Optimisation des relations techniques et comptables

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1 Optimisation des relations techniques et comptables
21 avril 2005 FONGECIF Ile-de-France "Journée des Commissaires" FONGECIF Ile-de-France

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Rappel des critères qualité Critère N°1 : L’implication des organismes dans une démarche qualité existante, reconnue par la profession. Critère N°2 : L’adéquation de l’offre de formation au projet professionnel du bénéficiaire CIF. Critère N°3 : Le suivi du stagiaire pendant sa formation. • Critère N°4 : L’impact de la formation sur les stagiaires : enquête de satisfaction et réussite à l’examen. Critère N°5 : L’optimisation des relations techniques et comptables. FONGECIF Ile-de-France "Journée des Commissaires" FONGECIF Ile-de-France

3 Les étapes de traitement d’un dossier CIF
Le traitement d’un dossier de financement CIF fait intervenir différents services du FONGECIF Ile-de-France. Constitution et dépôt de dossier Accord et conditions du CIF Espace projet ou courrier Instruction Conseil Commission Gestion FONGECIF Ile-de-France "Journée des Commissaires" FONGECIF Ile-de-France

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Espace Projet Quelques chiffres clés en 2004: Personnel : 5 chargés d’information + Responsable Nombre de personnes reçues à l’Espace Projet : visiteurs Nombre de dossiers remis en 2004 ( CDI-CDD-CBC-VAE) : dossiers Nombre de personnes ayant assisté à une RIC : 7353 participants Nombre de personnes ayant assisté à une réunion projet : 1145 participants Nombre de personnes reçues en entretien individuel : 2580 personnes Nombre de connexions à la base de données recensant l’offre de formation : connexions Nombre de connexions Internet : connexions FONGECIF Ile-de-France "Journée des Commissaires" FONGECIF Ile-de-France

5 FONGECIF Ile-de-France
Espace Projet Les Services proposés au sein de l’Espace Projet : Information et Orientation du public par les chargés d’information. Réunions d’informations collectives (RIC) animées par les chargés d’information – 3 séances par jour d’une durée 1H30. Réunions projets animées par un conseiller en parcours professionnel – 4 séances par semaine d’une durée de 2H30. Consultation de la base de données recensant toute l’offre de formation et du fonds documentaire (ouvrages, revues…) en libre accès ou avec l’aide d’une documentaliste. Entretien individuel avec un conseiller en parcours professionnel si besoin. FONGECIF Ile-de-France "Journée des Commissaires" FONGECIF Ile-de-France

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Service Instruction Quelques chiffres clés en 2004 : Personnel : salariés + Responsable Volume d’activité pour l’année 2004: dossiers CIF-CDI 1740 dossiers CIF-CDD 5500 dossiers CBC Son rôle : Garant de la recevabilité et de la conformité des dossiers. Saisie informatique du dossier Définition du budget Qualification du projet FONGECIF Ile-de-France "Journée des Commissaires" FONGECIF Ile-de-France

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Service Instruction Eléments essentiels au renseignement du dossier de prise en charge : Les dossiers doivent être déposés 3 mois avant le début de la formation Les dates de sessions précises (concordance obligatoire des dates entre l’OF et l’employeur). Les dates d’examen ne sont pas à inclure. Dates précises des interruptions. Rythme exact de la formation (temps complet (>30h/semaine) ou temps partiel). Distinction entre les heures théoriques et les heures de stage pratique ( doit être mentionné en heures). FONGECIF Ile-de-France "Journée des Commissaires" FONGECIF Ile-de-France

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Service Instruction Eléments essentiels au renseignement du dossier de prise en charge : Devis précis ( distinction des coûts pédagogiques, des frais d’inscription, de la participation aux frais de matériel…) Le prix HT et TTC – précision sur l’assujettissement ou non à la TVA Présence signature et cachet Programme de formation (insister auprès du salarié pour joindre un exemplaire au dossier) Joindre le compte-rendu d’entretien individuel préalable à la formation FONGECIF Ile-de-France "Journée des Commissaires" FONGECIF Ile-de-France

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Conseil Le service Conseil a pour mission : d’analyser les dossiers de demande de financement CIF-CDI et CIF-CDD. de les présenter devant les commissions paritaires de manière à faciliter la prise de décision des instances. d’assurer la communication des décisions des instances paritaires auprès des salariés. Le document « compte-rendu d’entretien individuel préalable à la formation » est un complément au travail effectué par le conseiller. Les éléments notés sur ce document pourront apporter des informations demandées par les commissaires de la commission paritaire. FONGECIF Ile-de-France "Journée des Commissaires" FONGECIF Ile-de-France

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Service Gestion CDI et CDD Quelques chiffres clés en 2004: Personnel : salariés Volume d’activité : dossiers CIF-CDI 1100 dossiers CIF-CDD 3100 dossiers CBC Son rôle : Suivi administratif et financier des dossiers acceptés en Commission Relations : Employeurs Organismes de formation Salariés Organismes sociaux Règlement et clôture administrative des dossiers FONGECIF Ile-de-France "Journée des Commissaires" FONGECIF Ile-de-France

11 Stagiaire et/ou employeur
Service Gestion CDI et CDD FONGECIF IdF Organisme de formation Stagiaire et/ou employeur Remboursement Salaire employeur ou Rémunération mensuelle Stagiaire Pourcentage de règlements mensuels Attestation de présence mensuelle Coupon d’accord ou accord de prise en charge et dépôt de dossier Arrivée du dossier après commission Convention Attestations de présences Suite à la réception de l’accord de prise en charge signé, le service Gestion envoie à l’organisme de formation, convention de stage et attestations de présence sur lesquelles figurent le référent du suivi administratif. Retour Convention + Facture FONGECIF Ile-de-France "Journée des Commissaires" FONGECIF Ile-de-France

12 Rémunération du stagiaire :
Service Gestion CDI et CDD Rémunération du stagiaire : Que le contrat soit CDI ou CDD la rémunération se fera : Dans le cas d’une formation à temps plein : Rémunération mensuelle Dans le cas d’une formation à temps partiel : Rémunération horaire Cas particuliers : (à communiquer par courrier) Abandon, report, transfert (changement d’OF), congé de maternité, licenciement en cours de formation Clôture du dossier : Après règlement des montants engagés le dossier est automatiquement clôturé par le système. FONGECIF Ile-de-France "Journée des Commissaires" FONGECIF Ile-de-France

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Service Gestion CDI et CDD Documents à fournir au FONGECIF: Retour de la convention avec la Facture et un RIB Attestation d’entrée en stage Attestation mensuelle de présence signée par le salarié et l’OF Convention du stage pratique Fiche de suivi intermédiaire à retourner au service Etudes et Evaluation Mode de paiement : Virements échelonnés selon la durée de la formation 100% en fin pour une formation < 160h 30% (en début) % (à l’atteinte de 65% de réalisation) pour une formation < 1an % (à la fin) 15% (en début) % puis 4 fois 17,5% pour une formation >1 an FONGECIF Ile-de-France "Journée des Commissaires" FONGECIF Ile-de-France

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Interlocuteurs du Fongecif IDF Anne-Marie MAGRI – Responsable de l’Espace Projet Laurence PERDIGEON – Responsable du service Instruction Isabelle LEGER / Stéphane KEMPYNCK – Service Gestion CDI Thierry TINTURIER – Responsable du service Gestion CDD Laurence SOURDILLE – Responsable du service Etudes et Evaluation Amine GHARBI – Chargé de mission Qualité Offre de Formation Accueil téléphonique : Service Documentation : cf document joint FONGECIF Ile-de-France "Journée des Commissaires" FONGECIF Ile-de-France