Terminale Communication & Gestion des Ressources Humaines

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1 Terminale Communication & Gestion des Ressources Humaines
LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS Terminale Communication & Gestion des Ressources Humaines

2 LE DOCUMENT LES ENJEUX DE LA GED SOMMAIRE
POURQUOI UTILISER LE LANGAGE XML POUR GERER LES DOCUMENTS ? LE DOCUMENT LES UTILISATIONS DU XML en Terminale Communication & Gestion des Ressources Humaines LES ENJEUX DE LA GED

3 UN DOCUMENT EST COMPOSE DE 4 ELEMENTS :
Émetteur Destinataire Date Référence Contenu De : service RH À : M. le PDG Le xx/xx/2005 NOTE n° 132-A La DRH a évalué les besoins en formation pour l’ensemble des personnels du groupe pour l’année 2006… LA STRUCTURE LE SUPPORT PHYSIQUE Service RH M. Le PDG Xx/xx/2005 132-A La DRH a évalué… LA MISE EN PAGE LES DONNEES

4 LE DOCUMENT NUMERIQUE N’UTILISE PAS DE SUPPORT PHYSIQUE
Service RH M. Le PDG Xx/xx/2005 132-A La DRH a évalué… } Émetteur Destinataire Date Référence Contenu + le fond LA STRUCTURE LES DONNEES + } + MISE EN FORME La forme LE SUPPORT PHYSIQUE

5 1 DOCUMENT NUMERIQUE = 3 FICHIERS
DOCUMENT NUMERIQUE = STRUCTURE DONNEES MISE EN FORME 1 FICHIER pour la structure (.xsd ou .dtd) 1 FICHIER pour les données (.xml) 1 FICHIER pour la mise en forme (.xsl ou .css) 1 DOCUMENT NUMERIQUE = 3 FICHIERS

6 POURQUOI UTILISER UTILISER LE LANGAGE XML POUR GERER LES DOCUMENTS ?

7 ! ? 1- POUR FACILITER LE TRANSFERT DES DOCUMENTS
D’UN ORDINATEUR A UN AUTRE ? À : M. le PDG De : service RH Le xx/xx/2005 NOTE n° 132-A La DRH a évalué les besoins en formation pour l’ensemble des personnels du groupe pour l’année 2006… EERGKRLGKRLGKRLGRMG?KRLKG?RKG?RGK?RGKR?GKG?KRG?KRG?RKL?GRKLG?RKLG?RGK?RGLK?RGRGRGRG RGRGREG ERGREGREG ERGRGRGRGRTGRGRGRG RGRRMLG?RLM?GLR?GRLM?G On ne peut pas ouvrir (ou parfois on y arrive mais le fichier est altéré) un fichier au format propriétaire (Word, Wordpro, Wordperfect…) si l’on ne possède pas le logiciel sur lequel il a été conçu ou si le système d’exploitation (Windows, MacOs, Linux…) est différent. !

8 DOCUMENT XML À : M. le PDG De : service RH Le xx/xx/2005 NOTE n° 132-A La DRH a évalué les besoins en formation pour l’ensemble des personnels du groupe pour l’année 2006… Document XML À : M. le PDG De : service RH Le xx/xx/2005 NOTE n° 132-A La DRH a évalué les besoins en formation pour l’ensemble des personnels du groupe pour l’année 2006… À : M. le PDG De : service RH Le xx/xx/2005 NOTE n° 132-A La DRH a évalué les besoins en formation pour l’ensemble des personnels du groupe pour l’année 2006… Document XML Document XML LE DOCUMENT XML EST LISIBLE (EN RESPECTANT LA MISE EN FORME) ET MODIFIABLE PAR N’IMPORTE QUEL ORDINATEUR.

9 2. POUR GAGNER DU TEMPS : DES RECHERCHES PLUS
RAPIDES LA RECHERCHE INFORMATISEE DE DOCUMENTS SUIT LA PROCEDURE SUIVANTE : 1. SAISIE DES MOTS-CLES 2. RECHERCHE DES DOCUMENTS CONTENANT LES MOTS-CLES 3. AFFICHAGE DE LA LISTE DES DOCUMENTS CONTENANT LES MOTS-CLES

10 Un fichier informatique « standard » se compose d’informations concernant la structure du document (S), sa mise en page (F) et les données (D). S S F F S D S F S D S F S F S D S F S S D D S S F F F S D S S D S D S F F S S F S D S D S F F S S D S F S D S F S D S F F S S Le moteur de recherche va lire l’ensemble de ces informations jusqu’à ce qu’il trouve les données (D) qui ont été saisies.

11 AVEC XML Le document XML étant composé de 3 fichiers : 1 fichier regroupant les informations sur la structure du document, 1 fichier regroupant les informations de mise en page, 1 fichier regroupant les données, le moteur de recherche va uniquement lire le fichier des données pour trouver celles qui ont été saisies (D), d’où un gain de temps considérable (3 fois moins de données à lire que dans un fichier « classique »). D D D D D D D D D S S S S S S S S S F F F F F F F F F

12 @ 2. POUR GAGNER DU TEMPS : UNE SEULE CHARTE
GRAPHIQUE POUR TOUS LES CANAUX DE DIFFUSION LIMOUSIN S S S S S S S S S Deojkzefd 12 z4d8 zdf Zdfddfd ofdejfefoijefijef Dkzeoffo. Terfef 1 fedf : 2100 ezfzef 85 Fef 41 fef iejffef 447 Relgpjreoerg Rfpojfezoifj ezfue fofj e Efef pekfgfkrgfkrgkrg. D D D D D D D D D LIMOUSIN @ Deojkzefd 12 z4d8 zdf Zdfddfd ofdejfefoijefijef Dkzeoffo. Terfef 1 fedf : 2100 ezfzef 85 Fef 41 fef iejffef 447 Relgpjreoerg Rfpojfezoifj ezfue fofj e Efef pekfgfkrgfkrgkrg. Dkzeoffo. Zdfddfd ofejfefoijefiief Deoikzefd 1 2 z4d8 zdf Terfef 1 fedf : Relgpireoerg Fef 41 fef ieiffef 447 2100 ezfzef 85 F F F F F F F F F

13 3. POUR ETRE PLUS PRODUCTIF
LE XML PERMET : - de créer des structures réutilisables pour créer une famille cohérente de documents d’augmenter la durée de vie du document qui ne dépend plus des évolutions technologiques - d’automatiser la mise en page des textes de s’affranchir des contraintes liées aux différentes plateformes logicielles et matérielles

14 DE LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS
LES ENJEUX DE LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS EXHAUSTIVITE : la totalité des documents d’une organisation est concernée par la GED. COHERENCE : la GED permet d’assurer la cohérence structurelle et visuelle de l’ensemble des documents de l’organisation. TRACABILITE : le document électronique est consultable sur n’importe quel ordinateur mais on peut protéger sa structure et sa feuille de style contre les modifications pour permettre d’identifier sa provenance.

15 LES UTILISATIONS DU XML
en Terminale Communication & Gestion des Ressources Humaines Quelles utilisations ? Quels outils ? Les utilisations du XML

16 LES UTILISATIONS DU XML
Quelles utilisations ? LE XML PERMET : de s’affranchir des contraintes liées aux différentes plateformes logicielles et matérielles - de créer des structures réutilisables pour créer une famille cohérente de documents - d’automatiser la mise en page des textes

17 S’affranchir des contraintes liées aux différentes plateformes logicielles et matérielles :
 Créer un document (Office 2003) Enregistrer le document au format XML   Ouvrir le document avec un autre logiciel (Internet Explorer)

18        Automatiser la mise en page des textes :
Utilisation/Création  De feuilles de styles  De modèles de documents  De filigranes & logos  D’en-têtes & pieds de page  De bibles de paragraphes  Notion de charte graphique

19 Créer des structures réutilisables pour créer une famille cohérente de documents :
 Réfléchir à la structure du document  Créer la structure (fichier .xsd ou .dtd)  Saisir les données (fichier .xml)  Utiliser (pas concevoir) une ou plusieurs feuilles de style (fichier .xsl ou .css)

20 LES UTILISATIONS DU XML
2. Quels outils ?  MS Office 2003 (possibilité d’enregistrer Les documents au format XML)  Open Office (format d’enregistrement XML par défaut; logiciel gratuit)  MS XML Notepad (création de structure XML; logiciel gratuit)

21 LES UTILISATIONS DU XML
3. Exemple : réalisation et diffusion d’un CV Réfléchir à la structure du CV Analyser une structure existante Utiliser un modèle existant  ou ou Création de La structure  ou Utilisation/Modification  Saisie des données Association d’une feuille de style existante pour publication sur Internet Association d’une feuille de style existante pour Impression papier  et