Évaluez votre système de production documentaire en 7 minutes.

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1 Évaluez votre système de production documentaire en 7 minutes

2 Pourquoi un système de production documentaire ? Réduire les coûts de recherche, production et mise à jour de l’information Gagner en qualité et en satisfaction clients Améliorer le fonctionnement de l’organisation Optimiser le processus de production doc entre les différents acteurs Maximiser son efficacité et sa productivité ProductionStockageDiffusion

3 Diagnostic du système existant... Accessibilité - Vos documents sont-ils facilement accessibles par tous les rédacteurs ? - Avez vous un historique des versions de chaque contenu ? Production du document - Quels sont les systèmes utilisés ? Traitement de texte ? Outil(s) spécifique(s) ? - Quelles solutions pour le travail collaboratif ? - Comment sont gérés les processus métiers ? Répartition des taches ? Publication - Publiez vous vos documents dans différents formats ? Sur différents supports ? - Vos mises à jours sont elles effectuées manuellement sur chaque document ?

4 Analyse de vos besoins Quelles questions se poser ? - Quelle est l'orientation principale du projet ? Archivage légal, travail collaboratif, alimentation d'un site internet.... - Souhaitez vous réutiliser ces documents intégralement ou en partie ? Doivent- ils être traduis ? Le contenu et la forme doivent ils être adaptés à différentes catégories de lecteurs ? - Quels sont vos besoins en terme de publication ? Publication automatique ? dans quel(s) format(s) ? PDF, Web, Impression... Une mise en page spécifique est elle nécessaire ? - Des mises à jours de ces documents vont elles être nécessaires ? Si oui, y a t- il différents rédacteurs, seront-ils amenés à travailler sur des documents communs ? - La solution doit elle gérer le workflow (gestion des processus) : attribution des taches aux différents acteurs, validation, relecture... - Quel est le volume de documents ?

5 Les clés d'une documentation réussie Privilégier la structure du document Travailler le fond et la forme de manière indépendante Centraliser l'information Automatiser les tâches répétitives Communiquer entre acteurs

6 Pour en savoir plus… NeoDoc 5, rue de la Touloubre 13770 Venelles Tel : + 33 9 54 96 99 55 Fax : +33 9 59 96 99 55 contact@neodoc.biz www.neodoc.biz www.calenco.com - Rédaction et traduction technique - Audit - Installation du système - Migration de vos anciens documents - Formation - Maintenance et support technique NéoDoc vous propose son expertise pour l'élaboration de vos documents techniques