Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma
un Progiciel de Gestion Intégré en ligne pour le réseau CUMA Formation Comptabilité – Jour 1 Session de formation 1

Programme des 3 jours Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Jour 1: Ergonomie générale Liste des adhérents, administrateurs Immobilisations Facturation Jour 2 : Interrogation comptable Saisie d’écritures comptables (achat, règlement…) Emprunts Jour 3 : Comptabilité analytique Déclaration Tva Opérations de clôture de fin d’année Encaissement / décaissement Capital social 2

Pourquoi ? Continuer à proposer aux CUMA un logiciel professsionnel adapté à leurs spécificités Capital social, analytique par matériel, éditions légales HCCA, modalités de facturation particulières… Avec de nouvelles fonctionnalités : stock, paye… Permettre aux fédérations de disposer d’une base de données à jour sur leurs CUMA Données techniques, économiques, fichiers adresses… Accès direct aux données comptables même si saisie effectuée hors réseau Outils d’animation au quotidien, en plus de l’exploitation statistiques

PGI : Progiciels de Gestion Intégrés
Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma PGI : Progiciels de Gestion Intégrés Base de données unique centralisée et hébergée : sécurité, sauvegarde, maintenance, … Mise en réseau des différents « métiers » de l’entreprise Modulaire : modules indépendants entre eux tout en partageant une base de données unique et commune. Système de « workflow » (« flux de travail ») Une donnée entrée dans le système d'information est propagée dans tous les modules du système qui en ont besoin

Le PGI : un outil en ligne Fédérations Centre comptables Accès sécurisé avec identifiant unique et mot de passe pour chaque utilisateur. Nationale, Régionales, Départementales, AGC Cuma Administrateurs, Salariés, Responsables, Connexions Internet Droits d’accès personnalisés en fonction des profils Personnel nomade comptables

Les + pour les CUMA Disposer d’un outil moderne et performant et toutes les richesses du web (ex: mise à jour automatique, cartographie…) Nouvelles fonctionnalités : guide de gestion, tableau analytique dynamique, historisation tarif de vente, gestion des stocks… Possibilité de mise en place au niveau régional ou national d’une liste des achats récents des CUMA A terme avec un portail web sécurisé: possibilité de suivi du dossier même quand il est traité par le centre comptable

Les + pour les CUMA Sécurité avec sauvegarde automatique Pas d'installation avec envoi de CD, pas de problème de compatibilité Dépannage par téléphone facilité : le comptable voit la même chose que le trésorier et peut agir directement sur le dossier Possibilité d'avoir plusieurs responsables de cuma pour suivre le dossier (compta, règlement, parc matériel...)

Infos préalables Un progiciel de gestion a de multiples fonctionnalités pour répondre à des besoins et utilisateurs très variés Pour : trésoriers de CUMA, comptables, animateurs de fédérations, secrétaires, salariés de CUMA gérant les stocks d’un atelier, etc… Le nombre de menus et de boutons d’action est important, il faut d’abord se focaliser sur les éléments essentiels puis découvrir au fur et à mesure Les paramétrages nécessaires au fonctionnement du progiciel ont été adaptés pour correspondre aux CUMA. Certaines éléments peuvent paraitre complexes mais il n’y a en fait pas à s’en préoccuper Tous les supports de cours sont disponibles en ligne

Objectif 1 : Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Connexion, Ergonomie et Tables principales Installation du Plug-in Citrix, Connexion à Interface générale : modules, menus, favoris, zones d’écrans, changement de dossier, etc… Ergonomie des fenêtres : icones, boutons, tri, filtre, mode liste/fiche, etc… La fiche dossier (achat/vente) Les adhérents : informations de bases, contacts, autres infos… Formation pour les trésoriers de CUMA 9

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Accès par Internet, et saisie code d’accès individuel, lié à des données et des modules personnalisés 10

Accès au bureau virtuel Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Publication de plusieurs applications possibles Basse résolution (pour les bas débits) Exécution avec un seul clic Fermeture automatique après 30min sans utilisation

Ecran principal Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Les modules Menu personnalisable Zone d’affichage de message Menu lié au module choisi

Contenu des modules Achat / Vente : Noms et adresses, matériels, vente (facturation), achat, capital social, gestion du temps, stock Comptabilité : comptabilité générale, analytique, immobilisations, emprunts Règlement: encaissement, décaissement fournisseurs, bordereau remise de chèque, TVA, lettres de relances Paie: disponibilité 2013 en option payante 13

Le « zoom » Élément central des consultations de fiches / tables (ex: adhérents, activités, immobilisations, plan comptable, liste des communes…) Tableau qui donne accès aux données de la base Permet une recherche multicritères, des tris et des mises à jour (ajout, modification, suppression) Formation

Agencement du « zoom » Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Boutons de consultation complémentaire Critères de tri Recherche « à partir de » : Gestion des colonnes : Modifier l’ordre (déplacer) Modifier largeur Formation

2 types de visualisation du zoom Mode LISTE 1 ligne = 1 fiche ou icône ou <shift> + <F4> Mode FICHE

Vérifications des acquis :
Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Vérifications des acquis : Exercice : installer citrix se connecter à avec son login formation 3. Se positionner sur la Cuma indiquée par le formateur 4. Consulter l’écran des adhérents et afficher en mode fiche l’adhérent A 17 17

Principales icônes des zooms Gérer les fiches : Dupliquer la fiche sélectionnée Créer une nouvelle fiche Modifier la fiche sélectionnée Supprimer la fiche sélectionnée Action sur la fiche en cours : Annulation modification Validation Renvoyer la valeur de la fiche vers la fenêtre précédente (sélection) Basculer en mode fiche Ajouter (ou voir) une note à la fiche Ajouter (ou voir) les pièces jointes Se déplacer entre les fiches : Première de la liste ; Précédente; Suivante; Dernière de la liste

Entête des fenêtres de zoom : 4 Modes possibles: consultation, modification, création, duplication Nom du dossier en cours Nom du zoom Code et nom de l’élément consulté Formation

Entête des fenêtres de zoom : Pour valider les modifications et revenir en mode consultation : Ou <Entrée> Formation

Accès aux tables associées Accès au zoom d’une zone de saisie : Touche <F8> En tapant quelques lettres avant l’appel du zoom, celui-ci se positionnera dans la liste à partir des lettres tapées. Ex: « SEM » puis appel : zoom s’ouvre à partir de SEM01, SEM02… Egalement possibilité de saisie directe : Par le code abrégé a5 devient A Par le début du nom -ME devient MEUNIER

Dossier permanent Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Regroupe toutes les infos clés de la CUMA Accès directe à la liste des administrateurs et tous les contacts Gestion de la circonscription territoriale Suivi des évolutions statutaires de la CUMA Stockage des pièces jointes (fichiers) 22

Dossier permanent: contacts
Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma 23

Fiche Contact: coordonnées et infos complémentaires Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Ajout des fonctions (appel zoom) Ou ajout de groupes (appel zoom)

Autre façon de saisir les fonctions : en mode liste avec l’icône
Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Autre façon de saisir les fonctions : en mode liste avec l’icône 25

Vérifications des acquis : Aller dans le dossier permanent, consulter la liste de tous les contacts de la Cuma Modifier le président de la Cuma en mode liste (utiliser pour entrer en modification et saisir code fonction P dans la colonne Fonction 1ère) Afficher la fiche d’un contact : modifier son code postal : taper les 1ers chiffres puis appeler la liste par <F8>, sélectionner la commune, puis <F12>) ajouter un n° de téléphone portable

Fiche adhérent : création Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma ou touche <Insert> <Entrée> pour valider la numérotation automatique

Le zoom comme outil de sélection ou touche <F8> Pour renvoyer dans l’écran précédent la valeur sélectionnée ou touche <F12>

Fiche Adhérent: Généralités Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Obligatoires Rappel: <F8> appel du zoom de sélection

Remarque sur appel d’un zoom
Pour une liste longue (ex: liste des communes, plan comptable…), attend la saisie des premiers caractères pour afficher la liste « à partir de ». Ou taper <entrée> pour afficher la liste du début Ou saisir 1ers caractères avant appel du zoom

Rappel: validation de la saisie
ou touche <Entrée>

Contacts d’un adhérent
Adhérent = information liée à un dossier Contact = personne physique (associé) ou morale (exploitation) Contact Principal = fiche « miroir » des informations de la fiche adhérent créée automatiquement et nommée avec le même code que l’adhérent (ex: A )

Fiche Contact: infos complémentaires Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Ajout des fonctions (appel zoom) Ou ajout de groupes (appel zoom)

Vérifications des acquis : création d’un adhérent: votre nom, votre prénom, adresse de votre choix (Note : ouverture liste des codes postaux et communes par <F8>, sélection, puis <F12>) Afficher le contact Principal de cet adhérent (Note: Bouton Contacts) Indiquer que cet adhérent est administrateur de la Cuma (Note: ajout de la fonction « A » sur la fiche Contact)

Liens avec les autres modules

Lien vers Capital Social

Liens vers Factures (ou Bons trvx)
Pour afficher le détail de la facture sélectionné Et la ré-imprimer

Les éditions Différentes éditions sont disponibles dans ce menu

Vérifications des acquis : Exercice Depuis l’écran de gestion des adhérents : Consulter le montant des factures impayées de l’adhérent A Editer le capital social de l’adhérent A000003 Editer la liste des administrateurs de la Cuma (menu des éditions liées aux tiers)

Note sur la détection des doublons
Afin d’éviter de re-créer la fiche d’un agriculteur déjà présent dans une autre CUMA, possède un système de détection des doublons. (non actif dans les dossiers de formation) 1 doublon = même nom, même prénom, même code postal, et même n° de téléphone (fixe ou portable) Champs « nom » et « prénom » regroupés dans « Nom abrégé » interprétés par le système en « LEGALJEANERIC » Fiche 1 : *LE GAL Jean-eric Fiche 2 : Legal jean éric

Note sur la détection des doublons 2
Message de détection automatique à la saisie de la nouvelle fiche adhérent Au choix: Valider la récupération des données et le lien avec la fiche déjà existante Annuler pour ne pas faire le lien et créer une fiche indépendante

Fiche Fournisseur : Généralités Table mutualisée au niveau départemental

Fiche Fournisseur : Généralités Obligatoire Rappel: <F8> appel du zoom de sélection Si Fournisseur non présent dans la Table mutualisée -> création manuelle Dédoublonnage sur nom, code postal et numéro de tél

Objectif 2 : Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Facturation, Articles de vente, Immobilisations Table des articles et activités Immobilisation et lien avec matériels et activités facturables Saisie des bons par activité Génération des factures, impression, et intégration comptable Saisie des acomptes Saisie des avoirs Formation pour les trésoriers de CUMA 44

Fiche Activités & Articles :
Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Fiche Activités & Articles : Cet écran regroupe tous les éléments facturables, que ce soit pour la location de matériels, pour la prestation d’activités composées, ou des consommables. La nature permet d’en distinguer le type. La colonne AxeMatériel indique le code analytique

Immobilisations – Matériels – Activités ou article de vente
Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Immobilisations – Matériels – Activités ou article de vente Point d’entrée = Immobilisation Dans Cumanet, le point de départ est l’immobilisation L’immobilisation est le fait générateur de la fiche matériel = création automatique Création automatique : de l’article pour la facturation, de la base de souscription capital social correspondante Dans la fiche Immo, on définit/crée le code analytique auquel sera rattaché l’immobilisation, le matériel, et l’activité créée automatiquement. 46

Immobilisations - Matériels
Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Immobilisations - Matériels Article (facturation activité) Le matériel (fiche) Choix : oui / non Point de départ Immobilisation (gestion des biens) Création Automatique Saisie manuelle dans le Bien Choix : oui / non Axe analytique (affectation analytique pour module cpta) + création auto Capital social (base de souscription) 47

Menu « Immobilisation »
Menu Immobilisations de Cumanet Comptabilité « Gestion des Biens » : informations nécessaires au calcul des amortissements : libellé, prix, d’achat d’achat, durée et type d’amortissement … « Administration des Biens » : tableau d’amortissement de chaque bien Editions : « Plans d’amort » et « Tableaux d’amort » « Génération écritures comptable » : pour le transfert des écritures d’amortissements en comptabilité

Gestion des biens Pas de code mais une numérotation automatique

Gestion des biens : mode fiche
code national, type d’immo, libellé Décomposition du prix achat (facultatif) Montant de l’immo Date achat Date début amortissement Compte comptable Code analytique

Gestion des biens : mode fiche
Type d’amort, durée

Administration des amortissement

Administration des amortissement
A l’ouverture, cet écran est vide. On se déplace soit par les flèches, soit en appelant la liste des Biens (<F8> pour appeler cette liste puis <F12> ou ‘la porte’ pour renvoyer la valeur)

Administration des amortissement 2
Info relative à l’amort vente - ferraillage Rappel des infos principales du bien Plan d’amort Indique les calculs prévisionnels pour les années postérieures à la période de validation des immos

Création d’un nouveau bien
Numérotation automatique proposée pour le nouveau bien

Création d’un nouveau bien 2
Création nouvelle fiche Code national obligatoire <F8> pour système de saisie intelligent Code(s) axe(s) analytique(s): - si déjà existant alors <F8> - sinon, saisie libre (et création auto dans la liste)

Création d’un nouveau bien 3
Je termine de compléter les zones obligatoires Création associée de: l’article pour la facturation et/ou la base de capital social (le codes de ces Fiches correspondra au code analytique du Bien)

Fiche matériel Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Généralement créée automatiquement à partir d’une fiche immobilisation Ouverture automatique de la fiche matériel à la validation de la fiche Bien Caractéristiques et informations à compléter : - Marque (obligatoire) - Modèle - Année d’origine - Critères techniques (en lien avec le code national)

Fiche matériel : mode liste
Passage en mode Fiche Champs grisés = matériel rattaché à une immobilisation (Bien) Session de formation niveau 2 Comptables

Fiche matériel : mode fiche
Lien avec la fiche Immobilisation Dans le cas d’une création via le module « immo », les infos ci-contre sont pré-remplies et non modifiables. Caractéristiques du matériel

Fiche matériel : Marque
Je tape : les premières lettres Marque obligatoire

Fiche matériel : Critères techniques
Caractéristiques du matériel Zones de saisie libre ou de choix parmi une liste = F8 En lien avec le code national Session de formation niveau 2 Comptables

Session de formation niveau 2 Comptables
Fiche matériel Pointage vers les autres modules: - Emprunt du matériel - Adhérent ayant du capital - Saisies des pannes et opérations d’entretien - Affichage des écritures sur le matériel (analytique) Session de formation niveau 2 Comptables

Vérifications des acquis : Création d’un nouveau Bien : - une charrue Kuhn 5 fers portée, réversible, non stop hydraulique, varilarge - achetée le 24 mars 2012, € HT - amortissement linéaire sur 8 ans à partir du 01/01/2012 - axe analytique associé et base de souscription = CHAR2 - visualiser / imprimer (à l’écran) le tableau des amort - créer et visualiser l’article (activité facturation) associé; mettre un tarif de vente à cette charrue (8.5 € / ha) 64

Création d’un nouvel article
A la création : - Choix de la nature du produit - Saisie du code article (=Référence)

Création d’un nouvel article
Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Création d’un nouvel article Libellé Saisis à la création Unités Axe(s) analytique(s) : lien article – matériel (voir plus loin partie Immobilisation)

Création d’un nouvel article 2
Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Création d’un nouvel article 2

Tarif de vente de l’article
A la validation de la Fiche Saisie obligatoire : unité de facturation Saisie facultative : Catégorie de tarif (ex: coût à l’Ha différent si ensilage maïs ou ensilage herbe) Date d’effet (date à partir de laquelle le tarif entre en vigueur)

Fiche tarif de vente de l’article
Correspondance entre l’unité de facturation (celle du tarif) et l’unité de référence de l’article (qui sert pour le tableau synthétique)

Articles et tarifs Consulter et saisir de nouveaux tarifs pour l’article sélectionné Nombre d’unités de facturation illimité Historisation des tarifs Anticipation des modifications de tarif (date d'effet du tarif) Variation du tarif en fonction de quantité seuil (si gestion stock)

Tarifs et unités de facturation
1. Possibilité de créer des catégories de tarif pour une même unité (ex: ensileuse avec tarif différent si maïs ou herbe) Le code de la « catégorie de tarif » est numérique. Elle forme un « couple » avec l’unité . Ex: HA -1 HA - 2 2. Modifier les libellés des catégories de tarif (apparaitront sur la facture à la suite du libellé de l’article) Cet option n’est utile que pour mettre plusieurs tarifs pour un même article. Il est aussi possible de créer plusieurs articles (libellé différent) ayant le même code analytique (=> référence au même matériel)

Table des tarifs Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Visualisation et Mise à jour de tous les tarifs de toutes les activités

Table des tarifs : mise à jour en « rafale » Option: Rester en modification A chaque validation de ligne, on passe à la ligne suivante directement sur la même zone concernée (ex: le tarif)

Notions de Pièces Dans le module Achat/Vente de le terme Pièces correspond aux : Devis (pour fédération) Bon de Commande (stock) Type de tiers : en vente : adhérents ou clients en achat : fournisseurs Etat (ou statut) : actif > ex: BL non facturé, facture non réglée périmé > ex: BL facturé, facture réglée par l’adhérent BL (bons de travaux) Factures

Notions de Pièces En règle général on saisira d’abord des pièces de types BL (bons de travaux) pour les générer ensuite en factures. Pour la saisie des bons, 2 modes sont possibles : soit par activité > saisie simplifié de ligne, mais nécessite ensuite une validation en BL soit par adhérent > écran standard de saisie de pièce Remarque : dans les pièces on ne peut pas sélectionner directement un matériel ou une immo, mais on sélectionne l’article de vente (ou l’activité) associé(e).

Saisie par activité - principes Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Les étapes : Sélection de l’article de facturation Saisie de lignes Génération de BL à partir de ces saisies (pour les activités que l’on souhaite facturer) Les BL peuvent être consultés Facturation définitive pour passer des BL aux factures

Saisie par activité - détail des lignes Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Entête : code activité/article & date début d’affichage + filtre éventuel : uniquement lignes non générées en BL Date + code adhérent Affichage jusqu’à 3 unités de facturation différentes Saisie catégorie de tarif si elle existe Saisie n° bon ou incrémentation auto

Saisie par activité – aide à la saisie Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma 4 Astuces pour la saisie du code Tiers (adhérent) : Touche <F8> : ouvre la liste des adhérent Touches <Shift> + <F8> : ouvre la liste de tous les contacts pour permettre, par exemple, une sélection par le nom d’un associé du GAEC Rappel : après sélection d’un élément dans une liste faire <F12> ou pour renvoyer la donnée Saisie du code abrégé (lettre « a » + n° adhérent) : a5 devient A Saisie des 1ères lettres du nom (précédées d’un tiret): -MEU devient MEUNIER Rappel : après saisie d’un code, appuyer sur la touche tabulation pour afficher le nom complet et poursuivre la saisie.

Saisie par activité – aide à la saisie Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Le libellé de l’article est modifiable sur chaque ligne de saisie. Cette modification sera reprise sur la facture. Récapitulatif de toutes les saisies pas encore générées : En pied d’écran, calcul du nombre d’unités saisies unité/unité : Quantité saisie et convertie en BL (lignes verrouillées) Quantité saisie totale (toutes les lignes) Tarifs et dates d’effet

Génération globale des Bons de travaux Filtre sur article par pointage ou fourchette (de… à…) ! Pour ne facturer que certaines activités, il ne faut générer que les BL de ces activités !

Pointage articles / activités pour génération BL Sélection multiple des articles par les fonctions de sélections classiques Windows (<Ctrl> tout d’abord puis clic sur le 1er article puis le 2e, Ctrl-A, shift-flèche haut/bas…) Puis <F12> ou valider pour renvoyer les données

Vérifications des acquis : Saisir des lignes de travaux sur le COVERCROP à la date du 01/02/2012: Adh2 : 15 ha adh5: 25 ha adh6: ha Saisir des lignes de travaux sur le SEMOIR à la date du 15/02/2012 : Adh1: 3 ha adh3: 20 ha adh6: ha Consulter la liste récapitulative des bons à générer et afficher le détail pour chaque activité (note: ouvrir arborescence) Générer les BL avec pointage sur les 2 activités 82 82

Saisie par activité - options Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Options : Saisie d’acompte (avec code opération : CAC) Saisie d’avoir (avec code opération : D) Saisie de commentaires (en fin de ligne): Saisie code analytique (AxeMatériel) pour les consommables Reprise des lignes (duplication) de l’année passée Saisie via fichier excel (Saisie déportée) pour import dans :

Facturation des bons Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Une fois les BL saisis et vérifiés, on peut procéder à la facturation de tout ou partie de ces bons. > Facturation définitive

Facturation définitive
Date obligatoire Date facultative : sans rien alors date d’échéance calculé en fonction mode règlement de chaque adhérent (par défaut C chèque à 30 jours) Facultatif, pour affichage en bas de la facture Facultatif, Différentes options de filtre

Visualisation avant validation
Affichage du détail des factures. Elles sont temporaires : pas encore générées ! Cela permet de : vérifier le détail (notamment reprise d’acompte) vérifier le montant total qui sera facturé sélectionner les adhérents à facturer (pointage/dépointage par <F5>) voir le mode de règlement (C: chèque; V: virement) pour chacun Possibilité de faire un tri sur les colonnes

Impression des factures 1
Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma La visualisation avant impression est obligatoire avant de pouvoir intégrer les factures dans le module comptabilité Plusieurs modes d’impression possible A cocher pour ré-imprimer des factures déjà éditées Par défaut : non coché > impression des nouvelles factures uniquement Possibilité de rajouter un message sur les factures (les messages sont sauvegardés, faire <F8> pour afficher la liste)

Intégration comptable
Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Intégration comptable Une facture n’est pas directement intégrée en comptabilité au moment de sa génération ou de son impression. L’intégration comptable est dissociée et peut se lancer à un autre moment. Sélection date puis valider

Liste synthétique des factures Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Plusieurs critères de filtres sont disponibles : Période (par défaut l’exercice courant) Le type de facture (travaux, capital social) L’état des factures (non imprimées, imprimées mais non comptabilisées, comptabilisées) Case à cocher pour contrôle règlement (fiche de suivi pour trésorier)

Vérifications des acquis : Générer la facture définitive au 31/03/2012 Consulter la liste des factures à intégrer Intégrer les factures en comptabilité jusqu'au 31/03/2012 Consulter la liste synthétique des factures 90

Saisie simple de bons de travaux par adhérent
Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Saisie simple de bons de travaux par adhérent Quand on veut saisir par adhérent, il s’agit alors d’une saisie directement en BL.

Ecran de saisie de pièces (bons)
Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Ecran de saisie de pièces (bons) Menus d’options de saisie et affichage (cf aide en ligne pour plus d’informations) Entête Corps connait différents types de pièces: devis, commande, BL (bons), facture Les écrans de saisie/consultation comportent de nombreuses fonctions communes Pied

Saisie de bons : 1 – sélection Adh
Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Saisie de bons : 1 – sélection Adh Créer un nouveau bon : clic sur bouton « + » ou touche « Inser » Saisie directe du code adhérent (ex : a18 pour A ) Ou Saisie du « nom raccourci » (ex : -ME pour Meunier) Double-clic dans le champ « client » pour appeler le « zoom client » <F8> pour appeler le « zoom client »

Saisie de bons : 2 – entête
Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Saisie de bons : 2 – entête Date du BL zone libre (N° bon par exemple) Coordonnées de l'adhérent Mode de règlement (selon paramétrage fiche adhérent) défini la date de règlement encours de l'adhérent Touche <entrée> pour valider l’entête et passer à la suite

Saisie de bons : 3 – détail des lignes
Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Saisie de bons : 3 – détail des lignes Curseur de saisie dans le champ Référence : - Saisie directe du code article / activité ou - Appel du « zoom Article » (double-clic ou <F8> )

Saisie de bons : 3 – détail des lignes
Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Saisie de bons : 3 – détail des lignes Unité de facturation par défaut (modifiable) Saisir la quantité Affichage prix unitaire et calcul montant total Si nécessaire, saisir la catégorie de tarif Ou <entrée> pour valider la ligne (et éventuellement passer à la suivante, selon paramètre Menu Options) Note: Un bon (comme toutes les pièces) peut comporter plusieurs lignes

Saisie de bons : 4 – pied le calcul des montants se fait Ou <entrée> pour valider le corps de pièce et passer au pied de pièce Puis une deuxième fois, pour valider toute la pièce

Vérifications des bons avant facturation
Une fois les BL enregistrés (quelque soit la méthode) : en saisie par activité en saisie BL par adhérent une liste récapitulative par adhérent est disponible. Elle affiche tous les BL pas encore facturés.

Vérifications des acquis : Saisir un bon de travail pour l'adhérent n°5 au 12/04/2012 comprenant : 17 ha avec la charrue 8.5 ha avec le rouleau 10 ha avec le cover crop Générer la facture définitive au 30/04/2012, et l’impression. Intégrer les factures en comptabilité jusqu'au 31/03/2012 99

Facturation d’acompte Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma 2 natures d’acompte : - soit globale (avance de trésorerie) - soit par activité (acompte sur travaux) 2 modes de saisie, comme pour les travaux : - soit par activité - soit par adhérent 100

Facturation d’acompte saisie par activités
Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Facturation d’acompte saisie par activités Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Saisie identique à la saisie des travaux Seul le code opération change Possibilité de saisie d’acompte global (article spécifique ACPT) ou d’acompte sur travaux sur les activités habituelles. 101 101

Facturation d’acompte saisie par activités
Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Facturation d’acompte saisie par activités Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Entrée spécifique pour la génération des factures d’acomptes saisies par activités 102 102

Facturation d’acompte par adhérent Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Autre possibilité : La saisie directe de factures d’acompte en saisie par adhérent Même fonctionnement qu’une saisie de BL par adhérent, Mais il n’y a pas ici d’étape intermédiaire, la facture est directement générée. 103

Reprise des acomptes 1/2 Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Après la saisie des bons de travaux (BL) : lancement de la facturation L’acompte déjà facturé sera déduit de la facture définitive 104

Reprise des acomptes 2/2 Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Note: avec le mode de reprise des acomptes sur travaux est différent de celui d’Eurocuma . Pour une facturation d’acompte de 20 ha sur la Faucheuse Si au final, l’adhérent a réalisé 32.5 ha, il faudra saisir 32.5 ha avant de lancer la facturation définitive (et non pas 12.5 ha). 105

Vérifications des acquis : Saisir une facture d’acompte de 100 € (TVA 19.6%) pour l'adhérent n°3 au 01/01/2012 Saisir les bons travaux de l’adhérent 3 au 31/01/2012 : 40 ha sur la charrue 20 ha sur le cover crop Lancer la facturation définitive avec reprise d’acompte Imprimer les factures de l'adhérent 3 pour l'année en cours 106 106

Facturation d’avoir 2 modes de saisie comme pour les travaux :
Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Facturation d’avoir Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma 2 modes de saisie comme pour les travaux : - Soit par activité en changeant le code opération - Soit par adhérent dans ce 2ème cas, il y a 2 possibilités : Avoir complet sur une facture Avoir spécifique détaillé sur un ou plusieurs articles 107 107

Saisie d’avoir sur une facture 1 Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma A l’ouverture l’écran est vide: sélection par les flèches ou les jumelles <F8> pour sélection

Saisie d’avoir sur une facture 2 Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Saisie date facture (numérotation facture est automatique) Remarque : après validation la pièce d’avoir est bien créée mais l’écran ne pointe pas dessus (il reste positionné sur la facture dont l’avoir a été effectué). L’avoir devra être imprimé (via écran Impression des factures) La facture d’avoir peut être visualisée dans la liste des factures

Saisie d’avoir détaillé Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Ecran classique de saisie de pièce (mais en code opération D : Avoir) Principe similaire à la saisie de facture : créer nouvelle pièce sélection ADH sélection article(s) et quantité(s)

Vérifications des acquis : Faire un avoir complet de la facture de l’adh 3 concernant les 20 ha SEM 03 au 01/03/2012 Consulter la liste des factures et identifier la facture d’avoir (cf codes opération) Réaliser l’intégration comptable de toutes les factures en attente. Chercher et mettre dans les favoris le menu «interrogation comptable» Consulter les écritures comptables générées depuis les factures pour l’adhérent 3 via l’écran « interrogation comptable » 111 111

Egalement dans : Facturation avancée : Activité composée de plusieurs articles Saisie sur Excel des bons de travaux Modification de BL, de factures Options complémentaires (ajout texte….) Duplication des bons Options avancées sur les immos 112

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