Access - 1.

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1 Access - 1

2 Tables et requêtes Le système d’information La gestion des données
Réf. ACS - 33 Le système d’information La gestion des données Le modèle relationnel Une base de données Access La navigation La sélection et l’affichage La mise-à-jour des données Les requêtes : paramètres Le champ calculé Les requêtes: sélection simple Les opérateurs logiques Les requêtes: sélection complexe Les requêtes: regroupement Les requêtes: mise à jour

3 Access - 1 FIN Bonne soirée

4 Le système d’information (SI)
Réf. ACS - 35 Les systèmes d’information au cœur des entreprises Chacune des divisions de l’entreprise alimente un et un seul SI Les systèmes d’information doivent être souple et rapide à un coût raisonnable

5 PROGRAMMES D’APPLICATION
La gestion des données Réf. ACS - 37 C’est un ensemble de données (BD) auxquelles on accède au moyen d’un ensemble de programme LOGICIELSGBD PROGRAMMES D’APPLICATION Base de données

6 Intégrité et indépendance
Réf. ACS - 37 Deux grands principes des SI Intégrité des données Elles doivent demeurées un tout et incorruptibles Indépendance des données et des programmes - pas de redondance d’information - structurer en fonction des liens qui unissent les données entre elles

7 Activités courantes d’un SGBD
Réf. ACS - 37 Création de fichiers Création de liens entre les fichiers Consultation de fichiers Mise-à-jour de fichiers ajout de données modification de données suppression de données Production de rapports Des menus pour les utilisateurs

8 Le modèle relationnel Réf. ACS - 39 La structure: table divisée en lignes et en colonnes Attribut = champ = colonne d’une table Enregistrement = tuple = ligne d’un table Une table c’est une entité Une base de données = plusieurs tables Relation entre deux tables Type des données d’un champ Base de données Ensemble de données divisées entre plusieurs tables qui peuvent être liées entre elles

9 Une structure semblable à celle des tableurs électroniques
La structure Réf. ACS - 39 Une structure semblable à celle des tableurs électroniques COLONNE LIGNE

10 C’est la colonne d’une table
Attribut = champ Réf. ACS - 39 C’est la colonne d’une table COLONNE = ATTRIBUT = CHAMP LIGNE

11 Champs avec Access - exemple

12 LIGNE = TUPLE = ENREGISTREMENT
Réf. ACS - 39 C’est la ligne la table COLONNE = ATTRIBUT = CHAMP LIGNE = TUPLE = ENREGISTREMENT

13 Enregistrement – exemple 1
6 lignes – 6 enregistrements COLONNE = ATTRIBUT = CHAMP 6 enregistrements LIGNE = TUPLE = ENREGISTREMENT

14 Enregistrement avec Access– exemple 2
7 enregistrements = 7 lignes

15 Table et entité avec Access
Exercice Vous avez créé une base de données pour gérer les activités d’un club vidéo Décrire l’organisation de la base de données Champs qui définissent l’entité Commandes Nous y reviendrons au prochain cours

16 Plusieurs tables Réf. ACS - 39 Table: Employé Table: Client
Table: Produit

17 Plusieurs tables – avec Access

18 La relation en deux tables
Réf. ACS - 39 une relation peut être établie entre deux tables via des champs communs entre les deux tables Table: Client Table: Produit Relationnelle vient du fait que deux tables sont liées par un champs communs

19 Relation – un à plusieurs
Réf. ACS - 39 une relation peut être établie entre deux tables via des champs communs entre les deux tables 1 client Table: Client Plusieurs produits 1 client Table: Produit

20 Relation – un à plusieurs avec Access
Réf. ACS - 39 Nous y reviendrons au prochain cours

21 Type de données avec Access
Réf. ACS - 39 Les données d’une même colonne doivent être de même type dans une table Nous y reviendrons au prochain cours Principaux types de données Texte (taille entre 1 et 255) taille de 1 octet/caractère Mémo (jusqu’à caractères) Numérique (maximum 15 décimales) Date/Heure taille de 8 octets

22 Une base de données Access
Réf. ACS - 41 L’application Access permet de réaliser des SI Comparaison Excel et Access Lancement d’Access Extension des fichiers La fenêtre d’application d’Access Barre des menus Barre d’outils Aperçu avant impression

23 Comparaison Excel et Access
Caractéristique Excel Access Disposition Des feuilles de calcul Feuilles de calcul et des formulaires des saisies de données Capacité enregistrements par feuille Jusqu’à 2 gigaoctets Tables liées Des listes uniquement Des liens entre les tables Rapport Limité à l’impression d’une feuille de calcul Crée et enregistre différents rapports Nombre d’usagers simultanément Un Plusieurs pour entrer et modifier des données

24 Lancement d'Access Réf. ACS - 41

25 La fenêtre Access Le volet Office Ouvrir un fichier existant
Réf. ACS - 41 Le volet Office Ouvrir un fichier existant Pour accéder à la boîte de dialogue Ouvrir Exemple

26 Ouvrir Réf. ACS - 41 Usage exclusif de la BD

27 Extension des fichiers Access - .MDB
Réf. ACS - 41 Application Fichier Extension WORD Document .doc EXCEL Classeur .xls ACCESS Base de données .mdb

28 La fenêtre d’application d’Access
Réf. ACS - 41 Fenêtre Access Objets Options de l’objet Tables Les Tables crées

29 Objet: Table Réf. ACS - 41 Permet d'ouvrir, de modifier ou supprimer une table ou de créer une nouvelle table Boutons d’affichage grands et petits icônes, liste et forme détaillés Les tables existantes C’est l’objet le plus important Les Tables contiennent toutes les données brutes de la base de données sous une forme semblable à une feuille de calcul Les tables sont liées par un champ commun Exemple

30 Forme semblable à une feuille de calcul
Réf. ACS - 41

31 Sert à interroger des tables sur des données qu’elles contiennent
Objet: Requête Réf. ACS - 41 Sert à interroger des tables sur des données qu’elles contiennent Permet d'ouvrir une requête existante, de la modifier ou de créer une nouvelle requête C’est un sous-ensemble de champs et d’enregistrements provenant d’une ou de plusieurs tables Exemple

32 Outil qui permet de créer les écrans de saisie
Objet: Formulaire Réf. ACS - 41 Outil qui permet de créer les écrans de saisie Pas matière à examen

33 Objet: État Pas matière à examen
Réf. ACS - 41 Présente les données sous la forme - d'un document imprimé - de rapports imprimés Pas matière à examen

34 Barre de menus Réf. ACS - 41

35 Barre d'outils Réf. ACS - 41

36 Aperçu avant impression
Réf. ACS - 41 Cliquez Exemple

37 La navigation Passer d’un enregistrement à un autre
Réf. ACS - 43 Passer d’un enregistrement à un autre Passer directement à un enregistrement Se déplacer au champ suivant dans un enregistrement

38 Passer d’un enregistrement à un autre
Réf. ACS - 43 Les 5 boutons magnétoscope 1. Force le passage au premier enregistrement Enregistrement précédent (F5) Zone de texte Enregistrement suivant Force le passage au dernier enregistrement Bouton Nouvel enregistrement Exemple

39 Passer directement à un enregistrement:La touche F5
Réf. ACS - 43 (F5) Zone de texte Exemple

40 Se déplacer au champ suivant dans un enregistrement
Réf. ACS - 43 Les 5 boutons magnétoscope 1- Tab ( à droite) et Maj + Tab (à gauche) pour le déplacement d'un champ à l'autre 2- Le pavé de navigation Exemple

41 La sélection et l'affichage
Réf. ACS - 45 Sélection d’un enregistrement Sélection de plusieurs enregistrements Sélection d’un (de) champ(s) pour tous les enregistrements La largeur de la colonne Afficher les colonnes Déplacer des colonnes dans une feuille Trier les enregistrements

42 Sélection d’un enregistrement
Réf. ACS - 45 Colonne vide: contient le sélecteur de chacun des enregistrements Enregistrement sélectionné Exemple

43 Sélection de plusieurs enregistrements
Réf. ACS - 45 Cliquer-glisser sur les sélecteurs d’enregistrement désirés (utilisez la touche MAJ) Enregistrements sélectionnés

44 Sélection d’un (de) champ(s) pour tous les enregistrements
Réf. ACS - 45 Champs sélectionnés Cliquer-glisser sur le nom des champs (utilisez la touche MAJ)

45 La largeur de la colonne
Réf. ACS - 45 Cliquer-glisser sur la ligne de la colonne

46 Masquer et afficher les colonnes
Réf. ACS - 45 Champs masqués Exemple

47 Déplacer des colonnes dans une feuille
Sélectionnez la colonne et glissez le nom du champ vers la droite ou la gauche Exemple

48 Trier les enregistrements
Les enregistrements d’une feuille de données sont triées automatiquement sur les valeurs de la clé primaire Tri croissant et décroissant Exemple

49 La mise à jour des données
1- Directement dans la table visée 3- Ajouter un enregistrement bouton magnétoscope 2 - Sélectionner l’enregistrement puis faire la correction Réf. ACS - 47 Toute mise-à-jour de données est irréversible une fois confirmée les mises-à-jour des données sont faites non pas en mémoire mais directement sur le disque mise à jour enregistrement

50 Fixer les paramètres de la requête
Réf. ACS - 49 Utilités des requêtes Table virtuelle Créer une requête Fenêtre: Ajouter une table Fenêtre: Requête Sélection La grille inférieure Fixer les paramètres de la recherche Affichage de la requête

51 Utilités des requêtes Réf. ACS - 49 1- Visualiser les données dans un ordre différent 2 - Filtrer les données selon certains critères 3 - Effectuer des calculs à partir de données existantes 4 - Afficher que quelques champs et le résultat calculé Une tâche importante Extraire une information spécifique, à partir d’un gigantesque volume de données

52 Table virtuelle La base de données Comptoir
Réf. ACS - 49 Une requête ne crée pas une copie de données elle ne fait qu’interroger les tables de manière à afficher les données désirées dans l’ordre voulu C’est une autre présentation des informations Une requête crée une table virtuelle qui n'existe pas dans la BD La base de données Comptoir Description des Tables et de leurs relations BD Comptoir

53 Créer une requête en mode création
Réf. ACS - 49 Requêtes Double cliquez sur

54 Fenêtre: Ajouter une table
Réf. ACS - 49 Deux fenêtres sont affichées Choisir la(les) table(s) La Requête Sélection est nommée Requête 1 Tables disponibles dans la base de données

55 Exemple de tables choisies
Réf. ACS - 49 Fermeture de la fenêtre Ajouter des tables

56 La fenêtre – Requête sélection
2 tables: Catégories et Clients Zone supérieure Les tables Nom des champs à utiliser dans la requête Grille inférieure Permet de fixer les paramètre de la recherche

57 La grille inférieure : des lignes et des colonnes
1- Le champ de la requête 2- La table du champ Grille inférieure Permet de fixer les paramètre de la recherche 3- Tri croissant ou décroissant 4- si coché le champ sera afficher 5 et 6 filtrage des enregistrements

58 Fixer les paramètres de la recherche
Réf. ACS - 49 Enfoncez le bouton fléché Sélectionnez les champs Liste déroulante

59 Fixer les paramètres de la recherche
Réf. ACS - 49 Paramètres fixés Enfoncez le bouton fléché Sélectionnez les champs

60 Affichage de la requête
exécuter La requête 1- Liste Nom des produits

61 Liste des produits triés en ordre croissant
2- Liste Nom des produits triés

62 1- Liste des pays et de leurs capitales
Plusieurs champs Renommer un champ de la table dans une requête Taper dans la grille de requête et à gauche du champ, le nouveau nom, suivi du signe « deux points » 1- Liste des pays et de leurs capitales

63 Le champ calculé Le principe du champ calculé Opérateurs et variables
Réf. ACS - 51 Le principe du champ calculé Opérateurs et variables La requête La syntaxe Résultat de la requête Générateur d’expression Contrairement à Excel aucune opération ou fonction mathématique ne peut-être effectuée dans une feuille de données. Les calculs doivent être formulés dans une requête

64 Le principe du champ calculé
La requête C’est comme une formule d’Excel La valeur du champ calculé (NOMBRE ANALPHABÈTES) est fonction de la valeur des autres champs (POPULAT88 ET ANALPHA) Résultat de la requête Les données de la Table monde Met en jeu les champs des tables

65 Opérateurs et variables
Respecte la priorité des opérateurs arithmétiques comme Excel La référence des variables Excel Adresse de la cellule Access Nom du champ Obligatoirement entouré de crochets

66 Les calculs sont saisis directement dans les colonnes
La requête Les calculs sont saisis directement dans les colonnes

67 Triées en ordre décroissant de la valeur du champ calculé
La syntaxe Triées en ordre décroissant de la valeur du champ calculé nom du champ calculé l’expression « : » la formule Nom des champs entre crochets

68 Résultat de la requête Les champs cochés sont affichés
Trié en ordre décroissant 10-Plusieurs champs calculés 1- Champ calculé - nombre d'analphabètes

69 Générateur d’expression
Aide à assembler une expression

70 Pour insérer des champs d'une table

71 Pour insérer un opérateur

72 Les requêtes: sélection simple
Réf. ACS - 53 Dans une requête Définir un sous-ensemble avec une condition Sélection par analogie – Opérateur Comme Les caractères génériques

73 Dans une requête Il est possible de limiter les enregistrements traités à un sous-ensemble de la totalité des enregistrements Requête Type de sélection Critères de sélection Opérateurs logiques Sélection simple Un seul Aucun Sélection complexe Plusieurs

74 Définir un sous-ensemble avec une condition
On inscrit la condition dans la zone critère Quels sont les pays du continent « 1 » ? Les commandes reçues chaque jour avant le 22 juil. 96

75 Quels sont les pays du continent « 1 » ?
Un seul critère CONTINENT = "1" Le sous-ensemble Une condition est une expression pour laquelle les seules valeurs admises sont les valeurs logiques Vraie et Fausse ( Oui ou Non) 2- Continent = 1

76 Les commandes reçues chaque jour avant le 22 juil 96
Affichez le(s) tables (s) et les paramètres dans les zones appropriées 3- Les commandes reçues chaque jour avant le 22 juil 96

77 L'opérateur Comme On veut limiter la sélection à tous les pays dont le nom commence par la lettre M utilisé en combinaison avec le caractère générique astérisque (*) 3- Comme M*

78 Les caractères génériques
Des symboles utilisés comme substitut d’un caractère astérisque (*) et le point d'interrogation (?) Symbole Exemple Utilisation * C* trouve Canada *C trouve Maroc Remplace une chaîne de caractères Peut être placé en tout point de la chaîne de caractères ? C?NADA trouve Canada Remplace un seul caractère

79 Les opérateurs logiques
Réf. ACS - 55 La table de vérité - PAS La table de vérité – ET La table de vérité – OU

80 La table de vérité - PAS Si X = Vrai alors PAS X = Faux Si X = Faux alors PAS X = Vrai PAS(PAS(Vrai) = Vrai

81 La table de vérité - ET Soit X et Y deux propositions La proposition « X et Y» est vraie si à la fois X et Y sont vraies Elle est fausse dans tous les autres cas

82 La table de vérité – OU Soit X et Y deux propositions La proposition « X OU Y » est fausse que si à la proposition X et Y sont fausses Elle est vraie dans tous les autres cas

83 Les requêtes: sélection complexe
Réf. ACS - 55 Dans une requête Sélectionner des enregistrements par différence L’opérateur logique PAS Sélectionner un intervalle L’opérateur logique ET L’opérateur logique ENTRE L’opérateur logique – OU Critères sur la même ligne ou sur ligne différente

84 Permettent de construire des sélections complexes
Dans une requête Réf. ACS - 55 Permettent de construire des sélections complexes Requête Type de sélection Critères de sélection Opérateurs logiques Sélection simple Un seul Aucun Sélection complexe Plusieurs

85 Opérateur logique - PAS
Sélection de tous les pays n'appartenant pas au continent 3 Quand PAS « 3 » = Vrai alors Access choisit l’enregistrement sinon on va à l’enregistrement suivant 2- Pas 3

86 Sélection d’un intervalle avec l’opérateur ET
Opérateur logique - ET Sélection d’un intervalle avec l’opérateur ET Si POPULAT88 >= alors X = Vrai; Si POPULAT88<= alors Y = Vrai alors on choisit l’enregistrement sinon a va à l’enregistrement suivant 3- Opérateur ET

87 Sélection d’un intervalle : idem que >= ET <=
Opérateur - ENTRE Sélection d’un intervalle : idem que >= ET <= 4- Opérateur ENTRE

88 Opérateur - OU 5- Opérateur OU
Si CONTINENT = « 1 » = Vrai alors on choisit l’enregistrement Si CONTINENT = « 6 » = Vrai alors on choisit l’enregistrement Sinon on passe à l’enregistrement suivant 5- Opérateur OU

89 Critères sur la même ligne ou sur ligne différente
Quels opérateurs logiques sont utilisés ? critères de sélection sur une même ligne = ET  sur une ligne différente = OU 

90 Les requêtes: Regroupement
Réf. ACS - 59 Effectuer des calculs en utilisant plusieurs enregistrement Ajouter la ligne Opération Le libellé Regroupement pour chacun des champs Champ calcul Champ regroupement

91 Effectuer des calculs en utilisant plusieurs enregistrement
Quelle est la population totale? Celle de chacun des continents? Combien de pays dans chacun de continents? Quel est la population moyenne des pays européens? Ce sont des calculs sur plusieurs enregistrements

92 Ajouter la ligne Opération
Enfoncer le bouton : Totaux avant Ajouter la ligne Opération à la grille de définition de la requête après

93 Le libellé Regroupement pour chacun des champs
Chaque champ de la ligne Opération devient un champ Regroupement avant Boîte à liste déroulante après

94 Boîte à liste déroulante
Opération Regroupement par défaut Boîte à liste déroulante La liste des opérations (un regroupement ou un calcul) pouvant être effectuées sur les enregistrements

95 Champ calcul Champ calcul l'opération choisie sera effectuée sur le champ visée sur la totalité des données d’un champ Somme Quelle est la population totale? Compte Quelle est le nombre de pays et de capitale?

96 Champ regroupement Champ regroupement et calcul
Champ calcul l'opération choisie sera effectuée sur le champ visée Champ regroupement regroupe les données selon les valeurs prises par le champ Champ regroupement et calcul Quelle est la population de chacun des continents? Combien de pays dans chacun de continents? Moyenne de l'espérance de vie <65

97 Les requêtes mise à jour
Réf. ACS - 61 Il existe plusieurs types de Requêtes La requête mise à jour Créer une requête Requête sélection ajoute la ligne mise à jour Diviser la population de tous les pays par 1 000 Population > alors 20

98 La requête mise à jour Access ne recherche pas des données pour les afficher mais pour les modifier dans les tables où elles se trouvent 1. Commencez par effectuer une copie de votre BD 2. Créez votre requête

99 1- Basse de données Monde
Créer une requête 1- Basse de données Monde 2- Créer une Requête 3- Ajouter une table

100 Requête sélection ajoute la ligne mise à jour
Lignes Tri et Afficher remplacées par Mise à jour

101 Diviser la population de tous les pays par 1 000
Cliquez sur le bouton exécuter et il vous pose la question On place sur la ligne mise à jour la valeur de remplacement du ou des champs qui feront l’objet d’une mise à jour

102 Population > alors 20

103 Annexes

104 Comment ça marche - en mode SQL
Instructions en mode SQL

105 Annexe

106 SI des ressources humaines

107 Les fonctions des Ressources-humaines

108 Les champs de données reliées aux fonctions

109 Saisie des données :Dossier employé

110 Saisie des données : Poste

111 Saisie des données : Horaire

112 Saisie de données : Formation

113 Exemple de données dans une BD

114 Astérisque et l'opérateur Comme

115 Peut être placé en tout point

116 Le point d'interrogation
MA?IN MATIN MARIN MALIN

117 Sur une même ligne = ET

118 Sur une ligne différente = OU

119 Quelle est la population totale?
Calcul Fait la somme des valeurs contenues dans le camp POPULAT88 de tous les enregistrements 6- Population totale

120 Quelle est le nombre de pays et de capitale?
Fourni le nombre de valeurs du champ La capitale Kaboul à été soustraite de la BD 7- Nombre de pays et de capitale

121 Quel est la population de chacun des continents?
Quel est le meilleur champ pour le regroupement ? Quel est le champ pour effectuer la Somme ? Calcul Regroupement 8- La population de chacun des continents

122 Combien de pays dans chacun des continents?
On ajoute à cette requête déjà regroupée par contient le champ calcul Nombre de pays Quel est le meilleur champ pour effecteur le décompte ? 9- Combien de pays dans chacun des continents

123 Moyenne de l'espérance de vie <65
Access opère comme suit: 1. effectue les calculs sur tous les enregistrements de la table, 2. obtient une synthèse, 3. puis élimine certaines lignes à l’affichage, en fonction des critères appliqués Sans critère Je m’intéresse à ceux dont l’espérance de vie est < 65 11- Moyenne de l'espérance de vie <65