Université Montpellier 1 - DSI Fabienne Ricart

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1 Université Montpellier 1 - DSI Fabienne Ricart
Gestion des candidatures étudiantes eCandidat pour l’UM1 OPI pour Rennes 1 D Université Montpellier 1 - DSI Fabienne Ricart esup days

2 Le projet Le projet : gérer informatiquement les candidatures des étudiants pour les procédures nécessitant une commission d’accès de l’Université. Le contexte : L’université Montpellier 1 compte 9 composantes 1 composante disposait d’une solution quelle souhaitait améliorer et mieux intégrer esup days

3 La démarche Projet validé lors du CORI du 30 juin 2008
Chef de projet : Pr. Marielle CADOPI doyenne de STAPS Création d’un groupe projet avec des représentants de chaque composante, le SCUIO-IP, la DEVE et la DSI et rédaction d’un cahier des charges UM1 Connaissance des travaux sur Rennes 1 : rencontre des équipes projets et étude des cahiers des charges respectifs Création d’une application par l’université de Rennes 1 et l’UM1 basée exclusivement sur Apogée Campagne 2009 : 4 composantes, 60 formations, candidats Campagne 2010 : généralisation de la démarche et harmonisation des dossiers de candidature de l’université (validé par la gouvernance en novembre 2009) Du concours d’orthophonie(bacheliers) aux M2 et aux préparations aux concours (agrégation)‏ Composantes : ISEM, STAPS, Médecine, Droit esup days

4 Point technique Pré-requis : Installation Environnement JAVA
Un SGBD MySql ou Oracle Serveur d’application TOMCAT Authentification par SSO-CAS un annuaire LDAP (recherche people)‏ Apogée Installation installation des 2 webServiceApogee AMUE (400lm et 400ly) webServiceApogee (esup-ws-si). L’application est compilée avec java (jdk1.6.0)‏ Serveur application Tomcat 5.5 ou 6 Oracle 10g ou MySql Du concours d’orthophonie(bacheliers) aux M2 et aux préparations aux concours (agrégation)‏ Composantes : ISEM, STAPS, Médecine, Droit esup days

5 Champs demandés aux étudiants
Sont configurés par défaut les champs suivants : Au moment de la création de son dossier, champs obligatoires : état civil baccalauréat cursus post-bac Champs facultatifs : Cursus professionnel ou des stages Formations complémentaires professionnalisantes Il est possible d’ajouter des champs à remplir pour l’étudiant ; c’est le formulaire complémentaire. (attention, ces champs ne font pas partie des extractions Excel)‏ Les champs remplis en ligne sont réutilisables pour plusieurs diplômes Etat civil, cursus internet et externe rappatriés d’Apogée pour les étudiants connus esup days

6 Que permet de faire eCandidat ?
Avant la campagne : De paramétrer dans le logiciel les diplômes concernés, ce sont les commissions En se basant sur des VET Apogée ouvertes pour la campagne Avec un calendrier de candidature Avec des pièces justificatives à joindre au dossier D’ajouter des questions en plus de celles posées en standard (formulaire complémentaire – outil Orbéon)‏ Les étudiants remplissent 3 écrans pour se créer un dossier : état civil, baccalauréat, cursus post bac esup days

7 eCandidat : backOffice
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8 eCandidat : création d’une commission
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9 Formulaire complémentaire - Orbéon
Pour les gestionnaires esup days

10 Ouverture de la campagne
ENT Site internet Étudiant UM1 Ancien étudiant UM1 Dossier eCandidat pré- rempli Étudiant inconnu Impression Envoi du dossier par courrier esup days Dossier eCandidat à remplir

11 eCandidat : écran étudiant avant connexion
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12 eCandidat : écran étudiant
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13 Que permet de faire eCandidat ?
Pendant la campagne, de saisir l’avancement du traitement du dossier de l’étudiant : Dossier « arrivé » (vérifié ou pas)‏ Dossier « arrivé mais incomplet », saisie des pièces manquantes  L’étudiant peut se reconnecter à tout moment, il est averti par mail dés que son dossier est modifié, sa page personnelle est mise à jour. Après la commission, De saisir les résultats Liste principale (confirmation, IA web, prise de rendez-vous)‏ Liste complémentaire (avec un rang)‏ De rapatrier les données dans Apogée pour les inscriptions. Les résultats doivent être validés esup days

14 Que permet de faire eCandidat ?
A tout moment eCandidat permet aux gestionnaires de : Consulter le nombre de candidats par commission Consulter un dossier en particulier D’extraire sous Excel tous les champs saisis par les candidats (sauf le formulaire complémentaire)‏ esup days

15 eCandidat : extractions Excel
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16 eCandidat : extractions Excel
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17 Retour d’expérience, campagne 2009
Des difficultés au démarrage Calendrier trop serré n’ayant pas permis des tests suffisants Des difficultés rencontrées par les étudiants pour remplir en ligne les dossiers (en particulier le formulaire complémentaire)‏ Nécessité d’avoir une VET ouverte pour la campagne en cours au début de l’année civile (pb organisation UM1)‏ Harmonisation des dossiers et pièces justificatives (pb UFR)‏ Des gains Pour les étudiants, un meilleur suivi Procédure allégée pour les gestionnaires et responsables de commission Bugs de démarrage résolus Difficultés des étudiants : amélioration de l’ergonomie en cours Gains pour les étudiants : mails et suivi en ligne de leur dossier, pour les étudiants UM1 dossier pré-rempli Gains pour le personnel UM1 : des dossiers dactylographiés, envois de mails auto, gestion des pièces manquantes, gestion des résultats esup days

18 Organisation des développements
Développement en collaboration Définition et assignation des tâches dans SourceSup Liste de diffusion Avec le logiciel eclipse En utilisant SVN pour gérer les versions Et le framework de développement esup-commons esup days

19 Améliorations apportées à la campagne 2010
Meilleure communication sur le site internet UM1, présentation aux enseignants dans les composantes Amélioration de l’ergonomie de l’application Gestion de la formation continue (Rennes 1)‏ Gestion des campagnes et de l’archivage Gestion automatique de la liste complémentaire Module de statistiques Utilisation de l’application par la DRH pour le recrutement des enseignants ATER Bugs de démarrage résolus Difficultés des étudiants : amélioration de l’ergonomie en cours Gains pour les étudiants : mails et suivi en ligne de leur dossier, pour les étudiants UM1 dossier pré-rempli Gains pour le personnel UM1 : des dossiers dactylographiés, envois de mails auto, gestion des pièces manquantes, gestion des résultats esup days

20 Pistes d’évolution UM1 : 2011
Meilleure intégration d’Orbéon, empêcher l’impression du dossier tant que le formulaire complémentaire n’est pas rempli Utilisation de l’application pour toutes les procédures sélectives de l’établissement Nouvelle version répondant aux besoins de la DRH Bilan positif, application reconduite et généralisée Filières sélectives : M2, L3 Procédures sélectives : L1 pour les bacheliers hors académie par exemple esup days

21 eCandidat, OPI Questions ?
Wiki : Liste d’échange autour de l’application : SourceSup : [57SI] Opérations de préinscription Questions ? esup days