GESTION DES AGREMENTS DES INTERVENANTS EXTERIEURS

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1 GESTION DES AGREMENTS DES INTERVENANTS EXTERIEURS

2 INTRODUCTION OBJECTIF : Cette application permet donc : Pour le public
Cette application académique permet la gestion par la DSDEN des agréments dispensés aux intervenants rémunérés. Elle propose à toute personne extérieurs désirant avoir un agrément EN de saisir une demande individuelle d’agrément ou à des groupements (école de ski, collectivité, ….) de gérer les demandes ou les renouvellements d’agrément pour l’ensemble des ses intervenants. Elle permet de disposer d’un répertoire académique toujours à jour des intervenants extérieurs agrées par l’Education nationale consultable par le public. Cette application permet donc : Pour le public De Visualiser et rechercher des intervenants agréés EN selon une recherche multi critères. De faire une demande d’agrément individuel De gérer pour un groupement autorisé par la DSDEN, l’ensemble des demandes pour ses intervenants. Pour la DSDEN La réception des demandes individuelles ou collectives par le gestionnaire La validation ou le refus de cet agrément La suspension d’un agrément La suspension automatique des agréments à l’issue de la date de fin d’agrément (si aucune demande de renouvellement est demandée).

3 GESTION D’UNE DEMANDE D’AGREMENT
DEMANDE D’AGREMENT INDIVIDUEL DEMANDE D’AGREMENT COLLECTIF (Groupement) Public DSDEN Demande d’Inscription du groupement Carte Pro Saisie de la demande dans l’application Etape 1 Création du groupement dans l’application Convention autres docs Mail Etape 2 Envoi du code et Mot de passe au groupement Mail Etape 2 Contrôle Validation ou refus AVIS IEN Etape 3 Saisie des inscriptions et des demandes de renouvellements Mail Suivi de la demande dans l’application et réception Mail à la validation Etape 4 Contrôle  Validation ou refus Mail Mail Suivi de la demande dans l’application et/ou réception Mail Mail Intervenant STATUTS possibles de la Demande : INSCRIT : Dossier saisi individuellement ou par un groupement et envoyé pour agrément à la DSDEN RECU : Dossier réceptionné par la DSDEN en cours de traitement VALIDE : Dossier validé  agrément valide REFUSE : Dossier Refusé SUSPENDU : Dossier où la date d’agrément est dépassée en attente de renouvellement PERIME : Dossier ayant dépassé la date d’agrément sans demande de renouvellement en cours

4 UTILISATEURS PUBLIC Accès en consultation et recherche
Saisie d’une demande d’agrément et suivi de la demande Saisie d’une demande de renouvellement ECOLES : Accès en consultation pour vérifier l ’agrément. CIRCONSCRIPTIONS : L’IEN ou le CPC par délégation donne son avis pour les demandes d’agrément. Accès en consultation pour vérifier l ’agrément DSDEN : les CPD et les gestionnaires DSDEN gèrent les agréments : Contrôle Validation ou refus Suspension.

5 AIDE A L UTILISATION DE L APPLICATION Intervenants Extérieurs
A c c è s Accès unique par le Portail BV pour le public ou les écoles,

6 AIDE A L UTILISATION DE L APPLICATION Intervenants Extérieurs
Assistance Fonctionnelle  Mail au référent DSDEN : Assistance à l’utilisation (Bug, améliorations)

7 ACCES PUBLIC Recherche d’un intervenant agréé Demande « Individuelle» Gestion par un groupement

8 Présentation générale : ACCES PUBLIC
1ere Etape choisir le département

9 Présentation générale : ACCES PUBLIC
2ème Etape choisir : Répertoire des Intervenants

10 Présentation générale : ACCES PUBLIC
Ecran de Recherche multi critère pour trouver un intervenant agréé Accès pour les gestionnaires DSDEN et CPD « inscription individuelle » permet de faire une demande individuelle d’agrément ou de renouvellement « Revoir inscription » permet de modifier une demande (ajout carte) ou de suivre l’avancement de la demande «Groupement » permet à un groupement de visualiser les statuts de leurs intervenants et d’en faire le suivi (suppression, renouvellement, mise à jour) il permet également de faire les nouvelles inscriptions

11 ACCES PUBLIC Recherche d’un intervenant agréé

12 Recherche d’un intervenant agrée
Ecran de Recherche multi critère pour trouver un intervenant agréé Sur les zones en texte libre, la recherche se fait en texte ou mettre un % pour faire une recherche globale Code groupement est numérique donné par la DSDEN ou le code Insee d’une commune TYP GR - type d’agrément : GRP PRO : Groupement Professionnel (ex ESF, voile….) COL TER : Collectivité territoriale INDIVID : individuel

13 ACCES PUBLIC Demande « Individuelle» d’un agrément

14 Demande d’agrément : Avant la saisie préparer les documents
Liste des pièces à joindre : sur le site DSDEN ISERE Attention : seuls 5 emplacements (dont la convention de stage si vous êtes stagiaire) sont disponibles. Si vous n'êtes pas stagiaire, il faut réunir vos pièces dans 4 documents maximum. Dans le cas où l'intervenant n'a pas de carte professionnelle, les emplacements intitulés « carte professionnelle » peuvent être utilisés pour envoyer d'autres documents. Les formats de fichier admis sont : jpg jpeg png tif tiff pdf taille maxi ~500 ko pdf.

15 Inscription Individuelle : étape 1
Cliquer Ici pour faire une inscription ou un renouvellement Entrer vos coordonnées

16 Cliquer dessus pour activer la demande de renouvellement
Inscription Individuelle: étape 2 Vous avez déjà un agrément dans ce département et il expire dans les 1mois le bouton « à renouveler » apparait dans la colonne ACTION Cliquer dessus pour activer la demande de renouvellement Vous avez déjà un agrément dans ce département  votre dossier apparait et vous pouvez visualiser son état (inscrit, reçu, validé, suspendu) Ce dossier n’est pas le vôtre et vous voulez procéder à une nouvelle inscription cliquer sur le bouton

17 Nouvelle Inscription Individuelle (1)
Remplir toutes les zones ATTENTION les zones avec * sont obligatoires IMPORTANT Mettre la date de fin de validité de votre carte PRO ou date de fin de stage si stagiaire Si Activité ARTS choisie cocher la spécialité Attention Si vous devez joindre une convention cocher la case Si vous désirez que votre téléphone apparaisse dans la liste publique Cliquer sur Remplir le formulaire Puis cliquer sur « envoyer »

18 Nouvelle Inscription Individuelle (2)
Si les coches « stagiaire » et « je joins ma convention » ont été cochées sur l’écran précédent le bouton apparait • Joindre document Les emplacements intitulés « carte pro » peuvent être utilisés pour l'envoi de deux Documents (CV, diplôme d'art...). Si vous avez encore d'autres documents à joindre, il faut obligatoirement retourner à l'accueil dans le menu « Revoir inscription et ajout carte pro ». Attention : 4 documents maximum peuvent être joints. Un mail de confirmation de l’inscription vous sera envoyé Ce mail contient un mot de passe nécessaire pour revenir sur votre dossier Vous pouvez maintenant joindre votre carte PRO et/ou tout autre document

19 Précisions pour la saisie INTERVENANTS INDIVIDUELS
Nouvelle Inscription Individuelle (3) Précisions pour la saisie INTERVENANTS INDIVIDUELS Zone TITULAIRE / STAGIAIRE / AUTONOMIE La notion d ' « assistance/non qualifié en autonomie » n'est pas utilisée en ISERE. Pour les agréments en EPS, mettre TIULAIRE ou STAGIAIRE selon le cas. Pour les agréments en ARTS indiquer TITULAIRE. Si STAGIAIRE, remplir les zones – cocher « je joins ma convention » Ne pas oublier de joindre la convention de stage en fin d'inscription. Zone DATE DE FIN DE VALIDITE DE CARTE PROFESSIONNELLE A - Pour les agréments en EPS, mettre cette date. Si stagiaire, mettre la date de fin de stage. En fin d'inscription vous devrez joindre à votre demande votre carte professionnelle scannée . Le document devra être en format pdf et comprendre les deux côtés de la carte professionnelle. B - Pour les agréments en ARTS, ne pas mettre de date. Zone ACTIVITES à choisir dans le menu déroulant Si activité ARTS, préciser obligatoirement le domaine (arts plastiques, arts visuels, théâtre), En Isère, pas d'agrément dans les autres domaines artistiques, pas d'agrément en Yoga, AUTRE ne sera donc employée que pour des activités sportives non mentionnées.

20 Précisions pour la saisie INTERVENANTS INDIVIDUELS
Nouvelle Inscription Individuelle (4) Précisions pour la saisie INTERVENANTS INDIVIDUELS ADRESSE MAIL ET TELEPHONE L’ Adresse mail est indispensable au suivi du dossier Le téléphone est facultatif (il apparaîtra en mode public si vous cochez « oui ») COMMUNE DE TRAVAIL indiquer la commune principale (l'agrément est donné pour tout le département). SECTEUR DE TRAVAIL Agréments EPS : pour des questions de gestion administrative du dossier, mettre impérativement la circonscription de l'école dans laquelle vous allez intervenir Agréments ARTS : pour des questions de gestion administrative du dossier, mettre impérativement département. TYPE INTERVENTION ponctuelle (moins de 6 heures par année scolaire et par classe) régulière (plus de 6 heures par année scolaire et par classe). Remplir également CADRE INTERVENTION, NOM EMPLOYEUR et STATUT

21 Nouvelle Inscription Individuelle (5)
Joindre carte professionnelle ou documents Après avoir cliqué sur : Joindre la carte Pro ou Joindre document Cliquer sur «parcourir » et sélectionner le fichier à joindre Puis cliquer sur « envoyer »

22 Il faut saisir le mot de passe d’inscription (envoyé par mail)
Inscription Individuelle : Rajouter Carte PRO/Documents ou Revoir une inscription Cliquer Ici pour rajouter un document ou une carte PRO ou visualiser son inscription (etat) Il faut saisir le mot de passe d’inscription (envoyé par mail) Si vous avez perdu votre mot de passe, cliquer sur « renvoyer » il vous sera adressé par mail MAIL Vous (ou quelqu'un) avez demandé le renvoi de votre mot de passe pour renouveler votre inscription. Votre mot de passe est : xxxxxxxxx

23 Vous pouvez joindre un document à votre dossier
Inscription Individuelle : Rajouter Carte PRO/Documents ou Revoir une inscription Il faut maintenant mettre à jour votre carte PRO et joindre un scan de cette carte à votre dossier en cliquant sur Vous pouvez joindre un document à votre dossier en cliquant sur

24 Inscription Individuelle : Renouvellement 1
Si vous avez déjà fait une demande d’agrément par l’application et que votre agrément arrive à échéance ATTENTION La demande de renouvellement est possible uniquement: Si l’intervenant est suspendu (date de fin d’agrément dépassée) Ou 1 mois avant la fin d’agrément Entrer vos coordonnées

25 Après avoir cliqué sur : Mot de passe envoyer par MAIL
Inscription individuelle : Renouvellement (2) Le bouton « A renouveler » apparait : Si l’intervenant est suspendu (date de fin d’agrément dépassée) Ou 1 mois avant la fin d’agrément Après avoir cliqué sur : « A renouveler » 1 Il faut saisir votre date de fin de validité de votre nouvelle carte PRO et Il faut saisir le mot de passe d’inscription (envoyé par mail) Si vous avez perdu votre mot de passe, cliquer sur « renvoyer » il vous sera adressé par mail 2 Mot de passe envoyer par MAIL

26 Inscription individuelle : Renouvellement (3)
votre demande de renouvellement a été prise en compte Il faut maintenant transmettre votre nouvelle carte PRO et joindre un scan de cette carte à votre dossier

27 Inscription individuelle : Renouvellement (4)
3 (ou joindre un document Il faut maintenant mettre à jour votre nouvelle carte PRO et joindre un scan de cette carte à votre dossier elle remplacera l’ancienne Ou joindre un document cliquer sur

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