BASE ELEVES PREMIER DEGRE Module de formation sur les évolutions de la version 08.1 Présentation sonorisée Cette présentation animée et sonorisée nécessite.

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2 BASE ELEVES PREMIER DEGRE Module de formation sur les évolutions de la version 08.1 Présentation sonorisée Cette présentation animée et sonorisée nécessite soit : l’application Power Point Version 2002 ou ultérieure, soit la visionneuse Powerpoint gratuite.(cliquez sur ce lien pour télécharger la visionneuse )cliquez sur ce lien pour télécharger la visionneuse Cliquer ici pour passer à la page suivante.

3 Les principaux objectifs de cette version Résoudre le problème de création de fiches multiples d’élèves Permettre au directeur de corriger les erreurs de saisie notamment sur les dates d’effet d’admission et de radiation. Permettre au directeur d’école de générer le dossier unique et complet de chacun des élèves, avant l’envoi d’une demande de vérification ou de confirmation d’INE à la BNIE.

4 Refonte du menu d’admission Ancien menu BE1D V07.3 Nouveau menu BE1D V08.1

5 Refonte du menu d’admission

6 Les améliorations Eviter la création de nouvelles fiches Amélioration de la recherche sur le nom Affichage des homonymes Amélioration de la recherche d’élève en admission directe Permettre au directeur de corriger ses saisies avant l’admission définitive de l’élève Possibilité de modifier les dates d’effet d’admission Possibilité de mettre à jour le dossier administratif Possibilité de supprimer les admissions Réduire les risques de litiges sur les INE Renforcement de la procédure d’admission définitive (ajout de la procédure de constitution de dossier unique et complet) Blocage de toute modification de la fiche administrative par la mairie, une fois l’élève admis définitivement Améliorer la lisibilité des affichages Suppression des affichages multiples des inscriptions Suppression automatique des fiches d’élèves non suivies d’admission définitive ou de radiation, en fin d’année scolaire Améliorer la procédure de radiation Possibilité de modifier la date d’effet de la radiation avant la date effective

7 Amélioration de la recherche sur le nom La recherche sur le nom et le prénom de l’enfant ne tiendra désormais plus compte des accents ou des espaces ou tirets qui séparent les éléments du nom ou du prénom. Si le nom saisi est : LE GUENN Marie Josée Une recherche sur LE GUENN Marie Josee ; LE GUENN Marie-Josée ; LEGUENN Marie Josée ; LE- GUENN Marie –Josée Aboutira quelque soit le mode d’écriture

8 Les améliorations Eviter la création de nouvelles fiches Amélioration de la recherche sur le nom Affichage des homonymes Amélioration de la recherche d’élève en admission directe Permettre au directeur de corriger ses saisies avant l’admission définitive de l’élève Possibilité de modifier les dates d’effet d’admission Possibilité de mettre à jour le dossier administratif Possibilité de supprimer les admissions Réduire les risques de litiges sur les INE Renforcement de la procédure d’admission définitive (ajout de la procédure de constitution de dossier unique et complet) Blocage de toute modification de la fiche administrative par la mairie, une fois l’élève admis définitivement Améliorer la lisibilité des affichages Suppression des affichages multiples des inscriptions Suppression automatique des fiches d’élèves non suivies d’admission définitive ou de radiation, en fin d’année scolaire Améliorer la procédure de radiation Possibilité de modifier la date d’effet de la radiation avant la date effective

9 Affichage des homonymes Lorsque le directeur clique sur le bouton « suivant », L’application effectue un contrôle d’homonymie. Si l’élève a déjà un dossier dans l’école, le directeur n’a pas la possibilité d’enregistrer un deuxième dossier pour cet élève.

10 Affichage des homonymes Lorsque le directeur clique sur le bouton « suivant », L’application effectue un contrôle d’homonymie. Si l’élève a déjà un dossier dans « Base Elèves », le directeur est alerté, il peut alors : Soit poursuivre la création de la fiche. Soit l’annuler et revenir à la page de recherche.

11 Les améliorations Eviter la création de nouvelles fiches Amélioration de la recherche sur le nom Affichage des homonymes Amélioration de la recherche d’élève en admission directe Permettre au directeur de corriger ses saisies avant l’admission définitive de l’élève Possibilité de modifier les dates d’effet d’admission Possibilité de mettre à jour le dossier administratif Possibilité de supprimer les admissions Réduire les risques de litiges sur les INE Renforcement de la procédure d’admission définitive (ajout de la procédure de constitution de dossier unique et complet) Blocage de toute modification de la fiche administrative par la mairie, une fois l’élève admis définitivement Améliorer la lisibilité des affichages Suppression des affichages multiples des inscriptions Suppression automatique des fiches d’élèves non suivies d’admission définitive ou de radiation, en fin d’année scolaire Améliorer la procédure de radiation Possibilité de modifier la date d’effet de la radiation avant la date effective

12 Amélioration de la recherche d’élève en admission directe Soit par son INE Soit par son nom. Dans la recherche restreinte à la commune, le directeur peut rechercher un élève … 071231231AB DELACROi

13 Amélioration de la recherche d’élève en admission directe Soit par son INE Soit par son nom et son prénom. Dans la recherche étendue, le directeur peut rechercher un élève Soit par son nom et son prénom. 071231231AB DELACROIVincent

14 Les améliorations Eviter la création de nouvelles fiches Amélioration de la recherche sur le nom Affichage des homonymes Amélioration de la recherche d’élève en admission directe Permettre au directeur de corriger ses saisies avant l’admission définitive de l’élève Possibilité de modifier les dates d’effet d’admission Possibilité de mettre à jour le dossier administratif Possibilité de supprimer les admissions Réduire les risques de litiges sur les INE Renforcement de la procédure d’admission définitive (ajout de la procédure de constitution de dossier unique et complet) Blocage de toute modification de la fiche administrative par la mairie, une fois l’élève admis définitivement Améliorer la lisibilité des affichages Suppression des affichages multiples des inscriptions Epuration automatique des fiches d’élèves non suivies d’admission définitive ou de radiation, en fin d’année scolaire Améliorer la procédure de radiation Possibilité de modifier la date d’effet de la radiation avant la date effective

15 Possibilité de modifier les dates d’effet d’admission (individuel)

16 Le directeur effectue une recherche sur le nom de l’élève Il sélectionne l’élève concerné par le changement de date d’effet d’admission acceptée Il saisit la nouvelle date d’effet de l’admission acceptée pour cet élève Il clique sur le bouton « Valider » 18/09/2007

17 Possibilité de modifier les dates d’effet d’admission (collectif)

18 Le directeur sélectionne l’état « Admission acceptée » Il sélectionne les élèves concernés par le changement de date d’effet. Il saisit la nouvelle date d’effet pour ces élèves. Il clique sur le bouton « Valider » 18/09/2007

19 Les améliorations Eviter la création de nouvelles fiches Amélioration de la recherche sur le nom Affichage des homonymes Amélioration de la recherche d’élève en admission directe Permettre au directeur de corriger ses saisies avant l’admission définitive de l’élève Possibilité de modifier les dates d’effet d’admission Possibilité de mettre à jour le dossier administratif Possibilité de supprimer les admissions Réduire les risques de litiges sur les INE Renforcement de la procédure d’admission définitive (ajout de la procédure de constitution de dossier unique et complet) Blocage de toute modification de la fiche administrative par la mairie, une fois l’élève admis définitivement Améliorer la lisibilité des affichages Suppression des affichages multiples des inscriptions Suppression automatique des fiches d’élèves non suivies d’admission définitive ou de radiation, en fin d’année scolaire Améliorer la procédure de radiation Possibilité de modifier la date d’effet de la radiation avant la date effective

20 Possibilité de mettre à jour le dossier administratif

21 Il effectue une recherche sur le nom de l’élève Il clique sur le lien correspondant au nom de l’élève. Le directeur a la possibilité de modifier le dossier administratif d’un élève dès qu’il est en admission acceptée.

22 Possibilité de mettre à jour le dossier administratif Le directeur procède aux corrections souhaitées Il clique ensuite sur le bouton « Valider »

23 Les améliorations Eviter la création de nouvelles fiches Amélioration de la recherche sur le nom Affichage des homonymes Amélioration de la recherche d’élève en admission directe Permettre au directeur de corriger ses saisies avant l’admission définitive de l’élève Possibilité de modifier les dates d’effet d’admission Possibilité de mettre à jour le dossier administratif Possibilité de supprimer les admissions Réduire les risques de litiges sur les INE Renforcement de la procédure d’admission définitive (ajout de la procédure de constitution de dossier unique et complet) Blocage de toute modification de la fiche administrative par la mairie, une fois l’élève admis définitivement Améliorer la lisibilité des affichages Suppression des affichages multiples des inscriptions Suppression automatique des fiches d’élèves non suivies d’admission définitive ou de radiation, en fin d’année scolaire Améliorer la procédure de radiation Possibilité de modifier la date d’effet de la radiation avant la date effective

24 Possibilité de supprimer les admissions acceptées

25 Possibilité de supprimer une admission ou une mise en admissibilité Le directeur effectue une recherche sur le nom de l’élève Il clique sur la corbeille correspondant à l’admission acceptée qu’il souhaite supprimer. Il clique sur le bouton « OK »

26 Possibilité de supprimer une admission ou une mise en admissibilité Remarque : Lorsqu’une admission acceptée est supprimée le dossier de l’élève retourne à l’état administratif dans lequel il était auparavant. Le dossier administratif de l’élève : Est supprimé s ’il avait fait l’objet d’une admission directe par le directeur. Est mis en admissibilité si l’élève avait fait l’objet d’une mise en admissibilité par le directeur. Retourne à l’état inscrit si l’élève avait fait l’objet précédemment d’une inscription en mairie.

27 Les améliorations Eviter la création de nouvelles fiches Amélioration de la recherche sur le nom Affichage des homonymes Amélioration de la recherche d’élève en admission directe Permettre au directeur de corriger ses saisies avant l’admission définitive de l’élève Possibilité de modifier les dates d’effet d’admission Possibilité de mettre à jour le dossier administratif Possibilité de supprimer les admissions Réduire les risques de litiges sur les INE Renforcement de la procédure d’admission définitive (ajout de la procédure de constitution de dossier unique et complet) Blocage de toute modification de la fiche administrative par la mairie, une fois l’élève admis définitivement Améliorer la lisibilité des affichages Suppression des affichages multiples des inscriptions Epuration automatique des fiches d’élèves non suivies d’admission définitive ou de radiation, en fin d’année scolaire Améliorer la procédure de radiation Possibilité de modifier la date d’effet de la radiation avant la date effective

28 Renforcement de la procédure d’admission définitive (ajout de la procédure de constitution de dossier unique et complet) Dans la base de données académique, il ne doit exister pour une année scolaire donnée, qu’un seul et unique dossier d’élève pour chaque élève admis définitivement. Il y a dorénavant dans le cadre de la procédure d’admission définitive : Une étape de contrôle de complétude sur les données des cinq champs nécessaires à l’identification de l’élève dans la BNIE. Une étape de contrôle préalable de l’unicité du dossier et de constitution d’un dossier unique si besoin pour chaque élève, avant le déclenchement de l’échange avec la BNIE.

29 Renforcement de la procédure d’admission définitive (ajout de la procédure de constitution de dossier unique et complet) Le directeur procède à l’enregistrement des admissions définitives. Si les dossiers des élèves admis définitivement sont complets et uniques, l’envoi de la demande à la BNIE est automatique S’il existe déjà dans la base élève académique un ou plusieurs dossiers aux caractéristiques identiques ou pour lesquels il manque une information concernant un des cinq champs nécessaires à son authentification dans la BNIE, La demande à la BNIE est bloquée et le directeur doit procéder au traitement de ces dossiers AVANT leur envoi à la BNIE.

30 Renforcement de la procédure d’admission définitive (ajout de la procédure de constitution de dossier unique et complet) Pour chaque dossier à traiter le directeur est informé de l’action qu’il doit mener pour débloquer le dossier S’il manque une information concernant un des cinq champs nécessaires à son authentification dans la BNIE, le directeur est invité à compléter ces informations en cliquant sur le bouton correspondant.

31 Renforcement de la procédure d’admission définitive (ajout de la procédure de constitution de dossier unique et complet) Le directeur renseigne les champs manquants et valide sa saisie

32 Renforcement de la procédure d’admission définitive (ajout de la procédure de constitution de dossier unique et complet) Le dossier traité disparaît alors de la liste des dossiers bloqués et est automatiquement envoyé à la BNIE la nuit suivante.

33 Renforcement de la procédure d’admission définitive (ajout de la procédure de constitution de dossier unique et complet) S’il existe déjà dans la base élèves un ou plusieurs dossiers aux caractéristiques identiques (cinq champs nécessaires à l’INE) le directeur est invité à constituer un dossier unique pour cet élève en cliquant sur le bouton correspondant.

34 Renforcement de la procédure d’admission définitive (ajout de la procédure de constitution de dossier unique et complet) L’application présente au directeur les caractéristiques de l’élève pour lequel il prononce l’admission définitive L’application présente au directeur l’INE et les éléments de scolarité de dossiers d’élèves à l’état radié ayant des caractéristiques semblables.

35 Renforcement de la procédure d’admission définitive (ajout de la procédure de constitution de dossier unique et complet) Le directeur a la possibilité de voir le cursus complet du dossier qui lui est proposé, en cliquant sur le bouton : « Voir le cursus complet »

36 Renforcement de la procédure d’admission définitive (ajout de la procédure de constitution de dossier unique et complet) Au vu des informations qui lui sont données, pour chaque dossier proposé, le directeur indique s’il souhaite rassembler les données du cursus scolaire de ces dossiers pour constituer le dossier unique de l’élève sélectionné. Il clique ensuite sur le bouton « Valider » Il clique sur « oui » s’il est certain qu’il s’agit bien d’un dossier concernant cet élève. Il clique sur « non » s’il est certain qu’il ne s’agit pas d’un dossier concernant cet élève. Il clique sur « ne sais pas » s’il ne peut prendre de décision.

37 Renforcement de la procédure d’admission définitive (ajout de la procédure de constitution de dossier unique et complet) Le dossier traité est automatiquement envoyé à la BNIE la nuit suivante, il disparaît alors de la liste des dossiers bloqués.

38 Les améliorations Eviter la création de nouvelles fiches Amélioration de la recherche sur le nom Affichage des homonymes Amélioration de la recherche d’élève en admission directe Permettre au directeur de corriger ses saisies avant l’admission définitive de l’élève Possibilité de modifier les dates d’effet d’admission Possibilité de mettre à jour le dossier administratif Possibilité de supprimer les admissions Réduire les risques de litiges sur les INE Renforcement de la procédure d’admission définitive (ajout de la procédure de constitution de dossier unique et complet) Blocage de toute modification de la fiche administrative par la mairie, une fois l’élève admis définitivement Améliorer la lisibilité des affichages Suppression des affichages multiples des inscriptions Suppression automatique des fiches d’élèves non suivies d’admission définitive ou de radiation, en fin d’année scolaire Améliorer la procédure de radiation Possibilité de modifier la date d’effet de la radiation avant la date effective

39 Entrée mairie : Blocage de toute modification de la fiche administrative par la mairie, une fois l’élève admis définitivement La mairie peut modifier les données du dossier administratif de l’élève tant qu’il est à l’état inscrit, admis accepté ou admissible. Dès l’admission définitive par le directeur, le bouton modifier disparaît, la mairie n’a plus la possibilité de modifier le dossier de cet élève.

40 Les améliorations Eviter la création de nouvelles fiches Amélioration de la recherche sur le nom Affichage des homonymes Amélioration de la recherche d’élève en admission directe Permettre au directeur de corriger ses saisies avant l’admission définitive de l’élève Possibilité de modifier les dates d’effet d’admission Possibilité de mettre à jour le dossier administratif Possibilité de supprimer les admissions Réduire les risques de litiges sur les INE Renforcement de la procédure d’admission définitive (ajout de la procédure de constitution de dossier unique et complet) Blocage de toute modification de la fiche administrative par la mairie, une fois l’élève admis définitivement Améliorer la lisibilité des affichages Suppression des affichages multiples des inscriptions Epuration automatique des fiches d’élèves non suivies d’admission définitive ou de radiation, en fin d’année scolaire Améliorer la procédure de radiation Possibilité de modifier la date d’effet de la radiation avant la date effective

41 Suppression des affichages multiples des inscriptions Lorsqu’un élève a fait l’objet de plusieurs inscriptions, son nom n’apparait que sur une seule ligne et ses inscriptions multiples sont reportées en bout de ligne.

42 Les améliorations Eviter la création de nouvelles fiches Amélioration de la recherche sur le nom Affichage des homonymes Amélioration de la recherche d’élève en admission directe Permettre au directeur de corriger ses saisies avant l’admission définitive de l’élève Possibilité de modifier les dates d’effet d’admission Possibilité de mettre à jour le dossier administratif Possibilité de supprimer les admissions Réduire les risques de litiges sur les INE Renforcement de la procédure d’admission définitive (ajout de la procédure de constitution de dossier unique et complet) Blocage de toute modification de la fiche administrative par la mairie, une fois l’élève admis définitivement Améliorer la lisibilité des affichages Suppression des affichages multiples des inscriptions Suppression automatique des fiches d’élèves non suivies d’admission définitive ou de radiation, en fin d’année scolaire Améliorer la procédure de radiation Possibilité de modifier la date d’effet de la radiation avant la date effective

43 Suppression automatique des fiches d’élèves non suivies d’admission définitive ou de radiation, en fin d’année scolaire Au terme de l’année scolaire en cours (lors de la bascule du changement d’année scolaire), sont supprimés de la base : - les dossiers d'élèves ayant fait l'objet d'une mise en admissibilité ou d'une admission acceptée au titre de l'année en cours mais qui n’ont pas été admis définitivement - les dossiers d’élèves ayant fait l’objet d’une inscription par la mairie ou par le directeur d’école par délégation du maire, au titre de l’année en cours mais qui n’ont pas été mis en admissibilité, ni mis en admission acceptée, ni admis définitivement.

44 Les améliorations Eviter la création de nouvelles fiches Amélioration de la recherche sur le nom Affichage des homonymes Amélioration de la recherche d’élève en admission directe Permettre au directeur de corriger ses saisies avant l’admission définitive de l’élève Possibilité de modifier les dates d’effet d’admission Possibilité de mettre à jour le dossier administratif Possibilité de supprimer les admissions Réduire les risques de litiges sur les INE Renforcement de la procédure d’admission définitive (ajout de la procédure de constitution de dossier unique et complet) Blocage de toute modification de la fiche administrative par la mairie, une fois l’élève admis définitivement Améliorer la lisibilité des affichages Suppression des affichages multiples des inscriptions Suppression automatique des fiches d’élèves non suivies d’admission définitive ou de radiation, en fin d’année scolaire Améliorer la procédure de radiation Possibilité de modifier la date d’effet de la radiation avant la date effective

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46 Le directeur peut modifier la date d’effet d’une radiation en cliquant sur le bouton radio situé devant le nom de l’élève pour lequel il souhaite effectuer une modification. Il clique sur le bouton radio « Radiation » Il renseigne la nouvelle date d’effet de la radiation. Il clique sur le bouton : « Valider » 15/04/2004

47 Possibilité de supprimer une radiation avant la date effective Le directeur peut supprimer une radiation, tant que la date d’effet ce cette radiation n’est pas échue, en cliquant sur la corbeille située à coté de la date d’effet prévue pour cette radiation Il confirme sa décision en cliquant sur le bouton « OK »

48 Autres évolutions Bouton de déconnexion Le directeur peut désormais se déconnecter de l’application en cliquant sur le lien « Quitter » situé dans le bandeau supérieur de l’écran

49 Autres évolutions Evolution de la page d’accueil A partir du 15 juin de chaque année, dans la perspective du changement d’année scolaire, l’application attirera l’attention du directeur sur les dossiers des élèves pour lesquels il est susceptible d’intervenir avant le 1 er août de l’année scolaire en cours : Les dossiers des élèves à l’état inscrit, mis en admissibilité, admis acceptés non suivis d’une admission définitive seront supprimés automatiquement lors de la bascule de changement d’année scolaire. Les élèves sans enregistrement de la décision de passage seront automatiquement radiés lors de la bascule de changement d’année scolaire.

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