Philippe BRUNET / Mai-juin 2005

Philippe BRUNET / Mai-juin 2005
09/04/2017 Initiation aux ERP Initiation E.R.P. Mai - Juin 2005 Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

09/04/2017  ERP : présentation Les enjeux, objectifs, les fonctions Les acteurs Les principaux éditeurs  Impacts processus métiers Fonctions « front office » / « back office » Les domaines de l’entreprise L’entreprise « étendue » : Les workflows et les échanges de données  Choix et mise en œuvre d’un ERP Les principales étapes Le projet d’implémentation Le planning Le budget Le pilotage Les éléments récurrents Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation E.R.P. = Enterprise Ressources Planning OU P.G.I. = Progiciel de Gestion Intégré Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation Les enjeux et objectifs : pourquoi choisir un ERP ? Les principales fonctions : pourquoi faire ? Les acteurs : qui intervient ? Les limites Les principaux éditeurs Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation Les enjeux et objectifs : pourquoi choisir un ERP ? Entreprise multinationale ou filiales : Harmonisation des outils informatiques et des processus (BPM : Business Process Management) PME : Simplifier l’informatique en unifiant grâce à un seul outil informatique pérenne Faciliter la circulation des données et des informations grâce au Système d’Information ERP = Progiciel => avantages attendus du progiciel par rapport aux applications informatiques développées en interne Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation Les enjeux et objectifs : Les questions clés Est ce que je sûr de facturer toutes mes prestations/livraisons ? Comment mieux répondre aux auditeurs du groupe ? Comment rassurer un client sur la disponibilité réelle du stock ? Quels clients me payent réellement ? Mon prévisionnel de CA m’autorise-t-il à investir dans cette nouvelle machine ? Où en sont mes marges ? Quel produit / Service contribue le plus à la marge commerciale ? Où en est le C.A. de mon agence de Toulouse ? … Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

09/04/2017 Initiation aux ERP Il automatise et intègre les processus Il partage les données Il produit et accède à l’information en temps réel Ce qui permet de: Structurer et homogénéiser le système d’information Favoriser la coopération entre les acteurs Construire une image globale de l’entreprise Avantages Freins Envergure du concept Cohérence des données Intégration des outils Evolutivité Fiabilité Coût élevé Délai de mise en œuvre Retour sur investissement Complexité technique Interfaçage des modules Plus explicitement, il s’agit d’un progiciel permettant de gérer les fonctions transactionnelles de l’entreprise et des fonctions de planification. Le terme « intégré » implique que le progiciel doit couvrir plusieurs domaines fonctionnels de gestion (parfois au moins 3, parfois au moins 5 tels que la comptabilité, les ressources humaines, la gestion de la relation client, la gestion de Production, des achats, etc…) et que les informations soient stockées dans une base de données commune à tous ces modules. Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP - Mise en œuvre : IMPACT TECHNO. Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Moyennes de l’évolution
Évolution de la croissance du marché français des éditeurs d’ERP, revenus licences (%), 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 5,00 6,00 Petites Entreprises (10-99) PME et Cœur de marché ( ) Frange supérieure (>1000 salariés) Moyennes de l’évolution des dépenses IT Source : IDC, Nov 2002 Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Entreprises intégrant 3 fonctions principales de gestion dans BDD unique : 38% Entreprises possédant un PGI : 50% Source : PAC 2004 Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Source : CIO thématique 2004 B. Intelligence Group Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

EFFECTUE sauf exception BATAILLE FAIT RAGE
LES ACTEURS DU MARCHE GRANDS COMPTES (> 800 pers.) MIDDLE MARKET (>100 à 800 pers. ) PME/PMI (>20pers.) SAP Oracle Application People Soft (JDE aussi) Baan IFS Movex (Intentia) Axapta (Microsoft) Adonix Generix SAGE (Ligne 30, 100, 500, …) Navision (Microsoft) Business One (SAP) Cegid EFFECTUE sauf exception BATAILLE FAIT RAGE Exceptions : Administration, Banque/Assurance, Hôpitaux, … NOUVEAU : les ERP « libres » : ERP5, COMPIERE, ARIA, FISTERRA, OFBiz, Value, Taika PGI… Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Facilité de mise en oeuvre
Nouvelles offres Facilité de mise en oeuvre QAD  Intentia   JDE PeopleSoft   SAP MAPICS-XA  MAPICS- Point.Man Geac/System 21  SSA Global Technologies IFS   Oracle  Frontstep Invensys/Baan Complétude de l'offre Acteurs de niche Précurseurs Challengers Leaders Bilan des premières offres : JD EDWARDS est le seul leader reconnu sur le middle market industriel Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

C L I E N T S CLIENTS Partenaires $ DG Administr@tions ASP
Actionnaires Soc de Service Push Banque CONCURRENTS Site Financier Sous-Traitant Partenaires Dématérialisation des procédures Producteur de Machines Web Sites d ’appel d ’offre Gestion Trésorerie Veille Concurrentielle et Intelligence Économique Co-ingénérie C L I E N T S Télémaintenance machines ASP Site de crise Veille Technologique Back-up commerciaux Extranet Marketing one to one EDI $ ing, bandeaux, site promotionnel... Marketing Bureau d’Etude Gestion Supply Chain Managt B to B e-commerce Publicité DG B to B Maintenance Achats Vente DistributeurMarchand Fournisseurs Production tracking DRH SAV Recherche nouveaux Fournisseurs Market-Place Logistique Back-up techniciens E-learning Télé-Tutoring Tutoriat Télémaintenance Sites de Recrutement SVP réclamations Club utilisateur Télétravail Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM CLIENTS Fournisseurs

C R M KM Extranet S C M INTRANET ERP C L I E N T S CLIENTS Partenaires
administrations Actionnaires Soc de Service Push Extranet Banque CONCURRENTS Site Financier Sous-Traitant Partenaires Dématérialisation des procédures Producteur de Machines Web Sites d ’appel d ’offre Veille Concurrentielle et Intelligence Economique Gestion Trésorerie Co-ingienerie C L I E N T S Télémaintenance machines S C M ASP Site de crise Veille Technologique Back-up commerciaux Extranet Marketing one to one C R M EDI $ ing, bandeaux, site promotionnel... INTRANET ERP Marketing Bureau d’Etude Gestion Supply Chain Managt B to B e-commerce Publicité DG B to B Maintenance Achats Vente DistributeurMarchand Fournisseurs KM Production tracking DRH SAV Recherche nouveaux Fournisseurs Market-Place Logistique Back-up techniciens E-learning Télé-Tutoring Tutoring Télémaintenance Sites de Recrutement SVP réclamations Club utilisateur Télétravail Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM CLIENTS Fournisseurs

Intervenants Parfaite synergie Client Directeur de projet Intégr.
09/04/2017 Intervenants Consultant Distribution Finance CP et Pôle Informatique Production Intégr. Directeur de projet Transfert de Compétences Parfaite synergie Sponsor - Directeur de projet UTILISATEURS FINAUX Pilote Distribution Finance Resp. et Pôle Informatique Production Client La démarche INNETIS-ERP place le FACTEUR HUMAIN comme un élément décisif de la réussite d'un projet. Une équipe projet rassemblant des UTILISATEURS PILOTES est le moteur essentiel pour avancer, poser les problèmes, trouver les solutions, créer les conditions de prises de décisions claires par la direction de projet. C'est donc toujours le client qui joue le rôle essentiel et prend les décisions. INNETIS intervient comme support, apportant son expérience de la gestion d'entreprise dans l'industrie, le négoce, les services, sa maîtrise du progiciel, sa méthodologie de conduite de projet. INNETIS joue un rôle décroissant au fur et à mesure de la prise en main du projet par l'équipe client. Si le temps : lire ensemble les rôles des intervenants Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

TYPOLOGIE D’ACTEURS MOA (Maîtrise d’Ouvrage) : Un sponsor, des utilisateurs clés par domaine et des experts métier AMO (Assistant à Maîtrise d’Ouvrage) : DSI ou/et cabinet de conseil (organisation métier, définition du cahier des charges, sélection ERP, Conduite au changement, …) ou service interne pour dialogue MOA/MOE (grands comptes) MOE (Maîtrise d’Œuvre) : DSI ou Intégrateur Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation Les enjeux et objectifs : pourquoi choisir un ERP ? Avantages progiciel pérennité relative solution informatique produit standard donc moins cher base de clients assurant la solidité du produit validation possible du produit par organismes habilités (AFAQ, CXP, Ordre experts-comptables …) évolutivité assurée : prise en compte évolutions réglementaires (intégration IFRS, SOX …) Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation Les enjeux et objectifs : pourquoi choisir un ERP ? inconvénients progiciel solution non totalement adaptée à l’entreprise => développements spécifiques complémentaires nécessaires dépendance à un fournisseur extérieur : rythme des évolutions au gré de celui-ci, augmentation des coûts récurrents … intégration au S.I. de l’entreprise coûteuse accompagnement et formation des utilisateurs renforcés réticence possible de la DSI interne ERP peu adaptée à ce jour au domaine des PME Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Préparation et Construction
Initiation aux ERP Définir le modèle de données et les tables de référence Définir l’interface utilisateur et les états de sortie Définir les interfaces avec les autres systèmes clients Définir les règles de gestion Réaliser et intégrer la solution (Paramétrage, développement, interfaces) Prise de connaissance visant à faciliter l’intervention des utilisateurs clés lors de la phase de définition de la solution Formaliser les processus métier Rédiger des spécifications fonctionnelles détaillées Déployer la solution Fournir une assistance au démarrage 10 - Mise en production et assistance Préparation et Construction de la solution Déploiement et Assistance 12 - Gestion de projet 15 - Gestion du changement 13 - Transfert de compétence 14 - Support éditeur 11 - Garantie 9 - Pilote 5 - Analyse Fonctionnelle 2 - Initiation ERP 3 - Architecture Technique 4 - Réception progiciel 1 - Lancement 6 - Définition Réalisation de la solution 7 -Développement et intégration de la solution 8 -Réception et préparation de la formation Fournir une vision globale du projet à l’équipe conjointe Client / INTEGRATEUR Traiter les anomalies pendant la période de garantie Définir l’architecture technique requise Coordonner les ressources Planifier et suivre les activités Communication et reporting Valider les livrables en interne Assurer la cohérence des chantiers Préparation et mise en œuvre des infrastructures de paramétrage, intégration et réception Obtenir une expertise de l’éditeur sur le projet en cas de besoin technique spécifique Valider avec l’éditeur des décisions et des étapes importantes dans la mise en œuvre de l’application Obtenir la réception à la suite des tests utilisateurs Réaliser la documentation utilisateurs et les supports de formation Assurer au Client la maîtrise fonctionnelle et technique de la solution Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP Pour garantir la réussite du projet CRM, l’organisation de l’équipe associe étroitement CLIENT 1, CLIENT 2, le prestataire SI du Client, INTEGRATEUR et ERP. Pilotage du projet ERP Qualité Directeurs du projet C&M (MOA et MOE) Directeur de projet INTEGRATEUR Delivery Manager INTEGRATEUR Chefs de projet CLIENT 1 / CLIENT 2 / le prestataire SI du Client Chef de projet INTEGRATEUR Chantier fonctionnel Chantier paramétrage et développement Chantier interfaces et reprise de données Chantier architecture et Installation Groupe des Utilisateurs clés Correspondant technique Équipes informatiques Ressources Architecture / Système / DBA / Réseau Profils requis : CLIENT 1 / CLIENT 2 / le prestataire SI du Client Consultants fonctionnel ERP Consultants technique ERP Tools Consultants technique ERP EAI Architecte technique ERP INTEGRATEUR Formateur ERP ERP Technicien ERP + Expert Services Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

1 mois de congé neutralisé
Initiation aux ERP Exemple de planning CRM T0 = 02/02/05 1 mois de congé neutralisé Période de garantie : 6 mois à la signature des PV (Procès Verbaux) de recette. Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

AVANTAGES INCONVENIENTS Coût (prêt-à-porter) Etat de l’art Cohérence globale et immédiate Mono-fournisseur Evolution au fil du temps, veille technologique Rationalise le process Réponse à plusieurs métiers International (aspect légal, langues) Consolidation Maintenance moindre Risque (Big Bang) Conduite au changement lourde Réponse générique donc performance et pertinence plus limitées Sécurité ? Migration de versions Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation – exemple formalisme UML Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation – Type de flux Flux d’informations (format papier ou autre) Flux financier Flux de matières (flux physique) A transformer en données pour stockage dans la base de données de l’ERP Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation Modélisation UML ou MERISE (MCC, MCD, MOT) Modèle de données Modèle de communication Modèle de traitements DONNEE ETAT 1 TRAITEMENT ACTEUR ETAT 2 Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

09/04/2017 BUDGETE ENGAGE LIVRE, REALISE Commande, contrat, devis Livraison, réalisation Réception facture REGLE, PAYE (DAF) COMPTABILISE (DAF) FACTURE Acceptation et paiement Saisie comptable WORKFLOW : Exemple d’un circuit d’une dépense Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation EXERCICE : Les étudiants sont envoyés par leur employeur en formation en alternance. Les étudiants payent une partie de la formation. Ils suivent des cours dispensés par des professeurs intervenants externes, passent un examen et sont sanctionnés par un diplôme Définir les acteurs Définir les données Définir les traitements Définir quelques états des données dans le cadre de l’énoncé Schématiser les différents diagrammes Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation ETUDIANTS EMPLOYEURS ? GESTIONNAIRES ECOLE PROFESSEURS Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation CONTRAT FORMATION CONTRAT TRAVAIL ? DOSSIER ETUDE DIPLOME EXAMEN SUPPORT COURS Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation APPRENDRE ? PAYER ENSEIGNER Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation « Le Supply Chain Management est l’ensemble des efforts investis pour produire et distribuer un produit fini depuis les fournisseurs jusqu’aux clients Cette chaine recouvre au moins 5 processus de base : PREVOIR, APPROVISIONNER, PRODUIRE, STOCKER, LIVRER Elle englobe des fonctions telles que les achats, les approvisionnements, la planification de production, la gestion de la demande, la gestion des stocks, le transport et le service client De plus, le SCM intègre les systèmes d’information qui pilotent ces activités » Source CXP Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation ERP (Enterprise Resource Planning) : progiciels de gestion intégrés APS (Advanced Planning System) : Progiciels de planification et d’optimisation SCE (Supply Chain Execution) : Progiciels d’optimisation de la logistique de distribution MES (Manufacturing Execution System) : Solutions de contrôle et d’optimisation de l’exécution de la production Dédiés (à une ou plusieurs fonctions) : moteurs d’optimisation, prévisions de ventes, gestion de l’entreposage … Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation Acheter Fabriquer Stocker Livrer Vendre Optimisation du réseau logistique Années Mois Semaines Jour Temps réel APS Planification Planification Planification Prévisions Production Distribution Transpoerts ERP Gestion des achats GPAO Gestion des stosks Gestion transports Admin. ventes SCE MES EDI / INTERNET Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation Pour être intégré, un progiciel doit couvrir au moins 3 fonctions de base de gestion (parmi la compta., la gestion de production, la gestion commerciale, la gestion des achats, la gestion des stocks, transports, R.H. …) et partager les informations entre les modules par le biais d’une base de données unique GPAO Prévisions Compta. Achats G. Ciale R.H. Stocks Transpost …. Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation GESTION COMMERCIALE Admin. Des ventes Marketing GESTION INDUSTRIELLE Production Maintenance Qualité GESTION LOGISTIQUE Achats Distribution stocks ERP GESTION FINANCIERE Comptabilités Immobilisations trésorerie GESTION R.H. Paie Personnel Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation Une plus grande fiabilité de l’information (unicité) Une plus grande cohérence entre les fonctions au sein des entreprises Éviter les ruptures du passage d’un système à l’autre Eviter les redondances (ressaisies, informations identiques mais exprimées sous différentes formes …) Une réduction des délais (fluidité de l’information) Une réduction des coûts administratifs (meilleur suivi) Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation CRM => ERM Fonctions Forces de vente Fonctions marketing CIBLER VENDRE CONNAÎTRE SERVIR Fonctions de support et SAV Fonctions décisionnelles Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Base de connaissances CLIENTS
Initiation aux ERP ERP : présentation Call center Internet SMS Ventes Processus Front Office Base de connaissances CLIENTS Support Marketing ERP Processus Back Office Gestion commerciale Gestion logistique Gestion De production Gestion financière Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation Considérer et convaincre qu’un projet ERP doit être un projet d’entreprise Commencer par une remise en question des organisations (ERP) Démarrer par des projets pilotes (domaines et sites pilotes) Anticiper les impacts du projet ERP sur les organisations et les projets en cours Définir une méthode et s’y tenir Etablir une documentation détaillée à chaque phase du projet Gérer la politique du changement Equilibrer les ressources internes et externes Valoriser des ressources pendant et après le projet dans un centre de compétences S’entourer d’utilisateurs « experts » dès le démarrage du projet « Coller » au produit Mettre l’accent et faire des efforts sur la formation Ne pas oublier la reprise des données Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation … et particulièrement, insister sur les points suivants Accompagnement (formation, procédures …) Interfaçage avec le Système d’Information existant Stratégie de migration des données actuelles Proportion des fonctions spécifiques à développer par rapport à l’utilisation des fonctions standards de l’ERP Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

09/04/2017 SD Finances FI Comptabilité Ventes CO MM Contrôle de gestion Gestion des matières R/3 AM PP immobili-sations Production Logistique Client/Serveur ABAP/4 QA PS Assurance qualité Gestion de projets WF PM Maintenance Workflow HR IS Ressources humaines Solutions sectorielles Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Planning de production Clients et Fournisseur
Exemple classique direction Vente Production Admin. et Finance Marketing Prévision Offres Livraison Facturation Planning de production Contrôle Stocks Clients et Fournisseur Achats Prix Rapports financiers Salons/foires Statistique Mailing Publicité Clients? Partenaire? Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Exemple des activités liées à une vente
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Gestion des ventes - Le Flux
Contrats Offres Commandes Commandes Fermes Édition documents Confirmation Délais Livraison Facturation Création livraison Retour Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Les principaux facteurs de choix Pérennité de la solution & de l’éditeur Couverture fonctionnelle Qualité de service Flexibilité de la solution Niveau technologique de la solution Disponibilité d’outils d’aide à la décision Convivialité & ergonomie Coûts des licences Coûts de maintenance Conditions contractuelles Connaissance & référencement dans l’activité Éditeur / Intégrateur Degré de remise en cause de l’organisation Notoriété de l’éditeur Référencement global & local Ouverture vers les nouvelles technologies Disponibilité Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Les principaux facteurs de choix Source Gartner Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

L’état d’esprit E.R.P. Raisonner vision & enjeux avant besoins Raisonner intégration & processus plutôt que services & fonctions Raisonner participatif, implication et mobilisation plutôt que directif Raisonner système cible avant de raisonner solutions Privilégier la finalité et les objectifs aux moyens d’y parvenir Raisonner valeur ajoutée & contribution avant de raisonner coûts Raisonner coût complet dans le temps et pas seulement coûts licences Raisonner utilisation du système avant de raisonner capacité du système Raisonner pérennité et indépendance avant de raisonner solution Raisonner partenariat avant de raisonner fournisseur Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

09/04/2017 Que désigne t-on par le terme « Entreprise étendue » ? Capacité de l’entreprise à échanger et communiquer Développer des flux à « valeur ajoutée » Établir un référentiel d’échange compréhensible par tous Mettre en œuvre des indicateurs de performance permettant de suivre la pertinence des processus réalisés Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Capacité de l’entreprise à échanger et communiquer
09/04/2017 Capacité de l’entreprise à échanger et communiquer L’analyse de notre parc client montre 70% des entreprises pratiquent la déclaration TDFC 80% utilisent les transmissions bancaires 20% ont mis en œuvre des échanges avec leur Factor 100% de nos clients Iris Personnel font leur déclaration par TDS mais seulement 45% utilisent la DUCS Et les possibilités de développement sont La déclaration de TVA La dématérialisation de factures clients ou fournisseurs Le prélèvement automatique… Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

09/04/2017 FOURNISSEURS ENTREPRISE CLIENTS ADMINISTRATION FINANCE Factures Paiements Relances Déclarations TDFC RESSOURCES HUMAINES Rapports D’activités Virements TDS - DUCS COMMERCE ARC et disponibilité Piloter la livraison Factures TVA PRODUCTION Délais Planifier sous-traitants Délais Opérations sous douanes Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Développer des flux à « valeur ajoutée »
09/04/2017 Développer des flux à « valeur ajoutée » Une approche basée sur la gestion des flux par domaine La gestion financière Objectif faciliter les déclarations: TDFC, TVA Optimiser les échanges bancaires: Optimiser les encaissements clients: prélèvement, liaisons FACTOR , relances Accélérer le reporting:consolidation groupe, centralisation Accéder rapidement à la législation: liaison Navis comptable (éditions Francis Lefebvre) TDFC :Que ce soit par l’établissement de formulaires CERFA, ou par l’envoi d’un fichier dématérialisé au format EDI TDFC, la production de la liasse fiscale est chaque année un travail qui requiert toujours davantage de précision et de rapidité. Avec IRIS Finance, vous disposez actuellement de plusieurs solutions pour préparer ces déclarations, les calculer, les compléter, les éditer et aussi les télé-transmettre en utilisant nos services de Centre Relais DGI. Un exemple concret avec le traitement en 2003 de plus de 1000 liasses et plus de 150 clients Optimisation des flux en envoyant les fichiers au centre relais qui lui-même les achemine à la DGI qui envoie un accusé de réception au client final Échanges bancaires : avec plus de 350 clients qui effectuent chaque jour la récupération automatique des relevés de comptes de leurs banques et chaque matin le module Iris ETEBAC intégre automatiquement les relevés de banque et effectue le rapprochement bancaire. Cette automatisation permet de soulager les services comptables et de consacrer leur potentiel à des tâches à plus forte valeur ajoutée Encaissements clients : L’utilisation du module de liaison Factor permet d’envoyer périodiquement les factures clients à encaisser au Factor. Le client bénéficie d’une mise à disposition de trésorerie. Il reçoit régulièrement le suivi des encaissements pour lui permettre de confier de nouvelles factures à l’encaissement, de traiter les litiges ou de mettre les factures non réglées au contentieux. Liaison Navis comptable : intégration du Navis comptable dans Iris Finance ( Synergie groupe ELS,Lefebvre Software) EXEMPLE PRATIQUE: Selon que vous comptabilisiez l’achat d’un ordinateur ou d’un terrain les règles seront différentes . Grâce à notre outils de navigation vous obtenez la législation en vigueur immédiatement. Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

09/04/2017 Développer des flux à « valeur ajoutée » Et les possibilités de développement sont Dématérialisation des pièces comptables (suivi de la traçabilité du document, Nouvelle loi de finance) Le paiement des notes de frais avec notification au salarié La gestion des demandes d’engagement… Nous développerons ultérieurement l’exemple de la dématérialisation de la facture fournisseur Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

09/04/2017 Développer des flux à « valeur ajoutée » Une approche basée sur la gestion des flux par domaine La gestion des Ressources Humaines Objectif faciliter les déclarations mensuelles ou trimestrielles: DUCS Optimiser le règlement des salaires: virement bancaire Fiabiliser et simplifier la déclaration annuelle: TDS Sécuriser la gestion de la participation : versement par virement Accéder rapidement à la législation: liaison Practis social La Déclaration Unique des Cotisations Sociales (DUCS) : Mise en place des déclarations de façon automatique, envoi d’un fichier permettant de traiter l’ensemble des cotisations aux différentes organismes (ASSEDIC, URSAFF,Caisses de retraites) Simplification des envois puisque c’est un envoi unique. Principe de ressaisie supprimé, pertinence et sincérité de la donnée puisqu’elle provient directement de la base de données. Practis Social :Pour connaître ou vérifier une disposition de la législation sociale en vigueur les clients sont amenés, régulièrement, à consulter les ouvrages publiés par Les Editions FRANCIS LEFEBVRE tels que le Mémento Social ou le Guide Pratique du Salaire. Ces documents sont des outils de travail au quotidien qui doivent être à la disposition, autant des Utilisateurs du Service Paie que des Utilisateurs du Service des Ressources Humaines. Pour permettre de répondre très vite à toute question particulière, ces ouvrages sont maintenant consultables en ligne, par un accès direct intégré au poste de travail IRIS Personnel. C’est la nouvelle solution : IRIS Personnel PRACTIS Cet outil est installé chez beaucoup de nos clients qui gèrent aujourd’hui à travers Iris Personnel plus de salariés. Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

09/04/2017 Développer des flux à « valeur ajoutée » Et les possibilités de développement sont La gestion des notes de frais par Internet (notion de portail) Le suivi des rapports d’activités pour des techniciens nomades La gestion des demandes de formation… Développement d’un portail salarié mis en place dans notre société depuis 2 ans et référent pour nos clients et nos collaborateurs lswe afin que nos équipes de consulting puissent facilement se connecter afin de saisir leurs demandes techniques, demandes de congés, modifications de leur dossier personnel ( RIB, ADRESSE FISCALE, mise à disposition aussi de compte-rendu d’intervention) Pour les équipes commerciales : saisie des rapports d’activité et pour les chefs de chantier dans des métiers du bâtiment saisie des éléments variables tels que les heures passées sur les chantiers. Et dans un autre domaine, les salariés ont la possibilité de formuler leur désir de formation ou leurs attentes en la matière. Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

09/04/2017 Développer des flux à « valeur ajoutée » Une approche basée sur la gestion des flux par domaine La gestion commerciale Réception de commandes électroniques Réception de factures électroniques Suivi des livraisons Téléchargement des mises à jour Appel d’offre électronique: accès aux éléments, soumission… Nous avons un partenaire aujourd’hui qui est la société IBM (Partenaire dans le commerce de négoce mais également client pour l’utilisation de solutions Iris) Les commandes d’IBM sont directement passées de façon électronique et les factures émises font référence directement à cette commande facilitant donc le rapprochement et l’intégration comptable à travers leur gestion d’engagements Le développement des factures électroniques devient de plus en plus courant comme certains de nos fournisseurs qui nous adressent leur factures par . Exemple: XITI qui après avoir réalisé sa prestation, nous envoie sa facture, et nous propose automatiquement le mode de règlement associé. Encore un flux pertinent de l’entreprise étendue Le concept d’entreprise étendue relève également d’un changement d’habitude des clients. Aujourd’hui, il est devenu normal pour des techniciens informatique ou des utilisateurs de se connecter pour récupérer les mises à jour du logiciel ou d’un produit. C’est le cas par exemple pour les mises à disposition des mises à jour sur les sites internet des éditeurs: MICROSOFT, HP, IBM, LEFEBVRE SOFTWARE… Aujourd’hui c’est un réflexe naturel dans le monde informatique L’OBJECTIF est de développer ces réflexes. Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

09/04/2017 Développer des flux à « valeur ajoutée » Et les possibilités de développement sont Consultation des fournisseurs Diffusion de tarifs, catalogues, fiches techniques… Info promotions, Info nombre de points sur carte de fidélité… Exemple de carte de fidélisation : Carte essence qui permet de cumuler un certain nombre de points de fidélité permettant d’accéder à des cadeaux, ou la carte de fidélité consommateur. Cette démarche vise à créer un relationnel privilégié entre l’entreprise et le client. Cette une manière de faire revenir le client dans les mêmes points de ventes ou dans les mêmes enseignes. Cette technique permet de cultiver les échanges et la communication. Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

09/04/2017 Développer des flux à « valeur ajoutée » Une approche basée sur la gestion des flux par domaine La gestion de production Objectif produire au plus vite avec le minimum de stock: disposer de l’info stock chez le fournisseur Maîtriser les délais de production: ordonnancer le travail avec les sous-traitants Informer le client sur la disponibilité Émettre les documents d’accompagnements On pourrait aussi développer des exemples sur les différents sujets mais l’intérêt est de vous présenter un exemple concret de gestion de flux à travers la dématérialisation de la facture fournisseurs. Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

09/04/2017 Développer des flux à « valeur ajoutée » Et les possibilités de développement sont La gestion des options par des configurateurs experts Le suivi des interventions d’après ventes pour améliorer le produit La traçabilité complète Certains secteurs d’activités nécessitent l’utilisation de logiciel de configuration pour prendre en compte les options et la personnalisation de la commande client et la transmettre au centre de production. C’est le cas par exemple chez les cuisinistes. Le franchisé établit le devis qui génère la commande, la transmet à la plate forme logistique qui pourra dans certains cas la faire suivre à l’usine de production et en sens inverse, la livraison et la facture suivront un chemin similaire. Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

ENREGISTREMENT MANUEL ENRICHISSEMENT MANUEL REGLEMENTS AUTOMATIQUES
09/04/2017 FOURNISSEUR Architecture fonctionnelle Conception modulaire Modules FACTURES Services Acheteurs ENREGISTREMENT MANUEL Listes FACTURES PROVISOIRES ENRICHISSEMENT MANUEL Gestion des litiges Écritures Ce schéma correspond au processus recommandé de prise en charge des factures fournisseurs: 1 – Enregistrement des factures N° de Compte, N° de Cde, N° de BL, Référence, Date, Montant TTC Attribution automatique d’un N° de pièce Avantage : Les factures sont enregistrés, consultables, et peuvent être suivies vis à vis des services concernés Une liste des factures en attente de comptabilisation peut être produite régulièrement Objectif : Fiabilisation du circuit de traitement des factures BONS A PAYER REGLEMENTS AUTOMATIQUES Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

FACTURES PROVISOIRES GED ENRICHISSEMENT MANUEL REGLEMENTS AUTOMATIQUES
09/04/2017 FOURNISSEUR  Architecture fonctionnelle Conception modulaire Modules FACTURES XML EDI Autres S A S Services Acheteurs Enrichissement de premier Niveau FACTURES PROVISOIRES GED ENRICHISSEMENT MANUEL Gestion des litiges La procédure de scanérisation et de reconnaissance automatique des factures permet de réduire le temps d’enregistrement et de créer une base documentaire consultables des factures sous forme électronique. Dans ce schéma la comptabilisation reste manuelle Un premier ROI peut être calculé : Hypothèse : Temps d’enregistrement divisé par 3 Écritures BONS A PAYER REGLEMENTS AUTOMATIQUES Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

 S A S 09/04/2017 FOURNISSEUR FACTURES FACTURES PROVISOIRES GED
XML EDI Autres G E S T I O N C M R A L FACTURES S A S Services Acheteurs Enrichissement de premier Niveau FACTURES PROVISOIRES GED RAPPROCHEMENT AUTOMATIQUE INTEGRATEUR DE DEPENSES Enrichissement de second Niveau L’objectif de cette procédure est d’automatiser la comptabilisation des factures Le pré-requis est la mise en place de l’intégrateur de dépenses pour stocker les réceptions en attente de facturation. Le principe est de rapprocher la facture sur N° de Cde et/ou N° de BL Si les Totaux HT sont identiques il y a rapprochement automatique et comptabilisation CG et CA à partir des éléments de la Commande Sinon on passe en procédure de rapprochement manuel Un second ROI peut être calculé : Hypothèse : 80% de temps gagné sur toutes les factures liées à la Gestion Commerciale Les procédures d’enregistrement et de comptabilisation des factures sont complétées de processus de Workflow : Gestion des Bons à Payer : Workflow interne La comptabilisation déclenche un mail vers l’approbateur avec le lien GED pour la consultation du document. L’acception entraîne la mise à jour du B à P Le refus se fait avec mise à jour d’un code motif Gestion des Litiges : Workflow avec information fournisseur L’impossibilité de rapprochement déclenche un mail vers l’approbateur avec le lien GED et la nature de litige L’information ers le fournisseur peut être automatique ou manuelle Un troisième ROI pet être estimé : Hypothèse : Gain de temps et fiabilisation des procédures de contrôles et de décisions Gestion des litiges Écritures ENRICHISSEMENT MANUEL BONS A PAYER REGLEMENTS AUTOMATIQUES Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Exemple sur la dématérialisation
09/04/2017 Exemple sur la dématérialisation Workflow Traitement Litiges Rapprochement automatique détail Automatisation croissante Rapprochement automatique facture Engagements Dépenses Modification facture provisoire SAS (intégrateur d’écritures, de factures provisoires, de dépenses, de détail facture, API…). Enrichissement automatisable des pièces comptables sur deux niveaux (sas, rapprochement…) Gestion de l’image dans les transactions Iris (consultation de pièce, visualisation d’écriture, saisie, modification, pointage facture) Briques modulaires standard à mettre en oeuvre: litiges, factures provisoires, dépenses, engagements, pointage, RAF, FAR Un outil de workflow (commandes, BAP, litige) Une mise en place modulaire Un projet en mode ingéniérie Analyse Spécification (paramétrage, développement) Recette pilote Formation ……cf Iris Méthodologie (PMP, PIP, DFP…) Factures provisoires Imputation manuelle Intégration SAS Facture +Demande d’achat+ Commande Saisie Sas facture Sas facture + Commande Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Établir un référentiel d’échange compréhensible par tous !
09/04/2017 Établir un référentiel d’échange compréhensible par tous ! Une approche basée sur la législation et les normes en vigueur Finance: ETEBAC, TDFC, IFRS Ressources Humaines: TDS, DUCS, Commerce: EDIFACT, EDITRANS… Production: GENCOD… Et les possibilités de développement sont propres à chaque secteur d’activité Automobile Grande distribution Mutuelles Agro-alimentaire… On le voit dans un concept d’entreprise étendue, le mode de dialogue entre deux entités est très important. Il est le plus souvent défini par une norme ou la législation. S’il n’existe pas, un référentiel métier sera élaboré par l’ensemble des acteurs de la filière est deviendra rapidement la référence du domaine. Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

09/04/2017 Établir un référentiel d’échange compréhensible par tous ! … et si toutes les données ne peuvent pas communiquer dans le même format … EXCEL est un compromis acceptable ! On le voit dans un concept d’entreprise étendue, le mode de dialogue entre deux entités est très important. Il est le plus souvent défini par une norme ou la législation. S’il n’existe pas, un référentiel métier sera élaboré par l’ensemble des acteurs de la filière est deviendra rapidement la référence du domaine. Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation SFA APS SAV ERP Attention de ne pas se perdre ! Call Centers MES SCE EDI Internet Front office Back office Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP : présentation -> SCM : optimiser la réponse aux commandes des clients en accélérant les flux de la chaîne logistique globale -> CRM : mieux connaître ses clients, aller les chercher et les conserver -> Décisionnel : Trouver des informations utiles dans un océan de données Décisionnel SCM ERP Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP Stratégique APS Tactique ACH Opérationnel MAIN PRD STK TRS CTI SCE Execution SFA CONF BI Acheter Fabriquer Stocker Livrer Vendre Proposer Cibler Connaitre Veiller Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP Mise en oeuvre Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Quelques remarques préliminaires sur l’informatique … 9 projets informatiques sur 10 sont livrés hors délais et 30% sont abandonnés Les principales causes sont : manque de disponibilité des maîtrises d’ouvrage et utilisateur, manque d’implication de la Direction Générale, mauvaise estimation de la taille et du budget du projet (partie informatique) La part de budget des Directions Informatiques consacrée aux logiciels (progiciels, prestations) ne cessent de croître et depuis 5 ans l’externalisation de la fonction informatique progresse … Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP - Mise en œuvre : Les étapes étude de faisabilité et d’impact sur les processus métiers et implantation analyse de rentabilité (étude des gains, économies, avantages …) planning et budget analyse de risques et facteurs de succès Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP - Mise en œuvre : Les critères COUT PROJET QUALITE DELAI Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP - Mise en œuvre : ANALYSE DE RISQUES Organisationnel Technique Humain (social) Fonctionnel Juridique Financier Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP - Mise en œuvre : ANALYSE DE RISQUES (Exemple) Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

09/04/2017 Initiation aux ERP Une idée de la relation projet / coût Effort / durée Risque Fiabilité robustesse Ampleur du projet Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP - Mise en œuvre : BUDGET BUDGET COMPLET = BUDGET PROJET D’IMPLANTATION (investissements) + BUDGET ANNUEL RECURRENT (charges) Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP - Mise en œuvre : BUDGET BUDGET COMPLET = BUDGET PROJET D’IMPLANTATION + BUDGET ANNUEL RECURRENT BUDGET PROJET = Achat licences progiciel ERP + Achat éventuel matériel informatique : changement micros… Achat prestation informatique pour : paramétrer l’ERP, développer les fonctions spécifiques, développer les interfaces avec l’informatique existante, reprendre les données existantes dans l’ERP (facultatif) Achat de formation => coût de formation, déplacement Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP - Mise en œuvre : BUDGET BUDGET COMPLET = BUDGET PROJET D’IMPLANTATION + BUDGET ANNUEL RECURRENT BUDGET ANNUEL RECURRENT = Maintenance licences progiciel ERP + Maintenance matériel informatique Coût télécoms Maintenance « courante » (corrective, évolutive) Hot-line Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

09/04/2017 Initiation aux ERP Le budget Ajouter les éléments complémentaires Salaires des informaticiens en interne Formation de l’équipe L’achat des matériels et progiciels permettant de constituer l’environnement de développement et de tests y compris l ’installation, paramétrage et maintenance Les déplacements Les locaux, téléphone … et les « aléas » …! Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Initiation aux ERP ERP - Mise en œuvre : GRILLE BUDGETAIRE Au minimum 25% de coûts récurrents annuels … sans compter le coût supplémentaire des versions majeures de l’ERP ! Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

ERP - Mise en œuvre : LES COUTS (approximatifs et évolutifs) Consultant : entre 600 et € / jour (dépend expérience, volume, …) Licence : entre et € / utilisateur ( + maintenance de +20% / An) Quelques chiffres (moyenne) de mise en œuvre avec une approche non spécifique et pour une société organisée a minima : Grandes sociétés : Très variable (500 jours-homme mini) car dépend du nombre de sites, de l’international, du nombre de métiers, de la conduite au changement Middle market : 100 jours-homme à 300 jours-homme PME/PMI : 30 jours-homme à 100 jours-homme Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

Mise en Oeuvre Mise en Œuvre du Standard Assistance Mise en Production
Formation acteurs projet Formation utilisateurs Mise en Œuvre du Standard Ateliers interactifs Paramétrage Validation Paramétrage Validation Ateliers interactifs Lancement Cadrage Itération Intégration Réception Assistance Mise en Production Assistance post-production Interfaces Reprise de données Spécifiques Phases estimées ; à réévaluer après cadrage Intégrateur Options ERP Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

09/04/2017 Initiation aux ERP Exemple planning CRM (diagramme GANTT) Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

09/04/2017 Initiation aux ERP ERP - Mise en œuvre : acteurs et rôles Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

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