Gestion de contenu d’entreprise (ECM) et formulaires

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1 Gestion de contenu d’entreprise (ECM) et formulaires

2 Microsoft Office dans l’évolution des entreprises
Vos équipes Microsoft Office dans l’évolution des entreprises Productivité & qualité Interactions & relations Agilité et adaptabilité Accélération des changements et alignement continu avec les nouveaux objectifs et réglementations Maintien de la compétitivité dans les marchés ouverts Disparition des barrières organisationnelles et des structures hiérarchiques Un monde plus globalisé Un monde plus connecté et actif Un monde plus règlementé Améliorations attendues Evolution des systèmes Impact entreprises Tendances

3 Donnez à vos équipes les moyens d’être efficaces
Gestion de formulaires Gestion du temps et des projets Pilotage des performances Scénarios & usages Production, diffusion et archivage de contenu Dématérialisation de processus Partage et recherche d’informations Communications Unifiées Mobilité Confidentialité Analyse Reporting Fiabilité des données Expérience Microsoft Office Libre service Informatique de confiance Faciles à utiliser Familiers Communication & Collaboration Gestion de contenu numérique Business Intelligence Agilité et adaptabilité Interactions & Relations Améliorations attendues Productivité & Qualité Solutions Office system 2007 Gestion de projets pour l’entreprise

4 Piliers des Solutions d’Office system 2007
Différentiateur : les applications clientes Office Vision: Gestion de Projet élargie Capacités clés Gestion de projet Gestion de ressources Gestion de portefeuilles Collaboration Gestion de Projets pour l’entreprise (EPM) Différentiateur : les applications clientes Office Vision: Mieux travailler ensemble Capacités clés Messagerie & Mobilité Présence/IM/VoIP Espaces d’équipes collaboratifs Workflow Communication & Collaboration (C&C) Différentiateur : les applications clientes Office Vision : Démocratisation du décisionnel Capacités clés Analyse & reporting Tableau de bord Gestion de la performance Portails Business Intelligence (BI) Différentiateur : les applications clientes Office Vision: Dématérialisation des processus Capacités clés Gestion documentaire Archivage légal Gestion de contenu Web Workflow et gestion de formulaires Gestion de contenu numérique (ECM) 4 technologies transversales : Recherche – Workflow – Portails - Formulaires

5 Canaux de publication multiples Efficacité des processus
ECM : pour quel besoin ? Réutiliser l’information est difficile. Difficulté à protéger l’information sensible. Inefficacité des processus rédactionnels. Risque de non-conformité avec les règlements. Risque de ne pas retenir le contenu. Archivage. Contenu désorganisé Climat réglementaire ECM Canaux de publication multiples Efficacité des processus Les Webmasters sont un goulot d’étranglement pour le contenu. La multiplicité des types de sites accroît le coût de gestion. Les indications de « branding » sont utilisées improprement. Automatisation de grands volumes de processus. Intégration des contenus et processus.

6 ECM : quels sont les écueils habituels ?
Déploiement réservé à certains départements. Faible adoption utilisateur. Coûts importants de déploiement et de maintenance. Lenteur du retour sur investissement.

7 ECM : quelle est l’approche de Microsoft ?
Banalisation des fonctions ECM à toutes les fonctions de l’organisation. Offrir un large choix de situations d’usage, clé en main. Intégration forte des composants. Interopérable et extensible.

8 Architecture fonctionnelle de la solution ECM de Microsoft
Interface utilisateur Microsoft Office Navigateurs Web Applications tierces Composants ECM Gestion de documents Gestion d’enregistrement Gestion de contenu Web Gestion de formulaires Services unifiés Workflow Metadata Policies Library Svcs. Search Security IRM Collab Architecture de stockage unifiée

9 Architecture fonctionnelle de la solution ECM de Microsoft : zoom sur les services unifiés
Les services unifiés sont des briques fonctionnelles utilisées à plus niveau, dont l’implémentation est mutualisée, au niveau de la plate-forme : Service de workflow collaboratif basé sur Windows Workflow Foundation. Workflow Fonction de recherche avancée, basée sur la technologie MS Search. Search La gestion des métadonnées est omniprésente, pour enrichir les scénarios collaboratifs et ECM. Metadata Les mécanismes d’accès, l’authentification, la gestion des rôles sont mutualisés. Security Les entreprises peuvent fixer des stratégies, vis-à-vis des infor-mations manipulées (ex : péremption, modèles de documents, …). Policies La confidentialité des données peut être gérée (stratégies) au niveau de la plate-forme. IRM Library Svcs. La notion de librairies permet de décliner les stratégies de stockage. Les espaces d’équipes sont au cœur de la stratégie ECM de Microsoft. Collab

10 Gestion d’enregistrement Gestion de formulaires
Préambule : zoom sur les services workflow dans la plate-forme Office system Interface utilisateur Microsoft Office Navigateurs Web Application tierces Composants ECM Gestion de documents Gestion d’enregistrement Gestion de contenu Web Gestion de formulaires Services unifiés Workflow Workflow Metadata Policies Library Svcs. Search Security IRM Collab Architecture de stockage unifiée

11 Exemple “d’activités” Office
Workflow Focus sur l’Information Worker. Windows Workflow Foundation : Hebergé sur Windows SharePoint Services, WSS expose WWF au travers de services prêts à l’emploi. Expérience intégrée client/serveur : Formulaires InfoPath, Office et Serveur. Tâches : WSS, et applications Office. Capacités « Out-of-box » : Révision, approbation, signatures, translation, expiration… Activités ciblées. Plate-forme de développement : Plug-in Visual studio. Assistant FrontPage. Exemple “d’activités” Office Gestion de tâches : Création, aboutissement, approbation, révision, changement, destruction. Elément : Mise à jour, copie/destruction, changement. Document : Get Range (XLServer). Web : Envoyer un , Créer une alerte, Valider les droits utilisateurs, Demander des permissions.

12 Windows Workflow Foundation
Concepts clés : Les Workflows sont un ensemble d’activités. Les activités sont les blocs de base. Les workflows fonctionnent au sein d’un Processus Hôte : une application ou un serveur. Les développeurs peuvent créer leurs propres bibliothèques d’activités personnalisées. Composants : Base Activity Library : activités “Out-of-box”, fondation pour créer du spécifique. Runtime Engine : exécution des workflows et gestion de l’état. Runtime Services : flexibilité du hosting et communication. Visual Designer : création graphique et développement (code). Visual Designer A Workflow Une activité Custom Activity Library Windows Workflow Foundation Base Activity Library Runtime Engine Runtime Services Processus Hôte

13 Ex : initiation d’une approbation

14 Panneau de propriétés du côté client Office

15 Conception de workflow sous Visual Studio
Workflow Designers (À la ‘WinForms’ Designer) Création de nouveaux workflows Edition visuelle (/code) Intégration de code .NET Debogging Visual Support de thèmes Sequential Designer State Machine Designer Activity Designer (À la ‘UserControl’ Designer) Création de nouvelles activités Edition visuelle (/code) Héritage depuis des activités de base ou de zéro Activity Designer

16 Gestion d’enregistrement Gestion de formulaires
Gestion de documents Interface utilisateur Microsoft Office Navigateurs Web Application tierces Composants ECM Gestion de documents Gestion de documents Gestion d’enregistrement Gestion de contenu Web Gestion de formulaires Services unifiés Workflow Metadata Policies Library Svcs. Search Security IRM Collab Architecture de stockage unifiée

17 Gestion de documents : Collecter et organiser l’information
Modèle de stockage de documents Panneau de propriétés de document dans Office 2007 Stockage de contenu Sales Employment Claims Archivage / extraction, version majeure /mineure, rôles Contracts Asia Pacific Region Serveurs de fichiers Scanner ou périphérique multifonction Word Sites d’équipes Gestion des métadonnées basées sur XML

18 Gestion de documents : Stockage de documents évolutif
Gérer de grandes quantités de documents Définir de riches métadonnées pour la recherche Activer l’archivage / extraction pour la gestion de versions

19 Gestion de documents : Capture évoluée de métadonnées dans le client Office 2007
Métadonnées obligatoires dans la définition du type de contenu Panneau personnalisable, basé sur InfoPath Capture des métadonnées dans le cadre du processus de rédaction

20 Gestion de documents : Trouver la bonne information (et la bonne personne)
Recherche via le portail intranet Stockage de contenu Moteur de recherche rapide et pertinent ERP Recherche dans de multiples sources de contenu et données structurées ou non structurées. Trouver des experts au sein d’un réseau social. Extensible pour différents types de fichiers et de contenus. Serveurs de fichiers Personnes

21 Gestion de documents : Recherche dans l’organisation
Interface avec tabulation Alertes Mise en surbrillance de la requête Correction de requête

22 Gestion de documents : Protéger les actifs
Stockage de documents Rôle basé sur la sécurité de chaque élément Sales Employment Claims Contracts Asia Pacific Region Stratégies d’audit pour logger les usages IRM côté serveur Corbeille

23 Gestion de documents : Collaboration sur les documents structurés
Sécurité basée sur les rôles Auteur Approbation depuis le client Office Stockage de documents Vente Emploi Demande Auteur Reviewer Contacts Asie Pacific Region Démarrage du workflow au sein du client Office Office ouvre les modèles basés sur XML Central IT

24 Gestion de documents : Workflow documentaire d’approbation/révision
Tâches de workflow assignées aux utilisateurs Suivi de l’historique de workflow

25 Gestion de documents : Automatisation de processus métier
Stockage de contenu Vente Emploi Demande Intégration du contenu et processus dans le repository Formulaires Contrats Asia Pacific Region Office SharePoint Designer Moteur de workflow et outils

26 Bénéfices métier de gestion de documents
Réutiliser et protéger la connaissance. Faciliter la rédaction et la collaboration autour des documents. Intégration du contenu et des processus métier.

27 Gestion d’enregistrements
Interface utilisateur Microsoft Office Navigateurs Web Applications tierces Composants ECM Gestion de documents Gestion d’enregistrement Gestion d’enregistrement Gestion de contenu web Gestion de formulaires Services unifiés Workflow Metadata Policies Library Svcs. Search Security IRM Collab Architecture de stockage unifiée

28 Modèle de stockage d’enregistrement
Gestion d’enregistrements : Capturer et organiser les enregistrements métier Modèle de stockage d’enregistrement Transfert du contexte documentaire Actifs physiques Systèmes DM/ SOAP/SMTP Interface Stockage d’enregistrements Contrats Asia Pacific Region Finance prêts Configure le stockage par dossier Gestionnaire d’enregistrements

29 Gestion d’enregistrements : Stockage
Lieu de stockage officiel d’enregistrements Routage d’enregistrements Listes en attente

30 Message de stratégie de dossier Gestion de dossiers d’e-mail
Gestion d’enregistrements : Déclarer les messages électroniques en tant qu’enregistrements Message de stratégie de dossier Gestion de dossiers d’

31 Gestion d’enregistrements : Rétention selon des stratégies
Action d’expiration Stockage des enregistrements Archive Expiré Emprunts Contrats Finance Expiré Asia Pacific Region Suppression Stratégie de rétention définie par les règlements ou la stratégie métier Gestionnaire d’enregistrements

32 Gestion d’enregistrements : Stratégies de gestion de l’information
Suivre les audits et l’expiration du contenu Action d’expiration configurable

33 Gestion d’enregistrements : Gérer le processus de découverte légal
Conserver en cas de litige Litware Inc. Stockage d’enregistrements Contrôle des ventes Asia Pacific Region Emploi demande Remplacer la stratégie de rétention 11/8/08 Juriste Senior Recherche d’enregistrements à conserver Juriste

34 Gestion d’enregistrements : Gérer la conservation légale

35 Bénéfices métier de la gestion d’enregistrements
Réduire le risque de non-conformité et de responsabilité juridique. Conserver les enregistrements critiques pour assurer la continuité métier. Réduire les coûts de recherche d’infor-mations lors des enquêtes juridiques.

36 Gestion d’enregistrement Gestion de formulaires
Gestion de contenu Web Interface utilisateur Microsoft Office Navigateurs Web Applications tierces Composants ECM Gestion de documents Gestion de contenu Web Gestion d’enregistrement Gestion de contenu web Gestion de formulaires Services unifiés Workflow Metadata Policies Library Svcs. Search Security IRM Collab Architecture de stockage unifiée

37 Gestion de contenu Web : Rédaction de contenu
Bibliothèque de fonctions, stratégies, recherche Edition dans le contexte Stockage de contenu Web Responsable presse Capacités de rédaction Editeur WYSIWYG Web Fragments HTML réutilisables Office Word

38 Gestion de contenu Web : Edition et approbation in situ
Workflow d’approbation Champs éditables

39 Gestion de contenu Web : Editeur DHTML WYSIWYG

40 Gestion de contenu Web : Conversion côté serveur

41 Gestion de contenu Web : Publication de contenu
Séparation contenu et présentation Workflow de révision et approbation en standard Variations de Site Template Serveur de production Directeur de la rédaction Responsable presse Press Release Site Internet Contenu

42 Gestion de contenu Web : Déployer et gérer
Serveur Internet Serveur de déploiement de contenu Serveur de déploiement Annonce de presse Système de planification de page Serveur intranet Annonce de presse Breaking news Actif le : 31 mars 2006 Expire le : 30 avril 2006 Déploiement rapide Responsable presse

43 Gestion de contenu Web : Présenter du contenu aux utilisateurs Web
Utilisateurs anonymes Utilisateurs classiques Haute performance et montée en charge Serveur Internet Personnalisation Gold Members Silver Members Authentification basée sur des formulaires Membres Recherche rapide et pertinente

44 Bénéfices métier de la gestion de contenu Web
Donner aux utilisateurs métier la capacité d’éditer et publier du contenu Web dans des délais impartis. Utiliser les chartes graphiques officielles plus facilement. Diminuer les coûts de gestion de sites multiples, et du multi langue.

45 Gestion de formulaires
Interface utilisateur Microsoft Office Navigateurs Web Applications tierces Composants ECM Gestion de documents Gestion de formulaires Gestion d’enregistrement Gestion de contenu Web Gestion de formulaires Services unifiés Workflow Metadata Policies Library Svcs. Search Security IRM Collab Architecture de stockage unifiée

46 Gestion de formulaires Etendre leur périmètre d’usage
Formulaires InfoPath Web : Aucune empreinte sur le client. Expérience utilisateur étendue via les formulaires Web : Sémantique client/serveur réduite, Mise en page et validation locales. Supporte les topologies intranet, extranet et Internet : Construit sur la plate-forme WSS grâce à ASP.NET, Développement rapide de formulaires, pour une utilisation Web et client riche. Cross-navigateur et cross-plate-forme : IE, Netscape, Firefox, Mozilla, Safari. Windows, Mac OSX, Unix, Linux. Formulaire InfoPath dans le navigateur Formulaire InfoPath dans Outlook

47 Gestion de formulaires : Publier, ouvrir et remplir des formulaires
Serveurs Office XSN, XML chargé Exécution de la logique métier Publication XSN InfoPath Designer Capacités des formulaires Event log rejoué ASPX Génération WSS XSN Chargement XSN, XML Chargement script et données Publication event log via XMLHTTP Retour des données mises à jour InfoPath Client Browser Take offline as needed XSN, XML chargé Exécution de la logique métier Génération et rendu HTML (utilisation script) Validation Exécution de calculs Exécution de règles Edition d’actions (Toutes utilisent des scripts) Rendering Validation Exécution de calculs Exécution de règles Edition d’actions

48 Gestion de formulaires : Soumettre des formulaires
Web Service Server Serveurs Office XSN, XML chargé Exécution de la logique métier Capacités formulaires ASPX WSS XSN Publication event log via XMLHTTP Soumettre Soumettre InfoPath Client Browser XSN, XML chargé Exécution de la logique métier

49 Gestion de formulaires pour le Web : Bilan
Serveur – Atteindre plus d'utilisateurs . . . Formulaires Web supportant de multiples navigateurs, Validation, calculs, règles et interactivité via script, Administration des formulaires (templates, code) côté serveur, Activation intelligente du client léger ou d'InfoPath, Ouverture des formulaires via l'appel d'une Url avec des paramètres, Encapsulation des formulaires dans des pages ASPX. Client Formulaires plus riches et omniprésents : Formulaires InfoPath à partir d'Outlook, Cache des données Offline, Intégration Visual Studio, Support de l'IRM.

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51 Conclusion : pourquoi Microsoft fournit-il des fonctions ECM ?
Facilité d’emploi et intégration avec Office assureront une adoption large de ces fonctions. Des composants étroitement intégrés réduisent les coûts de déploiement et d’administration. Les fonctionnalités clés en main réduisent leurs temps de valorisation.

52 SHAREPOINT PORTAL SERVER ET LA SOLUTION COLLABORATIVE MICROSOFT 8 avril 2005
52 © 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.