- L'expérience de Madagascar -

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OUTIL SIMPLIFIE DE GESTION et DE SUIVI DES DOCUMENTS DU RGPH3 MADAGASCAR, AU NIVEAU DE L´ARCHIVAGE Facile à utiliser Gère les entrées/sorties des documents au niveau de la section ‘ARCHIVE’ A pré-tester après le retour des dossiers du terrain (au cours du RGPH pilote) - L'expérience de Madagascar - Atelier Régional des Nations Unies pour le traitement des données RGPH, du 3 au 7 nov 2008 Bamako-Mali

CONTEXTE Arrivée massive des documents après la collecte
Gestion et manipulation d’un volume important de dossiers (à toutes les phases du traitement : réception/archivage, vérification, codification, saisie)  risque de perte ou dispersion des documents surtout si les dossiers doivent être transportés d’un bâtiment à un autre Exploitation réalisée en continu  tâches dépendantes les unes des autres. Une tâche ne pouvant démarrer que lorsque la précédente a été effectuée D’où la nécessité de: mettre en place une organisation rigoureuse développer un outil de gestion et de suivi des documents au niveau de l’archivage pour gérer au mieux le flux des dossiers

AVANTAGES Contrôler l’arrivée au bureau des dossiers;
Contrôler les entrées et sorties des dossiers: de ce fait, il contribue considérablement à éviter toute perte de documents permet en même temps de savoir, à tout moment, où se trouve chaque document, Suivre au jour le jour l’évolution des travaux effectués sur chaque dossier; Fournit des statistiques (nombre et % de dossiers traités par section et pour une subdivision administrative donnée) pour mesurer l’avancement des travaux au niveau de chaque section. En effet, comme l’exploitation est réalisée en continu, il est important d’être informé à temps des problèmes susceptibles de générer des retards en cascade; Suivre l´historique de chaque dossier; Contrôler la succession chronologique des étapes du traitement.

PRINCIPAUX DOCUMENTS A REMPLIR SUR TERRAIN
Questionnaires ménages Questionnaires ‘Ensemble particulier’ et ‘Sans abris’ Cahier de numérotation des bâtiments Fiches récapitulatives aux divers niveaux d’exécution

PRINCIPE D´ORGANISATION
1 AGENT/ 1 TACHE/ 1 SEGMENT Transit obligatoire des documents dans la section ‘archive´, entre 2 étapes du traitement

I. Enregistrement des entrées/sorties - a
I. Enregistrement des entrées/sorties - a. RECEPTION: Prise en charge des documents en provenance du terrain - b. TRANSMISSION: Transmission des documents aux sections - c. RETOUR: Restitution des documents Entrees/Sorties

II- Consultation de la base d’informations - a
II- Consultation de la base d’informations - a. SUIVI: savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et l’évolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur l’état avancement des travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment Consultation BD

MASQUE DE SAISIE I. a I. Enregistrement des entrées/sorties - a
MASQUE DE SAISIE I.a I. Enregistrement des entrées/sorties - a. RECEPTION: Prise en charge des documents en provenance du terrain - b. TRANSMISSION: Transmission des documents aux sections - c. RETOUR: Restitution des documents

MASQUE DE SAISIE I. b (exemple I) I
MASQUE DE SAISIE I.b (exemple I) I. Enregistrement des entrées/sorties - a. RECEPTION: Prise en charge des documents en provenance du terrain - b. TRANSMISSION: Transmission des documents aux sections - c. RETOUR: Restitution des documents

MASQUE DE SAISIE I. b (exemple 2) I
MASQUE DE SAISIE I.b (exemple 2) I. Enregistrement des entrées/sorties - a. RECEPTION: Prise en charge des documents en provenance du terrain - b. TRANSMISSION: Transmission des documents aux sections - c. RETOUR: Restitution des documents SAISIE

MASQUE DE SAISIE I. c I. Enregistrement des entrées/sorties - a
MASQUE DE SAISIE I.c I. Enregistrement des entrées/sorties - a. RECEPTION: Prise en charge des documents en provenance du terrain - b. TRANSMISSION: Transmission des documents aux sections - c. RETOUR: Restitution des documents RESPONSABLE

II- Consultation de la base d’informations - a. SUIVI: savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et l’évolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur l’état avancement des travaux (ex: effectif et % des ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment OPERATION EN COURS

II- Consultation de la base d’informations - a. SUIVI: savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et l’évolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur l’état avancement des travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment OPERATION EN COURS

II- Consultation de la base d’informations - a. SUIVI: savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et l’évolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur l’état avancement des travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment EVOLUTION DES TRAVAUX

II- Consultation de la base d’informations - a. SUIVI: savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et l’évolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur l’état avancement des travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment STATISTIQUES PAR TACHE

LISTE DES DOSSIERS ZD RECEPTIONNES
II- Consultation de la base d’informations - a. SUIVI: savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et l’évolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur l’état avancement des travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) et la liste des dossiers ZD réceptionnés - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment LISTE DES DOSSIERS ZD RECEPTIONNES

II- Consultation de la base d’informations - a. SUIVI: savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et l’évolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur l’état avancement des travaux (effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative (ex: au niveau région) ) - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment STATISTIQUES PAR TACHE/REGION

II- Consultation de la base d’informations - a. SUIVI: savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et l’évolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur l’état avancement des travaux (effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative (ex: au niveau district) ) - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment STATISTIQUES PAR TACHE/DISTRICT

II- Consultation de la base d’informations - a. SUIVI: savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et l’évolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur l’état avancement des travaux (effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative (ex: au niveau commune) ) - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment STATISTIQUES PAR TACHE/COMMUNE

II- Consultation de la base d’informations - a. SUIVI: savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et l’évolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur l’état avancement des travaux (effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment

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