abes La création de notices d’autorité

Présentation au sujet: "abes La création de notices d’autorité"— Transcription de la présentation:

1 abes La création de notices d’autorité
agence bibliographique de l’enseignement supérieur La création de notices d’autorité

2 Autres autorités Sudoc
Autres autorités BnF (collectivités, noms de personnes,…) Autorités BnF RAMEAU Toutes Autorités BnF FMeSH (INSERM) Gestion coopérative FMeSH Intégration RAMEAU Coopération Chargement initial dans le SUDOC Chargement régulier dans la base d’appui Autorités Sudoc Chargement régulier dans le SUDOC Gestion autonome Autres autorités Sudoc Base d’appui . Référentiels de contrôle

3 Les notices d’autorité : évolution
Par chargement de notices Origine BnF Types Base de production Base d’appui Tp : personnes physiques Chargement initial uniquement Chargement régulier de toutes les créations et mises à jour (miroir BnF) Tb : collectivités, congrès Ta : nom générique de famille Tu : titre uniforme Tq : auteur-titre Tg : nom géographique seul Origine RAMEAU Td : mot matière rameau Chargement régulier des créations et mises à jour Tg + $z : nom géographique + subdivision chronologique Origine FMeSH Tl : mot matière FMeSH

4 Les notices d’autorité : évolution
Par catalogage du réseau Sudoc création en statut 5 par défaut, sauf propositions RAMEAU (statut 3) habilitations particulières pour créer ou modifier les notices de statut supérieur : correspondant autorité, coordinateur, administrateur.

5 Les notices d’autorité : évolution
BnF Notice RAMEAU + 035 6a SUDOC Notice RAMEAU + 035 Prop. Rameau 008 Td3 1 5 + 830 VALIDATION REFUS 6b DECISION DU CENTRE RAMEAU 3 2 BORDEREAU PROPOSITION RAMEAU + PPN NOTICE SUDOC 4 Correspondant Autorités FICHIER NATIONAL DES PROPOSITIONS RAMEAU

6 Les notices d’autorité : évolution
Cas particulier des propositions Rameau : le catalogueur / indexeur : crée, si nécessaire une proposition dans le Sudoc le correspondant autorité : valide les propositions de sa bibliothèque et les transmet au FNPR (fichier national des propositions Rameau) géré par la BnF la BnF : valide/refuse les propositions reçues l ’ABES : suit les propositions du réseau et charge régulièrement les mises à jour de la BnF

7 Création de notices d’autorité différents modes pour différents usages
Création dans une « page blanche », directement en Unimarc. À DÉCONSEILLER AUX DÉBUTANTS Création à partir d’une notice existante, soit en base de production, soit dans la base d’appui PRATIQUE POUR LES AUTORITES DIFFICILES (colloques, congrès) ET POUR RÉCUPÉRER LES AUTORITÉS DE LA BnF (base d’appui) . ATTENTION AUX DOUBLONS! création Ex-nihilo en mode expert Ex-nihilo en mode semi-expert Avec un script complet  Par copie d’une notice dans la base Création dans un formulaire pour les données codées, et une page blanche pour la partie descriptive. RÉSERVÉ AUX UTILISATEURS QUI MAITRISENT UNIMARC Création à partir d’un modèle de notice complet, avec toutes les zones Unimarc, les sous-zones et la description des données à saisir. RECOMMANDÉ POUR UNE DESCRIPTION COMPLÈTE ET FIABLE

8 1. Création de notices d’autorité ex-nihilo en mode «semi-expert »
1. Se mettre en mode semi expert 2. Taper la commande : CRE E 3. Choisir l’autorité à créer

9 Les documents de référence
Normes et Format de données Normes françaises et internationales de constitution des vedettes (correspondant aux points d’accès bibliographiques) Maintien des règles de description de la BNF pour conserver une compatibilité optimale (sauf pour les autorités personnes physiques) Guide d’indexation Rameau (6ème édition) Formats de catalogage / Données d’autorité Règles de description / Notices d’autorité

10 Le format des notices d’autorité
Les zones Unimarc 0XX : n° d’identification 1XX : données codées 2XX : forme retenue (vedette) 3XX : notes 4XX : formes rejetées (voir) 5XX : formes associées (voir aussi) 6XX : classification 7XX : forme parallèle 8XX : sources 200 : Personnes physiques (Tp) 210 : Collectivités ou congrès (Tb) 215 : Noms de territoires ou noms géographiques (Tg) 216 : Noms de marque (Tm) 220 : Familles (Ta) 230 : Titres uniformes (Tu) 240 : Auteur titre (Tq) 250 : Noms commun (Td) .

11 @ Obligatoire pour les zones 210 410 710 en $a 215 415 715 en $a
@utorités @ Obligatoire pour les zones en $a en $a en $a en $t Exemples En cas d’oubli : message d’erreur lors de la validation Collectivités 210 mondiale de la santé 410 710 health organization Noms géographiques 215 415 occidentale Titre uniforme 230 430 (hymne) 430 Auteur-titre 240 ##$aDegeyter, Pierre 440 ##$aPottier, Eugène .

12 La zone 008 Position 1-2 Type de notice Position 3 = Valeur numérique à 1 caractère (de 1 à 9) permettant de contrôler les autorisations en modification sur une notice 3 : Valeur à attribuer (impérativement) aux propositions RAMEAU 5 : Valeur attribuée par défaut aux notices d’autorité créées dans le Sudoc 6 : Valeur pouvant être attribuée en catalogage courant (verrouillage) et aux notices d’autorité provenant du chargement BNF autres que RAMEAU 7 et + : valeurs attribuées par un coordinateur ou un administrateur pour protéger le contenu d’une notice 8 : Notice autorité RAMEAU et F-MeSH (notice verrouillée) 9 : Notice verrouillée par un administrateur

13 Les données codées : zone 106
Informations codées sur l’utilisation comme vedette matière Comporte 3 sous-zones obligatoires $a : emploi dans une vedette matière $b : type d ’emploi en matière (tête de vedette et/ou subdivision…) $c : ajout d ’une subdivision géographique en indexation matière .

14 Les données codées : zone 106
Codes à utiliser en création : Notice « Nom géographique » ##$a0$b0$c0 Toutes les autres notices ##$a0$b1$c0 Signification des codes : .

15 La sous-zone $9 obligatoire
Comporte 2 positions obligatoires position 0 = code de valeur de la forme 0 = forme savante ou internationale 1 = forme courante position 1 = code du système de translittération utilisé y = pas de translittération Exemple : 200 #0$91y$aLucrèce$f0098?-0055 av. J.-C. 700 #1$8frelat$90y$aLucretius Carus$bTitus$f0098?-0055 av. J.-C

16 La sous-zone $9 obligatoire
Valeurs par défaut $90y en 200 et 700 0 = forme savante ou internationale y = pas de translittération $9#y en 400 # = valeur non précisée (forme rejetée…)

17 Attention à l’usage des données personnelles
Toute donnée signalée dans une notice d’autorité doit l’être pour son intérêt bibliographique Les données personnelles qu’on peut mettre dans une notice d’autorité Les données personnelles qu’on ne doit pas mettre dans une notice d’autorité Langue d’expression Nationalité Sexe Dates de vie Informations biographiques Données sensibles Coordonnées Liens familiaux Profession AVERTISSEMENT : toute donnée personnelle enregistrée dans une notice d'autorité : doit être justifiée explicitement par une source au moins citée dans la notice peut faire l'objet d'une demande de rectification ou de suppression de la part de l'intéressé et ce, en dépit du fait que l'information est bien issue d'une source publiée et citée dans la notice

18 Consignes pour les notices Tp
101 (langue d’expression) Langue dans laquelle la personne a publié 102 (pays) Pays dont on suit les règles d’usage pour le traitement et le classement du nom 103 (dates de vie) A n’utiliser que si elles sont disponibles sur une source publique d’information (sous la forme AAAAMMJJ) 120 (sexe)  A n’utiliser que pour les personnes dont le prénom est mixte (Claude, Dominique) ou imprécis (Kimiokis), pour lever une homonymie 

19 Consignes pour les notices Tp
200$f  (dates) Eventuellement à associer avec un $c, à utiliser avec l’unique objectif de différencier des homonymes 340 (note sur l’activité biographique)  Ne saisir que des données pérennes, ayant un intérêt bibliographique uniquement  (rôle par rapport aux documents publiés) 810 (source) Citer la source de catalogage en 810$a ; Citer l’information trouvée dans cette source en 810$b

20 Complétude des notices d’autorité
Contenu moyen souhaité dans le Sudoc 1XX : Toutes zones de données codées pertinentes pour le type d'autorité catalogué 2XX : Zone vedette 3XX : Toutes zones de notes pertinentes en vue d'un bon usage de la notice dans le Sudoc (en particulier 340) 4XX : Forme(s) d'exclusion de la vedette 810 : Zone de sources citant de préférence un des ouvrages de référence reconnu ; au minimum, l’ouvrage catalogué …Toutes les informations utiles dans le cadre d’un catalogue et seulement ces informations utiles !

21 + Confirmer en cliquant sur :
Création de notices d’autorité Commandes de Mise à jour : modifier/supprimer Modifier Supprimer Cliquer sur le bouton ou Saisir la commande MOD + [Entrée] SUP + [Entrée] ou SUP n°ppn + [Entrée] + Confirmer en cliquant sur : On peut réanimer une notice supprimée par son n°ppn : CHE PPN n°ppn + [Entrée] puis REA + [Entrée]

22 2. Création de notices d’autorité à partir d’un script
1. Se mettre en mode semi expert 2. Installer la barre de script 3. Cliquer sur le bouton

23 En cliquant sur le raccourci du script : Affichage des
zones Unimarc (avec libellé) .

24 3. Création de notices d’autorité par copie
Copie d’une notice issue de la base de production ou de la base d’appui : Ou

25 Création par copie à partir de la base d’appui
008 : notice bibliographique d’une monographie imprimée 712 : Autorité Auteur Lien inexistant (à créer) .

26 Création par copie à partir de la base d’appui
1. Ouverture de la notice en modification pour intervenir sur la zone 712

27 Création par copie à partir de la base d ’appui
3. Baguette magique / Lien / Rechercher tronqué ou F9 pour rechercher la notice d’autorité dans la base de production 2. Sélection, à partir du $a, de la zone à lier

28 Création par copie à partir de la base d ’appui
4. Recherche infructueuse : l’autorité recherchée n’existe pas dans la base de production

29 Création par copie à partir de la base d ’appui
5. Recherche dans la base d ’appui en sélectionnant « le petit cochon » .

30 Création par copie à partir de la base d ’appui
8. Copier la notice sélectionnée en base de production 6. Résultat de la recherche tronquée : 51 notices proposées dans la base d ’appui 7. Sélection de la notice correcte

31 Création par copie à partir de la base d ’appui
9. Le contexte dans lequel la copie est effectuée doit être choisi. Ici : «  Décrire la même autorité » 10. La notice est copiée, les numéros sources sont conservés

32 Création par copie à partir de la base d ’appui
11. Une fois corrigée et enrichie, la notice doit être validée et le système lui attribue un ppn

33 Création par copie à partir de la base d ’appui
14. Baguette magique /Lien / Recherche tronquée 12. Retour à la notice bibliographique pour créer le lien manquant 13. Sélection de la zone où le lien doit être crée

34 Création par copie à partir de la base d ’appui
15. Sélectionner la notice d ’autorité à lier 16. Baguette magique / Lien / Coller .

35 Création par copie à partir de la base d ’appui
17. Le ppn de la notice d’autorité est injecté dans la zone de lien de la notice bibliographique 18. Suppression des informations inutiles dans la zone de lien . 19. Validation de la notice

36 Création par copie à partir de la base d ’appui
Le lien est créé : en $3 : ppn de la notice liée après : expansion