1 TRUCS et ASTUCES pour optimiser son E-MAIL 2 D’après une documentation de France Telecom ( Laurence Beauvais ) Réalisation : Daniel CERDA - 2001 Pour.

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2 1 TRUCS et ASTUCES pour optimiser son E-MAIL

3 2 D’après une documentation de France Telecom ( Laurence Beauvais ) Réalisation : Daniel CERDA - 2001 Pour utiliser cette présentation, activer le mode automatique dans le menu : —> «Diaporama» —> «Paramètres du diaporama» —> «Défilement de diapositives»: ‘utiliser le minutage existant ’ Sinon, cette présentation est paramétrée en mode manuel, c’est à dire qu’il faut cliquer sur le bouton droit de la souris ou taper sur n’importe quelle touche du clavier pour déclencher les actions successives de l’animation. Les boutons en bas de chaque diapositive permettent de passer à la diapositive suivante ou de revenir à la précédente.

4 3 PREAMBULE... Avec le surf sur Internet, le courrier électronique est une des activités favorites des internautes. Voici quelques indications ou consignes pour profiter pleinement de votre boîte aux lettres virtuelle et du logiciel de messagerie le plus répandu : Outlook Express Suivez le guide, suivez ce mode d’emploi ! STOP GO

5 4 e - SOMMAIRE - Créer son carnet d’adresse. - Insérer une pièce jointe. - Envoyer un mailing. - Retrouver une adresse e-mail; - Se préserver du « spam ». - Insérer sa signature. - Personnaliser son courrier. - Consulter ses messages en voyage. - S’abonner à une liste de diffusion

6 5 C RÉER SON CARNET D’ADRESSE. SON CARNET D’ADRESSE.

7 6 - CRÉER SON CARNET D’ADRESSE - Pas facile de retenir une adresse e-mail :.com ou.fr, qu’est-ce que Cela veut dire ? Est-ce un point ou un trait d’union qui sépare le nom ou le prénom ? L’ idéal est donc de se créer en quelques clics de souris un carnet d’adresses virtuel. Sous Outlook Express, il suffit d’aller dans le menu « Outils » et de choisir « Carnet d’adresse ». Puis vous cliquez sur le bouton « Nouveau », sur « Nouveau contact » et enfin vous procédez à la saisie, une par une, des adresses de vos correspondants en validant à chaque fois par la touche « OK ». Vous pourrez y faire appel à chaque nouveau message composé en cliquant sur l’icône « à » ( adresse du destinataire ). Vous pouvez aussi créer des groupes ( en remplaçant « Nouveau contact » par « Nouveau groupe » dans la procédure précédente ) pour classer vos correspondants par catégories : famille, collègues, etc. COMMENT PROCEDER ?

8 7 I NSERER UNE PIECE JOINTE.

9 8 - INSERER UNE PIECE JOINTE - - INSERER UNE PIECE JOINTE - Le courrier électronique ne se limite pas à l ’échange de texte. Images, sons ou vidéo, vous pouvez à peu près tout échanger en « attachant » ces documents à votre message. COMMENT PROCEDER ? Sous Outlook Express, dès la fin de la saisie de votre courrier et l’adresse de votre destinataire indiquée, sélectionnez l’option « Pièce jointe » du menu « Insérer ». Vous devez alors naviguer sur votre disque dur pour sélectionner le fichier à expédier. Cliquez ensuite sur « Joindre » et recommencez autant de fois que nécessaire. Il faut veiller à ne pas expédier des documents trop gourmands en mémoire ( 2 à 3 Mo au maximum pour limiter la durée du téléchargement.

10 9 ENVOYER UN MAILING.

11 10 - ENVOYER UN MAILING - - ENVOYER UN MAILING - Vous voulez faire passer le même message à plusieurs personnes, il suffit d’inscrire leurs adresses e-mail dans la zone du destinataire, en les séparant par une virgule. Pour que d’autres reçoivent un exemplaire du message, utilisez l’option « CC » ( carbon copy ). Ils sauront qui a envoyé le message, à qui il était destiné et sauront aussi qu’ ils n’en reçoivent qu’une copie. Avec l’option « BCC » ( blind carbon copy ) ou « CCI » ( copie carbone invisible ), la personne sait que vous êtes l’auteur du message et qu’elle n’est qu ’en copie mais ne connaît pas l’identité des autres destinataires. Eux-mêmes ne savent pas non plus que le destinataire en BCC a reçu une copie du message. COMMENT PROCEDER ?

12 11 R ETROUVER UNE ADRESSE e-mail.

13 12 - RETROUVER UNE ADRESSE E-MAIL - Trouver l’e-mail d’un correspondant sans adresse connue n’est pas chose aisée : à l’inverse du téléphone, il n’existe sur l’Internet aucun annuaire officiel. Vous avez pourtant une chance d’y arriver grâce à des sites comme Yahoo! ( http://fr.people.yahoo.com ), Annmail ( www.annumail. com ) ou Xhowhere ( http://french.whowhere.lycos.com ) qui proposent aux internautes de s’inscrire et de laisser leur adresse électronique. Le fournisseur d’accès Wanadoo inscrit aussi d’emblée ses abonnés dans l’annuaire de Voilà (www.annuairemail.voilà.fr ). COMMENT PROCEDER ?

14 13 S E PRESERVER S E PRESERVER DU « SPAM ».

15 14 - SE PRESERVER DU « SPAM » - - SE PRESERVER DU « SPAM » - COMMENT PROCEDER ? Votre boite aux lettres électronique déborde d’e-mails sans intérêts envoyés par des inconnus ou des importuns ? On appelle cela le « SPAM ». C’est une pratique fréquente et souvent envahissante que l’on peut en partie éviter en « fichant » ces expéditeurs indésirables. Dans Outlook Express, sélectionnez le message incriminé puis cliquez, dans le menu « Message » sur « Bloquer l’expéditeur ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, répondez oui à la question « Voulez- vous supprimer maintenant tous les messages de cet expéditeur dans le dossier en cours ?»Résultat: ses prochains messages seront envoyés dans le dossier « Eléments supprimés »

16 15 I NSERER UNE SIGNATURE. @ @

17 16 - INSERER SA SIGNATURE - - INSERER SA SIGNATURE - Comme un papier à en-tête, la signature qui apparaît au bas de vos e-mails doit indiquer votre nom, éventuellement votre fonction, vos numéros de téléphone et de fax. Certains incluent même une citation: vous en trouverez des centaines sur le site « Citations du monde » (www.citationsdumonde.com) Pour insérer automatiquement votre signature sous Outlook Express, sélectionnez « Options » dans le menu « Outils », puis allez dans la section « Signatures ». Vous pouvez alors taper directement votre texte ou sélectionner un fichier déjà présent sur votre disque dur. COMMENT PROCEDER ?

18 17 P ERSONNALISER SON COURRIER.

19 18 - PERSONNALISER SON COURRIER - Votre courrier manque d’originalité ? Transformez-le grâce à l’ASCII art ! L’ASCII (prononcez « Aski ») c ’st un code de caractères alphanumériques - un ensemble de chiffres, de lettres et de symboles - qui permet de créer une multitude de combinaisons plus ou moins artistiques. Il existe de nombreuses adresses où choisir le dessin qui vous conviendra pour l ’inclure dans vos messages. Vous en trouverez de beaux exemples sur la page perso de LISE (WWW.chez.com/plise/plan.htm) ou sur celle de Christopher Johnson (www.chris.com/ascii/index.htm). Pour que ces dessins ne soient pas déformés par votre logiciel de messagerie, utilisez toujours la police de caractères Courrier. COMMENT PROCEDER ?

20 19 C ONSULTER SES MESSAGES EN VOYAGE.

21 20 - CONSULTER SES MESSAGES EN VOYAGE - A moins d’emporter son ordinateur portable pourvu d’un modem et de trouver sur place une prise téléphonique, le plus simple est encore d’aller dans un cybercafé. On en trouve partout en France (www.emailerie.com) et dans le monde entier (www.cybercaptive. com) Chez certains fournisseurs d ’accès comme Wanadoo, AOL ou Club- Internet qui proposent une interface web, il suffit de se rendre sur leur site et d’indiquer son identifiant et son mot de passe pour retrouver son courrier. Si vous ne disposez que d’un Minitel ? Voilà (3615 voilà), ifrance 3615 ifrance) ou NetCourrier (3615 netcourrier) permettent à leurs abonnés d ’y retrouver leur boite aux lettres virtuelle. Vous pouvez aussi relever votre courrier électronique sur le 3617 e mail en indiquant votre adresse e-mail puis votre mot de passe. COMMENT PROCEDER ?

22 21 S ’ABONNER A UNE LISTE DE DIFFUSION. DE DIFFUSION.

23 22 - S’ABONNER A UNE LISTE DE DIFFUSION - Une liste de de diffusion, aussi appelée mailing list,regroupe des internautes intéressés par un même sujet. Dans certains cas, il s’agit de simples newsletters par lesquelles on reçoit informations ou promotions. Plus intéressantes sont les listes participatives dans lesquelles on peut converser et échanger ses idées. COMMENT PROCEDER ? Vous en trouverez de très variées sur www.francopholistes.com. Il suffit de suivre les indications d ’inscription -très simples- à la liste choisie et …d ’e-papoter!

24 23 Quoi d’autre ?

25 24 - QUOI D’AUTRE - ///

26 25 /// /// Quelques rappels et précisions avant de se quitter...