion actuel
Le budget est contraint par l’exécution comptable : un même cadre utilisé pour deux objectifs distincts (budgétaire et comptable). La prévision et le pilotage budgétaire sont portés par les natures comptables. La comptabilité budgétaire ne donne pas la possibilité de piloter la dépense dès son origine. L’engagement comptable ne traduit que les mandatements attendus de l’année. Des événements qui ne devraient se traduire que par des écritures comptables (charges et produits calculés ; mandats et titres pour ordre) consomment des crédits budgétaires. Les contrats pluriannuels ne sont couverts que partiellement par des engagements comptables limités aux mandatements attendus sur l’année L’impact financier pluriannuel des contrats n’est pas pris en compte (risque sur la soutenabilité budgétaire). La comptabilité budgétaire ne donne pas à l’ordonnateur de visibilité sur la trésorerie de l’organisme La prise en charge des mandats et des titres n’est pas directement corrélée avec les décaissements/encaissements. Le budget devrait financer et permettre de piloter les activités des services opérationnels et non consister à déterminer la nature des dépenses à venir des services. Par exemple, il s’agit de financer une activité de reprographie et non la location de matériel et l’achat de fournitures (encre et papier). Au moment de la comptabilisation d’un mandat, le paiement de la dépense est la plupart du temps déjà inéluctable (commande passée, service fait et facture reçue). Piloter la dépense nécessite de contrôler en amont la soutenabilité budgétaire d’un engagement juridique avant sa notification et pour son montant total (ce que ne permet pas l’engagement comptable). TRANSITION AVEC LA PAGE SUIVANTE : Après les objectifs du décret et les limites du modèle actuel, sont présentés les concepts clés et en quoi le décret DGCP fait évoluer favorablement le cadre.

6 Sommaire Mise en œuvre du décret GBCP Concepts clés du décret GBCP
Travaux à mener au sein de chaque organisme Accompagnement proposé par les ministères financiers

7 Concepts clés du décret GBCP
Programmation Une programmation à portée pluriannuelle et à maille infra annuelle afin de piloter au plus près l’activité tout en restant en lien avec la trajectoire des finances publiques. Destinations budgétaires Un pilotage budgétaire par destination qui décline la stratégie de l’organisme au niveau des activités opérationnelles. Autorisations d’engagement Pour le pilotage des dépenses par les engagements juridiques contractés auprès de tiers. Certification du service fait Pour valoriser la charge (ou l’immobilisation) en comptabilité générale au plus près du fait générateur. Crédits de paiement et recettes budgétaires Les crédits de paiement consommés au moment du décaissement, les recettes comptabilisées lors de l’encaissement dans une logique de pilotage de la trésorerie. Les planches suivantes traitent ces principaux concepts par ordre d’importance. Les destinations représentent les activités de l’organisme dans le référentiel budgétaire proposé. Séparation des comptabilités Comptabilité budgétaire : suivi en dépenses de deux natures de crédits différentes, les AE et les CP, et en recettes lors des encaissements. Comptabilité générale : suivi en droits constatés, au plus près du fait générateur (par ex. : notion de service fait).

8 Concepts clés du décret GBCP Les AE et les CP
Une gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) fondée sur de nouvelles notions : Les autorisations d’engagement (AE) Les crédits de paiement (CP) Les autorisations d’engagement (AE) constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées pendant l’exercice Les crédits de paiement (CP) constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être payées pendant l’exercice Zoom sur les AE Les AE budgétisées pour une année doivent couvrir au plus près l’estimation des engagements que l’organisme sera autorisé, par l’organe délibérant, à souscrire dans l’année. Les AE correspondent ainsi à ce qui est financièrement quantifié de manière certaine dans les actes d’engagement et que l’organisme devra payer « quoi qu’il arrive » (sauf non réalisation de la prestation prévue). Les engagements peuvent avoir une portée annuelle ou pluriannuelle, et relèvent de dépenses de fonctionnement, d’investissement, ou le cas échéant, d’intervention. Les AE sont soumises au principe d’annualité des crédits. Zoom sur les CP Les CP budgétisés pour une année sont évalués à hauteur des prévisions de décaissements pour l’exercice concerné, compte tenu du rythme de réalisation des engagements (que ces engagements aient été pris l’année de l’exercice ou les années antérieures). Les CP sont soumis au principe d’annualité des crédits. Cas particulier : La budgétisation des dépenses de personnel est réalisée en AE=CP, cf. article 181 du décret GBCP. Pour un exercice donné, il n’y a pas de lien direct entre le montant global des AE et le montant global des CP. Il n’y a pas de transcription à l’identique entre les AE et CP de l’organisme et les AE et les CP des tutelles (notamment la décision d’attribution de la subvention).

9 Concepts clés du décret GBCP Le budget : AE/CP, recettes
Le budget annuel de l’organisme est obligatoirement : exprimé en AE et CP suivant 3 ou 4 enveloppes limitatives (fonctionnement, personnel, investissement, le cas échéant intervention) et en prévisions de recettes ; présenté par destination pour les dépenses (le cas échéant par origine pour les recettes). Les engagements juridiques (commande, marché, contrat, …) consomment les AE et peuvent se dénouer sur plusieurs années : Les paiements, qui consomment les CP, peuvent être réalisés sur l’exercice de souscription de l’EJ et sur les exercices ultérieurs. Les recettes sont comptabilisées lors de leur encaissement. Il n’y a pas de période budgétaire complémentaire pour l’année N : les consommations d’AE (EJ) et de CP (paiements) et les recettes réalisées à partir du 1er janvier N+1 sont comptabilisées sur N+1. Le budget est présenté en AE/CP au vote de l’organe délibérant. Ce dernier dispose d’une visibilité sur les dépenses à engager et les paiements à réaliser. Le budget est présenté en dépenses par destinations qui représentent les activités opérationnelles de l’organisme, en cohérence avec la déclinaison de sa stratégie et en recettes par origines qui représentent les sources de financement (ventes, contrats, subventions, mécénats,…). Les recettes sont par défaut globalisées et le cas échéant fléchées. Les engagements juridiques et les consommations d’AE associées ne donnent lieu à aucun impact sur les CP. Les besoins annuels en CP sont déterminés par les conditions d’exécution des dépenses (factures en attente de paiement, service fait en attente de facture, engagements juridiques en attente de livraison, AE non encore engagées). Les recettes sont comptabilisées budgétairement lors du rapprochement de l’encaissement avec le titre de recette. Les AE et les CP alimentent la comptabilité budgétaire. À travers un double niveau de consommation à l’engagement (consommation des AE à la commande) et au paiement (consommation des CP lors de l’émission du paiement), ils permettent de piloter l’exécution du budget tout au long de l’exercice. TRANSITION AVEC LA PAGE SUIVANTE : Par ailleurs, les AE et les CP permettent de juger de la soutenabilité budgétaire à travers une prévision pluriannuelle (programmation).

10 Concepts clés du décret GBCP La programmation budgétaire
traduit la stratégie de l’organisme et ses missions dans la gestion opérationnelle sur la base d’un nouveau référentiel de destinations ; consiste, dans une perspective pluriannuelle et à une maille infra-annuelle : en dépenses à établir les besoins de financement des activités des services de l’organisme en AE et CP, et en recettes à établir les prévisions de ressources (subventions, ventes, financements externes …) ; est exprimée suivant les axes budgétaires retenus par l’organisme (nature, destination, organisation …) ; permet d’établir le budget de l’organisme et de définir le cadre de référence du pilotage budgétaire ; repose sur un dispositif de dialogue de gestion entre les responsables budgétaires et les services opérationnels. La stratégie de l’organisme est définie en cohérence avec la politique publique mise en œuvre par les tutelles. La nomenclature des destinations de l’organisme doit s’articuler au premier niveau avec les missions de l’organisme et avec les actions des programmes des tutelles. Seule la programmation permet de se placer dans une perspective budgétaire pluriannuelle en complément (et en justification) des budgets annuels. Dans ce contexte, le budget annuel est élaboré sur la base des éléments de programmation pluriannuelle relatifs à l’exercice. Inversement, la programmation fournit les éléments de justification du budget annuel en le replaçant dans son contexte pluriannuel. Cette démarche n’est pas spécifique à l’enveloppe d’investissement mais concerne aussi les dépenses de fonctionnement. La programmation des AE est contrainte par la programmation des CP dans une perspective pluriannuelle. Pour 100 d’AE consommées, il y aura 100 de CP consommés à terme. La programmation des CP est contrainte par la programmation des recettes dans une perspective d’équilibre pluriannuel. La programmation doit également être réalisée pour les recettes, notamment si l’organisme dispose de ressources propres ou pour des financements pluriannuels. La programmation porte au moins sur les enveloppes budgétaires (fonctionnement, investissement, personnel, intervention), les destinations et éventuellement sur les structures budgétaires et organisationnelles (responsables budgétaires, services opérationnels). La programmation pluriannuelle peut aussi porter sur les opérations ou projets qui doivent être suivis individuellement et faire l’objet d’un référentiel dédié.

11 Concepts clés du décret GBCP Le dialogue de gestion
Le dialogue de gestion entre les responsables budgétaires et les responsables opérationnels doit être instauré au sein de l’organisme autour de 4 étapes : Planification stratégique Programmation Décliner les grands objectifs d’une organisation à moyen terme Traduire les objectifs et besoins opérationnels en termes de dépenses en AE et CP et les recettes Ordonnateur principal Responsables budgétaires Contrôle Le dialogue de gestion : - permet un pilotage et une gestion concertés des politiques, de la délégation des responsabilités et de la mise à disposition des moyens, - permet aux responsables à tous niveaux de s'entendre sur la déclinaison des objectifs, des moyens et des modes de pilotage, - identifie les leviers d’action dont dispose l’établissement pour tenir ses objectifs et choisir les plans d’action à mettre en œuvre. Pilotage de l’exécution Opérationnels Contrôler l’efficacité et l’efficience des actions entreprises Suivre l’exécution en regard de la programmation, et le cas échéant, procéder à une reprogrammation

12 Concepts clés du décret GBCP La qualité comptable
Le recours à des engagements juridiques (EJ) qui traduisent les commandes est un préalable nécessaire : pour exprimer un service fait indépendamment de la réception de la facture ; pour déterminer de manière sécurisée le compte de comptabilité générale (charge ou immobilisation) à partir de la nature de l’acquisition (nomenclature achat par exemple). La comptabilisation du service fait en comptabilité générale doit être réalisée au plus près du fait générateur (livraison) et donc indépendamment de la facture : valorisation (montant en euros) du service fait sur la base de la réception des biens ou services ; comptabilisation de la charge (ou immobilisation) en comptabilité générale lors de la certification du service fait par l’ordonnateur. C’est bien la livraison une fois certifiée qui crée le droit du fournisseur à être payé et qui doit se traduire par une écriture comptable. La livraison constitue la critère de rattachement des charges à l’exercice en application des nouvelles normes comptables. Les règles de comptabilité générale des organismes, tout comme celles de l’État, ne se distinguent de celles applicables aux entreprises privées qu’en raison des spécificités de leur action (article 56 du décret GBCP). Elles font l’objet d’un recueil des normes comptables des organismes décliné dans des instructions comptables. Le service fait doit faire référence à un engagement juridique (une livraison porte sur une commande). L’écriture comptable qui découle du service fait est déduite de la nature de l’achat porté par l’engagement juridique. Les comptabilités générale et budgétaire répondent à des principes qui leur sont propres : - en comptabilité budgétaire : la consommation des AE est opérée lors de la souscription des engagements juridiques, à hauteur du montant ferme déterminé à l’égard d’un tiers ; le rattachement à l’exercice budgétaire est le paiement pour les dépenses (et leur consommation en CP) et l’encaissement pour les recettes ; - en comptabilité générale (comptabilité en droits constatés), les règles de rattachement à l’exercice des charges et produits sont la naissance de l’obligation ou du droit.

13 Concepts clés du décret GBCP L’efficience de la fonction financière
Les processus financiers peuvent être optimisés par : la refonte des processus et la redistribution des rôles des acteurs ; la simplification des contrôles pour fluidifier les processus : suppression de la logique de blocage à chaque maillon de la chaîne de traitement, avec une finalité d’efficience globale ; la mise en œuvre de la dématérialisation sur un périmètre étendu (pièces budgétaires et comptables, pièces justificatives, validation des actes, échanges avec l’extérieur, etc.). Les bénéfices attendus sont notamment la réduction des délais de paiement, la réduction des coûts de fonctionnement et l’amélioration du service rendu. la mutualisation des traitements, le cas échéant, via la mise en œuvre de centres de services partagés (notamment services facturiers) où les compétences seront regroupées. La fluidification des processus et le pilotage de la gestion reposent sur une structuration optimisée de la chaîne de traitement de la dépense (engagement juridique, service fait, demande de paiement) et de la recette. Cette restructuration doit se faire dans le cadre d’un renforcement de la démarche de contrôle interne. Les verrous et contrôles a priori grevant l’efficience sont remplacés par des contrôles a posteriori, lorsque la nature des risques le permet. Il s’agit de réduire le nombre de contrôles et de les positionner de manière optimale. Sur le plan des systèmes d’information : - le premier objectif est d’optimiser la traçabilité des informations dans le système : retrouver des pièces, des écritures, lier les deux … - le second objectif est de sécuriser le processus en gérant les droits et les accès des différents acteurs dans le système, via des habilitations ; - le troisième objectif est une fluidification du processus permise par la mise en place de circuits de validation dans l’outil : des workflows.

14 Concepts clés du décret GBCP L’efficience de la fonction financière
Exécution de la dépense : une clarification des acteurs et de leur fonction Métier Fonction financière Fonction comptable Exprime le besoin Crée et valide les engagements juridiques Constate le service fait Certifie le service fait Crée et valide les DP* Prend en charge et valide les DP* Chaque service doit se recentrer sur son cœur de métier. Dans le nouveau modèle de gestion : - le service métier opérationnel n’a pas vocation à traiter le volet financier des dépenses et des recettes mais seulement exprimer des besoins et à vérifier les livraisons associées ; - les services financiers traitent l’ensemble des opérations financières (de la souscription des engagements juridiques au traitement des factures en passant par la certification du service fait) ; - les services comptables traitent les écritures comptables correspondantes et procèdent aux paiements et aux encaissements. Dans certains cas d’organisation, ils peuvent intervenir dès la réception et le traitement des factures : services facturiers. Les organisations actuelles diffèrent généralement de cette cible. Les impacts organisationnels du nouveau modèle de gestion doivent être pris en compte dès le lancement du projet de déploiement du décret GBCP que doit mener chaque organisme. Suit la consommation de crédits de paiement (CP) Met en paiement les DP* *DP : Demande de Paiement

15 Concepts clés du décret GBCP L’efficience de la fonction financière
Renforcement de la démarche de contrôle interne : mise en place de contrôles en fonction des risques et enjeux (contrôle hiérarchisé de la dépense, contrôle allégé en partenariat) ; suppression des contrôles redondants ; déclinaison sur tous les processus en fonction des spécificités de l’organisme. Le contrôle interne comptable a pour objet la maîtrise des risques afférents à la poursuite des objectifs de qualité des comptes, depuis le fait générateur d’une opération jusqu’à son dénouement comptable. Le contrôle interne budgétaire a pour objet de maitriser les risques afférents à la poursuite des objectifs de qualité de la comptabilité budgétaire et de soutenabilité de la programmation et de son exécution. Il repose sur un découpage de la fonction financière et comptable des organismes en processus comptables. La démarche de maîtrise des risques financiers et comptables vise à formaliser les dispositifs de contrôle existant sur les processus comptables représentant les plus forts enjeux (en termes financiers, organisationnels, sociaux, etc.). La mise en œuvre du décret GBCP offre l’opportunité de renforcer le dispositif existant. Dans une perspective d’amélioration de la fluidité des processus, les contrôles bloquants systématiques doivent être remplacés par des contrôles a posteriori et par sondage, dès lors que l’activité de l’organisme est maîtrisée (dispositif de contrôle interne et efficace).

16 Concepts clés du décret GBCP Synthèse des changements de concepts budgétaires et comptables
AVANT APRES Notions et concepts caduques Nouvelles notions instaurées Apports du décret DGCP Engagements comptables (réservation de crédits) Autorisations d’engagement (AE) / Crédits de paiement (CP) La mise en œuvre d’une comptabilité budgétaire distincte pour piloter l’exécution des dépenses et des recettes Micro-enveloppes limitatives Engagements juridiques Une meilleure traçabilité des dépenses et recettes, concourant à mieux maîtriser le budget de l’organisme Période budgétaire complémentaire Programmation budgétaire infra-annuelle / pluriannuelle « Bon à payer » sur la facture Certification du service fait Un dialogue de gestion renforcé entre les différents acteurs Mandats Demande de Paiement Numérotation continue des pièces (mandats, titres, bordereaux, etc.) Dématérialisation Engagement comptable (préalable ou concomitant à l’engagement juridique) Il n’a plus de sens dans le nouveau cadre de gestion : - la consommation d’AE ne peut être réalisée que pour une finalité parfaitement identifiée, incompatible avec la notion d’engagement comptable global. - l’engagement juridique, qui consomme les AE, est la première étape du nouveau processus de la dépense. Il se substitue à l’engagement comptable spécifique. Contrairement à l’engagement comptable, l’engagement juridique peut avoir une portée pluriannuelle. Les prévisions d’engagements juridiques sont intégrées dans la programmation. Le pilotage des AE et des CP en continu (prévision et écart prévision/réalisation) se substitue à la notion de réservation de crédits également portée par l’engagement comptable. Micro enveloppes limitatives Cette pratique est incompatible avec la programmation et la mutualisation des crédits. Elle ne permet pas la réactivité en cas d’aléas de gestion même mineurs dans la mesure où elle peut bloquer la réalisation de toute dépense imprévue. Les délais de redistribution des crédits grèvent l’efficience de la chaîne d’acquisition et pénalise l’activité métier. Période budgétaire complémentaire Cette pratique était liée aux périodes complémentaires comptables. Elle va à l’encontre du principe d’annualité budgétaire qui repose sur une règle intangible de rattachement des dépenses et des recettes aux exercices budgétaires. Bon à payer sur la facture Il représentait le service fait qui doit à présent être réalisé et comptabilisé (valorisé par un montant) dès la réception des biens et services et donc avant la réception de la facture. La numérotation continue sans interruption des pièces (mandats, titres, bordereaux, etc.) Cette fonctionnalité permettait au comptable de contrôler l’exhaustivité des pièces transmises par l’ordonnateur. Les systèmes d’information sont à même d’identifier de manière unique chaque objet et d’en assurer la traçabilité. Les bordereaux de mandats et de titres Il s’agissait de sécuriser la transmission des pièces de l’ordonnateur au comptable en les regroupant par lot sur lequel était réalisé des contrôles (montants cumulés, signature, etc.). Dans les systèmes d’informations qui permettent de gérer un flux continu entre l’ordonnateur et le comptable, le recours à des bordereaux est sans objet. Les ressources affectées Le dispositif des ressources affectées va disparaître en Le besoin correspondant doit être traité sous la forme d’opérations pour le compte de tiers ou le cas échéant selon la méthode des recettes fléchées. Une image plus sincère des comptes de l’organisme  Traçabilité / auditabilité Bordereaux de mandats et de titres Une opportunité d’optimiser les processus financiers et de renforcer l’efficience de la fonction financière   Ressources affectées Recettes fléchées Opérations pour compte de tiers

17 Sommaire Mise en œuvre du décret GBCP Concepts clés du décret GBCP
Travaux à mener au sein de chaque organisme Accompagnement proposé par les ministères financiers Le décret GBCP est un projet de transformation pour l’ensemble de l’organisme avec des enjeux multiples, et par exemple : - stratégique : pour mieux piloter / programmer ; - organisationnel : pour être plus efficace et efficient sur les processus de la chaine financière ; - RH : pour compléter la démarche de professionnalisation des équipes, renforcer la culture budgétaire et comptable ; - SI : pour rendre les outils comptables et budgétaires plus efficients et en ligne avec les nouvelles exigences réglementaires.

18 Echéance de mise en œuvre du GBCP au 1er janvier 2016
Travaux à mener au sein de chaque organisme Tous les organismes sont concernés Des impacts sur chaque organisme, quel que soit : sa taille son activité son mode de gestion etc. Des impacts sur l’ensemble de l’organisme, au niveau de : son pilotage l'organisation de sa fonction financière ses processus ses systèmes d’information L’ensemble des acteurs de la chaîne financière concernés et à impliquer au sein des organismes Un projet à mettre en place dès aujourd’hui au sein de chaque organisme Echéance de mise en œuvre du GBCP au 1er janvier 2016

19 Travaux à mener au sein de chaque organisme Les chantiers
Nature des impacts Travaux à mener par l’organisme Exemple d’impact potentiel Stratégique Quelle vision, quelle ambition pour la fonction budgétaire et financière ? Réflexion sur la stratégie de la fonction financière Fonctionnel Modification de l’organisation de la chaine financière et clarification des rôles Refonte des processus existants Rationalisation des contrôles Mise en œuvre de la dématérialisation Mutualisation des traitements Réflexion sur la refonte des structures organisationnelles et des processus financiers Humain Changement de culture / de mode de fonctionnement à accompagner Compétences à développer / renforcer (budgétaires, comptables et/ou managériales) Conduite du changement Opérationnel Quatre volets de réflexion : au-delà des impacts du décret DGCP sur les techniques comptables et budgétaires, les changements pourront être de nature différente selon les organismes : - stratégique : vue l’ampleur des changements à effectuer, le projet doit reposer sur une vision stratégique des travaux à mener et doit être piloté au plus haut niveau de responsabilité dans l’organisme. - fonctionnel – sur la base des attendus du décret GBCP et des normes comptables (déclinés opérationnellement dans le DPG) : évolution des rôles et des responsabilités entre les différents acteurs de la chaine budgétaire et comptable et modification des processus budgétaires et comptables associés jusqu’à la réflexion plus globale sur l’efficience de l’organisation de la chaine comptable et budgétaire (Exemple : par la mise en place de services facturiers) - humain : afin d’accompagner les changements éventuels d’organisation, de culture, de mode de management (avec une responsabilisation plus forte des managers qui vont devenir de véritables pilotes de leur budget et de leur stratégie / plan d’actions (traduit ensuite en dépenses et recettes)). outil : l’évolution en conséquence des systèmes d’information (capacité des SI à traiter les nouveaux processus / rôles / fonctionnalités / restitutions engendrés par le décret GBCP) Il est à noter que l’outil n’est pas le point d’entrée des travaux même si ces contraintes peuvent être prises en compte pour l’étude des aspects fonctionnels et organisationnels. Outil Adaptation / évolution des outils et systèmes d’information existants pour intégrer les changements sur les rôles des acteurs, les processus, les données à suivre, les modes de restitution… Réflexion sur le système d’information

20 Travaux à mener au sein de chaque organisme Un projet à mener dans chaque organisme
Désigner un responsable de projet GBCP au sein de chaque organisme Chef de projet interne à l’organisme Pour la coordination des actions Pour être le référent auprès de l’équipe projet GBCP des ministères financiers et des tutelles Pour porter la dimension « projet d’établissement » Etablir un plan projet spécifique en relation avec les ministères de tutelle Identifier et impliquer les acteurs Attribuer les rôles et responsabilités Organiser les instances projet Elaborer un plan d’action Suivre les actions Se familiariser avec les concepts clés du GBCP Chaque acteur concerné doit s’approprier le GBCP selon son activité Lancer une réflexion sur les impacts organisationnels Cartographier les processus existants Modéliser les processus cibles Définir la trajectoire de mise en œuvre

21 Sommaire Mise en œuvre du décret GBCP Concepts clés du décret GBCP
Travaux à mener au sein de chaque organisme Accompagnement proposé par les ministères financiers

22 Accompagnement proposé par les ministères financiers
Réflexion sur la refonte des structures organisationnelles et des processus financiers Kit projet Kit organisation Animation d’un réseau des référents GBCP FAQ/Forum Conduite du changement Co-animation de séminaires GBCP Kit de communication Supports de formation Fiches thématiques Site collaboratif Opérationnel Accompagnement réaliser en coordination avec les ministères de tutelle Système d’information Echange suivi avec les éditeurs Marchés de prestations et marchés SI mutualisés à disposition des organismes Kit de « bascule » 2016

23 Accompagnement proposé par les ministères financiers
Contact Contacter l’équipe projet GBCP des ministères financiers Site internet pour télécharger les fascicules du Dossier de Prescriptions Générales (DPG) : Contact pour toute question ou informations complémentaires :

24 Annexe Rappels sur les kits GBCP accompagnement
Les kits proposés par l’équipe projet GBCP des ministères financiers forment un ensemble d’outils pour la compréhension et la mise en œuvre du nouveau modèle de gestion. GBCP accompagnement Kit Communication Pour concourir à la conduite du changement du projet GBCP Contenu Le kit présente : les éléments clés du nouveau modèle de gestion découlant de l’application du décret GBCP. Kit Projet Pour accompagner les responsables de projet dans leurs démarches Contenu Le kit présente : des rappels sur le contexte du décret GBCP ; les étapes-clés de la gestion de projet ; les facteurs clés de succès du projet GBCP. Kit Organisation Pour identifier les adaptations à apporter à l’organisation pour la mise en œuvre du décret GBCP Contenu Le kit présente : le nouveau modèle de gestion et l’organisation sous-jacente ; une proposition de démarche pour l’évaluation des écarts et la définition d’une organisation cible. Supports de Formation Pour former les contributeurs au projet GBCP en 3/4 jours Contenu Le kit comprend : des supports de formation reprenant le contenu du DPG pour chaque domaine en l’illustrant d’exemples et en insistant sur les nouveaux processus et les impacts organisationnels. 4 documents sont mis à disposition des organismes pour les aider dans la mise en œuvre du décret : Kit projet pour organiser le projet GBCP au sein de chaque organisme Kit de communication pour présenter les attendus du projet à l’ensemble de chaque organisme (il s’agit d’une sensibilisation aux principales règles fonctionnelles et aux impacts organisationnels) Kit Organisation pour aider à la réflexion sur les impacts organisationnels et à la définition d’une organisation cible Supports de formation pour un approfondissement des concepts fonctionnels à destination de l’équipe projet dans un premier temps, puis de l’ensemble des utilisateurs concernés par les nouveaux dispositifs 2016