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Quelle politique formation ? Club DRH, CCI du Cambresis Réunion du 12 Mars 2008.

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1 Quelle politique formation ? Club DRH, CCI du Cambresis Réunion du 12 Mars 2008

2 Partager … Le rôle dun club est aussi déchanger. Nous vous proposons pour cette réunion déchanger autour de nos politiques formation. Bien entendu ces échanges sont confidentiels et nont pour autre objectif que déchanger sur des situations et la manière dont nous y avons répondu. Nous vous proposons en outre de travailler en fin de réunion à la mise en place dune base déchange sur ce thème.

3 Echanges entre nous … Club DRH, CCI du Cambresis Réunion du 12 Mars 2008

4 Tour de table … 2 options pour le tour de table … Présentation libre des politiques et pratiques de chacun Suivre un ensemble de quelques questions simples, chacun son tour, ceci permettant de focaliser plus facilement les interventions …

5 Formation & Stratégie Pensez vous que votre activité dans le secteur de la formation soit suffisamment articulée avec la stratégie et les enjeux de votre entreprise ? Si oui, pourquoi ? Si non, pourquoi ? Comment analysez vous cette situation ?

6 Les ressources Quelles sont les ressources que vous consacrez à la formation ? Temps consacré par le service RH Pensez vous être suffisamment informé/formé sur les enjeux de la formation professionnelle ? Budget Ceci vous apparait-il suffisant ? »Pourquoi

7 Les réalisations Avez-vous une vision claire des réalisations (actions de formation) et de la répartition des moyens Heures de formation par »catégories, services »Formations managériales, informatique, commerciales, techniques … »types de formation (1, 2 ou 3) … Impact et perception par lencadrement et la direction de ces réalisations ? »Avez vous des pratiques particulière dévaluation de cette perception par typologie de formation

8 Impact Pensez vous que les formations que vous programmez ont un impact sur le fonctionnement de lentreprise Economique Organisationnel Commercial Climat social Professionnalisme Pouvez vous lillustrer au travers dun ou deux exemples dactions de formation ?

9 Performance Diriez vous que votre activité formation est performante ? Au regard des moyens engagés par rapport aux impacts ? Connaissez vous un absentéisme en formation important ? »Pourquoi »Comment lutter contre ?

10 Satisfaction / Evaluations Quelle mesure de la satisfaction pratiquez vous ? Procédez vous à des évaluations A chaud A Froid Arrivez vous à en tirer des enseignements ?

11 Lidée serait de constituer une base dindicateurs que les membres pourraient partager. Cette base dindicateurs permettrait à chacun de se positionner en la matière et didentifier les pratiques les plus intéressantes Lidée serait donc de retenir quelques indicateurs sur chacun des champs pouvant être évalués et de les partager.

12 Les indicateurs de ressource Ces indicateurs permettent dévaluer quels sont les moyens mis en oeuvre par lentreprise pour organiser et gérer la formation des travailleurs quelle occupe. On pense prioritairement aux dépenses en formation, on doit aussi compter les gestionnaires de formation (leur nombre, leurs salaires) et déventuels moyens matériels (immobilier) alloués à la formation. Coût total de la formation Coût de la formation par rapport à la masse salariale Nombre de personnes affectées à la gestion et la réalisation de la formation (ETP) Nombre de personnes affectées à la gestion et la réalisation de la formation (ETP) ramené à leffectif moyen Nombre de personnes affectées à la gestion et la réalisation de la formation (ETP) ramené à lheure de formation suivie ou organisée Utilisation des ressources (répartition des coûts) Part du co-nivestissement (en coût ou en temps) Etc …

13 Les indicateurs de réalisation Ils permettent de mesurer tout ce qui est réalisé ou obtenu en contrepartie des moyens engagés. Cela se traduit généralement en nombre total de travailleurs formés (en ne les comptant quune fois chacun) et nombre total dheures de formation dispensées. Nombre dheures de formation (réalisées, gérées, externalisées …) Nombre total de personnes formées Taux daccès à la formation Espérance annuelle de formation (Nb heures / Effectif moyen de lannée) Durée moyenne de formation par personne formée Répartition des personnes formées (genre, âge, statut…) Répartition des personnes formées par type de formation (1, 2,3 ) Nombre de personnes formées par domaine de formation (Informatique, vente …) Répartition des personnes formées par domaine de formation Taux daccès par catégorie de personnel Dépense moyenne par collaborateur Dépense moyenne par personne formée Coût horaire moyen ….

14 Les indicateurs dimpact Ils permettent de mesurer les conséquences des actions au delà de leurs effets directs. Ils se mesurent en lien avec les objectifs stratégiques ou des objectifs de développement. –Limpact de la formation doit être mesuré sur base de choses concrètes et opérationnelles. Cependant, il est extrêmement difficile de pouvoir dire que cest bien la formation (et elle seule) qui a permis datteindre ces objectifs. –On peut différencier limpact sur lorganisation et la production et limpact sur les personnes : Exemple dimpact sur le plan de lorganisation ou du travail : réduction du nombre daccidents après une formation sécurité, réduction des déchets ou rebus après une formation environnement, augmentation des ventes après une formation vente. –Exemple dimpact sur le développement des personnes qui ont suivi les formations : mobilité des travailleurs : combien (ou quel %) ont eu une promotion, ont changé daffectation. On peut aussi essayer de mesurer limpact à plus long terme comme une meilleure rétention du personnel qui se traduirait par exemple par une diminution du turn-over et/ou une augmentation de lancienneté. –Ce qui concerne la mesure de la montée en compétence des personnes formées est daprès nous à classer dans les indicateurs de résultats.

15 Les indicateurs de performance Ces indicateurs permettent de mesurer la qualité des services rendus par le service formation, de voir si les moyens alloués à la formation sont bien utilisés, si les formateurs et/ou les consultants sont de qualité, si les procédures de gestion de la formation sont respectées. Ces indicateurs peuvent être calculés par action de formation, puis globalement soit être agrégés par entité ou unité en fonction des besoins de lanalyse. Ces indicateurs doivent permettre au responsable de formation dinterpeller ou de sensibiliser la hiérarchie et le middle management aux problèmes concrets rencontrés dans leur travail et qui ont un impact direct sur les performances du service. Des comparaisons peuvent être produites par service ou entité, par site dexploitation etc…pour différencier des situations au sein même de lentreprise.

16 Les indicateurs de performance Part relative des coûts de la formation interne (par rapport à lexterne) Proportion des heures de formation interne Taux de présence aux formations Taux dassiduité aux formation Pourcentage de formations donnant lieu à une évaluation formelle (par la personne formée, par lencadrement, par le service formation …) Pourcentage de personnes ayant réussi lévaluation formelle par rapport aux nombre de personnes ayant suivi une formation suivie dune évaluation formelle Pourcentage de formations ayant donné lieu à une certification de la personne formée Mais aussi Nombre de dossiers formation gérés par ETP au service formation Etc …

17 Les indicateurs de satisfaction Ces indicateurs sont calculés à partir des réponses aux enquêtes de satisfaction. On calculera le taux de satisfaction en ramenant le nombre de personnes satisfaites au nombre total de participants. Pour autant que les questions restent les mêmes, cela permet de suivre lévolution dans le temps ou de comparer les niveaux de satisfaction en fonction dune série de critères : le formateur les programmes les domaines les entités l'organisation logistique etc... Il convient à chaque entreprise de concevoir son ou ses questionnaires d'évaluation en fonction des objectifs poursuivis et de la specificité de certaines situations.

18 Les indicateurs de satisfaction Ces indicateurs sont calculés à partir des réponses aux enquêtes de satisfaction. On calculera le taux de satisfaction en ramenant le nombre de personnes satisfaites au nombre total de participants. Pour autant que les questions restent les mêmes, cela permet de suivre lévolution dans le temps ou de comparer les niveaux de satisfaction en fonction dune série de critères : le formateur les programmes les domaines les entités l'organisation logistique etc... Il convient à chaque entreprise de concevoir son ou ses questionnaires d'évaluation en fonction des objectifs poursuivis et de la specificité de certaines situations.

19 Pour ceux qui veulent aller plus loin … Quelques indicateurs à utiliser dans des tableaux de bord formation

20 Quelques éléments … Analyse des besoins Dynamique de loffre de formation Adéquation Offre/Demande Choix des bénéficiaires Concordance des publics visés/atteints Orientation vers le bon programme Planification Réalisation du plan Respect des procédures et coûts Choix des opérateurs Réalisation Evaluation des actions Démarche dévaluation Résultats Suivi spécifique des développements personnels

21 Qualité de lanalyse des besoins IndicateursCommentaires Nbre de volets formation complétés lors de lentretien dévaluation % de dossiers exploités /dossiers rentrés % de formations planifiées par rapport aux formations demandées via les Entretiens dévaluation directement via les hiérarchies directement via les collaborateurs autres, plans de successions et/ou plans de formation % de responsables consultés % de participants interrogés sur la pertinence de leur inscription au programme Respect du timing (nbre de semaines de retard) Pourcentage de profils de compétences existants par fonction ou par individu Exploiter et analyser les dossiers rentrés au service personnel ou au service formation. Voir qui remplit le volet formation Inventaire des formations demandées (Attention, définir ce quest une formation), compter combien ne rentrent pas dans le plan quand il a été adopté % de services ou dentités dont le responsable a participé à lanalyse de besoins % de participants dont linscription a été discutée entre lui et sont N+1. Cela vise une meilleure préparation à la formation, limplication du N+1 et une réduction de labsentéisme aux formations. Le demander lors de la formation ou le prévoir dans le suivi de la procédure dinscription Cela peut avoir un impact quand la formation est liée à un projet précis (lancement dun produit, changement dappareil de production) Voir si des liens sont faits entre gestion des compétences et formation (attention au catalogue de formation)

22 Dynamique de loffre de formation IndicateursCommentaires Envoi du catalogue ou de linfo % de formations proposées qui ne sont plus demandées depuis 3 ans % de cours qui disparaissent % de nouveaux cours % de cours ayant subi des modifications % de destinataires / cibles prévues La procédure prévue a-t-elle été suivie ?

23 Adéquation Offre/Demande IndicateursCommentaires % dactions de formation pour lesquelles la procédure a été contrôlée. Indicateurs de qualité de lanalyse de besoins (à définir en corrélation avec la définition des objectifs pédagogiques) % dactions de formation pour lesquelles il y un cahier des charges % de demandes de formation satisfaites par des actions formelles (classiques) % de demandes de formation satisfaites par des actions informelles (mobilité, stage, coaching, lecture,e-learning, parrainage, tutorat,) Référence à une check list de taches pour vérifier si tout a été fait avant dentamer la formation Les conditions nécessaires pour pouvoir appliquer ce qui aura été appris sont-elles réunies ? Exprimer les pourcentages de telle sorte dobtenir un total de 100 % (formelles + informelles)

24 Concordance publics visés/atteints Indicateurs Nbre de participants informés des objectifs de la formation / nombre de personnes formées Nbre de personnes formées / personnes prévues (par rapport au public cible) Nbre de demandes insatisfaites / sur le nombre total de demandes (Demandes enregistrées mais pas traitées) Nbre de demandes refusées ou postposées Répartition des bénéficiaires par fonction, entité, statut, genre, etc (en fonction des objectifs) Nbre de participants informés des objectifs de la formation / nombre de personnes formées Nbre de personnes formées / personnes prévues (par rapport au public cible) Nbre de demandes insatisfaites / sur le nombre total de demandes (Demandes enregistrées mais pas traitées) Nbre de demandes refusées ou postposées Répartition des bénéficiaires par fonction, entité, statut, genre, etc (en fonction des objectifs)

25 Orientation vers le bon programme IndicateursCommentaires Pourcentage de participants pour lesquels les pré-requis ont étés mesurés (tests …) Indice de satisfaction des participants Si les pré-requis sont établis pour combien de participants les-a-t-n mesuré ? Indice de satisfaction du formateur par rapport aux critères de constitution des groupes Uniquement pour les programmes / matières où cest utile … Via le questionnaire dévaluation Questionnaire auprès des formateurs ou rapports de formation.

26 C) Planification IndicateursCommentaires Nombre dactions réalisées par rapport au nombre dactions planifiées Voir quelle unité est pertinente (heures, jours, sessions, personnes, programmes et/ou projets)

27 Respect des procédures et coûts IndicateursCommentaires Montant total dépensé (ramené à la masse salariale) Montant dépensé par rapport au montant planifié ROI de la formation % de formations suivies/formations payées ou engagées % des coûts logistiques sur le coût global Facture des consultants extérieurs, cout salarial du personnel interne qui gère et dispense la formation (temps plein et occasionnel), coût salarial des personnes en formation (nbre total dheures X coût horaire moyen), frais logistiques (déplacement, séjour, locaux mat pédagogique), investissement immobilier (centre de formation) voir quelle unité de calcul utiliser (nombre de personnes, de jours,…)

28 Choix des opérateurs IndicateursCommentaires Répartition entre formateurs internes et externes Comparaison coûts horaires entre formateurs internes et externes Comparaison des coûts horaires entre formateurs externes Indice de satisfaction des participants par formateur En nombre dheures ou en part de budget Via questionnaires dévaluation

29 Choix des opérateurs IndicateursCommentaires Répartition entre formateurs internes et externes Comparaison coûts horaires entre formateurs internes et externes Comparaison des coûts horaires entre formateurs externes Indice de satisfaction des participants par formateur % formateurs impliqués ou consultés sur questions logistiques (locaux, horaires,) En nombre dheures ou en part de budget Via questionnaires dévaluation

30 Réalisation IndicateursCommentaires Répartition entre formateurs internes et externes Comparaison coûts horaires entre formateurs internes et externes Comparaison des coûts horaires entre formateurs externes Indice de satisfaction des participants par formateur % formateurs impliqués ou consultés sur questions logistiques (locaux, horaires,) En nombre dheures ou en part de budget Via questionnaires dévaluation

31 Evaluation des actions IndicateursCommentaires Nbre de questionnaires dévaluation complétés Nbre de questionnaires dévaluation exploités Nbre de N+1 consultés après x mois ou semaines Nbre de bénéficiaires consultés après x mois ou semaines enquête auprès des bénéficiaires ou du middle management

32 Résultat des évaluations IndicateursCommentaires Indice de satisfaction Part dobjectifs pédagogiques atteints par rapport aux objectifs fixés Outil dauto-diagnostic avec Feedback possible % de participants qui ont la possibilité de sautoévaluer en fin de formation % de participants qui lutilisent % de matière vue % dexercices pratiques par matière % de participants sétant exercés (mise en situation) Général, par action, domaine, entité selon les rubriques du questionnaire. Ces indicateurs se combinent entre eux

33 Suivi spécifique des développements personnels IndicateursCommentaires Nbre de participants qui ont un plan daction individuel en fin de formation Part dobjectifs atteints à la fin du programme en termes de savoir-faire, compétences % de participants et de N+1 interrogé Nombre de personnes formées qui ont développé des comp. ou nbre qui ont demandé de valider des comp. Nbre dinterventions de coaching : % de personnes formées faisant appel au coach après la formation Part de participants capables de former une autre personne « on the job » Nbre de participants qui ont impliqué le n+1 dans le processus de formation Nbre de personnes formées qui font un lien entre la formation et leur carrière Voir quel est le bon nombre dobjectifs individuels à planifier (faisabilité de lanalyse de suivi) (intégré dans le Plan Développement Personnel) Interroger lapprenant et la hiérarchie Cela nécessite de bien contextualiser les démarches de coaching (faire appel au coach ne peut être interprété ailleurs comme un manque dautonomie) Discussion des objectifs Modalités dimplémentation La formation a-t-elle répondu aux attentes du participant…


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