Avant de commencer Cette présentation devrait être visionnée en tant que diaporama PowerPoint. Pour voir les diapositives : 1. Cliquez sur ‘Diaporama’

Présentation au sujet: "Avant de commencer Cette présentation devrait être visionnée en tant que diaporama PowerPoint. Pour voir les diapositives : 1. Cliquez sur ‘Diaporama’"— Transcription de la présentation:

1 Avant de commencer Cette présentation devrait être visionnée en tant que diaporama PowerPoint. Pour voir les diapositives : 1. Cliquez sur ‘Diaporama’ dans le menu affiché au haut de l’écran. 2. Sélectionnez ‘Du début’ Formation du secrétaire de club

2 Bienvenue à la formation des officiels de club
Avant de commencer Bienvenue à la formation des officiels de club Ce module en ligne comporte 5 sections qui peuvent être achevées en une séance de 30 à 45 minutes ou au cours de plusieurs séances. Pour une assistance supplémentaire, contactez votre président de commission chargé de l'informatique ou le Centre de formation Lions à Formation du secrétaire de club

3 Cahier d’exercices Ce module en ligne inclut un cahier d’exercices pour un apprentissage plus interactif. Organisé en 5 sections correspondantes, il permet de prendre des notes et d'obtenir des informations supplémentaires pour complémenter les concepts qui sont abordés dans ce module en ligne. Cliquez ici si vous avez besoin d'accéder et d'imprimer votre cahier d'exercices avant de poursuivre. Formation du secrétaire de club

4 Cahier d’exercices Veuillez noter :
Les responsabilités des secrétaires de clubs varient en fonction des pratiques régionales et des procédures établies dans les clubs. Formation du secrétaire de club

5 Navigation Vous pouvez naviguer à différentes sections du module en ligne à l'apparition de certaines icônes. Chaque diapositive exécute un programme chronométré. Une fois terminé, une flèche dans le coin inférieur droit indiquera que vous pouvez cliquer sur la diapositive suivante à votre loisir. indique un lien vers une ressource sur le site web du LCI ou une publication. Lorsque vous cliquez sur cette icône, vous serez dirigé vers cette ressource. Les liens seront également disponibles dans la section Ressources de ce module en ligne. Si vous cliquez sur vous revenez à la diapositive de la Table des matières au cas où vous souhaitez revoir ou passer à une section donnée. Formation du secrétaire de club

6 Vous avez été élu au poste de secrétaire de club.
Bienvenue Félicitations Vous avez été élu au poste de secrétaire de club. Formation du secrétaire de club

7 Objectifs Ce cours vous fournira des informations de base et des ressources nécessaires qui vous aideront à vous préparer à assumer vos nouvelles fonctions. Lorsque vous aurez terminé le cours vous serez en mesure de : Reconnaître le rôle d'un Lions club et de sa place au sein de la structure du Lions Clubs International Résumer les responsabilités de secrétaire de club Accéder à des ressources supplémentaires au besoin Formation du secrétaire de club

8 Section 1 : Introduction Section 2 : Votre équipe dirigeante de club
Table des Matières Cliquez sur les liens ci-dessous pour naviguer à une section donnée, ou cliquez sur la flèche pour continuer à la Section 1. Section 1 : Introduction Section 2 : Votre équipe dirigeante de club Section 3 : Responsabilités du secrétaire de club Section 4 : Planifier votre mandat Section 5 : Ressources Formation du secrétaire de club

9 Bienvenue à la section 1 : Introduction
Allez à la page 1 de votre cahier d’exercices. Formation du secrétaire de club

10 Introduction En tant que secrétaire, vous faites partie intégrante de l'équipe dirigeante dont le rôle est de soutenir le président de club tandis qu'il ou elle dirige votre club dans des œuvres sociales qui contribuent à soutenir votre communauté et les régions environnantes. Toutefois il est également important de ne pas oublier que vous faites partie d'une organisation bien plus vaste. Formation du secrétaire de club

11 Structure du Lions Clubs International
1 Club Le Lions Clubs International est constitué d'un vaste réseau de Lions, dont les clubs constituent le cœur. Cette structure facilite les communications et encourage le service à l'échelle locale, régionale et mondiale. Formation du secrétaire de club

12 Structure du Lions Clubs International
1 Club La diapositive suivante vous permettra de compléter la page 1 de votre cahier d'exercice. Prenez quelques instants pour compléter cette section. Formation du secrétaire de club

13 Région constitutionnelle
Structure du Lions Clubs International Un club est constitué au minimum de 20 membres Une zone est constituée de 4 à 8 clubs Une région est constituée de 10 à 16 clubs* Un district est constitué d'au moins 35 clubs avec 1250 membres actifs Plusieurs districts dans une zone géographique donnée constituent un district multiple Chaque club Lions est situé dans l'une des sept régions constitutionnelles, qui sont représentées par au moins un directeur international *facultatif Région constitutionnelle District multiple District Région* Zone Club Formation du secrétaire de club

14 Région constitutionnelle
Structure du Lions Clubs International Région constitutionnelle Les clubs individuels et leurs membres sont au cœur de l'Association. Sans leur engagement à servir les autres localement, nous ne serions pas en mesure de maintenir notre héritage d'actions à l'échelle internationale. District multiple District Région* Zone Club Formation du secrétaire de club

15 En tant que club au sein de la plus vaste Association internationale des Lions Clubs, votre mission est la suivante : DONNER LES MOYENS aux bénévoles de servir leur communauté, de répondre aux besoins humanitaires, de favoriser la paix et de promouvoir la compréhension internationale par le truchement des Lions clubs. Formation du secrétaire de club

16 Objectif des Lions Clubs
Afin que notre mission devienne une réalité, nos clubs doivent servir de nombreux objectifs. Regardons rapidement la constitution standard et les statuts de club pour établir si vous connaissez tous les objectifs d'un club Lions. Formation du secrétaire de club

17 Objectif des Lions Clubs
Vous allez voir une série de déclarations. Sélectionnez « Oui » si la déclaration reflète l'un des objectifs déclarés des Lions Clubs ou « Non » s'il ne s'agit pas d'un objectif déclaré des Lions Clubs. Formation du secrétaire de club

18 Il s'agit de l'un des objectifs déclarés des Lions Clubs
Objectif des Lions Clubs Les Lions Clubs ont pour objectif de... Voici la première déclaration. Unir les membres par des liens d'amitié, de bonne camaraderie et de compréhension mutuelle. Cliquez soit sur OUI ou NON OUI Il s'agit de l'un des objectifs déclarés des Lions Clubs OUI OUI NON Formation du secrétaire de club

19 Il s'agit de l'un des objectifs déclarés des Lions Clubs
Objectif des Lions Clubs Les Lions Clubs ont pour objectif de... Voici la déclaration suivante. Encourager les individus animés de l'esprit de solidarité à servir leur communauté sans rétribution financière, stimuler l'efficacité et promouvoir des valeurs morales élevées dans divers domaines (commerce, industrie, professions, travaux publics et entreprises privées). Cliquez soit sur OUI ou NON OUI Il s'agit de l'un des objectifs déclarés des Lions Clubs OUI OUI NON Formation du secrétaire de club

20 Il s'agit de l'un des objectifs déclarés des Lions Clubs
Objectif des Lions Clubs Les Lions Clubs ont pour objectif de... Prêt pour une autre? S'investir activement dans le bien-être civique, culturel, social et moral de la communauté. Cliquez soit sur OUI ou NON OUI Il s'agit de l'un des objectifs déclarés des Lions Clubs OUI OUI NON Formation du secrétaire de club

21 Objectif des Lions Clubs
Laquelle des déclarations suivantes n'est PAS un objectif déclaré des Lions Clubs? Bon d'accord, celles-ci étaient plutôt faciles. Essayons maintenant une autre un peu plus difficile. Cliquez sur votre réponse. Créer et promouvoir un esprit de compréhension parmi les peuples du monde. Promouvoir les principes de bon gouvernement et de civisme. Promouvoir des responsables politiques qui soutiennent la mission des Lions Clubs. Promouvoir des responsables politiques qui soutiennent la mission des Lions Clubs. Fournir un lieu de rencontre permettant la discussion ouverte de tous les sujets d'intérêt public... Vous pouvez passer en revue les 6 déclarations d'objectifs dans l'Article II de la Constitution standard de club. Formation du secrétaire de club

22 Inscrivez votre réponse à la page 2 de votre cahier d'exercices.
Objectif des Lions Clubs Comment pouvez-vous contribuer à promouvoir la mission et les objectifs des Lions Clubs? Inscrivez votre réponse à la page 2 de votre cahier d'exercices. Formation du secrétaire de club

23 Bienvenue à la section 2 : Votre équipe dirigeante de club
Allez à la page 3 de votre cahier d’exercices. Formation du secrétaire de club

24 Chaque club Lions est constitué d'une équipe de dirigeants qui soutient les activités du club.
La diapositive suivante vous permettra de compléter l'organigramme du club en page 3 de votre cahier d'exercice. Formation du secrétaire de club

25 Conseil d’administration
Votre équipe dirigeante de club Regardons maintenant l'organigramme du club. 1er VP  Club Members Board of Directors  President Secrétaire Trésorier 2ème VP Président sortant   Membres du club Conseil d’administration  Président Formation du secrétaire de club

26 Conseil d’administration
Votre équipe dirigeante de club En tant que secrétaire vous êtes le directeur d'affaires du club. Vous êtes l'agent de liaison entre le club et votre district et de l'Association. Vous serez sous la supervision du président et du conseil d'administration. 1er VP  Club Members Board of Directors  President Secrétaire Trésorier 2ème VP Président sortant   Membres du club Conseil d’administration  Président Formation du secrétaire de club

27 Votre équipe dirigeante de club
Le conseil d'administration comprend : le président le président sortant les vice-présidents le secrétaire le trésorier le chef du protocole (facultatif) l'animateur (facultatif) le président de la commission chargé du recrutement des effectifs tous les autres directeurs élus La description de chacun des rôles se trouve à la page 7 du Manuel des officiels de club. Formation du secrétaire de club

28 Votre équipe dirigeante de club
Regardons maintenant rapidement vos responsabilités partagées. Cliquez une fois sur le puzzle pour révéler vos responsabilités partagées. Ensemble, le conseil d'administration... Considérera et formera toute nouvelle question et règlement du club avant sa présentation et approbation par les membres du club. Autorisera toutes les dépenses et veillera à ne pas créer d'engagement au-delà du revenu actuel du club. Aura le pouvoir de modifier, d'outrepasser ou de révoquer la décision de n'importe lequel des officiels du club. Sur recommandation de la commission des finances, désignera une ou plusieurs banques, afin d'y déposer les fonds du club. Déterminera la caution (assurance) liant tout officiel du club. Assurera l'audit annuel des livres, comptes et opérations du club. Soumettra toute question relative à une nouvelle activité ou nouvelle ligne de conduite à la commission permanente ou spéciale respective aux fins d'examen et de recommandation. Maintiendra au moins deux (2) comptes en banque séparés, gouvernés par les principes comptables généralement reconnus. N'autorisera pas la dépense, à des fins administratives, du produit net des fonds récoltés auprès du grand public. Formation du secrétaire de club

29 Votre équipe dirigeante de club
Que pouvez-vous faire en tant que secrétaire de club pour vous assurer que votre équipe dirigeante de club travaille bien ensemble ? Inscrivez votre réponse à la page 4 de votre cahier d'exercices. Formation du secrétaire de club

30 Ressources complémentaires
Développer des compétences de responsable Le centre de formation Lions offre des cours gratuits en ligne pour aider à la formation de responsables. Ressources complémentaires Envisagez de prendre les cours en ligne suivants : Introduction à la direction Lions Savoir écouter efficacement Les équipes efficaces Des informations supplémentaires concernant le Centre de formation Lions sont disponibles ici. Formation du secrétaire de club

31 Bienvenue à la section 3 : Responsabilités du secrétaire de club
Allez à la page 5 de votre cahier d’exercices. Formation du secrétaire de club

32 Responsabilités du secrétaire de club
En tant que gestionnaire des affaires du club et membre du conseil d'administration, vos responsabilités principales comprennent… Assister à toutes les réunions de club et de conseil d'administration Organiser les réunions du club et du conseil Rédiger les procès-verbaux Mettre à jour les dossiers du club Recevoir et répondre à la correspondance du club Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif du gouverneur de district dans la zone du club Formation du secrétaire de club

33 Responsabilités du secrétaire de club
À combien de réunions devrez-vous assister ? Assister à toutes les réunions de club et de conseil d'administration Organiser les réunions du club et du conseil Rédiger les procès-verbaux Mettre à jour les dossiers du club Recevoir et répondre à la correspondance du club Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif du gouverneur de district dans la zone du club Assister à toutes les réunions de club et de conseil d'administration Organiser les réunions du club et du conseil Rédiger les procès-verbaux Mettre à jour les dossiers du club Recevoir et répondre à la correspondance du club Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif du gouverneur de district dans la zone du club Formation du secrétaire de club

34 Responsabilités du secrétaire de club
Le calendrier suivant est courant : Types de réunions Tous les mois Réunion ordinaire du conseil d'administration. Réunion ordinaire du club Selon le besoin Réunions extraordinaires du conseil d'administration (lorsque celles-ci sont demandées par au moins 3 membres du conseil) Réunions extraordinaires du club (demandées au moins 10 jours auparavant) Tous les ans Réunion de transition des officiels du club Anniversaire de remise de charte Formation du secrétaire de club

35 Responsabilités du secrétaire de club
Une grande partie de votre responsabilité est liée à l'organisation de réunions. Regardons cela de plus près. Assister à toutes les réunions de club et de conseil d'administration Organiser les réunions du club et du conseil Rédiger les procès-verbaux Mettre à jour les dossiers du club Recevoir et répondre à la correspondance du club Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif du gouverneur de district dans la zone du club Assister à toutes les réunions de club et de conseil d'administration Organiser les réunions du club et du conseil Rédiger les procès-verbaux Mettre à jour les dossiers du club Recevoir et répondre à la correspondance du club Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif du gouverneur de district dans la zone du club Formation du secrétaire de club

36 Responsabilités du secrétaire de club
Votre rôle dans les réunions se décompose en trois phases. Avant la réunion Pendant la réunion Après la réunion Prenez un moment pour répondre à la question aux pages 5 et 6 de votre cahier d'exercices. Formation du secrétaire de club

37 Responsabilités du secrétaire de club
Phase 1 : Avant la réunion Aviser les membres par avance des dates et heures des réunions Créer un ordre du jour pour la réunion avec l'aide du président Assembler toute la correspondance à fournir aux présidents ou membres appropriés des commissions Préparer des récompenses ou des trousses de nouveau membre, au besoin Préparer la liste de l'effectif du club pour faire l'appel nominal Formation du secrétaire de club

38 Responsabilités du secrétaire de club
Phase 2 : Pendant la réunion Faire l'appel nominal Écrire les procès-verbaux Documenter les personnes invitées à présenter, les visiteurs non Lions et les visiteurs Lions Collecter et enregistrer les cotisations et donner aux membres leurs reçus Rassembler des informations sur les activités des présidents de commission Demander aux membres de remplir les formulaires appropriés Formation du secrétaire de club

39 Responsabilités du secrétaire de club
Phase 3 : Après la réunion Enregistrer la participation Enregistrer les récompenses attribuées Vérifier l'argent collecté et enregistrer le paiement des cotisations Déposer ou présenter l'argent collecté au trésorier et obtenir un reçu Classer/distribuer des copies du procès-verbal de la réunion après son approbation Assurer le suivi des questions en suspens mentionnées pendant la réunion Formation du secrétaire de club

40 Responsabilités du secrétaire de club
Le secrétaire est également responsable de préparer les réunions du conseil Reportez-vous à la page 6 du cahier d'exercices pour le détail. Il est important de ne pas oublier que les responsabilités des secrétaires de club varient en fonction des pratiques régionales et des procédures établies dans les clubs. Vous devez adapter les suggestions de ce module aux besoins de votre club. Formation du secrétaire de club

41 Responsabilités du secrétaire de club
Regardons maintenant la prise du procès-verbal de la réunion. Assister à toutes les réunions de club et de conseil d'administration Organiser les réunions du club et du conseil Rédiger les procès-verbaux Mettre à jour les dossiers du club Recevoir et répondre à la correspondance du club Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif du gouverneur de district dans la zone du club Assister à toutes les réunions de club et de conseil d'administration Organiser les réunions du club et du conseil Rédiger les procès-verbaux Mettre à jour les dossiers du club Recevoir et répondre à la correspondance du club Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif du gouverneur de district dans la zone du club Formation du secrétaire de club

42 Responsabilités du secrétaire de club
Passez un peu de temps avec le secrétaire sortant pour examiner la façon actuelle d'enregistrer les procès-verbaux. En général, un procès-verbal enregistre … Le type de la réunion (régulière, spéciale ou du conseil) La date et le lieu de la réunion Le nom de la personne qui préside à la réunion Le fait que le procès-verbal de la réunion précédente ait été approuvé ou non Toutes les motions, leurs auteurs, et si ces motions ont été retenues ou perdues Tous les rappels au règlement et appels et si ceux-ci ont été retenus ou perdus L'heure à laquelle la réunion a été rappelée à l'ordre et ajournée Formation du secrétaire de club

43 Responsabilités du secrétaire de club
Le procès-verbal a pour objectif d'enregistrer ce que fait le club et non pas ce que disent les membres. Ainsi, les débats sont considérés comme informels et ne sont pas enregistrés. Il est important d'utiliser la terminologie appropriée. Reportez-vous à la page 7 de votre cahier d’exercices pour plus d'informations. Formation du secrétaire de club

44 Responsabilités du secrétaire de club
Nous allons ensuite regarder comment tenir les dossiers du club. Assister à toutes les réunions de club et de conseil d'administration Organiser les réunions du club et du conseil Rédiger les procès-verbaux Mettre à jour les dossiers du club Recevoir et répondre à la correspondance du club Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif du gouverneur de district dans la zone du club Assister à toutes les réunions de club et de conseil d'administration Organiser les réunions du club et du conseil Rédiger les procès-verbaux Mettre à jour les dossiers du club Recevoir et répondre à la correspondance du club Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif du gouverneur de district dans la zone du club Formation du secrétaire de club

45 Responsabilités du secrétaire de club
Les dossiers du club doivent inclure : La charte du club La constitution et les statuts L'historique du club Les procès-verbaux de toutes les réunions du club et du conseil d'administration Les rapports annuels des officiels de club et des commissions Les rapports d'activités La liste des membres du club Assister à toutes les réunions de club et de conseil d'administration Organiser les réunions du club et du conseil Rédiger les procès-verbaux Mettre à jour les dossiers du club Recevoir et répondre à la correspondance du club Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif du gouverneur de district dans la zone du club Si votre club n'a pas de système pour le maintien des dossiers, y compris la participation aux réunions et le paiement des cotisations, mettez un système en place dès maintenant. Prenez un moment pour répondre à la question à la page 8 de votre cahier d'exercices. Formation du secrétaire de club

46 Responsabilités du secrétaire de club
Nous allons ensuite regarder la correspondance du club. Assister à toutes les réunions de club et de conseil d'administration Organiser les réunions du club et du conseil Rédiger les procès-verbaux Mettre à jour les dossiers du club Recevoir et répondre à la correspondance du club Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif du gouverneur de district dans la zone du club Assister à toutes les réunions de club et de conseil d'administration Organiser les réunions du club et du conseil Rédiger les procès-verbaux Mettre à jour les dossiers du club Recevoir et répondre à la correspondance du club Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif du gouverneur de district dans la zone du club Formation du secrétaire de club

47 Vous pouvez prendre des notes à la page 9 de votre cahier d'exercices.
Responsabilités du secrétaire de club Le secrétaire du club reçoit beaucoup d'informations, du LCI et d'ailleurs, se rapportant à des formations, à des événements et à des réunions. La correspondance peut lui arriver sous forme électronique ou par courrier et elle peut affecter le président, le trésorier et les présidents de commissions et/ou de projets. Il est important d'ouvrir toute la correspondance, de la lire et de la distribuer en temps utile. Vous pouvez prendre des notes à la page 9 de votre cahier d'exercices. Formation du secrétaire de club

48 Responsabilités du secrétaire de club
Il est fortement recommandé que le secrétaire du club et le président se réunissent en début de mandat pour discuter de la façon de répondre à la correspondance, de la conserver et de la mentionner dans les rapports. Dans certains clubs, le secrétaire est responsable du bulletin du club et il fait partie intégrante des relations publiques du club. Si vous n'êtes pas responsables de cela, il est important que vous soyez en contact avec les personnes qui le sont. Cela permet de s'assurer que toutes les nouvelles importantes du club sont publiées. Formation du secrétaire de club

49 Responsabilités du secrétaire de club
Le secrétaire du club est également responsable de remplir et de soumettre les rapports du club. Assister à toutes les réunions de club et de conseil d'administration Organiser les réunions du club et du conseil Rédiger les procès-verbaux Mettre à jour les dossiers du club Recevoir et répondre à la correspondance du club Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif du gouverneur de district dans la zone du club Assister à toutes les réunions de club et de conseil d'administration Organiser les réunions du club et du conseil Rédiger les procès-verbaux Mettre à jour les dossiers du club Recevoir et répondre à la correspondance du club Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif du gouverneur de district dans la zone du club Formation du secrétaire de club

50 Responsabilités du secrétaire de club
Il est important de soumettre des rapports exactes et dans les délais car votre club s'efforce de mériter la récompense d'excellence de club. Certains des rapports et des formulaires dont vous aurez la responsabilité comprennent  : Le rapport mensuel d'effectif Le rapport mensuel d'activités sur les œuvres sociales Le rapport d'officiels de club Le formulaire de commande de fournitures du club Formation du secrétaire de club

51 Responsabilités du secrétaire de club
MyLCI est le site web utilisé par de nombreux Lions clubs dans le monde entier pour soumettre des rapports. On y accède via le site web du LCI et tous les formulaires nécessaires sont soumis ici.* *Certains districts n'utilisent pas MyLCI. Si votre district n'utilise pas MyLCI, consultez le secrétaire actuel pour savoir comment se déroule la soumission des rapports dans votre club. Formation du secrétaire de club

52 Responsabilités du secrétaire de club
Il y a de nombreux avantages à utiliser MyLCI Vous pouvez : Soumettre en ligne des formulaires de rapports mensuels d'effectif et des officiels de club Afficher, mettre à jour et télécharger des informations sur les membres du club ou imprimer des cartes d'affiliation Enregistrer les œuvres sociales de votre club tous les mois Voir les réussites en termes d'activités de service qui ont été partagées par d'autres clubs Vous pouvez prendre des notes à la page 9 de votre cahier d'exercices. Formation du secrétaire de club

53 Responsabilités du secrétaire de club
Une fois les nouveaux officiels du club signalés au siège du LCI, vous recevrez un contenant des informations sur la façon d'accéder au système et pour sélectionner votre mot de passe. Vous trouverez des liens à des didacticiels vidéos pour MyLCI et une foire aux questions dans la section des ressources de ce module de formation. Vous trouverez d'autres informations sur la soumission de rapports dans le Manuel des officiels de club. Formation du secrétaire de club

54 Wow! Responsabilités du secrétaire de club
C'est une grande responsabilité. Passons rapidement en revue ce que nous avons déjà traité. Formation du secrétaire de club

55 Responsabilités du secrétaire de club
Vous trouverez une assistance aux réponses dans la section 3 de votre cahier d'exercices. Question no. 1 Le procès-verbal du club enregistre généralement tout ce qui suit, sauf a) Le type de réunion qui se tient b) La date et le lieu de la prochaine réunion c) Qui a dit quoi pendant la réunion d) L'heure du rappel à l'ordre de la réunion Les discussions ne sont pas enregistrées, seuls les membres qui ont passé une motion ou qui ont appuyé une motion sont enregistrés. Cliquez sur votre réponse Formation du secrétaire de club

56 Elle sera rapportée comme « perdue » ou « rejetée »
Responsabilités du secrétaire de club Vous trouverez une assistance aux réponses dans la section 3 de votre cahier d'exercices. Question no. 2 Si une motion ne reçoit pas suffisamment de votes, elle est rapportée comme ayant échoué. True False Elle sera rapportée comme « perdue » ou « rejetée » Cliquez sur votre réponse Formation du secrétaire de club

57 Les secrétaires de club sont responsables de tout sauf de…?
Responsabilités du secrétaire de club Vous trouverez une assistance aux réponses dans la section 3 de votre cahier d'exercices. Voici votre dernière question. Question 3 Les secrétaires de club sont responsables de tout sauf de…? a) Commander les fournitures du club b) Planifier les réunions c) Lire et distribuer la correspondance du club d) Maintenir les dossiers du club Le président du club est responsable de planifier les réunions mais le secrétaire du club est responsable de notifier les participants à la réunion. Cliquez sur votre réponse Formation du secrétaire de club

58 Responsabilités du secrétaire de club
Nous allons maintenant adresser le dernier sujet dans le cadre de vos responsabilités qui concerne vos engagements au-delà de votre propre club. Assister à toutes les réunions de club et de conseil d'administration Organiser les réunions du club et du conseil Rédiger les procès-verbaux Mettre à jour les dossiers du club Recevoir et répondre à la correspondance du club Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif du gouverneur de district dans la zone du club Assister à toutes les réunions de club et de conseil d'administration Organiser les réunions du club et du conseil Rédiger les procès-verbaux Mettre à jour les dossiers du club Recevoir et répondre à la correspondance du club Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif du gouverneur de district dans la zone du club Formation du secrétaire de club

59 Responsabilités du secrétaire de club
Le dernier sujet à adresser dans le cadre des responsabilités concerne vos engagement au-delà de voter propre club. Le Comité consultatif du gouverneur de district Comité consultatif du gouverneur de district Le Comité consultatif du gouverneur de district est constitué du président de zone des présidents de clubs et des secrétaires de club dans la zone Ce comité conseil le président de zone concernant les affaires dans la zone, et fait des recommandations concernant les affaires qui affectent tous les clubs du district. Le président de zone partage ensuite les recommandations avec le gouverneur de district et le conseil de district. Répondez à la question à la page 10 de votre cahier d'exercices. Formation du secrétaire de club

60 Comité consultatif du gouverneur de district
Responsabilités du secrétaire de club En tant que membre du comité consultatif du gouverneur de district, vous devrez... Travailler avec le président de la zone pour vous assurer que tous les clubs de votre zone fonctionnent efficacement et respectent la constitution et les statuts de l'association Encourager la participation aux congrès de district et de district multiple ainsi qu'à la Convention internationale Promouvoir la participation aux soirées de remise de charte Discuter de façons d'aider des clubs qui ont besoin d'assistance avec la croissance de l'effectif ou le développement des responsables Promouvoir des fonctions et événements variés, tels que réunions interclubs, établissement des officiels de clubs, intronisation de nouveaux membres ou cérémonies pour honorer des bénéficiaires de clé de parrainage Comité consultatif du gouverneur de district Formation du secrétaire de club

61 Comité consultatif du gouverneur de district
Responsabilités du secrétaire de club Vous pouvez être également amené à… Comité consultatif du gouverneur de district Aider à rédiger des rapports pour préparer les réunions du comité consultatif Aider aux préparatifs si votre club est désigné pour accueillir une réunion de zone Formation du secrétaire de club

62 Répondez à la question à la page 10 de votre cahier d'exercices.
Responsabilités du secrétaire de club Le comité consultatif du gouverneur de district devrait se réunir au moins trois dans l'année. Avantages Participer aux réunions... Vous permet d'échanger des idées concernant les programmes, les projets, les collectes de fonds et les problèmes d'effectif Vous offre un forum pour établir des rapports collaboratifs entre clubs Vous donne l'occasion de rencontrer d'autres Lions dans votre région Répondez à la question à la page 10 de votre cahier d'exercices. Formation du secrétaire de club

63 Ressources complémentaires
Responsabilités du secrétaire de club Le centre de formation Lions offre des cours gratuits en ligne pour aider à la formation de responsables. Ressources complémentaires Envisagez de prendre les cours en ligne suivants : Relations publiques Prononcer un discours en public Gestion des réunions Des informations supplémentaires concernant le Centre de formation Lions sont disponibles ici. Formation du secrétaire de club

64 Bienvenue à la section 4 : Planifier votre mandat
Allez à la page 11 de votre cahier d’exercices. Formation du secrétaire de club

65 Planifier votre mandat
Cette section a pour objectif de vous donner des directives pour structurer votre mandat en tant que secrétaire de club. Nous allons… Identifier des façons de vous préparer à votre nouveau rôle et responsabilités Résumer ce que vous allez devoir faire régulièrement pendant votre mandat Identifier les éléments à envisager lorsque votre club est en transition vers l'équipe de responsables suivante Formation du secrétaire de club

66 Planifier votre mandat
Veuillez compléter les pages 11 et 12 dans votre cahier d'exercices pour vous donner un accès rapide à vos responsabilités pendant votre mandat. Formation du secrétaire de club

67 Préparation à votre mandat
Planifier votre mandat Avant d'occuper officiellement votre poste, vous pouvez prendre quelques démarches pour vous aider à mieux vous préparer. Participez à une formation des officiels de club Rencontrez le secrétaire actuel pour passer en revue d'éventuels problèmes en suspens Si vous utilisez MyLCI pour soumettre les rapports, créez votre compte et passez en revue le matériel de formation Confirmez que les informations sur les officiels et sur l'effectif sont correctes sur la liste des membres du club et au niveau du LCI et du DM ou district Travaillez avec le président de club et le trésorier sur le budget annuel et aidez à la mise en place de commissions Préparation à votre mandat Formation du secrétaire de club

68 Planifier votre mandat
Mensuellement vous devrez : Tous les mois Assister aux réunions de club et de conseil d'administration Transmettre les rapports mensuels d'effectif en ligne Soumettre un rapport d'activités Maintenir à jour les informations sur les membres Collecter et remettre les recettes au trésorier du club et obtenir un reçu Répondre à / envoyer toute la correspondance Formation du secrétaire de club

69 Planifier votre mandat
Tous les trimestres vous devrez : Tous les trois mois Assister à une réunion de zone avec le président de club Soumettre un rapport au président et au conseil d'administration concernant des problèmes d'arriérés et des actions entreprises pour récolter les fonds qui vous sont dus Formation du secrétaire de club

70 Planifier votre mandat
Deux fois par an vous devrez : Tous les six mois Confirmer la liste des membres avec le LCI par rapport à la liste des cotisations biannuelle envoyée au trésorier avec les dossiers du club Travailler avec le trésorier du club pour soumettre des relevés de cotisations biannuels à chaque membre et réconcilier les autres obligations financières dues au club (votre club peut opter de faire cela tous les trimestres ou une fois par an) Formation du secrétaire de club

71 Planifier votre mandat
Selon les besoins, vous devrez : Selon le besoin Passer en revue les applications de nouveaux membres dûment remplies et les enregistrer dans les dossiers du club Soumettre les informations sur les nouveaux membres au LCI Commander les fournitures du club et les récompenses via le LCI ou un fournisseur local Formation du secrétaire de club

72 Planifier votre mandat
Après l'élection annuelle, vous devrez : Époque des élections Soumettre le rapport d'officiels de club (PU-101) Recevoir et distribuer les informations concernant le DM ou district et les conventions internationales Faire une demande auprès du LCI et du district pour les récompenses des membres Formation du secrétaire de club

73 Planifier votre mandat
Vous continuez cependant à jouer un rôle important dans la réussite future du club en planifiant une transition efficace. Vous avez atteint la fin de votre mandat en tant que secrétaire de club. Consultez les dossiers pour les récompenses de 100 % de participation et des 'années de service' Préparez un nouveau formulaire de record de participation pour l'année qui vient Préparez le rapport annuel des activités, des dons, des heures, etc. pour le banquet ou la réunion de fin d'année Confirmez que tous les dossiers du club sont à jour et prêts au transfert pour le secrétaire du club entrant Rencontrez le secrétaire de club entrant et passez en revue les dossiers et les questions en suspens. Fin de mandat Formation du secrétaire de club

74 Planifier votre mandat
Quels objectifs espérez-vous atteindre pendant votre mandat en tant que secrétaire de club ? Énumérez ceux-ci à la page 13 de votre cahier d'exercices. Formation du secrétaire de club

75 Ressources complémentaires
Planifier votre mandat Le centre de formation Lions offre des cours gratuits en ligne pour aider à la formation de responsables. Avant de terminer… Ressources complémentaires Envisagez de prendre les cours en ligne suivants : La rédaction de votre déclaration de mission personnelle Définition des objectifs La gestion du changement Des informations supplémentaires concernant le Centre de formation Lions sont disponibles ici. Formation du secrétaire de club

76 Bienvenue à la section 5 : Ressources
Allez à la page 14 de votre cahier d’exercices. Formation du secrétaire de club

77 Vous avez beaucoup à vous rappeler lorsque vous démarrez votre mandat en tant que secrétaire de club. Vous pouvez passer en revue cette présentation dans son ensemble ou revenir à une section particulière à tout moment. Formation du secrétaire de club

78 Ressources Vous pouvez obtenir des idées et des informations supplémentaires en vous familiarisant avec les documents et le matériel de formation suivant sur le site web du Lions Clubs International. Webpages: MyLCI (MonLCI) Orientation des officiels de clubs Centre de ressources pour les responsables Le centre de formation Lions Ressources réservées aux membres du Lions Clubs Gestion du club Formation du secrétaire de club

79 Ressources Didacticiels vidéos MyLCI : Introduction à MyLCI
Utiliser le site Internet MyLCI Publications : Constitution et statuts LA-1 – International LA-2 – Club standard LA-4 – District Manuel de l'équipe des officiels de club L'Art de la Reconnaissance Formation du secrétaire de club

80 Avons-nous réalisé nos objectifs ?
Dans ce module en ligne nous avons : Examiné l'objectif de votre club et la position importante occupée par les clubs au sein de la structure du Lions Clubs International Résumé vos nombreuses responsabilités en tant que secrétaire de club Fourni des liens à des ressources supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin Formation du secrétaire de club

81 La prochaine étape consiste à compléter la formation de secrétaire de club au niveau de votre district. Vous y obtiendrez des informations supplémentaires et discuterez du travail d'équipe des officiels de club, de la définition d'objectifs et de la création de plans d'action. Félicitations pour avoir achevé la première partie de votre formation de secrétaire de club. Formation du secrétaire de club

82 Merci de votre participation.
Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à prendre contact avec : Formation du secrétaire de club