Foire aux questions rapide pour les utilisateurs de My Learning Link

Présentation au sujet: "Foire aux questions rapide pour les utilisateurs de My Learning Link"— Transcription de la présentation:

1 Foire aux questions rapide pour les utilisateurs de My Learning Link
MLL FAQ rapide Foire aux questions rapide pour les utilisateurs de My Learning Link Pour une meilleure expérience, veuillez utiliser cette présentation en mode diaporama (F5)

2 Sommaire Comment effectuer une recherche dans le catalogue ?
Comment trouver des informations sur le contenu de la formation? Comment s’inscrire à une session de formation ? (demande hors plan / self-service) Comment inscrire (affecter) un collaborateur sur une session ? Comment choisir une session une fois assigné sur un événement ? Comment valider une demande de formation dans l'outil ? Comment demander une formation non existant dans MLL ? Comment gérer les parcours (curriculums) ? Comment ajouter une formation externe dans My LearningLink ? Est-il possible de supprimer une demande / inscription à une formation ? Comment accéder et générer un rapport dans MLL? Comment demander un nouveau mot de passe si le précédent est oubliée ? Processus self service manager et salarié ? Pour des questions supplémentaires, contactez le support RH. Mise à jour 2015 ! Mise à jour 2015 ! Pour une meilleure expérience, veuillez utiliser cette présentation en mode diaporama (F5) Cliquez sur l'icône en face de la question pour voir la réponse, et sur pour revenir au sommaire

3 Comment effectuer une recherche dans le catalogue ?
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4 Effectuer une recherche dans le catalogue
2 1 3 Trois chemins permettent de rechercher un cours dans le catalogue: et menu “Recherche globale” menu “Parcourir des formations” 1 2 3 Sommaire

5 Effectuer une recherche – Recherche globale
Il vous est possible d’affiner la recherche et filtrer par : titre, description, matière (domaine), fournisseur, mot clé (recommandé), langue, emplacement, compétence Nota: Pour voir les événements (formations) disponibles dans le catalogue français, nous vous conseillons de toujours filtrer sur la langue « Français (France) ». Sommaire

6 Effectuer une recherche – Parcourir les formations
Vous pouvez effectuer une recherche par : 1. Matières 2. Type Cours en ligne = e-learning Événement = formation en présentiel Parcours = cursus de formations associant présentiel et/ou e-learning Ressource = certifications académies 1 1 2 2 Attention : Parcourir des formations (Browse for training ) n'offre pas la possibilité d'affiner la recherche par langue. Pour cela et pour d'autres filtres, utilisez la recherche globale. Sommaire

7 Comment trouver des informations sur le contenu de la formation ?
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8 Comment trouver des informations sur le contenu de la formation ?
Event The enhanced global search is available to all My Learning Link system users. The new global search window allows for a dynamic search experience that is customized to each user’s current availability (location, job code, Business Unit, etc.). This global search also allows for users to search for courses using symbols only. Similar to the enhanced course catalog which we saw in the previous slides, there is both a refine and standard search field available here as well. Additionally, system administrators will have the option to search for and view system users here on this page! Cliquer sur le titre de l’évent pour avoir accès aux infos suivantes : Description du cours Nombre d’heures de formation -Sessions disponibles Sommaire

9 Comment trouver des informations sur le contenu de la formation ?
Session The enhanced global search is available to all My Learning Link system users. The new global search window allows for a dynamic search experience that is customized to each user’s current availability (location, job code, Business Unit, etc.). This global search also allows for users to search for courses using symbols only. Similar to the enhanced course catalog which we saw in the previous slides, there is both a refine and standard search field available here as well. Additionally, system administrators will have the option to search for and view system users here on this page! Cliquer sur la Session disponible pour avoir accès aux infos suivantes : Prix ​​par participant pour la session Nombre d’heures de formation -Dates pour la session Sommaire

10 Comment s’inscrire à une session de formation ?
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11 Comment s’inscrire à une session de formation
Comment s’inscrire à une session de formation ? Demande hors plan / self-service 1. Cherchez la formation 2. Dans l’onglet sessions (en bas de page) vous trouverez les sessions ouvertes à l’enregistrement. 3. Cliquez sur Demander  « Demander » 4.Sélectionner le Dispositif de formation (Typologie). - Cliquer sur « Soumettre » Sommaire

12 Comment inscrire un collaborateur sur une session ?
My Learning Link - FAQ rapide Comment inscrire un collaborateur sur une session ? Sommaire

13 Comment inscrire un collaborateur sur une session ?
En tant que manager vous avez deux options : En cliquant sur le titre de la session, vous trouverez les détails et vous pouvez l’Attribuer à vos collaborateurs 1 Cliquer sur l’icone à droite de « Demander » et puis  Attribuer 2 1 2 Pour votre information : en tant que salarié cliquer sur « Demander » Sommaire

14 Comment inscrire un collaborateur sur une session ?
3 3 2. Sélectionner le Dispositif de formation (Typologie). Cliquer sur « Soumettre » 3. Dans Subordonnés directs, sélectionnez les collaborateurs que vous souhaitez inscrire à la formation Processus d’approbation Une fois la session attribuée aux collaborateurs, leur statut d’inscription sera « inscrit ». 4 4 Quand vous souhaitez affecter une session avec différentes typologies de formation à vos collaborateurs, il faudra effectuer une demande par typologie. ex: Inscrire deux employés avec une typologie « adaptation au poste » et « développement des compétences », il faudra faire deux inscriptions de formation différentes. Sommaire

15 Comment choisir une session une fois assigné SUR un événement ?
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16 Comment choisir une session une fois assigné sur un événement
Comment choisir une session une fois assigné sur un événement ? Plan de formation et affectation hors plan par le manager 1 2 3 Quand un salarié a été affecté par son manager à un événement, le salarié doit impérativement sélectionner la session de son choix en fonction de ses disponibilités Pour faire son choix, le salarié doit. se connecter dans MLL à : Apprentissage  Mes formations chercher le type de formation « Evénement » Cliquer sur « sélectionner une session » Cliquer sur “Demander” 1 4 2 3 4 Sommaire

17 Comment valider une demande de formation dans l'outil ?
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18 Comment valider une demande de formation dans l'outil
Comment valider une demande de formation dans l'outil ? (1/2) -  Standard Reports Pour valider une demande, le manager doit se connecter à MLL et cliquer sur Reports  « Standard Reports » Dans Reports Standards, il faut cliquer sur « Demandes en Attente » : Une fois la formation trouvée, cliquer sur ou pour valider le choix : Attention : Pour des raisons de reporting social, il est obligatoire de commenter le refus d’une formation Sommaire

19 Comment valider une demande de formation dans l'outil
Comment valider une demande de formation dans l'outil ? (2/2) - Mon équipe Pour valider une demande, le manager peut aussi se connecter à MLL et cliquer sur Mon équipe  « Mon équipe » Dans Mon équipe, vous trouverez les « Eléments d’action » : Cliquer sur Approuver/Refuser, puis « soumettre » Demandes en attente Attention : Pour des raisons de reporting social, il est obligatoire de commenter le refus d’une formation Sommaire

20 Comment demander une formation non existant dans MLL ? manager / hrbp
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21 Comment demander une formation non existant dans l’offre formation de MLL ?
Le besoin doit préalablement faire l'objet d'une demande de référencement par le manager, au plus tard 15 jours avant le début de la formation, via le Formulaire en ligne de l’intranet formation France Le délai de 15 jours n'est possible que si toutes les informations nécessaires sont disponibles au moment de la demande. Un rappel de la procédure est disponible sur la page du formulaire. L'inscription du salarié est faite par PASS Formation dans My Learning Link (avec workflow de validation éventuelle). L'organisation (planification, commande auprès du fournisseur, suivi administratif, facturation..), de même que la gestion des conventions et dossiers de subventions associés, sont assurés par PASS Formation Sommaire

22 Comment gérer les parcours ?
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23 Comment gérer les parcours ?
Un parcours est un ensemble des formations en e-Learning et en présentiel. Une fois inscrit, l’apprenant doit activer et dérouler le parcours en suivant leur séquence logique. Il est important de savoir que dans le cas d'un événement présentiel, aucune date ne sera proposée à l'apprenant jusqu'à ce que l'événement soit activé par lui-même et qu’il soit placé sur une session. Certains événements peuvent être dans le statut « Formation antérieure en attente » car le parcours est construit avec une séquence logique et vous devriez compléter tous les événements dans l’ordre. Une fois l’événement 1 en pré requis est complété, l’événement 2 passera automatiquement en statut « Activer » ou « Inscrit » pour que vous puisez sélectionner la session disponible. A Curriculum is a combination of several events/courses with a specific training subject. If you want to request a Curriculum, please note that you have to request the whole Curriculum at one time. You cannot separately request any of the events in that Curriculum. We suggest you to discuss with your Line Manager and HRBP first and get their agreement before you take action in the system. Login My Learning Link and then click “Search For Training” Please select “Curriculum” in Learning Object type options and “Chinese (China)” in Language options, and then click ”Search”. Then you can choose and request the Curriculum you are interested in. For example, now we would like to request the Curriculum “KAM Essential”. Click “Offer Marketing Fundamental (China)” in the search results. The popup page shows detailed information of this Curriculum including the general description, structured events and price. Click “Request” at the bottom right, then the course status will change to “Pending Approval”. Now please check “My Courses” Page, you will see the status of the Curriculum you’ve just requested is “Pending Approval”. This request will need your Line Manager and HRBP to approve respectively. Once your manager and HRBP approve your request, you will receive a notification . Then please enter “My Courses” page again. Now you will see the status of that Curriculum becomes “In Progress”. Please click “Manage” in options. The left side of the next page will list all the events in that curriculum. Some events are “Pending Prior Training” because the curriculum is set with a learning sequence and you have to complete all the events one by one in that curriculum. After you complete the 1st event, the 2nd event’s status will change to ”Registered” automatically The right side of the page will show “Select Sessions”. After click “Select Sessions”, the page shows all the available sessions. You can choose and request a proper one. After clicking “Request”, the status will change to “Registered”. You will receive a system notification of that training session. Please attend the training on time. If you have to cancel this session, please click “Withdraw” in the page shown as below, at least 5 days prior to the training to avoid penalty. After you complete this session, the event status will change to “Completed”. You can choose and request the session of the next event now Sommaire

24 Comment gérer les parcours ?
Pour s'inscrire sur un parcours : 1. Chercher la formation dans le catalogue 2. Cliquer sur « Demander »  3. Sélectionner le Dispositif de formation (Typologie) et cliquer sur « Soumettre » 1 2 3 1 A Curriculum is a combination of several events/courses with a specific training subject. If you want to request a Curriculum, please note that you have to request the whole Curriculum at one time. You cannot separately request any of the events in that Curriculum. We suggest you to discuss with your Line Manager and HRBP first and get their agreement before you take action in the system. Login My Learning Link and then click “Search For Training” Please select “Curriculum” in Learning Object type options and “Chinese (China)” in Language options, and then click ”Search”. Then you can choose and request the Curriculum you are interested in. For example, now we would like to request the Curriculum “KAM Essential”. Click “Offer Marketing Fundamental (China)” in the search results. The popup page shows detailed information of this Curriculum including the general description, structured events and price. Click “Request” at the bottom right, then the course status will change to “Pending Approval”. Now please check “My Courses” Page, you will see the status of the Curriculum you’ve just requested is “Pending Approval”. This request will need your Line Manager and HRBP to approve respectively. Once your manager and HRBP approve your request, you will receive a notification . Then please enter “My Courses” page again. Now you will see the status of that Curriculum becomes “In Progress”. Please click “Manage” in options. The left side of the next page will list all the events in that curriculum. Some events are “Pending Prior Training” because the curriculum is set with a learning sequence and you have to complete all the events one by one in that curriculum. After you complete the 1st event, the 2nd event’s status will change to ”Registered” automatically The right side of the page will show “Select Sessions”. After click “Select Sessions”, the page shows all the available sessions. You can choose and request a proper one. After clicking “Request”, the status will change to “Registered”. You will receive a system notification of that training session. Please attend the training on time. If you have to cancel this session, please click “Withdraw” in the page shown as below, at least 5 days prior to the training to avoid penalty. After you complete this session, the event status will change to “Completed”. You can choose and request the session of the next event now 2 3 Sommaire

25 Comment gérer les parcours ?
Une fois demandé, le parcours apparaît dans l’onglet actif de votre récapitulatif de formation avec le statut “En attente d'approbation” jusqu’à ce que votre manager l’approuve. Apres avoir être approuvé par le manager, le parcours passera au statut « Inscrit » 1 Cliquer sur “Ouvrir le parcours de formation”. Vous verrez la liste des formations et leur séquence a gauche Cliquer sur “Activer” pour activer le parcours et pour lancer les formations 1 2 2 Sommaire

26 Comment gérer les parcours ?
Vous verrez le statut de certaines formations comme « Inscrit » et des autres comme « Non activé ». Pour les activer, vous devez cliquer sur « Lancer » (pour les e-learnings) ou « Activer » (pour les événements) 3 4 5 3 4 5 Dans le cas d’un événement, une fois activé, vous devez sélectionner une session en cliquant sur le lien « Sélectionner une session » 6 6 Sommaire

27 Comment gérer les parcours ?
Sélectionner la session (en fonction de leur disponibilité) et cliquer sur « Demander » 7 8 7 8 Si un message d’alerte vous informe d’un conflit de programme, cliquez sur «Oui» afin d’accepter. Une fois le statut « Inscrit », PASS formation vous contactera pour vous donner les détails nécessaires pour votre participation. Sommaire

28 Comment ajouter une formation externe dans My Learning link ?
My Learning Link - FAQ rapide Comment ajouter une formation externe dans My Learning link ? Sommaire

29 Ajouter une formation externe dans My LearningLink
La fonctionnalité “Ajouter une formation externe” est utilisée pour permettre aux collaborateurs de renseigner une formation complémentaire réalisée en dehors et sans l'intervention de Schneider Electric et ainsi régulariser leur récapitulatif formation. Ces demandes ne représentent pas une demande d’ajout de formation au catalogue. Exemple: Une formation réalisée avant son arrivée au sein de Schneider Electric. Formation fait de leur propre initiative sans l'intervention de Schneider Electric Autre Sommaire

30 Demande d'ajouter une formation externe
Attention : La validation du manager sur les formations externes renseignées par le salarié, a pour vocation d’inclure dans le récapitulatif de formations archivées et à titre informatif seulement, des formations faites sans l'intervention de Schneider Electric, et ne constituent en rien un engagement de prise en compte des acquis de ces formations Le salarié remplit le formulaire "Ajouter une formation externe", avec les détails pertinents du cours et clique sur « Soumettre » 1.Récapitulatif du salarié – demande initiale : Après la demande, la formation apparaît dans le récapitulatif du salarié, avec un statut « En attente d’approbation" et un mail de notification est envoyé au manager. Sommaire

31 Demande d'ajouter une formation externe
2. L'approbation du manager - initiale : Pour approuver ou refuser une demande, le manager doit aller à : Rapports > Rapports standards > Demandes en attente. Sous la rubrique « Formation en attente d'approbation », le manager valide la demande "initiale" et clique sur «Soumettre» pour terminer (les commentaires sont facultatifs) Sommaire

32 Demande d'ajouter une formation externe
3.Récapitulatif du salarié – demande initiale : Après l'approbation du manager, le statut de la formation change vers «Inscrit» dans le récapitulatif du salarié et dans les options apparaît « Marquer comme terminé ». Le salarié doit cliquer sur cette option pour confirmer la formation et un nouveau statut «  Approbation d’achèvement en attente » apparaît dans le recapitulatif. Sommaire

33 Demande d'ajouter une formation externe
4. L'approbation du manager – réalisation : Pour approuver ou refuser une demande, le manager doit aller à : Rapports > Rapports standards > Demandes en attente. ». Le manager valide la demande « Réalisation » et clique sur «Soumettre» pour terminer (les commentaires sont facultatifs) 5.Récapitulatif du salarié – formation externe terminée La formation apparaît maintenant dans l'onglet « Terminé » du récapitulatif du salarié, ayant le statut «Terminé » Sommaire

34 Processus d’approbation
LEGENDE Employé Manager Demande initiale d’une régularisation du récapitulatif formation (Statut en attente d’approbation) Statut Terminé dans le récapitulatif formation terminée du salarié Approbation demande initial Demande d’approbation formation réalisée Approbation de réalisation Sommaire

35 My Learning Link - FAQ rapide
Est-il possible de supprimer une demande / inscription à une formation ? Sommaire

36 Est-il possible de supprimer une demande / inscription à une formation ?
Une fois inscrit, il n'est plus possible de supprimer une demande de formation. En cas des questions particulières, le salarié ou le manager peuvent contacter le support RH. Sommaire

37 COMMENT ACCÉDER ET GÉNÉRER UN RAPPORT DANS MY LEARNING LINK ?
My Learning Link - FAQ rapide COMMENT ACCÉDER ET GÉNÉRER UN RAPPORT DANS MY LEARNING LINK ? Sommaire

38 Comment accéder et générer un rapport dans MLL?
En fonction de votre rôle, que ce soit utilisateur, manager, HRBP, etc., votre accès peut être limité à certain type de rapports. Vous pouvez également être limité pour obtenir uniquement des rapports sur vos collaborateurs directs, ou dans le cas des HRBP, sur les salariés dans leur périmètre (même que BridgeHR). 1. Accéder au menu Rapports > Rapports standard. 2. Dans l’onglet Formation sélectionner le rapport standard en cliquant sur le titre. 3. Sélectionner les critères des rapports Date Critères avancés : Utilisez les critères standard du système Langues : choisissez « Toutes les langues » Type de sortie : Version imprimable pour visualiser ou exporter vers Excel. Sommaire

39 COMMENT DEMANDER UN NOUVEAU MOT DE PASSE SI LE PRÉCÉDENT EST OUBLIÉE ?
My Learning Link - FAQ rapide COMMENT DEMANDER UN NOUVEAU MOT DE PASSE SI LE PRÉCÉDENT EST OUBLIÉE ? Sommaire

40 Comment demander un nouveau mot de passe si le précédent est oubliée ?
Vous pouvez récupérer le mot de passe de votre compte en utilisant le lien « Forgotten Password » (Mot de passe oublié) Utilisez votre SESAxxxxx pour compléter la demande et cliquez sur « Submit ». Vous devez recevoir un message automatique de la part de noreply-MyLearningLink avec les instructions pour réinitialiser votre mot de passe Sommaire

41 Processus Self Service Manager et Salarié
My Learning Link - FAQ rapide Processus Self Service Manager et Salarié Sommaire

42 Processus self service salarié
LEGENDE Salarié Manager S’incrit sur une session (Demander une session /Request session) soit suite au plan soit au fil de l’eau Approbation ou refus par le manager Approuvé/refusé (Approval/denial) Oui Non Statut refusé (denied) dans le récapitulatif du salarié Statut Inscrit (Registered) dans le récapitulatif du salarié , il n’y a plus de dummy sessions en date de décembre que les gens ne comprenaient pas Les salariés savant ce qui a été accepté au plan Nouveauté: le rôle du salarié qui est sollicité pour choisir la session de son choix parmi les sessions disponibles Ce qui ne change pas: les fonctionnalités de l’outil Sommaire

43 Processus self service manager
LEGENDE Salarié Manager / HRBP Assigner (Assign) une Session Statut inscrit (Registered) dans le récapitulatif du salarié Statut Inscrit (Registered) dans le récapitulatif du salarie Le manager approuve/refusé la participation à la session de formation Oui Assigner un Evénement Statut Approuvé dans le récapitulatif du salarié Demander une session * Non Statut refusé (denied) dans le récapitulatif du salarie * Lorsque le salarie sélectionne une session pour une formation affecté par le manager, une nouvelle approbation est nécessaire pour permettre aux managers de gérer leur budget et approuver les dépenses associés à la formation, y compris voyage et hébergement. Sommaire

44 Contacter le Support HR
Si vous avez besoin d’aide à propos de l'inscription à une formation ou à propos de la navigation dans My Learning Link, merci de contacter le support PeopleLink. Par Par téléphone: Appeler 25 25 Appel depuis l’extérieur +33 (0) Un conseiller vous répondra du lundi au vendredi entre 8h30 et 17h30. Sommaire