IAEA Training Course on Effective and Sustainable Regulatory Control of Radiation Sources Stratégies pour un Contrôle Réglementaire Efficace et Durable.

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1 IAEA Training Course on Effective and Sustainable Regulatory Control of Radiation Sources Stratégies pour un Contrôle Réglementaire Efficace et Durable – Partie II Gestion des Connaissances – Stratégies

2 Slide 2 Introduction  Les connaissances – et les gens qui les détiennent– sont des ressources stratégiques.  L’objectif de la GC est d’améliorer l’efficacité de l’organisation par l’apprentissage à partir des succès et des échecs au niveau individuel, au niveau d’équipe et au niveau organisationnel.  L’organisme de réglementation doit reconnaître la valeur de son capital intellectuel et les atouts basés sur la connaissance et doit mettre en oeuvre des processus systématiques et intégrés pour créer, capturer, améliorer, partager et appliquer les connaissances.  Il y a des liens forts entre la stratégie de GC de l’organisme de réglementation et la gestion des ressources humaines. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

3 Slide 3 Objectif  L’objectif de ce cours est de démontrer les méthodes de gestion des connaissances, les techniques, les outils et la planification d’effectifs. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

4 Slide 4 Contenu  La stratégie de GC pour l’organisme de réglementation  Les méthodes et les Techniques de GC  Évaluation du risque des connaissances  Capture des connaissances/processus de transfert Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

5 Slide 5 La GC doit être intégrée avec la gestion des ressources humaines et cela doit être reflété dans le système de management Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

6 Slide 6 La stratégie de GC de l’organisme de réglementation  La stratégie doit englober des mesures qui abordent pro activement sa vulnérabilité à la perte de connaissance. Plus précisément elle doit: Identifier et spécifier la nature et les types d’information qui doivent être capturés Identifier les risques dus aux lacunes des connaissances en effectuant une évaluation des risques des connaissances Augmenter la valeur et des connaissances existantes Convertir la connaissance implicite à celle explicite Promouvoir l’apprentissage continu des réussites et des échecs Transférer les connaissances des effectifs vieillis aux jeunes travailleurs Améliorer la planification stratégique et la prise de décision pour améliorer la GC Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

7 Slide 7 Évaluation des Risques de Connaissances  L’évaluation des risques peut être utilisé pour évaluer le niveau globale du risque de perte de connaissances à l’organisme de réglementation, y compris les menaces spécifiques dues à l’attrition du personnel qualifié. Cela implique: Identifier les domaines où la connaissance est à risque Entreprendre l’évaluation actuelle de la charge de travail Entreprendre l’évaluation du risque et de l’impact Développer un plan d’action pour aborder les questions générales et spécifiques de la GC Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

8 Slide 8 Méthodes et Techniques de GC  Méthodes pour transférer/capturer des connaissances tacites et implicites : Favoriser une culture de partage des connaissances Etablir des communautés de pratiques, des réseaux d’apprentissage, des groupes thématiques, etc  formation des groupes professionnels qui se réunissent pour partager les mêmes intérêts et apprendre les uns des autres. Mise à jour de la gestion de l’information – construction des sites web et gestion des connaissances offrant des outils informatiques pris en charge par la communauté de pratique Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

9 Slide 9 Méthodes et Techniques de GC  Les méthodes d’un apprentissage efficace des expériences de fonctionnement Les leçons tirées des expériences de fonctionnement sont institutionnalisées par des changements des procédures d’exploitation, des équipements et des programmes de formation Un processus de feedback, notamment des revues post-emploi et des observations de gestion sont utilisés pour améliorer la performance humaine et le transfert de connaissances Encourager l’ “apprentissage par la pratique ” mais assurer la sûreté Mettre en oeuvre des processus pour encourager, surveiller et traiter les commentaires des employés sur la GC et d’autres initiatives Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

10 Slide 10 Méthodes et Techniques de GC  Les méthodes de contrôle du travail pour faciliter la GC S’assurer que les méthodes de GC sont intégrées ou incorporées dans les processus, si possible, plutôt que comme des tâches complémentaires. Assurer que la composition des équipes affectées à des tâches spécifiques permettent le transfert des connaissances, c-à-d la distribution des personnes expérimentées et plus capable au sein des équipes et des projets spécifiques Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

11 Slide 11 Capture des Connaissances/Processus de Transfert 1.Identification des connaissances critiques 2.Techniques de capture/transfert 3.Stockage et maintenance des connaissances capturées Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

12 Slide 12 Identification des Connaissances Critiques  Cela implique : Les sources pour identifier les connaissances critiques Comprendre “Qu’est-ce qu’un expert?” Quelles sont les compétences qui définissent un expert. Séparation des types de connaissances critiques en:  Peuvent être formés; peuvent être embauchés; uniques et tacites; explicites mais sous-documentées Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

13 Slide 13 Identification des Connaissances Critiques (suite)  Sources pour identifier les connaissances critiques Manager de vote, les superviseurs Auto-identification par la population cible Consensus de l’entreprise Histoire de l’entreprise  Qui est un expert? Personne reconnue comme ayant une connaissance précieuse et unique Personne “aller-à” quand une tâche exigeante, un travail ou une situation est rencontré Personne assignée pour effectuer des emplois difficiles/importants Personne reconnue comme quelqu’un “on peut se permettre de le perdre” Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

14 Slide 14 Identification des Connaissance Critiques (suite)  Quelles sont les compétences qui définissent un expert? Possibilité de regarder la situation et d’envisager un éventail de résultats possibles Possibilité à se former une opinion sans considération d’une large gamme d’options Possibilité de noter les indices subtils mais cruciaux qui manquent aux autres Possibilité de savoir à quoi s’attendre et comment résoudre / modifier les choses  Séparation des types de connaissances critiques Connaissances qui peuvent être formées Connaissances qui peuvent être embauchées Connaissances uniques et tacites Connaissances qui sont explicite mais sous-documentées Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

15 Slide 15 Capture des Connaissances Critiques  Interactions Expert/éliciteur ex. Interview, enregistrement audio ou vidéo du ‘storytelling’, méthode de prise de décisions critiques  Auto-capture/auto-élicitation par des experts comprend la capture vidéo ou audio et les rapports rédigés par les employés décrivant des sujets de grande importance avec un accent particulier sur les astuces, les pièges et les idées  Des Interviews avec les prédécesseurs pour susciter des histoires et à apprendre des expériences  Capture vidéo des tâches inhabituelles et uniques, par exemple l’installation du cyclotron, déclassement du laboratoire de radon, remédiation d’un ancien laboratoire de radium, encapsulation des anciennes sources, etc  Effectuer des interviews de départ comme une partie intégrante du processus d’acquittement lorsque le personnel quitte ou prend sa retraite Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

16 Slide 16 Capture des Connaissances Critiques (suite)  Observation des experts au cours des emplois uniques et inhabituels, et des inspections à haut risque, par exemple : l’inspection des installations de déchets, la curiethérapie à forte dose, le travail en ligne de fil dans des conditions arctiques, etc.  Formation/mentorat, où les nouveaux employés travaillent en parallèle avec les prédécesseurs, ou bien les employés actuels sont sélectionnés pour une formation spéciale/mentorat par des experts  Les détachements/rotations d’emplois permettent aux employés d’apprendre d’autres emplois pour élargir les connaissances et l’expérience d’exploitation  Des discussions fréquentes et de la documentation sur les leçons apprises suite à des événements de routine ou extraordinaires, par exemple, ce qui s’est bien passé, ce qui pourrait être amélioré Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

17 Slide 17 Stockage et Maintenance des Connaissances Capturées  La technologie de l’information devrait se prêter à la réalisation des objectifs de GC  Élaborer un care des connaissances, identifier les sources de données, déposer la structure et les documents pertinents. Les informations saisies doivent être facile à y accéder et à rechercher  Les informations peuvent être diffusées et accessibles sur plusieurs site en utilisant des portails de connaissances  Les connaissances acquises devraient également être utilisées pour informer la formation formelle et informelle  Le transfert des connaissances implicites dépend du transfert de personne-à-personne Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

18 Slide 18 Réduire la Vunérabilité à la Perte de Connaissances  Organiser des processus de travail autour des équipes plutôt que des disciplines  Croiser la formation pour diffuser les connaissances  Envisager des incitations pour le partage des connaissances  Utiliser la saisie systématique des connaissances à travers des domaines clés  Les effets potentiels des changements organisationnels et des réductions du personnel sont traités de manière proactive avant que des changements sont initiés. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

19 Slide 19 Exercice  Quel sont les risques encourus par votre organisme de réglementation en ce qui concerne la perte de connaissances?  Quelles sont les mesures prises par l’organisme de réglementation à ce jour, et comment voulez-vous améliorer les pratiques de GC, à la lumière de la présentation?  Entreprendre une évaluation des risques des connaissances en utilisant l’information donnée dans ce cours et élaborer un plan d’action pour aborder les questions générales et spécifiques de GC pour votre organisme de réglementation. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

20 Slide 20. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

21 Slide 21. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

22 Slide 22 Résumé  Afin de gérer et préserver efficacement les connaissances, les stratégies de GC de l’organisme de réglementation doivent se concentrer sur les gens et la culture organisationnelle afin de stimuler et d’entretenir le partage et ‘utilisation des connaissances  L’évaluation des risques de GC peut être utilisée pour évaluer les niveau de risque de perte des connaissances à l’organisme de réglementation  Les méthodes de GC doivent être intégrées dans le système de management et les processus de l’organisme de réglementation.  L’organisme de réglementation doit développer la planification des effectifs pour s’assurer que les besoins en personnel de l’organisme de réglementation sont identifiés, contrôlés et gérés. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

23 Slide 23 Référence et autres lectures  AIEA TecDoc 1510, Gestion des connaissances pour les organisations d’exploitation dans le secteur des industries nucléaires  AIEA, Gestion des Connaissances Nucléaires : Développement des Stratégies et des Ressources Humaines, Résumé d’un conférence internationale 2004, Saclay  AIEA TecDoc 1586, Planification et Exécution de la Gestion des Connaissances pour Assister les Missions des Organisations Nucléaires  Atelier sur les stratégies de développement des ressources humaines, gestion de connaissancs et la rétention des compétences, Tunis-Tunisie, 28 may-1 June 2007, Gestion des Connaissances à l’AIEA par M. Maksoudi  Atelier Régional de l’AIEA pour le Partage de l’Expérience dans l’Application de la Gestion des Connaissances (GC) Méthodes de Développement des Compétences, 22 – 26 Mars, 2009, Dacca, Bangladesh, Shahid Ahmed MALLICK Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements