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PRESENTATION DE LA VERSION 5.10
Jeudi 5 janvier 2012
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Programme Matinée 09h00-09h30 Introduction
09h30-10h15 Réforme de la demande () 10H15-10h30 Suivi d’opération / Plannings () 10h30-10h45 Besoins en financement () 10h45-11h05 Pause 11h05-11h35 Statistiques attributions () 11h35-12h00 Alimentation en masse des dossiers techniques () Après-midi 14h00-14h25 Evolutions des règles () 14h25-14h55 Gestion des contrats () 14h55-15h15 Espace locataire - Mes réclamations () 15h15-15h30 Pause 15h30-16h00 Site internet () 16h00-16h30 Autres améliorations () 16h30-16h40 Annonces 5.20 ()
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Réforme de la demande
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Réforme de la demande : SNE (Imm)
Envois et réceptions Résolution erreur sur date de dépôt (mémorisation date au format UTC) Remontée des erreurs au niveau de la demande LAD LAD modification et LAD renouvellement Message de confirmation avant mise à jour d’un tiers Gestion des demandes Filtre collectif / individuel : prise en compte des demandes sans préférence
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Réforme de la demande : SNE (Imm)
Dispatching Une seule demande (réceptionnée ou en erreur) par numéro unique = dernière modification Filtre sur le code état Filtre sur le nom du demandeur Possibilité d’imprimer la fiche A4 pour une demande intégrée Omission des demandes reçues en fonction du guichet enregistreur Message de confirmation avant mise à jour d’un tiers existant
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Réforme de la demande : SNE (Imm)
Dispatching Possibilité de mise à jour de la demande sans mise à jour du dossier client Possibilité de modifier une demande dispatchée Divers Moteur automatique d’envoi et de réception Fiabilisation de l’envoi des fichiers XML Purge des fichiers XML envoyés et réceptionnés de plus de 2 mois
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Réforme de la demande : SNE
Saisie de la demande Libellé motif particulier de la demande rendu facultatif lorsque = autre motif LAD Possibilité de supprimer un tiers du foyer demandeur () Envoi au serveur Demandeur résidant à l’étranger : envoi du code dans le code postal et la commune
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Réforme de la demande : SNE
Dispatching Information : numéro unique connu Filtre par nom demandeur (commence par) () Suppression de la notion de guichet destinataire Affichage de la date et heure de la dernière réception pour une demande () Ajout d’un bouton « correction des erreurs » : enchaînement automatique des écrans de modification Intégration d’une demande dispatchée comme une demande LAD ()
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Réforme de la demande : Rhône (FCR) et Isère (ETOIL)
Fichier pivot XML proche du format national (6 zones supplémentaires) Différences Protocole d’échanges Interface cliente interactive synchrone (Web Services). Mécanisme de reprise et de synchronisation Deux méthodes obligatoires pour le dispatching : méthode liste (Web Services) méthode lot (connexion FTP) Acquittement des demandes reçues par dispatch Autorisation de modification uniquement sur des demandes synchronisées (n° de version)
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Réforme de la demande : Rhône (FCR) et Isère (ETOIL)
La gestion d’une demande FCR-Etoil : nouvelles options à partir de la gestion des demandes ARAVIS () Le principe est de créer ou modifier la demande sur le FCR ou Etoil puis, de l’intégrer ensuite dans ARAVIS En résumé Les nouveaux écrans ARAVIS utilisent prioritairement la base de données du serveur Rhône ou Isère
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Réforme de la demande : Rhône (FCR) et Isère (ETOIL)
Etapes obligatoires : recherche de la demande sur le serveur () récupération de la demande provenant du serveur (si existante) saisie des demandeurs et des informations propres à la demande pour création ou mise à jour () envoi de la demande saisie au serveur pour création ou mise à jour ou renouvellement ou radiation () réponse du serveur avec les erreurs éventuelles (à traiter) intégration de la demande dans ARAVIS pour une création ou mise à jour () () saisie des informations complémentaires de la demande ARAVIS ()
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Suivi d’opération / Plannings
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Suivi d’opération Gestion des dépenses Maîtrise d’ouvrage
Edition des certificats de paiement : montant de caution édité paramétrable () choix d’éditer des périodes sans montant et mémoire () Maîtrise d’ouvrage Filtre des programmes tranches : n° ANRU état programme ARAVIS ()
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Suivi d’opération Gestion des plannings Gestion des prospects fonciers
Contrôle de suppression d’une tâche de la nomenclature Historique des modifications successives des tâches ()() Affichage et impression diagramme de Gantt () Gestion des prospects fonciers Gestion des plannings () Gestion des dates et alertes ()
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Besoins en financement
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Besoins en financement
Echéancier des futurs versements de financement Objectif Etalement des financements prévisionnels Principe de calcul : calcul du reste prévu non réalisé (en tenant compte des réalisations des financements) application du pourcentage renseigné au niveau de chaque tâche future Lien financement prévisionnel–planning () Résultats : échéancier des besoins de financement par mois (Excel) ()
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Statistiques attributions
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Enquêtes attribution des logements locatifs sociaux
Paramètres Convention de réservation Attribution de logement () () () Objectif des accords collectifs Demandes Résultat enquête () () 1 an 1 département (ventilation par commune possible)
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Alimentation en masse des dossiers techniques
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Alimentation en masse des dossiers techniques
P O R T IFS Base de données AS400 CSV ()
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Alimentation en masse des dossiers techniques
P A RA M E T R G Environnement Paramètre Dossiers techniques Colonnes - Info dossier technique - Valeur par défaut ()
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Alimentation en masse des dossiers techniques
EGR A O Ajout Type : Dossiers techniques ()
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Alimentation en masse des dossiers techniques
ANNULATION Type : Dossiers techniques Suppression Dossiers techniques Suppression Intégration
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Alimentation en masse des dossiers techniques
CLOTURE Libération espace disque Plus de traitement possible
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Evolutions des règles
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Evolution des règles Copie paramétrée d’une règle ()
Copie de règle + modification en masse Modification en masse () Modification des informations du fournisseur Modification des dates Base documentaire () Pour les règles Pour les règles/fournisseurs 26
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Gestion des contrats
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Gestion des contrats Définition
Ce module permet de suivre les contrats : d’entretien courant de consommations Un contrat d’exploitation peut faire référence à un marché
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Gestion des contrats Il permet :
de recenser et gérer les contrats existants (négociation, reconduction) d’aider à la saisie des facturations répétitives déjà pré-remplies (échéancier) de contrôler les écarts entre l’échéance prévue et la facture d’établir des engagements budgétaires par le biais des commandes de recevoir des factures par échanges de données informatisées
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Gestion des contrats () REGLES REGLES - FRS LIGNES REGLES
- Catégorie, Famille - Reconduction - Dates REGLES - FRS - N°, Dates validité - Fournisseur - Type pièce - Annuel O/N LIGNES REGLES Critères comptables / analytiques Montants – Méthode TVA Type ligne (Prestation métiers multiples) Révision (Formule possible) - Dates validité VENTILATIONS METIER Tantièmes - Montants - Quote-part ()
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Gestion des contrats () REGLES REGLES - FRS ECHEANCES INDICES
- Catégorie, Famille - Reconduction - Dates REGLES - FRS - N°, Dates validité - Fournisseur - Type pièce Annuel O/N ECHEANCES Acompte / Solde Dates – État – Quote-part Date recherche indice Totaux Factures Commandes () INDICES - Dates (valeur, parution) - Valeur COMPLEMENTS - Poste de charge - Contrôle écarts hors révision - N° compteur général LIGNES REGLES Critères comptables / analytiques Montants – Méthode TVA - Type ligne (Prestation métiers multiples) Révision (Formule possible) - Dates validité VENTILATIONS METIERS Tantièmes - Montants - Quote-part
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RELEVES DE CONSOMMATION
Gestion des contrats REGLES - Catégorie, Famille - Reconduction - Dates REGLES - FRS - N°, Dates validité - Fournisseur - Type pièce Annuel O/N ECHEANCES Acompte / Solde Dates – État – Quote-part Date recherche indice Totaux Factures Commandes INDICES - Dates (valeur, parution) - Valeur COMPLEMENTS - Poste de charge - Contrôle écarts hors révision - N° compteur général LIGNES REGLES Critères comptables / analytiques Montants – Méthode TVA - Type ligne (Prestation métiers multiples) Révision (Formule possible) - Dates validité VENTILATIONS METIERS Tantièmes - Montants - Quote-part RELEVES DE CONSOMMATION - Classe / Type - Dates validité - Valeurs index COMPTEUR GENERAL - Dates gestion - Fluide - Numéros TRANCHE D’INDEX - Numéro - Dates validité
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RELEVES DE CONSOMMATION
Gestion des contrats REGLES - Catégorie, Famille - Reconduction - Dates ACG-400 Transposition REGLES - FRS - N°, Dates validité - Fournisseur - Type pièce Annuel O/N ECHEANCES Acompte / Solde Dates – État – Quote-part Date recherche indice Totaux Factures Commandes INDICES - Dates (valeur, parution) - Valeur COMPLEMENTS - Poste de charge - Contrôle écarts hors révision - N° compteur général LIGNES REGLES Critères comptables / analytiques Montants – Méthode TVA - Type ligne (Prestation métiers multiples) Révision (Formule possible) - Dates validité VENTILATIONS METIERS Tantièmes - Montants - Quote-part RELEVES DE CONSOMMATION - Classe / Type - Dates validité - Valeurs index COMPTEUR GENERAL - Dates gestion - Fluide - Numéros TRANCHE D’INDEX - Numéro - Dates validité
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Gestion des contrats Saisie d’une facture sur contrat
Après sélection du contrat : la meilleure échéance est proposée automatiquement selon le paramétrage général sélection d’échéances supplémentaires possible Informations modifiables avant proposition : état de l’échéance (solde) montants (HT – TTC – arrondis – quantités – PU) révision (date de recherche d’indice – coefficient) index d’un nouveau relevé ()
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Gestion des contrats Contrôle non bloquant : Création automatique :
écarts sur solde – acompte hors révision Création automatique : relevé de consommation (lien avec la ligne de facture) ventilations métier à la ligne de facture ventilations montant en fonction du type de ligne La facture proposée peut être modifiée ou complétée avant validation
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Gestion de contrats Compteurs généraux
Utilisation d’une base unique des compteurs généraux avec le module des charges Après avoir défini et lié un compteur général à une ligne de contrat d’exploitation, il est possible : d’enregistrer les relevés liés à chaque tranche d’index (changement, périodiques…) de lier le relevé de consommation d’une tranche d’index à une ligne de facture lors de sa création 36
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Gestion des contrats EDI factures
récupération des factures sous forme d’un fichier (format.CSV) de la part d’un fournisseur pour intégration dans le module des pièces ARAVIS fichiers traités pour la V5.10 (dessin d’enregistrement fixe) : DALKIA, EDF étude nécessaire à chaque nouvelle mise en production pour chaque prestataire et chaque adhérent constitution du contrat en fonction des données transmises 37
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... 3 1 2 2 Gestion des contrats Cycle des factures EDI
Factures ARAVIS EDF ... DALKIA Phase GENERATIONÉtape TRANSFERT 3 1 Factures traduites Factures enrichies Phase INTÉGRATION 2 2 Phase GENERATION Étape CONTRÔLE () Phase GENERATION Étape CONTRÔLE Phase GENERATION Étape CONTRÔLE () 38
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Gestion des contrats Synthèse des fonctionnalités existantes Règle :
reconduction copie commentaire base documentaire (+) Règle fournisseur : n° de contrat EDI montants annuels ou pluriannuels (+) méthode d’arrondi des révisions (+) bureautique (+) modification en masse (+)
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Gestion des contrats Ligne de règle : filtre multicritères (+)
type de pièce (+) copies Ligne de règle : type de calcul (montant, PU et quantité) (+) critères comptables / analytiques n° de ligne EDI TVA ou selon l’âge du patrimoine (paramètre général) (+) révision (méthode / indices / date de référence des prix) ventilations métier (tantième – montant – quote-part) type de ligne (métier – prestation multiples) (+) copie
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Gestion des contrats Échéancier : Avenant (+) : pluriannuel (+)
révision sur l’échéance (type / date recherche d’indice), notion de solde (+) totaux factures et commandes liées aide à la constitution : répétition / modification en masse(+) Avenant (+) : révision d’origine de la règle (mêmes informations) échantillon de l’échéancier d’origine de la règle (mêmes informations) quote-part de l’échéancier modifiable
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Gestion des contrats Compteurs généraux : Commande (+) :
définition unique entre les contrats d’exploitation et les charges (+) relevés d’index par tranche d’index lien avec la ligne de règle lien du relevé avec la ligne de facture (tranche d’index unique) Commande (+) : génération automatique des commandes d’un fournisseur / d’un type de règle / d’une règle traitement des nouvelles échéances ou remplacement des commandes non facturées (mise à jour révision)
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Gestion de contrats Facture : proposition de la meilleure échéance (+)
sélection d’une échéance supplémentaire (+) quantité proposée (ligne de règle) PU déduit lien avec la commande de l’échéance (solde manuel de la commande) (+) révision du montant si ligne révisable et échéance d’origine révisable (+) coefficient unique selon la méthode de révision de la ligne de règle re-calcul (selon date) ou modification directe du coefficient de révision TVA selon l’âge du patrimoine au dernier jour de l’échéance (+)
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Gestion de contrats montants accessibles avant proposition (HT – TTC – quantité – PU) ventilation automatique aux montants selon la définition du type de ligne (+) ventilation métier automatique à la ligne de facture modification possible de la facture résultante (montants / ajout de lignes) (+) contrôle d’écart prévisionnel / réel acomptes, soldes contrôle sur marché des montants pluriannuels hors révision (+)
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Espace locataire Mes réclamations
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Espace locataire - Mes réclamations
Consultation des affaires issues de la GRC () Mes réclamations : les réclamations de l’internaute les réclamations en tant que tiers impliqué Les réclamations de mon patrimoine du local jusqu’au groupe Les travaux liés aux affaires du patrimoine Dans la GRC, on indique que le locataire est un internaute
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Espace locataire - Mes réclamations
Liste des affaires (de la plus récente à la moins récente) () N°, date de l’affaire Description et localisation de l’affaire Etat et motif de solde si soldée Consultation du détail d’une affaire Descriptif de l’affaire Actions () relances, rendez-vous, commentaires Travaux ()
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Espace locataire – Mes réclamations
Paramétrages - Engine Nouvelle tâche de type synchro pour l’alimentation des réclamations Paramétrages - Espace Admin Affichage des colonnes O/N () Intitulés de zones Paramétrages - Aravis Paramétrage général () Qualifications des affaires, types de pièces, commentaires autorisés ()
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Espace locataire – Divers
Mail des réclamations Motif de réclamation paramétrable L’ du contact dans l’organisme dépend du motif Inscription des locataires avec nom composé Comparaison du nom dans Aravis et du nom dans l’espace locataire après suppression des caractères spéciaux, des blancs et des tirets
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Site internet
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Site internet () Organisme Equipe projet Outil Réalisation
Bourg Habitat Equipe projet Mme Thévenard (Bourg Habitat) M. Meillon (ACG) M. Dubois (ACG) Outil EZpublish (CMS et Framework) Réalisation Début 01/06/2011- mise en production 15/10/2011
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Autres améliorations
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Autres améliorations Gestion des pièces () Gestion budgétaire ()
Comptabilité générale () Auxiliaire clients ()
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Autres améliorations Clients et contrats () Tarifs ()
Facturation () Charges locatives () SLS GRC
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Gestion des pièces Edition des bons de commande
Envoi par fax / mail et édition papier Mise à jour des coordonnées Gestion des droits () Les grilles tarifaires Gestion des droits Mise à jour automatique des affectations Nombre de décimales dans le calcul des montants ()
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Gestion des pièces Gestion des commandes entretien
Affichage du récupérable () Gestion des factures stocks Initialisation et contrôle du service destinataire
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Gestion budgétaire Duplication du budget à l’identique
Désactivation en masse () Préparation du budget Lancement de la mise à jour des lignes budgétaires Suppression des lignes budgétaires Suppression à l’ouverture du budget ()
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Comptabilité générale
Consultation des comptes () Affichage du compte le plus proche Affichage du compte suivant Initialisation de la date de fin de période Consultation d’un compte tenu en auxiliaire fournisseur Edition du grand livre Edition d’un compte tenu en auxiliaire fournisseur
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Auxiliaire client Provisions pour créances douteuses Facturation
Calcul par comptabilité Automatisation des écritures () Facturation Lettrage des EVF sur la dette
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Clients et contrats Arbre de recherche () Le courrier divers
Recherche d’un tiers dans l’historique Date d’entrée pour les associations Tiers visibles en recherche de base Le courrier divers Entrée fictive et départ fictif () Personne physique ou morale Autres critères ()
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Tarifs Modification du décompte d’un patrimoine
Calcul du tarif loyer () Mémorisation de l’origine de la modification () Mise à jour prix unitaire Mise à jour montant Mise à jour prix unitaire limitée au maxi Suppression décompte…
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Facturation Changement d’affectation des locaux mineurs ()
EVF d’absorption de dettes pour des EVF autres que régularisation () Pré-facturation Nouvelles phases : () génération EVF absorption de dette calcul des factures plans sans facturation
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Charges locatives / SLS / GRC
Suivi des dépenses () SLS Locataires en départ ou dédit validé () Montant prochaine facturation Calcul des catégories de ménage et revenus imposables GRC Intégration de la bureautique Open Office
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Annonces 5.20
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Annonces 5.20 PPS Espace locataire : paiement caisse d’épargne
Statistiques DIS accueil et gestion sociale Alimentation en masse des valeurs techniques Gestion du 408
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Annonces 5.20 Règlementaire Compléments Remise en ordre des loyers
Indicateurs CUS Réforme de la demande : saisie de la demande complétude de la demande Compléments Compléments dans l’auxiliaire clients Compléments dans les contrats Finalisation EDI facture dans les contrats
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ECRANS
68
Arbre de recherche
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Entrée et départ fictif
70
Autres critères
71
Calcul du tarif
72
Mémorisation origine modif
73
Changement d’affectation
74
Nouvelles phases
75
EVF D’absorption
76
Suivi des dépenses
77
SLS
78
Calcul catégorie de ménage
79
Droits coordonnées
80
Grille tarifaire
81
Commande entretien
82
Prospects fonciers
83
Consultation des comptes
84
Automatisation des écritures
85
Postes budgétaires
86
Préparation
87
Paramètrage auxiliaire clients
88
Modifier Affaire – E1
89
Mes réclamations - Liste E2
90
Mes réclamations – détails Actions E3
91
Mes réclamations – détails Travaux E4
92
Mes réclamations Paramétrages ARAVIS géneral E5
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Distribution des qualifications autorisées pour l’espace locataire – E6
94
Distribution des commentaires autorisés – E7
95
Distribution des types de pièces pour l’espace locataire – E8
96
Mes réclamations – E9
97
Demande de logement LAD
98
Dispatching
99
Dispatch dernière réception
100
Traitement dispatch avec contrat
101
Dispatching différences contractants
102
FCR icônes
103
FCR contrôle existence
104
FCR modifications
105
FCR envoi
106
FCR création dans ARAVIS
107
FCR mise à jour dans ARAVIS
108
FCR navigateur
109
Suivi d’opération : caution
110
Suivi d’opération : édition montants nuls et mémoire
111
Suivi d’opération : filtre programme
112
Suivi d’opération : planning création
113
Suivi d’opération : planning historique 1
114
Suivi d’opération : planning historique 2
115
Suivi d’opération : planning historique 3
116
Suivi d’opération : planning Gantt 1
117
Suivi d’opération : planning Gantt 2
118
Suivi d’opération : planning besoin de financement1
119
Suivi d’opération : planning besoin de financement 2
120
Suivi d’opération : planning besoin de financement 4
121
Suivi d’opération : planning besoin de financement 3
122
Suivi d’opération : planning besoin de financement 5
123
Suivi d’opération : planning besoin de financement 6
124
Copie de règle paramétrée
124
125
Modification en masse 125
126
Modification en masse dates
126
127
Base documentaire 127
128
Base documentaire détail
128
129
Commentaire 129
130
Statistiques accords collectifs
130
131
Statistiques accords collectifs 2
131
132
Statistiques Paramètre 1
132
133
Statistiques Paramètre 2
133
134
Statistiques Paramètre 3
134
135
Statistique Attribution 1
136
Statistique Report
137
Masse Import
138
Masse Paramètre
139
Masse Intégration
140
Masse intégration
141
Contrat Règle Frs
142
Contrats Echéancier
143
Contrats Facture 1
144
Contrat Facture 2
145
Contrat EDI 1
146
Contrat EDI 2
147
Contrat EDI 3
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