Suivi des Concepts de projet dans le PMIS Atelier Élargi pour la Circonscription 19 au 21 juillet 2011 Monrovia, Liberia.

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1 Suivi des Concepts de projet dans le PMIS Atelier Élargi pour la Circonscription 19 au 21 juillet 2011 Monrovia, Liberia

2 Contexte Loutil de suivi pré-PIF a été créé en réponse aux observations du Conseil et aux préoccupations exprimées par plusieurs pays sur le manque d'informations sur l'état de certains concepts qu'ils ont discutés avec les agences. Pour faciliter le suivi de cet indicateur des progrès, le Secrétariat a conçu une page Web afin de permettre aux OFPs (Points Focaux Opérationnels) d'enregistrer les concepts de projets et de pouvoir faire un suivi dans le PMIS du FEM.

3 Clôture et évaluation du projet par lagence Développement du concept de projet par lagence Préparation du projet par lagence Évaluation des projets par lagence Approbation du projet par lagence, mise en œuvre, suivi et supervision ETAPE 1 Examen par le Secrétariat pour la validation du PIF pour inclusion dans le programme de travail Examen par le Secrétariat pour approbation PPG, si requis ETAPE 2 Examen et approbation du programme de travail ETAPE 3 Examen par le Secrétariat pour approbation par le Conseil Exécutif Projets à part entière ETAPE 4 Bureau de l'évaluation du FEM examen et d'évaluation des projets achevés Examen par Secretariat des Projets En cours de mise en oeuvre STAP consultatif pour le PIF validé Examen et commentaires par le Conseil* CYCLE DE PROJET *Seulement si demandé par le Conseil à l'approbation programme de travail ÉTAPE FACULTATIVE Les OFPs soumettent le concept du projet aux agences via PMIS

4 FLUX DE TRAVAIL DU PMIS POUR LES CONCEPTS DE PROJET OFP Agences GEFSEC Rentrer le concept dans PMIS

5 Interfaces de PMIS

6 ÉCRAN LISTE DE CONCEPTS DE PROJET du PMIS pour un OFP Le premier écran qui apparaîtra lorsqu'un point focal opérationnel se connectera à PMIS sera l'écran Concepts. Ici, les OFPs peuvent rentrer, modifier ou imprimer des concepts de projets, et faire le suivi de ceux qu'ils ont soumis déjà aux Agences. FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET

7 ÉCRAN de SAISIE de CONCEPT DE PROJET dans le PMIS La section Concept de Projet contient les informations essentielles telles que saisies par l'OFP. FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET

8 Les OFPs ont la possibilité d'ajouter un point supplémentaire de contact – comme agent de bureau ou membre de l'équipe technique pour être en copiée aux e-mails générés par PMIS

9 FLUX DE TRAVAIL DU PMIS POUR LES CONCEPTS DE PROJET OFP Agences GEFSEC Rentrer le Concept Enregistrer / Modifier Concept

10 Après le concept initial est enregistré un ID du Concept sera créé. Une fois qu'un ID du Concept est créé, les documents peuvent être joints.

11 OFP Agences GEFSEC Rentrer le concept Enregistrer / Modifier Concept Soumettre le concept à lAgence FLUX DE TRAVAIL DU PMIS POUR LES CONCEPTS DE PROJET

12 Une fois un Concept du projet créé, des champs supplémentaires seront disponibles pour le modifier et des OFP seront en mesure de soumettre le concept du projet à des agences ou dabandonner le concept. Une fois quun concept du projet est accepté par une agence un OFP n'a plus loption d'abandonner le concept! ÉCRAN de SAISIE de CONCEPT DE PROJET dans le PMIS FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET

13 La section Dates d'action affiche la séquence des changements du Concept du projet en fonction des actions de l'OFP ou de lAgence. FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET ÉCRAN de SAISIE de CONCEPT DE PROJET dans le PMIS

14 IMPRESSION CONCEPT DU PROJET DU PMIS LOFP et les agences peuvent imprimer un Concept du projet à partir de leur écran Liste de Concepts de projet en cliquant sur l'icône correspondante: FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET

15 EMAIL CONCEPT DU PROJET DU PMIS LOFP et les agences peuvent envoyer par e-mail un Concept du projet à partir de leur écran Liste de Concepts de projet en cliquant sur l'icône correspondante: Documents joints au dossier de conception de projet sera également joint à l'e-mail FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET

16 RAPPORT SOMMAIRE du CONCEPT du PROJET pour un OFP Ce rapport sommaire du OFP peut être trié par Agence ou par statut de concept: FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET

17 OFP Agences GEFSEC Rentre Concept Enregistrer / Modifier Concept Soumettre le concept à l'Agence Notifié par email Concept apparaît dans la liste des tâches pour l'Agence Copié / Notifié FLUX DE TRAVAIL DU PMIS POUR LES CONCEPTS DE PROJET

18 Bientôt, le premier écran qui apparaitra à lagence lors de la connexion à PMIS sera lécran Concepts. Ici, vous pouvez visualiser, imprimer, accepter ou rejeter les concepts de projets reçus. FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET ÉCRAN de LISTE de CONCEPT DE PROJET dans le PMIS pour une agence

19 La section des concepts de projets contient des informations essentielles telles que saisies par l'OFP. ÉCRAN de SAISIE de CONCEPT DE PROJET dans le PMIS FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET

20 OFP Agences GEFSEC Rentrer le concept dans PIMS Enregistrer / Modifier Concept Soumettre le concept à l'Agence Notifié par email Concept apparaît dans la Liste des tâches de l'Agence dans PMIS Copié / Notifié Accepte le concept à développer davantage avec lOFP Rejette / Abandonné concept (en accord avec lOFP) Rappel automatique par email à l'Agence (après 20 jours puis 30 jours) FLUX DE TRAVAIL DU PMIS POUR LES CONCEPTS DE PROJET

21 Les agences ont 30 jours pour agir sur un concept en lacceptant ou en le rejetant. FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET ÉCRAN de SAISIE de CONCEPT DE PROJET dans le PMIS

22 Les agences ont la possibilité dabandonner un concept après lavoir accepté FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET ÉCRAN de SAISIE de CONCEPT DE PROJET dans le PMIS

23 Ce rapport de synthèse de l'Agence peut être trié par pays ou par état du concept: FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET RAPPORT SOMMAIRE du CONCEPT du PROJET pour un OFP

24 OFP Agences GEFSEC Rentrer le Concept dans PIMS Enregistrer / Modifier le Concept Soumettre le concept à l'Agence Notifié par email Le concept apparaît dans la liste des tâches de l'Agence dans PMIS Copié / Notifié Accepte le concept à développer davantage avec lOFP Rejette / Abandonne le concept (en accord avec lOFP) Envoie un rappel automatique par email à l'Agence (au bout de 20 jours puis 30 jours) FLUX DE TRAVAIL DU PMIS POUR LES CONCEPTS DE PROJET Développer le concept avec l'Agence

25 OFP Agences GEFSEC Rentrer le Concept dans PMIS Enregistrer / Modifier le Concept Soumettre le concept à l'Agence Notifié par email Le concept apparaît dans la liste des tâches de l'Agence dans PMIS Copié / Notifié Accepte le concept à développer davantage avec lOFP Rejette / Abandonne le concept (en accord avec lOFP) Envoie un rappel automatique par email à l'Agence (au bout de 20 jours puis 30 jours) FLUX DE TRAVAIL DU PMIS POUR LES CONCEPTS DE PROJET Développer le concept avec l'Agence Soumet le PIF au FEM Reçoit le PIF

26 Merci de votre attention