© Copilot Partners :JCD – AMGVF- 06-10-2005 LA MISE EN ŒUVRE DE LA CARTE DACHAT AMGVF – 6 octobre 2005 - Méridien Jean-Christophe DEFLINE – Directeur Associé

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1 © Copilot Partners :JCD – AMGVF- 06-10-2005 LA MISE EN ŒUVRE DE LA CARTE DACHAT AMGVF – 6 octobre 2005 - Méridien Jean-Christophe DEFLINE – Directeur Associé +33 6 89 84 57 39 jcdefline@copilotpartners.com

2 © Copilot Partners :JCD – AMGVF- 06-10-2005 Copilot Partners: lusage des NTIC au service du développement dactivités Lactivité: Conseil en stratégie & Management opérationnel Prospective de développement Etudes dopportunités, analyses de marché, Développement, diversifications… … Conception et accompagnement de projets opérationnels Pilotage de projets, spécifications de services, AMO, Mises en marché… Co-développement dentreprises Diagnostic de potentiel, accompagnement du développement.. Les sujets Mobilité, e-administration, territoires numériques, musique en ligne, Vidéo Mobile, Télévision numérique, eCommerce, monétique, etc Les marchés Collectivités Territoriales et Secteur Public CR Poitou Charentes, OPAC Moulins Habitat, RATP, CMAP (CCIP), Parthenay, Savoie Maurienne, TMT (Telecom – Médias-Technologie) France Telecom, Euriware, Opérateurs mobiles, … Radio France, Médiamétrie, Gallimard, … Les hommes Anciens dirigeants opérationnels [secteur Hi-Tech]

3 © Copilot Partners :JCD – AMGVF- 06-10-2005 Sommaire I – LAPECA [Association Professionnelles de la Carte dAchat] II – Présentation de la carte dAchat III- Les principes de mise en œuvre Evaluation du besoin Mise en œuvre: facteurs clefs de succès IV – Retours dexpérience … en quinze minutes chrono sil vous plaît!

4 © Copilot Partners :JCD – AMGVF- 06-10-2005 I – LAPECA, (Association des Professionnels Européens de la Cartes dAchat) Une association loi 1901 2 missions principales Organiser le développement du marché de la Carte dachat Informer, former sur la carte dachat Un lieu déchange privilégié Privé Public Réunit lensemble des acteurs du marché Etablissements financiers Prestataires techniques Acheteurs (privé-public) Fournisseurs etc. Plus de 60 sociétés membres Moyens Commissions Economique, Interopérabilité/interbancarité, Collectivités locales, PME/PMI, Colloques Newsletters Cahiers Pédagogiques

5 © Copilot Partners :JCD – AMGVF- 06-10-2005 II – La carte dachat Définitions La Mauvaise: Une carte de paiement confiée à un employé et débitée sur le compte de la collectivité pour payer des dépenses La Bonne: un outil de gestion des achats [achats hors production] Délégation sécurisée des approvisionnements Centralisation du contrôle Solution de paiement rapide des fournisseurs Outils danalyse Objectifs Simplification des processus dachat Optimisation des coûts de gestion Dématérialisation des processus Quelques chiffres clefs Coût complet de gestion dun achat: 80 à 120 2/3 des actes de commande représentent 4% de la valeur des achats de la sphère publique: Un enjeu stratégique faible en valeur Un potentiel important de gain defficacité (nb de factures)

6 © Copilot Partners :JCD – AMGVF- 06-10-2005 III a – Mise en Œuvre: Evaluer le besoin de la carte dachat au sein d une organisation Faire un appel doffre Constituer un argumentaire économique Définir ses objectifs Évaluer son besoin Sinformer sur la carte dachat Documentation (ouvrage Minefi, Cahiers Apeca, Sites internet, etc..) Présentations Etablissements financiers Témoignages Collectivités utilisatrices Identifier les achats non stratégiques de petit montants Evaluer le processus dachat et les coûts associés Optimiser le processus dachat ? Décentraliser ? Meilleur respect de la politique dachat ? Diminuer les coûts de facturation ? Périmètre du projet Les coûts à engager Les résultats escomptés Diminution des coûts, gains defficacité, réallocation de ressources, réduction délais dapprovisionnement Etudier les offres des établissements financiers Rédiger un cahier des charges Organiser la consultation 5 étapes

7 © Copilot Partners :JCD – AMGVF- 06-10-2005 III b – Mise en œuvre: Facteurs clefs de succès (1/2) Un projet transverse à toute lorganisation Obtenir lappui de la Direction générale Définir des indicateurs de progression Nb dutilisateurs, de transactions, de fournisseurs, etc… Rassembler les acteurs clefs Direction des achats, services acheteurs, direction financière et comptable, Direction de lorganisation et de linformatique Nommer un chef de projet Faire partager les objectifs par tous Lever les freins inévitables Communiquer, communiquer et écouter Compléter la cartographie dressée (phase devaluation) Chercher les achats récurrents en priorité Identifier les fournisseurs clefs Acceptent-ils déjà la carte dachat ? Dresser un plan de progression Fournisseurs, type dachats, service pilote Dresser la cartographie des achats Mettre en œuvre la communication Constituer une équipe de projet Sappuyer sur la Direction 9 étapes

8 © Copilot Partners :JCD – AMGVF- 06-10-2005 Définir les indicateurs de suivi III b – Mise en œuvre: Facteurs clefs de succès (2/2) Réunir les acteurs de la chaine dachat Modéliser le processus dachat existant Définir le processus cible Saffranchir en amont des contraintes de saisie des commandes Interfacer les systèmes comptables avec les relevés détaillés de facturation electroniques de la carte dachat Identifier acheteurs Niveau de responsabilité, controles Formation Droits et devoirs Principes de fonctionnement Sensibiliser les fournisseurs Réduction coûts administratifs Suppression relances clients Amélioration de la trésorerie Communiquer régulièrement sur le progression du projet Définir Indicateurs de suivi pertinents Se coordonner avec les fournisseurs Identifier et former les utilisateurs Prendre en com- -pte le système dinformation Analyser les processus dachats 9 étapes (suite)

9 © Copilot Partners :JCD – AMGVF- 06-10-2005 IV – Retours dexpérience Le chef de projet est clef dans la réussite du projet Sens de lorganisation Diplomatie, qualité humaine Vision densemble du projet Lappui de la direction générale est indispensable Visibilité du projet Un projet densemble et non dune direction Communiquer, communiquer, communiquer Cest simple à condition dy aller progressivement … De 3 mois à 9 mois suivant la complexité des organisations …et de se souvenir que « Le diable est dans les détails » Enfin, un peu daide extérieure au démarrage ne fait jamais de mal

10 © Copilot Partners :JCD – AMGVF- 06-10-2005 Merci de votre attention jcdefline@copilotpartners.com