La refonte du portail internet de Maurepas Ajustements au quotidien pour redéfinir la trajectoire Coûts DélaisQualité 16 mois 4 sept 2010.

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1 La refonte du portail internet de Maurepas Ajustements au quotidien pour redéfinir la trajectoire Coûts DélaisQualité 16 mois 4 sept 2010

2 Un contexte Un site statique Peu d’interactivité Une communication trop lente Des enjeux Moderniser la relation aux usagers Etre en adéquation avec notre politique de développement durable, => la dématérialisation Dans les nouvelles pratiques au niveau organisationnel et humain Les objectifs Offrir plus de services personnalisés aux administrés Mettre en place des outils de communication bidirectionnels Contribuer à l’instantanéité de l’information Des contraintes Un budget 30 000 euros L’échéance septembre 2010 / projet sur 16 mois Refonte du portail en parallèle de la mise en place d’un intranet Conduite du projet en parallèle des fonctions « traditionnelles » de directeur d’EPN Des risques (Cf. Mémoire - Tableau de l’évaluation des risques) Les délais => Nombreux intervenants et prestataires => Retards La sécurisation des données échangées et stockées notamment sur le compte citoyen Risques juridiques (CNIL, Droit d’auteur, Responsabilité de l’hébergeur Web 2.0) De profonds bouleversements dans les méthodes de travail => Nécessité d’une conduite du changement ! La cible Les administrés Les partenaires économiques et sociaux Les autres portails… Nécessite le travail en mode projet

3 Une multiplicité d’acteurs à coordonner sur 16 mois

4 Moyens organisationnels et fonctionnels Groupe technique GPTECH Pour réaliser les tests Comité technique COTECH  Les référents, agents métier, 17 services  Audit, remontée des informations,  Futurs contributeurs du portail internet et intranet Articulation nécessaire Chef de Projet Intranet Comité de Pilotage COPIL Valide, Approuve Chef de Projet internet / Dématérialisation Directrice Générale Allocation des RH Comité de direction CODIR Suit les étapes Alloue les RH Retransmission

5 Proposition de scénarios Priorités et choix:  Des actions  Des modules  Des Téléservices Ecriture du CCTP Chef de Projet Pilote, Mobilise Recense les besoins COTECH Référents Maurepasiens Audités sur l’EPN De l’audit indispensable au CCTP Information CODIR Validation Plus de 100 Fiches Projets Remplies par les référents 1.30% des rubriques satisfaisantes 2.40% à faire évoluer 3.30% à créer Expriment leurs besoins COPIL Choix du scénario Un MAPA : Pourquoi ?  Préciser les attentes  Demander des renseignements  Négociations possibles Reformulation

6 Référents: suivi du portail en front office sur la plate-forme de test Communication Visuels et textes Maquettage / Développement  Développement des modules  Intégration des modules  Mapping  Début d’intégration visuels et textes Dématérialisation de procédures administratives Billetterie et télépaiement Retours CdP Coordonne Pilote, Suit, Echange La réalisation / Développement Retours Suivi navigation Création Comité de Pilotage Suivi et validation AFNIC www.maurepas.fr Relation étroite et constante

7 Intégration des contenus, tests et mise en production GP technique Testent Agents traitants Testent, simulent Référents Intègrent Prestataires Chef de Projet Centralise, Suit, Estime, Anticipe Dématérialisation de procédures administratives Maurepasiens Naviguent Intégration Tests Corrections Vérifications Débogages, Corrections, Modifications, Améliorations Comité de Pilotage Valide la mise en ligne Pour le 4 septembre

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9 Reste des questions à se poser :  Un temps élevé par visite n’entraîne pas nécessairement la qualité de visite…  Un nombre élevé de visites n’est pas significatif : les internautes sont-ils revenus et combien de fois ? Evaluation quantitative Fréquentation, Nb Pages vues, Temps passé sur le portail … Référentiel => Ancien Portail sur la même période  Après 10 semaines de mise en ligne du portail, 66% des publics de l’extranet se sont connectés pour modifier ou ajouter des informations sur leur page.  37 offres d’emploi ont été déposées via le formulaire proposé par l’espace emploi.  Les démarches en ligne ont été utilisés près de 1600 fois au cours des 10 premières semaines.  L’information proposée vous a t’elle été utile ?  Cet article vous a-t-il paru pertinent ?  L’information recherchée a-t-elle été facile d’accès ?  Mais aussi la nature des questions arrivées par courriel  Ou les remarques orales des administrés, agents, élus… Evaluation qualitative (ex: sondage « à chaud ») Evaluation globale du portail…(10 semaines)

10 79% < 7 jours A noter : Un délai < à sept jours a été défini par les agents managers des services concernés comme l’indice qualité du traitement d’un téléservice. Les questions que l’on doit alors se poser :  Comment se fait-il qu’une information majeure soit souvent oubliée ?  L’outil est il suffisamment clair ?  Existe-il une difficulté à revenir sur son compte déjà créé (Login, mot de passe, bouton modifier…) ?  Les administrés consultent t’ils leur boîte courriel tous les jours ?...  Ce délai n’est-il pas trop court ?... …Et évaluation du compte citoyen (4 semaines)

11 Accessibilité Augmenter les démarches dématérialisées Multiplier les connections avec les logiciels métiers Généraliser le télépaiement Développer le FTTH Obtenir le Label Ville internet Evolutions

12 Merci de votre attention

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14 Le Service Web Traitement agent Progiciels : Etat civil, Scolaire, Jeunesse, Conservatoire Demandes variées Etat civil Scolaire Jeunesse Conservatoire Le public (Citoyens)=> Création d’un compte famille Le public (Citoyens)=> Création d’un compte famille Renseignements sur les membres de la famille (ou un individu) Inscription(s) à 1 ou plusieurs services Pièces justificatives différentes suivant le service demandé Envoi de la ou des demande(s) Demande(s) traitée(s) Accusé de réception, d’absence de justificatif, ou d’enregistrement de la demande Envoi automatique Espace Sécurisé … Le citoyen peut suivre les étapes et l’avancée de sa demande Carte d’identité Quotient familial Livret de famille