Guide d’utilisation du Formulaire DE DEMANDE avq-avd Avril 2015

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1 Guide d’utilisation du Formulaire DE DEMANDE avq-avd Avril 2015
AVANT de remplir le formulaire de demande au programme AVQ-AVD: Vous assurer que l’usager répond aux critères d’admissibilité du programme AVQ-AVD et vous référer au logigramme « Identification de l’organisme payeur » (Annexe B du guide d’accompagnement) pour vous aider. Avoir en main les soumissions pour tous les coûts engendrés.

2 Table des matières LE FORMULAIRE La Page couverture Le Préautorisé
Les 8 principes à retenir Trucs et astuces La Page couverture Le Préautorisé Réparation / Modification Remplacement Réattribution Attribution Récupération Le NON-Préautorisé Adresse de livraison Essai requis Le Bon de commande Le Formulaire d’engagement La Procédure d’envoi

3 Le FORMULAIRE Données de base Table des matières
Quand vous allez ouvrir le formulaire, vous allez arriver sur la page d’accueil (onglet Données de base) Cliquer sur « ACTIVER LE CONTENU » Étape # 1: Cliquer sur ACTIVER LE CONTENU

4 Boutons sur lesquels appuyer
Table des matières Le FORMULAIRE Données de base Cases à compléter Infos Spécifiques Conditions associées et Contexte: Zone texte environ 375 mots (3200 caractères) Utiliser le copier-coller. Boutons sur lesquels appuyer

5 Le FORMULAIRE Les 8 principes à retenir ( 1 de 8) Table des matières
NAM = Donnée «vitale» Il est ESSENTIEL de vous assurer que le NAM que vous inscrivez dans le formulaire de demande est SANS ERREUR puisqu’il s’agit d’une donnée « vitale » au bon fonctionnement de la base de données du programme AVQ-AVD.

6 Le FORMULAIRE Les 8 principes à retenir ( 2 de 8) Table des matières
Des commentaires vous guident Que ce soit via des boîtes qui s’affichent ou des triangles rouges présents dans certaines cases des différents tableaux lorsque vous remplissez le formulaire, des commentaires vous guident sur la façon de remplir la case ou sur le document de référence où aller chercher l’information requise.

7 Le FORMULAIRE Les 8 principes à retenir ( 3 de 8) Table des matières
Cases jaunes = Menu déroulant Cases jaunes = Menu déroulant

8 Utilisez l’ Arbre Décisionnel pour déterminer le Type de demande
Table des matières Le FORMULAIRE Les 8 principes à retenir ( 4 de 8) Utilisez l’ Arbre Décisionnel pour déterminer le Type de demande (Karina) Note perso pour formation: Type de demande = le bouton sur lequel appuyer en bas du formulaire sur la page Données de base. Pour être certain de remplir le bon type de formulaire, se référer à l’arbre décisionnel qui se retrouve en annexe C du guide d’accompagnement.

9 On ne peut faire qu’UNE SEULE catégorie de demande par enregistrement
Table des matières Le FORMULAIRE Les 8 principes à retenir ( 5 de 8) Préautorisée OU NON-Préautorisée On ne peut faire qu’UNE SEULE catégorie de demande par enregistrement Comme on ne peut faire qu’une seule catégorie de demande par enregistrement, il est recommandé de d’abord enregistrer un fichier avec les données de base de l’usager dans votre bureau/ordinateur AVANT d’appuyer sur l’un des boutons du bas (ex. Attribution préautorisée). Parce qu’une fois le bouton de la demande préautorisée sélectionné, il ne sera pas possible de faire une demande de type non préautorisée à partir de ce même formulaire. Les boutons de la catégorie non préautorisée ne sont pas accessibles, une fois qu’un des boutons de la catégorie préautorisée a été sélectionné et que les onglets (tableaux et autres) sont générés.

10 Si le fournisseur N’EST PAS dans la liste:
Table des matières Le FORMULAIRE Les 8 principes à retenir ( 6 de 8) Possible de faire une recherche dans le menu déroulant en tapant d’abord la ou les premières lettres dans la cellule et ensuite en cliquant sur la flèche pour faire apparaître le menu déroulant. Ainsi, seuls les noms commençant par la/les lettres seront dans le menu déroulant. Si le fournisseur N’EST PAS dans la liste: CONTACTER le Programme AVQ-AVD

11 Tous les prix inscrits doivent être AVANT TAXES
Table des matières Le FORMULAIRE Les 8 principes à retenir ( 7 de 8) Entrer QUE les chiffres avec la virgule. Attention, si prix avec décimales (Ex. 188,13$) Ce montant doit être inscrit avec une VIRGULE et non un point, à moins d’utiliser le clavier numérique. Et ne JAMAIS mettre de $. Le formulaire le fera pour vous. Tous les prix inscrits doivent être AVANT TAXES

12 Le FORMULAIRE Les 8 principes à retenir ( 8 de 8) Table des matières
Exemple de code GACEQ: code P P Si l’aide technique N’EST PAS sur la liste GACEQ: NE RIEN INSCRIRE dans la case

13 Sauvegarder le Formulaire sur votre bureau
Table des matières Le FORMULAIRE Trucs et astuces ( 1 de 5) VOTRE environnement de travail Une fois que la case « activer le contenu » a été cliquée, vous enregistrez le fichier sous le nom Formulaire AVQ-AVD vierge à l’emplacement de votre choix sur votre bureau/ordinateur. Il est important de toujours enregistrer AVANT de sélectionner les boutons du bas. Seul l’onglet Données de base doit être apparent pour enregistrer un formulaire afin de l’utiliser plus tard pour d’autres clients. Sauvegarder le Formulaire sur votre bureau

14 personnalisé par usager
Table des matières Le FORMULAIRE Trucs et astuces ( 2 de 5) Un Formulaire personnalisé par usager Même chose que la diapo précédente sauf que (après avoir activé le contenu) vous remplissez les coordonnées de l’usager et du référent AVANT d’enregistrer le formulaire à l’emplacement de votre choix sur votre bureau/ordinateur. Seul l’onglet Données de base doit être apparent pour sauvegarder un formulaire personnalisé par usager pour utilisation pour une demande ultérieure. 1- Remplir uniquement les coordonnées de l‘USAGER et du RÉFÉRENT. 2- Enregistrer le formulaire sous (nom de votre USAGER)

15 Le FORMULAIRE Trucs et astuces ( 3 de 5) Table des matières Le
Copier-Coller TRÈS IMPORTANT de suivre cette façon de faire le copier-coller pour éviter des bug au niveau du formulaire lors de l’entrée des données dans la base de données AVQ-AVD (ex. le formulaire aurait copié-collé des formules Excel en plus du texte Word, ce qui pourrait amener des entrées erronées de données dans la Base de données.) 1- Copier votre texte (Word). 2- Sélectionner la case. 3- Placer votre curseur dans la barre de formule. 4- Coller votre texte en utilisant l’option (123).

16 VOUS choisissez où vous souhaiter l’enregistrer.
Table des matières Le FORMULAIRE Trucs et astuces ( 4 de 5) Enregistrer sous vs Sauvegarde finale J’ai appuyé sur sauvegarde finale, mais j’aimerais faire une correction, c’est possible? OUI. Ouvrir le fichier, faire les corrections et appuyer de nouveau sur SAUVEGARDE FINALE La sauvegarde finale donne un nom spécifique au fichier afin que le programme AVQ-AVQ puisse traiter les informations. VOUS choisissez où vous souhaiter l’enregistrer. Être vigilant lors des corrections et s’assurer que tous les onglets sont encore conformes suite aux corrections.

17 IMPRIMER les Formulaires VOUS choisissez l’imprimante à utiliser.
Table des matières Le FORMULAIRE Trucs et astuces ( 5 de 5) IMPRIMER les Formulaires Tout s’imprime sauf l’onglet « Données de base » En appuyant sur ce bouton, seulement les formulaires utilisés s’imprimeront. VOUS choisissez l’imprimante à utiliser.

18 La Page couverture Table des matières
Toutes les informations complétées dans l’écran d’accueil apparaissent SAUF… 1- Urgence de la demande 2- Présence d’un Org. payeur Donc, case(s) à cocher si cela s’applique à votre usager.

19 Le Préautorisé Réparation / Modification Table des matières
(Karina) Note perso pour formation: Les informations usagers et référent requises sont transcrites automatiquement dans les différents tableaux. Remplir toutes les cases du tableau tel qu’indiqué dans le formulaire. Indiquer le coût total de la réparation AVANT taxes que vous aura fait parvenir le fournisseur via une soumission pour la réparation ou la modification.

20 Le Préautorisé Remplacement Table des matières
Karina) Note perso pour formation: Lorsque vous remplirez le formulaire, des fenêtres poperont pour vous expliquer dans quel ordre remplir ce tableau…… Vous référer à la liste des aides techniques admissibles. 1- Commencer par inscrire le code (uniquement les chiffres) de l’aide technique à remplacer avant de remplir les autres cases du tableau. 2- Vous devez spécifier la raison du remplacement (désuet, ne convient plus, perdu-volé-brûlé) 3- Vous devez spécifier quoi faire avec l’aide technique (en inventaire ou hors circuit) Hors circuit quand l’aide technique à remplacer est brisée, non réparable ou jetée. OU lorsqu’il s’agit d’une aide technique à usage unique (UU) qui ne convient plus à l’usager et que vous le remplacer par une autre aide technique. Les UU ne se retrouvent JAMAIS « en inventaire » dans les tableaux. Lorsqu’un transport est requis (pour remettre l’aide technique en inventaire). Indiquez les infos liées au transport (origine et destination de l’AT). S’il y a des coûts de transport, ils doivent être inscrits dans le tableau Réattribution ou Attribution lié à la présente demande de remplacement. Tel que vu dans logigramme, les demandes de remplacement viennent toujours avec une demande de réattribution ou d’attribution.

21 Le Préautorisé Réattribution Table des matières
Commencer par inscrire le code (uniquement les chiffres) de l’aide technique à réattribuer avant de remplir les autres cases du tableau. Suivez les indications des commentaires à l’intérieur du tableau du formulaire. Vous référer à la liste des aides techniques admissibles.

22 Le Préautorisé Attribution Table des matières
Consulter la liste des aides techniques admissibles au programme AVQ-AVD pour remplir correctement les cases de ce tableau. (Ex. usage unique ou non, description, justifications, Code Gaceq) Rappel: Il est recommandé d’acheter chez les distributeurs autorisés des fournisseurs inscrits au contrat GACEQ lorsque possible. Si NON GACEQ, laissez la case vide. Indiquer le montant octroyé par l’autre organisme payeur pour chacune des aides techniques défrayées en partie par l’autre organisme payeur et soustrayez ce montant du coût total de l’aide technique sur le bon de commande.

23 Le Préautorisé Récupération Table des matières Encore ici…..
Lorsque vous remplirez le formulaire, des fenêtres poperont pour vous expliquer dans quel ordre remplir ce tableau… Commencer par inscrire le code AVQ-AVD (uniquement les chiffres) de l’aide technique à récupérer. Hors circuit: lorsqu’il s’agit d’une aide technique UU récupérée, lorsque celle-ci est brisée non réparable ou jetée ou lorsque l’usager l’a apportée avec lui lors de son déménagement hors territoire. Aucune aide technique à usage unique (UU) ne doit être remis « en inventaire » lors de la récupération. Respecter les frais de transport admissibles lors de la récupération des aides techniques.

24 Pour le NON-Préautorisé sur l’adresse de livraison
Table des matières Le NON-Préautorisé Adresse de livraison Donc, si vous prévoyez faire livrer l’AT ailleurs que chez l’usager, cliquer NON et indiquez-nous l’adresse de livraison à la place des coordonnées du référent. Ainsi, lorsque le programme AVQ-AVD vous enverra le bon de commande (si demande acceptée), l’adresse de livraison sera celle que vous aurez indiquée ici. Pour le NON-Préautorisé Question automatique sur l’adresse de livraison

25 Le NON-Préautorisé Réparation / Modification Table des matières
Remplir toutes les cases du tableau tel qu’indiqué dans le formulaire. Des fenêtres ou cases commentaires vous guideront au besoin.

26 Le NON-Préautorisé Remplacement Table des matières
Même chose que pour le préautorisé….. Lorsque vous remplirez le formulaire, des fenêtres poperont pour vous expliquer dans quel ordre remplir ce tableau…… Vous référer à la liste des aides techniques admissibles. 1- Commencer par inscrire le code (uniquement les chiffres) de l’aide technique à remplacer avant de remplir les autres cases du tableau. 2- Vous devez spécifier la raison du remplacement (désuet, ne convient plus, perdu-volé-brûlé) 3- Vous devez spécifier quoi faire avec l’aide technique (en inventaire ou hors circuit) (à dire à la formation) Hors circuit quand l’aide technique à remplacer est brisée, non réparable ou jetée. OU lorsqu’il s’agit d’une aide technique à usage unique (UU) qui ne convient plus à l’usager et que vous le remplacer par une autre aide technique. Les UU ne se retrouvent JAMAIS « en inventaire » dans les tableaux. Lorsqu’un transport est requis (pour remettre l’aide technique en inventaire). Indiquez les infos liées au transport (origine et destination de l’AT). S’il y a des coûts de transport, ils doivent être inscrits dans le tableau Réattribution ou Attribution lié à la présente demande de remplacement. Tel que vu dans logigramme, les demande de remplacement viennent toujours avec une demande de réattribution ou d’attribution.

27 Le NON-Préautorisé Essai requis Table des matières O U I
Remplir toutes les cases du tableau tel qu’indiqué dans le formulaire. Des fenêtres ou cases commentaires vous guideront au besoin. Faire une demande distincte lorsqu’une demande d’essai est requise. Dans le tableau, inscrire seulement les AT requérant des COÛTS pour l’essai. NE PAS faire de demande d’essai au programme s’il n’y a pas de coût associé. Ensuite, Si l’essai est concluant, faire une nouvelle demande d’attribution ou réattribution selon le cas et laisser la case essai à OUI. Si l’essai est non concluant, nous en aviser par courriel et demander au fournisseur de nous envoyer la facture liée à cet essai. Une demande distincte pour les ESSAIS

28 Le NON-Préautorisé Réattribution Table des matières
Comme pour les réattributions préautorisées Commencer par inscrire le code (uniquement les chiffres) de l’aide technique à réattribuer avant de remplir les autres cases du tableau. Suivez les indications des commentaires à l’intérieur du tableau du formulaire. Vous référer à la liste des aides techniques admissibles.

29 Le NON-Préautorisé Attribution Table des matières N O
Même chose que pour l’attribution préautorisée. Consulter la liste des aides techniques admissibles au programme AVQ-AVD pour remplir correctement les cases de ce tableau. (Ex. usage unique ou non, description, justifications, Code Gaceq) Rappel: Il est recommandé d’acheter chez les distributeurs autorisés des fournisseurs inscrits au contrat GACEQ lorsque possible. Indiquer le montant octroyé par l’autre organisme payeur pour chacune des aides techniques défrayées en partie par l’autre organisme payeur et soustrayez ce montant du coût total de l’aide technique sur le bon de commande. À dire: Si ce formulaire est rempli suite à l’essai concluant, la case essai requis peut être OUI pour l’aide technique dont l’essai est concluant. Si non, pour une demande d’attribution standard, toutes les aides dans ce tableau doivent être sans essai requis, donc NON dans la colonne « essai requis ».

30 Le Bon de commande Table des matières En premier IDENTIQUES
1- Inscrire la date en premier 2- Quand la livraison se fait ailleurs que chez l’usager, ne pas cocher la case et inscrire l’adresse de livraison à l’endroit indiqué sous le nom de l’usager. À dire: La description de l’aide technique inscrite ici doit être IDENTIQUE à la description inscrite dans les autres tableaux d’une même demande. Utiliser le copier/coller. Un numéro de bon de commande est généré automatiquement. Rappel: Il est préférable de commander chez les distributeurs autorisés des fournisseurs inscrits au contrat GACEQ lorsque possible. IDENTIQUES au tableau de demande SI LIVRÉ CHEZ USAGER alors COCHER SINON Remplir manuellement l’adresse de livraison

31 Le Bon de commande Pour le détacher Table des matières
Par exemple, lorsque le bon de commande doit être envoyé au fournisseur par courriel sans possibilité de le scanner. 1- Placer le curseur sur l’onglet « Bon de commande » (en bas de page) 2- Cliquer sur le bouton de DROITE de la souris 3- « Déplacer ou Copier » 4- Choisir «  Nouveau classeur » 5- Cliquer sur « OK » 6- Sauvegarder le nouveau fichier 7- Vous avec un nouveau fichier contenant uniquement le « Bon de commande »

32 Le Formulaire d’engagement
Table des matières Le Formulaire d’engagement Compléter et faire signer l’usager.

33 Table des matières La Procédure d’envoi Le fichier nommé par la sauvegarde finale doit être envoyé par courriel à l’adresse suivante: Ne JAMAIS changer le nom donné lors de la sauvegarde finale.