Mise en œuvre d’un contrôle interne budgétaire (CIB)

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1 Mise en œuvre d’un contrôle interne budgétaire (CIB)
MACIB Février 2010

2 SOMMAIRE 1 Introduction
2 Le contrôle interne budgétaire (objectifs, définition, composantes) 3 La mise en place d’un contrôle interne budgétaire

3 1- Introduction La gestion des politiques publiques d’un ministère a des objectifs :  de conformité, régularité (d’ordre public) : le respect des lois et règlements  de fiabilité du compte rendu pour permettre le contrôle démocratique  de performance (efficacité, qualité de service, efficience) fixés dans les PAP, et déclinés en objectifs opérationnels dans les services. Le contrôle interne budgétaire vise à s’assurer de l’atteinte des deux premiers objectifs en ce qui concerne les lois de finances et de programmation des finances publiques.

4 1- Introduction Le contrôle interne budgétaire constitue une démarche complémentaire en amont du contrôle interne comptable, permettant de couvrir avec des méthodes et des outils cohérents et articulés entre eux, l’ensemble des processus de dépense et de recette, depuis la programmation jusqu’au règlement ou à l’encaissement. S’agissant des dépenses : Le contrôle interne comptable s’exerce pour l’essentiel à partir du service fait. Le contrôle interne budgétaire couvre l’amont de la chaîne : programmation et engagement de la dépense.

5 Champs respectifs des contrôles internes budgétaire et comptable et des comptabilités budgétaire et générale (hors recettes/produits et hors emplois) Champ du contrôle interne budgétaire Comptabilité budgétaire Rapport de la Cour des comptes sur les résultats et la gestion budgétaire AE CP Disponibles AE CP Crédits ouverts (ouverture, mouvements) Impact en AE Impact en CP Consommations des AE et des CP Programmation budgétaire et son actualisation (AE et CP) Mise à disposition des crédits (AE et CP) Engagement juridique Livraison/ service fait Paiement Opérations de fin de gestion et établissement des états financiers Budget voté incidence sur la qualité de la tenue des charges et élément d'évaluation du hors bilan Comptabilité générale Compte de résultat Bilan Annexe (dont engagements hors bilan) Tableau des flux de trésorerie Certification Champ du contrôle interne comptable

6 1- Introduction Le contrôle interne budgétaire est un sous-ensemble du dispositif de maîtrise des risques ministériels. Dans l’expression « contrôle interne », le terme contrôle est à entendre dans le sens qui est le sien en anglais, à savoir « maîtrise » : le contrôle interne fait partie du dispositif plus global de maîtrise des risques des entités. Le contrôle interne contribue ainsi à la maîtrise des activités, à l’efficacité des opérations et à l’utilisation efficiente des ressources en permettant aux services de maîtriser le risque de ne pas atteindre leurs objectifs. Focalisé sur l’atteinte des objectifs de qualité de la comptabilité budgétaire et de soutenabilité budgétaire, le contrôle interne budgétaire (CIB) est donc un sous-ensemble du contrôle interne et participe à ce titre pleinement de la gouvernance de l’Etat.

7 1- Introduction Des questions parmi d’autres qui se posent aux responsables de la gestion des ministères… Comment identifier suffisamment tôt les risques majeurs relatifs à ma gestion budgétaire? Quel est vraiment le degré de rigidité de mon budget? Suis-je certain que ma comptabilité budgétaire retrace fidèlement tous mes engagements, et donc mes restes à payer? Quelle est la fiabilité de mes prévisions de paiement sur l’année en cours (et sur les suivantes)? … et auxquelles le déploiement du contrôle interne budgétaire doit permettre de répondre.

8 QUIZZ Ces affirmations sont-elles exactes ? Le contrôle interne budgétaire est un sous-ensemble du contrôle interne ministériel. Le contrôle interne budgétaire vise à s’assurer de l’atteinte des objectifs de performance des politiques ou de la gestion. La programmation budgétaire n’intéresse pas le contrôle interne budgétaire dont le point de départ est l’engagement de la dépense. Vrai Faux Vrai Faux 1 – Vrai Dans l’expression « contrôle interne », le terme contrôle est à entendre dans le sens qui est le sien en anglais, à savoir « maîtrise » : le contrôle interne budgétaire fait partie du dispositif plus global de maîtrise des risques d’un ministère. Il est un sous-ensemble du contrôle interne et participe à ce titre pleinement de la gouvernance de l’Etat. 2 – Faux Le contrôle interne budgétaire ne porte pas sur la maîtrise des activités métiers à proprement parler des ministères ; il ne vise notamment pas à s’assurer de l’atteinte des objectifs de performance des politiques ou de la gestion ; l’appui au pilotage de la gestion et de sa performance est organisé par le contrôle de gestion. 3 – Faux Le contrôle interne budgétaire s’intéresse à l’ensemble des processus de dépense et de recette depuis la programmation jusqu’au règlement et l’encaissement pour lesquels il a pour vocation d’assurer la maîtrise du risque budgétaire. S’agissant des dépenses, il couvre plus spécifiquement la programmation et l’engagement des dépenses compte tenu du fait que le contrôle interne comptable s’exerce plus particulièrement à partir du service fait. Vrai Faux 8

9 QUIZZ Ces affirmations sont-elles exactes ? Les restes à payer sont identifiés à partir de la comptabilité budgétaire alors que les charges à payer sont identifiées par la comptabilité générale. Le dispositif de contrôle interne budgétaire se superpose au dispositif de contrôle interne comptable. Le contrôle interne budgétaire ne comporte pas de contrôles de régularité des opérations. Vrai Faux Vrai Faux 1 – Vrai Puisque les restes à payer correspondent à la différence entre le montant engagé et le montant payé, deux données gérées dans la comptabilité budgétaire. Les charges à payer correspondent à la différence entre le montant des biens et prestations réceptionnées et le montant payé pour ces mêmes biens et prestations, données gérées par la comptabilité générale. 2 – Faux Le contrôle interne budgétaire constitue une démarche qui ne se superpose pas au dispositif de contrôle interne comptable mais lui est complémentaire. Ces deux dispositifs présentent des méthodes et des outils cohérents et articulés entre eux, et couvrent l’ensemble des processus de dépenses et de recettes. Ainsi en matière de dépense : le contrôle interne comptable s’exerce pour l’essentiel à partir du service fait, le contrôle interne budgétaire couvre l’amont de la chaîne : programmation et engagement de la dépense. 3 – Faux Le contrôle interne budgétaire comporte plus spécifiquement des contrôles de régularité au regard des règles budgétaires et des principes établis dans le référentiel de comptabilité budgétaire (circulaire n°DF-MNC du 22 janvier 2009 du ministre du budget, des comptes publics et de la fonction publique) et le manuel opérationnel qui en découle. Vrai Faux 9

10 SOMMAIRE 1 Introduction
2 Le contrôle interne budgétaire (objectifs, définition, composantes) 3 La mise en place d’un contrôle interne budgétaire

11 2- Le contrôle interne budgétaire / Objectifs
Le contrôle interne budgétaire vise à donner une assurance raisonnable quant à l’atteinte des 2 objectifs suivants : La qualité de la comptabilité budgétaire Appréciée selon des critères opérationnels, dans ses différents éléments : - autorisations en AE, CP, emplois, - autorisations de prélever, - consommations en AE, CP, ETPT, - recettes, - tranches fonctionnelles, - états financiers. La soutenabilité budgétaire Evaluée au travers de : - la qualité de la programmation initiale, - son suivi, - son actualisation en gestion, - la soutenabilité de la gestion proprement dite. La CAC , la performance et la JPE ont vocation à faire l’objet de dispositifs de contrôle interne propres.

12 2- Le contrôle interne budgétaire / Objectifs
Objectif : qualité de la comptabilité budgétaire La qualité de la comptabilité budgétaire se décline selon des critères opérationnels analogues à ceux qui s’appliquent en matière de qualité comptable. Critère 1- Régularité (réalité, justification, présentation et bonne information, générée par des personnes habilitées) : les opérations financières conduisant à des enregistrements en comptabilité budgétaire sont conformes aux lois et règlements en vigueur. Exemples de pratiques concourant à l’objectif - Les consommations d’AE résultent d’engagements juridiques enregistrés conformément aux règles (faits générateurs, montants) spécifiées par le référentiel de comptabilité budgétaire. - La consommation des crédits ouverts par voie de fonds de concours respecte l'intention de la partie versante. - Le recyclage d'AE d'années antérieures ne concerne que les cas limitatifs autorisés par le référentiel de comptabilité budgétaire. - Les personnes en charge des opérations budgétaires sont habilitées et ont reçu délégation pour ce faire. - Les engagements relevant du visa de l'ACCB sont adressés à cet acteur dans le workflow pour validation. - Le référentiel par destination de la loi de finances est respecté.

13 2- Le contrôle interne budgétaire / Objectifs
Objectif : qualité de la comptabilité budgétaire Critère 2 - Exactitude : correcte évaluation des engagements, des paiements, des encaissements et des consommations d’emplois. Exemples de pratiques concourant à l’objectif - L’évaluation des consommations d’emplois est conforme aux règles de décompte précisées dans le manuel opérationnel de comptabilité budgétaire. - Les engagements juridiques font l’objet d’une valorisation la plus exacte possible et non forfaitaire, incluant l’ensemble des éléments connus. Critère 3 – Exhaustivité (totalité : tous les engagements, tous les paiements, toutes les consommations d’emplois et tous les encaissements de l’entité sont enregistrés, non-contraction : engagements, paiements, consommations d’emplois et encaissements sont enregistrés sans contraction entre eux). Exemples de pratiques concourant à l’objectif - La totalité des rémunérations donnant lieu à consommation des plafonds d’emplois est prise en compte pour établir les consommations d’ETPT. - Pour les dépenses ayant une consommation d'AE préalable à la validation du dossier de liquidation dans Chorus (flux 1 à 3), des procédures permettent de garantir que la consommation de ces autorisations d'engagement est systématiquement enregistrée dans Chorus lors du fait générateur (notification).

14 2- Le contrôle interne budgétaire / Objectifs
Objectif : qualité de la comptabilité budgétaire Critère 4 - Imputation : correcte et régulière imputation par nature et destination s’agissant des dépenses, tranche fonctionnelle le cas échéant, entité budgétaire (budget général, compte spécial, budget annexe) et par ligne de recettes pour les recettes, destination le cas échéant (ouverture associée de crédits) Exemples de pratiques concourant à l’objectif - Les éléments de paye sont correctement imputés par nature, en particulier s’agissant des comptes ne conduisant pas à décompte de consommation des plafonds d’emplois. - Les règles d’imputation par destination (programmes, actions voire sous-actions) sont respectées. - Les opérations d’annulation de dépenses (en AE et en CP) effectuées dans le cadre d’un rétablissement de crédits respectent au niveau le plus fin (compte PCE) la nature initiale des dépenses annulées.

15 2- Le contrôle interne budgétaire / Objectifs
Objectif : qualité de la comptabilité budgétaire Critère 5 - Rattachement : au bon budget, au bon exercice et au bon engagement Exemple de pratiques concourant à l’objectif - Les opérations relevant des comptes d’affectation spéciale ou des budgets annexes sont imputées sur ces périmètres budgétaires conformément à leurs règles de spécialisation. Critère 6 - Sincérité : traduction de la réalité et de l’importance des éléments comptabilisés par l’application stricte des règles de comptabilité budgétaire Exemples de pratiques concourant à l’objectif - Les états de consommation des fonds de concours sont justifiés. - Pour une opération d’investissement, l’affectation d’AE à une tranche fonctionnelle est effectuée de sorte que « l’autorisation d’engagement couvre un ensemble cohérent et de nature à être mis en service ou exécuté sans adjonction » (principe de fonctionnalité des investissements, art. 8 de la LOLF).

16 2- Le contrôle interne budgétaire / Objectifs
Les données des états de comptabilité budgétaire doivent permettre d’apporter à leurs destinataires une information budgétaire : Claire  univoque et sans ambiguïté Pertinente  directement utilisable par le destinataire et concentrée sur l’essentiel Lisible directement compréhensible par tous Périodique  transmise régulièrement, et dans des délais permettant son utilisation La qualité et la crédibilité de l’information des états de comptabilité budgétaire résultent de la rigueur de chaque saisie et dépendent ainsi de chacun des acteurs qui y contribuent.

17 2- Le contrôle interne budgétaire / Objectifs
Objectif : soutenabilité budgétaire Critère 1- Qualité de la programmation budgétaire initiale Fondée sur des déterminants clairs et des hypothèses réalistes et sincères, dans le respect des règles et procédures Cohérente avec la mise en œuvre des objectifs stratégiques et le cadrage pluriannuel des finances publiques Exemples de pratiques concourant à l’objectif - Une stratégie de mise en œuvre des politiques est définie par programme et déclinée opérationnellement. - Un référentiel d’activités par programme est défini, documenté et diffusé. - Une méthode d’évaluation des dépenses obligatoires et inéluctables est définie, partagée et appliquée. - Une méthode de programmation des activités est arrêtée au niveau du programme, elle est diffusée et mise en œuvre par tous les acteurs. Elle sert de support au pilotage de la gestion, à l’allocation des ressources et au dialogue de gestion. - L’estimation des dépenses et des recettes est fondée sur des données justes et complètes, dont la cohérence fait l’objet d’un contrôle et la réalisation d’un suivi. - Le scénario de gestion RH repose sur des données fiables. Il retient des hypothèses réalistes et conformes à la politique RH du ministère. - Un dispositif de réserve de précaution permet de faire face aux risques de dérive des engagements ou des paiements, qui font l’objet d’une identification formelle et d’une valorisation selon des méthodes définies et partagées.

18 2- Le contrôle interne budgétaire / Objectifs
Objectif : soutenabilité budgétaire Critère 2- Qualité du suivi et de l’actualisation de la programmation  Mise en cohérence de la programmation avec les actes de gestion et avec les modifications d’hypothèses en cours de gestion Qualité des échéanciers de paiement Exemples de pratiques concourant à l’objectif - La consolidation du suivi de l’exécution est effectuée à terme régulier, selon une méthode appropriée (et non arithmétique ou forfaitaire) et un calendrier qui permet de prendre des mesures correctrices éventuellement nécessaires. - Les échéanciers de paiement sont systématiquement saisis dans CHORUS à l’appui des engagements juridiques (EJ), sont justifiés et mis à jour en tant que de besoin. - Les engagements ou paiements afférents à des types de dépenses faisant l’objet d’une réservation de crédits sont systématiquement rattachés à la réservation correspondante. - Les EJ sont mis à jour et soldés, à l’issue des opérations.

19 2- Le contrôle interne budgétaire / Objectifs
Objectif : soutenabilité budgétaire Critère 3- Soutenabilité de la gestion Adéquation des projets de dépenses d’un responsable administratif aux droits d’engagement et de paiement qui lui sont notifiés ou qui sont susceptibles d’être mis à sa disposition Fonctionnalité des tranches fonctionnelles des opérations d’investissement Maîtrise de l’impact sur les années ultérieures des décisions de gestion Couverture des dépenses obligatoires et inéluctables Exemples de pratiques concourant à l’objectif - Les réformes prises en compte dans la construction du budget sont effectivement mises en œuvre. - La mise en œuvre d’une méthode d’appréciation de la fonctionnalité des tranches permet d’affecter les montants idoines de crédits (AE) à une tranche fonctionnelle. Les montants affectés concernent des projets d’investissement aboutis et suffisamment définis. - Il est vérifié que les opérations d’achat, de travaux et de subvention préparées par les opérationnels sont cohérentes avec les différents aspects de la programmation (dont priorisation de la programmation et prévisions de mise à disposition de CP). - Les dépenses obligatoires et inéluctables font l’objet d’une priorisation impérative dans la mise en œuvre de la programmation. - La gestion des personnels contractuels de l’Etat est conforme à la politique définie par le ministère, notamment quant aux conditions de transformation de leur contrat de travail en CDI et de revalorisation de leur rémunération. - Les plans de recrutements et la politique de rémunération sont adaptés en fonction des éventuelles erreurs de prévision sur les départs ou le GVT révisé.

20 QUIZZ Ces affirmations sont-elles exactes ? Le contrôle interne budgétaire est focalisé sur l’atteinte des objectifs de qualité de la comptabilité budgétaire et de soutenabilité budgétaire. Le contrôle interne budgétaire porte sur le contrôle de la qualité de l’ensemble des informations figurant dans les documents budgétaires. Pour le contrôle interne budgétaire, il n’est pas nécessaire de vérifier que les personnes en charge des opérations budgétaires aient reçu délégation pour ce faire. La soutenabilité budgétaire suppose notamment la vérification de l’adéquation des projets de dépenses d’un responsable aux droits d’engagement et de paiement qui lui sont notifiés ou qui sont susceptibles d’être mis à sa disposition. Vrai Faux Vrai Faux Vrai Faux 1 – Vrai 2 - Faux Le contrôle interne budgétaire vise à donner une assurance raisonnable quant à l’atteinte des objectifs de qualité de la comptabilité budgétaire et de la soutenabilité budgétaire. Les informations et commentaires figurant dans les documents budgétaires en ce qui concerne les rubriques de comptabilité d’analyse des coûts, de performance et de JPE ont vocation à faire l’objet de dispositifs de contrôle interne propres. 3 – Faux La régularité des écritures en comptabilité budgétaire comme en comptabilité générale impose que les personnes ayant capacité à engager l’Etat soient dûment habilitées pour ce faire. 4 – Vrai La soutenabilité budgétaire apprécie la capacité d’un responsable à mettre en œuvre les politiques publiques qui lui sont confiées dans le cadre de l’enveloppe contrainte qui lui est fixée et de la trajectoire définie par la loi de programmation budgétaire : la programmation et son actualisation permettent cette articulation. Vrai Faux 20

21 QUIZZ Ces affirmations sont-elles exactes ? Pour s’assurer de la qualité de la comptabilité budgétaire, il convient et il suffit de vérifier que les engagements de dépenses sont correctement imputés sur la nomenclature budgétaire. La recherche de l’exhaustivité dans l’enregistrement des dépenses est un élément de la qualité de la comptabilité budgétaire. La notion de tranche fonctionnelle définie à l’article 8 de la Loi organique est une notion de nature technique sans objet pour la qualité de la comptabilité budgétaire. Vrai Faux Vrai Faux Vrai 1 – Faux La correcte imputation des dépenses par nature et par destination n’est que l’un des six critères de la qualité de la comptabilité budgétaire. Le contrôle interne budgétaire s’attache à vérifier le respect de l’ensemble des critères (régularité, exactitude, exhaustivité, correcte imputation, rattachement au bon budget, bon exercice et bon engagement, sincérité). 2 – Vrai Tous les engagements, tous les paiements, toutes les consommations d’emplois et tous les encaissements de l’entité doivent être enregistrés sans contraction entre eux : c’est l’un des critères de qualité de la comptabilité budgétaire. 3 – Faux Le principe de fonctionnalité des investissements relève du critère de sincérité de la comptabilité budgétaire, qui est l’un des principes de la qualité de la comptabilité budgétaire. Par ailleurs, le suivi des tranches fonctionnelles fait partie des états de comptabilité budgétaire prévu par le référentiel de comptabilité budgétaire (tome 1). Faux 21

22 QUIZZ Ces affirmations sont-elles exactes ? La définition d’une méthodologie d’évaluation des dépenses obligatoires et inéluctables est un élément participant au contrôle interne budgétaire. La mise en œuvre d’un scénario de gestion RH reposant sur des données fiables et des hypothèses réalistes et conformes à la politique RH du ministère est un dispositif concourant au contrôle interne budgétaire. Le contrôle interne budgétaire suppose que les moyens soient mis en œuvre pour prévenir la survenance de tout risque budgétaire. Vrai Faux Vrai Faux Vrai 1 – Vrai La qualité de la programmation budgétaire est fondée sur des déterminants clairs et des hypothèses réalistes et sincères : les dépenses obligatoires et inéluctables doivent constituer des priorités de la programmation et de la gestion. Leur correcte prise en compte est un élément significatif de la soutenabilité budgétaire. 2 – Vrai 3 – Faux Le contrôle interne budgétaire doit permettre de maîtriser les risques à défaut de toujours pouvoir empêcher leur survenance. Le ministère procède à la hiérarchisation de ces risques de manière à définir les actions de traitement à mettre en œuvre pour ceux qui représentent les enjeux les plus importants. Faux 22

23 2- Le contrôle interne budgétaire / Définition
Il résulte des objectifs du contrôle interne budgétaire la définition suivante de celui-ci : Le contrôle interne budgétaire est : l’ensemble des dispositifs formalisés et permanents décidés par chaque ministère mis en œuvre par les responsables de tous les niveaux pour maîtriser le fonctionnement de leurs activités en vue de fournir une assurance raisonnable de la qualité des informations de comptabilité budgétaire et de la soutenabilité budgétaire. Ces dispositifs sont arrêtés par le directeur en charge des affaires financières sous l’autorité du secrétaire général de chaque ministère. Ils doivent avoir pour effet de réduire le risque d’erreur ou d’omissions significatives dans la comptabilité budgétaire et d’assurer le respect de l’autorisation parlementaire.

24 2 Le contrôle interne budgétaire / 5 composantes
Les dispositifs de contrôle interne comportent cinq composantes étroitement liées :  un environnement favorable à la maîtrise des risques ;  une évaluation des risques;  des activités de contrôle ;  de l’information et de la communication ;   un pilotage du dispositif de contrôle interne. Les cinq composantes du dispositif de contrôle interne budgétaire déterminent la manière de conduire et opérer les activités de gestion budgétaire.

25 Un environnement favorable à la maîtrise des risques (1/5)
2 Le contrôle interne budgétaire / 5 composantes Un environnement favorable à la maîtrise des risques (1/5) Découlant du degré de sensibilité des responsables au contrôle interne, il constitue le socle du dispositif de CIB. Illustrations : Des responsables impliqués dans la maîtrise des risques budgétaires. Des instances d’arbitrage, de coordination et de pilotage de la gestion fonctionnant conformément aux processus budgétaires cibles et identification d’un responsable du bon fonctionnement des processus. Des schémas d’organisation définissant les rôles associés aux processus, les modalités de leur coordination et le dialogue de gestion. Des responsabilités et des pouvoirs clairement définis : les habilitations (juridiques et outils) sont conformes aux rôles identifiés. Des procédures budgétaires définies et diffusées, en cohérence avec les procédures interministérielles. Des agents sensibilisés et formés, une filière « gestion budgétaire » valorisée.

26 2 Le contrôle interne budgétaire / 5 composantes
L’évaluation des risques (2/5) Le ministère met en place des méthodes de recensement, d’analyse et de gestion des risques budgétaires. Illustrations : Les missions ainsi que les objectifs et les indicateurs de qualité de la comptabilité budgétaire et de soutenabilité sont connus et appropriés par chaque entité ayant un rôle dans les processus budgétaires. Une cartographie des risques budgétaires identifiant et hiérarchisant les risques majeurs est établie et régulièrement mise à jour. Une veille permet d’anticiper et d’appréhender les évolutions du contexte budgétaire. Les responsables relaient les différents changements (organisation, réglementaires…) en direction de leurs services et veillent à leur mise en œuvre adaptée au contexte du ministère.

27 2 Le contrôle interne budgétaire / 5 composantes
Les activités de contrôle (3/5) Elles sont destinées à assurer l’exécution des directives émises par les responsables en vue de maîtriser les risques budgétaires identifiés. Illustrations :  Des actions de traitement des risques proportionnées aux enjeux sont définies et associées à un plan de mise en œuvre.  Des dispositifs de contrôle de la correcte application des règles et procédures budgétaires internes sont mis en place.

28 L’information et la communication
2 Le contrôle interne budgétaire / 5 composantes L’information et la communication L’information et la communication (4/5) Les systèmes d’information et de communication doivent permettre aux responsables et à toute personne concernée d’exercer leurs responsabilités. Illustrations :  Le directeur en charge des affaires financières définit la politique ministérielle de contrôle interne budgétaire et s’assure de son appropriation.  Les responsables financiers s'assurent que les applications informatiques dans le domaine budgétaire sont disponibles, fiables, conformes aux besoins.  Les systèmes d’information comportent des contrôles clés et des accès sécurisés.  La gestion des habilitations en interne au ministère est conforme aux préconisations de l’AIFE, qu’il s’agisse de l’application Chorus ou des applications interfacées.

29 2 Le contrôle interne budgétaire / 5 composantes
Le pilotage du CIB (5/5) Il repose sur une organisation claire du dispositif et sur son évaluation. Illustrations : Sous la responsabilité du directeur en charge des affaires financières, l’organisation de contrôle interne budgétaire est précisée, en tenant compte des travaux conduits au titre du déploiement de Chorus. Une instance de pilotage du dispositif de CIB et un comité d’audit ministériels sont organisés. Un reporting du CIB s’appuyant sur des tableaux de bord et des indicateurs est organisé. Des évaluations régulières du CIB sont menées.

30 QUIZZ Ces affirmations sont-elles exactes ? Des instances d’arbitrage, de coordination et de pilotage de la gestion constituent un contexte favorable à la maîtrise des risques budgétaires. La formation professionnelle ne relève pas des dispositifs de maîtrise des risques budgétaires. L’établissement d’une cartographie des risques budgétaires identifiant et hiérarchisant les risques majeurs ne suffit pas, elle doit être régulièrement mise à jour. Vrai Faux Vrai Faux Vrai 1 – Vrai Le contrôle budgétaire est un dispositif qui contribue à prévenir des dérapages de la gestion. Il nécessite une organisation et des responsables identifiés. 2 – Faux La qualité de la gestion suppose la professionnalisation des acteurs de la gestion. Leur sensibilisation et leur formation, qui participent d’un environnement favorable à la maîtrise des risques, sont des éléments essentiels pour assurer de manière pérenne et permanente cette qualité. 3 – Vrai Le dispositif de contrôle interne budgétaire évolue par itérations successives et révisions périodiques, en vue de s’améliorer progressivement. Faux 30

31 QUIZZ Ces affirmations sont-elles exactes ? Le contrôle de l’exécution des directives émises par les responsables en vue de maîtriser les risques budgétaires n’est pas nécessaire car chacun sait ce qu’il a à faire. Les responsables financiers doivent s’assurer que les applications informatiques dans le domaine budgétaire permettent à toute personne concernée d’exercer ses responsabilités. Des évaluations régulières du contrôle interne budgétaire doivent être menées. Vrai Faux Vrai Faux 1 – Faux La diffusion des directives ne suffit pas à garantir la compréhension des enjeux et des procédures. C’est par le contrôle de leur exécution que l’on en mesure régulièrement les points de clarification nécessaires. 2 – Vrai L’existence d’outils ne suffit à garantir les responsables budgétaires de la bonne maîtrise des risques par les équipes chargées de la mise en œuvre. Les outils comme les directives doivent être régulièrement audités pour s’assurer de leur pleine réponse aux attentes des responsables financiers 3 – Vrai Les systèmes de contrôle interne doivent être évalués. Cette évaluation revient notamment : - aux acteurs du contrôle interne ; au directeur en charge des affaires financières, chargé de définir, mettre en place et suivre les dispositifs de contrôle interne budgétaire ; à l’audit interne. Vrai Faux 31

32 SOMMAIRE 1 Introduction
2 Le contrôle interne budgétaire (objectifs, définition, périmètre, composantes) 3 La mise en place d’un contrôle interne budgétaire

33 3- Mise en œuvre d’un dispositif de CIB
Pourquoi mettre en place un contrôle interne budgétaire ? Pour garantir le respect des principes établis dans le référentiel de comptabilité budgétaire (circulaire n°DF-MNC du 22 janvier 2009 du ministre du budget, des comptes publics et de la fonction publique) et le manuel opérationnel qui en découle. Pour sécuriser, optimiser et fluidifier l’exécution budgétaire, en particulier dans le contexte de la réorganisation des services de l’Etat et du déploiement de CHORUS. Pour fiabiliser l’information financière, y compris la comptabilité générale de l’Etat, qui est alimentée, notamment, par la comptabilité budgétaire. Pour mieux asseoir les conditions de la soutenabilité des finances de l’Etat.

34 Les bénéfices du déploiement du CIB dans les ministères
3- Mise en œuvre d’un dispositif de CIB Les bénéfices du déploiement du CIB dans les ministères Pour les ministères Pour les agents Fluidification de la gestion : réduction des délais de réalisation des activités, donc des coûts. Exécution de la plus grande part possible du budget alloué Optimisation des choix de gestion par rapport aux objectifs poursuivis Meilleure visibilité donnée au gestionnaire. Amélioration de la qualité de la budgétisation (par rapport à la stratégie et aux objectifs). Adaptation des contrôles aux risques et aux enjeux. Clarification et sécurisation des tâches assignées aux agents, en levant les facteurs d’incertitude sur les règles à appliquer ou les procédures à respecter, grâce notamment à la documentation et à la traçabilité des opérations à effectuer. Organisations de travail mieux définies et moins variables, opérant dans un calendrier prévu et respecté. Allégement des tâches par la mutualisation des bonnes pratiques et le partage d’un socle commun de méthodes prédéfinies.

35 3- Mise en œuvre d’un dispositif de CIB
Les leviers de la mise en place du CIB, une démarche à prendre en charge par les ministères et qui s’appuie sur : Les normes de comptabilité budgétaire et le cadre de référence du contrôle interne budgétaire ; Des structures de pilotage du contrôle interne aux différents niveaux de responsabilité ; Des procédures formalisées et documentées portant sur les processus budgétaires (programmation, suivi de l’exécution, circuits de décision de la dépense, tenue de la comptabilité des engagements) ; Une cartographie et un dispositif de maîtrise des risques établis au regard des objectifs du contrôle interne budgétaire ; Des outils supports notamment de la programmation et de la comptabilité budgétaire, permettant le rapprochement des deux (Chorus) ; Une fonction d’audit interne ministérielle permettant d’évaluer le contrôle interne et de contribuer à l’améliorer ; Des ressources de contrôleurs internes ; Un dispositif de communication et de reporting. L’appui des CBCM.

36 5-Élaborer le référentiel de CIB du ministère
3- Mise en œuvre d’un dispositif de CIB 1- La cellule projet : arrête le calendrier des travaux de mise en place du CIB,  identifie les acteurs à mobiliser et organise la conduite du changement,  évalue la charge à mettre en œuvre. Elle assure le suivi du déroulement du chantier selon les orientations retenues. Elle a vocation à constituer la cellule contrôle interne budgétaire à l’issue de la phase projet de mise en place. 2- Les objectifs liés à la qualité de la comptabilité budgétaire et à la soutenabilité budgétaire doivent être : fixés par les responsables opérationnels, déclinés d’objectifs généraux en objectifs « opérationnels ». L’atteinte des objectifs doit être mesurée par des indicateurs de suivi 3- Cette étape comprend : l’identification des tâches élémentaires qui ont un impact budgétaire ou correspondent à une activité des macro-processus budgétaires, l’identification dans la réalisation de ces activités des risques susceptibles d’avoir un impact sur la réalisation des objectifs fixés, la hiérarchisation des risques identifiés (en fonction de leur gravité et de leur probabilité de survenance), l’identification des dispositifs existants visant à maîtriser les risques les plus importants et l’évaluation de leur degré de maîtrise des risques. 4- Compléter les dispositifs existants en prenant soin de : mettre en place une organisation structurée via une définition et une attribution claire des tâches, définir des points de contrôle tout au long des processus, documenter et formaliser (guides de procédures, organigrammes), tracer : permettre de remonter, à partir de la trace d’une opération, à son fait générateur. 5- Le référentiel ministériel de CIB récapitule la politique de contrôle interne du ministère et son plan d’actions. Il précise : les objectifs poursuivis, l’organisation mise en place, concernant les 5 composantes du CIB, le calendrier, les étapes et les jalons du plan d’actions, les ressources auxquelles les entités peuvent recourir. Les étapes de la mise en place du CIB 2-Fixer les objectifs et déterminer les indicateurs 4-Faire évoluer les dispositifs de maîtrise des risques 3-Recenser et hiérarchiser les risques 5-Élaborer le référentiel de CIB du ministère 1-Constituer une cellule projet CIB

37 3- Mise en œuvre d’un dispositif de CIB
Les outils mis à disposition par la DB Cadre méthodologique global, à décliner par les ministères. Il clarifie en particulier : les objectifs du CIB ; le périmètre du CIB ; les principes directeurs du CIB à mettre en place au sein des ministères ; les acteurs et les structures en charge de la gouvernance. Le cadre de référence du CIB Ils proposent, pour chaque processus financier, une documentation de référence sur la doctrine, les processus, les règles de gestion, les rôles des acteurs de la fonction financière et des préconisations en matière d’organisation financière. Ils sont mis en ligne à l’adresse suivante : Les macro-processus budgétaires Pour chaque groupe d’activités décrit dans les macro-processus, elles documentent  : les risques susceptibles d’avoir un impact négatif sur la réalisation des objectifs de qualité de la comptabilité budgétaire et de soutenabilité budgétaire ; pour chaque risque décrit, le dispositif de contrôle à même de le maîtriser (pré requis procéduraux et/ou contrôles opérationnels). Elles servent d’appui aux ministères pour l’identification de leurs risques et des dispositifs de contrôle à mettre en place pour les pallier. Les matrices de contrôle interne La MACIB accompagne par ailleurs les ministères candidats dans la mise en place du contrôle interne budgétaire avec, si nécessaire, l’appui de consultants spécialisés pour la conduite du chantier au sein de la direction ou du ministère (marché passé avec Ernst & Young) et/ou l’assistance du CBCM et de ses équipes, expérimentés en matière d’appréciation des risques sur la qualité de la comptabilité budgétaire et soutenabilité budgétaire ainsi qu’en termes de connaissance des processus budgétaires et des dispositifs de maîtrise des risques.

38 Partie identification des risques
3- Mise en œuvre d’un dispositif de CIB Les outils mis à disposition par la DB Exemple de matrice de contrôle interne portant sur les opérations des macro processus budgétaires 1 / 2 Partie identification des risques

39 Partie évaluation des risques
3- Mise en œuvre d’un dispositif de CIB Les outils mis à disposition par la DB Exemple de matrice de contrôle interne portant sur les opérations des macro processus budgétaires 2/2 Partie évaluation des risques

40 3- Mise en œuvre d’un dispositif de CIB
Mineure Infime Modéré Majeur Critique Niveau de criticité PROBABILITÉ Quasi certain Diffusion des mesures salariales État aux personnels des EP et entre EP Poids excessif des engagements passés dans les besoins de paiements annuels Exemple de cartographie des risques au ministère de la culture et de la communication PROGRAMME 175- PATRIMOINE Sous-évaluation initiale du coût des projets d'investissement : non prise en compte d'une marge statistique pour aléa Sous-évaluation "tactique" des projets pour faire arbitrer le principe Non prise en compte de l'évolution prévisionnelle des facteurs Retard dans la perception par les SCN de leurs recettes propres Sous-évaluation initiale du coût des projets d'investissement : non prise en compte des dépenses induites Probable Décisions politiques non prévues en programmation Engagement de co-financement (investissement : risque plus fort) ou de subventionnement sans garanties sur les ressources ou le tour de table Visibilité insuffisante sur l'évolution des coûts et du calendrier des opérations d'investissement subventionnées ou cofinancées Dégradation non prévue des ressources propres des EP liée à aux évolutions de la fréquentation ou au mécénat Visibilité insuffisante sur l'évolution des coûts et du calendrier des opérations d'investissement sous MOA EP Visibilité insuffisante sur l'évolution des coûts et du calendrier des opérations d'investissement MOA EMOC Succès insuffisant de certaines expositions/manifestation dégradant le résultat Issue des conflits sociaux dans les EP Possible Visibilité insuffisante sur l'évolution des coûts et du calendrier des opérations d'investissement sous MOA SNT Absence de calendrier de versement infra-annuel des subventions aux opérateurs correlé avec les besoins réels des EP Décisions politiques de financement non programmée de manifestations ou d'expositions Manque de visibilité sur l'équilibre budgétaire de nouveaux établissements Visibilité insuffisante sur l'évolution des coûts et du calendrier des opérations d'investissement sous MOA DRAC Évolution non anticipée du coût du marché de l'édition et du volume d'ouvrages édités Peu probable Défaut de suivi de la situation financière des opérateurs Dégradation non prévue des ressources propres des EP liée à la politique tarifaire / gratuité Contentieux issus d'un défaut d'application des règles de la concurrence Financement d'actions non prioritaires ou détriments de dépenses prioritaires (obligatoires ou inéluctables) Aléas climatiques Rare Dégradation non prévue de l'état sanitaire des bâtiments Infime Mineur Modéré Majeur Critique IMPACT

41 QUIZZ Ces affirmations sont-elles exactes ? La mise en place du CIB est un facteur positif pour les agents chargés de la gestion car il permet de lever des facteurs d’incertitude sur les règles à appliquer ou les procédures à respecter. La mise en place du CIB permet de fluidifier la gestion et d’optimiser l’exécution du budget. Le CIB ne concerne que les bureaux budgétaires et les DAF. Vrai Faux Vrai Faux Vrai 1 – Vrai Le contrôle interne budgétaire prévoit la documentation et la traçabilité des opérations à effectuer, ainsi que l’identification des acteurs en charge des différentes opérations. Ces éléments constituent un appui pour les acteurs de la chaîne de la dépense, en sécurisant et en clarifiant les tâches qui leur sont assignées. 2 – Vrai Le contrôle interne budgétaire permet une optimisation de la chaîne de réalisation de la dépense, donc une réduction des délais, et une meilleure visibilité dans le pilotage de l’exécution budgétaire en lien avec la programmation, ce qui permet d’optimiser les choix de gestion par rapport à la stratégie et aux objectifs. 3 – Faux Le contrôle interne budgétaire est l’affaire de tous ceux dont l’activité peut avoir un impact sur la soutenabilité budgétaire ou la qualité de la comptabilité budgétaire (par exemple par le biais des exercices de prévision/programmation et suivi de l’exécution ou de la prise des décisions engageant l’Etat). En conséquence, lors du déploiement du contrôle interne budgétaire, les responsables à tous les niveaux explicitent les objectifs opérationnels de qualité budgétaire assignés aux différentes entités et les dispositifs à même de maîtriser les risques identifiés. Faux 41

42 QUIZZ Ces affirmations sont-elles exactes ? Les macro-processus sont une des documentations de référence pour le déploiement du CIB. Le CIB fait l’objet d’un référentiel ministériel qui précise la politique de contrôle interne du ministère et son plan d’actions, compte tenu de la cartographie de ses risques budgétaires. Le CIB est mis en œuvre par des ressources humaines internes à chaque ministère. L’autorité chargée du contrôle financier vient en appui pour cette mise en œuvre. Vrai Faux Vrai Faux Vrai 1 – Vrai La refonte des processus budgétaires et comptables a été conçue pour optimiser, sécuriser et clarifier la gestion des politiques publiques en application des principes fondamentaux posés par la Loi organique. Elle a amené à définir les activités nécessaires et les acteurs, leurs articulations. Leur mise en œuvre est un des points d’appui incontournable d’un contrôle interne budgétaire efficace. 2 – Vrai Le cadre de référence interministériel de CIB a vocation à être décliné par chaque ministère sous forme de référentiel ministériel de CIB en fonction des risques identifiés par le ministère -y compris sur ses processus métier- et de la criticité des risques identifiés. 3 – Vrai Le contrôle interne budgétaire est un dispositif interne, piloté et mis en œuvre par les acteurs budgétaires d’un ministère, afin de leur apporter les éléments indispensables à la maîtrise des enveloppes qui leur sont confiées. Les autorités chargées du contrôle financier auprès de ces responsables budgétaires ministériels (contrôleurs budgétaires et comptables ministériels, contrôleurs budgétaires en administration centrale et en région) viennent en appui pour la mise en place et le suivi de ce dispositif, ils n’en sont pas les responsables directs. Faux 42

43 QUIZZ Ces affirmations sont-elles exactes ? La mise en place d’un contrôle interne budgétaire permet à un ministère de se dispenser de conduire des audits internes budgétaires. La mise en place du CIB s’appuie sur des travaux formalisés (organisation, cartographie des risques, dispositifs de maîtrise des risques, plan d’action) et doit être pilotée. Les dispositifs de contrôle interne budgétaire sont indépendants de Chorus. Vrai Faux Vrai Faux Vrai 1 – Faux La conduite d’audits internes budgétaires par un ministère fait partie intégrante de son dispositif de contrôle interne : les audits permettent d’évaluer la qualité du dispositif de contrôle interne et d’en améliorer les modalités et l’efficacité. Les audits peuvent également contribuer à la mise en place du dispositif de CIB. 2 – Vrai Il s’agit en tout premier lieu de documenter les processus de gestion budgétaire, d’identifier les risques au regard des objectifs de soutenabilité et de qualité de la comptabilité budgétaire, de définir les organisations et dispositifs à même de maîtriser ces risques. Ces travaux s’appuient sur des ressources identifiées et font l’objet d’un pilotage en tant que tel. 3 – Faux Les systèmes d’information relatifs à l’information budgétaire et financière jouent un rôle majeur dans la mise en œuvre de la stratégie et du CIB du ministère. Chorus doit rendre disponibles les données nécessaires au pilotage budgétaire par la production d’informations conformes à la LOLF et complètes. Son déploiement conduit en outre à redéfinir l’ensemble des organisations financières des ministères, en identifiant les fonctions à remplir et les acteurs associés. Faux 43