QUESTIONS LES PLUS FREQUEMMENT POSEES PAR LES GAL*

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1 QUESTIONS LES PLUS FREQUEMMENT POSEES PAR LES GAL*
COOPERATION QUESTIONS LES PLUS FREQUEMMENT POSEES PAR LES GAL* * Questions recueillies par les RIA GSO et Grand Est

2 PARTENAIRES HORS LEADER PROCEDURE
QUESTIONS/REPONSES QUESTIONS DE FOND ASPECTS FINANCIERS PARTENAIRES HORS LEADER PROCEDURE

3 QUESTIONS DE FOND

4 Dans le cadre du thème fédérateur Valorisation des ressources naturelles et culturelles, et d’une stratégie du volet 1 élaborée sur un thème très spécialisé, est-il possible de construire un projet de coopération sans lien avec le thème spécialisé mais bien inscrit dans les questions de valorisation des ressources naturelles et culturelles ? Peut-on construire un projet de coopération sans lien direct avec le thème fédérateur du volet 1 ?

5 De manière générale, un projet de coopération doit prolonger la stratégie locale de développement du territoire. Ainsi, s’il n’est pas indispensable que le projet volet 2 colle parfaitement au thème fédérateur du GAL, il est important de pouvoir démontrer que le projet vient compléter les actions qui sont mises en œuvre au niveau local et vienne renforcer la stratégie globale du GAL et du territoire au sens plus large.

6 Peut-on être chef de file d'un projet de coopération sur un thème fédérateur autre que le sien ?

7 REPONSE 2 Au regard de la réponse à la question précédente, il importe de raisonner non pas en terme de thème fédérateur mais en terme de prolongement de la stratégie de développement. Ainsi, si le projet vient prolonger la stratégie locale de développement du GAL, celui-ci peut en être coordinateur sans que le thème fédérateur ne soit à considérer.

8 Qu’existe t’il comme organisation autour de la coopération
Qu’existe t’il comme organisation autour de la coopération ? (Exemple d’un territoire qui missionne un consultant pendant 40 jours sur 1 an et demi : est-ce accepté ?)

9 REPONSE 3 Il existe, en France comme en Europe, différentes organisations auxquelles les GAL peuvent faire appel dans le cadre de la conception ou du montage de projets de coopération. Certaines de ces structures sont financées directement par le programme Leader. Elles connaissent bien le programme et leur intervention est gratuite pour les GAL.

10 Il s’agit notamment : - de l’Unité nationale d’animation, - des réseaux interrégionaux d’animation et de leurs relais de proximité, - du Contact Point de l’Observatoire des territoires ruraux qui peut également accompagner les GAL, en particulier dans leur recherche de partenaires - des autres unités nationales : elles peuvent être contactées via l’Unité française d’animation qui entretien d’excellentes relations avec elles et qui pourra, si certains GAL devaient ne pas parler grec ou suédois couramment, faciliter les choses en terme de langue de travail !

11 D’autres organisations peuvent apporter gratuitement un soutien significatif. C’est en particulier le cas de certaines collectivités qui ont des services internationaux et/ou des liens de jumelage avec des régions avec lesquelles des GAL peuvent coopérer dans le cadre de Leader. Utiliser cette ‘porte d’entrée’ permet souvent de faciliter les premiers contacts avec des partenaires potentiels et peut parfois donner plus facilement accès à des co-financements pour la mise en œuvre des actions de partenariat. En terme d’accompagnement sur des questions d’éligibilité ou de procédure, l’interlocuteur prioritaire reste le CNASEA et ses délégations régionales.

12 Si toutes ces organisations devaient ne pas être suffisantes ou pour un accompagnement à la mise en œuvre, au suivi et à la gestion du partenariat et du projet, les GAL peuvent également avoir recours à un accompagnement soit interne (embauche d’une personne dédiée spécifiquement à la coopération) soit externe (rémunération d’un prestataire extérieur). Les missions à assurer, le temps de travail prévu et, pour les interventions extérieures, le rendu de la prestation sont à préciser clairement dès la demande de financement.

13 ASPECTS FINANCIERS

14 Maquette budgétaire à plusieurs partenaires, quelle méthode existe-t-il pour la bâtir ?

15 REPONSE 1 Il existe autant de méthodes que de partenaires. Il semble qu’une bonne pratique consiste à partir des tâches à réaliser, du chiffrage budgétaire de ces tâches et de leur répartition entre les partenaires. A partir de là, la maquette budgétaire ‘coule de source’. Le CNASEA n’a pas souhaité fixer de règle unique. Les situations locales et les projets sont en effet tellement variés qu’il n’est pas possible de créer une règle du jeu unique qui puisse s’appliquer à tous les cas. En cas de question sur un cas pratique, la meilleure solution consiste à contacter rapidement la DR du GAL chef de file qui pourra émettre un avis et orienter les groupes vers une solution qui corresponde au projet qu’il est prévu de mettre en œuvre.

16 Comment fonctionne la rétroactivité sur un dossier volet 2 ?

17 Les opérations totalement rétroactives sont inéligibles.
REPONSE 1 Les opérations totalement rétroactives sont inéligibles. Ce que l’on appelle la rétroactivité (qui est en fait une rétroactivité partielle) fonctionne sur le volet 2 comme elle fonctionne sur le volet 1 : Une opération programmée par le GAL au titre du volet 2 ne doit pas être terminée à la date de l’accusé de réception dossier complet (délivré par le GAL au porteur de projet). Or, pour pouvoir déposer une demande de subvention pour une opération, il faut absolument que cette opération se rattache à une fiche action. Dans le cadre du volet 2, la fiche action devient ‘réelle’ et opérationnelle à partir du moment où le projet de coopération est approuvé en comité national de sélection.

18 2. AR dossier complet délivré par la DR au GAL chef de file
Les étapes de montage d’un projet sont, chronologiquement, les suivantes : 1. Dépôt du dossier de demande de financement au titre du volet 2 par le GAL chef de file 2. AR dossier complet délivré par la DR au GAL chef de file 3. Acceptation du projet en CNS volet 2  la fiche action de chaque GAL existe mais ne sera validée qu’après signature par chaque GAL partenaire de l’avenant qui le lie au CNASEA 4. Dépôt de demandes de subvention dans le cadre du volet 2 par porteurs de projet au GAL 5. AR dossier complet délivré par le GAL au porteur de projet 6. Programmation d’opérations à rattacher à la fiche action volet 2 Une opération qui s’inscrirait dans le cadre du projet peut par conséquent être éligible si elle n’est pas terminée à l’étape 4. Signatures avenants GAL-CNASEA

19 Pour ce qui est de la signature des avenants aux conventions GAL CNASEA, le CNASEA invite vivement les GAL à les signer entre les étapes 3 et 4. En effet, si le partenariat devait, pour une raison ou une autre, ne pas pouvoir se concrétiser, le projet ne pourrait pas être mis en œuvre. Les fiches actions seraient alors bloquées, voire annulées, et aucun versement (d’avance) ne serait effectué au GAL. Les éventuels engagements que le GAL pourrait avoir pris auprès de porteur de projet (étapes 5 et 6) ne pourraient jamais être honorés… C’est un risque qu’il convient de bien mesurer avant de choisir d’aller de l’avant.

20 Pour un dossier euros : l’opération faisant l’objet de la demande de financement ne doit pas être terminée à la date d’accusé de réception dossier complet. Les dossiers ‘3.000 euros’ étant souvent relatifs à des déplacements, ces déplacements ne doivent pas avoir eu lieu. Dans tous les cas, il est fortement conseillé aux GAL d’anticiper afin d’augmenter leurs chances de voir leur projet retenu… et donc leur déplacement remboursé.

21 Il y a-t-il une participation minimum au budget, d'une association ayant la maîtrise d'ouvrage du projet de coopération ?

22 REPONSE 3 Aucune participation minimum d’un maître d’ouvrage n’est exigée dans le cadre de la coopération, qu’il s’agisse d’une association ou d’un autre type de structure. Toutefois, l’implication du maître d’ouvrage dans le projet doit être démontrée. Une implication financière minimum (disons de l’ordre de 10% environ) est, à ce titre au moins, toujours bienvenue. Si l’implication financière est moindre, voire nulle, il convient de veiller à bien expliciter pour quelle raison il n’y a aucune participation financière et comment l’implication, par exemple technique, peut compenser.

23 Quels sont les documents comptables à récupérer par le GAL chef de file, chez le GAL partenaire pour paiement du solde, pour projet de coopération inter-territoriale ?

24 REPONSE 4 Il n’est pas nécessaire pour le GAL chef de file de récupérer des documents comptables auprès des GAL partenaires. Au moment de la demande de paiement du solde, il est demandé que le GAL chef de file fournisse un rapport d’activité complet signé de tous les partenaires (GAL et non GAL) ainsi que, pour chaque partenaire, une lettre indiquant que le projet est terminé sur son territoire. Ce rapport comporte une partie financière qui présente un état des dépenses global et un état partenaire français par partenaire français. L’autorité de gestion se base sur ce rapport et effectue les recoupements avec les informations extraites de PRESAGE. Des informations complémentaires peuvent, en cas de besoin, être demandées au GAL coordinateur mais si le rapport est suffisamment explicite, ceci ne devrait pas être nécessaire. Une fois les recoupements et vérifications effectués, le solde est débloqué pour tous les GAL français partenaires.

25 Quels sont les systèmes d’avance et d’acomptes existants pour le volet 2 ?

26 Comme le précise le guide de gestion relatif au volet 2 :
REPONSE 5 Comme le précise le guide de gestion relatif au volet 2 : - pour les GAL qui ne sont pas en gestion directe : Une fois que tous les GAL partenaires français concernés ont signé un avenant à la convention passée avec le CNASEA, la signature de l’avenant à la convention débloque pour chaque GAL français impliqué financièrement dans le projet, le versement d’une avance de 5% du montant FEOGA de la fiche action volet 2 qui le concerne. La reconstitution de l’avance se fait de la même manière que pour le volet 1, en parallèle des appels de fonds et sur base des factures qui ont été saisies par les GAL (le montant FEOGA versé dans le cadre du volet 2 est de 50% du montant total des factures éligibles encodées). Les versements se font pour chaque GAL de manière indépendante des versements faits aux autres partenaires impliqués dans le même projet. Cette reconstitution est bloquée automatiquement, pour chaque GAL français financièrement impliqué, à 95% du montant de la fiche action volet 2 qui le concerne (dans la limite des disponibilités de crédits dont dispose l’Autorité de Gestion). Pour obtenir le versement du solde, le projet doit être terminé et le chef de file doit remettre au CNASEA un rapport d’exécution complet (voir point ci-dessous). Ce rapport est signé par tous les partenaires français (et si possibles étrangers, le cas échéant). Il signifie que le projet est terminé et donne de l’information sur les opérations qui ont été mises en œuvre, les résultats qui ont été atteints… Il s’agit pour tous les partenaires de rendre compte des opérations sur lesquelles ils s’étaient engagés.

27 - pour les GAL qui sont en gestion directe :
La gestion financière du projet de coopération s’effectue comme pour toute fiche action du volet 1 : le GAL programme des opérations et les versements sont effectués directement par la Délégation Régionale du CNASEA dont dépend le GAL, une fois que tous les GAL partenaires concernés ont signé un avenant à la convention passée avec le CNASEA. Le volet 2 est géré comme l’est le volet 1 : Le GAL peut percevoir une avance pour les opérations dont il assure directement la mise en œuvre. Cette avance est reconstituée comme pour une opération relevant du volet 1. Les autres opérateurs du projet peuvent percevoir, après approbation du Comité de Programmation du GAL, une avance pour l’opération dont ils ont la charge. Cette avance est reconstituée selon les mêmes modalités que pour une opération relevant du volet 1. Le CNASEA effectue les paiements des opérations relatives à un projet de coopération donné jusqu’à hauteur de 95% de l’enveloppe attribuée au GAL pour la mise en œuvre de ce projet. Les paiements complémentaires ne sont effectués qu’après remise d’un rapport d’exécution attestant que le projet est bien terminé sur tous les territoires impliqués (voir le point suivant). Ceci signifie que certaines opérations auront pu être payées à 100% (les premières réalisées pour lesquelles les opérateurs auront justifié de 100% de dépenses acquittées) alors que d’autres n’auront peut être été payées qu’à quelques %, en fonction des dépenses qui auront été justifiées.

28 Quelles sont les modalités de versement des 3000 € dans le cas d’un projet mis en œuvre par une structure locale ?

29 La aussi, le guide de gestion volet 2 est assez explicite :
REPONSE 6 La aussi, le guide de gestion volet 2 est assez explicite : De manière exceptionnelle, une autre structure (GAL partenaire ou structure de terrain telle une association) pourra avoir encouru des dépenses dans le cadre du projet. Les factures qui lui auront été adressées pourront être soumises pour remboursement via le GAL chef de file. Dans ce dernier cas, le GAL chef de file français indique, dans le courrier de demande de remboursement les sommes à rembourser à chaque structure et joint un courrier de demande de remboursement de chaque structure ainsi qu’un récapitulatif signé, les factures acquittées correspondantes (ou leur copie), une attestation de la situation de chaque structure au regard de la TVA, une attestation de non double financement, un RIB original, les coordonnées complètes et le numéro de SIRET. Cette répartition des remboursements doit rester tout à fait exceptionnelle

30 - un courrier de demande de remboursement de la structure locale
C’est donc au GAL coordinateur de fournir la demande de remboursement au CNASEA. Cette demande de remboursement contient : - un courrier du GAL au CNASEA demandant remboursement de telle somme à telle structure locale (préciser le nom de la structure, son adresse et ses coordonnées bancaires complètes) - un courrier de demande de remboursement de la structure locale - un récapitulatif de dépenses signé du président et du trésorier de la structure locale (ou du comptable… voir annexe 10 du guide de gestion volet 2), - les factures acquittées correspondantes (ou leur copie), - une attestation de la situation de la structure locale au regard de la TVA, - une attestation, signée d’un responsable de la structure locale, de non double financement du projet, - un RIB original de la structure locale, ses coordonnées complètes et son numéro de SIRET. Si plusieurs structures locales ont avancé les frais dans le cadre d’un euros, les éléments listés ci-dessus seront à fournir pour chaque structure locale.

31 Quel est le montant minimal des dépenses de partenaires MEDA admis pour un projet de CT ?

32 REPONSE 7 Il est difficile d’apporter une réponse chiffrée à cette question : tout dépend du type de projet et de l’implication (technique) démontrée des partenaires hors UE. Si le caractère commun de l’action à développer est avéré et si l’implication des partenaires est réelle et démontrée, une implication financière ‘symbolique’ peut être suffisante.

33 Quid de la possibilité de prise en charge par les français des frais d’hébergement et de restauration des partenaires MEDA en France et réciproquement dans le pays MEDA ?

34 REPONSE 8 Dans le programme Leader, comme de toute autre initiative communautaire, seules les dépenses intracommunautaires peuvent être prises en compte. Une exception est tolérée dans le cadre de la coopération : des dépenses effectuées en dehors du territoire de l’Union peuvent être prises en compte à condition qu’elles s’inscrivent dans le cadre d’un projet de coopération bien identifié et qu’elles bénéficient directement au territoire éligible partenaire et à ses représentants. Compte tenu de ces éléments, en théorie, les français qui se déplacent prennent en charge l’ensemble des frais liés à leur déplacement (frais de transport, d’hôtel, de restauration…). Pour aller dans le sens de l’indispensable convivialité qui augmente les chances de réussite d’un projet, l’autorité de gestion accepte que le territoire hôte prenne en charge les frais d’hébergement et de repas des ‘invités’ à condition toutefois que la réciprocité soit démontrée. Ainsi, les représentants français pourront être pris en charge lors de leur visite sur le territoire partenaire et ils prendront en charge les frais d’hébergement et de restauration des représentants du territoire partenaire lors de leur visite. Ceci peut également s’appliquer aux frais de déplacement internes mais pas aux frais de transport transnationaux.

35 Quels sont les justificatifs à apporter pour les prestations en nature ?

36 REPONSE 9 Comme dans le cadre du volet 1 (voir la fiche 8 du guide de gestion volet 1), il est indispensable que la valeur de la contribution en nature soit estimée et contrôlée à titre indépendant, soit sur la base des barèmes officiels (…), doit par un professionnel tiers et indépendant. Une solution simple consiste, pour une contribution apportée en nature, à fournir des devis relatifs à des prestations équivalentes et à se baser sur ces devis pour évaluer le montant de la contribution apportée. Les autres points de la fiche 8 du guide de gestion relatif au volet 1 sont également applicables. Pour ce qui est des montants maximum des contributions en nature, nous demandons aux GAL de se caler sur le bénévolat. Ceci signifie que les contributions en nature ne doivent pas représenter plus de 20% des dépenses éligibles avec un plafond de euros par opération.

37 Quels sont les délais pour le paiement des subventions 3000 €
Quels sont les délais pour le paiement des subventions 3000 € ? (un GAL a justifié les dépenses et attend versements depuis plus de 6 mois)

38 REPONSE 10 En général, le remboursement des frais est assez rapide (une semaine de traitement environ et des délais de paiement qui varient entre 2 et 3 semaines). Les dossiers parviennent toutefois souvent incomplets au CNASEA. Ceci implique des délais de traitement plus longs, des allers-retours parfois nombreux entre le CNASEA et le GAL concerné afin de rassembler toutes les pièces nécessaires… Les GAL sont invités, au moment de la préparation de leur demande de remboursement, à relire la partie correspondante du guide de gestion volet 2 et à bien lire les précisions que contient la notification d’approbation de leur projet. Elle contient des informations essentielles sur les justificatifs qui seront obligatoirement à produire (titres de transport en plus des factures des agences de voyage par exemple). Le cas évoqué dans la question est tout à fait exceptionnel et ne devrait pas se reproduire.

39 La subvention de l’idée au projet peut-elle financer de l’animation pour la rencontre ?

40 REPONSE 11 Comme précisé dans le guide de gestion volet 2 (page 25), il est tout à fait possible d’utiliser une partie des euros pour financer l’animation lors des rencontres. Cette animation fera alors partie de la ligne ‘assistance technique légère’ du budget. Elle ne devra pas représenter plus de 30% du coût total du ‘3.000 euros’. Comme précisé également dans le guide de gestion volet 2, si cette animation de réunion peut être éligible, le temps de travail des animateurs dans leurs missions classique d’accompagnement des projets n’est pas éligible aux euros.

41 Est- ce qu’un territoire non Leader qui coopère avec un GAL peut mobiliser d’autres fonds européens (type INTERREG) ?

42 REPONSE 4 Des fonds européens autres que Leader peuvent intervenir sur toutes les dépenses qui ne sont pas déjà prises en compte sur le programme. Ainsi, dans le cadre d’un projet de coopération, si certaines dépenses liées à l’animation et portées par le territoire non Leader font déjà l’objet d’un financement européen dans le cadre du programme Leader, elle ne pourront pas être éligible à un autre programme. Toutes les dépenses non éligible à Leader ou non prises en compte dans le plan de financement présenté au titre du programme peuvent faire l’objet d’un financement via un autre programme européen. Il semble important, dans ce cas là, d’être transparent quant à l’autre source de financement européen et de bien tracer quelles dépenses seront prises en compte côté Leader et côté autre programme européen. Il est en effet impératif de pouvoir démontrer à tout moment qu’aucune dépense n’a fait l’objet d’un financement européen au titre de deux programmes !

43 Si l’animation du projet de coopération sera effectuée par l’animateur du V1, comment le mentionner dans le budget : en dépenses ? en contrepartie ? Et qu’est ce que cela implique ensuite comme modification de la fiche action animation sur le V1 ?

44 REPONSE 5 Si l’animation du projet de coopération est effectuée par l’animateur qui travaille également dans le cadre du volet 1, deux options : - soit le GAL décide de faire émarger le temps d’animation du projet de coopération sur le volet 1. Dans ce cas, le salaire de l’animateur continue d’émarger au volet 1 sans modification de la fiche action correspondante et sans ligne ‘animation’ dans le budget du projet volet 2. Il est bienvenu, dans ce cas, de préciser dans la demande de financement relative au projet de coopération que l’animation sera effectuée par l’animateur volet 1 et émargera sur le volet 1. - soit le GAL prévoit, dans le budget de son projet de coopération une ligne spécifique ‘animation’ et décide que l’animateur V1 assurera en parallèle volets 1 et 2. Dans ce cas, il convient que l’animateur fasse, volet par volet, un relevé de temps passé. Ceci permettra de prendre en compte, sur chacun des volets, le temps effectivement justifié. Le temps pris en charge sur le volet 2 ne pourra plus émarger au volet 1. Un suivi et un traçage clair sont nécessaire pour éviter tout problème ultérieur. La fiche action ‘animation’ du volet 1 pourra être réduite du temps de travail ayant basculé sur le volet 2 mais ce point pourra être vu ultérieurement, par exemple en fin de programme au moment des réajustements des maquettes que les GAL auront certainement à effectuer.

45 Il peut aussi être décidé de confier la tâche d’animation du projet à une structure autre, par exemple un porteur de projet ou un maître d’ouvrage local. Dans ce cas, il convient de préciser la capacité technique et financière qu’à la structure choisie pour animer (et, le cas échéant, gérer) le projet. Il n’est également pas superflu de prévoir, au sein du GAL, un peu de temps pour suivre le projet, en particulier sur les aspects administratifs et la consolidation financière. Quelque soit la solution choisie d’animation en interne du projet de coopération, attention à ce que le fait de mener des projets de coopération n’implique pas une diminution trop importante des ressources humaines affectées à l’animation du volet 1. Il est en effet important que la mise en œuvre du volet 1 continue à se faire de manière fluide. Il peut ainsi être nécessaire de conserver le même temps d’animation pour le volet 1 et d’embaucher une personne supplémentaire pour assurer l’animation volet 2 (qui peut aussi demander des compétences spécifiques, par exemple techniques ou linguistiques, que l’animateur volet 1 n’a pas forcément). Ceci pose bien entendu la question des co-financements à trouver.

46 ASPECTS FINANCIERS

47 Quid de la possibilité d’un Pays à être partenaire d’un projet de coopération inter-territorial et quid de son cofinancement au titre du FEOGA (de quoi on parle quand on parle de communication et d’animation pris en charge par Leader+)?

48 REPONSE 1 Comme le précise le guide de gestion relatif au volet 2, un pays reconnu peut tout à fait être partenaire d’un GAL dans le cadre d’un projet de coopération inter-territorial. Les dépenses d'animation sont éligibles dans le cadre d’un projet de coopération inter-territoriale, qu’elles concernent un territoire bénéficiaire de l’Initiative ou un territoire non bénéficiaire mais organisé selon l’approche Leader. Les orientations de la Commission européenne datant de janvier 2004 précisent que l'animation que l'on entend ici concerne les fonctions de coordination nécessaires pour la mise en œuvre du projet : rencontre avec les partenaires, tâches administratives et financières du groupe chef de fil chargé de la coordination, définition juridique de l'accord de coopération... et propose de répartir ces coûts entre les partenaires.

49 Dans le cadre du programme français, l’autorité de gestion a avons choisi d'avoir une lecture plus souple de cette notion d'animation: en partant du principe que l'animation volet 1 couvre aussi ce qui concerne la promotion du programme et la communication large autour du programme, il a été décidé que les frais de communication large autour du projet de coopération seraient éligibles au titre du volet 2. Ainsi une plaquette présentant le projet de coopération dans son ensemble est éligible en totalité, pour les territoires bénéficiaires comme pour les non bénéficiaires. En revanche, un document de promotion d’une opération spécifique qui se rattache au projet ne peut plus être considérée comme de l’animation étant donné qu’elle n’a plus vocation à faire la promotion du projet global. Ce document de promotion ne pourra pas faire l’objet d’un financement Leader pour les non bénéficiaires du programme.

50 Existe-il des exemples de projets où des Pays seraient associés à des projets de coopération inter-territoriale ?

51 REPONSE 2 Oui, il existe quelques projets au sein desquels des territoires non Leader (pays, parc naturel non Leader, agglomération…) sont impliqués. C’est en particulier le cas des projets suivants : - Regards croisés sur le paysage coordonné par le GAL du Pilat avec comme partenaires le GAL Monts et Montagne d’Ardèche et le PNR du Vercors qui est non GAL - Chemins et sentiers du Val d'Allier et du vignoble Saint Pourçinois coordonné par le GAL Val de Sioule Forterre avec comme partenaires le GAL Bocage Bourbonnais et la Communauté d’agglomération de Moulins qui est non GAL

52 PROCEDURE

53 A quelle date faut-il transmettre l’accord de partenariat au CNS ?

54 REPONSE 1 Il n’est pas indispensable de fournir un accord de partenariat au moment du dépôt du dossier de candidature pour présentation devant le comité national de sélection volet 2. C’est en effet une fois que le projet est approuvé que ce document devient nécessaire. Sans lui, il n’est pas possible de déclencher la phase de signature des avenants aux conventions qui lient les partenaires au CNASEA. Toutefois, le fait de le fournir au moment du dépôt du dossier peut démontrer que le partenariat est solide, que les discussions sur la répartition des tâches, les délais, et les participations financières sont déjà bien avancées, et donner des arguments supplémentaires à votre dossier.

55 Pouvez-vous nous transmettre le calendrier des dates limites de dépôt des demandes d’ici la fin du programme (décembre 2008), ainsi que la dernière date pour déposer des dossiers 3000 € ? (toutes les dates des CNS fin 2005, 2006, 2007 et 2008)

56 REPONSE 2 Pour les dossiers relatives à la mise en œuvre de projets de coopération inter-territoriale ou transnationale, les comités de sélection se réunissent tous les ans aux dates suivantes : fin mars, fin juin, mi octobre et fin décembre. Les dates précises de ces comités sont arrêtées au comité précédent. Les dossiers de candidature sont à remettre à la délégation régionale dont dépend le GAL chef de file un mois à trois semaines avant la date du comité. Ce délai permet la transmission des dossiers des GAL vers le siège du CNASEA et vers l’Unité nationale d’animation où une première instruction a lieu avant transmission des dossiers consolidés aux membres du comité. Pour information, les membres du comité doivent impérativement avoir reçu les dossiers consolidés complets au moins 2 semaines avant le comité… Si on enlève les délais de transmission postale, les délais sont très serrés !

57 Quelles sont les échéances pour la réalisation des projets de coopération pour la fin du programme Leader+ et sous quelles conditions ?

58 REPONSE 3 Comme pour toutes les autres opérations qui se rattachent au programme, les projets de coopération et toutes les opérations qui s’y rattachent doivent être terminées et payées au 31 décembre Pour ce qui est des modalités pratiques relatives à la fin du programme, la Commission européenne finalise actuellement des orientations (pour l’ensemble des volets) sur lesquelles l’autorité de gestion devra se baser pour fixer les ‘règles du jeu’. Celles-ci seront communiquées aux GAL dès que possible.

59 La date de dépôt du dossier de coopération en DR CNASEA correspond à la date de réception du dossier en DR ou à la date du Cachet de la poste ?

60 REPONSE 4 La date de dépôt du dossier de coopération en DR CNASEA correspond à la date de réception du dossier en DR. Si des compléments arrivent plus tard, le CNASEA tentera de les prendre en compte et de les soumettre aux membres du comité national de sélection. Étant donnés les délais serrés, l’autorité de gestion ne peut apporter aucune garantie sur ce dernier point. Dans tous les cas, les GAL sont invités à anticiper sur les dates de quelques jours au moins afin que leur dossier puisse être relu attentivement par le RIA, l’UNA et le CNASEA afin, le cas échéant, que des compléments puissent être apportés avant envoi des dossiers aux membres du comité (pour information, les membres du comité doivent recevoir les dossiers au plus tard 15 jours avant la date de réunion). L’expérience des uns et des autres permet en effet d’identifier des points que lesquels le comité pourrait s’interroger et permet au GAL d’anticiper sur les réponses qu’il peut apporter, augmentant ainsi les chances que son projet soit retenu…

61 Et comment les autres participent ?
Pour les GAL partenaires français d’une CTN ou CIT, est-il possible de mutualiser une personne à temps plein sur le projet de coopération ? Le coût de cette personne serait réparti entre les territoires partenaires. Exemple si 3 GAL coopèrent ils prennent chacun à leur charge 1/3 temps. Mais comment cela peut se faire en terme de justificatifs, etc… ce serait le chef de file qui embauche ? Et comment les autres participent ?

62 REPONSE 1 Les GAL sont invités à prévoir les moyens suffisants pour mettre en œuvre et suivre les actions de coopération qu’ils entreprennent. Le fait que certains pensent à mutualiser une compétence coopération autour de plusieurs GAL et plusieurs projets est tout à fait bienvenu. En terme de montage, différentes solutions sont possibles. Partons de l’exemple proposé, à savoir une coopération entre 3 GAL : - soit la personne est embauchée par un des GAL qui facture ensuite à chacun des deux autres 1/3 du temps de cette personne (et des éventuelles charges de structures qui s’y rattachent) - soit, comme dans le cas précédent la personne est embauchée par un des GAL et les deux autres lui versent une subvention couvrant 1/3 du salaire de la personne et pour laquelle la notification mentionnant explicitement ce qu’il s’agit de couvrir, - soit la personne est embauchée à tiers temps sur chacun des trois GAL - soit la personne est indépendante et facture un certain nombre de jours à chacune des trois structures. Cette liste de proposition n’est peut être pas exhaustive et les GAL peuvent proposer d’autres solutions.

63 Est-ce que certains "3000 euros" acceptés ont déjà pris en compte une "assistance technique légère", quel cahier des charges ? Procédure d'appel d'offres ? Budget ? Pertinence ?

64 REPONSE 2 Certains dossiers ‘3.000 euros’ ont déjà pris en compte une assistance technique légère de maximum 30% de l’enveloppe de cette phase préalable. La demande de financement doit présenter clairement les tâches qui seront assurées dans le cadre de cette ‘assistance technique’, la manière dont elle seront assurées, les références de la ou des personnes ou structures qui interviendront et les résultats concrets (dossiers, compte rendus…) qui seront demandés. Ainsi, sans parler d’un ‘cahier des charges’, il est important (tant pour le GAL que pour le comité national d’attribution amené à se prononcer sur les projets), que soit bien définie cette assistance technique afin qu’elle serve réellement le projet et qu’elle permette aux GAL d’avancer de manière significative sur la définition des actions à mettre en œuvre par la suite.

65 Une procédure d’appel d’offres n’est pas nécessaire étant donnés les montants en jeu. Il peut toutefois être pertinent de mettre plusieurs structures en concurrence afin de voir laquelle propose le meilleur rapport qualité-prix. Ceci est une règle générale de saine gestion des fonds et n’implique pas de procédure particulière si ce n’est des demandes de devis basés sur une description précise des tâches à assurer et des rendus attendus. En terme de budget, cette assistance technique ne peut représenter plus de 30 % du budget de la phase ‘de l’idée au projet’ soit 900 euros si un seul partenaire français est impliqué et prévoit de consommer la totalité des euros. Pour ce qui est de la pertinence d’un recours à cette assistance technique légère, seuls les groupes et les porteurs de projet peuvent estimer que, pour le projet qu’ils souhaitent développer, ce type d’intervention peut être nécessaire. Ce qui est certain, c’est que dans la phase amont à la mise en œuvre d’un projet local, et encore plus d’un projet de coopération, il est rare de disposer en interne d’une personne qui, à la fois, soit spécialisée dans l’animation de réunion multilingues et multiculturelles, puisse mener une mini-étude de faisabilité ou de marché et puisse assurer un accompagnement technique sur des sujets très pointus.

66 Il peut par conséquent être très positif d’avoir recours à une personne extérieure qui, en plus de compétences spécifiques, apportera un regard extérieur, neutre et pourra être à même de faire des propositions nouvelles que les représentants des territoires partenaires n’auront peut être pas envisagées.

67 Y aura-t-il des CNS coopération jusque fin 2007 ?

68 REPONSE 3 Aujourd’hui, nous pouvons dire qu’il y aura des comités nationaux de sélection volet 2 jusqu’à fin De manière exceptionnelle, pour des projets déjà très aboutis et apportant des garanties solides pour une mise en œuvre rapide, y compris au niveau administratif, il pourra être envisagé de réunir un comité national de sélection dans le courant du premier semestre 2008. Pour la procédure ‘de l’idée au projet’ (3.000 euros), les dossiers sont présentés en comité national d’attribution. Celui-ci se réunit au fil de l’eau et pourrait statuer jusqu’au dernier trimestre 2008.