Session d’information

Présentation au sujet: "Session d’information"— Transcription de la présentation:

1 Session d’information
e-Procurement pour Acheteurs publics Service fédéral e-Procurement Version :

2 Programme Programme Les modules e-Procurement Paysage actuel
Qu’est-ce que l’e-Procurement Définition et notions Pourquoi l’e-Procurement ? Cadre légal Les avantages Les modules e-Procurement Paysage actuel

3 e-Notification Programme (2) Définition Les fonctions Cadre juridique
Free Market Best Practice

4 Comment s’enregistrer? Où trouver plus d’infos ? Démo et questions
Programme (3) e-Tendering Définition Les fonctions Cadre juridique Les avantages Changements de méthode de travail Best practice Comment s’enregistrer? Où trouver plus d’infos ? Démo et questions

5 Qu’est-ce que l’e-Procurement ? Définition et notions
Déroulement électronique des marchés publics Via internet Notions Voir la liste de vocabulaire

6 Qu’est-ce que l’e-Procurement ? Pourquoi l’e-Procurement ?
Les marchés publics en Europe = environ 15 à 20% du PIB (env. €1500 à €2000 milliards) Justifie les investissements pour améliorer les processus d’achat

7 Qu’est-ce que l’e-Procurement ? Cadre légal
Belgique > Marchés publics > Réglementation Établies conformément aux directives européennes

8 Qu’est-ce que l’e-Procurement ?
Cadre légal (2) Comprend notamment : Autorisation de traiter les marchés publics via l’internet

9 Qu’est-ce que l’e-Procurement ? Cadre légal (3)
Europe – Nouvelle directive Vote Documents du marché en ligne Offres électroniques obligatoires pour la centrale des marchés Offres électroniques obligatoires (toutes les procédures) Février 2014 Février 2016 Février 2017 Août 2018

10 Qu’est ce que l’e-Procurement ?
Les avantages Efficacité Améliorer l’efficacité des procédures d’achat Une meilleure concurrence La simplification administrative La transparence des procédures pour les marchés publics

11 Qu’est ce que l’e-Procurement ?
Les avantages (2) Diminution des frais Pour les acheteurs publics Pour les entreprises Enquête sur une firme externe : si une offre papier coûte € 100 – la même offre faite de manière électronique coûtera € 20

12 Les modules e-Procurement
Publish tender notice e-Notification Search tender notice Public officer Supplier

13 Les modules e-Procurement
Publish tender notice e-Notification Search tender notice Submit tender Open tenders e-Tendering Public officer Supplier

14 Les modules e-Procurement
Publish tender notice e-Notification Search tender notice Submit tender Open tenders e-Tendering Configure auction Participate in auction e-Auction Public officer Supplier

15 Les modules e-Procurement
Publish tender notice e-Notification Define evaluation Evaluate tenders e-Awarding Search tender notice Submit tender Open tenders e-Tendering Configure auction Participate in auction e-Auction Public officer Supplier

16 Les modules e-Procurement
Publish tender notice e-Notification Define evaluation Evaluate tenders e-Awarding Search tender notice Submit tender Open tenders e-Tendering Configure auction Participate in auction e-Auction Public officer Supplier

17 Les modules e-Procurement
Publish tender notice e-Notification Define evaluation Evaluate tenders e-Awarding Approve catalogue Prepare catalogue e-Catalogue Search tender notice Submit tender Open tenders e-Tendering Configure auction Participate in auction e-Auction Public officer Supplier

18 De e-Procurement modules
Publish tender notice e-Notification Define evaluation Evaluate tenders e-Awarding Approve catalogue Prepare catalogue e-Catalogue Search tender notice Submit tender Open tenders e-Tendering Configure auction Participate in auction e-Auction Prepare order Deliver products e-Ordering Public officer Supplier

19 Paysage des publications en Belgique

20 La publication de marchés publics
e-Notification Définition La publication de marchés publics Tous les formulaires de publication nationaux Tous les formulaires de publication européens Envoi au Journal officiel de l’UE Publication immédiate ou différée La publication de documents de marché Free Market

21 e-Notification Les fonctions
Différents rôles Superuser Publieur Éditeur Gestion des dossiers Avis de pré-information, avis de marché, attribution, erratum en 1 dossier Groupes d’approbation Forum

22 e-Notification Les fonctions (2)
Gestion dossier restreint Statistiques Bibliothèque documents du marché

23 e-Notification Cadre juridique
Bulletin des Adjudications => seule plateforme ayant une valeur juridique

24 e-Notification Free Market
Achat < seuil de publication Vente Gestion dossier restreint Recherche Business card Mêmes fonctionnalités de gestion de données que dans l’environnement Acheteurs Forum

25 e-Notification Best practice
Enregistrement et connexion avec eID Code PIN ( ) Numéro de dossier Numéro de dossier = numéro de cahier des charges Numéro de dossier concis

26 e-Notification Best practice (2)
L’avis de marché Titre court et clair (pas seulement le numéro de référence) Utilisation de mots-clés dans le titre Référence au cahier des charges dans l’avis de marché + chargement du cahier des charges sur e-Notification

27 e-Notification Best practice (3)
Fichiers Restreindre le nombre de documents Charger peu de fichiers et des fichiers de petite taille Attention au type de fichier (formulaire à compléter dans Word au lieu de PDF)

28 e-Notification Rechercher BDA sur internet
Résultats de recherche sur Google / Bing /… Initiatives privées L‘ancien “Bulletin des Adjudications “(eJustice)

29 e-Tendering Définition
Réception demandes de participation / offres Ouverture Rédaction PV d’ouverture et mise à la disposition de : tout le monde les soumissionnaires usage interne dans le service public => pas visible

30 e-Tendering Les fonctions
L’ensemble des collègues est associé par défaut au dossier (User Management) Associer acheteur externe (e-Tendering) Donner des instructions aux entreprises Télécharger des offres Contrôler le hashCode des documents

31 e-Tendering Cadre juridique (1) Obligé de soumettre ?
Art 52 § 2 A.R. 15 juillet 2011 Interdire, autoriser ou obliger le dépôt d’offres électroniques Autorisation ou interdiction précisée dans les documents du marché Documents difficiles ou impossibles à créer électroniquement ? => sur papier

32 e-Tendering Cadre juridique (2) Macros et virus
Art 6 § 2 A.R. 15 juillet 2011 Le PA décide d’accepter ou non l’offre mais il doit faire tout son possible pour quand même ouvrir celle-ci Aucun incident de ce type n’est à signaler pour le moment

33 e-Tendering L’utilisation en Belgique
Autorité flamande : obligation depuis le 1/1/2012 Administration fédérale : obligation d’accepter depuis le 1/1/2013 (voir circulaire 30/11/12) BXL-Capitale et Région Wallonne : intention d’accepter depuis respectivement le 1/12/2011 et le 1/1/2012 Autres niveaux de pouvoir et tiers : libre choix

34 e-Tendering Les avantages
Un seul exemplaire de l’offre au format électronique (au lieu de 3 exemplaires) Il n’y a plus de copies papier Chaque document électronique est un exemplaire original Il n’y a plus de paraphe L’offre porte une signature électronique

35 e-Tendering Les avantages (2)
Exploitation électronique des données Les parties de l’offre sont envoyées aux membres de la commission d’évaluation Calculs plus rapides en utilisant les données d’un fichier Excel Copier/coller directement vers d’autres documents

36 e-Tendering Les avantages (3)
Le PV ne doit plus être distribué Besoin de moins d’espace de stockage Non contestable par document introduit

37 e-Tendering Changements de méthode de travail
La publication et le cahier des charges mentionnent et expliquent l’utilisation de l’e-Tendering Actualiser le cahier des charges (supprimer les paragraphes sur les paraphes, …) Utilisation de l’eID (connexion et signature) Configuration d’un dossier de test

38 e-Tendering Changements de méthode de travail (2)
La séance d’ouverture Minimum : 2 personnes présentes avec carte eID et code PIN Connexion internet 2 PC en ligne Extra : Beamer

39 e-Tendering Changements de méthode de travail (3)
Les documents électroniques sans signature visible forment une offre officielle Stockage des offres : à la date d’archivage, tous les documents sont effacés sur notre serveur, à l’exception du PV.

40 e-Tendering Best practice
Activer le dossier sur e-Tendering (aussi pour les dossiers restreints) Contrôler le lien d’e-Notification vers e-Tendering Préparer l’ouverture une semaine à l’avance Comme acheteur associé : contrôler à temps s’il retrouve le dossier. Dans le cas contraire : pas de rôle pour e-Tendering ou pas associé au dossier Mise à jour régulière des logiciels (Java, eID, navigateur)

41 e-Tendering Best practice (2)
e-Tendering indisponible ? Signature pas possible ? Suivez les scénarios Interruptions planifiées : voir infos système

42 e-Tendering Best practice (3)
Voir check-list et manuel sur Situation concernant l’obligation de l’utilisation d’e-Tendering sur

43 Comment s’enregistrer?
enregistrement pour toutes les applications - 1X connecté pour tous les sites - plateforme d’exercice

44 Où trouver plus d’infos ?
Infos en matière de marchés publics Manuel sur les marchés publics Manuel applications Cette présentation

45 Où trouver plus d’infos ? (2)
E-Notification Le sur le site (e-Not) Le helpdesk

46 Où trouver plus d’infos ? (3)
Formations Fonctionnaire fédéral : IFA Fonctionnaire flamand : Formation accréditée :

47 Où puis-je trouver plus d’info? (2)
Production e-Notification : e-Tendering: e-Catalogue: e-Awarding et e-Auctions:

48 Où puis-je trouver plus d’info?(3)
Demo (site d’exercice) e-Notification: E-tendering: Enregistrez-vous aussi sur ces sites web!

49 Où trouver plus d’infos ? (7)
02/ (NL+FR) Tous les jours ouvrables 08: :00 et 13: :30

50 Merci pour votre attention
Démo et questions Merci pour votre attention