Agir au quotidien avec discernement 1 Plan de la séquence Grain de compétenceMéthodes et outils 1. Le syndrome de ChronosLa feuille d’analyse d’activité.

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2 Agir au quotidien avec discernement 1 Plan de la séquence Grain de compétenceMéthodes et outils 1. Le syndrome de ChronosLa feuille d’analyse d’activité journalière 2. Le raisonnement par prioritésDécision = Action Matrice d’Einsenhower - Lois des 20/80 Check Liste ABC 3. La technique du Plan de journéeTechnique du Plan de journée 4. L’enregistrement des données TempsSystème ACTE Fiches numériques ou papiers Agenda papier ou électronique 5. Les voleurs de TempsTiercé des voleurs de temps Matrice d’Einsenhower - Lois des 20/80 Savoir dire Non Système de communication Tests des croyances personnelles 6. La gestion du déluge informationnelMatrice d’Einsenhower - Lois des 20/80 7. Construisez vous un agent numérique intelligentNetvibes 8. Exercices philosophiques au quotidienContentement – Courtoisie et Discernement

3 Agir au quotidien avec discernement 2 4.1 L’enregistrement des données Temps Conseils: Ayez 3 bannières de réception dans lesquelles vous déposer les documents dès leur arrivée ? Vous pourrez les Classer, ensuite calmement, pendant votre RV avec vous-même. Le système ACTE A comme ACTION C comme Classement T comme Transmettre E comme éliminer

4 Agir au quotidien avec discernement 3 4.2 L’enregistrement des données Temps La méthode TEMPLUS dissocie l’enregistrement de l’Information et son Traitement. Il propose de 2 systèmes d’enregistrement : 1 système d’enregistrement chronologique pour l’ Action 1 système d’enregistrement thématique pour le Classement -Le système de classement chronologique permet de classer les informations à date pour action -Le système de classement thématique permet surtout de conserver l’information. (On peut utiliser des codes de couleurs ou alpha numérique en se faisant un plan de classement pour retrouver rapidement les dossiers – Les assureurs sont souvent des champions du classement) On ne trouve cet article que chez http://www.busiboutique.com/cgi bin/shopdisplayproducts.asp?catalogid=22900

5 Agir au quotidien avec discernement 4 4.3 L’enregistrement des données Temps On distingue deux types d’événement en partant du principe qu’ils ne sont pas gérés sur le même mode cognitif: Les micro – activités qui durent moins de 15 minutes peuvent être gérées avec une concentration superficielle et poly-chronique. On peut les gérer dans le désordre et en restant disponibles aux interruptions. Les activités qui durent plus de 15 minutes demandent une concentration plus profonde dite mono-chronique. Elles demandent des temps protégés.

6 Agir au quotidien avec discernement 5 4.4 L’enregistrement des données Temps Les micro – activités (-de 15 minutes) sont gérées par des post – it, des fiches ou inscrites sur des grandes feuilles Les activités qui durent plus de 15 minutes sont inscrites sur l’Agenda Attention on considère que ce qui est inscrit sur l’Agenda n’est pas définitif (70% des cadres interrogés nous ont confirmés que leur emploi du temps variaient tous les jours. Il existe un constat décalage entre ce qu’on prévoit et ce qu’on décide. Pour télécharger Post It Software Gratuitement http://entreprise.01net.co m/windows/Bureautique/a genda/fiches/30844.html

7 Agir au quotidien avec discernement 6 4.4 L’enregistrement des données Temps 12 Clés pour tirer le maximum de votre agenda 1.Ayez un agenda et un seul. 2.Pensez à l’agenda amovible ( Si vous optez pour un Organisateur TS) 3.Ayez plusieurs horizons temporels. 4.Gardez-le sur vous en permanence. 5.Soyez le seul à tenir votre agenda (sauf cas de délégation ponctuelle, précise et contrôlée). 6.Tenez votre agenda au crayon ou porte-mine. 7.N'y notez que les durées réservées, y compris avec vous-même. 8.Une durée, c'est un horaire de début et de fin. 9.Orientez les prises de rendez-vous en déterminant à l'avance vos préférences. 10.Réservez pour les rendez-vous importants (y compris avec vous-même) vos moments de vigilance accrue. 11.Ne noter que les informations périssables (pas de tél, d’adresses…). 12.Prévoyez les temps « tampons » ; temps de préparation et de synthèse ; temps de trajet ; temps de décontraction-recentrage.

8 Agir au quotidien avec discernement 7 4.5 L’enregistrement des données Temps Micro- activités au quotidien Micro activités liées aux projets RV avec soi même ou avec les autres

9 Agir au quotidien avec discernement 8 4.6 L’enregistrement des données Temps Qu’est ce qu’un Organisateur ? Un organisateur n’est pas un agenda. Il comprend 3 parties: Une 1° partie qui permet de modéliser les objectifs et les projets du moyen – long terme Une 2° partie comprenant l’agenda et les plans de journée Une 3° partie permettant le classement thématique d’une dizaine de thèmes clés liés aux objectifs, projets et métier du propriétaire Une 4° partie qui peut servir de base de données personnes ou ressources En savoir plus

10 Agir au quotidien avec discernement 9 4.7 L’enregistrement des données Temps PDA ou Agenda organisateur Papier ? 123 1Vous avez besoin d’enregistrer rapidement l’information et vous estimez que l ’écriture manuscrite est plus rapide que l’écriture numérique. 2Vous aimez visualiser l’ensemble des activités et RV. L’agenda organisateur offre une meilleure visualisation que les PDA. 3Il est plus facile de modifier l’information enregistrée sur un agenda papier, surtout si on prend soin d’écrire avec un crayon gomme. 4Un agenda organisateur coûte moins cher qu’un PDA 5Un agenda organisateur permet aussi d’enregistrer l’information par dossier thématique. C’est très pratique. 6J’ai l’habitude d’un agenda papier; je ne pourrai pas m’en passer 7Un agenda papier est obsolète. C’est une formule qui n’a pas changer depuis son invention par un médecin, il y a un siècle 8Un PDA facilite l’échange d’informations avec les collègues et partenaires. C’est un outil plus interactif que l’agenda papier. 9Un PDA a beaucoup de fonctions. Il permet en plus de lire et d’écrire des fichiers Word, Excel et PPWT. On peut même naviguer sur Internet. 10Un PDA est un petit ordinateur transportable partout 11Le système d’écriture est aujourdhui plus rapide qu’avant. 12J’ai pris l’habitude d’un PDA; je ne pourrai plus m’en passer Total des questions 1,2,3,4,5,6 et total des questions 7,8,9,10,11,12 Tout savoir sur les PDA et les Ultra Portables http://www.pdafrance.com/http://www.pdafrance.com/

11 Agir au quotidien avec discernement 10 4.8 L’enregistrement des données Temps Noter de 1 à 3 Chaque critère C1 Rapidité C2 Encombrement C3 Poids C4 Connectivité C5Score (Multipliez vos scores) PDA Organisateur - Agenda Papier Exercice d’application sur le choix d’un type d’agenda avec la méthode multicritère de prise de décision