Les civils de la Défense : Réduire de 20 % le fardeau de la dotation

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1 Les civils de la Défense : Réduire de 20 % le fardeau de la dotation
Sous-comité des RH CCS-P 1 juin 2009

2 Les civils de la Défense : Aperçu de l’effectif
Effectif civil du MDN : Environnement de gestion Près de 70 % de l’effectif civil relèvent des gestionnaires militaires 75 % des employés travaillent à l’extérieur de la RCN 86,6 % des civils sont embauchés pour une période indéterminée Services scientifiques et professionnels Cadres 0,5  % Opérations 9,7 % Services techniques 10,4 % 34,0 % 17,0 % Soutien administratif DND has small number of EXs 135); Senior Military Officers at the General, Colonel and Capt(N) levels are included in the senior management cadre of DND (approx. 375) Majority of employees are general labour/trades. Examples of jobs in each category: Administrative & Foreign Service Computer Systems Administration, Administrative Services, Financial Administration, Information Services, Management Trainee, Personnel Administration, Purchasing and Supply, Program Administration, Translation, Welfare Programs, Organization and Methods Administrative Support Communications, Clerical and Regulatory, Data Processing, Secretarial, Stenographic and Typing, Office Equipment Executive E.g. Directors General, Chiefs of Staff, ADMs, some Directors Operational Firefighters, General Labour and Trades (electricians, plumbers, etc.), General Services (kitchen support, etc.), Heating, Power and Stationary Plant Operation, Lightkeepers, Printing Operations, Ships’ Crews, Ship Repair, Hospital Services Scientific & Professional Defence Scientific Service, University Teaching, Auditing, Physical Sciences (e.g. safety officer) Technical Engineering and Scientific Support, Educational Support (e.g. language teachers), General Technical, Radio Operations, Social Science Support, Ships’ Officers, Technical Inspection 26,0 % Services administratifs et service extérieur 2

3 Employés civils par lieu de travail
Cold Lake 407 Edmonton 708 Wainwright 416 Suffield 777 Dundurn 127 Moose Jaw 44 Shilo 350 Winnipeg 701 Comox 254 Nanoose 35 Esquimalt 2,708 London 89 Borden 1,205 Toronto 426 Trenton 626 Kingston 1,656 North Bay 90 Petawawa 889 Montréal 1,993 Ottawa-Gatineau 8,662 Bagotville 258 Valcartier 1,628 Goose Bay 39 Gander 41 St. John’s 56 Gagetown 1,101 Greenwood 332 Aldershot 53 Halifax 3,397 Effectif civil total : 29,424 (31 mars 09) 3 Yellowknife28 LÉGENDE Forces terrestres Forces aériennes Forces maritimes Formation QGDN Commandement du Canada

4 Responsabilités de gestion des RH civiles
SM/CEMD Autorité fonctionnelle - SMA (RH-Civ) Niveau 1 (militaires et civils) Politique et programmes stratégiques Niveau 2 (formations et DG) Base ou unité (commandants et directeurs) Intégration du rôle touchant la prestation de services régionaux et la mise en œuvre des stratégies ADM RH-Civ & Managers retain individual roles & responsibilities for the management of DND’s civilian workforce Managers’ responsibilities: Improving integrated business and multi-year HR planning at all levels Prioritizing and implementing HR management strategies Maximizing use of flexibilities in the system (e.g., collective classification and staffing, community recruitment, PSR, development programs) Reviewing/ revising selected staffing and related requirements (e.g., SLE and security protocols) Maintaining awareness/ knowledge of Civ-HRM programs, processes and practices to be more effective managers RH-Civ’s responsibilities: Supporting development and implementation of multi-year Civ-HR plans to optimize contributions of civilian workforce Offering direct advice to Managers, including information on tools, best practices, and innovative strategies Implementing timely (effective/ efficient) and nationally standardized classification and staffing strategies Leveraging technology to support improved HR business processes, monitoring and reporting Providing formal training for Managers Monitoring and reporting on outcomes Environnement habilitant : politiques, programmes, processus, formation et outils

5 Objectif de la SMA (RH-Civ) : Réduire le fardeau de la dotation
En partenariat avec les gestionnaires, les RH-Civ vont : fournir une orientation et un leadership fonctionnels pour garantir un effectif civil durable, compétent et productif; demander aux gestionnaires et fournisseurs de services de RH de toutes les régions du Canada de communiquer l’objectif et l’importance du renouvellement de la fonction publique et de ses répercussions sur le MDN; revoir et analyser les pratiques et processus actuels de gestion des RH afin de cerner des moyens de réduire le fardeau de la dotation; améliorer la réceptivité des fournisseurs de services de RH aux exigences de la direction des ressources humaines civiles du MDN et des FC; mettre en œuvre un plan d’action et en assurer le suivi (voir l’annexe A). “Staffing” refers to a broad range of inter-related processes and activities (e.g., planning, classification, staffing & compensation processes) that: facilitate placement of the right person with the right qualifications in the right place at the right time (R4), and support DND/CF mission and business objectives.

6 Centres de gravité : Relever les défis de la main-d’œuvre et du milieu de travail
Situation actuelle : Capacité opérationnelle de l’organisation Le cadre de dotation et les processus connexes sont considérés comme un « écheveau de règles », et cette situation a une incidence négative sur les exigences opérationnelles du MDN et des FC Situation souhaitée : Participation éclairée de la gestion du MDN et des FC La gestion du personnel civil doit se faire en partenariat, ce qui suppose la participation éclairée et l’engagement continu des gestionnaires (militaires et civils) “Working with Managers, for Managers”

7 Voici d’où nous sommes partis….
Mise à jour du contenu - Exposés de la SMA (RH-Civ) pour les FC Stratégie de planification de la relève Répertoire des évaluations Répertoire des DTC Outils de tests en ligne Nouvelles mesures du rendement Marketing et communications Examen du contenu RH-Civ (PP 1-5) Foire de l’emploi Plan de sensibilisation Mise en œuvre de la délégation en matière de dotation Amélioration des technologies de prestation des services Activités d’aménagement organisationnel Examen du programme de formation des RH Trousse d’information sur la dotation collective Examen des normes de service Re- lancement du cours de GRHC Stratégies de dotation Évaluation informelle Stratégie de recrutement Projet pilote de prestation de services du Groupe des matériels Projet des DTC Fichier électronique des postes Stratégie d’apprentissage - FS de RH Planification des RH et des activités Répertoire des critères de mérite Collaboration avec le GRFC Examen des exigences - Sécurité, ELS PRS Simplification/ des processus opérationnels – Systèmes d’info automatisés Calendrier et vidéo

8 Éléments d’un plan d’action : découpage thématique
Recrutement et sensibilisation Apprentissage Planification Classification Dotation Harmonisation des politiques Planification des RH et des activités PRS Cadre de planification de la relève Activités liées à la structure organisationnelle Nouvelles mesures du rendement - Examen des normes de service Fichier électronique des postes - Répertoire des DTC Projet des DTC Simplification des processus opérationnels – Systèmes d’information automatisés Plan de sensibilisation - (foires de l’emploi, calendrier, vidéo et collaboration avec le GRFC) Stratégie de recrutement Marketing et communications Infrastructure habilitante (p. ex., sites Web et systèmes) Nouvelles mesures de rendement – Examen des normes de service Stratégies de dotation (trousse d’information sur la dotation collective, répertoire des critères de mérite) Mise en œuvre de la délégation en matière de dotation Nouveaux mécanismes (répertoire des évaluations, outils de tests en ligne) Examen des processus opérationnels (évaluation informelle, projet pilote de prestation de services du Groupe des matériels, examen des exigences - sécurité, ELS) Amélioration des technologies de prestation de services Mise à jour du contenu RH-Civ - Exposés pour la haute direction des FC Revoir le programme de formation des RH Donner une version à jour du cours GRHC Examen du contenu RH-Civ (PP 1-5) Stratégie d’apprentissage pour les fournisseurs de services de RH 9

9 Réaliser la mission de la Défense : 2008-2009
Les 4 B (bonne personne, bonnes compétences, bon moment, bon endroit) Mesure du rendement, surveillance et établissement des rapports Renouvellement de la FP : Élément du plan d’action ministériel : réduction de 20 % du fardeau de la dotation Harmonisation des politiques Planification Classification Recrutement et sensibilisation Dotation Apprentissage Infrastructure habilitante Politiques et pratiques du MDN Autorité fonctionnelle Cadre législatif (LMFP-LEFP)

10 Exemple : Planification
Mesures : Fournir des conseils et des services directement aux gestionnaires pour appuyer les processus de planification intégrés des activités et des RH sur plusieurs années, y compris les processus de planification de la relève (Journées de la Force terrestre, de la Force maritime et de la Force aérienne) Les gestionnaires mobilisent directement les fournisseurs de services de RH, dès le début des discussions et des consultations touchant la planification et la mise en œuvre, y compris les activités de restructuration et d’aménagement de l’organisation Résultats : Des prévisions plus pertinentes et plus détaillées des exigences en RH-Civ, y compris de meilleurs plans de recrutement stratégique, pour : harmoniser les plans opérationnels et les plans des RH-Civ, élaborer des stratégies de dotation ciblées (moins de processus, plus de nominations et utilisations appropriées des employés occasionnels), réduire le niveau d’effort (gestionnaires, fournisseurs de services de RH) et embaucher plus rapidement en respectant les 4 B 2007 2008 2009 (prévisions) Nbre de processus externes annoncés 800 704 634 Réduction de 21 % du nombre de processus externes annoncés en trois ans Nbre de nominations découlant de processus externes annoncés 722 902 992 Augmentation de 37 % du nombre de nominations découlant d‘un processus externe annoncé en trois ans Nbre de nominations d’employés occasionnels 903 813 Diminution de 18 % du nombre d’employés occasionnels en trois ans (environ)

11 Exemple – Classification
Mesures : Mobilisation sur la conception organisationnelle et consultation dès le début de son processus Simplifier le processus de classification en utilisant les descriptions de travail collectives pour tous les types de postes du MDN Résultats : Éviter des coûts pouvant atteindre régulièrement 9 M$ par année au chapitre des efforts déployés par les gestionnaires et les fournisseurs de services de RH Descriptions de travail collectives qui s’appuient sur une classification juste et transparente, réduction des efforts relatifs à la rédaction des descriptions de travail et à la classification des postes (gestionnaires et fournisseurs de services de RH) Dotation immédiate (processus prenant quelques jours plutôt que quelques mois) Exercice Exercice Exercice Pourcentage de DTC 8 % 9 % 20 % Objectif : 40 % en et 70 % en Pourcentage de descriptions « identiques à » 50 % 60 % 70 % 9 % usage of collective work descriptions in FY 08-09 20 % in FY 09-10 40 % in FY & moving toward 70 % in FY 11-12 Cost avoidance in level of effort for managers and HR service providers of $9M/year at steady-state

12 Exemple – Recrutement et sensibilisation
Mesures : Élaborer et mettre en œuvre des stratégies pluriannuelles, y compris pour financer le maintien de certains effectifs opérationnels et professionnels clés Promouvoir une plus grande utilisation des programmes de recrutement déjà offerts par le gouvernement du Canada (p. ex. Programme de recrutement postsecondaire, Programme des stagiaires en gestion, intégration des étudiants) au moyen d’une stratégie de communication globale et de processus de dotation ciblée visant à rehausser le profil du MDN aux yeux du public et d’attirer de nouveaux talents Résultats : Des activités de sensibilisation mieux ciblées et fondées sur des plans opérationnels et des plans de RH de meilleure qualité, y compris des stratégies de recrutement tenant compte des groupes désignés aux fins de l’équité en emploi Concentrer les efforts et les investissements (20 M$) sur les groupes présentant des écarts au chapitre du profil démographique et de la disponibilité sur le marché du travail Nbre de stagiaires embauchés – Métiers S.O. 145 165 Validation continue des exigences des stages sur plusieurs années Nbre d’étudiants nommés à un poste 341 413 495 Augmentation de 21 % cette année et de 45 % sur trois ans

13 Nbre de candidats qualifiés
Exemple – Dotation Mesures : Simplifier et rationnaliser les processus et pratiques propres à la dotation tirer profit de la technologie pour soutenir les processus améliorés touchant les activités et les RH; ce processus est encore trop lent Abandonner les processus individuels pour adopter des mesures de planification collectives de la dotation (voir la diapo 11) Résultats : Nouvelles structures de prestation de services et outils plus modernes (structure de prestation de services de RH du Groupe des matériels; répertoire des évaluations, mars 2009; amélioration des répertoires des énoncés des critères de mérite et des descriptions de travail collectives; élaboration d’un énoncé des exigences qui sera mis à l’essai en ligne) Conseils et services en matière de RH fournis au bon moment et de la bonne façon, ce qui augmente l’efficacité des processus de dotation Nbre de candidats qualifiés Nbre de nominations 1 processus CR-03/CR-04 98 53 1 processus AS-02 93 36 1 processus CS-03 225 80 1 processus PG-04 115 101

14 Exemple – Apprentissage
Mesures : Mise à jour et reprise du cours Gestion des RH-Civ à titre de cours obligatoire pour les nouveaux superviseurs et gestionnaires (civils et militaires) En collaboration avec les gestionnaires et les clients, examen du programme de formation des RH visant à cerner d’autres exigences en matière de formation p. ex. mise à jour du contenu des PP 1-5 (au cours des deux ou trois prochains exercices), mise à jour et officialisation du programme de perfectionnement du groupe PE (fin de l’exercice ), stratégie d’apprentissage (continue) pour les fournisseurs de services de RH, élaboration d’une nouvelle stratégie des programmes de formation (fin de l’exercice ) Résultat : Augmentation importante du nombre de nouveaux événements visant à soutenir l’apprentissage des gestionnaires et des fournisseurs de services à partir de leur plan d’apprentissage personnel Nbre de participants ( ) Cours de formation Leadership 21 Orientation des EX Nbre de superviseurs et de gestionnaires  1 000 154 Cours sur la GRHC Délégation en matière de dotation (augm. de 45 % ) Nbre de fournisseurs de services de RH  250 365  Trois formations nationales Six séances de formation régionales sur la dotation (mars 2009)

15 Mesure de la réussite : Indicateurs clés de la réussite en matière de gestion
Des plans de RH qui facilitent l’élaboration, la formulation et la mise en œuvre de stratégies meilleure sensibilisation des intervenants (gestionnaires, employés, représentants syndicaux, etc.) Stratégies d’embauche qui permettent un recrutement et une dotation en temps opportun p. ex. des processus moins nombreux, un plus grand nombre de nominations par processus, un meilleur usage des descriptions de travail collectives, des exigences plus simples en matière de sécurité ou de langue La satisfaction des clients a autant de poids que la responsabilisation Des processus équitables et transparents contribuent à la création d’un milieu de travail productif les « 4 B » (la bonne personne, possédant les bonnes qualifications, au bon endroit, au bon moment) Measuring Success: 20 % increase in usage of common WDs 20 % increase in use of collective staffing actions 20 % increase in appointments using collective staffing 20 % faster processes

16 Continuer notre voie à suivre
Meilleure intégration de la planification des activités et des RH ainsi que des stratégies pluriannuelles Recours plus général aux descriptions de travail collectives Stratégies de mise en œuvre ciblées pour la gestion de la dotation à l’échelle nationale et régionale Amélioration de la formation et des communications destinées aux gestionnaires et aux fournisseurs de services de RH