© 2012 ADP, Inc. ADP Proprietary and Confidential - All Rights Reserved. For Internal Use Only. Gestion des congés avec ADP Workforce Now.

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Pour la transmission audio, appelez au 1-800-377-0237. Code d'accès : Bienvenue à la formation Gestion des congés avec ADP Workforce Now Assistance technique  Si vous avez des problémes durant la séance Live Meeting, veuillez appeler le service de soutien de Microsoft ® Office Live Meeting au numéro 1-866-493-2825.  Si vous ne povez pas joindre la conférence audio, veuillez appeler Level 3 Communications Ready-Access ® au numéro 1-800-788-6092.  Dans le but de réduire les bruits de fond, activez le mode « Sourdine » de votre téléphone ou, sur le clavier de votre téléphone, appuyez sur : –*6 pour le mettre en sourdine –*7 pour désactiver la sourdine  Veuillez vous présenter avant de parler.  Ne mettez pas votre téléphone en attente.

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Droit d'auteur et marques de commerce © ADP inc., 2014 Ces documents ne peuvent être reproduits dans quelque format que ce soit sans la permission expresse et écrite d'ADP, Inc. Le logo d'ADP, ADP et VOTRE SUCCÈS, C'EST NOTRE AFFAIRE sont des marques de commerce déposées d'ADP, Inc. Toutes les autres marques de commerce et de service appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 3

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Normes  Être responsable de son propre apprentissage.  Revenir rapidement des pauses.  Participer. Poser toute question qui vous vient à l'esprit.  Faire des erreurs, puisqu'ils s'agit d'un environnement d’apprentissage. 5

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 But du cours Ce cours a été conçu pour vous fournir les connaissances et l'expérience pratique requises pour utiliser la fonction de gestion des congés d'ADP Workforce Now®. 6

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Objectifs du cours À la fin de ce cours, les participants… Connaîtront les concepts et fonctions de base du module de gestion des congés Seront en mesure de traiter les demandes de congé des employés Pourront produire des rapports pour connaître les soldes de congés Seront en mesure de corriger les soldes de congés 7

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Programme Module 1 : Notions de base sur la gestion des congés Module 2 : Gestion des demandes de congé des employés Module 3 : Production de rapports et correction des données sur les congés 8

Module 1 : Notions de base sur la gestion des congés

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Module 1 Objectifs À la fin de ce module, vous serez en mesure de… Décrire sommairement le module de gestion des congés Décrire la notion de politiques sur les congés en lien avec le module de gestion des congés Expliquer le but du processus de demande de congé Décrire le cheminement d'une demande de congé approuvée Reconnaître les éléments figurant dans le calendrier d'équipe Définir la notion de jours d'interdiction et savoir comment ils s'affichent dans le calendrier des employés Comprendre comment les soldes de congés sont calculés et affichés dans le module de gestion des congés, au niveau de l'entreprise Décrire comment les soldes sont affichés au niveau employé, et reconnaître les politiques affichées dans le calendrier d'un employé et dans les pages de demande de congé 11

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Aperçu du processus d'implantation Tâche d'implantationExécutant et chemin d'accès, s'il y a lieu : Remplir le document d'analyse des congésÉquipe d'implantation Créer les politiques sur les congésÉquipe d'implantation Créer les processus liés aux congésÉquipe d'implantation Attribuer les politiques sur les congés  Le praticien attribue les politiques sur les congés  Chemin d'accès : Employés > Congé > Transferts de politiques  Le superviseur/gestionnaire vérifie si les politiques sur les congés ont été correctement attribuées  Chemin d'accès : Mon équipe > Mon équipe > Situation de la politique Vérifier et valider les soldes de congés  Le praticien vérifie les soldes de congés  Chemin d'accès : Employés > Congé > Soldes de congés  Le superviseur/gestionnaire valide les soldes de congés  Chemin d'accès : Mon équipe > Congé > Soldes de congés 12

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Présentation du module de gestion des congés d'ADP Workforce Now Aperçu La saisie et l'approbation des demandes de congé et le calcul des congés accumulés constituent des tâches cruciales pour la gestion de votre personnel. Le module de gestion des congés d'ADP Workforce Now est une solution entièrement automatisée qu'utilisent les employés, les superviseurs, les gestionnaires et les praticiens pour effectuer ces tâches efficacement. 13

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Avantages du module de gestion des congés Entrée des renseignements une seule fois pour ensuite les consulter à différents endroits (fiches de présence, horaires ou système de paie). Application automatisée en libre-service permettant aux employés de gérer leurs heures. Accès facile aux données d'équipe pour aider les gestionnaires à organiser les horaires. Configuration de processus personnalisés pour les approbations. Calendrier de dates d'interdiction pour faire connaître aux employés les dates où ils ne peuvent ou ne doivent pas prendre congé. Différentes vues de calendrier pour faciliter l'organisation des horaires et l'approbation des congés. Les utilisateurs du module Horaires et présences peuvent consulter les congés approuvés dans les horaires et les fiches de présence des employés. Données détaillées sur les demandes de congé et les cumuls antérieurs, actuels et futurs pour que les employés et leurs gestionnaires voient quand les demandes ont été soumises, approuvées ou refusées. 15

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Exemple Edward Bonner souhaite prendre deux jours de vacances la semaine prochaine. Son gestionnaire peut approuver sa demande, l'approuver partiellement ou la refuser. La demande est affichée dans le calendrier de l'employé et dans le calendrier d'équipe du gestionnaire. Si la demande est approuvée, le solde des congés accumulés de l'employé est automatiquement mis à jour en fonction des congés pris. Les soldes s'affichent en regard de la fenêtre de demande de congé par commodité pour les employés. 16

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Politiques sur les congés Aperçu Avant d'utiliser la fonction de congé, vous devez définir un ensemble de règles qui précisent le mode d'accumulation et d'utilisation des congés par les employés. C'est ce qu'on appelle les politiques sur les congés. Vous devez définir une politique différente pour chaque type de congé dont vous voulez faire le suivi. Vous pouvez créer un nombre illimité de politiques. Votre spécialiste de l'implantation vous aidera à définir les politiques sur les congés et à les attribuer aux employés. Il se peut que vous ayez des employés assignés à votre politique sur les vacances, mais qu'en raison de la nature de leur poste, ils ne puissent être assignés à votre politiqu sur les congés de maladie. Ce pourrait être le cas du personnel cadre, par exemple. 19

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Politiques basées sur le solde et non basées sur le solde Les politiques sur les cumuls définissent la manière dont les congés sont accumulés. Basées sur le solde : Un suivi des soldes d'heures est effectué Non basées sur le solde : Aucun suivi des soldes d'heures n'est effectué 21

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Exemple Les heures de vacances sont accordées à chaque période de paie en fonction de l'ancienneté. Lorsqu'un employé prend congé, son solde d'heures est mis à jour en fonction des congés accumulés et pris. C'est ce qu'on appelle des cumuls basés sur le solde. Au contraire, les congés pour fonctions de juré peuvent être configurés comme un total d'heures reflétant seulement les heures prises. Ils sont donc rattachés à une politique de cumul non basée sur le solde. 22

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Cheminement des données sur les congés Aperçu Les congés approuvés seront transmis au système de paie pour que l'employé puisse être payé.  Ce sera le cas si : Votre entreprise n'utilise pas le module Horaires et présence Vous avez des employés qui n'utilisent pas le module Horaires et présence 24

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Mode d'affichage des soldes au niveau de l'employé (suite) Les employés peuvent choisir quelles politiques afficher dans leur calendrier et à la page de demande de congé, en choisissant parmi les politiques sur les congés configurées dans le système. Ils peuvent cliquer sur la roue dentelée pour personnaliser l'affichage des politiques dans leur calendrier. Par exemple, s'ils souhaitent voir uniquement les politiques concernant les congés flottants, les congés de maladie et les vacances, ils peuvent choisir de masquer les autres politiques, comme illustré ici : 30

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Exploration : Consultation des soldes 32 Cette option doit être configurée pour chaque employé. Les employés peuvent masquer les politiques sur les congés s'ils préfèrent ne pas les voir dans leur calendrier ou dans la fenêtre de demande de congé. Il s'agit d'une option propre à l'ensemble de l'entreprise. Selon la configuration de l'option système pour le module de gestion des congés de votre entreprise, le solde affiché peut être le solde courant, ou un solde englobant les transactions futures.

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Module 1 : Sommaire Maintenant que vous avez terminé ce module, vous devriez être en mesure de... Décrire sommairement le module de gestion des congés Décrire la notion de politiques sur les congés en lien avec le module de gestion des congés Expliquer le but du processus de demande de congé Décrire le cheminement d'une demande de congé approuvée Reconnaître les éléments figurant dans le calendrier d'équipe Définir la notion de jours d'interdiction et savoir comment ils s'affichent dans le calendrier des employés Comprendre comment les soldes de congés sont calculés et affichés dans le module de gestion des congés, au niveau de l'entreprise Décrire comment les soldes sont affichés au niveau employé, et reconnaître les politiques affichées dans le calendrier d'un employé et dans les pages de demande de congé 33

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Questions 1.Vrai ou faux? Le module de gestion des congés d'ADP Workforce Now est une solution entièrement automatisée permettant d'entrer et d'approuver des demandes de congé, et d'effectuer automatiquement le calcul des congés accumulés. 2.Complétez la phrase suivante : Un(e) __________ sur les congés est une série de règles qui définissent comment les employés accumulent et prennent leurs congés. 3.Vrai ou faux? Le module de gestion des congés comporte deux types de politiques sur les congés : basées sur le solde et non basées sur le solde. 4.Vrai ou faux? Lorsqu'une demande de congé est approuvée, le solde de congés accumulés de l'employé est automatiquement mis à jour pour tenir compte des heures prises. 35

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Questions (suite) 5.Complétez la phrase suivante : Le (la) ___________ de demande de congé est un processus d'approbation pour la gestion des demandes de congé. 6.Vrai ou faux? Le calendrier d'équipe permet aux gestionnaires de voir quels employés prennent des congés pendant quelles semaines. Il indique également les jours fériés de l'entreprise et les dates d'interdiction. 7.Complétez la phrase suivante : Les jours ____________ sont les jours pour lesquels les employés ne peuvent pas demander congé, sauf dans des cas exceptionnels sujets à approbation. 36

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Questions (suite) 8.Vrai ou faux? Les praticiens ne peuvent pas configurer le mode de calcul et d'affichage des soldes à l'échelle de l'entreprise. 9.Vrai ou faux? Les employés peuvent voir leurs soldes directement dans leur calendrier et à la page de demande de congé. 37

Module 2 : Gestion des demandes de congé des employés

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Module 2 But Au terme de ce module, vous serez en mesure de gérer les demandes de congé soumises par vos employés ou par les gestionnaires. 39

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Module 2 Objectifs À la fin de ce module, vous serez en mesure de… Reconnaître les éléments figurant dans le calendrier des employés Indiquer où se trouvent les soldes de congés Entrer une demande de congé Entrer une demande de congé en tant que gestionnaire au nom d'un employé Répondre à la demande de congé d'un employé en tant que gestionnaire Annuler une demande de congé déjà approuvée en tant que gestionnaire au nom d'un employé 40

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Entrée d'une demande de congé Aperçu Vos employés peuvent entrer des demandes de congé pour un ou plusieurs jours dans leur calendrier d'employé. Avant de soumettre une demande, les employés peuvent consulter leur solde de congés disponibles afin de vérifier s'ils ont accumulé suffisamment de temps pour leur demande. 41

© 2012 ADP, Inc. ADP Proprietary and Confidential - All Rights Reserved. For Internal Use Only. Activité : Annuler une demande de congé déjà approuvée pour un employé Reportez-vous à votre document de cours.

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Module 2 : Sommaire Maintenant que vous avez terminé ce module, vous devriez être en mesure de... Reconnaître les éléments figurant dans le calendrier des employés Indiquer où se trouvent les soldes de congés Entrer une demande de congé Entrer une demande de congé en tant que gestionnaire au nom d'un employé Répondre à la demande de congé d'un employé en tant que gestionnaire Annuler une demande de congé déjà approuvée en tant que gestionnaire au nom d'un employé 51

Module 3 : Production de rapports et correction des données sur les congés

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Module 3 But Au terme de ce module, vous aurez appris à utiliser les rapports sur les congés et à suivre les directives pour corriger les soldes de congés. 53

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Module 3 Objectifs À la fin de ce module, vous serez en mesure de… Travailler avec les rapports sur les congés Examiner les demandes de congé en attente Corriger les données sur les congés 54

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Rapports sur les congés Que sont les rapports standard sur les congés? Le module de gestion des congés d'ADP Workforce Now comporte plusieurs rapports conçus spécifiquement pour présenter des données sur les congés, par exemple les suivantes : –Les soldes –Les demandes –Le nombre d'heures accumulées, prises ou programmées –Les attributions de politiques sur les congés Les praticiens et les gestionnaires peuvent utiliser les rapports pour déterminer la situation actuelle de leurs employés en matière de congés. 55

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Rapports et descriptions 56 RapportDescription Rapport détaillé sur les congés Ce rapport présente des détails à propos des congés (heures accumulées, prises ou programmées) pour chaque politique sur les congés, et donne le total de chaque catégorie pour une période déterminée. Rapport sommaire sur les congés Ce rapport donne le sommaire des heures pour chaque politique, pour une période déterminée. Affectation des politiques sur les congés Ce rapport offre une liste détaillée des politiques sur les congés ayant été attribuées aux employés ou retirées de leur dossier à une date déterminée. Demandes de congé Ce rapport donne des détails sur les demandes de congé des employés pour la période sélectionnée.

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Mes rapports d'équipe (standard) Les gestionnaires et les superviseurs peuvent accéder aux rapports sur les congés énumérés ci-dessous par le chemin d'accès suivant : Rapports > Mes rapports d'équipe > Congé –Attributions des politiques sur les congés de mon équipe –Demandes de congé de mon équipe –Sommaire des soldes de congé de mon équipe –Détails sur les soldes de congés de mon équipe 57

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Examen des demandes de congé en attente Aperçu Vous devez répondre aux demandes de congé marquées comme étant en attente dans le rapport sur les demandes de congé pour la période de paie en cours avant d'ajouter les données sur les congés au lot de données de paie. Si la personne qui devait évaluer la demande à l'origine n'est pas disponible, vous pourrez le faire vous-même à partir de la page Demandes en attente de traitement. 60

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Exploration : Page Demandes en attente de traitement La page Demandes en attente de traitement énumère les demandes de congé et les demandes de report de congés en attente pour les employés dont vous pouvez voir et modifier les dossiers. En tant que praticien, vous pouvez utiliser cette page pour répondre à une ou plusieurs demandes, y compris celles qui avaient été acheminées à d'autres évaluateurs en vue d'obtenir leur approbation. 61

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Correction des données sur les congés Aperçu Parfois, les demandes de congé des employés peuvent être approuvées après le traitement de la paie, ou encore être incorrectement identifiées - par exemple, un congé de maladie ayant été entré comme un jour de vacances. Vous pouvez facilement apporter des corrections pour faire en sorte que les heures soient associées au bon code de gain dans les modules Paie et Horaires et présences, de façon à ce que les soldes de congés des employés soient exacts. 64

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Raisons de corriger les données sur les congés Après qu'une demande de congé a été approuvée, vous ne pouvez plus modifier les détails de celle-ci. Vous devrez peut-être annuler la demande approuvée et en soumettre une nouvelle pour l'une des raisons suivantes : –Lorsque l'employé a créé la demande, il a sélectionné par erreur la mauvaise politique et la demande a quand même été approuvée. –L'employé a pris congé, mais pour une raison autre que celle qu'il avait sélectionnée dans sa demande à l'origine. –L'employé a demandé un jour de congé entier, mais il a finalement travaillé une partie de la journée. 65

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Gestion des demandes de congé pour des dates passées Il est possible de soumettre et d'annuler des demandes de congé pour des dates antérieures. Les nouvelles demandes peuvent être soumises pour des dates précédant de 60 jours ou moins la date courante. Les demandes en attente et approuvées peuvent être annulées si elles avaient été soumises dans les 60 jours précédant la date courante. Lorsque des changements sont apportés à des demandes présentées à une date s'inscrivant dans une période de paie antérieure, vous en serez automatiquement avisé aux endroits suivants : Pour les employés qui n'utilisent pas le module Horaires et présences, les données sur les congés s'afficheront comme un ajustement dans les données de paie (lot de données de paie) Pour les employés qui utilisent le module Horaires et présences, les demandes de congé soumises ou annulées pour des dates s'inscrivant dans une période de paie antérieure s'afficheront automatiquement dans les fiches de présence des employés comme un ajustement, pendant la période de paie courante. 68

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Module 3 : Sommaire Maintenant que vous avez terminé ce module, vous devriez être en mesure de... Travailler avec les rapports sur les congés Examiner les demandes de congé en attente Corriger les données sur les congés 69

Module 4 : Conclusion du cours

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Assistance après le cours – Ressources additionnelles en ligne ADP offre de multiples points d'accès pour ses ressources en ligne :  Le Centre de services aux clients d'ADP :  Bibliothèque de ressources en ligne où les clients peuvent obtenir différents types d'information.  The Bridge :  Communauté en ligne parrainée par ADP où les clients peuvent partager leurs connaissances et compétences et obtenir des réponses à leurs questions de la part des autres clients ou d'ADP.  Centre d'assistance de Workforce Now :  Outil en ligne intégré à Workforce Now. Il permet aux utilisateurs d'accéder aux ressources suivantes :  Marches à suivre  Documentation en ligne sur une foule de sujets  Concentrés de connaissances sur une foule de sujets 71

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Centre de services aux clients d'ADP Le Centre de services aux clients d'ADP est une ressource en ligne offerte à tous les clients d'ADP. Les utilisateurs peuvent accéder à une multitude de ressources grâce à cet outil :  Centre de fin d'année comprenant du matériel de référence et des formulaires  Trousses de bienvenue, manuels de formation, concentrés de connaissances et service d'inscription en ligne  Programme de suivi des avantages santé pour les clients ayant souscrit aux services de gestion de la santé et des avantages sociaux d'ADP  Options de soutien en ligne et de service 72

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Accès au Centre de services aux clients et navigation Les utilisateurs ont accès à cet outil en tout temps. Il donne accès à différentes ressources d'aide en ligne :  Directives sous forme de marche à suivre.  Concentrés de connaissances (courts vidéos de formation d'une durée de 2 à 3 minutes) sur une foule de sujets.  Documents offrant à l'utilisateur de l'information détaillée sur le sujet recherché. 74

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 The Bridge  The Bridge est une communauté en ligne parrainée par ADP et exclusive à ses clients. Elle rassemble des praticiens des RH et de la paie venant de partout au Canada et offre aux utilisateurs un environnement où ils peuvent poser des questions, obtenir des réponses et faire du réseautage avec leurs pairs. Il n'y a aucuns frais pour accéder à la communauté, qui est une excellente ressource pour obtenir du soutien sur une variété de sujets. 76

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Avantages de s'inscrire à The Bridge  Permet aux praticiens de la paie et aux professionnels des RH comme vous d'entrer en contact avec leurs pairs par l'entremise d'un forum convivial entièrement accessible en ligne, afin de discuter et d'échanger de l'information.  Ressource de soutien additionnelle où l'on trouve des réponses aux questions fréquemment posées et de l'information destinée aux entreprises clientes d'ADP de toute taille, peu importe le produit qu'elles utilisent.  Forum accessible en tout temps, partout au Canada.  Facile à utiliser. 77

© 2014 ADP, Inc. ADP Tous droits réservés. W006_PPT_WFN51V01_0614 Conclusion du cours Vous êtes maintenant en mesure d'effectuer ce qui suit :  Entrer une demande de congé au nom d'un employé  Répondre à une demande de congé  Produire des rapports pour valider les données sur les congés  Ajuster les soldes de congés en y apportant les corrections nécessaires 78 Sommaire

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