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2 www.dfh-ufa.org 2 1ère partie : Dépôt d’une demande de soutien et évaluation

3 www.dfh-ufa.org 3 L’évaluation des cursus par l’UFA L’évaluation des cursus déjà soutenus se fait  dans le cadre de l’assurance-qualité, selon le rythme d’évaluation de l’UFA - Attention ! Nouveau rythme d’évaluation à partir de 2012-2013 : évaluation après une année de lancement (le cas échéant) évaluation tous les 4 ans  en cas de restructuration du cursus (p.ex. contenu) ou élargissement à un autre partenaire  lors d’un nouveau dépôt de demande de soutien après une évaluation négative ou une période de mise en veille (convenue avec l’UFA) La règle d’or : Ne peut être soutenu que ce qui a été évalué !

4 www.dfh-ufa.org 4 La procédure d’évaluation : l’évaluation administrative L’évaluation administrative est menée par le Secrétariat de l’UFA : 1)le contrôle des documents : le dossier est-il complet ? 2) une prise de position du Secrétariat de l’UFA par cursus sur les points suivants :  rapports d’activité des justificatifs d’utilisation des allocations  rapports des étudiants  données relatives au nombre d’étudiants et de double diplômés  actions d’information et de publicité relatives aux cursus intégrés impliquant l’UFA et le guide des études en ligne  résultats des visites sur sites le cas échéant  appréciation générale de la collaboration administrative avec la coopération

5 www.dfh-ufa.org 5 La procédure d’évaluation : l’évaluation scientifique Elle est effectuée par la commission scientifique de l’UFA ainsi que par les experts indépendants délégués par celle-ci :  évaluation de la demande par un tandem franco-allemand d’experts Instrument de travail : les grilles d’évaluation (les points à évaluer correspondent aux critères de qualité et aux questions du formulaire)  discussion des résultats et établissement de classements dans les groupe d’évaluation disciplinaire  discussion des résultats de chaque groupe d’évaluation lors de la réunion de la commission scientifique (en particulier discussion de cas problématiques) et formulation de recommandations pour le Conseil d’université. C’est sur la base de cette recommendation que le conseil d’université se prononcera pour le soutien d’une coopération.

6 www.dfh-ufa.org 6 Résultat de l’évaluation Résultat positif de l’évaluation  soutien conformément aux directives de financement en vigueur  le cursus bénéficie de la politique de communication de l’UFA. (Attention : pour le guide des études en ligne, la coopération doit d’abord remplir un questionnaire !)  la coopération peut/devra utiliser le logo de l’UFA  la coopération fait partie du réseau de l’UFA : d’abord statut d’établisse- ment partenaire, plus tard, sur demande, statut d’établissement membre (interlocuteur: Simon Martin / Département 1) Résultat négatif de l’évaluation & cursus en voie d’extinction ou cursus mis en veille : Pour garantir le soutien des étudiants déjà inscrits, le principe du respect des engagements pris entre en vigueur dans le cas des demandes de prolongation de soutien.

7 www.dfh-ufa.org 7 La procédure en détail : Délais  2 mai 2011 : publication de l’appel d’offre  en mai / juin: les responsables de programmes des coopérations qui doivent ou peuvent déposer une demande de prolongation de soutien sont informés par courriel de la nécessité / possibilité de déposer une demande de soutien  la coopération doit signaler jusqu’au 30 juin 2011 son intention de déposer une demande en utilisant le formulaire „signalisation de dépôt de demande“ (à envoyer par courriel à boie@dfh-ufa.org)  31 octobre 2011 : date limite pour le dépôt du dossier pour une prolongation de soutien à partir de 2012-13  la décision sera communiquée début avril 2012. Les délais sont les mêmes chaque année !

8 www.dfh-ufa.org 8 La procédure en détail : Eléments de la demande (demande de prolongation de soutien)  Formulaire de demande de soutien Un seul formulaire pour tous les types de demandes. Le formulaire, actualisé tous les ans, a été mis en ligne début mai : www.dfh-ufa.org/fr/etablissements/appels-doffres-etablissements/www.dfh-ufa.org/fr/etablissements/appels-doffres-etablissements/  Annexes 1: convention de coopération spécifique au cursus (procédure d’admission nombre d’étudiants modalités, frais de scolarité, diplômes, supplément au diplôme, activités de relations publiques) 2: plan commun des études & présentation schématique du déroulement des études Tous les documents doivent être fournis en français et en allemand et respecter le nombre maximal de pages autorisé !

9 www.dfh-ufa.org 9 La procédure en détail : A savoir / Conseils pour la demande de soutien Les documents de la demande de soutien sont la « carte de visite » du cursus pour les experts !  ayez en tête les critères de qualité de l’UFA : la tâche des experts est de vérifier le degré de satisfaction  l’expert ne doit évaluer que ce qui se trouve de manière explicite dans le dossier. → une explication manquante ou imprécise peut conduire à des « retraits de points »  les critères d’obtention du double diplôme par l’étudiant doivent être claire- ment identifiables pour l’expert → joindre un programme des études clair  conseil : ne laissez aucun champ sans réponse ! Mieux: expliquer rapidement l’absence de réponse ou bien indiquer „/“  si la réponse à une question du formulaire se trouve dans une annexe, merci de bien nommer l’annexe correspondante (avec le numéro de la page).  merci de joindre la convention de coopération, même si l’UFA l’a déjà

10 www.dfh-ufa.org 10 La procédure en détail : A ne pas oublier Dans le document „Informations générales à l’attention des établissements demandeurs & conseils pour remplir le formulaire de demande“ vous trouverez davantage de conseils pour le dépôt de la demande de soutien.  signatures originales de la direction de l’établissement et du responsable de programme (exception: annexe1, dont une copie peut être fournie)  les signatures de la direction de l’établissement allemand et de l’établissement français peuvent se trouver sur des feuilles différentes mais merci de bien vouloir les envoyer ensemble  n’envoyer qu’un seul document : - imprimé sur un seul côté de la feuille - sans agrafes / sans reliure - formulaires et annexes 1-2  un envoi séparé entre partenaires est à éviter

11 www.dfh-ufa.org 11 De plus amples informations sur le dépôt de demande de soutien et l’évaluation : sur le site Internet www.dfh-ufa.org sous la rubrique « Etablissements »  « Evaluation »:  calendrier et déroulement de l’évaluation  phases de soutien et rythme d‘évaluation  avancement des cursus  «Principes de soutien de l’UFA pour les programmes d’études de l’évaluation à l’assurance qualité»

12 www.dfh-ufa.org 12 2ème partie : Attribution des fonds

13 www.dfh-ufa.org 13 Inscription et réinscription des étudiants  inscription et réinscriptions obligatoires de TOUS les étudiants jusqu’à l’obtention du double diplôme  en cas de non-inscription : pas d’inscription rétroactive / pas d’aide à la mobilité / nombre d’étudiants faussé / pas d’inscription possible l’année suivante si le cursus est négatif  inscription exclusivement en ligne : www.dfh-ufa.org  du 2 mai au 30 septembre 2011 dernier délai  2ème phase d’inscription du 15 janvier au 31 mars 2012 : seulement pour les étudiants sélectionnés après le 30 septembre 2011 et commençant leurs études au second semestre 2011-2012

14 www.dfh-ufa.org 14 Rapports d'étudiants  à compléter après chaque période passée dans le pays partenaire ou tiers  l’étudiant ne peut se réinscrire auprès de l’UFA que s’il a dûment complété le rapport d’étudiants  le rapport est partie intégrante de l’évaluation du cursus

15 www.dfh-ufa.org 15 Abandon des études  les abandons et interruptions d’études doivent être annoncés à l’UFA dans les plus brefs délais  à l’aide des formulaires « Abandon des études » et « Interruption des études » contenant des informations plus détaillées  le remboursement de l’aide à la mobilité s’effectue par l’établissement dans un délai de 4 semaines après l’annonce de l’abandon  dérogations : abandon pour maladie, échec définitif aux examens, sur présentation d’une lettre de demande de remise de créance adressée au Président de l’UFA

16 www.dfh-ufa.org 16 Certificat de l'UFA  pour les étudiants inscrits régulièrement auprès de l’UFA et ayant passé leurs diplômes de fin d’études  chaque responsable de programme nomme chaque année les diplômés de son cursus dans le cadre du justificatif de l’utilisation des allocations attribuées  établissement des certificats sur demande officielle faite par le responsable de programme auprès de l’UFA

17 www.dfh-ufa.org 17 Subvention 2011-2012 - Préfinancement  concerne l'aide à la mobilité et l’aide à la préparation linguistique  demande qui peut-être faîte entre le mois de juin et le mois d’août à l’aide d’un formulaire envoyé par mail début juin aux responsables de programmes  il suffit de renvoyer le formulaire complété et signé  acompte versé à l’établissement sans grande formalité administrative

18 www.dfh-ufa.org 18 Subvention 2011-2012 - Liste nominative des étudiants et partie chiffrée  inscriptions et réinscriptions visibles sous « Infos en ligne » sur le site Internet www.dfh-ufa.orgwww.dfh-ufa.org  à l’aide du numéro d’identification et du mot de passe fournis par l’UFA  début juin : mise en ligne de la liste nominative des étudiants et de la partie chiffrée  date limite de validation de la liste nominative des étudiants et de la partie chiffrée : 4 octobre 2011 Cependant, plus tôt le formulaire sera retourné complété à l’UFA, plus tôt la convention pourra être établie et les allocations versées

19 www.dfh-ufa.org 19 Étape 1: compléter et valider la liste nominative des étudiants  confirmation impérative de la participation des étudiants au cursus  informations relatives à l’étudiant (date d’inscription, numéro de matricule, nom, prénom …) complétées automatiquement  informations relatives au séjour dans le pays d’origine / pays partenaire / pays tiers complétées automatiquement  demande d’aide à la mobilité à compléter par le responsable de programme  dès que tous les étudiants sont inscrits et que les informations sont complétées, cliquer sur «valider» Liste nominative des étudiants et partie chiffrée

20 www.dfh-ufa.org 20 Liste nominative des étudiants et partie chiffrée

21 www.dfh-ufa.org 21 Étape 2 : vérifier et valider la partie chiffrée  le calcul des chiffres se fait automatiquement mais il est impératif de les vérifier et de les valider  si une anomalie est constatée, retourner sur la liste nominative  c’est sur la base de ces chiffres que sera élaborée la convention d’allocations et que seront calculés les montants alloués  l’UFA est informée par un e-mail automatique que le responsable de programme a validé la partie chiffrée  lorsque tous les partenaires d’une même coopération ont complété leur formulaire, la convention peut être établie Liste nominative des étudiants et partie chiffrée

22 www.dfh-ufa.org 22 Liste nominative des étudiants et partie chiffrée

23 www.dfh-ufa.org 23  convention envoyée au responsable de programme pour : vérification des informations compléter la répartition des sommes attribuées ainsi que les coordonnées bancaires signature par la direction de l’établissement et par lui-même  un exemplaire de la convention doit être retourné à l’UFA avant le 15 décembre 2011  versement des allocations : si la partie comptable du justificatif des allocations et le récapitulatif concernant les étudiants de l’année précédente ont été transmis à l’UFA après - le cas échéant - application de la compensation légale pour les aides aux frais de fonctionnement et à la préparation linguistique Convention d’allocations et versement des allocations

24 www.dfh-ufa.org 24 Règles de financement 2011-2012 1.Aides aux frais de fonctionnement (montant par coopération)  phase préparatoire : montant forfaitaire de 10.000 €* pour les cursus binationaux / 30.000 €* pour les cursus trinationaux  phase probatoire : montant forfaitaire de 5.000 €* / 10.000 €* / 15.000 €* en fonction du nombre d’étudiants en mobilité  phase établie : montant forfaitaire de 5.000 €*  périodes d’études de durée significative : forfait de 2.000 €*  pas d’aides aux frais de fonctionnement pour les cursus évalués négativement, mis en veille ou en fin de vie * valable pour 2011/12

25 www.dfh-ufa.org 25 Règles de financement 2011-2012 2. Aides à la mobilité (sauf pour les cursus en phase préparatoire)  pour les étudiants se trouvant dans le pays partenaire ou le pays tiers et dûment inscrits auprès de l’UFA  270 €* par mois  plafonnement : 60* aides par coopération (= max. 162.000 €*)  soutien pendant le stage si obligatoire d’après le règlement des études en vigueur + se déroule dans le pays partenaire  principe de respect des engagements pris : en cas d’évaluation négative ou après la mise en fin de vie d’un cursus, les étudiants déjà inscrits à l’UFA peuvent bénéficier de l’aide à la mobilité (pendant une année ou jusqu’à la fin de leurs études selon les cas) * valable pour 2011/12

26 www.dfh-ufa.org 26 Règles de financement 2011-2012 3. Aides à la préparation linguistique  pour financer la préparation linguistique des étudiants se trouvant pour la première fois dans le pays partenaire ou le pays tiers et dûment inscrits à l’UFA  cursus intégrés : forfait de 4.000 €* par coopération par groupe de 40 étudiants pour la première fois en mobilité  périodes d’études de durée significative : 300 €* par étudiant pour la première fois en mobilité  pour les cursus évalués positivement seulement  partenariat avec Deutsch-Uni Online * valable pour 2011/12

27 www.dfh-ufa.org 27 3ème partie : Justification de l'utilisation des allocations attribuées par l'UFA

28 www.dfh-ufa.org 28 Généralités  utilisation des allocations en conformité avec les directives d'éligibilité de l'UFA  respect des principes relatifs à une bonne utilisation des fonds publics  à noter : « gestion économe » « dépenses éligibles » les directives d'éligibilité seront envoyées avec les conventions et sont disponible sur notre site Internet

29 www.dfh-ufa.org 29 Généralités  aides aux frais de fonctionnement / aides à la préparation linguistique dépenses engagées du 01/09/2010 au 31/08/2011 et liquidées avant le 31/10/2011 programmes en phase préparatoire : à partir de la date de notification de la décision d'évaluation positive par le conseil d'université de l'UFA ; pour 2 ans maximum, voire 3 ans pour les cursus trinationaux  aides à la mobilité reversement aux étudiants : dans un délai maximum de 3 semaines aides à la mobilité non-utilisées doivent être remboursées à l'UFA au plus tard pour le 31.12.2011 respect de la répartition fixée dans la convention d'allocation

30 www.dfh-ufa.org 30 Justificatif de l'utilisation des allocations  la plupart des informations se trouvent sur le site Internet de l'UFA sous "infos en ligne" : compte de gestion récapitulatif concernant les étudiants récapitulatif concernant les double-diplômés nom de l’interlocuteur dans votre établissement  délais : jusqu’au 31 octobre 2011 : o validation du compte de gestion o validation du récapitulatif concernant les étudiants jusqu’au 31 décembre 2011 : o envoi du rapport d'activité (document en version Word) o envoi du justificatif signé par la direction de votre établissement et le contreseing de l'agent comptable (document en version pdf) o validation du récapitulatif concernant les double-diplômés o remboursement des aides à la mobilité non utilisées en 2010/11

31 www.dfh-ufa.org 31 Justificatif de l'utilisation des allocations  seulement après la validation du compte de gestion et du récapitulatif concernant les étudiants, les subventions d'allocation attribuées pour 2011/12 peuvent être mise en paiement  les subventions non utilisés en 2010/11 seront directement déduites du montant des allocations versées à votre établissement pour l’année 2011/12. Cette procédure n’a aucune incidence sur le versement des aides à la mobilité. Avantage : les soldes ne doivent pas être réclamés par l’UFA et virés à l'UFA => Moins d'effort administratif  Les soldes qui ne sont peuvent pas être déduits et les soldes au titre des aides à la mobilité doivent être remboursés à l'UFA jusqu'au 31 octobre

32 www.dfh-ufa.org 32 Compte de gestion  récapitulatif des dépenses couvertes avec les aides aux frais de fonctionnement et à la préparation linguistique  Les différentes rubriques du compte de gestion : frais de personnel frais de déplacement et de séjour frais administratifs frais de réception et de restauration frais liés à la communication et à la promotion du cursus utilisation du soutien à la préparation linguistique

33 www.dfh-ufa.org 33 Récapitulatif concernant les étudiants  pré-rempli avec les noms des étudiants inscrits auprès de l'UFA pour 2010-2011  informations : sur la phase par semestre (dans le pays d'origine ou dans le pays partenaire) dans laquelle les étudiants se trouvaient sur le montant de l'aide à la mobilité versée à chaque étudiant si l'établissement a obtenu des aides à la préparation linguistique pour les étudiants si l'étudiant a réussi aux examens à la fin de l'année dans le cas d'abandon des études : montant des aides à la mobilité à rembourser

34 www.dfh-ufa.org 34 Récapitulatif concernant les double-diplômés  récapitulatif avec les informations concernant les étudiants double- diplômés,qui ont reçu les diplômes de l'établissement d'origine et de l'établissement partenaire et le cas échéant du pays tiers. sélectionner vos double-diplômés dans la liste préétablie des étudiants de votre cursus dûment inscrits auprès de l'UFA l'établissement d'origine est pré-rempli l’intitulé du diplôme est pré-rempli, mais peut être modifié en cliquant dessus pour chaque diplôme, veuillez confirmer l'obtention de diplôme en indiquant "Oui" et remplir la date de l'obtention de diplôme Attention  ces informations seront ensuite reprises pour établir le certificat pendant l'année ou par exemple pour une remise des diplômes  communiquez la date de la remise de diplômes au plus tard un mois à l’avance.

35 www.dfh-ufa.org 35 Rapport d'activité  document en version Word  questions concernant le cursus, les étudiants et le déroulement du cursus  peut être envoyé par post, par fax ou par mail à l'UFA  sera mis à la disposition des évaluateurs dans le cadre de l'évaluation  comparaison des réponses dans le rapport d'activité avec celles du rapport des étudiants

36 www.dfh-ufa.org 36 Justificatif signé  document en version PDF  à signer par la direction de l'établissement et contreseing de l'agence comptable  ceci est impératif afin que les informations transmises à l’UFA aient une valeur légale et soient correctes  doit être envoyé à l'UFA par la poste  au plus tard pour le 31 décembre

37 www.dfh-ufa.org 37 Contrôle par l'UFA  justification de l'utilisation des fonds par les établissements respect des directives d'éligibilité respect des délais  sanctions : remboursement / compensation légale non justification de l'utilisation des allocations versées au titre de la/des année(s) universitaire(s) précédente(s), non-respect des directives relatives à l'utilisation des allocations attribuées par l'UFA («inéligibilité des dépenses »), non-remboursement des soldes dus au titre des années universitaires précédentes.  visites sur site demandées par les commissaires aux comptes de l’UFA, s'il y a des irrégularités ou si les évaluateurs le proposent

38 www.dfh-ufa.org 38 Pour toutes vos questions Évaluation : Iris Boie / Carole Reimeringer / Danielle Weislinger Secrétariat des étudiants : Dominique Boeglen / Hélène Breil Liste nominative des étudiants / partie chiffrée : Dominique Boeglen / Hélène Breil Règles de financement : Carole Reimeringer / Hélène Breil Justification des allocations : Nicole Schmidt Certificats : Nadia Huppert Merci de votre attention !