Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 PRESENTATION DU SYSTEME DE TRANSMISSION DE DOCUMENTS ARIEL ® Son utilisation à l’I N I S T Institut de l’Information.

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2 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 PRESENTATION DU SYSTEME DE TRANSMISSION DE DOCUMENTS ARIEL ® Son utilisation à l’I N I S T Institut de l’Information Scientifique et Technique CNRS - UPS O76 Sylvie Grésillaud

3 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 LE DOCUMENT ELECTRONIQUE A L’INIST Contexte

4 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 Collecter Traiter Diffuser l’information scientifique et technique internationale Missions

5 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 24 130 titres de périodiques (dont 9 053 collections en cours) 110 000 thèses françaises Un fonds documentaire français et international 60 000 rapports scientifiques et techniques 62 000 comptes rendus de congrès

6 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 (Chiffres 2000) Un fonds documentaire multidisciplinaire, scientifique et technique Sciences de l’information 2% Terre, Océan, Espace 11% Physique 6% Médecine, Pharmacologie 19% Sciences Humaines et Sociales 28% Biologie 23% Chimie 7% Psychologie 4%

7 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 La Fourniture de documents PRINCIPALE ACTIVITÉ DE L’INIST Elle représente 80 % du chiffre d’affaires en 2000

8 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 L’activité de 1996 à 2000 Répartition par mode de commande FormulaireFaxServeursMinitelTransfertTéléphone papierde fichiers F O U R N I T U R E DE DOCUMENTS F O U R N I T U R E DE DOCUMENTS

9 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 Marché du document électronique de plus en plus important Modification fondamentale du rôle des acteurs traditionnels  Éditeurs  Agences d’abonnement  Fournisseurs de services d’accès à l’information Nouveaux acteurs  Fournisseurs exclusifs de documents électroniques  Fournisseurs de portail LE DOCUMENT ÉLECTRONIQUE Le contexte

10 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 Mandataire Collecteur des droits de copie CFC (Centre Français d’exploitation du droit de Copie) L’ENVIRONNEMENT DE l’ INIST-CNRS Clients - Utilisateurs Sous-traitants et distributeurs (Jouve, Dialog,...) Auteurs Producteurs (Chercheurs) Concurrents et Fournisseurs Éditeurs, Agences d’abonnements, Bibliothèques Universitaires, British Library,... LE DOCUMENT ÉLECTRONIQUE Le contexte

11 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 Définir un positionnement Proposer des actions concrètes Grâce à nos atouts :  ARTICLE@INIST  Une expérience irremplaçable en FDP  Une connaissance approfondie de la demande  Une collection de documents numérisés  Un savoir-faire technologique  Une expertise scientifique humaine LE DOCUMENT ÉLECTRONIQUE A l’INIST

12 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 LE DOCUMENT ÉLECTRONIQUE Les axes Diffusion et services aux utilisateurs  Quels documents pour quels besoins ? Attente des utilisateurs finaux  Positionnement des services Évolution des habitudes des utilisateurs portail générique ou thématique  Modélisation économique et technique Gestion du document électronique  Signalement du document électronique Règles de catalogage spécifiques. Standards d’identification : metadatan, DOI,...  Lien vers le document électronique Opération Elsevier  Stockage et archivage Format texte ou image Support optique ou magnétique

13 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 L’INIST sur Internet http://www.inist.fr

14 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 LE DOCUMENT ÉLECTRONIQUE Les expérimentations Lien vers le document électronique

15 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 LE DOCUMENT ÉLECTRONIQUE Les expérimentations

16 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 QU’EST-CE QUE C’EST? LE MODE DE LIVRAISON

17 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 : Logiciel de RLG (Research Libraries Group) basé sur la norme ISO 17933 GEDI Utilisé par des fournisseurs de documents (BL, CISTI, monde académique américain, belge...) Assimilé à du papier/télécopie Phase expérimentale à l’INIST en 2000 Disponible depuis janvier 2001 LE MODE DE LIVRAISON

18 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001  Fourniture de documents via INTERNET à grande vitesse  Transmission d’images scannées  Impression de bonne qualité des images  Coût de transmission faible  Transfert des documents par FTP ou messagerie  Import de fichiers tiff  Impression de documents de différentes tailles  É mission et réception simultanée LES AVANTAGES LE MODE DE LIVRAISON

19 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 L’ÉQUIPEMENT  PC 486 66MHz, 16 Mo RAM minimum  Windows95 ®, 98 ® ou Windows NT ® Possible sous MacIntosh ® avec Virtual PC ®  25 Mo ou plus d’espace disque  Lecteur de disquette 3,5"  Imprimante compatible (Postscript non recommandé)  Scanners  Accès Internet  www.rlg.org  LE MODE DE LIVRAISON

20 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 LE LOGICIEL  Version actuelle : 2.2 ( version 3 à venir : Pdf, couleur, scan format A3 … )  Version cliente « print only » : réception uniquement  Version complète LE MODE DE LIVRAISON

21 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 L’INTERFACE Import État des transmissions Émission Réception LE MODE DE LIVRAISON

22 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 L’ACQUISITION DU LOGICIEL  Service Administration des ventes d’INIST-DIFFUSION  version «print only» 800 FF HT 100 FF HT frais d’expédition  Distributeur exclusif pour la France : CENFOR INTERNATIONAL BOOKS S.r.l. http://www.cenfor.it contact : amerlo@cenfor.it LE MODE DE LIVRAISON

23 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 LA PHASE EXPERIMANTALE  Démarrage en mai 2000  15 clients  Toute typologie, toute organisation, en France ou à l’étranger  2 500 demandes  Issues du fonds INIST  Fournies en moins de 1 jour  Satisfaction des clients LE MODE DE LIVRAISON

24 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 Respect des contraintes juridiques Un seul protocole retenu : messagerie électronique Équipement ARIEL ® indispensable (version « print only ») Un mode de commande autorisé : ARTICLE@INIST Document disponible sous forme numérique (à posteriori ou à priori) Environnement LE MODE DE LIVRAISON L’ENVIRONNEMENT

25 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 COMMENT EN BENEFICIER? LE MODE DE LIVRAISON

26 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 client Le client signe un formulaire d’inscription et d’engagement Pas de retransmission Destruction du document obligatoire après impression PRE-RECQUIS JURIDIQUES LE MODE DE LIVRAISON

27 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 Autorisation spécifique Installation du logiciel Déclaration d’adresse électronique dédiée sur SERVICES@INIST Paramétrage du logiciel ARIEL ®  adresse électronique MIME  protocole POP3  impression automatique  destruction systématique après impression satisfaisante PRE-RECQUIS TECHNIQUES LE MODE DE LIVRAISON

28 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 Identification, Recherche et Copies de documents LE MODE DE LIVRAISON La Fourniture de documents Clients Commandes par Catalogue sur internet Formulaire électronique sur internet (ou transfert de fichiers) Serveurs TéléphoneTélécopie Courrier Services d’expédition Courant Poste Ariel ® ExpressFax

29 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 Prix d’une copie en 2001 Accèsdroit de électroniques par document copie (2) 627 1867 Autres1 à 10tranchesdroit de modespagesde 10 pages copie (2) 72367 (1) 216367 (1) 260587 Tarifs en UC* * UC = Unités de Compte (1)Les services express et fax sont réservés aux articles de périodiques disponibles dans notre fonds. (2)Le droit de copie ne s’applique qu’aux articles de périodiques et aux extraits d’ouvrages. Le tarif des thèses françaises est forfaitaire : 350 F O U R N I T U R E DE DOCUMENTS F O U R N I T U R E DE DOCUMENTS

30 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 Les indicateurs qualité Relations clients / fournisseurs internes et externes CONTRÔLE ET MESURE DE LA QUALITÉ CONTRÔLE ET MESURE DE LA QUALITÉ LA FOURNITURE DE DOCUMENTS  Contrôle des délais de livraison des documents Service COURANT : 80% du traitement en 48h Service FAX : 100% du traitement en 2h  Contrôle de la qualité de la copie  Taux de fourniture : 95%  Taux de réclamations : <0,5%

31 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 COMMENT CA MARCHE? LE MODE DE LIVRAISON

32 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 1 5 4 3 6 2 9 7 8 Logiciel  Paramétrages  Relève de la boîte aux lettres  Impression  Destruction  Déclaration de l’adresse dédiée  Suivi de la demande  Recherche de références  Sélection pour commande  Commande du document LE MODE DE LIVRAISON MODE D’EMPLOI

33 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 LES SCANNERS LE MODE DE LIVRAISON Professionnel Minolta PS 7000 Bureautique

34 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 Avec les scanners « bureautiques » :  logiciel ARIEL ® : module de scan et d’émission  Commandes ARIEL ®  Qualité de numérisation bonne mais pas de correction possible (300dpi)  Manipulation de l’ouvrage à scanner fastidieuse LES SCANNERS A L’INIST LE MODE DE LIVRAISON

35 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 Avec les scanners « professionnels » :  logiciel « maison » compatible ARIEL ®  Confort  Qualité de numérisation (300dpi, élimination bordures noires, redressage du texte…)  Utilisation pour les commandes ARIEL ® et COURANT « papier »  remplace les photocopieurs  Compétence du personnel LES SCANNERS A L’INIST LE MODE DE LIVRAISON

36 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 AUTRE UTILSATION A L’INIST LE MODE DE LIVRAISON

37 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001  British Library  CISTI  TU DELFT  HANNOVRE  NIWI  Cologne  BU Françaises ???  Nette amélioration des délais (2 à 3 jours)  Qualité des images  Impression obligatoire : concerne les copies « papier » LES RECOURS LE MODE DE LIVRAISON

38 2000 Transfert fichiers CO/EX Identification complémentaire Fonds physique INIST Téléphone EX/FA Fax CO/EX/FA Serveurs CO/EX Reformatage Télédéchargement Chargées de clientèle Fonds électronique INIST Fonds extérieur(s) Fourniture du document Transmission Application FDP Saisie de la demande Identification Demande Localisation Identification Client Scanners CO/EX Débit / e-commerce Expédition Débit CO/EX/AL F O U R N I T U R E DE DOCUMENTS La chaîne de production Minitel CO/EX Courrier CO/EX/FA

39 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 RAPPEL SUR L’UTILISATION DE ARTICLE@INIST ET DE FORM@INIST LE MODE DE LIVRAISON

40 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 http://www.inist.fr Le catalogue des articles et des monographies du fonds INIST sur Internet 7 millions de notices EN CONSULTATION GRATUITE

41 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 Accès à :  6 millions de références d’articles (issus de 10 000 titres de revues)  156 000 références de monographies (thèses, rapports, congrès, ouvrages)  23 000 titres de revues dans le domaine des Sciences, des Techniques, de la Médecine et des Sciences Humaines et Sociales Rétrospectivité depuis 1990 Mise à jour quotidienne (3 000 nouvelles notices par jour) Version bilingue : français, anglais Son contenu

42 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 Permettent :  la consultation gratuite du fonds documentaire de l’INIST  la commande en ligne du document en Service Courant et en Service Express pour tout client INIST Ses fonctions

43 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 La commande  Identification à l’aide du compte client et du mot de passe  Association de données commerciales aux références  Envoi en ligne des commandes pour traitement à l’INIST  Accès multi-utilisateurs possible !!! Identification préalable à l’INIST !!!

44 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 La commande Si le résultat d’une recherche est négatif, Le Formulaire de Commande sur Internet il est toujours possible de commander la copie d’un document grâce à : Non disponible pour le moment

45 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 LA COMMANDE DE DOCUMENTS SUR INTERNET Le Formulaire de Commande Électronique sur Internet http://www.inist.fr

46 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 LA COMMANDE DE DOCUMENTS SUR INTERNET  Consultation du catalogue, saisie et gestion des commandes, envoi direct des commandes à l'INIST  Accès contrôlé par mot de passe  Une aide en ligne  Un menu "Administration" qui permet de répondre à toutes les organisations documentaires

47 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 LA COMMANDE DE DOCUMENTS SUR INTERNET  Enregistrement des utilisateurs susceptibles de saisir des commandes  Enregistrement de "Destinataires Particuliers"  Enregistrement d' "Adresses exceptionnelles"  Définition possible de paramètres par utilisateur (ou paramètres par « défaut INIST »)  Gestion des adresses de livraison électronique Le menu "Administration"

48 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 LA COMMANDE DE DOCUMENTS SUR INTERNET  Accès aux catalogues des titres de périodiques, des rapports, des ouvrages, des congrès et des articles de l’INIST  Recherche simultanée sur tous les catalogues  Résultat de la recherche par type de document La consultation du catalogue de l’INIST  Après consultation du catalogue de l’INIST  Saisie directe  Association des données commerciales saisies directement (ou paramétrées préalablement dans le menu " Administration " )  Attribution d’un numéro de demande La saisie des commandes

49 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 LA COMMANDE DE DOCUMENTS SUR INTERNET Utilisateur  Accès à ses propres commandes en attente d’envoi pour traitement par le gestionnaire  Correction de commandes possible  Suppression de commandes possible  Envoi à l’INIST impossible La gestion des commandes Gestionnaire  Accès à toutes les commandes saisies en attente d’envoi pour traitement à l’INIST  Correction de commandes possible  Suppression de commandes possible  Envoi à l’INIST possible

50 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 LA COMMANDE DE DOCUMENTS SUR INTERNET Utilisateur  Visualisation de ses propres commandes en attente d’envoi  Visualisation de ses propres commandes envoyées à l’INIST L’historique des commandes Gestionnaire  Gestion de toutes les commandes en attente d’envoi à l’INIST  Visualisation de toutes les commandes envoyées à l’INIST

51 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 LA COMMANDE DE DOCUMENTS SUR INTERNET Accès aux relevés de comptes clients Fourniture de Documents  Consultation en temps réel du compte client  Impression de relevés de compte

52 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 Information Clients Pour contacter l’INIST (33) 03 83 50 46 64 (33) 03 83 50 47 27 2, allée du Parc de Brabois F-54514 Vandœuvre cedex http://www.inist.fr infoclient@inist.fr

53 Fourniture de documents INIST - ARIEL® 2001 Sylvie GRÉSILLAUD Chef de projet utilisateur «Développement Produits» Département des Produits et Services Téléphone : + 33 (0)3 83 50 46 61 Télécopie : + 33 (0)3 83 50 47 33 Mél : gresillaud@inist.fr