Les achats en 10 heures Ch. Villenave.

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1 Les achats en 10 heures Ch. Villenave

2 Les achats en 10 heures Feriez-vous le pas ?
Objectif : sensibiliser au métier Eléments clés & quelques survols Structure Introduction Objectifs Activités Métier Réflexion sur un exemple de négociation Le processus achat Mise en application Conclusion Feriez-vous le pas ?

3 Introduction

4 Objectifs des achats Obtenir le meilleur ensemble coût / qualité / délai Coût total : prix, coût de l’après-vente, coûts logistiques, coûts de conception, etc. Maîtriser les risques et les opportunités fournisseurs Risques : défaillance opérationnelle, défaillance financière, concurrents plus performants Opportunités : nouvelle technologie, capacité disponible, compétence Maîtriser : contrat, veille, actions de développement fournisseur, de re-sourcing, etc. Introduction

5 Activités Activités amont Cœur du processus achat
Assister à l’expression des besoins Veiller et analyser les marchés Définir la stratégie d’achat Cœur du processus achat Sourcer Consulter Négocier Contractualiser Introduction Activités aval Suivre les perfor-mances et réagir

6 Métier : Compétences & aptitudes
Analyse fonctionnelle Marketing industriel Analyse de risque Analyse de coût Techniques de négociation Droit des affaires Connaissances techniques dans le domaine acheté Aptitudes Présentation écrite et orale Comportements de négociation Communication interpersonnelle (psychologie ?) Ténacité, solidité, résistance au stress Curiosité Equilibre organisation / flexibilité Introduction Equilibre technique / personne

7 Importance de la communication Place des achats
Influence(s) Payeur Contrôleur Client interne Introduction Acheteur Le « centre d’achat »

8 Importance de la communication Perception des achats (1/2)
Avez-vous fait les plans de votre maison ? L’avez-vous construite vous-même ? Mesurez-vous les rejets de déchets de votre famille ? Gérez-vous vos stocks de farine, de sucre ou d’huile par un point de commande ou un MRP ? Quel système avez-vous mis en place pour mesurer la satisfaction des clients du processus « accueil invités » ? Gérez-vous vos finances en utilisant un plan comptable ? Par ailleurs, Avez-vous déjà acheté quelque chose ? Introduction Tout le monde sait faire …

9 Importance de la communication Perception des achats (2/2)
Un acte administratif Un processus associant fournisseur/prestataire et l’entreprise pour créer et partager des richesses Introduction Une négociation permettant d’obtenir de bonnes conditions Des études de marché pour obtenir le meilleur ensemble coût / qualité / délai Maturités habituelles : 2 – 3

10 Conclusion : Conduite de business
Prix de vente fixés par les marchés Pression concurrentielle Introduction Pression actionnaires Achats : fonction stratégique Ressources spécifiques

11 Réflexion sur un exemple de négociation

12 Thème de la réflexion : Négociation d’embauche
Qu’est-ce que réussir ? => Atteindre un objectif Comment exprimer l’objectif ? 1) sous forme de variables de négociation 2) pour chacune d’elles, en spécifiant un idéal, une situation réaliste, une position de retraite Comment construire l’objectif ? 1) en tenant compte de ce que l’on veut, le «besoin» (qui nous est propre, «interne») 2) en tenant compte de ce qui peut être obtenu, le «marché» (qui dépend des concurrents, de la conjoncture, «externe») Réflexion sur un exemple de négociation Il faut déterminer précisément les objectifs avant la négociation.

13 Négociation d’embauche Objectif (1/3)
Expression de l’objectif Réflexion sur un exemple de négociation

14 Négociation d’embauche Objectif (2/3)
Valorisation de l’objectif Besoin Marché Réflexion sur un exemple de négociation Suis-je (réellement) sous pression ? Ai-je complètement choisi mon orientation : métier, secteur ? Suis-je (réellement) mobile ? Quel est le meilleur salaire jamais obtenu par un sortant de l’ENI-T en 1er emploi, en général, et dans une situation comparable à la mienne ? Quel est le salaire moyen ? Quel est le pire ? Est-on en situation de croissance ou de récession ? L’entreprise que je vise est-elle en expansion ? Quels sont les taux de placement des écoles actuellement ? Que dit la presse (courrier cadre, usine nouvelle, etc.) ?

15 Négociation d’embauche Objectif (3/3)
On remplit : Réflexion sur un exemple de négociation

16 Conclusion de l’exemple : Le processus à l’envers
Réussir Utiliser des outils Réflexion sur un exemple de négociation Définir un objectif Exprimer un besoin Etudier l’environnement Remettons-le à l’endroit

17 Le processus achat

18 Approche globale Processus achat
Exprimer le besoin Savoir ce que l’on veut Confirmer que c’est nécessaire, confirmer que nos clients y trouvent un intérêt INFLUENCER les clients internes (dimension marketing) Analyser le marché Savoir ce qui est disponible Connaître la situation concurrentielle, connaître les opportunités et les risques INFLUENCER les marchés (dimension marketing Choisir la stratégie Prendre des décisions clés Tenir compte des deux aspects (besoin et marché) Revoir régulièrement Déployer la stratégie Sourcing Négociation, Contractualisation Suivi

19 Expression du besoin Contre-exemples
Conséquences : Synthèse : Le tour de la question n’est pas fait Des évolutions sont survenues Le tour de la question est fait mais le cahier des charges n’est pas complet Une solution technique est privilégiée, alors que d’autres existent, totalement satisfaisantes Besoin non satisfait Le processus achat Caractéristiques inutiles Moins de choix Moins de poids en négociation Plus de dépendance vis à vis d’une solution / d’un fournisseur

20 Approche d’expression du besoin Idée
Utilisation des principes de l’analyse fonctionnelle Identifier les acteurs 1 Le processus achat Identifier le cycle de vie du produit acheté 2 Pour chaque phase : Identifier l’environnement du produit acheté 3.1 Identifier les fonctions – relations du produit avec les éléments de l’environnement 3.2 Pour chaque fonction : Spécifier : la grandeur mesurable, la procédure de mesure, la valeur, la tolérance, la flexibilité 3.3.1

21 Approche d’expression du besoin Déroulement
1 Identifier les acteurs Recensement des acteurs et analyse des influences Le processus achat Achat Influences positives, supports Influences négatives, oppositions Directeur achats Directeur Financier Chef de ligne Responsable de maintenance Responsable qualité Responsable de production

22 Approche d’expression du besoin Déroulement
1 Identifier les acteurs Identifier des personnes Identifier leur positionnement : pour ou contre ? Travailler les oppositions Ecoute active : gestion du changement Le processus achat temps motivation Refus, déni Colère Marchandage Tristesse Acceptation Engagement Ecoute active : Pourquoi ? Repêchage : Comment ? Argumentation (seulement si nécessaire)

23 Approche d’expression du besoin Déroulement
2 Identifier le cycle de vie du produit acheté Différentes phases d’utilisation Exemple : vidéo-projecteur Transport Utilisation Maintenance Le processus achat

24 Approche d’expression du besoin Déroulement
3.1 Pour chaque phase, identifier l’environnement du produit acheté Exemple : vidéo-projecteur Le processus achat Vidéo-projecteur Porteur Bagages Coffres véhicules Coffres avions Bagagistes Phase de transport Vidéo-projecteur Orateur Public Salle (dimensions) Surface écran Salle (luminosité) Alimentation électrique Phase d’utilisation

25 Approche d’expression du besoin Déroulement
3.2 Pour chaque phase, identifier les fonctions Fonction : relation du produit avec un ou plusieurs éléments de son environnement Le processus achat Vidéo-projecteur Orateur Public Salle (dimensions) Surface écran Salle (luminosité) Alimentation électrique Permettre au public d’entendre l’orateur (bruit) Permettre au public de voir loin (zoom) S’adapter aux différents standards F, UK, CH, US Permettre au public de voir dans une salle normalement éclairée (luminosité, contraste)

26 Approche d’expression du besoin Déroulement
3.3.1 Spécifier chaque fonction Grandeur mesurable Exemple : luminance Procédure de mesure Spectrophotométrie (mesure à 3m) Valeur 3000 lumens Tolérance + 500/- 0 : en dessous de 3000, dégradation du confort visuel, en dessus de 3500, inutile (impact poids, énergie, consommables) Flexibilité F0 : non négociable Le processus achat

27 Exemple d’expression du besoin Vidéo-projecteur pour formateur
Le processus achat

28 Remarques Intérêts et limites de l’approche
Lourdeur de l’approche, quand elle est développée de façon systématique : nécessité de s’adapter aux enjeux du dossier Intérêt de l’approche, même lourde, pour identifier tous les enjeux de l’achat Exemple équipement aéronautique : achats USD, export licences, documentations spécifiques, etc. Importance de la maturité des clients Maturité forte : imprimantes Maturité faible : téléphones mobiles Phénomène culturel : aspirateurs Le processus achat

29 Ce qu’il faut retenir Fonction Solution Paramètres ouverts
Paramètres figés Obligation de moyens « vous devez mettre ça en place » Fonction Paramètres ouverts Obligation de résultats « vous devez atteindre ce résultat » Le processus achat Equilibre entre ce qui est souhaitable et ce qui est possible

30 Analyse de marché Le modèle « 5 forces » - M. Porter
Eléments favorisant les fournisseurs : Faible nombre de fournisseurs, Marques fortes Produits très différenciés, Coûts de changement hauts Situation de pénurie Questions : Qui sont-ils : énergie, matière, autre ? Qui est en position de force ? Quelles influences exercent les dominants ? Questions : Qui sont-ils ? Quelles sont leurs caractéristiques (e.g. marché Chine, Inde, Europe Est) Quelles sont les barrières à l’entrée : investissements, tickets d’entrée, brevets, normes,barrières techniques, etc. Quelles réactions à attendre des fournisseurs en place ? Nouveaux entrants Le processus achat Marchés fournisseurs Marchés clients Structure du marché Eléments favorisant les clients : Niveau de concentration des clients (e.g. grande distribution : clients peu nombreux faisant face à des fournisseurs multiples) Degré de standardisation des produits, existence de produits de substitution, Coûts de changement bas Questions : Qui sont-ils : mes concurrents directs, autres secteurs ? Qui est en position de force ? Quelles influences exercent les dominants ? Substitu-tions Produits différents répondant à un même besoin (e.g. : vs. courrier, mp3 vs. disque) Questions : Quels sont-ils ? Quand seront-ils opérationnels ? Quelles conséquences pour le marché actuel ?

31 Analyse de marché Exemple d’application
Transport routier national, gros volumes / au départ du et vers le département 65 Pas de nouvel entrant identifié, même après ouverture européenne Le processus achat Clients : Région moyennement industrialisée, secteurs : Aéronautique Agro-alimentaire Electronique Métallurgie Trajets locaux = 85% de la demande 9 fournisseurs dans le 65 Grands acteurs : Gefco, Deluc, Barcos, PLK PME : Barracou, Lataste, Ovalie Entreprises familiales : Ayala Montage Airbus : SNAT Non présents sur le 65 : Daher, Norbert Dantressangle, autres grands acteurs Impacts : Prix du pétrole Salaires conducteurs Normes environnementales Normes de sécurité Pas de substitution possible par ferroutage, maritime, aérien

32 Structure d’un marché Marketing industriel
Condition pour le développement d’une entreprise : la différentiation 3 principaux types de différentiation Le prix L’innovation Le service spécifique Le processus achat

33 Stratégie d’achat : matrice de P. Kraljic – principe
Difficultés liées au marché : marché monopolistique ou oligopolistique, ruptures ou difficultés d’approvisionnement, instabilité, etc. Criticité de l’achat : enjeu financier, impact sur performance produit, perception par le client, investissements associés, etc. Le processus achat

34 La matrice de P. Kraljic Exemples
Difficultés liées au marché : marché monopolistique ou oligopolistique, ruptures ou difficultés d’approvisionnement, instabilité, etc. Criticité de l’achat : enjeu financier, impact sur performance produit, perception par le client, investissements associés, etc. Prestations d’assistance technique pour le bureau d’étude Criticité forte : enjeu financier fort (3 MEUR), impact produit limité, perception client forte (livraison des plans et dossiers), impact nul sur investissements associés Marché facile : marché ouvert, changement facile Politique achat : 10 fournisseurs, politique de renouvellement forte (salons, sourcing, appels d’offres, réponse aux sollicitations fournisseurs), contrats cadres mais pas d’engagement de volume Maintenance des équipements de production Criticité forte : enjeu financier fort (1,5 MEUR), impact produit limité, perception client forte (délais de livraison), impact important sur investissements associés (ressources internes) Marché difficile : marché ouvert mais changement très compliqué (reprise personnel) Politique achat : choix make or buy (buy sur critère de compétences), appel d’offre pour choix d’1 fournisseur, contrat 3+2ans incluant plan de progrès commun Le processus achat Matériel informatique standard Criticité faible : enjeu financier faible (125 postes x 800 EUR : 100kEUR), impact produit nul, perception client nulle, impact nul sur investissements associés Marché facile : marché ouvert, changement facile Politique achat : 1 fournisseur, contrat de services (échanges std, délais d’intervention, suivis du parc) Formation des pilotes Criticité faible : enjeu financier faible (20 x 5000 = 100kEUR), impact produit limité, perception client certes importante, impact nul sur investissements associés Marché difficile : 1 acteur sur le marché, 1 autre potentiel mais non intéressé Politique achat : choix make or buy (buy sur critère économique) développement d’un fournisseur – formation des personnels d’une structure existante, contrat 3 ans mini, pas d’exclusivité

35 La matrice de P. Kraljic Synthèse
Difficultés liées au marché : marché monopolistique ou oligopolistique, ruptures ou difficultés d’approvisionnement, instabilité, etc. Criticité de l’achat : enjeu financier, impact sur performance produit, perception par le client, investissements associés, etc. Enjeu fort, faible risque marché Mot d’ordre : utiliser la compétition Leviers : sourcing et mise en compétition régulière, enchères Enjeu fort, risque marché élevé Mot d’ordre : travailler la relation fournisseur Leviers : partenariats, co-développements, co-investissements, recherche du long terme Le processus achat Faible enjeu, faible risque marché Mot d’ordre : trouver une solution qui fonctionne et la laisser fonctionner Leviers : optimisation du processus, rationalisation des achats et du panel fournisseur, contrats plutôt longs, services additionnels Faible enjeu, risque marché élevé Mot d’ordre : se couvrir Leviers : stockages, recours à des centrales d’achats, recours à contrats cadres groupe, contrats longs, développement de sources alternatives, recherches de substitutions au produit,

36 Expression de la stratégie Différentes décisions
Décisions / contrats Engagements : prix et conditions, exclusivité, volume, proportion de consommation Durée Décisions / fournisseurs Nombre de fournisseurs qualifiés Nombre de fournisseurs actifs Politique de compétition : taux de renouvellement Politique de sourcing Politique de développement de nouvelles sources Politique low cost Le processus achat Décisions Décisions / produits Recherche de substitutions Recherche de standard Ajustement des performances Analyse de la valeur (co)développements nouveaux produits

37 Expression de la stratégie Exemple (1/2)
Métrologie des équipements de contrôle Situation de départ 1 fournisseur historique (9 ans) Contrats de 3 ans Forfait global, augmentation régulière de 10% à chaque renouvellement, 90kEUR en 2006 Analyse du besoin Recensement / inventaire de tous les équipements (écarts / annexe du contrat) Vérification des exigences normatives, constructeurs : découverte de flexibilité pour les fréquences de contrôles de certains équipements Reconsidération des exigences : délai de 5 jours (non respecté) => délai de 10 jours (gérable car gestion de parc) Ajout de services complémentaires : archivage des PV de contrôle, gestion de la base de données Estimation du coût de changement du prestataire : bas Analyse du marché Marché quasiment mûr, 3 acteurs majeurs après dernières réorganisations, tous présents dans le secteur aéronautiques, tous qualifiés Airbus Compétition assez rude, basée sur prix et services Offres basées sur des prix unitaires par type d’équipement Périodes de garanties après réparations plus longues que dans notre contrat existant Le processus achat

38 Expression de la stratégie Exemple (2/2)
Mot d’ordre S’appuyer sur la compétition du marché Objectifs Démarrage nouveau contrat au 01/01/07 Réduction du coût total du contrôle et des prestations associées de 30% Décisions stratégiques Remise en concurrence par appel d’offre Choix d’un seul prestataire mais réduction de la durée contractuelle de 3 à 1 an et remise en concurrence tous les ans Pas d’engagement d’exclusivité : possibilité à tout moment de conclure un autre contrat en parallèle et de transférer de la charge. Changement de la forme des conditions de prix : du forfait au prix unitaire Résultats Démarrage contrat au 01/02/07 Prestataire historique retenu Réduction du prix de 30% ; en plus : temps gagné sur prestations reprises par le prestataire Le processus achat

39 Déploiement de la stratégie
Recherche et sélection des fournisseurs Le profil dépend de la stratégie Les éléments du profil n’ont pas la même importance selon le type de stratégie retenu Exemple : analyse financière Une analogie toute personnelle … Négociation Les variables de négociation ont également des importances différentes selon le type de stratégie retenu Les comportements de négociation sont également différents : position de force ou profil bas ? Eléments du contrat Les éléments du contrat matérialisent les points précédents, ils sont donc soumis aux mêmes phénomènes Organisation / acheteurs Les comportements sont également différents : les acheteurs peuvent être plus ou moins adaptés à une stratégie selon leur individualités Le processus achat

40 Sourcing Identification et sélection
Places de marché Salons, foires Le processus achat Bureaux d’achat, prestataires Sourcing Etudes de marché Mailings, « RFI » Benchmarking

41 Consultation et sélection Appels d’offres et enchères
RFI “Request for information” Filtrer les erreurs de casting ou les non intéressés Le processus achat RFP “Request for proposal” Sélectionner les réellement intéressés, valider leur capabilité et commencer les évaluations RFQ “Request for quotation” Comparer finement, et choisir Option : l’enchère Déterminer le gagnant, dans un cas de concurrence simple et précise

42 Les négociations d’achat
Un processus Préparation Action Réaction Des techniques Des comportements Le processus achat

43 Les négociations d’achat Le processus
Un processus Préparation Définition des “variables de négociation” (e.g. embauche) Définition objectifs : idéal, réaliste, retraite Collecte d’informations (normalement ok si expression du besoin et analyse de marchés faites correctement) Organisation Briefing de l’équipe Décision go / no go Action Ouverture, test, mouvements, conclusion Réaction Atteinte des objectifs ? Nécessité de remettre en jeu ? Matérialisation des résultats : le compte-rendu Le processus achat

44 Les négociations d’achat Quelques techniques
Phase d’action Techniques à employer en fonction de la stratégie choisie (et du profil de négociation correspondant) Quelques exemples : Légo : construire petit à petit Réseau : tout est lié Disque rayé : tant qu’on a pas statué Scénario : et si … Validation : il faut que j’en parle à ma hiérarchie Stop : remettre à plus tard Etc. Le processus achat

45 Les négociations d’achat Les comportements
Phase d’action L’utilisation des émotions : Le terrain humain : influence réelle des personnalités Silence : l’outil indispensable La connaissance de l’autre : Techniques de PNL “Programmation Neuro Linguistique” Les sens Les priorités : les endroits, les personnes, les résultats (les choses), les actions Paramètres géographiques : religion, politique, financier/fiscal, culturel Le processus achat

46 Résultat d’une négociation Le contrat
Chaque partie est persuadée qu’elle aurait pu obtenir plus Résultat d’une négociation (2) Seuls les écrits restent Négociation incomplète : Un paramètre restant à définir est une source de litige Nécessité absolue de figer dans un cadre contractuel tout ce qui a été convenu (et seulement ce qui a été convenu) Le processus achat

47 Résultat d’une négociation Le contrat
Préambule Annexes techniques Objet Durée Prix Conditions Plan d’assurance qualité Le processus achat Obligations Responsa-bilités Annexes logistiques Evolution, révisions Reconduction Terminaison Etc. Gestion des litiges Cadre légal Propriété intellectuelle Confiden-tialité Clauses de performance Etc.

48 Suivi : L’exécution du contrat
Le fournisseur respecte-t-il ses engagements ? Est-il stable, en amélioration ou en dégradation? Qu’est-il nécessaire de faire (de notre côté, du sien) pour améliorer la performance ? Le processus achat Logistique A B C D Qualité A B C D Commercial A B C D Support client A B C D Capabilité technique A B C D Faire simple Valider ses résultats avec le fournisseur avant de les utiliser Suivre les actions quand on les demande Réaliser ses propres actions CE QUI N’EST PAS MESURE N’EST PAS FAIT

49 Développement fournisseur
Apporter Des connaissances Des ressources (ingénieurs, qualiticiens, logisticiens, acheteurs, etc.) Des conditions (accès aux contrats) Des financements Des structures de pilotage Le processus achat

50 Mise en application

51 Conclusion

52 Conclusions Etapes stratégiques
On n’en fait jamais autant que l’on voudrait en faire Génératrices des résultats les plus importants Esprit « boîte à outils » plus qu’ « approche systématique » Conclusion

53 Merci Au cas où :