Le point sur les activités de surveillance financière des organismes subventionnaires fédéraux Congrès annuel de l’ACPAU – le 19 juin 2006 Germain Tremblay,

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1 Le point sur les activités de surveillance financière des organismes subventionnaires fédéraux Congrès annuel de l’ACPAU – le 19 juin 2006 Germain Tremblay, directeur de la Division des finances et de l’administration des octrois, CRSNG/CRSH Isabelle Beauvais, gestionnaire, Administration financière, subventions et bourses, IRSC

2 Sommaire Responsabilités des partenaires Responsabilités des partenaires Aperçu de l’examen de la surveillance financière Aperçu de l’examen de la surveillance financière –Préparation –Sur place –Après l’examen (suivi) –Résolution des violations aux politiques de l’organisme Cas courants de questions relatives à la non-conformité Cas courants de questions relatives à la non-conformité Programme de financement des coûts indirects Programme de financement des coûts indirects Guide d’évaluation Guide d’évaluation

3 Énoncé de mission Nous nous engageons à faire preuve de transparence et d’équité dans tous nos processus de prise de décisions et de fonctionnement. Nous avons toujours accordé une importance considérable à la reddition de comptes publics concernant l’utilisation de nos fonds.. Nous nous engageons à faire preuve de transparence et d’équité dans tous nos processus de prise de décisions et de fonctionnement. Nous avons toujours accordé une importance considérable à la reddition de comptes publics concernant l’utilisation de nos fonds.. Nous nous engageons à travailler en étroite collaboration avec les établissements à tous les aspects de la gestion des fonds publics. Nous nous engageons à travailler en étroite collaboration avec les établissements à tous les aspects de la gestion des fonds publics.

4 Investir dans la recherche Le gouvernement fédéral investit plus de 2 milliards de dollars en recherche dans les établissements à la grandeur du pays par l’intermédiaire des organismes subventionnaires. Le gouvernement fédéral investit plus de 2 milliards de dollars en recherche dans les établissements à la grandeur du pays par l’intermédiaire des organismes subventionnaires. Ces fonds publics sont attribués aux chercheurs au moyen de subventions et aux étudiants et aux stagiaires postdoctoraux au moyen de bourses. Ces fonds publics sont attribués aux chercheurs au moyen de subventions et aux étudiants et aux stagiaires postdoctoraux au moyen de bourses.

5 Responsabilités des organismes subventionnaires Fournir aux établissements et aux chercheurs des lignes directrices claires en ce qui concerne l’administration financière des fonds de l’organisme. Fournir aux établissements et aux chercheurs des lignes directrices claires en ce qui concerne l’administration financière des fonds de l’organisme. Mener des examens de surveillance financière afin d’évaluer le cadre de contrôle en place dans les établissements. Mener des examens de surveillance financière afin d’évaluer le cadre de contrôle en place dans les établissements.

6 Pourquoi effectuer des examens de surveillance financière? Responsable des fonds publics Responsable des fonds publics –Veiller à ce que les fonds soient bien gérés et utilisés de manière efficace et rentable et dans le meilleur intérêt de la recherche financée par les subventions et les bourses. –S’assurer que les établissements ont mis en place des politiques, des contrôles et des systèmes efficaces. –S’assurer que les fonds sont utilisés conformément aux politiques et aux règlements des organismes et des établissements.

7 Méthode d’examen de surveillance Reconnaissance des partenariats dans la gestion des fonds publics Reconnaissance des partenariats dans la gestion des fonds publics –Mise à contribution des établissements à chaque étape de l’examen –Examens conjoints (IRSC, CRSNG, CRSH) –Objectifs et buts clairs –Visites qui mettent l’accent sur : le partage de l’informationle partage de l’information les conseilsles conseils la valeur ajoutéela valeur ajoutée

8 Examen de surveillance financière Nos objectifs Nos objectifs –Examiner la pertinence et l’efficacité des politiques, des contrôles et des systèmes en place. –Examiner les dépenses pour s’assurer que les fonds sont utilisés comme convenu et conformément aux règles pertinentes. –Faire en sorte que les chercheurs disposent des outils appropriés pour gérer les fonds obtenus des organismes subventionnaires. –Échanger et diffuser l’information et les attentes.

9 Examen de la surveillance financière – Phase I Planification Planification –Connaissance des clients Examiner l’environnement de contrôle de l’établissementExaminer l’environnement de contrôle de l’établissement Examiner les politiques, les systèmes et les contrôlesExaminer les politiques, les systèmes et les contrôles Évaluation des risquesÉvaluation des risques –Sélectionner un nombre de comptes et de transactions

10 Examen de surveillance financière – Phase II Sur place (visite d’une semaine) Sur place (visite d’une semaine) –Tenir une séance d’introduction –Examiner les transactions sélectionnées –Assurer un suivi auprès des chercheurs et du personnel de l’établissement, au besoin –Rencontrer les employés clés concernés (notamment les boursiers, les titulaires de subventions et les administrateurs) –Organiser une séance d’information –Tenir une séance de breffage finale

11 Examen de surveillance financière – Phase III Après l’examen Après l’examen –Assurer le suivi des transactions non résolues –Diffusion des résultats : au Comité de gestionau Comité de gestion aux comités consultatifsaux comités consultatifs au personnel responsable des programmesau personnel responsable des programmes –Rapport préliminaire Obtenir les commentaires de l’établissementObtenir les commentaires de l’établissement –Fournir un rapport final

12 Nos attentes Maintien de la collaboration pour régler les transactions non résolues. Maintien de la collaboration pour régler les transactions non résolues. Participation active de la haute direction. Participation active de la haute direction. Engagement à prendre les mesures correctives recommandées dans un délai raisonnable. Engagement à prendre les mesures correctives recommandées dans un délai raisonnable. Obtention de l’information concernant le délai de mise en œuvre. Obtention de l’information concernant le délai de mise en œuvre. Mise en œuvre des mesures correctives selon le délai prévu. Mise en œuvre des mesures correctives selon le délai prévu. Compte-rendu de la mise en œuvre des mesures si elles sont adoptées en dehors du délai prévu. Compte-rendu de la mise en œuvre des mesures si elles sont adoptées en dehors du délai prévu.

13 Résolution des violations des politiques de l’organisme Contourner les règles (mauvaise interprétation) Contourner les règles (mauvaise interprétation) –Remboursement Mauvaise gestion systématique Mauvaise gestion systématique –Bloquer les fonds ou fermer les comptes –Comité d’intégrité scientifique et professionnelle Utilisation frauduleuse Utilisation frauduleuse –Autorités juridiques

14 Défis communs Certificat garantissant l’éthique de la recherche (utilisant des sujets humains, des animaux) Certificat garantissant l’éthique de la recherche (utilisant des sujets humains, des animaux) –Les fonds sont versés avant qu’on ait obtenu une approbation de principe des comités d’éthique appropriés (comité d’éthique de la recherche, CPA). –Les processus pour l’examen annuel de la recherche en cours sont inexistants ou insuffisants. La recherche utilisant des sujets humains ou des animaux ne peut pas être menée sans une attestation appropriée continue. La recherche utilisant des sujets humains ou des animaux ne peut pas être menée sans une attestation appropriée continue.

15 Défis communs Manque de pièce justificatives suffisantes à l’appui des frais de déplacement Manque de pièce justificatives suffisantes à l’appui des frais de déplacement –motifs du voyage –récépissé d’inscription ou programme officiel de la conférence Cette information est requise afin d’évaluer l’admissibilité, la pertinence et le caractère raisonnable des dépenses. Cette information est requise afin d’évaluer l’admissibilité, la pertinence et le caractère raisonnable des dépenses.

16 Défis communs La signature d’un supérieur (1/1) pour les frais de déplacement La signature d’un supérieur (1/1) pour les frais de déplacement –La signature d’un supérieur (1/1) manque. –Le chercheur principal autorise le remboursement des frais de déplacement des chercheurs invités. –Le chercheur principal autorise le remboursement des frais de déplacement des chercheurs invités. La signature d’un supérieur (1/1) est exigée pour attester de la pertinence de la dépense pour la recherche. La signature d’un supérieur (1/1) est exigée pour attester de la pertinence de la dépense pour la recherche.

17 Défis communs Délégation du pouvoir de signature Délégation du pouvoir de signature –Doit être fournie par écrit par le titulaire d’une subvention Ce document est requis pour faire en sorte que seuls le chercheur principal ou son mandataire puissent approuver les dépenses. Ce document est requis pour faire en sorte que seuls le chercheur principal ou son mandataire puissent approuver les dépenses.

18 Défis communs Outils et instruments de recherche (CRSNG seulement) Outils et instruments de recherche (CRSNG seulement) –Aucun contrôle pour vérifier que l’appareillage pour lequel une subvention est accordée correspond à l’appareillage acheté. Il est essentiel que les établissements mettent en œuvre un mécanisme qui permet de vérifier si l’organisme subventionnaire a donné son accord au préalable pour l’achat d’un type d’appareillage qui diffère de celui pour lequel l’organisme a accordé une subvention. Il est essentiel que les établissements mettent en œuvre un mécanisme qui permet de vérifier si l’organisme subventionnaire a donné son accord au préalable pour l’achat d’un type d’appareillage qui diffère de celui pour lequel l’organisme a accordé une subvention.

19 Programme de financement des coûts indirects Une méthode de contrôle est en cours d’élaboration Une méthode de contrôle est en cours d’élaboration –Les établissements seront sélectionnés en fonction des montants reçus et du risque. Les visites seront effectuées séparément et ne feront pas partie des visites de surveillance financière Les visites seront effectuées séparément et ne feront pas partie des visites de surveillance financière –visites de trois ou quatre établissements par année

20 Guide d’évaluation Objectif : Objectif : –Élaborer un outil pour aider les organismes à évaluer le cadre de contrôle des établissements et permettre aux établissements de faire une autoévaluation. L’initiative est menée en collaboration avec les établissements par l’intermédiaire de l’ACARU et de l’ACPAU. L’initiative est menée en collaboration avec les établissements par l’intermédiaire de l’ACARU et de l’ACPAU.

21 Guide d’évaluation Un groupe de travail a été formé pour examiner la version préliminaire du guide Un groupe de travail a été formé pour examiner la version préliminaire du guide –Réunion tenue à Vancouver le 7 mai –Consensus atteint –Mise à jour de la version préliminaire du guide, qui est remise au groupe de travail afin que les membres puissent formuler leurs derniers commentaires Prochaines étapes Prochaines étapes –Envoyer la version préliminaire du guide à tous les responsables des subventions de recherche (RSR) et les responsables des finances (RF) à titre de renseignement d’ici la fin de juin 2006 –Commencer à se servir du guide en septembre 2006

22 Personnes-ressources CRSNG et CRSH CRSNG et CRSH –Carole Crête-Robidoux, gestionnaire, Surveillance financière carole.crete-robidoux@crsng.ca ou @crsh.ca carole.crete-robidoux@crsng.ca –Rita Carrière, gestionnaire, Administration des octrois rita.carriere@crsng.ca ou rita.carriere@crsh.ca rita.carriere@crsh.ca IRSC IRSC –Isabelle Beauvais, gestionnaire, Administration financière, subventions et bourses ibeauvais@cihr-irsc.gc.ca ibeauvais@cihr-irsc.gc.ca

23 Questions