SPF Sécurité sociale DG Appui stratégique Préparation du déménagement des archives de la DGStrat Mai 2008.

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1 SPF Sécurité sociale DG Appui stratégique Préparation du déménagement des archives de la DGStrat Mai 2008

2 Page 2 Ce qu’on attendait de nous…

3 Page 3 Ce que nous avons atteint…

4 Page 4 …comment ?

5 Page 5 Approche générale Etat des lieux archives Métrage paysager Règles de ventilation Concertation avec les domaines Proposition d’arbitrage Décision finale DG Etat des lieux archives « historiques » Première feuille de tri : transfert+ destruct Ouvertures des boîtes Contacts archives du Royaume Contacts Archives du Royaume Deuxième feuille de tri Demande de destruction et de transfert

6 Page 6 Phase 1 : Etat des lieux Archives DGStrat 394 mètres Palettes C58 : 100 m Bib + pub : 30 m 394 mètres Palettes C58 : 100 m Bib + pub : 30 m Ce qui n’est pas dans la feuille de tri, n’existe pas ! 1 planche = 1.2 mètre 12 fardes par planche 1 planche = 1.2 mètre 12 fardes par planche 5 mois ! Dossiers & documentation

7 Page 7 Phase 2 : métrage disponible sur le paysager DGCom DGStrat 25 grandes armoires = 125 m 25 grandes armoires = 125 m Scénario worst case !!! 15 petites armoires = 45 m 15 petites armoires = 45 m

8 Page 8 Phase 3 : établissement des règles de ventilation   Le scénario proposé par Novo n’est pas, pour le moment, à discuter   Les services doivent, au minimum, transférer 40% de leurs archives ailleurs que sur le paysager   Les archives qui sont utilisées une fois par semaine ou moins ne peuvent pas se trouver sur le paysager   La BIB du SPF n’accepte que la documentation, en bon état et étant utilisée au moins une fois par année

9 Page 9 Phase 4 : concertation avec les domaines Analyse avec les services, série par série, de leur utilisation, nature et destination Trouver des solutions avec les services dans le cadre des règles Diviser les séries entre historique et nécessaire Armoires de roulement Armoires communes de documentation Digitalisation Proposer une ventilation en précisant que des arbitrages futurs auront lieu

10 Page 10 Phase 5 : Arbitrage et proposition de ventilation   Accroissement possible du service   Marge de sécurité   Recalibrer selon la taille du service   Respect de la norme de 40 %

11 Page 11 Efforts consentis

12 Page 12 Phase 6: décision DG Approbation de la ventilation Communication générale ventilation et next steps Communication par domaine avec situation spécifique & feuille de tri adaptée Approbation de la ventilation Communication générale ventilation et next steps Communication par domaine avec situation spécifique & feuille de tri adaptée Commande des caisses Contact avec l’équipe Novo Contact avec Archives du Royaume pour la destruction Réévaluation de la ventilation avent et après le déménagement La ventilation n’est que le point de départ !

13 Page 13 Pour plus d’informations Amaury Legrain Tom Auwers SPF Sécurité sociale – DGStrat amaury.legrain@minsoc.fed.be tom.auwers@minsoc.fed.be Sophie Vandepontseele Equipe Novo – NovoRecord sophie.vandepontseele@minsoc.fed.be