Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Le PROJET TRAP une expérience de coopération et de traitement partagé entre les bibliothèques universitaires.

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1 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Le PROJET TRAP une expérience de coopération et de traitement partagé entre les bibliothèques universitaires québécoises

2 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Présenté par Claire Boisvert (Université du Québec à Montréal) Rita Buono (Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) Laura May (Université Concordia) Marcel Plourde (Université Laval)

3 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Définition Le Projet TRAP (TRAitement Partagé) est un projet de traitement documentaire en coopération qui s’adresse aux bibliothè- ques universitaires membres de la CREPUQ et qui vise les collections électroniques acquises en consortium en fonction de normes communes et partagées par l’ensemble des établissements.

4 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Projet TRAP Vise deux objectifs: Accès rapide aux collections de documents électroniques achetées en consortium Accès rapide aux collections de documents électroniques achetées en consortium Partage de la responsabilité du traitement entre les bibliothèques universitaires participantes Partage de la responsabilité du traitement entre les bibliothèques universitaires participantes

5 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Plan de la présentation Projet TRAP : historique Projet TRAP : historique Politiques documentaires communes Politiques documentaires communes Mécanismes de fonctionnement du Projet TRAP Mécanismes de fonctionnement du Projet TRAP Bilan et perspectives Bilan et perspectives

6 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Partie I Historique du projet TRAP

7 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Contexte documentaire des universités du Québec Bibliothèques de 18 universités et écoles affiliées Bibliothèques de 18 universités et écoles affiliées Réseau francophone et anglophone Réseau francophone et anglophone 200 000 usagers 200 000 usagers Budget d’acquisition global de 55 M $ (2004-2005) Budget d’acquisition global de 55 M $ (2004-2005) 31 000 000 de documents 31 000 000 de documents 160 000 abonnements 160 000 abonnements Achats en consortium Achats en consortium

8 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Historique du projet Achats en consortium Achats en consortium Contexte budgétaire des années 1990 Contexte budgétaire des années 1990 Contexte documentaire nord-américain Contexte documentaire nord-américain Mondialisation des activités et concurrence Mondialisation des activités et concurrence Groupe de travail sur le traitement de la documentation (GTTD) (1995-1996) Groupe de travail sur le traitement de la documentation (GTTD) (1995-1996)

9 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Mandat du GTTD Étudier l’intérêt et l’opportunité d’une coopération plus étroite entre les bibliothèques universitaires québécoises pour le traitement de la documentation ainsi que les modalités d’un éventuel partage des responsabilités Étudier l’intérêt et l’opportunité d’une coopération plus étroite entre les bibliothèques universitaires québécoises pour le traitement de la documentation ainsi que les modalités d’un éventuel partage des responsabilités N.B.: Relève du Sous-comité des bibliothèques de la Conférence des recteurs et principaux des universités du Québec (CREPUQ)

10 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Historique du projet (suite) Revue de la littérature sur l’utilisation des catalogues de bibliothèques et l’impact sur le traitement Revue de la littérature sur l’utilisation des catalogues de bibliothèques et l’impact sur le traitement Modes de recherche privilégiés Modes de recherche privilégiés Sujet : 48 % Sujet : 48 % Titre : 28 % Titre : 28 % Auteur : 22 % (dont 3,5 % d’organismes) Auteur : 22 % (dont 3,5 % d’organismes) Collections : 3 % Collections : 3 %

11 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Historique du projet (suite) Une Politique cadre pour le traitement de la documentation dans les bibliothèques universitaires du Québec (1997) Une Politique cadre pour le traitement de la documentation dans les bibliothèques universitaires du Québec (1997) Politiques de traitement particulières Politiques de traitement particulières Premières ententes de traitement (novembre 2000) Premières ententes de traitement (novembre 2000)

12 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Partie II Politiques documentaires communes

13 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Politiques documentaires communes Politique cadre pour le traitement de la documentation dans les bibliothèques universitaires du Québec (1997) Politique cadre pour le traitement de la documentation dans les bibliothèques universitaires du Québec (1997) http://crepuq.qc.ca/documents/bibl/pol_traitdoc/politique_cadre.htm http://crepuq.qc.ca/documents/bibl/pol_traitdoc/politique_cadre.htm http://crepuq.qc.ca/documents/bibl/pol_traitdoc/politique_cadre.htm Politiques de traitement particulières Politiques de traitement particulières

14 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Objectifs de la politique cadre Offrir un cadre commun pour l’élaboration de politiques locales Offrir un cadre commun pour l’élaboration de politiques locales Favoriser: Favoriser: Évolution des pratiques Évolution des pratiques Adoption de normes communes Adoption de normes communes Initiatives de coopération Initiatives de coopération Partage des expertises Partage des expertises Échange d’informations Échange d’informations Approche réaliste dans l’attribution des ressources locales de traitement Approche réaliste dans l’attribution des ressources locales de traitement

15 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Portée de la politique cadre Niveau minimal de traitement pour l’ensemble du réseau Niveau minimal de traitement pour l’ensemble du réseau Rehaussement possible du niveau à l’intérieur des catalogues locaux Rehaussement possible du niveau à l’intérieur des catalogues locaux Adhésion de chacun des établissements Adhésion de chacun des établissements Respect des particularités des collections locales Respect des particularités des collections locales

16 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Normes communes de traitement Format de communication MARC21 Format de communication MARC21 Normes bibliographiques RCAA2 et LCRI Normes bibliographiques RCAA2 et LCRI Traitement des notices dérivées Traitement des notices dérivées Normalisation des accès Normalisation des accès Les éléments de données requis Les éléments de données requis

17 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Normalisation des accès Auteurs personnels Auteurs personnels Collectivités Collectivités Collections Collections Classification Classification Indexation matière Indexation matière Notes Notes

18 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Politiques de traitement particulières Politique commune pour le traitement des périodiques électroniques accessibles à distance dans les bibliothèques universitaires du Québec (1999 révisée 2003) Politique commune pour le traitement des périodiques électroniques accessibles à distance dans les bibliothèques universitaires du Québec (1999 révisée 2003) http://crepuq.qc.ca/documents/bibl/trap/politiquepel.htm http://crepuq.qc.ca/documents/bibl/trap/politiquepel.htm http://crepuq.qc.ca/documents/bibl/trap/politiquepel.htm Politique commune pour le traitement des ressources Internet dans les bibliothèques universitaires du Québec (2000) Politique commune pour le traitement des ressources Internet dans les bibliothèques universitaires du Québec (2000)

19 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Politiques de traitement particulières (suite) Politique commune pour le traitement des monographies électroniques dans les bibliothèques universitaires du Québec (2004) Politique commune pour le traitement des monographies électroniques dans les bibliothèques universitaires du Québec (2004) Politique commune pour le traitement des ressources intégratrices dans les bibliothèques universitaires du Québec (en cours de préparation) Politique commune pour le traitement des ressources intégratrices dans les bibliothèques universitaires du Québec (en cours de préparation) Création de notices distinctes pour chaque format documentaire

20 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Partie III Mécanismes de fonctionnement du Projet TRAP

21 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Mécanismes de fonctionnement du Projet TRAP Lignes directrices: Lignes directrices: Conditions gagnantes Conditions gagnantes Partage de la tâche Partage de la tâche Responsabilités des établissements Responsabilités des établissements

22 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Conditions gagnantes Application d’une politique commune de traitement Application d’une politique commune de traitement Négociations d’achat Négociations d’achat Moyens techniques fonctionnels Moyens techniques fonctionnels Z39.50 Z39.50 Création de fichiers Création de fichiers

23 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Partage de la tâche Titres acquis en consortium Titres acquis en consortium Implication des bibliothèques anglophones Implication des bibliothèques anglophones Capacité de traitement Capacité de traitement Nombre de titres à traiter Nombre de titres à traiter Rôle du GTTD Rôle du GTTD Liste de produits faisant l’objet d’ententes de traitement partagé Liste de produits faisant l’objet d’ententes de traitement partagé http://www.usherbrooke.ca/biblio/crepuq/listeentente/entraipar.htm http://www.usherbrooke.ca/biblio/crepuq/listeentente/entraipar.htm http://www.usherbrooke.ca/biblio/crepuq/listeentente/entraipar.htm

24 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Liste de produits faisant l’objet d’ententes de traitement partagé

25 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Responsabilités des établissements Traitement prioritaire Traitement prioritaire Liens privilégiés avec les éditeurs ou fournisseurs Liens privilégiés avec les éditeurs ou fournisseurs Communication rapide et efficace Communication rapide et efficace Liste électronique de discussion Traitement Liste électronique de discussion Traitement Messages normalisés Messages normalisés Archivage des mises à jour Archivage des mises à jour

26 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Partie IV Bilan et perspectives du Projet TRAP

27 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Bilan du Projet TRAP 15 000 titres de périodiques électroniques 15 000 titres de périodiques électroniques 3 000 monographies électroniques 3 000 monographies électroniques

28 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Bénéfices du Projet TRAP Accès rapide aux collections pour les usagers Accès rapide aux collections pour les usagers Notices bibliographiques en français Notices bibliographiques en français Réduction des coûts de traitement Réduction des coûts de traitement Coopération entre les 18 bibliothèques universitaires québécoises Coopération entre les 18 bibliothèques universitaires québécoises

29 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Bénéfices du Projet TRAP (suite) Structure qui permet le maintien de normes de qualité de haut niveau Structure qui permet le maintien de normes de qualité de haut niveau Réseau dynamique de coopération, d’échange et de discussion des personnels oeuvrant dans le traitement Réseau dynamique de coopération, d’échange et de discussion des personnels oeuvrant dans le traitement Partage et mise en commun d’expertise reliée au traitement entre les universités québécoises Partage et mise en commun d’expertise reliée au traitement entre les universités québécoises

30 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Prix d’excellence Prix d’OCLC Canada et de la Canadian Library Association (CLA) pour le partage des ressources (2004) Prix d’OCLC Canada et de la Canadian Library Association (CLA) pour le partage des ressources (2004) Prix de la Canadian Association of College and University Libraries (CACUL) pour l’innovation (2004) Prix de la Canadian Association of College and University Libraries (CACUL) pour l’innovation (2004)

31 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004

32 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Perspectives Traitement des publications des organisations gouvernementales et internationales Traitement des publications des organisations gouvernementales et internationales Collections électroniques locales Collections électroniques locales Amorce de réflexion sur un partage de fichiers d’autorité Amorce de réflexion sur un partage de fichiers d’autorité Partage d’applications technologiques Partage d’applications technologiques

33 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Conclusion Le Projet TRAP : un modèle innovateur de partage dans un réseau décentralisé

34 Projet TRAP - Congrès de l’ASTED 25 octobre 2004 Merci de votre attention !