Requêtes I : Obtenez des réponses avec des requêtes

Présentation au sujet: "Requêtes I : Obtenez des réponses avec des requêtes"— Transcription de la présentation:

1 Requêtes I : Obtenez des réponses avec des requêtes
12/04/2017

2 À la fin de ce cours, vous pourrez effectuer les tâches suivantes :
Objectifs À la fin de ce cours, vous pourrez effectuer les tâches suivantes : Créez une requête Sélection. Affinez une requête en mode Création. Récupérez des données répondant aux critères que vous spécifiez. 12/04/2017

3 Que souhaitez-vous savoir ?
Lorsque vous utilisez des requêtes, vous devez garder à l'esprit les questions auxquelles vous souhaitez que vos données répondent Mieux vous formulez la question, plus vous pouvez définir la requête avec précision. Avant de vous lancer dans la création d'une requête, il est utile de penser sérieusement aux questions auxquelles vous souhaitez obtenir des réponses, de manière logique et détaillée. Les requêtes récupèrent les informations les plus récentes de votre base de données. Les données renvoyées par une requête sont appelées jeu d'enregistrements. 12/04/2017

4 Que peut-on faire? Vous pouvez parcourir le jeu d'enregistrements, y sélectionner des données, le trier et l'imprimer. Les requêtes ont des titres, ce qui permet de les retrouver et de les réutiliser facilement. Vous pouvez créer et enregistrer plusieurs requêtes pour récupérer des données de différentes manières. Vous pouvez utiliser une ou plusieurs requêtes comme source de données pour une autre requête Access fournit plusieurs types de requêtes différents pour répondre à des besoins de données variés. 12/04/2017

5 Types de requêtes Type de requête Description Requête Sélection
Récupère des données à partir d'une ou de plusieurs tables et affiche le jeu d'enregistrements dans une feuille de données. Il s'agit du type de requête le plus courant. Requête Paramètre Demande à l'utilisateur d'entrer des valeurs qui définissent la requête, telles qu'une région spécifiée pour des résultats commerciaux ou une gamme de prix particulière pour des maisons Requête Analyse croisée Présente un jeu d'enregistrements de sorte qu'il soit plus facilement lisible, à l'aide d'en-têtes de ligne et de colonne. Les données peuvent être vues par deux catégories à la fois. Requête Action Crée une table ou modifie une table existante en y ajoutant des données, en supprimant des données qu'elle contient ou en la mettant à jour. Requête SQL Requête avancée, créée à l'aide d'une instruction SQL. SQL est un moyen avancé d'interroger, mettre à jour et gérer des bases de données relationnelles 12/04/2017

6 Exercice pratique Examinez les requêtes
Vous allez commencer par planifier une requête. Ensuite, vous examinerez certaines requêtes prédéfinies pour mieux comprendre comment elles fonctionnent. Dans la session d'exercice pratique qui suit la prochaine leçon, vous allez créer vous-même des requêtes. Exercice 1 : Imaginer une requête Dans cet exercice, vous allez imaginer une requête puis la décrire par écrit. Vous ne travaillerez pas dans Access pour cet exercice, mais vous le ferez pour le suivant. Pensez à une ou plusieurs questions auxquelles vous souhaitez obtenir la réponse à l'aide de vos données. Suggestion: Si aucune question ne vous vient à l'esprit, pensez à une base de données de recettes et au type d'informations que vous souhaiteriez y trouver.

7 Exercice pratique (suite)
Sur une feuille de papier, inscrivez les éléments suivants : Le point commun que les données doivent avoir tel que par exemple toutes les cassettes vidéo enregistrées dans votre base de données de films et qui sont en prêt ou toutes les recettes d'une base de données de recettes qui utilisent du poulet ou sont végétariennes. Les champs d'information que vous souhaitez afficher tels que : le titre des cassettes la durée et le statut dans la base de données de films ou le nom de la recette le temps de préparation et les ingrédients dans la base de données de recettes. 12/04/2017

8 Exercice pratique (suite)
Exercice 2 : Exécuter certaines requêtes prédéfinies 1-Si vous ne voyez pas la fenêtre Base de données, appuyez sur F11 pour l'afficher. Dans cette fenêtre, sous Objets, vérifiez que Tables est sélectionné. 2-Double-cliquez sur la table Recettes pour l'ouvrir. 3-Notez que cette table contient cinq enregistrements, puis fermez-la. Vous allez maintenant exécuter une requête pour sélectionner certaines de ces recettes 4-Dans la fenêtre Base de données, sous Objets, cliquez sur Requêtes. Double-cliquez sur la requête Végétarien, ce qui l'exécute et entraîne l'affichage des ingrédients végétariens uniquement. Fermez la requête. 12/04/2017

9 Exercice pratique (suite)
6-Dans la fenêtre Base de données, sous Objets, vérifiez que Requêtes est sélectionné. 7-Double-cliquez sur la requête Recettes de déjeuner pour l'exécuter Notez les recettes qui s'affichent. 8-Cliquez maintenant sur le bouton Création pour voir comment la requête fonctionne 9-Notez les informations qui s'affichent dans les lignes Champ et Critères. Fermez la requête et la base de données. 12/04/2017

10 Évaluation Une requête facilite l'entrée de données.
Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. Parmi les raisons suivantes, laquelle justifie l'utilisation d'une requête ? Une requête facilite l'entrée de données. Une requête récupère des données, à l'aide de critères que vous spécifiez. Une requête génère un état mis en forme et imprimé de vos données. Lorsque vous créez une requête, qu'est-ce que Microsoft Access enregistre ? Les données. La structure et les critères de la requête pour extraire les données. La façon dont les données apparaissent lorsqu'elles sont affichées ou imprimées. 12/04/2017

11 Réponses Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. En effet, une requête vous aide à utiliser vos données en récupérant uniquement les sélections dont vous avez besoin. Parmi les raisons suivantes, laquelle justifie l'utilisation d'une requête ? Une requête facilite l'entrée de données. Une requête récupère des données, à l'aide de critères que vous spécifiez. Une requête génère un état mis en forme et imprimé de vos données. Effectivement, Access extrait les dernières données correspondant à la structure et aux critères, chaque fois que vous exécutez la requête. Lorsque vous créez une requête, qu'est-ce que Microsoft Access enregistre ? Les données. La structure et les critères de la requête pour extraire les données. La façon dont les données apparaissent lorsqu'elles sont affichées ou imprimées. 12/04/2017

12 Créez des requêtes Sélection
12/04/2017

13 Créez des requêtes de deux manières
Access propose deux méthodes de base pour créer des requêtes : -En utilisant un assistant -En utilisant le mode création L’Assistant Requête simple, vous aide pour définir la structure de votre requête en effectuant certains réglages pour vous. En mode Création, vous contrôlez totalement la création de votre requête. Vous faites glisser les champs que vous souhaitez sur une grille, puis vous entrez les critères de sélection des données à récupérer. Vous pouvez également commencer par créer votre requête à l'aide de l'Assistant puis affiner la requête en mode Création pour obtenir exactement ce dont vous avez besoin. 12/04/2017

14 Commencez avec l'Assistant
L'Assistant Requête simple commence en vous demandant de sélectionner les champs de base de données dont vous avez besoin. Vous pouvez sélectionner des champs à partir des tables Vous pouvez également les sélectionner à partir de requêtes préexistantes. Par exemple, si vous voulez récupérer une liste de personnes provenant d'une table Employés, l'Assistant vous demande de choisir des champs à inclure dans votre requête, Par exemple le nom, le responsable et le numéro de poste de chaque employé. 12/04/2017

15 Commencez avec l'Assistant (suite)
L'Assistant vous permet également de grouper et de synthétiser des données Ce n'est pas nécessaire pour des requêtes simples mais qui peut vous aider à analyser des jeux d'enregistrements plus complexes. Une fois que vous avez créé votre requête, l'Assistant peut l'exécuter ou vous faire basculer en mode Création. En mode Création, vous pouvez spécifier des critères et affiner votre requête. Par exemple, vous pouvez préciser en mode Création que la liste récupérée affiche uniquement les employés du service Marketing et qu'elle soit triée par le nom des employés. 12/04/2017

16 Utilisez le mode Création
En mode Création, vous commencez par choisir les tables ou les requêtes existantes qui contiennent les champs à utiliser. Ensuite, vous sélectionnez ces champs et les faites glisser sur une grille. Réf produit Nom du produit Les champs peuvent provenir d'une seule table ou de plusieurs tables Une fois que vous avez ajouté vos champs, vous pouvez spécifier des critères et d'autres paramètres, tels que le tri des résultats. Remarque    Vous pouvez changer les champs utilisés dans une requête après avoir effectué la sélection d'origine. 12/04/2017

17 Spécifiez des critères pour cibler vos données
Les critères sont des détails que vous créez dans une requête pour identifier les données spécifiques que vous souhaitez récupérer. Par exemple, vous pouvez n'afficher que les recettes pour le déjeuner. Pour cela, vous devez spécifier un critère qui limite le jeu d'enregistrements aux recettes dont le champ Repas contient "Déjeuner". Les recettes qui contiennent d'autres données ou aucune donnée dans ce champ ne répondent pas à ce critère et, par conséquent, ne sont pas récupérées par cette requête. Donc, pour définir un critère, il faut taper le texte ou la valeur qui cible la requête dans la ligne Critères sur la grille de la requête. Par exemple, pour limiter le jeu d'enregistrements aux recettes de déjeuner, il suffit de taper Déjeuner, entre guillemets, dans la ligne Critères sous la colonne Repas. 12/04/2017

18 Vos champs s'affichent-ils ?
Vous préfèrerez, parfois, ne pas afficher toutes les données récupérées par une requête. Certaines informations ne sont peut-être pas nécessaires ou vous pouvez ne pas vouloir publier les critères que vous avez utilisés dans la requête Par exemple, si vous récupérez uniquement les recettes de déjeuner, vous pouvez afficher le nom et la description de chaque recette. Vous pouvez activer ou désactiver la case à cocher Afficher de chaque champ chaque fois que vous utilisez la requête. En décochant cette case Vous pouvez choisir les champs utilisés dans votre requête que vous souhaitez afficher ou non dans les résultats On a choisit de ne pas afficher le champ Repas dans les résultats de la requête 12/04/2017

19 Exécutez la requête Vous pouvez tester une nouvelle requête en mode Création. Il vous suffit de cliquer sur le bouton Exécuter          dans la barre d'outils Création de requête. Vous basculerez alors dans la fenêtre de résultats. Si vous ne voyez pas les résultats que vous souhaitez, cliquez sur le bouton Création pour revenir au mode Création afin de modifier la requête. Modifions la requête en faisant glisser le champ DescriptionRecette avec la case à afficher cochée Pour exécuter une requête, il vous suffit de l'ouvrir en double-cliquant dessus dans la liste de requêtes Cette liste s'affiche lorsque vous cliquez sur Requêtes sous Objets dans la fenêtre Base de données. En double cliquant sur la requête Recette Requête que l’on vient de modifier, on obtient le résultat suivant: 12/04/2017

20 3-Sous Tables/Requêtes, cliquez sur Table : Recettes. .
Exercice pratique Au cours de cet exercice, vous allez créer et exécuter plusieurs requêtes simples. Créez et affinez une requête Sélection 5-Tapez Recettes de déjeuner comme titre de requête. Cliquez sur Ouvrir la requête pour afficher les informations, puis cliquez sur Terminer. Vous avez spécifié les champs de la requête, mais vous pouvez constater, à partir des résultats de la requête, que vous n'avez pas terminé. La requête que vous avez créée récupère toutes les recettes, pas uniquement celles pour le déjeuner. Cela est dû au fait que vous n'avez pas encore spécifié de critère. Vous allez le faire dans l'exercice suivant, donc ne fermez pas votre requête. Exercice 1 : Utilisez l'Assistant Dans cet exercice, vous allez créer une requête appelée "Recettes de déjeuner" à l'aide de l'Assistant. 1-Si vous ne voyez pas la fenêtre Base de données, appuyez sur F11 pour l'afficher. 2-Double-cliquez sur Créer une requête à l'aide de l'Assistant. 3-Sous Tables/Requêtes, cliquez sur Table : Recettes. . 4- Cliquez sur le champ NomRecette puis sur le bouton représentant le symbole > Faites la même chose pour les champs DescriptionRecette et Repas Si vous souhaitez supprimer un champ après l'avoir ajouté, cliquez sur le bouton représentant le symbole < Cliquez sur le bouton Suivant. 12/04/2017

21 Exercice pratique Exercice 2 : Spécifiez un critère en mode Création
Vous allez maintenant spécifier un critère pour la requête que vous avez créée avec l'Assistant. Comme le suggère le titre de la requête, vous ne souhaitez voir que les recettes de déjeuner. 1-Cliquez sur le bouton Affichage dans la barre d'outils Requête feuille de données pour ouvrir la requête en mode Création. Cliquez maintenant que le bouton Exécuter dans la barre d'outils Création de requête pour afficher les résultats de la requête. Voilà ! Vous avez terminé. Vous ne devriez désormais voir que les recettes de déjeuner. Laissez votre requête ouverte pour l'exercice suivant. 2-Notez où se trouve la colonne contenant le champ Repas. Vous allez devoir entrer votre critère dans cette colonne. 3-Cliquez sur la cellule Critères en dessous de Repas, puis tapez "Déjeuner" pour spécifier le critère. Les guillemets ne sont requis que si un critère contient un ou plusieurs espaces, mais vous pouvez les utiliser même pour un seul mot, afin de vous y habituer. 12/04/2017

22 Exercice pratique Exercice 3 : Spécifiez qu'un champ ne s'affiche pas dans les résultats d'une requête Étant donné que votre requête ne récupère que les recettes de déjeuner et que son titre est Recettes de déjeuner, vous pouvez également masquer le champ Repas. 1-Cliquez sur le bouton Affichage dans la barre d'outils Requête feuille de données pour basculer en mode Création. 2-Sous Repas, désactivez la case à cocher Afficher en cliquant dessus. 3-Cliquez maintenant sur le bouton Exécuter dans la barre d'outils Création de requête. Vous ne voyez toujours que les recettes de déjeuner, mais le champ Repas n'apparaît plus. 12/04/2017

23 Exercice pratique Exercice 4 : Modifiez vos résultats
6-Cliquez sur la cellule Critères sous Repas, puis remplacez "Déjeuner" par "Dîner". Activez la case à cocher Afficher pour que ce champ s'affiche dans le jeu d'enregistrements. 7-Exécutez de nouveau la requête en cliquant sur le bouton Exécuter dans la barre d'outils Création de requête. 8-Vous ne devriez voir désormais que des recettes de dîner. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous, puis tapez le titre Recettes de dîner dans la zone Enregistrer Requête dans. Vérifiez que le type de fichier Requête est sélectionné dans la zone située sous Comme. Cliquez ensuite sur le bouton Exécuter dans la barre d'outils Création de requête pour exécuter de nouveau la requête. Les résultats sont instantanément classés par ordre alphabétique. C'est aussi simple que ça. 4—Changeons le critère déjeuner pour le critère dîner et enregistrons ce changement sous un autre titre. On aura ainsi deux requêtes, une pour les recettes de déjeuner et une autre pour celles de dîner. 5-Cliquez sur le bouton Affichage dans la barre d'outils Requête feuille de données pour basculer en mode Création. Fermez la requête, puis regardez les requêtes listées dans la fenêtre Base de données. Vous disposez désormais de deux requêtes, Recettes de déjeuner et Recettes de dîner. Dans cet exercice, vous allez essayer de modifier les résultats des exercices précédents. Vous allez d'abord trier les résultats obtenus pour les recettes de déjeuner puis modifier la requête pour récupérer les recettes de dîner plutôt que de déjeuner. 1-Les recettes de déjeuner ne sont pas affichées dans un ordre particulier. Imaginons que vous souhaitez qu'elles soient classées par ordre alphabétique des noms de recettes. 2-Cliquez sur le bouton Affichage dans la barre d'outils Requête feuille de données pour basculer en mode Création. Sous NomRecette, cliquez sur la cellule Tri pour afficher une flèche, cliquez sur la flèche, puis sélectionnez Croissant. 12/04/2017

24 Évaluation Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. Quelles sont les deux façons de créer une requête ? En utilisant la fonctionnalité Requête instantanée ou en cliquant sur le bouton Exécuter En utilisant un Assistant ou en mode Création. En utilisant la commande Enregistrer sous du menu Fichier pour convertir une table en requête. Laquelle des affirmations suivantes est vraie lorsque vous spécifiez des critères pour un champ ? Vous devez afficher ce champ dans les résultats de votre requête. Vous ne pouvez pas afficher ce champ dans les résultats de votre requête. Vous pouvez choisir d'afficher ce champ ou de ne pas l'afficher dans les résultats de la requête. Comment modifier un critère dans une requête sélection ? Dans l'Assistant Requête simple. Lorsque vous exécutez la requête. Utiliser la grille de création de la requête. 12/04/2017

25 Réponses Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. Quelles sont les deux façons de créer une requête ? En effet, vous pouvez utiliser l'Assistant Requête simple, le mode Création ou une combinaison des deux pour créer votre requête. En utilisant la fonctionnalité Requête instantanée ou en cliquant sur le bouton Exécuter . En utilisant un Assistant ou en mode Création. En utilisant la commande Enregistrer sous du menu Fichier pour convertir une table en requête. Laquelle des affirmations suivantes est vraie lorsque vous spécifiez des critères pour un champ ? C’est juste!Vous pouvez utiliser le champ pour spécifier des critères, sans le révéler, ou vous pouvez afficher le champ dans les résultats de votre requête. Vous devez afficher ce champ dans les résultats de votre requête. Vous ne pouvez pas afficher ce champ dans les résultats de votre requête. Vous pouvez choisir d'afficher ce champ ou de ne pas l'afficher dans les résultats de la requête. Comment modifier un critère dans une requête sélection ? C’est exact. En mode Création, vous pouvez modifier, ajouter et supprimer des critères de requête sélection. Dans l'Assistant Requête simple. Lorsque vous exécutez la requête. Utiliser la grille de création de la requête. 12/04/2017

26 Formulaire 12/04/2017

27 À la fin de ce Chapitre, vous pourrez effectuer les tâches suivantes :
Objectifs À la fin de ce Chapitre, vous pourrez effectuer les tâches suivantes : créer un formulaire à l'aide de l'Assistant Formulaire, d'un formulaire instantané et en mode Création ; personnaliser l'apparence et l'ordre de tabulation d'un formulaire en fonction des utilisateurs fréquents et des données courantes. 12/04/2017

28 Présentation Les formulaires sont conçus pour s'adapter à la saisie ou à l'affichage des données Un formulaire performant accélère l'utilisation de votre base de données car l'utilisateur ne perd pas de temps à chercher ce dont il a besoin La structure des données d'une table… La structure des données d'une table… Les formulaires sont pratiques vu leur haut degré d'adaptabilité à des fins très diverses. Vous pouvez créer des formulaires notamment pour : Consigner les notes des étudiants Suivre les articles en stock Saisir les noms de nouveaux employés Examiner les chiffres de production hebdomadaire Mettre à jour les adresses des clients Créer des commandes client ou des ordres de service Ouvrir d'autres formulaires ou imprimer des états de base de données 12/04/2017

29 Avantages des formulaires : clarté et contrôle
Lorsque vous créez un formulaire, vous devez gardez à l'esprit un certain nombre d'éléments importants. Votre formulaire remplit son rôle s'il vous offre clarté et contrôle. Les données peuvent être difficiles à localiser dans une grande table. Un formulaire facilite l'utilisation des données 12/04/2017

30 Autres types de formulaires
Bien que le plus souvent utilisés pour saisir ou consulter des données, les formulaires ont plusieurs autres usages intéressants. Menu général Le Menu général constitue une façon conviviale et contrôlée d'ouvrir des formulaires, des états et d'autres objets. Il guide les utilisateurs à travers les actions qu'ils doivent exécuter et masque les parties de votre base de données auxquelles ils ne doivent pas avoir accès. Messages Les formulaires peuvent afficher des messages sur une base de données. Un formulaire peut fournir des instructions concernant l'utilisation d'une base de données ou de l'aide pour la résolution de problèmes. Les formulaires offrent un large éventail de fonctions et de modèles. Sous-formulaires Un sous-formulaire ressemble à une partie d'un autre formulaire. En fait, tandis que le formulaire principal plus important se connecte à une table, le sous-formulaire se connecte à une autre table. 12/04/2017

31 Exercices pratiques Au cours de cette session d'exercices pratiques, vous allez comparer le processus de saisie de données dans un formulaire au processus de saisie de données dans une table. 4-Continuez de cliquer sur le bouton Enregistrement suivant jusqu'au huitième enregistrement, Sauce aux airelles de Northwoods. Cliquez dans la zone Unités commandées et tapez 20. 5-Cliquez de nouveau sur le bouton Enregistrement suivant jusqu'au 19ème enregistrement, Biscuits au chocolat Teatime. 6-Cliquez dans la zone Unités commandées et tapez 40. Dans le menu Fichier, cliquez sur Fermer pour fermer le formulaire. Ne fermez pas la base de données. Exercice 1 : Saisir des données dans un formulaire 1-Ouvrir la base de données Pourquoi utiliser un formulaire. Si la fenêtre Base de données n'apparaît pas, appuyez sur F11 pour l'afficher. Sous Objets, cliquez sur Formulaires. 2-Double-cliquez sur le formulaire Produits pour l'ouvrir. Prenez le temps d'explorer le formulaire et observez comment il est organisé. 3-Dans le bas du formulaire, cliquez sur le bouton Enregistrement suivant et observez comment les données changent d'un enregistrement à l'autre. Remarquez comment dans un formulaire il est facile de visualiser les données de chaque enregistrement et de se déplacer rapidement d'un enregistrement à l'autre. 12/04/2017

32 Exercices pratiques Exercice 2 : Saisir des données dans une table
Supposons que vous vouliez doubler les chiffres que vous venez de saisir. Cette fois, vous allez saisir les données dans une table. 1-Dans la fenêtre Base de données, sous Objets, cliquez sur Tables. Double-cliquez sur la table Produits pour l'ouvrir. 2-Recherchez le huitième enregistrement, Sauce aux airelles de Northwoods. 80 3-Faites défiler l'écran vers la droite jusqu'à la zone Unités commandées et tapez 40. 4-Repartez vers la droite jusqu'à la zone Unités commandées et tapez 80. Remarquez à quel point il est difficile d'être sûr que le chiffre que vous saisissez est au bon endroit en raison de la multitude de champs et d'enregistrements 5-Appuyez sur F11 pour afficher la fenêtre Base de données, si vous souhaitez rouvrir ce formulaire et examiner les différences au niveau de la saisie de données. 4-À présent, faites défiler l'écran vers le bas jusqu'au 19ème enregistrement, Biscuits au chocolat Teatime. Vous devrez probablement faire défiler l'écran vers la gauche pour voir le nom de ce produit. 12/04/2017

33 Évaluation Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. A quoi sert un formulaire? Uniquement à visualiser les données contenues dans les tables A visualiser et à saisir les données dans les tables A visualiser toutes les données dans une seule table A quoi correspond la structure d’un formulaire? A la structure des tables dont il visualise les données A une structure type A la structure de la base de données Peut-on modifier les données à l’aide d’un formulaire oui non A un formulaire il correspond une et une seule table oui non 12/04/2017

34 Réponses Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. En effet, un formulaire peut non seulement visualiser les données d’une ou plusieurs tables mais permet aussi d’effectuer la saisie dans la ou les tables qui lui corresponde! A quoi sert un formulaire? Uniquement à visualiser les données contenues dans les tables A visualiser et à saisir les données dans les tables A visualiser toutes les données dans une seule table A quoi correspond la structure d’un formulaire? A la structure de la ou des tables dont il visualise les données A une structure type C’est exact, le formulaire reprent la structure de la ou des tables qui lui correspondent A la structure de la base de données Peut-on modifier les données à l’aide d’un formulaire oui Mais bien sur! non A un formulaire il correspond une et une seule table oui non Car, un formulaire peut correspondre à plusieurs tables! 12/04/2017

35 Access cours 7 Les États lundi 5 décembre 2005

36 Objectifs À la fin de ce chapitre, vous serez en mesure d'effectuer les tâches suivantes : Utiliser la fonction d'état instantané pour générer un état de base. Utiliser l'Assistant État pour créer un état étape par étape. Utiliser le mode Création pour personnaliser un état ou créer un état à partir de zéro. Regrouper des données pour améliorer votre état. lundi 5 décembre 2005

37 Afin de réaliser les exercices, vous avez besoin de la table Employés.
Introduction Un état est une représentation des enregistrements de la base de données qui est mise sur papier. Il est possible d’extraire une synthèse à partir de ces données qui seraient plus difficiles d'avoir autrement. On a la possibilité de trier plus facilement et de regrouper l'information sur des champs pertinents. Les types d'états Standard:Pour montrer les enregistrements de la base de données sous forme de rapport. Graphique:Pour représenter graphiquement les enregistrements de la base de données. Étiquettes:Pour préparer des étiquettes pour du publipostage ou une conférence. Les états permettent de synthétiser des données et de les regrouper pour en présenter une vue d'ensemble. Afin de réaliser les exercices, vous avez besoin de la table Employés. lundi 5 décembre 2005

38 Les états présentent une vue d'ensemble
Les états sont souvent utilisés pour présenter une vue d'ensemble, mettant en évidence les faits marquants et les tendances. Les états offrent notamment l'avantage de regrouper les données et de trier celles-ci pour permettre une interprétation globale d'un simple coût d'œil. Bien que les états permettent de regrouper et de trier les données de différentes manières pour en simplifier l'interprétation, ils ne modifient en rien les données sous-jacentes dans les tables de votre base de données. Les états permettent de synthétiser des données et de les regrouper pour en présenter une vue d'ensemble. lundi 5 décembre 2005

39 Les états combinent des données et une conception
Un état est constitué de contrôles. Certains contrôles, tels que les zones de texte, affichent des données. D'autres contrôles sont des éléments décoratifs, par exemple des lignes de séparation ou des logos d'entreprise. Un état peut comporter des pages et des en-têtes. Une page peut contenir plusieurs en-têtes regroupant des données, ou un en-tête peut inclure des données remplissant plusieurs pages. Un état est constitué de données. Logo (élément décoratif) Ligne de séparation (élément décoratif) et titre d'état (zone de texte) Données (texte et graphiques) de la base de données regroupées par en-têtes Ligne de séparation lundi 5 décembre 2005

40 Exercices pratiques Dans ces exercices, vous allez étudier des états déjà créés et vous verrez comment un état se compare à sa table source. Exercice 1 : Explorer un état 1-Si la fenêtre Base de données n'apparaît pas, appuyez sur F11 pour l'afficher 5-Cliquez sur le bouton Deux pages   de la barre d'outils Aperçu avant impression pour afficher les pages de l'état côte à côte. 6-Cliquez sur les flèches situées en bas de l'état pour afficher d'autres paires de pages. 7-Fermez l'état. Dans la fenêtre Base de données, sous Objets, cliquez sur États, s'il n'est pas déjà sélectionné. 2-Ouvrez l'état Catalogue en double-cliquant dessus. L'état s'ouvre dans un mode d'affichage destiné à la plupart des utilisateurs. 3-Cliquez sur les flèches situées en bas de l'état pour parcourir ses pages, puis revenir à sa première page. 4-Cliquez sur le bouton Zoom       de la barre d'outils Aperçu avant impression pour obtenir un affichage rapproché de l'état. lundi 5 décembre 2005

41 Évaluation Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. Quels sont deux principales fonctions des états ? Afficher et entrer des données Stocker et associer des données. Chercher des données Organiser et présenter des données. Quels sont les deux principaux types de contrôles d'état ? Affichage de données et éléments décoratifs. Boîtes et cellules. État instantané et mode Création Les états modifient les données sous-jacentes de votre base de données. Vrai. Faux. lundi 5 décembre 2005

42 Réponses Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. Quels sont deux principales fonctions des états ? Afficher et entrer des données Stocker et associer des données. Chercher des données Organiser et présenter des données. C’est la bonne réponse. En effet les états extraient vos données et les présentent Quels sont les deux principaux types de contrôles d'état ? Affichage de données et éléments décoratifs. Boîtes et cellules. État instantané et mode Création Exactement. Les états peuvent contenir des données de votre base de données mais aussi des éléments décoratifs, par exemple des logos et des lignes de séparation. Les états modifient les données sous-jacentes de votre base de données. Vrai. Faux. Les états présentent et synthétisent uniquement les données contenues dans votre base de données. lundi 5 décembre 2005

43 Création d’état Il existe trois méthodes de base pour créer un état : à l'aide d'un état instantané, à l'aide d'un Assistant et en mode Création. Pour créer un état, vous utilisez les données d'une ou de plusieurs tables ou requêtes. Pour utiliser plusieurs tables, il faut d'abord créer une requête pour extraire des données de ces tables. Un état instantané constitue la manière la plus rapide de créer un état, mais il offre un contrôle minimal sur sa structure et son aspect. Un état instantané contient automatiquement tous les champs de sa source de données, qu'il s'agisse d'une table ou d'une requête Sa structure est en colonnes ou tabulaire. État instantané : Colonnes Chaque champ apparaît sur une ligne séparée avec une étiquette à sa gauche. Un seul enregistrement est visible à la fois. Les mêmes données présentées sous forme d'état instantané en colonnes... ...et sous forme d'état instantané en tableau État instantané : Tableau Les étiquettes de tous les champs apparaissent sur une ligne située en haut de l'état, tous les enregistrements étant visibles en-dessous. Un état instantané est particulièrement adapté dans deux situations : lorsque vous avez besoin d'une vue d'ensemble rapide des données provenant d'une table ou d'une requête lundi 5 décembre 2005

44 Assistant État L'Assistant État vous pose des questions et crée un état en fonction de vos réponses. Cette méthode est particulièrement intéressante si vous voulez être guidé lors du processus de création d'un état. L'Assistant État vous demande sur quelles tables et requêtes vous baserez l'état, et quels champs utiliser à partir de ces sources de données. Il vous demande si vous souhaitez regrouper des données, et comment vous souhaitez les trier et les synthétiser. Après les questions sur les données, l'Assistant État vous pose d'autres questions sur l'aspect de l'état : disposition, orientation et choix de six styles visuels Il vous demande enfin de donner un titre à l'état, puis crée un état en fonction de vos réponses. lundi 5 décembre 2005

45 Création d'un état simple avec l'assistant
Appuyez sur le bouton Suivant >. L'assistant vous demande comment vous voulez regrouper les enregistrements. Voulez vous regrouper de manière normal ou seulement sur les premières lettres contenues dans le champ. Laissez l'option à « normal » Appuyez sur le bouton OK. L'assistant vous demande si vous voulez trier les enregistrements selon un ou plusieurs champs. Sélectionnez de la liste le champ « Nom" pour le premier tri. Sélectionnez de la liste le champ « Prénom" pour le second tri. Appuyez sur le bouton Options de synthèse De la liste des champs disponibles, sélectionnez en ordre les champs Nom, Prénom, salaire, commission, bureau, poste en cliquant sur le champ et en appuyant sur le bouton Appuyez sur le bouton Suivant >. L'assistant vous demande si vous voulez regrouper les enregistrements sur un champ en particulier. De la liste des champs de l'état, sélectionnez le champ Bureau. Appuyez sur le bouton L'aperçu de la présentation à la droite de la fenêtre va changer. Il va maintenant afficher les champs regroupés par rapport au champ Bureau. Donc, à chaque fois que la valeur du champ Bureau va changer, un nouveau regroupement sera généré. Ouvrez la base de données Base- deDonnées-Exemple: Cliquez sur l'onglet des états                         Appuyez sur le bouton Nouveau. De la liste, sélectionnez l'option Assistant État. Parmi la liste des tables et des requêtes disponibles, sélectionnez la table "employés". Appuyez sur le bouton Suivant >. L'assistant vous demande ensuite quels sont les champs dont vous avez besoin dans votre état. En plus d'être triés sur le nom de famille, les enregistrements seront aussi triés sur le prénom. Donc, pour un même nom de famille, les enregistrements seront aussi triés sur le prénom de ces personnes. L'une des options les plus avantageuses des états est la possibilité de générer automatiquement une synthèse des résultats. Vous pouvez aussi faire des "sous regroupements", ou plutôt des regroupements à l'intérieur de regroupements. Vous pouvez trier les enregistrements jusqu'à sur quatre champs. Le champ dans la première case a priorité sur la seconde et ainsi de suite. Aussi, vous pouvez choisir si vous voulez afficher les enregistrements en ordre croissant ou décroissant en appuyant sur le bouton du coté droit du nom du champ. Faites attention à l'ordre des champs que vous sélectionnez. Car c'est dans cet ordre qu'ils vont apparaître dans votre nouvel état. lundi 5 décembre 2005

46 Création d'un état simple avec l'assistant (suite)
Parmi les options de synthèse, vous pouvez choisir parmi les opérations mathématiques les plus fréquentes. Si nécessaire, vous pourrez modifier l'état pour ajouter d'autres opérations telles que le nombre d'enregistrements, l'écart type et ainsi de suite. Sélectionnez les mêmes options que ceux marqués à l'image. Appuyez sur le bouton OK. Appuyez sur le bouton Suivant >. L'assistant vous offre plusieurs manières de présenter les enregistrements sous forme de texte. Cliquez sur le nom de chacun des styles pour avoir un aperçu du résultat final. Pour les besoins de cet exercice, sélectionnez le type « Echelonné » Appuyez sur le bouton Suivant >. Il ne reste qu'à ajouter le titre principal de l'état Écrivez dans la case du titre de l'état "Liste des employés". Appuyez sur le bouton Terminer. lundi 5 décembre 2005

47 Exercice pratique Exercice 1 : Créer un état instantané
7-Recommencez les étapes 1 à 5, mais cette fois-ci sélectionnez État instantané : Tableau. 8-Explorez l'état qui apparaît et notez les différences entre les structures des deux types d'état instantané. Observez que l'état tabulaire place les noms de champs comme en-têtes en haut de chaque page. 9-Enregistrez cet état sous le nom État instantané Tableau employés puis fermez l'état une fois que vous avez terminé. 5-Explorez la structure de l'état. Observez que les noms de champs (par exemple Prénom et Nom) sont répétés pour chaque employé. Notez que la création de l'état instantané n'a pas demandé beaucoup d'effort mais que de l’autre côté vous n'aviez à préciser ni la disposition ni la mise en forme souhaitées. 6-Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer. Nommez l'état État instantané Colonnes employés de façon à pouvoir vous y référer ultérieurement en cas de besoin. Fermez l'état lorsque vous avez terminé. Exercice 1 : Créer un état instantané Dans cet exercice, vous allez créer des états instantanés Colonnes et Tableau en utilisant les mêmes données. 1-Si la fenêtre Base de données n'est pas visible, appuyez sur F11 pour l'afficher. Dans la fenêtre Base de données, sous Objets, cliquez sur États. 2-Cliquez sur le bouton Nouveau   de la barre d'outils Base de données. puis cliquez sur État instantané : Colonnes 3-Dans la liste déroulante, choisissez la table employés comme source de données pour l'état puis cliquez sur OK. 4-Lorsque l'état apparaît, cliquez sur les flèches situées en bas de l'état pour parcourir ses pages. lundi 5 décembre 2005

48 Exercice pratique Exercice 2 : Utiliser l'Assistant État
6-Dans l'écran d'ordre de tri, sélectionnez Nom dans la zone 1 Et Prénom dans la zone 2 pour trier les noms par ordre alphabétique. Cliquez sur Suivant. 7- Dans l'écran de présentation, cliquez sur Verticale sous Présentation Cliquez ensuite sur Tabulaire. Notez les différences entre ces deux styles, qui définissent les options de disposition des états instantanés. 8-Puis sous Présentation, cliquez sur Justifié La Présentation Justifié organise les données en blocs. Cliquez sur Suivant. 9-Dans l'écran des styles, cliquez sur les divers styles pour prévisualiser des échantillons puis cliquez sur le style Informel. Cliquez sur Suivant. 10-Nommez l'état Assistant État employés puis cliquez sur Terminer Explorez l'état, puis fermez-le lorsque vous avez terminé. Exercice 2 : Utiliser l'Assistant État Dans cet exercice, vous allez créer un état en utilisant la même table que dans l'exercice 1 pour voir en quoi l'Assistant État vous donne plus de contrôle sur la disposition et la mise en forme de l'état. 1-Dans la fenêtre Base de données, sous Objets, cliquez sur États. 2-Double-cliquez sur Créer un état à l'aide de l'Assistant. 3-Dans la zone Tables/Requêtes, vérifiez que Table :employés est sélectionné. 4-Cliquez sur les doubles flèches d'ajout >> pour transférer tous les champs de la colonne Champs disponibles vers la colonne Champs sélectionnés. Cliquez sur Suivant. 5-Dans l'écran posant une question sur les niveaux de regroupement, cliquez sur Suivant. lundi 5 décembre 2005

49 Exercice pratique Exercice 3 : Afficher un état dans en mode Création et en Aperçu du format Dans la première session d'exercice pratique, vous avez affiché des états en Aperçu avant impression Vous allez maintenant découvrir d'autres modes. Le mode Création vous permet de réorganiser les éléments de votre état, comme vous le faites avec des images sur un mur. L'Aperçu du format permet de contrôler rapidement la disposition globale de l'état  il est particulièrement utile si votre état comporte un grand nombre d'enregistrements. L'aperçu avant impression présente l'aspect obtenu par la plupart des utilisateurs. lundi 5 décembre 2005

50 Exercice pratique Si la fenêtre Base de données n'est pas visible, appuyez sur F11 pour l'ouvrir. 1-Dans la fenêtre Base de données, sous Objets, cliquez sur États. 2-Double-cliquez sur l'état Liste alphabétique des employés pour l'ouvrir 3-Parcourez l'état 4-Cliquez sur le bouton Affichage         de la barre d'outils Aperçu avant impression pour passer en mode Création. 5-Explorez la disposition de l'état en mode Création Cliquez sur la flèche en regard du bouton Affichage   de la barre d'outils Création d'état, puis cliquez sur Aperçu du format. 6-Notez que les flèches du bas sont estompées parce que l'aperçu du format ne montre qu'une partie des données de l'état. lundi 5 décembre 2005

51 Personnalisation des états
Une fois que vous avez créé votre état, vous souhaiterez peut-être déplacer ses diverses parties et changer leur aspect en fonction de vos besoins et préférences. Vous pouvez personnaliser les détails ou sélectionner un format automatique pratique à partir de divers styles très utiles. Access permet de facilement choisir l'aspect d'un état sur un écran d'ordinateur ou sur une copie imprimée. Vous pouvez personnaliser les états selon vos préférences. lundi 5 décembre 2005

52 Personnalisation en mode Création
Vous pourriez vouloir changer la structure de l'état regrouper des données par en-têtes On peut modifier la police de l’en-tête, taille couleur de la police, couleur de fond ou séparer certaines parties de votre état Le mode Création permet d'ajouter des sections regrouper des données de définir des propriétés pour contrôler l'aspect et le comportement d'un état Pour voir l'aspect de l'état lors de son utilisation, affichez-le en Aperçu avant impression. Vous pouvez alterner entre ces deux modes jusqu'à que le résultat obtenu vous convienne parfaitement. lundi 5 décembre 2005

53 Les états ont des sections
Les états ont trois types de sections : Sections d'en-tête Les sections d'en-tête contiennent des informations qui apparaissent en haut de l'état, ou en haut de chaque page dans l'état. L'en-tête d'état apparaît une seule fois au début de l'état. Le contenu de la partie supérieure de l'état (par exemple le nom, l'adresse et le logo d'une société) fait partie de l'en-tête d'état. L'en-tête de page apparaît sur chaque page de l'état. Le contenu devant apparaître en haut chaque page, par exemple des noms de colonnes, fait partie de l'en-tête de page. Détail La section Détail contient la plupart des informations dans un état. Pied de page Le pied de page apparaît sur chaque page. La section pied de page peut contenir le numéro de page  Le pied d'état apparaît une seule fois, à la fin d'un état. la section pied d'état peut contenir la conclusion, par exemple un grand total. lundi 5 décembre 2005

54 Regroupement des données dans des états
Vous pouvez regrouper des données dans un état en sélectionnant une ou plusieurs valeurs. Par exemple, la sélection d'une date pourrait regrouper toutes les commandes expédiées à cette date, comme le montre l'illustration. Vous pouvez sélectionner jusquà 10 valeurs à regrouper dans un état. Vous pouvez créer ou changer un regroupement de données en mode Création en cliquant sur le bouton Trier et regrouper   de la barre d'outils Création d'état Vous pouvez aussi utiliser l'Assistant État pour regrouper des données lors de la création d'un état avec l'Assistant. Les commandes sont regroupées par date d'expédition. lundi 5 décembre 2005

55 Définition des propriétés d'un état
Vous pouvez définir de nombreuses propriétés pour un état, pour changer son mode d'affichage ou d'impression Par exemple, la propriété En-tête de page d'un état détermine si l'en-tête de page est imprimé sur la page qui commence par l'en-tête d'état. Pour afficher ou changer les propriétés d'un état, double-cliquez simplement sur le sélecteur d'état                    où les règles se rencontrent Pour en savoir plus sur une propriété, cliquez sur cette propriété et appuyez sur F1. Chaque section d'état et chaque contrôle (par exemple une zone de texte) sur un état a aussi des propriétés. Pour afficher les propriétés d'une section, double-cliquez sur le nom de la section ou sur le sélecteur de section. lundi 5 décembre 2005

56 Insertion de sauts de page
Dans les états, vous utilisez un contrôle de saut de page pour marquer où vous souhaitez commencer une nouvelle page dans une section. Supposons, par exemple, que vous avez inclus une page de titre d'état et son introduction dans l'en-tête d'état Si vous souhaitez que le titre et l'introduction soient imprimés sur des pages séparées, vous devez placer un saut de page dans l'en-tête d'état entre les contrôles les contenant. L'outil Saut de page...   ...insère un saut de page, représenté par une ligne pointillée. Remarque    Il ne faut insérer un saut de page que si vous souhaitez spécifiquement commencer une nouvelle page. lundi 5 décembre 2005

57 Évaluation Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. À quoi sert un état instantané ? Il crée des états à intervalles spécifiés. Il vous guide dans les diverses étapes de création d'un état. Il crée rapidement un état en utilisant uniquement des styles prédéfinis. Quand convient-il d'utiliser le mode Création pour créer un état ? Lorsque vous souhaitez qu'Access vous pose des questions et vous guide lors de la création d'un état. Lorsque vous souhaitez produire un état rapide qui montre tous les champs d'une table ou d'une requête. Lorsque vous souhaitez le contrôle total sur chaque partie de l'état. Si les données d'une requête ou d'une table utilisées par un état sont modifiées, que se passe-t-il lorsque vous ouvrez l'état ? Un message vous indique que les données ont changé. Rien. Une fois un état créé, les données ne sont jamais modifiées. Les données mises à jour s'affichent lorsque vous ouvrez de nouveau l'état. lundi 5 décembre 2005

58 Réponses Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. À quoi sert un état instantané ? C’est Exact. L’État instantané constitue le moyen le plus rapide de créer un état. Bien que vous ayez moins de contrôle sur les résultats, vous pouvez les personnaliser. Il crée des états à intervalles spécifiés. Il vous guide dans les diverses étapes de création d'un état. Il crée rapidement un état en utilisant uniquement des styles prédéfinis. Quand convient-il d'utiliser le mode Création pour créer un état ? Lorsque vous souhaitez qu'Access vous pose des questions et vous guide lors de la création d'un état. Lorsque vous souhaitez produire un état rapide qui montre tous les champs d'une table ou d'une requête. Lorsque vous souhaitez le contrôle total sur chaque partie de l'état. C’est la bonne réponse. En mode Création, Access vous donne tous les contrôles. Si les données d'une requête ou d'une table utilisées par un état sont modifiées, que se passe-t-il lorsque vous ouvrez l'état ? En effet. Les états présentent et organisent toujours les données les plus récentes de votre base de données chaque fois que vous les ouvrez. Un message vous indique que les données ont changé. Rien. Une fois un état créé, les données ne sont jamais modifiées. Les données mises à jour s'affichent lorsque vous ouvrez de nouveau l'état. lundi 5 décembre 2005

59 Apprendre à utiliser les contrôles
lundi 5 décembre 2005

60 Objectifs À la fin de ce Chapitre, vous pourrez effectuer les tâches suivantes : ajout et personnalisation de contrôles ; liaison directe d'un contrôle à vos données ; définition de valeurs par défaut pour les contrôles ; validation simple de données. lundi 5 décembre 2005

61 Ajout de contrôles et définition des propriétés des contrôles
les lignes et les rectangles qui organisent d'autres éléments sur un plan visuel les boutons de commande les zones d'affichage ou d'entrée des données les légendes indiquant à l'utilisateur quelle zone utiliser le texte fournissant des instructions ou des explications sont des éléments qui correspondent à des contrôles Lorsque vous créez ou personnalisez un formulaire, un état ou une page d'accès aux données leur aspect et leur comportement dépendent principalement des contrôles que vous y ajoutez. Les données d'une table…   …sont consultées et saisies dans des contrôles. Pour cette raison, vous devez tout d'abord apprendre à ajouter des contrôles afin de rendre votre base de données conviviale, fiable et attrayante. lundi 5 décembre 2005

62 Apprentissage du mode Création
Pour ajouter ou modifier des contrôles, vous devez être en mode Création. En revanche, en mode Création vous ne pouvez pas vérifier le résultat de vos modifications Pour voir quelle apparence auront vos contrôles cliquez sur le bouton Aperçu dans la barre d'outils Formulaire, État ou Page d'accès aux données. Le bouton Aperçu se présente comme suit pour les formulaires et pages d'accès aux données et comme suit pour les états. Pour passer en mode Création, cliquez sur le bouton Création Ce bouton très pratique apparaît dans plusieurs barres d'outils Le mode Création permet de déplacer, redimensionner et organiser des contrôles grâce à une grille en pointillé Il offre également une boîte à outils grâce à laquelle vous pouvez ajouter toute une gramme de contrôles depuis les cases à cocher jusqu'aux listes en passant par les images et les étiquettes La boîte à outils vous propose un choix de contrôles que vous pouvez ajouter. Après avoir ajouté des contrôles, vous pouvez définir leurs propriétés (par exemple, le nombre de caractères pouvant être saisis dans une zone de texte) et modifier leur mise en forme. lundi 5 décembre 2005

63 Ajout de contrôles en mode Création
pour ajouter un contrôle, il suffit de cliquer dans la boîte à outils Puis cliquer aussi à l'endroit où vous désirez l'ajouter Pour modifier la taille du contrôle que vous venez d'ajouter faites-le glisser après le second clic Des lignes pointillées vous indiquent la nouvelle taille Cette opération est relativement simple pour une zone de texte ou une forme de dessin. Toutefois, l'ajout de nombreux contrôles nécessite davantage d'informations c'est pourquoi Access met à votre disposition des Assistants qui vous aideront dans ce processus. Vous pouvez activer (ou désactiver) les Assistants en cliquant sur le bouton Assistants de contrôle dans la boîte à outils. Si vous ajoutez un contrôle qui dispose d'un Assistant (ce qui n'est pas toujours le cas), celui-ci vous guide par le biais de quelques questions et choix. lundi 5 décembre 2005

64 Définition de propriétés de contrôles
Tous les contrôles possèdent des propriétés. Ces propriétés déterminent l'apparence et la fonction des contrôles. Ainsi, une zone de texte possède des propriétés qui spécifient sa taille, l'agrandissent ou la réduisent et lui fournissent des barres de défilement. Pour afficher les propriétés d'un contrôle, sélectionnez le contrôle et cliquez sur le bouton Propriétés          dans la barre d'outils Création de formulaire, Création d'état ou Création de page d'accès aux données Si vous cliquez sur un nom de propriété ou sur la zone située en regard une flèche apparaît sur laquelle vous cliquez pour obtenir une liste de choix. Propriétés d'un contrôle Zone de texte.    Les propriétés associées sont regroupées dans des onglets.         Cliquez sur la flèche pour obtenir des choix de barres de défilement. Vous pouvez également voir apparaître trois points. Ceux-ci indiquent qu'Access peut vous aider à créer une règle pour la propriété dans une boîte de dialogue appelée « générateur » qui s'ouvre lorsque vous cliquez sur les trois points. lundi 5 décembre 2005

65 Exercices pratiques Au cours de cette session d'exercices pratiques, vous allez explorer les contrôles d'un formulaire et leurs propriétés Vous allez ajouter des contrôles et voir comment ils apparaissent à l'utilisateur. Cliquez sur chaque onglet pour afficher les différents jeux de propriétés. Remarque    Si une propriété vous intéresse cliquez dessus et appuyez sur F1. Si vous appuyez sur F1, Access affiche l'aide au lieu de ces instructions. Lorsque vous avez terminé, fermez les propriétés Cliquez sur le bouton Affichage dans la barre d'outils Création de formulaire pour revenir au mode Formulaire. Dans le bas du formulaire, cliquez sur le bouton Enregistrement suivant pour afficher différents enregistrements. Observez comment les contrôles affichent les données : chiffres, texte . Laissez le formulaire ouvert pour l'exercice suivant. Exploration et insertion de contrôles dans un formulaire Exercice 1 : Explorer des contrôles dans un formulaire 1-Dans la fenêtre Base de données, sous Objets, cliquez sur Formulaires. 2-Double-cliquez sur le formulaire Employés Passez en mode Création en cliquant sur le bouton Affichage dans la barre d'outils Mode Formulaire (ou le même bouton ailleurs). 3-Notez les contrôles Numéro de poste, Prénom, Nom etc. du formulaire. 4-Sélectionnez le contrôle Zone de texte Nom (pas l'étiquette Nom à sa gauche) lundi 5 décembre 2005 cliquez ensuite sur le bouton Propriétés dans la barre d'outils Création de formulaire.

66 Exercices pratiques Exercice 2 : Ajouter une ligne à un formulaire
1-Le formulaire Employés doit être ouvert depuis l'exercice précédent. 2-Passez en mode Création en cliquant sur le bouton Affichage       dans la barre d'outils Mode Formulaire (ou le même bouton ailleurs). 3-Si la boîte à outils ne s'affiche pas, cliquez sur le menu Affichage et cliquez ensuite sur Boîte à outils. 4-Dans la boîte à outils, cliquez sur le bouton Ligne 5-Cliquez à un endroit dans le formulaire sans relâcher le bouton de la souris Faites ensuite glisser la souris pour étendre la ligne. Si vous ne voyez pas la ligne, essayez de faire glisser la souris dans d'autres directions. Relâchez le bouton de la souris pour insérer la ligne. lundi 5 décembre 2005

67 Exercices pratiques Exercice 3 : Ajouter une case à cocher à un formulaire 1-Le formulaire Employés doit être ouvert depuis l'exercice précédent. Repassez en mode Création en cliquant sur le bouton Affichage dans la barre d'outils Mode Formulaire (ou le même bouton ailleurs). 6-Dans la barre d'outils Création de formulaire, cliquez sur le bouton Affichage . Observez comment l'étiquette indique à l'utilisateur la signification de la case à cocher. 7-Cliquez sur la case à cocher pour la sélectionner. Si vous sélectionnez la case à cocher, rien d'autre ne se passe maintenant. La connexion des contrôles aux données intervient ultérieurement dans ce cours. 2-Si la boîte à outils ne s'affiche pas, cliquez sur le menu Affichage et cliquez ensuite sur Boîte à outils. 3-Cliquez sur le bouton Case à cocher 4-Cliquez sur un emplacement disponible dans le formulaire pour créer une case à cocher et ajouter une étiquette à côté L'étiquette contiendra du texte temporaire créé par Access. 5-Cliquez sur l'étiquette, sélectionnez le texte temporaire et tapez ensuite Parle anglais pour remplacer le texte temporaire lundi 5 décembre 2005

68 Évaluation Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. Quel mode utilisez-vous pour ajouter des contrôles ? Mode Formulaire Mode Création Mode Page Quels sont les contrôles ? Cases à cocher Boutons de commande Légendes et étiquettes Tous les éléments ci-dessus lundi 5 décembre 2005

69 Réponses Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. Quel mode utilisez-vous pour ajouter des contrôles ? Correct. En mode Création, vous pouvez sélectionner des contrôles dans la boîte à outils, puis les ajouter où vous le désirez Mode Formulaire Mode Création Mode Page Quels sont les contrôles ? Correct, mais cette réponse est incomplète. En effet, il existe des dizaines de contrôles différents, suffisamment pour réaliser tout ce dont vous avez besoin. Cases à cocher Boutons de commande Légendes et étiquettes Tous les éléments ci-dessus lundi 5 décembre 2005

70 Personnalisation de l'apparence des contrôles
L'aspect des contrôles est un facteur important. Leur présentation, leur taille et leur position permettent de faciliter considérablement leur utilisation Si vous les personnalisez, ils seront plus faciles à trouver, à lire et à reconnaître en tant que groupes logiques. Vous pouvez également exploiter les contrôles de sorte que vos utilisateurs voient ce que vous souhaitez qu'ils remarquent La mise en forme conditionnelle change l'aspect d'un contrôle lorsque ses données remplissent la condition que vous avez spécifiée. lundi 5 décembre 2005

71 Sélection et redimensionnement des contrôles
Sélection des contrôles Redimensionnement des contrôles Pour modifier la taille d'un contrôle sélectionné, pointez simplement sur la bordure du contrôle pour faire apparaître une flèche que vous pouvez ensuite faire glisser. Vous pouvez utiliser la commande Taille du menu Format pour adapter la taille d'un contrôle sélectionné à son texte, à la grille ou à la taille d'un autre contrôle sélectionné. Lorsque vous redimensionnez un contrôle, pensez aux données qu'il devra contenir. Un contrôle destiné à des prix peut être relativement petit afin de laisser davantage de place à d'autres contrôles. En revanche, un contrôle d'adresse doit être suffisamment grand pour accueillir la majorité des possibilités. Remarque    La taille du contrôle n'affecte pas les données en tant que telles, mais uniquement l'affichage ou l'impression de celles-ci. Pour modifier la taille ou la position d'un contrôle vous devez tout d'abord le sélectionner en mode Création. il suffit de cliquer dessus. Contrôle et étiquette sélectionnés dans un formulaire ou un état. Des petites poignées apparaissent alors autour du contrôle sélectionné. Si le contrôle dispose d'une étiquette, celle-ci est sélectionnée en même temps. Pour sélectionner plusieurs contrôles à la fois en mode Création, maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur les contrôles de votre choix. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Sélectionner les objets dans la boîte à outils, cliquer dans la grille du mode Création et faire glisser un rectangle autour des contrôles à sélectionner Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, les poignées apparaissent pour indiquer votre sélection. lundi 5 décembre 2005

72 Organisation des contrôles
Lorsque vous ajoutez des contrôles, vous voulez vous assurer qu'ils sont organisés de façon logique de sorte à faciliter leur utilisation Par exemple, vous souhaiteriez, à juste titre, placer les contrôles de rue, ville, état ou province et code postal à proximité étant donné qu'ils sont associés. Pour modifier la position d'un contrôle, pointez simplement sur sa bordure pour faire apparaître une main que vous pouvez ensuite faire glisser. La grille pointillée vous aide à aligner vos contrôles. Lorsque vous relâchez le contrôle que vous faites glisser, il s'aligne sur la grille. Pour aligner deux ou plusieurs contrôles sur un côté, sélectionnez-les et cliquez ensuite sur la commande Aligner du menu Format pour choisir le côté d'alignement. lundi 5 décembre 2005 Contrôles alignés Contrôles non alignés

73 Mise en forme des contrôles
Pour modifier l'apparence d'un contrôle sélectionnez-le en mode Création et choisissez parmi les boutons de la barre d'outils Mise en forme (Formulaire/État) ou Mise en forme (Page). Lorsque vous êtes satisfait de la mise en forme d'un contrôle, vous pouvez, si vous le souhaitez, donner à tous les nouveaux contrôles que vous venez d'ajouter la même apparence Cela se fait à l'aide de la commande Définir les paramètres par défaut du contrôle du menu Format vous pouvez aussi spécifier l'apparence d'un contrôle dans son onglet Format. sélectionnez le contrôle et cliquez sur le bouton Propriétés dans la barre d'outils Création de formulaire, Création d'état lundi 5 décembre 2005

74 Application d'une mise en forme conditionnelle à des contrôles
Vous pouvez spécifier des valeurs de données qui changeront l'apparence d'un contrôle en cas d'application de la condition spécifiée Pour appliquer une mise en forme conditionnelle sélectionnez un contrôle en mode Création. Ensuite, dans le menu Format, cliquez sur Mise en forme conditionnelle pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. La boîte de dialogue vous présente la mise en forme du contrôle tel qu'il apparaît avant l'application d'une condition. Si la valeur du champ sélectionné (ici c’est Unités en stock) est inférieure à 50 appliquer le format: police noire fond jaune Elle vous propose également des options et champs de données pour spécifier une condition ainsi que la différence que celle-ci doit engendrer Vous pouvez appliquer un maximum de trois conditions et mises en formes par contrôle. lundi 5 décembre 2005

75 Exercices pratiques Au cours de cette session d'exercices pratiques
4-Sélectionnez le contrôle Code postal (pas l'étiquette Code postal à sa gauche) en cliquant dessus. Pointez sur le bord droit du contrôle pour faire apparaître une flèche. (Il se peut que vous deviez développer l'état pour voir le bord droit du contrôle.) 5-Faites glisser le bord du contrôle vers la gauche jusqu'à ce que « Code postal » s'affiche intégralement. 6-Le contrôle doit rester sélectionné Pointez sur son bord pour faire apparaître une main ouverte. Faites glisser le contrôle et son étiquette vers la droite. Replacez-le à sa position initiale. 7-Laissez l'état ouvert pour l'exercice suivant. Au cours de cette session d'exercices pratiques vous allez redimensionner et repositionner un contrôle appliquer une mise en forme à un contrôle appliquer une mise en forme conditionnelle à un contrôle. Personnalisation de l'apparence des contrôles Exercice 1 : Redimensionner et repositionner un contrôle 1-Dans la fenêtre Base de données, sous Objets, cliquez sur États. 2-Double-cliquez sur l'état Employés. Passez en mode Création en cliquant sur le bouton Affichage dans la barre d'outils Aperçu avant impression (ou le même bouton ailleurs). 3-Faites défiler l'écran jusqu'au contrôle Code postal. Notez que ce contrôle est plus large que nécessaire pour afficher des codes postaux. lundi 5 décembre 2005

76 Exercices pratiques Exercice 2 : Mettre en forme un contrôle
3-Dans le menu Format, cliquez sur Mise en forme conditionnelle. Dans la boîte de dialogue Mise en forme conditionnelle, sous Condition 1, cliquez sur la flèche à droite de la zone qui indique entre 4-Sélectionnez l'option pour égal à. Cliquez dans la zone suivante à droite et tapez Royaume-Uni pour compléter la condition : valeur du champ est égale à Royaume-Uni. 5-Sous cette zone, cliquez sur la flèche à côté du bouton Couleur de police/premier plan et sélectionnez la couleur rouge pour affecter la mise en forme conditionnelle. Cliquez sur OK. 6-Dans la barre d'outils Créer un état, cliquez sur le bouton Affichage pour visualiser vos modifications. Exercice 2 : Mettre en forme un contrôle 1-L'état Employés doit être ouvert en mode Création depuis l'exercice précédent. 4-Dans la barre d'outils Créer un état, cliquez sur le bouton Affichage pour visualiser vos modifications Parcourez l'écran vers le haut jusqu'à la section En-tête d'état et sélectionnez le grand contrôle Employés. 2-Dans la barre d'outils Mise en forme (Formulaire/État) cliquez sur la flèche en dessous du bouton Effet spécial cliquez ensuite sur l'effet spécial Ombré Exercice 3 : Appliquer une mise en forme conditionnelle à un contrôle 1-L'état Employés doit être ouvert depuis l'exercice précédent. Passez en mode Création en cliquant sur le bouton Affichage dans la barre d'outils Aperçu avant impression (ou le même bouton ailleurs). 2-Faites défiler l'écran vers le bas pour voir le contrôle Pays Sélectionnez ce contrôle (pas l'étiquette Pays à sa gauche) en cliquant dessus. (Si la barre d'outils n'est pas visible, utilisez la commande Barres d'outils du menu Affichage pour l'afficher Si la barre d'outils ne contient pas ce bouton, vous pouvez l'ajouter à l'aide des options de barre d'outils ou essayer avec un autre bouton.) 3-Le contrôle Employés reste sélectionné. Dans la même barre d'outils, cliquez sur la flèche à côté du bouton Couleur de police/premier plan cliquez ensuite sur la couleur de texte que vous préférez. lundi 5 décembre 2005

77 Évaluation Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. Quelle est la façon la plus rapide d'aligner des contrôles ? Utiliser la commande Aligner du menu Format. Les faire glisser sur la même ligne pointillée en mode Création. Saisir les mêmes coordonnées gauche sous l'onglet Format dans leurs propriétés. Que se passe-t-il lorsqu'un contrôle est trop petit pour afficher les données ? Les données excédentaires sont supprimées. Les données excédentaires ne sont pas affectées. Simplement, vous ne pouvez pas les voir. Le contrôle affiche une valeur d'erreur, généralement #######. lundi 5 décembre 2005

78 Réponses Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. Quelle est la façon la plus rapide d'aligner des contrôles ? Utiliser la commande Aligner du menu Format. Les faire glisser sur la même ligne pointillée en mode Création. Correct. Un clic aligne un ou plusieurs contrôles sur un autre contrôle ou avec la grille. Saisir les mêmes coordonnées gauche sous l'onglet Format dans leurs propriétés. Que se passe-t-il lorsqu'un contrôle est trop petit pour afficher les données ? En effet. Assurez-vous donc que vos contrôles sont suffisamment grands. Les données excédentaires sont supprimées. Les données excédentaires ne sont pas affectées. Simplement, vous ne pouvez pas les voir. Le contrôle affiche une valeur d'erreur, généralement #######. lundi 5 décembre 2005

79 Contrôles liés Il est important de connaître toutes les relations possibles entre des contrôles et des données. Certains contrôles sont directement liés aux données et sont capables de les afficher, de les entrer ou de les modifier immédiatement. D'autres contrôles utilisent des données sans les modifier ou ne dépendent absolument pas des données sources. Lorsque vous avez assimilé ces types de contrôles, vous pouvez choisir en connaissance de cause ceux à utiliser. Les données saisies par sélection dans la zone liée Pays ... ...apparaissent immédiatement dans la table à laquelle le contrôle est lié. Dans Access, il est très facile d'attribuer des relations et de sélectionner ou de changer leurs détails. lundi 5 décembre 2005

80 Types de contrôles Il existe trois types de contrôles de base : liés, calculés et indépendants. Les contrôles liés sont en relation directe avec une base de données Ils saisissent les données dans la base de données ou affichent des données de la base de données. Ils peuvent modifier des données ou afficher des modifications de données au moment où elles se produisent. Ces trois contrôles liés contiennent des données de la table Produits. Les contrôles calculés effectuent des calculs à l'aide de données d'une base de données, mais ne les modifient pas. Ce contrôle calculé multiplie le prix unitaire par un pourcentage de remise sans modifier les données de prix unitaire. Les contrôles indépendants contiennent des informations mais ne sont pas directement reliés aux données d'une base de données Ces contrôles indépendants n'ont pas de source de données. Leurs informations sont stockées dans le contrôle. lundi 5 décembre 2005

81 Vérification de la source de données
Si vous voulez qu'un contrôle d'un formulaire ou d'un état soit lié assurez-vous tout d'abord que le formulaire ou l'état est basé sur une table ou une requête. Si vous voulez qu'un contrôle d'une page d'accès aux données soit lié assurez-vous tout d'abord que la page d'accès aux données est connectée à une base de données et que la section contenant le contrôle soit liée à une source d'enregistrement Les données stockées dans une table... ...s'affichent dans un formulaire grâce à des contrôles liés. lundi 5 décembre 2005

82 Utilisation de la liste de champs pour lier des contrôles
La façon la plus rapide de lier des contrôles consiste à utiliser la liste de champs La liste de champs, que vous pouvez ouvrir par le menu Affichage contient les noms des champs de données auxquels les contrôles peuvent être liés. En mode Création, un contrôle lié contient le nom du champ auquel il est lié En mode Formulaire, État ou Page d'accès aux données, un contrôle lié contient les données du champ auquel il est lié.         Dans la boîte à outils, cliquez sur le contrôle que vous souhaiter lier.         Dans la liste des champs, cliquez sur le champ auquel vous voulez lier le contrôle.         Faites glisser le champ de la liste des champs dans le formulaire.         Relâchez pour insérer le contrôle lié. En mode Création, un contrôle indépendant contient le texte Indépendant. lundi 5 décembre 2005

83 Calcul à l'aide de contrôles
Les contrôles peuvent utiliser des données pour produire des résultats temporaires, sans pour autant modifier la base de données. Imaginez, par exemple, que vous voulez un contrôle qui divise les prix unitaires par le nombre d'articles d'une unité de produit pour obtenir le prix par article. Les contrôles calculés fonctionnent à l'aide d'expressions. Une expression associe des opérateurs arithmétiques, des champs, des formules prédéfinies ainsi que des valeurs pour produire une somme Pour créer une expression, sélectionnez le contrôle, cliquez sur le bouton Propriétés sélectionnez l'onglet Données. La boîte de dialogue Générateur d'expression affiche l'expression lorsque vous la créez. Ici, le champ Prix unitaire de la table Produits est divisé par le champ Quantité par unité de la même table. À côté de la zone de propriété Source contrôle, vous voyez apparaître trois points. Les boutons accélèrent la saisie des opérateurs souvent utilisés tels que le signe plus et le signe égal. Si vous cliquez sur ces trois points, la boîte de dialogue Générateur d'expression s'affiche. Parmi les éléments, citons notamment les tables, les requêtes et les formulaires, leurs champs et contrôles ainsi que toute valeur qui leur est affectée. Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez choisir parmi plusieurs listes d'articles et saisir des valeurs spécifiques pour effectuer un calcul lundi 5 décembre 2005