Formation à l’utilisation du logiciel SAGA

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1 Formation à l’utilisation du logiciel SAGA

2 Déroulement Durée : 3 jours Horaire : 9h30 – 13h00 et 14h – 17h00

3 Objectifs Maîtrise du logiciel Capable de former d’autres personnes

4 Aujourd’hui Environ 1000 utilisateurs (env. 60 pays)
ACF Paris, ACF Madrid, ACF New-York, ACSUR Madrid, ACTED, AMI, Avocats sans Frontières, Croix-Rouge Française, Enfants et développements, MADERA, Medicus Mundi, MSF Belgique, MSF Luxembourg, MSF Suisse, NCCI, Penal Reform, RCN Bruxelles, RET Suisse, Solidarité, Solidarité Afghanistan, Terre des Hommes, Médecins du Monde Belgique, OXFAM Barcelone, Care France, FGH Mozambique, Diakonie Emergency Aid, Keoogo, MSF France, Première Urgence, OPALS, CIC Barcelona, Sport sans frontières, Médecins du Monde France, Caritas, Cordaid, Afesip Laos, Waha, Johanniter, Association Voute Nubienne et Solthis.

5 Historique 20 ans d’expérience ! Feuilles Excel et Compta DOS
SAGA : projet MSF SAGA2 : une application “standard” SAGA4 : large diffusion Projet collaboratif, améliorations constantes, rythme d’une version par an.

6 Vous trouverez toujours un admin pour vous aider.
SAGA dans le monde Vous trouverez toujours un admin pour vous aider.

7 Thèmes abordés Installation de SAGA
Configuration de la mission financière Activation des paramètres propres à l’ONG Création des paramètres propres à la mission financière Saisie des différents types d’écritures Clôtures comptables Transferts des données Impressions disponibles

8 Programme pour aujourd’hui
Installation de SAGA Installation des manuels Ouverture de SAGA Configuration de la mission financière Présentation des menus du logiciel Activation des paramètres généraux nécessaires Création des paramètres missions Ouverture d’un mois comptable

9 Installation du logiciel

10 Lancer le fichier saga6nstall.exe qui se trouve sur votre clé USB.
Instructions Lancer le fichier saga6nstall.exe qui se trouve sur votre clé USB. Laisser les chemins et options proposées par l’installeur. Redémarrer votre ordinateur

11 Installation des manuels

12 Laisser les chemins et options proposées par l’installeur.
Instructions Lancer le fichier manuels.exe dans le dossier manuels qui se trouve sur votre clé USB Laisser les chemins et options proposées par l’installeur.

13 Ouverture de SAGA

14 Double-cliquez sur l’icône “Saga v6” sur votre bureau
Instructions Double-cliquez sur l’icône “Saga v6” sur votre bureau Puis saisissez votre login et votre mot de passe qui vous sera fourni. Login : CAPITALE Mdp : CAPITALE

15 Réception de votre fichier de paramètres généraux

16 Instructions Réception du fichier PARAMSGENERAUXV6.zip qui se trouve sur votre clé USB et via le bouton Réception des paramètres généraux Ouverture de SAGA avec le login et mot de passe que vous nous avez envoyé.

17 Configuration de la mission financière
Définition Objectif Exercice

18 Définition Mission financière: ensemble de projets gérés par un seul responsable financier, dont toutes les opérations comptables et financières sont centralisées dans un seul logiciel de gestion comptable et financière (dans notre cas : SAGA). En principe, une mission financière correspond à un pays où un centre opérationnel mène des activités. Objectif Ce module permet d’identifier le pays sur lequel l’administrateur financier doit travailler. Les informations « code siège » et « code mission suivi d’un chiffre » sont là pour garantir les réceptions des données en provenance du siège et des différents terrains/projets au sein du pays. Le code mission (Ex : SL1) doit être unique au sein de l’ONG.

19 Descriptif : Mission Tchad Code lieu : NDJ Devise de référence : EUR
Exercice Renseignez les éléments présents sur votre écran à partir des éléments ci-dessous : Siege : FR Code pays : TD Descriptif : Mission Tchad Code lieu : NDJ Devise de référence : EUR Devise pivot pour le calcul des taux de change : EUR

20 Présentation des menus

21 Activation des paramètres généraux nécessaires

22 L’accès se fait via le menu Paramètres – Généraux – Devises
Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Généraux – Devises Activez les devises utilisées dans votre pays. (USD, EUR et XAF) Activez les pays où vous êtes susceptibles d’effectuer des transferts de fonds. (BE, CI, FR et TD) Activez les financeurs utilisés dans votre pays. (A001, C001, C002, C005, D003, D009, D011, D014, E001, E009, E025 et E028)

23 Création des journaux Accès via le menu « Paramètres », « Missions » puis « Journaux » Quelques définitions Objectif Exercice

24 Quelques définitions Journal comptable de caisse ou de banque : document comptable dans lequel sont enregistrés les mouvements d’une caisse ou d’un compte bancaire. Il y a un et un seul journal par caisse ou par compte bancaire. Journal comptable des opérations diverses (O.D.): il existe plusieurs types d’opérations qu’il peut être intéressant d’enregistrer dans un journal des O.D.: les modifications d’imputations, les justifications d’avances, les écritures de correction, ... Journal extra comptable: liste des charges payées et imputées par le siège à la mission financière. Un journal extra-comptable est unique et mensuel. Exemple: indemnités des expatriés, payées par le siège, mais imputées à une mission financière.

25 Quelques définitions Journal des forfaits: liste de matériel ou de personnes présentées en remboursement à un financeur sur base forfaitaire, reprenant les éléments suivants: description, date de début et de fin de prise en considération, forfait mensuel remboursable. Ce document est utilisé par la mission pour le suivi des lignes de financement forfaitaires de certains contrats de financement. En effet, certains financeurs institutionnels financent une ONG sur une base forfaitaire. Journal des simulations: document, tenu par la mission, dans lequel figure chaque commande en cours et toute autre estimation de charge susceptible d’améliorer les suivis. Un journal des simulations est unique et multidevise.

26 Objectif Ce module permet de créer l’ensemble des journaux nécessaires à l’enregistrement des différentes dépenses effectuées sur la mission.

27 L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Journaux
Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Journaux Créer l’ensemble des journaux de votre pays (périphéries incluses) à partir du fichier liste des journaux.xls qui se trouve sur votre clé USB.

28 Création d’un exercice budgétaire
Accès via le menu « Paramètres », « Missions » puis « Exercices budgétaires » Définition Objectif Exercice

29 Définition Exercice budgétaire: période pour laquelle la budgétisation de la mission est calculée. Dans le logiciel SAGA, pour des questions pratiques, il peut y avoir plusieurs exercices budgétaires pour la même année civile. Ces différents exercices correspondent à la budgétisation initiale et aux révisions budgétaires de l’année. Exemple: = budgétisation initiale, = budgétisation révisée, etc. Ces deux budgétisations correspondent à deux exercices budgétaires de 2004.

30 Objectif Ce module permet de créer l’ensemble des exercices budgétaires nécessaires à la création d’un budget d’un projet donné.

31 Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Exercices budgétaires Créez les exercices budgétaires nécessaires à partir du fichier liste des exercices budgétaires.xls qui se trouve sur votre clé USB.

32 Création d’un projet Accès via le menu « Paramètres », « Missions » puis « Projets » Définition Objectif Exercice

33 Définition Projet: activité précise dans un espace géographique défini. D’un point de vue financier, un projet est un centre de coût. Exemple: projet “médical à Butare”, projet “enfants non accompagnés à Gisenyi”, projet “coordination centrale à Kigali”, projet “SIDA” sur tout le Rwanda.

34 Objectif Ce module permet de créer l’ensemble des projets ou activités mis en place par l’ONG.

35 L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Projets
Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Projets Créez les projets nécesssaires à partir du fichier liste des projets.xls qui se trouvent sur votre clé USB.

36 Saisie du budget automatique d’un projet

37 L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Projets
Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Projets Remplissez le budget à partir du fichier “Budget projet 001.xls”, fourni sur votre clé USB dans le dossier kitformation\parametres mission, pour le projet 001 Limitez votre saisie aux 10 premières lignes.

38 Import d’un budget automatique d’un projet à partir d’Excel

39 L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Projets
Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Projets Double-cliquez sur le projet 010, placez-vous sur l’onglet “Budget” puis cliquez une fois sur le bouton droit de la souris. Un menu contextuel apparaît vous permettant d’importer un budget saisi sous Excel. Vous devez indiquer les infos suivantes : Le n° de la colonne pour le compte Le n° de la colonne pour le montant Le fichier à importer se trouve sur votre clé USB dans le dossier kitformation/parametres missions/budget projet 010.xls.

40 Saisie d’un budget manuel d’un projet

41 L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Projets
Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Projets Création du projet FFF avec les informations suivantes : Description : Coordination Période : du 1/06/2009 au 31/12/2014. Devise : Euro Créez le budget pour ce projet en sélectionnant un budget manuel, puis importer le budget à partir d’Excel en utilisant le fichier qui se trouve sur votre clé USB dans le dossier kitformation/parametres missions/budget projet FFF.xls.

42 Création d’un plan financeur de référence manuellement

43 Vous devez créer ce modèle dans SAGA.
Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Plan financeur A partir du fichier Plan financeur MDM.xls qui se trouve dans le dossier kitformation\parametres missions sur votre clé USB. Vous devez créer ce modèle dans SAGA. Pensez à bien le sauvegarde et à lui donner ce nom : modele MDM.pdu

44 Modification d’un plan financeur de référence

45 A partir du fichier « modele MDM.pdu » que vous venez de créer,
Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Plan financeur A partir du fichier « modele MDM.pdu » que vous venez de créer, vous devez modifier chaque ligne financière en y affectant les comptes du PCG financés par ces lignes.

46 Création d’un plan financeur de référence en utilisant l’import Excel

47 Vous devez créer ce modèle dans SAGA.
Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Plan financeur A partir du fichier plan financeur SDC.xls qui se trouve dans le dossier kitformation\parametres missions sur votre clé USB. Vous devez créer ce modèle dans SAGA. Pensez à bien le sauvegarde et à lui donner ce nom : modele SDC.pdu

48 Création d’un contrat Accès via le menu « Paramètres », « Missions », « Financement » puis « Contrats de financement » ou via l’icône « la bourse avec l’euro à l’intérieur ». Définition Objectif Exercice

49 Définition Contrat de financement : financement attribué par un financeur couvrant, partiellement ou totalement, les charges d’un ou plusieurs projets, au sein d’une même mission financière. Pour des raisons pratiques, un code analytique/contrat de financement sera associé également aux fonds qu’une ONG affectera à un ou plusieurs projets, au sein d’une même mission financière. Exemple: ECHO couvre contractuellement les charges des projets médicaux de Butare et de Gisenyi et une partie des charges de la coordination à Kigali.

50 Objectif Ce module permet de créer l’ensemble des contrats signés ou pas finançant un ensemble de projets ou activités mis en place par l’ONG dans la mission financière.

51 1 - Création d’un contrat manuellement

52 Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Contrat de financement Vous devez créer un contrat à partir des infos suivantes : Code : MDM1 Intitulé : MDM Fonds propres Financeur : A001 Référence : - Date de début : 01/01/2012 Date de fin : 31/12/2012 Accepté : Oui Devise : Euro Plan financeur de référence : Aucun Projets financés : 001 et 010

53 Création du budget de ce contrat

54 Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Contrat de financement Vous devez créer le budget de ce nouveau contrat à partir du fichier ci-dessous : Source : Budget contrat MDM1.xls Emplacement : se trouve dans le dossier kitformation\parametres missions sur votre clé USB.

55 2 - Création d’un contrat en utilisant un plan financeur de référence

56 Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Contrat de financement Vous devez créer un contrat à partir des infos suivantes : Code : SDC1 Intitulé : Coopération Suisse Financeur : E009 Référence : - Date de début : 01/06/2009 Date de fin : 30/06/2012 Accepté : Oui Devise : Euro Coût administratif : 5% Plan financeur de référence : modele SDC.pdu Projets financés : ; ;

57 Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Contrat de financement Vous devez vous connecter en niveau master pour avoir la possibilité de charger un modèle sur un contrat existant. Vous devez créer le budget de ce nouveau contrat à partir du fichier ci-dessous : Source : modele SDC.pdu Emplacement : emplacement où vous l’avez sauvegardé. Après chargement de ce modèle, vous devez renseigner la partie montant de chaque ligne de financement.

58 3 - Création d’un contrat en utilisant l’import Excel

59 Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Contrat de financement Vous devez créer un contrat à partir des infos suivantes : Code : UCF1 Intitulé : UNICEF Financeur : D011 Référence : - Date de début : 01/04/2011 Date de fin : 31/03/2012 Accepté : Oui Devise : Euro Coût administratif : 5% Plan financeur de référence : Aucun Projets financés : ; ;

60 Vous devez également affecter pour chaque ligne les comptes financés
Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Contrat de financement Vous devez importer le budget de ce nouveau contrat à partir du fichier excel ci-dessous : Source : Budget contrat UCF1.xls Emplacement : se trouve dans le dossier kitformation\parametres missions sur votre clé USB Vous devez également affecter pour chaque ligne les comptes financés

61 Création d’un plan analytique de référence

62 Vous devez créer ce modèle dans SAGA.
Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Analyse - Plan analytique A partir du fichier plan analytique UCF.xls qui se trouve dans le dossier kitformation\parametres missions sur la clé USB Vous devez créer ce modèle dans SAGA.

63 Modification d’un plan analytique de référence

64 Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions - Analyse – Plan analytique A partir du fichier « modele UCF.pao » qui se trouve dans le dossier kitformation\parametres missions sur la clé USB Vous devez modifier chaque ligne analytique en y affectant les comptes du PCG financés par ces lignes.

65 Création d’un axe analytique
manuellement

66 L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions - Analyse – Axes
Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions - Analyse – Axes Vous devez créer un axe à partir des infos suivantes : Code : UCF1 Intitulé : Unicef Tchad Date de début : 01/04/2011 Date de fin : 31/03/2012 Devise : EUR Plan analytique de référence : Aucun Projets financés : 001;010;

67 Création du budget de cet axe

68 Vous vous limitez aux 10 premières lignes
Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions - Analyse – Axe analytique Vous devez créer le budget de ce nouvel axe à partir du fichier ci-dessous : Source : Budget axe UCF1-1.xls Emplacement : se trouve dans le dossier kitformation\parametres missions sur la clé USB Vous vous limitez aux 10 premières lignes

69 Création d’un axe analytique en utilisant un plan analytique de référence

70 L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions - Analyse – Axes
Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions - Analyse – Axes Vous devez créer un axe à partir des infos suivantes : Code : UCF1-2 Intitulé : Unicef Tchad Date de début : 01/04/2011 Date de fin : 31/03/2012 Devise : EUR Plan analytique de référence : modele UCF.pao Projets financés : 001;010;

71 Saisie du budget manuellement

72 Source : Budget axe UCF1-1.xls
Instructions Vous devez créer saisir le budget de ce nouvel axe à partir du fichier ci-dessous : Source : Budget axe UCF1-1.xls Emplacement : se trouve dans le dossier kitformation\parametres missions sur la clé USB

73 Création d’un axe analytique en utilisant l’import excel

74 L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions - Analyse – Axes
Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions - Analyse – Axes Vous devez créer un axe à partir des infos suivantes : Code : UCF1-3 Intitulé : Unicef Tchad Date de début : 01/04/2011 Date de fin : 31/03/2012 Devise : EUR Plan analytique de référence : aucun Projets financés : 001;010;

75 Vous devez également affecter pour chaque ligne les comptes financés
Instructions Vous devez importer le budget de ce nouvel axe à partir du fichier excel ci-dessous : Source : Budget axe UCF1-1.xls Emplacement : se trouve dans le dossier kitformation\parametres missions sur la clé USB Vous devez également affecter pour chaque ligne les comptes financés

76 Création des personnels expatriés

77 Vous devez créer les personnes suivant la liste fournie
Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Ressources humaines – Personnel expatrié Vous devez créer les personnes suivant la liste fournie

78 Création des personnels locaux

79 Vous devez créer les personnes suivant la liste fournie
Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Ressources humaines – Personnel local Vous devez créer les personnes suivant la liste fournie

80 Création des fournisseurs

81 L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Fournisseur
Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Fournisseur Vous devez créer les fournisseurs suivant la liste fournie

82 Saisie des taux de change

83 L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Taux de change
Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Taux de change Vous devez créer les taux de change suivant le document ci-dessous : Source :Taux de change.pdf Emplacement : se trouve dans le dossier kitformation\parametres missions sur la clé USB

84 Programme pour aujourd’hui
Envoi des paramètres missions à notre terrain Process de création d’un terrain Ouverture d’un mois comptable Saisie des écritures pour un mois donné Contrôle des transferts non balancés Clôture mensuelle des écritures Envoi des écritures vers la capitale Corrections des écritures par la Capitale Envoi des écritures définitives vers les terrains

85 Programme pour aujourd’hui
Corrections d’écritures sur des mois clôturés Principe des OD automatiques Lettrage des écritures d’avances et de transferts Pointage des écritures de banque Clôture financière d’un contrat Clôture comptable annuelle

86 Exercice Instructions
Créer la mission financière Tchad (suivre les instructions fourni par le formateur) avec les infos suivantes : Siège : le code siège de votre association Code pays : TD N° de mission : 1 Description : Mission Tchad Code lieu : NDJ Devise de consolidation : EUR

87 Exercice suite Instructions Créer :
1 banque en Euro pour le terrain NDJ avec comme solde initial euros 1 banque en monnaie Tchadienne avec comme solde initial 1 caisse en monnaie Tchadienne avec comme solde initial Attention, quand on voudra ouvrir le premier mois comptable, il faut que SAGA propose automatiquement le mois de mai 2009

88 Exercice suite Instructions Créer :
Le projet TD001 (Construction d’une clinique). Utiliser les activités et contextes disponibles dans votre version. Ce projet débute le 1er juin 2009 et se terminera à la fin de la même année. Il n’y a pas de budget fonds propre, il est financé par un bailleur de fonds. Le projet TD002 (Réaffectation d’un centre de soin). Utiliser les activités et contextes disponibles dans votre version. Ce projet débute le 1er mai 2009 et se termine fin juin Vous devez créer un budget interne pour l’exercice 2009.

89 Exercice suite Instructions Créer :
Le contrat ECHO0001. Ce contrat prends en charge les 100% du projet TD001. Ce contrat a la même durée de vie que le projet. Le budget de ce contrat est en USD. Vous devez rentrer le budget en utilisant le module de création d’un plan financeur. Si le modèle n’existe pas, vous devrez le créer puis l’utiliser pour créer ce contrat. Le contrat ONG0001. Ce contrat prends en charge les 100% du projet TD002. Ce contrat a la même durée de vie que le projet. Le budget de ce contrat est en EUR. Vous devez rentrer le budget en utilisant l’import Excel. Le fichier a utilisé vous sera fourni par le formateur.

90 Envoi des paramètres mission à un de nos terrains

91 Instructions L’accès se fait via le menu Fichier – Envoi de fichiers – Envoi des écritures définitives et des paramètres missions Vous devez sélectionner uniquement les journaux qui concerne le terrain “Ampara”

92 Process de création d’un terrain ou périphérie

93 Génération en capitale depuis SAGA d’un zip contenant les paramètres missions.
Installation de SAGA sur l’ordinateur de l’administrateur local. Ouverture de SAGA puis configuration de la mission financière. Réception du fichier des paramètres généraux. Réception du fichier contenant les paramètres mission du terrain. L’administrateur peut maintenant débuter la saisie des factures.

94 Ouverture des mois comptables
Accès via le menu « Comptabilité » puis « Ouvrir un mois ». Définition Exercice

95 Définition Mois de comptabilité : période dans laquelle les différents journaux paramétrés dans le logiciel seront accessibles à la saisie et à la consultation. SAGA nous offre la possibilité d’ouvrir 3 mois comptables consécutifs.

96 L’accès se fait via le menu Comptabilité – Ouvrir un mois
Instructions L’accès se fait via le menu Comptabilité – Ouvrir un mois Ouvrez les mois de janvier, février et mars. Vous devez répéter cette opération trois fois.

97 Saisie des écritures pour un mois donné

98 L’accès se fait via le menu Compabilité – Saisir journal
Instructions L’accès se fait via le menu Compabilité – Saisir journal Vous devez saisir les écritures du mois de janvier qui concernent votre terrain, voir ci-dessous : Source : nom du terrain janvier.xls Emplacement : se trouve dans le dossier kitformation\ecritures\nom de votre terrain sur la clé USB Vous vous limitez à une dizaine d’écritures maximum.

99 Import des écritures depuis Excel pour un mois donné

100 Instructions L’accès se fait via le menu Fichier – réception de fichiers – Interfaces – Journal Excel Vous devez importer les écritures du mois de janvier qui concernent votre terrain à partir du fichier excel ci-dessous : Source : nom du terrain janvier.xls Emplacement : se trouve dans le dossier kitformation\ecritures\nom de votre terrain sur la clé USB

101 Contrôle des transferts non balancés

102 L’accès se fait via le menu Editions – Impressions – Historiques
Instructions L’accès se fait via le menu Editions – Impressions – Historiques Contrôlez si vous avez tous vos transferts non balancés, si ce n’est pas le cas, vous devez balancer ces transferts dans les journaux concernés.

103 Lettrage des écritures d’avances et de transferts

104 L’accès se fait via le menu Comptabilité – Lettrage
Instructions L’accès se fait via le menu Comptabilité – Lettrage Vous devez lettrer toutes les écritures d’avances et de transferts disponibles.

105 Pointage des écritures de banque

106 L’accès se fait via le menu Comptabilité – Pointage
Instructions L’accès se fait via le menu Comptabilité – Pointage Vous devez pointer toutes les écritures de banque créés sur votre terrain.

107 Clôture mensuelle des écritures

108 Instructions L’accès se fait via le menu Comptabilité – Clôturer – Clôture mensuelle Lancez la clôture mensuelle du mois de janvier 2012 sauf la capitale qui ne fait aucune clôture pour le moment.

109 Envoi des écritures vers la capitale

110 Chaque terrain génère son fichier puis l’envoi à sa capitale.
Instructions L’accès se fait via le menu Fichier – Envoi de fichiers – Envoi des écritures provisoires Chaque terrain génère son fichier puis l’envoi à sa capitale.

111 Réception des écritures provenant de la périphérie

112 Seul la capitale réceptionne ce fichier.
Instructions L’accès se fait via le menu Fichier – Réception de fichiers – Réception des écritures provisoires Seul la capitale réceptionne ce fichier.

113 Corrections des écritures par la capitale

114 L’accès se fait via le menu Comptabilité – Saisir journal
Instructions L’accès se fait via le menu Comptabilité – Saisir journal Les groupes représentant la capitale font au minimum deux corrections sur un journal MAO

115 Envoi des écritures définitives vers les terrains

116 Les groupes représentant la capitale génère
Instructions L’accès se fait via le menu Fichier – Envoi de fichiers – Envoi des écritures définitives et des paramètres missions Les groupes représentant la capitale génère un envoi pour les journaux : NDJ MAO

117 Réception des écritures définitives par les terrains

118 Les groupes représentant NDJ et MAO réceptionnent ces fichiers.
Instructions L’accès se fait via le menu Fichier – Réception de fichiers – Réception des écritures définitives et des paramètres missions Les groupes représentant NDJ et MAO réceptionnent ces fichiers.

119 Corrections d’écritures sur des mois clôturés

120 L’accès se fait via le menu Comptabilité – Saisir journal
Instructions L’accès se fait via le menu Comptabilité – Saisir journal Vous devez modifier 5 écritures sur les journaux clôturés correspondant à votre terrain.

121 Principe des OD automatiques

122 Vous avez deux types d’OD : Comptable (journal de type « X »),
Extra-comptable (journal de type « W »). OD de type « Comptable » Ces OD sont créés automatiquement dans un journal de type X qui apparaîtra dans la liste des journaux disponibles pour un mois donné. Elles sont déclenchées : après clôture mensuelle définitive, après modification de la ligne de financement. L’écriture initiale conserve le contrat et la ligne de financement dans l’état où elle était avant modification. Une écriture d’annulation est créée, elle va annuler l’écriture initiale puis elle sera lettrée avec celle-ci. L’écriture d’OD reprendra les modifications apportées à l’écriture initiale. Une écriture d’OD pourra également faire l’objet d’une nouvelle OD sur le même principe décrit ci-dessus.

123 OD de type « Extra-Comptable »
Ces OD sont créées automatiquement dans un journal de type W qui apparaîtra dans la liste des journaux disponibles pour un mois donné. Elles sont déclenchées : - après clôture mensuelle définitive pour les journaux de type « W », - à n’importe quel moment pour les journaux de type « A » (journaux créés automatiquement au moment de la réception des écritures du siège), après modification de la nature, du projet et de la ligne de financement. L’écriture initiale conserve le contrat et la ligne de financement dans l’état où elle était avant modification. Une écriture d’annulation est créée, elle va annuler l’écriture initiale puis elle sera lettrée avec celle-ci. L’écriture d’OD reprendra les modifications apportées à l’écriture initiale. Une écriture d’OD pourra également faire l’objet d’une nouvelle OD sur le même principe décrit ci-dessus.

124 Clôture financière d’un contrat

125 Première étape : Clôture provisoire
Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Mission – Financements – Contrats de financement Première étape : Clôture provisoire Vous devez clôturer provisoirement le contrat présent dans votre liste. Contrôles effectués La date de clôture provisoire doit-être supérieure à la date de début du contrat Toutes les écritures affectées sur ce contrat doivent-être clôturées mensuellement

126 Deuxième étape : Clôture définitive
Vous devez clôturer définitivement le contrat présent dans votre liste. Contrôles effectués La date de clôture définitive doit-être inférieure ou égale à la date de clôture provisoire Toutes les écritures affectées sur ce contrat doivent-être clôturées financièrement provisoirement

127 Clôture comptable annuelle

128 L’accès se fait via le menu Comptabilité – Clôturer – Clôture annuelle
Instructions L’accès se fait via le menu Comptabilité – Clôturer – Clôture annuelle Première étape : Clôture provisoire Contrôles effectués SAGA vérifie si l’année n’est pas déjà clôturée définitivement SAGA vérifie si l’année n’est pas déjà clôturée provisoirement Toutes les écritures doivent-être clôturées mensuellement SAGA propose uniquement une année à clôturer si le mois de décembre est présent sur cette même année.

129 Deuxième étape : Clôture définitive
Contrôles effectués SAGA vérifie si l’année n’est pas déjà clôturée définitivement Toutes les écritures doivent-être clôturées provisoirement SAGA propose uniquement une année à clôturer si l’année a été clôturée provisoirement.

130 Programme pour aujourd’hui
Point sur les impressions disponibles Recherche multi-critères Sauvegarde des données Restauration des données Création d’une nouvelle mission financière Sélection d’une mission financière

131 Programme pour aujourd’hui
Ré-indexation des bases Audit de la base Accès aux manuels Changement de langue de travail Point sur les niveaux d’accès Questions - Réponses

132 Point sur les impressions disponibles

133 L’accès se fait via le menu Editions – Impressions
Instructions L’accès se fait via le menu Editions – Impressions Je commence par vous montrer l’ensemble des impressions puis je vous laisse 30 minutes pour vous familiariser avec.

134 Recherche multi-critères

135 L’accès se fait via le menu Editions – Sélecteur
Instructions L’accès se fait via le menu Editions – Sélecteur

136 Sauvegarde des données

137 L’accès se fait via le menu Fichier – Sauver la compta
Instructions L’accès se fait via le menu Fichier – Sauver la compta

138 Restauration des données

139 L’accès se fait via le menu Fichier – Restaurer la compta
Instructions L’accès se fait via le menu Fichier – Restaurer la compta

140 Schéma des flux possibles

141 Transit de l’information
Siège Pays Capitale Terrain 2 Terrain 1 Desk décentralisé Partenaire 1 Ecritures provisoires ou fichier excel Terrain 3 Ecritures définitives

142 Création d’une mission financière

143 L’accès se fait via le menu Fichier – Créer une mission financière
Instructions L’accès se fait via le menu Fichier – Créer une mission financière Nom du répertoire : par défaut, c’est celui de la mission sur lequelle nous sommes. Il faut dans ce cadre indiquer le dossier où nous devons créer cette nouvelle comptabilité. Cliquez sur le bouton “OK” pour lancer la création de cette compta.

144 Sélection d’une mission financière

145 Instructions L’accès se fait via le menu Fichier – Sélectionner une mission financière

146 Réindexation des bases

147 L’accès se fait via le menu Fichier – Contrôler/Indexer les fichiers
Instructions L’accès se fait via le menu Fichier – Contrôler/Indexer les fichiers

148 Audit de la base

149 L’accès se fait via le menu Comptabilité – Audit de la base
Instructions L’accès se fait via le menu Comptabilité – Audit de la base

150 Accès aux manuels

151 L’accès se fait via le menu Aide – Manuels SAGA
Instructions L’accès se fait via le menu Aide – Manuels SAGA

152 Changement de langue de travail

153 L’accès se fait via le menu Paramètres – Langues
Instructions L’accès se fait via le menu Paramètres – Langues

154 Point sur les niveaux d’accès

155 Il est important avant la fin de la formation de prendre le temps de définir pour chaque niveau (A, B, C et D) les accès à la modification des paramètres missions et/ou toutes autres fonctionnalités présentes dans SAGA.

156 Questions - Réponses