Schéma processus métier TRANSACTION NEUF

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1 Schéma processus métier TRANSACTION NEUF
Octobre 2013

2 Légende Événement déclencheur
Action aboutissant à la mise en œuvre d’une autre procédure Activité Suivi « normal » du processus Attention requise : suivi « non classique » du processus Alternative

3 SOMMAIRE Schéma processus métier Transaction Neuf La prise du mandat
Rencontre du promoteur Recueil des documents obligatoires Validation du programme Signature du mandat de vente De la prise du mandat à la signature du contrat de réservation Enregistrement du mandat de vente Mise en vente, publicité Sélection des acquéreurs potentiels Visite du bien par les acquéreurs potentiels Transmission de la proposition au promoteur Gestion de la négociation 3

4 SOMMAIRE Schéma processus métier Transaction Neuf
De la signature du contrat de réservation à l’acte authentique Signature du contrat de réservation une fois le dossier complet L’acompte et son traitement Suivi de la levée des conditions suspensives Préparation du rendez-vous notarié pour signature de l’acte authentique Paiement des honoraires 4

5 Prise de mandat de vente
AGENCE- POINT DE VENTE / RELATION PROMOTEURS Contact d’un promoteur Accueil Présentation des prestations du promoteur et de SQH Intérêt d’une proposition de mandat ? Pas de proposition (Fin de la procédure) Non Non Oui - Kbis et pièce d’identité dirigeant - Plan de masse - Plan par lots - Grille de prix - Contrat de réservation Informer le promoteur des documents à fournir Réception des documents Signature d’un mandat entre le promoteur et SQH Passage au Comité de Référencement CATP IMMO pour validation du programme pour les clients CATP envoyés via Immostat Enregistrement du mandat sous Protexa Réalisation de la publicité (Internet, presse papier, mailing, portes ouvertes…) pour les clients CATP et le promoteur Réalisation de la publicité (Internet, presse papier, mailing, portes ouvertes…) pour les clients SQH et le promoteur

6 Du mandat de vente à la signature du contrat de réservation
Dénonciation auprès du promoteur si le client manifeste un intérêt pour le produit Présélection des acquéreurs potentiels Nouveau mandat de vente Prise de RDV Présentation sur plan ou visite du bien Non Acquéreur potentiel intéressé ? Oui Acceptation de la proposition par le promoteur ? Oui Recueil des pièces d’identité ou K Bis (SCI) des acquéreurs Oui Transmission de la proposition au promoteur si proposition différente à la grille de prix promoteur Procédure signature du Ct de réservation Non

7 Du contrat de réservation à l’acte authentique
AGENCE - POINT DE VENTE / RELATION CLIENTS Signature du contrat de réservation Signature du contrat de réservation du promoteur par l’acquéreur en autant d’exemplaires qu’il y a de parties ayant un intérêt distinct Prise de RDV avec l’acquéreur par SQH Demander à l’acquéreur le versement d’un acompte L’acompte est-il versé'? Mention dans le contrat de réservation « sans acompte » Non Oui Le chèque d’acompte est adressé par l’agence au promoteur avec les contrats de réservation originaux Mention du montant dans le contrat de réservation Suite Procédure

8 Du contrat de réservation à l’acte authentique
AGENCE - POINT DE VENTE / RELATION CLIENTS Si la vente est sous condition suspensive d’un prêt : Justification par l’acquéreur du ou des demandes de prêt dans les délais prévus au contrat Information écrite par l’acquéreur de la réalisation de la condition suspensive d’accord ou de refus de prêt au plus tard dans les jours fixés dans le contrat pour la réalisation de cette condition Information écrite au notaire rédacteur de l’acte authentique de la réalisation ou de la non réalisation des conditions suspensives dans le délai maximum prévu au contrat à compter de leur réception Suivi du contrat de réservation par l’assistante du service En cas d’autres conditions suspensives, vérification de leur réalisation ou non réalisation dans les délais prévus au contrat Justification de la prorogation éventuelle de la durée du « contrat » dans les formes requises - K bis et pièce d’identité dirigeant pour promoteur - Plan par lots Pièces d’identité ou K Bis (SCI) des acquéreurs Signature du mandat par les parties avec mentions manuscrites complètes Contrat de réservation, paraphé, daté et signé par l’acquéreur et adressé au promoteur Descriptif du bien daté et signé par l’acquéreur Présence de la copie du chèque d’acompte (si acompte) ou de l’ordre de virement Plan de masse et plan des biens acquis signés par l’acquéreur Si client CATP, copie de la fiche Immostat En cas de diminution des honoraires, présence de l’accord du responsable dans le cadre de sa délégation Présence de la grille de prix des lots à vendre Vérification de la complétude du dossier Emission de la facture et paiement des honoraires

9 Saisie et validation des factures
POINT DE VENTE / RELATION CLIENTS COMPTABILITE GENERALE Signature acte notarié Enregistrement en produit dès lors que la CG sera en possession de la facture. Une copie des factures est transmise à la comptabilité et elles sont enregistrées en comptabilité à cette même date. Les factures sur honoraires sont datées et éditées par l’agence obligatoirement en double exemplaire selon un modèle unique le jour suivant la signature de l’acte notarié Les règlements « chèques » sont encaissés par les agences sur le compte bancaire du cabinet avec une remise de chèque en justificatif  Suivi des encaissements dans les délais prévus par l’assistante du service en collaboration avec la comptabilité générale La facture prévoit un délai de règlement de la facture par le promoteur de 30 jours suivant la date de l’acte notarié Saisie sous Protexa du reçu de commission et envoie d’un exemplaire au promoteur