Déploiement en académies de l’application de gestion des déplacements temporaires 19.Mai 2009.

Déploiement en académies de l’application de gestion des déplacements temporaires
19.Mai 2009

LE CHOIX DE DT UN DIAGNOSTIC DE DEPART: CHORUS est peu adapté pour les dépenses à forte volumétrie mais enjeux financiers unitaires limités L’ECHEC D’UNE SOLUTION DANS UN CADRE INERMINISTERIEL - la communauté des ministères n’a pas réussi à trouver un consensus pour la date de démarrage cible de Juillet 2009 -pour sécuriser la bascule de Juillet 2009, le MEN MESR a fait le choix d’une solution ministérielle préservant l’avenir LE CHOIX D’UN PRODUIT AYANT FAIT SES PREUVES: Ulysse Ulysse est utilisé aussi bien par des entreprises que par des ministères

LE CONTEXTE: des exigences nouvelles liées à la LOLF
En se déversant dans CHORUS, DT participe à l’élaboration de la comptabilité de l’Etat en agissant comme une comptabilité auxiliaire Dans ces conditions, DT doit répondre à certaines exigences: L’intégrité et l’étanchéité du dispositif constitué de DT et de CHORUS: traitement parallèle des rejets et principe de non répudiation (assurance que tous les évènements de DT à incidence comptable sont bien passés dans CHORUS et que la preuve peut en être donnée) Respect des principes comptables: non compensation, exhaustivité …

LE CONTEXTE: des exigences nouvelles liées à la LOLF
Exigences vis-à-vis du contrôle interne: -gestion des habilitations (identification des acteurs de la chaîne financière…) -Gestion des référentiels (notamment référentiel RIB et tiers associé, référentiel budgetaro-comptable, barèmes…) -fiabilité des modalités de mise à jour (écrasement mensuel des RIB, absence de modification directe de RIB dans DT) -fiabilité des traitements opérés à partir de ces référentiels (conformité des calculs de liquidation déterminant le niveau de contrôle du comptable) -gestion des PJ (sécurité liée à la PJ dématérialisée qui sera associée à la DP dans CHORUS) -traçabilité montante et descendante de la piste d’audit

Le caractère structurant de CHORUS
Agents concernés La Qualité comptable De nombreuses règles de gestion (aspects législatifs, réglementaires et contrôle interne) sont intégrées directement dans CHORUS. La chaine financière est donc contrôlée automatiquement par l’outil. L’identification des agents dans CHORUS, à chaque étape d’une chaîne unique, permet de construire un historique de chaque acte de gestion, et de répondre aux exigences de traçabilité de la dépense. L’attribution stricte de fonctions à chaque utilisateur permet de garantir que la bonne personne intervient sur le bon dossier au bon moment. La gestion est donc sécurisée, notamment sur le plan réglementaire. Tous utilisateurs CHORUS impose directement le respect des règles de gestion et garantit la qualité comptable en vue de la certification des comptes de l’Etat par la Cour des Comptes.

LES APPLICATIONS METIER/ LE CAHIER DES CHARGES FINANCIER
9 février 2009 LES APPLICATIONS METIER/ LE CAHIER DES CHARGES FINANCIER

LES IMPLICATIONS PRATIQUES
Mettre en œuvre dans les AMM les différentes comptabilités Dialoguer avec CHORUS: partager des référentiels communs pour permettre la consolidation des données/ l’exemple des centres de coût Appliquer les normes du contrôle interne comptable en milieu informatisé

Le cas de la comptabilité d’exercice et ses implications:
Les implications pratiques: mettre en œuvre les différentes comptabilités Le cas de la comptabilité d’exercice et ses implications: Enregistrer les données en fonction du fait générateur Responsabiliser les gestionnaires dans la tenue des comptes Certifier les comptes de l’Etat: le nouveau rôle de la Cour des Comptes

-montants dus non payés au 31/12/N: charges à payer
Les implications pratiques: mettre en œuvre les différentes comptabilités Exemple de prise en compte de la comptabilité d’exercice: le calcul des charges à payer et des provisions pour charges Les charges à payer sont des charges ayant donné lieu à service fait au cours d’un exercice mais qui n’ont pas été comptabilisées à la clôture de celui-ci Les provisions sont des passifs dont le montant et l’échéance ne sont pas connus de manière précise  Dans le cas de DT -montants dus non payés au 31/12/N: charges à payer -montants sur lesquels l’Etat est engagé: OM validés mais états de frais non reçus, susceptibles d’être reçus en N+1

Les implications pratiques: des référentiels communs
L’exemple des centres de coût La logique CHORUS: distinguer service exécutant/ service bénéficiaire Le centre de coût permet d’imputer et donc de connaître le coût de chacune des structures bénéficiaires Connaître le coût généré par une structure suppose une imputation de l’ensemble des dépenses générées sur ce centre de coût quelle que soit l’application dans laquelle cette dépense est traitée

Les implications pratiques:appliquer les normes de contrôle interne de l’Etat
ORGANISATION -privilégier le principe: une application pour l’ensemble d’un processus afin d’éviter les ruptures entre procédures. Si deux ou plusieurs applications sont nécessaires, l’interfaçage doit être automatique et un point de contrôle doit être prévu -limiter l’accès au système d’information aux seuls intervenants habilités: identification (code utilisateur) et authentification (mot de passe, carte privative)

-fermeture et réouverture des accès doivent être tracées
Les implications pratiques:appliquer les normes de contrôle interne de l’Etat POINTS DE CONTRÔLE -points de contrôle entre applications (ajustement comptable à chaque remise d’une application remettante vers l’application destinataire) -contrôle d’attribution des tâches: rejet des tentatives d’accès irrégulières et fermeture définitive d’accès après un nombre de tentatives de connexion limité -fermeture et réouverture des accès doivent être tracées

-accès à la documentation
Les implications pratiques:appliquer les normes de contrôle interne de l’Etat DOCUMENTATION -documentation du système d’information comptable: les processus et l’organisation comptables doivent être décrits en vue de permettre la compréhension et le contrôle du système d’information -formation des utilisateurs et sensibilisation à la sécurité du système d’information et aux normes du contrôle interne -accès à la documentation

-traçabilité des incidents informatiques
Les implications pratiques:appliquer les normes de contrôle interne de l’Etat TRACABILITE -Piste d’audit: l’organisation du système d’information doit permettre de reconstituer à partir des preuves appuyant les données, les écritures comptables ainsi que, à partir de ces écritures comptables, de retrouver les données et les pièces justificatives -Traçabilité des intervenants: la saisie de l’identifiant doit permettre la traçabilité de chaque Intervention -traçabilité de l’environnement applicatif: les travaux et options prises lors de la construction de l’application doivent être retracés et archivés -Sauvegarde périodique des données: elle inclut la possibilité de lire des supports -traçabilité des incidents informatiques

Les implications pratiques:appliquer les normes de contrôle interne de l’Etat
Processus: -cheminement des écritures: tout fait générateur d’un droit ou d’une obligation (service fait) doit être matérialisé sous forme d’un enregistrement (proposition) pour permettre les contrôles comptables, dont la validation permettra qu’il devienne définitif (écriture comptable) -l’application doit gérer les périodes comptables: la période de base est la journée -rectifications: elles doivent être faites en date courante avec référence de l’écriture d’origine; toute rectification doit être tracée

Séparation des tâches:
Les implications pratiques:appliquer les normes de contrôle interne de l’Etat Séparation des tâches: -une habilitation donne droit à certaines transactions et doit correspondre à un profil -les transactions correspondent au minimum à: enregistrement comptable, validation, consultation. La validation ne permet pas de modifier l’écriture enregistrée mais de la valider ou de la rejeter. Après validation, aucune modification n’est possible sauf par rectification (nouvelle écriture par référence à l’ancienne)

Points de contrôle automatisés:
Les implications pratiques:appliquer les normes de contrôle interne de l’Etat Points de contrôle automatisés: L’application doit comprendre des règles de gestion à partir desquelles des contrôles automatisés sont réalisés en rapprochant les données entrées dans l’application de ces règles de gestion (nomenclature comptable, chronologie …) L’application doit comprendre un contrôle des doublons (écritures identiques)  Points de contrôle non automatisés: L’application doit permettre de tracer les autocontrôles et contrôles mutuels qui doivent pouvoir faire l’objet d’une restitution spécifique L’application doit permettre à un acteur en aval de sélectionner en fonction de critères d’enjeux et de risques paramétrables, les opérations qu’il doit contrôler a posteriori L’application doit tracer le forçage d’éventuelles anomalies quand celui-ci est possible L’application doit permettre d’éditer à la demande des listes d’opérations: par montant, libellé, dates …

Présentation du processus dans DT
Les principaux acteurs du processus Agent missionné Supérieur hiérarchique Agent du service gestionnaire Ordonnateur ou Responsable de la demande de paiement (CHORUS)

L’articulation entre DT, GAIA et IMAG’IN
Le SIFm L’articulation entre DT, GAIA et IMAG’IN Agents concernés Le SIFm est construit sur une logique de métier Un périmètre métier est couvert par une seule application Tous utilisateurs - Les utilisateurs de DT n’interviennent jamais sur les éléments issus de GAIA ou d’IMAG’IN et ne traitent jamais des déplacements liés aux formations, examens ou concours - Les agents traitant des formations, examens et concours dans GAIA et IMAG’IN n’utilisent jamais DT. - Les formations, examens et concours n’entrent pas, pour les utilisateurs, dans le périmètre métier de DT

Tous les contrôles sont effectués par GAIA ou IMAG’IN
DT ne traite que des déplacements liés aux missions à l’exclusion des autres déplacements qui sont traités dans GAIA (formations) ou IMAG’IN (examens et concours) GAIA et IMAG’IN communiquent avec DT sans intervention directe d’un utilisateur. Tous les contrôles sont effectués par GAIA ou IMAG’IN GAIA ou IMAG’IN transmettent à DT les éléments relatifs au déplacement qui est traité sans intervention d’un utilisateur dans DT.

L’articulation entre DT, GAIA et IMAG’IN
Le SIFm L’articulation entre DT, GAIA et IMAG’IN DT Traitement automatique OUTIL GAIA IMAG’IN METIER Gestion des formations Y compris les déplacements liés aux formations Gestion des membres des jurys d’examens et concours Y compris les déplacements liés aux jurys Gestion des déplacements liés aux missions

Le processus existant de gestion des déplacements temporaires
Le processus métier existant – Services déconcentrés Processus de gestion des missions Créer l’ordre de mission Valider l’ordre de mission Saisir le dossier Valider le dossier Saisir l’EC Valider l’EC Rappro-cher EF et OM Valider le rapprochement Créer le dossier de liquidation Valider le dossier de liquidation Vers le comptable dans KHEOPS Processus de gestion des achats liés aux missions Créer le bon de transport ou le bon de commande Saisir la facture Créer le mandat Valider le mandat Vers le comptable dans KHEOPS Etape traitée dans KHEOPS – Module déplacements Etape traitée hors outil Etape traitée dans KHEOPS

Quelques rappels Agents concernés Quelques rappels d’ordre réglementaire Quelques éléments de définition Ordre de mission Il indique l’objet de la mission, le ou les lieu(x) où elle se déroule, les points de départ et de retour de l’agent, la date du déplacement et sa durée, qui ne peut excéder un total de douze mois. Agent en mission Agent en service, muni d’un ordre de mission, qui se déplace pour l’exécution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale. Agent en tournée Il s’agit soit de l’agent affecté outre-mer qui se déplace à l’intérieur de sa collectivité territoriale d’affectation, mais hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale, soit de l’agent en poste à l’étranger qui effectue un déplacement, pour les besoins du service, à l’intérieur du pays de sa résidence administrative ou à l’intérieur de sa zone de compétence. Tous utilisateurs

Quelques rappels Agents concernés Corpus réglementaire L’indemnisation des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat (frais de mission, d’intérim et de stage) a fait l’objet d’une réforme, instituée par le décret n° du 3 juillet 2006, JO du 04/07/06 Cette réforme est applicable à compter du 1er novembre 2006. Le décret du 3 juillet 2006 abroge et remplace les dispositions ayant le même objet (décrets n° du 12/03/86 (déplacements à l’étranger), n° du 12/04/89 (déplacements dans les départements d’outre-mer), n° du 28/05/90 (déplacements en métropole) et n° du 22/09/98 (déplacements dans les COM) Deux arrêtés interministériels du 03/07/06 (JO du 04/07/06), fixent respectivement les taux des indemnités de mission, les taux des indemnités de stage. L’arrêté du 26/08/08 fixe les taux des indemnités kilométriques versées aux agents autorisés à utiliser leur véhicule personnel pour les besoins du service. Les modalités particulières de l’application du nouveau dispositif, au sein des services relevant du ministre de l’éducation nationale, sont précisées par la circulaire n° du 09/11/06 (BOEN n° 42 du 16/11/06) Tous utilisateurs

Quelques rappels Agents concernés Quelques précisions Validité des ordres de mission La validité d’un ordre de mission ne peut excéder douze mois Frais de repas En application de l'article 3 du décret du 07/07/06, l'agent en mission bénéficie du remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas lorsqu'il se trouve en mission pendant la totalité de la période comprise entre 11 et 14 heures, pour le repas de midi, et entre 18 et 21 heures, pour le repas du soir ; le taux de cette indemnité est fixé forfaitairement à 15,25 euros par repas. l’agent perçoit des indemnités de mission réduites de 50 % lorsqu'il a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou assimilé dans le seul cadre d’un déplacement lié à une formation Corps d’inspection Par dérogation à la circulaire du 09/11/06, le taux de l’indemnité des personnels des inspections générales (EN, ENR et Bibliothèques) Etats de frais Un agent dispose de 4 ans pour transmettre son état de frais Tous utilisateurs

Le nouveau processus de gestion des déplacements temporaires
Le nouveau processus métier Agents concernés Les grands principes Un processus unique DT s’inscrit dans la logique générale du SIFm des MEN-MESR de standardisation des procédures les pratiques de gestion sont ainsi homogénéisées autour d’un processus unique Un processus simplifié Le processus comprend moins d’étapes de gestion Les saisies multiples sont supprimées. Par exemple, l’ordre de mission est automatiquement repris dans l’état de frais dont la ressaisie n’est plus nécessaire. Il n’y a pas d’engagement juridique dans DT Certaines étapes sont automatisées par le nouvel outil Les communications entre les différents acteurs du processus sont dématérialisées Tous utilisateurs

Le nouveau processus métier Agents concernés Le changement du périmètre du métier La place du missionné Le missionné est replacé au centre du processus de gestion des missions. Chaque missionné accède directement à l’outil pour y saisir lui-même son ordre de mission ou un état de frais. Un délégué de saisie peut agir au nom d’un ou plusieurs missionnés. La responsabilité de la validation hiérarchique Le nouveau processus entraîne l’apparition d’un rôle de validation à part entière. La validation équivaut à une signature et implique donc des responsabilités La validation d’un ordre de mission autorise la mission mais autorise aussi la dépense liée à la mission Valider entraine une responsabilité budgétaire Missionné Délégué de saisie Supérieurs hiérarchiques Il appartient de fait aux supérieurs hiérarchiques chargés de la validation des ordres de mission et des états de frais de agents de leurs services d’opérer un contrôle d’opportunité financier sur les missions qui leur sont soumises

Le nouveau processus métier Agents concernés La modification du rôle des services gestionnaires des missions Le champ d’intervention des services gestionnaires est profondément modifié par la mise en place de DT. Les activités de saisie sont transférées au niveau de l’agent qui doit se déplacer ou de son service (délégué de saisie) L’instruction du dossier en tant que telle est faite automatiquement par l’outil. Intervenant après les contrôles hiérarchiques, les services gestionnaires opèrent un contrôle des éléments du dossier, notamment la vérification des pièces justificatives des états de frais ainsi que leur validation. Services gestionnaires Les services gestionnaires constituent le dernier niveau de validation avant l’autorisation de la mission et l’engagement de la dépense.

Evolution applicative DT / CHORUS – Juillet 2009 et Janvier 2010 Services déconcentrés Administration centrale des MEN-MESR AERES NDL KHEOPS Module de déplacements DT AVANT CHORUS Base de tiers GAIA IMAG’IN DT AVEC CHORUS Référentiel de tiers GAIA IMAG’IN

Le nouvel outil Agents concernés Un outil adaptable à l’organisation locale La définition des rôles et des relations hiérarchiques Les rôles sont intimement liés à l’organisation retenue. Aussi, l’attribution des rôles est gérée au niveau local pour garantir la souplesse du dispositif. Les circuits hiérarchiques servant à la circulation et à la validation des informations sont également définis dans l’outil au niveau local. Tous utilisateurs Un rôle détermine les habilitations d’un utilisateur, c’est-à-dire les autorisations d’accès à un certain nombre de transactions sur un périmètre donné lui permettant d’exercer ses activités (ou tâches) dans l’application.

Le nouvel outil Agents concernés La notion de centre de coût dans DT La nomenclature budgétaire obligatoire est transposée en centres de coûts et transcrite dans l’outil Les responsables budgétaires locaux pourront, dans la nouvelle application, affiner le découpage budgétaire obligatoire et créer des centres de coût spécifiques rattachés aux centres supérieurs. Ceci permet de créer autant d’enveloppes budgétaires que l’organisation locale en réclame. Ceci permet également un pilotage fin de la dépense Tous utilisateurs Un centre de coût est une entité à laquelle est attribuée une enveloppe de moyens sur laquelle les dépenses seront imputées

Le nouvel outil Agents concernés Un outil complet La gestion des utilisateurs Chaque utilisateur de DT dispose d’un « profil utilisateur », regroupant toutes les informations le concernant. Ce « profil » permet d’éviter de ressaisir les mêmes informations à chaque création d’un ordre de mission Chaque utilisateur crée son profil lors de la première utilisation et complète les données qui le concernent. Tous utilisateurs

Le nouvel outil Agents concernés La politique de voyage La politique de voyage ministérielle est l’ensemble des règles qui encadrent les missions et qui sont directement intégrées et automatiquement appliquées dans l’outil. A ce titre, l’ensemble de la réglementation applicable aux déplacements est prise en compte dans DT. Par exemple : la gestion des avances Les contrôles de conformité à la politique de voyage sont systématiques et toute anomalie est signalée. Ces contrôles peuvent être bloquants ou non-bloquants. Dans le cas d’un contrôle bloquant, la validation document ne peut pas avoir lieu. Dans le cas d’une anomalie non-bloquante, la dérogation à la politique de voyage peut être autorisée par le supérieur hiérarchique qui prend la responsabilité de cette dérogation. De manière générale, les contrôle liés à l’application de la réglementation sont des contrôles bloquants. Tous utilisateurs

Le nouvel outil Agents concernés La prise en compte du contrôle interne DT intègre, au même titre qu’y est intégrée la règlementation, les éléments structurants du contrôle interne, notamment: Les rôles. Ils garantissent le respect des niveaux d’autorisation et les incompatibilités en accord avec les règles de bonne gestion. Par exemple, compte tenu des règles de contrôle interne, il est impossible dans DT de valider son propre ordre de mission. La sécurité. Le dispositif de sécurité et de contrôle des accès garantit le respect des attributions de chacun des utilisateurs, et donc la qualité des actes de gestion qui sont de fait nécessairement opérés par des utilisateurs qui en ont le droit. La traçabilité. Chaque opération dans DT est enregistrée de façon à garantir la traçabilité des opérations. Tous utilisateurs

Le nouvel outil Agents concernés La prise en compte des achats Les relations avec les voyagistes des MEN-MESR Les relations avec les voyagistes définis par les MEN-MESR sont directement intégrées dans DT Les missionnés peuvent de fait intégrer directement à leur ordre de mission les éléments qu’ils ont obtenus des voyagistes partenaires, initiant ainsi la démarche d’achat. La validation finale d’un ordre de mission, c’est-à-dire une fois que la mission est définitivement autorisée, entraine automatiquement l’achat des prestations incluses dans l’ordre de mission. La facturation est électronique et automatiquement intégrée dans DT DT ne gère le processus d’achat que jusqu’à la constatation du service fait, la suite du processus relevant de CHORUS. Ce système de relations voyagistes concernera Air France, la SNCF et Fram (pour l’AERES) Les achats relèvent par définition du périmètre de CHORUS. Toutefois, DT peut intervenir dans le processus dans la cas des achats individuels liés à des missions Services gestionnaires Services achat N.B : Le module 9 traite spécifiquement de la gestion des achats liés aux missions

Le nouvel outil Agents concernés Carte achat Les dispositifs de carte d’achat ou de carte logée, qui permettent le paiement immédiat d’un prestataire à l’aide d’une carte dédiée peuvent également être gérés dans DT. De la même façon que dans le cas des relations avec les voyagistes, DT reçoit automatiquement la facture du fournisseur de la carte et permet le rapprochement des prestations avec les commandes. DT permet la constatation du service fait, mais la suite du processus est traitée dans CHORUS. Services gestionnaires Services achat Les prestations des voyagistes ou les achats effectués auprès de prestataires à l’aide d’une carte achat transitent par DT, mais sont financièrement prises en compte dans CHORUS Les factures sont traitées dans CHORUS. Le passage par DT n’entraîne aucun flux financier et ne sert qu’à l’imputation des enveloppes de gestion. N.B : Le module 9 traite spécifiquement de la gestion des achats liés aux missions

Le nouveau processus métier Processus de gestion des ordres de missions et états de frais Créer l’OM Valider l’OM Transformer l’OM en EF et le compléter Valider l’EF (Constater le service fait) Valider l’EF (Certifier le service fait) PF CHORUS Vers le comptable dans Processus de gestion des achats liés aux missions Constater le service fait Certifier le service fait et créer le dossier de demande de paiement Valider le dossier de demande de paiement Vers le comptable dans Etape traitée dans DT Etape traitée hors outil Etape traitée dans

La gestion et le pilotage des ressources
Les principes de DT Agents concernés La notion d’enveloppe DT est construit autour de la notion d’enveloppes Une enveloppe est la dotation faite à un centre de coût et sur laquelle sont imputés: les remboursements des frais de déplacements aux missionnés les achats auprès de voyagistes ou pour lesquels est utilisée une carte achat Le lien avec CHORUS Il n’existe pas de lien automatique entre CHORUS et DT Il appartient aux responsables budgétaires d’assurer la cohérence entre le budget disponible dans CHORUS et les moyens alloués dans DT Les enveloppes dans DT sont des outils de gestion. Pilote de la dépense Services gestionnaires La réservation des crédits dans CHORUS est donc le préalable à la dotation des centres de coût de DT

La gestion des enveloppes Agents concernés La dotation des centres de coût La dotation des centres de coûts est effectuée par chaque responsable de centre de coût à l’aide du module de gestion des moyens de DT. Dans le cas de centres de coûts rattachés à un centre supérieur, celui-ci doit être doté avant que les suivants puissent l’être à leur tour, selon le principe de « descente » des moyens. Le réabondement et la fongibilité des enveloppes En cas de besoin, les enveloppes peuvent être réabondées par le responsable de centre de coût qui affecte alors de nouveaux moyens à l’enveloppe dans le module de gestion des moyens. La fongibilité des enveloppes est assurée simplement. Le responsable d’un centre de coût affecte un « montant négatif » à son enveloppe, et les moyens sont affectés à un autre centre de coût. Services gestionnaires

La gestion des enveloppes Agents concernés Les opérations de clôture Il n’y a pas d’opérations de clôture dans DT A chaque nouvel exercice, une nouvelle enveloppe annuelle est créée Les enveloppes des exercices continuent à exister et les dépenses sont imputées sur l’enveloppe de l’année où la mission a été autorisée Il s’agit d’une logique de gestion, par opposition à la logique budgétaire de CHORUS Si un état de frais n’est pas validé la même année que la mission à laquelle il est rattaché, c’est l’enveloppe de l’année d’engagement qui sera imputée dans DT, alors que ce sont les crédits de paiement de l’année lors de laquelle le paiement est effectué qui seront consommés. Services gestionnaires

La gestion des enveloppes Année N Année N+1 Budget année N dans CHORUS Enveloppe DT année N Enveloppe DT année N+1 Budget année N+1 dans CHORUS Ordre de mission créé Ordre de mission validé Mission Facturation Etat de frais validé Frais précalculés Achats Frais réels Frais réels Frais précalculés Achats Achats Achats

La gestion des enveloppes Année N Année N+1 Ordre de mission créé Ordre de mission validé Mission Facturation Etat de frais validé 1 Pré-engagement des moyens (frais et achats) dans DT 2 Engagement des moyens (frais et achats) dans DT 3 Déroulement de la mission 4 Facturation Service fait Comptabilisation dans CHORUS 5 Imputation des frais réellement engagés sur la mission dans DT et comptabilisation dans CHORUS Enveloppe DT année N Enveloppe DT année N+1 Frais réels 5 Achats 4 Frais précalculés 1-2 1-2 Budget année N dans CHORUS Budget année N+1 dans CHORUS Achats 4 Frais réels 5

Le suivi et le pilotage Agents concernés Le suivi et le pilotage de la dépense Le suivi et le pilotage des dépenses liées aux déplacements temporaires sont assurés conjointement par DT et par CHORUS DT permet de suivre par enveloppe les dépenses pré-engagées, c’est-à-dire les ordres de missions en cours de traitement les dépenses engagées, qui correspondent aux ordres de missions validés les demandes de paiement envoyées à CHORUS ou à ACCORD CHORUS permet de suivre les dépenses exécutées les achats sur marchés liés à des déplacements temporaires mais ne passant pas par un voyagiste ou un système de carte achat Pilote de la dépense Services gestionnaires

Le suivi et le pilotage DT MISSION Programmation budgétaire Enveloppes de moyens Saisie manuelle et contrôle intellectuel Remboursements exécutés Remboursement des frais Remboursement des frais Demande de paiement directe Etat de frais Achats Achats voyagistes et carte achat Achats voyagistes et carte achat Achats voyagistes exécutés Facture dématérialisée Constatation du service fait Autres achats Autres achats Facture Niveau de suivi de la dépense - Dépense exécutée globale - Dépenses d’achats sur marchés hors voyagistes et carte achat Dépenses engagées par enveloppe hors achats sur autres marchés

Le suivi et le pilotage Agents concernés Les alertes Le contrôle des moyens Le contrôle par l’outil des moyens disponibles dans l’enveloppe est effectué automatiquement par DT à chaque étape de la gestion des ordres de missions ou des états de frais. Une alerte est matérialisée lorsque l’enveloppe est consommée à 80% ou au-delà. En aucun cas, le plafond de l’enveloppe ne peut être dépassé. Il est dans ce cas impossible de valider l’ordre de mission ou l’état de frais Tous utilisateurs Un dossier peut être rejeté par CHORUS malgré le respect des enveloppes dans DT. Il appartient au responsable budgétaire de vérifier la disponibilité crédits de paiement dans CHORUS.

Le suivi et le pilotage Agents concernés Les restitutions Chaque utilisateur a accès aux restitutions offertes par DT, dans un périmètre correspondant à son niveau d’habilitation Les missionnés peuvent lancer des requêtes sur les éléments qui les concernent à titre individuel Les délégués de saisie peuvent lancer des requêtes sur les missionnés au nom desquels ils sont autorisés à agir Les valideurs hiérarchiques peuvent lancer des requêtes sur l’ensemble de leur périmètre hiérarchique et sur les structures qui leur sont rattachées Les services gestionnaires peuvent lancer des requêtes sur les centres de coûts sur lesquels ils sont habilités Tous utilisateurs

Focus sur Les ordres de mission
Agents concernés Missionné Délégué de saisie Focus sur Les ordres de mission Supérieurs hiérarchiques Services gestionnaires

Principes généraux du processus
Les ordres de mission Principes généraux du processus Agents concernés Qu’est ce qu’un « ordre de mission » dans DT ? A chaque type d’ordre de mission sont associées des règles de voyage spécifiques (calculs des indemnités…) Des ordres de missions ponctuels l’ordre de mission « Métropole » l’ordre de mission « Hors Métropole » l’ordre de mission « Tournée à l’étranger » l’ordre de mission « Tournée dans les DOM/COM » L’ordre de mission « Permanent » Plusieurs états de frais peuvent être rattachés à un ordre de mission permanent Un ordre de mission permanent nécessite toutefois la création d’un ordre de mission technique lorsqu’une prestation spécifique est prévue Un ordre de mission « service partagé » Tous utilisateurs Un ordre de mission ne peut pas avoir une durée de validité supérieure à 12 mois à partir de sa date de validation.

Missionné Délégué de saisie
Les ordres de mission Les étapes du processus de traitement des ordres de mission Agents concernés La constitution de l’ordre de mission La saisie dans l’outil de l’ordre de mission L’ordre de mission est complété directement dans l’outil par le missionné ou son délégué. Un « délégué de saisie » est un agent identifié par DT comme étant autorisé à saisir des ordres de mission pour le compte d’un ou plusieurs agents. Il peut s’agir typiquement de la secrétaire d’un service ou d’un agent qui assume la saisie des ordres de mission pour son bureau…. Un délégué de saisie peut être habilité à agir au nom d’un grand nombre d’agents. Dans le cadre d’une convocation, ceci permet au service émetteur de remplacer sa convocation par la saisie d’ordre de mission dans l’outil pour les agents concernés. Missionné Délégué de saisie

Les ordres de mission Les étapes du processus de traitement des ordres de mission Agents concernés Les informations renseignées dans l’ordre de mission Certains éléments doivent être complétés lors de la saisie. Certains éléments sont pré remplis et modifiables. Certains éléments ne peuvent pas être modifiés par l’agent. Dans le cas où l’agent choisit de recourir à un voyagiste, les informations recueillies auprès de celui-ci sont directement intégrées à l’ordre de mission. Il est à noter qu’un délégué de saisie peut créer un ordre de mission à partir d’un ordre de mission préexistant. Ceci évite les ressaisies dans le cas de missions régulières d’un agent ou d’une même mission pour plusieurs agents. De même, un agent peut dupliquer, puis modifier, un de ses précédents ordres de mission. DT prévient l’agent si le coût prévisionnel de la mission ne permet pas qu’elle soit engagée. S’il souhaite une avance de frais, l’agent en fait la demande directement dans l’ordre de mission. Missionné Délégué de saisie

Les ordres de mission Les étapes du processus de traitement des ordres de mission Agents concernés Missionné Délégué de saisie

Les étapes du processus de traitement des ordres de mission
Les ordres de mission Les étapes du processus de traitement des ordres de mission Agents concernés L’envoi d’un ordre de mission L’ordre de mission dûment complété est mis en attente dans DT. Un courrier électronique est automatiquement envoyé au supérieur hiérarchique du missionné pour le prévenir qu’un ordre de mission attend sa validation. Si l’ordre de mission a été rempli en ce sens, une réservation est effectuée auprès du voyagiste. Dans le cas où l’ordre de mission est saisi par un délégué de saisie, un courrier électronique est adressé au missionné. Missionné Délégué de saisie Supérieur hiérarchique du missionné

Les ordres de mission Les étapes du processus de traitement des ordres de mission Schématisation de la constitution de l’ordre de mission puis de sa transmission au supérieur hiérarchique Voyagiste Réservation Missionné Délégué de saisie Supérieur hiérarchique du missionné Eléments constitutifs d’une mission En attente

Les ordres de mission Les étapes du processus de traitement des ordres de mission Schématisation de la constitution de l’ordre de mission puis de sa transmission au supérieur hiérarchique 2 bis Une fois l’ordre de mission complété, une réservation est automatiquement envoyée au voyagiste par voie électronique Voyagiste Réservation Missionné Délégué de saisie Supérieur hiérarchique du missionné En attente 1 Le missionné complète son ordre de mission en fonction de sa mission et des données recueillies auprès du voyagiste 2 Une fois complété, l’ordre de mission est mis en attente dans DT 3 Un courrier électronique prévient le supérieur hiérarchique qu’un ordre de mission est en attente de sa validation

Les ordres de mission Les étapes du processus de traitement des ordres de mission Agents concernés La validation hiérarchique Une fois informé par courrier électronique d’un ordre de mission en attente de sa validation, le supérieur hiérarchique du missionné contrôle l’ordre de mission dans DT Les éventuelles dérogations à la politique de voyage lui sont signalées. Le coût prévisionnel de la mission qui lui est indiqué par DT lui permet de contrôler l’opportunité de la dépense et sa compatibilité avec l’enveloppe sur laquelle la mission est imputée. De manière générale, la validation doit vérifier tous les éléments permettant d’autoriser ou non la mission Le valideur peut modifier certains éléments de l’OM afin de le mettre en conformité. C’est le cas notamment de l’imputation budgétaire (centre de coût) Missionné Délégué de saisie Supérieur hiérarchique du missionné

Les ordres de mission Les étapes du processus de traitement des ordres de mission Le valideur a le montant prévisionnel de l’OM, il peut en cliquant sur les icônes « + » avoir le détail des prestations. Une fois, le contrôle réalisé, le valideur fait avancer l’OM dans le processus Agents concernés Missionné Délégué de saisie Supérieur hiérarchique du missionné

Les ordres de mission Les étapes du processus de traitement des ordres de mission Agents concernés Si le supérieur ne valide pas l’ordre de mission, celui-ci est retourné au missionné. Dans ce cas, le missionné peut : annuler son ordre de mission. L’annulation de l’ordre de mission entraine également l’annulation de la réservation auprès du voyagiste, si elle a été effectuée initialement. adapter son ordre de mission en fonction des commentaires de son supérieur hiérarchique et le lui resoumettre. Si le supérieur valide l’ordre de mission, celui-ci est transmis à un niveau hiérarchique supérieur pour une validation supplémentaire, selon le même schéma de validation. C’est le cas pour : les ordres de missions dont le coût prévisionnel est supérieur à 3000 euros les déplacements à l’étranger au service gestionnaire qui est informé par courrier électronique qu’un ordre de mission est en attente de validation. Missionné Délégué de saisie Supérieur hiérarchique du missionné

Les ordres de mission Les étapes du processus de traitement des ordres de mission Schématisation de la validation hiérarchique des ordres de mission jusqu’au service gestionnaire Voyagiste Annulation Réservation Missionné Délégué de saisie Supérieur hiérarchique du missionné Supérieur hiérarchique Service gestionnaire Contrôle de l’ordre de mission Contrôle de l’ordre de mission Contrôle de l’ordre de mission Modification Annulation Validé En attente Refusé

Les ordres de mission Les étapes du processus de traitement des ordres de mission Schématisation de la validation hiérarchique des ordres de mission jusqu’au service gestionnaire 1 Le supérieur hiérarchique du missionné contrôle dans l’ordre de mission 2 le supérieur valide ou rejette l’ordre de mission 2bis Dans certains cas, un deuxième niveau de validation est requis 3 Un courrier électronique prévient le service gestionnaire Missionné Délégué de saisie Supérieur hiérarchique Service gestionnaire Supérieur hiérarchique Voyagiste Rejet En cas de rejet, le missionné est prévenu par voie électronique. Il peut : - Modifier son ordre de mission et le réinjecter dans le processus. - Annuler sa mission. Ceci entraine l’annulation des réservations auprès du voyagiste.

Les ordres de mission Les étapes du processus de traitement des ordres de mission Agents concernés La transmission aux services gestionnaires et la validation de la mission Une fois informé par courrier électronique d’un ordre de mission en attente de sa validation, le service gestionnaire contrôle l’ordre de mission dans DT : les éventuelles dérogations à la politique de voyage lui sont signalées la compatibilité entre le coût prévisionnel de la mission et l’enveloppe sur laquelle est imputée la mission Suivant le même principe que la validation hiérarchique, le service gestionnaire peut : refuser l’ordre de mission et le renvoyer au missionné. Comme dans les cas précédents le missionné peut modifier son ordre de mission ou l’annuler. valider l’ordre de mission. Dans ce cas, la mission est autorisée. Un courrier électronique informe le missionné que son ordre de mission est validé. Une confirmation électronique, qui a valeur de bon de commande, est envoyée au voyagiste qui émet les billets. Missionné Délégué de saisie Services gestionnaires

Les ordres de mission Les étapes du processus de traitement des ordres de mission Agents concernés La gestion des avances L’agent indique s’il demande une avance lors de la création de l’ordre de mission. La validation de l’ordre de mission par le service gestionnaire entraine automatiquement dans l’outil la création demande d’avance Cette demande est contrôlée et validée par le service gestionnaire dans DT. Elle est ensuite transmise au régisseur. Missionné Délégué de saisie Services gestionnaires

Les ordres de mission Les étapes du processus de traitement des ordres de mission Schématisation de la validation hiérarchique des ordres de mission jusqu’au service gestionnaire DEPART EN MISSION Voyagiste Emission des billets Réservation Missionné Délégué de saisie Service gestionnaire Contrôle de l’ordre de mission Validé Refusé En attente

Les ordres de mission Les étapes du processus de traitement des ordres de mission Schématisation de la validation hiérarchique des ordres de mission jusqu’au service gestionnaire 1 Le service gestionnaire valide ou rejette l’ordre de mission Validation En cas de validation: Le missionné est prévenu par courrier électronique que sa mission est validée Le voyagiste est informé qu’il peut émettre les billets ou effectuer sa prestation Voyagiste Missionné Délégué de saisie Service gestionnaire Rejet En cas de rejet: Le missionné est informé par courrier électronique et peut: - modifier son ordre de mission et lui faire redémarrer le processus - annuler sa mission

La gestion des achats avec CHORUS
Agents concernés Missionné Délégué de saisie Focus sur La gestion des achats avec CHORUS Supérieurs hiérarchiques Services gestionnaires Ordonnateurs Responsable de la demande de paiement

Agents concernés Les achats auprès des voyagistes ou effectués à l’aide d’une carte achat Les autres achats Les autres achats sont traités intégralement dans CHORUS et n’impactent pas les enveloppes de gestion de DT. Les achats relèvent par définition du périmètre de CHORUS Services gestionnaires Service Achat Les prestations des voyagistes ou les achats effectués auprès de prestataires à l’aide d’une carte achat transitent par DT, mais sont financièrement prises en compte dans CHORUS Les factures sont traitées dans CHORUS. Le passage par DT n’entraîne aucun flux financier et ne sert qu’à l’imputation des enveloppes de gestion.

La gestion des achats - CHORUS Agents concernés Les factures sont automatiquement transmises à DT par voie électronique sur un rythme régulier. Le rapprochement des lignes de la facture avec les ordres de mission validés est automatiquement effectué par DT. Le service gestionnaire est responsable du contrôle de ce rapprochement Le service contrôle l’état de rapprochement entre facture et ordres de mission Les différences sont matérialisées par des alertes (notamment les écarts de montants) En cas d’anomalie, le service gestionnaire demande la réédition de la facture ou un avoir. La validation de ce rapprochement correspond à la constatation du service fait dans le processus de traitement de la facture par le service en charge des achats La validation est transmise, en dehors de l’outil, au service gérant les achats dans CHORUS, qui rapproche ces éléments de la facture reçue directement du fournisseur (certification du service fait) Le service métier peut également certifier le service fait à l’aide du formulaire de certification de service fait de CHORUS Dans DT, les enveloppes sont imputées. La suite du processus d’achat est effectuée dans CHORUS par le service en charge des achats. Services gestionnaires Service Achat

La gestion des achats - CHORUS DT Voyagiste Service Achat Service gestionnaire

La gestion des achats - CHORUS 1 Le voyagiste émet une facture dématérialisée vers DT et une facture papier vers le service achats 2 DT effectue un rapprochement automatique entre la facture et les ordres de missions qui est contrôlé par le service gestionnaire (Constatation du service fait) 3 Le service gestionnaire valide (hors outil) et transmet sa validation au service achat. La facture est prise en compte dans les enveloppes de gestion de DT 4a Le service achat rapproche la facture papier des éléments transmis par le service gestionnaire et traite l’achat dans CHORUS Facture DT Facture dématérialisée Voyagiste Service gestionnaire Service Achat a ou b Formulaire de certification 3bis Le service gestionnaire constate une anomalie et demande une réédition de la facture ou un avoir 4b Le service métier certifie le service fait à l’aide du formulaire de certification de service fait de CHORUS qui est traité automatiquement

Focus sur Les états de frais
Agents concernés Missionné Délégué de saisie Focus sur Les états de frais Supérieurs hiérarchiques Services gestionnaires Ordonnateurs Responsable de la demande de paiement

Les états de frais Les étapes du processus de traitement des états de frais Agents concernés La création de l’état de frais Le principe Un état de frais est nécessairement rattaché à un ordre de mission L’état de frais est construit par DT à partir de l’ordre de mission auquel il est rattaché Les informations de l’ordre de mission reprises dans l’état de frais ne sont pas modifiables Conséquence : la régularisation de l’ordre de mission En cas de divergence majeure entre la réalité de la mission et l’ordre de mission initialement validé, l’ordre de mission doit être modifié avant la création de l’état de frais. Un ordre de mission n’est plus modifiable une fois qu’un état de frais y est rattaché. Il est donc indispensable qu’il soit mis en cohérence avec la réalité avant la création de l’état de frais. Missionné Délégué de saisie La régularisation de l’ordre de mission est soumise au même cheminement de validation que n’importe quel autre ordre de mission.

Les états de frais Les étapes du processus de traitement des états de frais Agents concernés La création de l’état de frais Une fois que l‘ordre de mission auquel il doit être rattaché est régularisé, le missionné (ou son délégué de saisie) crée formellement l’état de frais dans DT L’état de frais reprend automatiquement les éléments de l’ordre de mission, qui ne sont pas modifiables. Les frais sont complétés dans DT à partir de la nomenclature de frais préexistante. Une fois complété, l’état de frais est mis en attente dans l’outil et l’autorité chargée de sa validation est avertie par courrier électronique. Missionné Délégué de saisie

Les états de frais Les étapes du processus de traitement des états de frais Agents concernés Missionné Délégué de saisie

Les étapes du processus de traitement des états de frais
Les états de frais Les étapes du processus de traitement des états de frais Agents concernés La validation de l’état de frais La validation de l’état de frais fonctionne selon le même principe que celui des ordres de mission. Une fois informé par courrier électronique, le supérieur chargé de la validation contrôle les éléments de l’état de frais (et les pièces). Il n’est pas possible au valideur de modifier le contenu de l’état de frais qu’il doit donc valider ou refuser dans son ensemble. Si l’état de frais est refusé. Le missionné est prévenu par courrier électronique il lui appartient de modifier l’état de frais en conséquence, voire d’annuler son état de frais pour pouvoir modifier l’ordre de mission initial. Si l’état de frais est validé, il est mis en attente de la validation du service gestionnaire, qui procède comme le valideur hiérarchique. Supérieurs hiérarchiques Services gestionnaires Les dépassements d’enveloppe sont signalés au valideur et empêchent la validation.

Gestionnaire puis Responsable de DP Valideur hiérarchique
Le Schéma de validation des DP Gestionnaire puis Responsable de DP sur plateforme Valideur hiérarchique Service Gestionnaire Comptable Il s’agit d’un valideur métier au niveau du service gestionnaire. Il ne doit pas être habilité par délégation de signatures à consommer les CP correspondants. Valideur Financier Le RDP: valideur qui doit donc habilité par délégation de signatures à consommer les CP correspondants. Le GDP initiateur au sens CHORUS n’intervient que de manière automatique Comptable. Il met en paiement Rôle MEN supprimé CHORUS Le hiérarque du service Gestionnaire ne dispose pas d’une licence CHORUS et soumet la DP à validation. Si et seulement si le comptable rejette la pièce, le responsable de DP peut supprimer la DP. Solution retenue par le MEN pour les 3 applications en v3 Les DP provenant des 3 applications seront validées dans CHORUS par des responsable de DP sur les plateformes

Récapitulatif des rôles
ASSIST: délégué de saisie; se connecte, soumet des OM et EF et accède au reporting de ses OM et OF VH1 (et VH2): validation ou refus d’un OM ou EF (sup hiérarchique habilité à signer et valider le déplacement d’un agent) SG: service gestionnaire (droit de valider ou refuser OM et EF) REPORT: droit d’accéder au reporting des OM et EF BUDGET; droit d’acccéder à la table de mise à jour des moyens « gestion des enveloppes par CC » et droit d’accéder au reporting budgétaire BUDREP: droit d’accéder au reporting des moyens MOPERGES: droit de gérer des OM permanents

Déploiement en académies de l’application de gestion des déplacements temporaires 19.Mai 2009.

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