CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Ingénieurs Support V1.0 Date : 25 juin 2009.

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1 CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Ingénieurs Support V1.0 Date : 25 juin 2009

2 Sommaire BFC Présentation de BFC et liens avec les autres applications (notamment pour les référentiels et les crédits) ( Labintel, Passerelle, sirhus, Xlab) Les concepts de base Représentation des unités et autres structures du CNRS Les structures Le domaine d’activité Le périmètre analytique Le périmètre financier L’organisation des recettes L’organisation des achats Les données de base analytiques OTP Les natures comptables Les centres de coûts Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB

3 Sommaire Gestion des contrats Les concepts de base (suite)
Les données de base logistiques Les fournisseurs Les agents Les données de base Recette Les clients Les articles Les flux de gestion Budget Préparation du budget primitif Mise en œuvre du budget dans la version d’exécution Dépense et mission Flux achat et consommation budgétaire : commandes standards ou prévisionnelles, carte logée, carte achat Flux mission et consommation budgétaire Recette Gestion des contrats

4 CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Ingénieurs Support Cartographie des flux autour de BFC

5 BFC Cartographie des flux – Les référentiels
APPLICATIONS CNRS NOUBA PARTENAIRE F13 F97, F98 MINEFI BFC F7, F7bis F15 SIRHUS F21, F22 F70 F45, F50, F74, F74bis F15bis, F20 Banque de France XLAB Flux entrants Flux sortants

6 BFC Cartographie des flux – Les référentiels
Flux entrants : F7 : MINEFI - Devises F7bis : MINEFI – Missions à l’étranger F13 : PARTENAIRE – Tiers clients F15 : SIRHUS – Agents F15bis : XLAB – Agents Xlab F20 : XLAB – constantes UFOT F70 : Banque de France – Agences bancaires Flux sortants F21 : SIRHUS – Référentiels budgétaires et analytiques F22 : SIRHUS – Nomenclature comptable F45 : XLAB – Marchés F50 : XLAB – Constantes F74 : XLAB – Agents SIRHUS F74bis : XLAB – Référence BFC des agents XLAB F97 : NOUBA – Les fournisseurs F98 : NOUBA - Marchés

7 BFC Cartographie des flux – Les flux de gestion
APPLICATIONS CNRS NOUBA COUGAR SESAME F101 F100, F102 F46 BFC F24, F28 SIRHUS F26, F96 Banque de France F51, F58, F103 F99 PASSERELLE F43, F43bis, F44, F47, F50bis, F52, F52bis, F53, F54, F76, F89, F90, F95 F41 F29, F30, F33, F72 Ambassades LABINTEL F92 XLAB Flux entrants Flux sortants

8 BFC Cartographie des flux – Les flux de gestion
Flux entrants : F24 : SIRHUS – Avances et acomptes F26 : Banque de France - Opérations Carte Achat F28 : SIRHUS – Données mensuelles de paie F29 : XLAB – Commandes d’achat F30 : XLAB – Missions F33 : XLAB – Factures achats F72 : XLAB – Services faits F96 : Banque de France – Opérations Carte Logée F99 : PASSERELLE – Notifications sur dotations annuelles

9 BFC Cartographie des flux – Les flux de gestion
Flux sortants F41 : Ambassades – Courriers aux ambassades (missions à l’étranger) F43 : XLAB – Engagements individuels de rémunération F43bis : XLAB – Référence BFC des fournisseurs F44 : XLAB – Factures achat F46 : SESAME – Missions à l’étranger F47 : XLAB – Mise en place des crédits F50bis : XLAB – Constantes des flux missions F51 : Banque de France – Règlements F52 : XLAB – Rejet d’intégration des commandes F53 : XLAB – Rejet Missions F54 : XLAB – Rejet Factures F58 : Banque de France – Virements personnel F76 : XLAB – Rejet Services faits F89 : XLAB – Liquidation des engagements individuels de rémunération F90 : XLAB – Liquidation des frais de mission F92 : LABINTEL – Crédits répartis F95 : XLAB – Marchés F100 : NOUBA – Commandes d’achat F101 : COUGAR – Commandes d’achat F102 : NOUBA – Divisions F103 : Banque de France – Règlement Cartes Achat

10 CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Ingénieurs Support Les concepts de base

11 Sommaire Les concepts de base
Représentation des unités et autres structures du CNRS Les structures Le domaine d’activité Le périmètre analytique Le périmètre financier L’organisation des recettes L’organisation des achats Les données de base analytiques OTP Les natures comptables Les centres de coûts Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB Les données de base logistiques Les fournisseurs Les agents Les données de base Recette Les clients Les articles

12 BFC Concepts de base – Représentation des unités et autres structures

13 Sommaire Les concepts de base
Représentation des unités et autres structures du CNRS Les structures Le domaine d’activité Le périmètre analytique Le périmètre financier L’organisation des recettes L’organisation des achats Les données de base analytiques OTP Les natures comptables Les centres de coûts Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB Les données de base logistiques Les fournisseurs Les agents Les données de base Recette Les clients Les articles

14 BFC Concepts de base – Les structures
Les domaines comptables Société Z900 Plan d’évaluation ZFR Plan de comptes ZPCG Périmètre analytique 9000 Périmètre financier 9000 Domaine d’activité Délég Domaine d’activité Délég Domaine d’activité Domaine d’activité 0020 Domaine d’activité 0009 Domaine d’activité 0002 Agence comptable principale DR Paris B

15 BFC Concepts de base – Les structures
Le domaine Achat DDA - DR16 (PMA) Organisation d’achat centrale 9999 Société Z900 Paris A Midi Pyrénées … Org. d’achat 0001 Org. d’achat 0014 Org. d’achat Délégation Division 0001 Struct. Opérat Division Labo Division 0014 Division Labo Division Labo Division Struct. Opérat Division Labo Division Labo Division Labo Division 0050 Struct. Opérat Division 0352 Domaine d’activité 0001 Domaine d’activité 0014

16 BFC Concepts de base – Les structures
Le domaine Ventes Société Z900 Midi Pyrénées Paris A … Organisation Commerciale 0014 Organisation Commerciale 0001 Division Labo Division Labo Division Labo Division Labo Division Labo Division Labo Division 0014 Division 0001 Domaine d’activité 0014 Domaine d’activité 0001

17 Sommaire Les concepts de base
Représentation des unités et autres structures du CNRS Les structures Le domaine d’activité Le périmètre analytique Le périmètre financier L’organisation des recettes L’organisation des achats Les données de base analytiques OTP Les natures comptables Les centres de coûts Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB Les données de base logistiques Les fournisseurs Les agents Les données de base Recette Les clients Les articles

18 BFC Concepts de base – Les données de base analytiques
Les OTP La gestion d’un projet est constituée de 4 objets : Identification projet Dates de référence de l'ensemble du projet Paramètres de planification (dates, coûts) Cadre organisationnel (Société, division,domaine d’activité ...) 1-Définition projet 2-OTP Le QUOI Structure hiérarchique Base de l'organisation et de la coordination Budgétisation, imputation, facturation Responsabilités 3- GRAPHE OU RESEAU Le COMMENT Activités organisées, charges Liaisons, contraintes Ressources Ordonnancement, planification 4-JALONS Evénement significatif

19 BFC Concepts de base – Les données de base analytiques
La structure OTP (Organigramme Technique de Projet) Elle est constituée d’Eléments d’OTP (EOTP) Elle représente l’organisation opérationnelle et/ou financière du projet Chaque EOTP peut être collecteur de coûts et/ou de recettes Ces coûts et recettes peuvent être pré budgétés, engagés ou réalisés Ces coûts et recettes sont liés directement à la réalisation du projet Chaque EOTP est relié à une entité organisationnelle Domaine d’activité (Délégation Régionale) Division (Unité) Centre de coût responsable (Unité) … Chaque EOTP possède sa propre gestion de statut

20 BFC Concepts de base – Les données de base analytiques
Les projets dans BFC LES OIP LES CONTRATS LES COLLOQUES LES CONVOCATIONS DE L’AC Les Autres Dépenses Opérationnelles

21 BFC Concepts de base – Les données de base analytiques
Les natures comptables primaires Elles permettent de tracer la nature de dépense ou de recette. Elles représentent le niveau le plus fin de l’information. Elles correspondent aux comptes généraux. L’existence de la NC primaire rend obligatoire l’imputation analytique lors d’une comptabilisation sur le compte général correspondant Tous les comptes généraux ne sont pas concernés : Les comptes de charge  Natures comptables primaires de dépense Les comptes de produits  Natures comptables primaires de recette Les natures comptables primaires statistiques Elles permettent de tracer des dépenses/recettes inscrites au bilan (investissements/subventions) Les comptes d’investissement  Natures comptables primaires statistiques Les comptes de subvention  Natures comptables primaires statistiques Les natures comptables secondaires Elles permettent de tracer les opérations analytiques internes de reclassement ou de ventilation des dépenses (imputation de temps chercheurs, ventilation des frais de structure)

22 BFC Concepts de base – Les données de base analytiques
Les groupes de natures comptables Ils permettent d’organiser les natures comptables en hiérarchies. Ces hiérarchies permettent de structurer la présentation de certains états d’analyse. Chaque groupe de natures comptables de l’arborescence représente un niveau de totalisation. Ils permettent de définir des sélections de natures comptables utilisées lors du lancement des états d’analyses ou lors de traitements analytiques.

23 BFC Concepts de base – Les données de base analytiques
Les centres de coûts Ils représentent les entités structurelles de l’entreprise, stables dans le temps (au moins un exercice). Ils représentent le niveau le plus fin d’analyse des dépenses de structure (unité). Le centre de coût est un collecteur de coûts Ces coûts peuvent être pré budgétés, engagés, réels, Ces coûts représentent les flux primaires des dépenses de structure (salaires, énergie, amortissements) Le centre de coût peut être un collecteur de recettes C’est le cas actuellement pour la subvention d’état et pour les écritures d’ajustements de CA Les groupes de centres de coûts Les centres de coûts sont organisés en hiérarchies Une Hiérarchie Standard obligatoire représentant le principal axe d’analyse des fais généraux Des hiérarchies alternatives permettent de gérer d’autres axes d’analyse Ces hiérarchies sont constituées de Groupes de Centres de Coûts Les groupes de centres permettent de réaliser des sélections partielles

24 BFC Concepts de base – Les données de base analytiques
La Hiérarchie Standard des centres de coûts TOTAL_CNRS TOT-DIR A0325 Rsce & Cptce Tech A Rsce & Cptce Tech Unités administratives centrales DIR-SO DIR-IDF PAAA0325 Rsce & Cptce Tech A0014 Del Midi Pyr. A D14 Aff. Géné Unités administratives régionales A D14 Sce Info R0229 Ctre Anthropo R Ctre Anthropo Unités de recherche PACR0229 Ctre Anthropo DIR-IDF A Grpes de C.Cts (agrégation) C.Cts (Imputation)

25 Sommaire Les concepts de base
Représentation des unités et autres structures du CNRS Les structures Le domaine d’activité Le périmètre analytique Le périmètre financier L’organisation des recettes L’organisation des achats Les données de base analytiques OTP Les natures comptables Les centres de coûts Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB Les données de base logistiques Les fournisseurs Les agents Les données de base Recette Les clients Les articles

26 BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires
Les adresses budgétaires : Une adresse budgétaire est constituée de 5 données de base : Le centre financier Le compte budgétaire Le fonds Le domaine fonctionnel Le Programme CB Le cadre NCBC : L’organisation des données de base budgétaire respecte les principes du Nouveau Cadre Budgétaire et Comptable.

27 BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires
Budget de dépense Budget de recette En colonne les natures de dépense Catégorie de recette Ligne de recette En ligne les destinations

28 Les Comptes Budgétaires de Dépenses
BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires Les Comptes Budgétaires de Dépenses

29 Domaines Fonctionnels Domaines Fonctionnels
BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires Domaines Fonctionnels Centres Financiers Domaines Fonctionnels

30 Domaines Fonctionnels
BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires Domaines Fonctionnels

31 Les Comptes Budgétaires de Recettes
BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires Les Comptes Budgétaires de Recettes

32 BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires
Les fonds : Ils permettent de connaître l’origine principale des crédits Les Programmes CB : Ils permettent de suivre les enveloppes budgétaires des contrats en ressources propres Ils permettent de suivre les enveloppes des Opérations d’Investissements Programmés

33 Les adresses budgétaires
BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires Les adresses budgétaires Les adresses budgétaires de dépenses Les adresses budgétaires de recettes Centre financier Unité 2504 Compte Budgétaire Nature dépense NB2 Fonds Origine du fonds 1 Dom. Fonctionnel Grpe Discipline A1MATH Programme CB OIP, contrat 000235/256987 Centre financier Unité 2504 Compte Budgétaire Ligne recette R2SUB-PROJETS-OU-PGM Fonds Origine du fonds 1 Dom. Fonctionnel Sans objet N/A Programme CB Sans objet N/A

34 Sommaire Les concepts de base
Représentation des unités et autres structures du CNRS Les structures Le domaine d’activité Le périmètre analytique Le périmètre financier L’organisation des recettes L’organisation des achats Les données de base analytiques OTP Les natures comptables Les centres de coûts Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB Les données de base logistiques Les fournisseurs Les agents Les données de base Recette Les clients Les articles

35 BFC Concepts de base – Les données de base logistiques
Les fournisseurs Fournisseur Données de Base Mandant Numéro Fournisseur Adresse Description Communication Pilotage Données Comptables Société Gestion de comptes Coordonnées bancaires Correspondance Assurance Info : - Référentiel FOURNISSEUR = référentiel UNIQUE car DB communes à tout le système (renseignées au niveau mandant). Ex : le n° de fournisseur utilise un chrono unique pour tous les domaines dans BFC Données comptables définies au niveau société (1 seule société Z900 pour BFC => données communes) Données achats définies au niveau de l’organisation d’achat, mais un programme dupliquera les données créées dans chaque OA vers toutes les OA de la société (=> données communes pour tout BFC) (batch éventuellement). Données d’Achats Organisation d’Achat Achats Devises Partenaires

36 BFC Concepts de base – Les données de base logistiques
Les fournisseurs Le référentiel tiers « Fournisseur » : Il est unique et partagé par l’ensemble des gestionnaires du CNRS Il est créé : * dans une organisation d’achat : délégation * avec des données Générales : adresse, de pilotage et de paiement * avec des données Société : Tenue de compte, Opérations de paiement, Correspondance * avec des données d’Organisation d’Achat : données d’achat et rôles partenaires Des cas particuliers : * Les fournisseurs internes représentent les unités du CNRS pour la facturation interne * Les fournisseurs agents pour les flux de règlements de missions

37 BFC Concepts de base – Les données de base logistiques
Les agents 2 types d’agents dans BFC Les agents payés par le CNRS, provenant de SIRHUS Les agents non payés par le CNRS, provenant de Xlab Mise à jour des données Agent CNRS : SIRHUS  BFC  XLAB Ces agents sont transmis et intégrés dans BFC, après chaque création ou modification dans SIRHUS. Les agents affectés à une structure opérationnelle CNRS sont ensuite transmis et intégrés automatiquement dans la base Xlab concernée. Catégorie salariés Une catégorie de salariés est une unité structurelle pour laquelle peuvent être définies des règles relatives au personnel. Une catégorie de salariés est divisée en plusieurs statuts de salariés. 1- Fonctionnaire CNRS 2- Autres CNRS 3- Fonct. Non CNRS 4- Autres

38 BFC Concepts de base – Les données de base logistiques
Les agents Les infotypes : Dans BFC les informations d’un agent sont définies par fiche, appelée « infotype ». Contrairement à SIRHUS, les infotypes accessibles dans BFC sont moins nombreux dans la mesure où ne sont récupérés que les infotypes utiles pour BFC. Les infotypes comportent une ou plusieurs périodes ce qui permet de créer des historiques. Les données utilisées sont celles des infotypes en cours de validité. 000 Mesures 001 Affectation 017 Régime d'indemnisation frais dépl. 009 Coordonnées bancaires 002 Données individuelles 006 Adresses

39 Sommaire Les concepts de base
Représentation des unités et autres structures du CNRS Les structures Le domaine d’activité Le périmètre analytique Le périmètre financier L’organisation des recettes L’organisation des achats Les données de base analytiques OTP Les natures comptables Les centres de coûts Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB Les données de base logistiques Les fournisseurs Les agents Les données de base Recette Les clients Les articles

40 BFC Concepts de base – Les données de base logistiques
Les Clients Client Données de Base Mandant Numéro Client Adresse Description Communication Contacts Données Comptables Société Gestion de comptes Coordonnées bancaires Moyens de paiement Assurance Données de Vente Organisation Commerciale SLIDE modifié avec Damien (EPR) Info : - PARTENAIRES Clients a 3 rôles : donneur d’ordre, payeur, facturé. Ventes Facturation Partenaires

41 BFC Concepts de base – Les données de base logistiques
Les Clients Le référentiel tiers « Client » : Il est unique et partagé par l’ensemble des gestionnaires du CNRS Il est créé : * dans une organisation commerciale : délégation * avec des données Générales : adresse, de pilotage et de paiement * avec des données Société : Tenue de compte, Opérations de paiement, Correspondance * avec des données d’Organisation Commerciales : détermination des prix, du compte de recette, de la classification fiscale, les partenaires Des cas particuliers : * Les clients internes représentent les unités du CNRS pour la facturation interne

42 BFC Concepts de base – Les données de base logistiques
Les Articles Données de base Mandant ARTICLE Numéro Article Désignation / Unités / Conversions Classification Données ADV Administration des ventes Groupe d’imputation article Classification fiscale Groupe d’articles Statut de l’article Données de Gestion Division Pays de départ livraison

43 BFC Concepts de base – Les données de base logistiques
Les Articles MM01 Création article MM02 MODIF MM03 AFF ADV : org. comm. 1 : Classification fisc., Code permettant de déterminer lors de la gestion des documents commerciaux, la TVA collectée pour l’article.

44 BFC Concepts de base – Les données de base logistiques
Les Articles ADV : org. comm. 2 : Groupe d’articles, regroupement d’articles par nature, pour effectuer des statistiques de vente. Groupe imputation art., regroupement d’articles dont l’imputation comptable est similaire (définit les comptes de produits) Groupe types de poste (Cas particulier : uniquement pour les articles loyers, sélectionner ZLOY) MM01 Création article MM02 MODIF MM03 AFF

45 Sommaire Gestion des contrats Les flux de gestion Budget
Préparation du budget primitif Mise en œuvre du budget dans la version d’exécution Dépense et mission Flux achat et consommation budgétaire : commandes standards ou prévisionnelles, carte logée, carte achat Flux mission et consommation budgétaire Recette Gestion des contrats

46 BFC Les flux de gestion – Budget
Préparation du Budget Primitif Préparation du budget HORS SI Excel Option Option Intégration dans BFC des données Excel Chargement de données de la comptabilité analytique (Prébudget des OIP et des contrats à justifier) Saisies complémentaires Proposition de Budget primitif BFC Conseil d’administration Proposition non votée DFI Proposition votée Budget primitif voté PASSERELLE * DMU décidé par contrôleur financier, puis intégrée plus tard dans une DM F99 : Envoi des répartitions Budget d’exécution Affectation Répartition Mise en place DR XLAB Unité consommation

47 BFC Les flux de gestion – Budget
Préparation du Budget Primitif Préparation du budget par la DFI DFI Ouverture calendrier Budgétaire (version XLS et BP en budgétisation) Chargement des données de la comptabilité analytique de BP CO dans BP FM (OTP) FM Intégration dans version XLS puis copie de la version XLS dans la version BP Intégration version BP FM dans version 0 d’exécution Excel Option DR Ajustement pré budget des recettes et saisie pré budget des dépenses dans CO CO Intégration du pré budget CO dans BP CO

48 BFC Les flux de gestion – Budget
Mise en œuvre dans la version d’exécution Les deux catégories de budget associées au budget de dépense Correspondance dans BFC Budget d’engagement Budget de paiement DFI VOTE VOTE = VOTE AFFECTE AFFECTE = AFF PASSERELLE REPARTI REPARTI = REP MIS EN PLACE DELEGUE CP = MEP Pour les DR, seul le budget d’engagement est géré *Uniquement OIP Le budget d’engagement permet de gérer les Autorisations d’Engagements (AE). Il est consommé lors de l’exécution des flux de dépenses dès l’enregistrement d’une commande d’achat. Pour les flux sans commande d’achat (engagements individuels de dépense de personnel), les crédits d’engagement sont consommes à l’enregistrement des pré-engagements de fonds et des engagements de fonds.. Le budget de paiement permet de gérer les Crédits de Paiements (CP). Il est consommé lors de l’exécution des flux de dépenses dès l’enregistrement du service fait et lors de l’exécution des recettes à l’enregistrement des factures.. Pour les flux sans service fait (opération par exemple de charge à payer prévisionnelle), les crédits de paiement sont consommés par des écritures de comptabilité générale. HB : RP déconcentrées : contrats conclus entre unité CNRS et organismes extérieurs (stade Affecté) sinon à partir du stade Réparti – Mis en place AE; contrepartie des recettes destinées à être dépensées F99 : Envoi des répartitions

49 BFC Les flux de gestion – Budget
Mise en œuvre dans la version d’exécution Une catégorie de budget associées au budget de recette Correspondance dans BFC DFI Budget de paiement = VOTE VOTE * DELEGUE CP = DEL 1 Catégorie Recette *Uniquement OIP Le budget d’engagement permet de gérer les Autorisations d’Engagements (AE). Il est consommé lors de l’exécution des flux de dépenses dès l’enregistrement d’une commande d’achat. Pour les flux sans commande d’achat (engagements individuels de dépense de personnel), les crédits d’engagement sont consommes à l’enregistrement des pré-engagements de fonds et des engagements de fonds.. Le budget de paiement permet de gérer les Crédits de Paiements (CP). Il est consommé lors de l’exécution des flux de dépenses dès l’enregistrement du service fait et lors de l’exécution des recettes à l’enregistrement des factures.. Pour les flux sans service fait (opération par exemple de charge à payer prévisionnelle), les crédits de paiement sont consommés par des écritures de comptabilité générale.

50 Mise en œuvre dans la version d’exécution
BFC Les flux de gestion – Budget Mise en œuvre dans la version d’exécution Les adresses budgétaires de dépenses Adresse de MEP des crédits Centre financier Unité 2504 Compte Budgétaire Nature dépense NB Fonds Origine du fonds 1 Dom. Fonctionnel Grpe Discipline A1MATH Programme CB OIP, contrat 000000/256987 Centre financier DR 0014 Compte Budgétaire Nature dépense NB Fonds Origine du fonds Tous fonds Dom. Fonctionnel Grpe Discipline A1 Programme CB OIP, contrat N/A Adresse de Délégation CP Adresse d’exécution De la dépense Centre financier Unité 2504 Compte Budgétaire Nature dépense NB2 Fonds Origine du fonds 1 Dom. Fonctionnel Grpe Discipline A1MATH Programme CB OIP, contrat 000000/256987 Centre financier Unité 2504 Compte Budgétaire Nature dépense NB Fonds Origine du fonds 1 Dom. Fonctionnel Total agrégat A1 Programme CB OIP, contrat 000000/256987 Adresse de Contrôle des AE niveau 1 Centre financier DR 0014 Compte Budgétaire Nature dépense NB Fonds Origine du fonds 1 Dom. Fonctionnel Total agrégat A1 Programme CB OIP, contrat 000000/256987 Adresse de Contrôle des AE niveau 2 Adresse de Contrôle des CP Centre financier DR 0014 Compte Budgétaire Nature dépense NB Fonds Origine du fonds Tous fonds Dom. Fonctionnel Grpe Discipline A1 Programme CB Dotation globale N/A

51 Sommaire Gestion des contrats Les flux de gestion Budget
Préparation du budget primitif Mise en œuvre du budget dans la version d’exécution Dépense et mission Flux achat et consommation budgétaire : commandes standards ou prévisionnelles, carte logée, carte achat Flux mission et consommation budgétaire Recette Gestion des contrats

52 BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions
Les commandes d’achat Commande Rejet auto vers xlab XLAB Demande d’achat C Commande d’achat M BFC Rejet commande R Impact budgétaire analytique Écritures comptables Consommation AE Engagement CO XLAB C = Création M = modification R = rejet

53 BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions
Les commandes d’achat Chaque commande porte des informations qui vont permettre de dériver dans BFCE : un schéma comptable (commandes standard avec service fait valorisé/commandes prévisionnelles avec service fait non valorisé) l’imputation de la dépense dans les 3 comptabilités (budgétaire/analytique /générale) Ex / l’imputation comptable de la facture est déterminée par la nature de la commande et par le code famille du poste La commande porte aussi des informations sur le caractère de l’achat : Achats ponctuels ou réguliers Se rattachant ou non à un contrat plus formalisé ( contrôle de la commande par rapport aux dates de validité et à la valeur cible du contrat) Surveillance des cumuls de chiffre d’affaires réalisés par code famille et impacts sur la politique d’achats La commande porte également référence à un tiers fournisseur qui est, par défaut, considéré dans BFC comme l’auteur de facture et le bénéficiaire du paiement La commande doit être, dans la mesure du possible, standard, exhaustive et détaillée

54 BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions
Le service fait Commande Service fait XLAB Demande d’achat C Commande d’achat M Réception C, A BFC Rejet commande R Impact budgétaire analytique Écritures comptables Consommation AE Engagement CO M-à-j AE Cons CP D 6xxx C 408 Réel CO XLAB C = Création A = Annulation M = modification R = rejet

55 BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions
Le service fait Lors de la réception des marchandises ou l’exécution des services, le gestionnaire d’unité renseigne dans XLAB les quantités réceptionnées sur chaque ligne de commande standard concernée. 2. L’intégration du « service fait » dans BFC entraîne une comptabilisation automatique des charges à payer (Débit c/ 6xx ou 2xx par Crédit c/ ) 3. …ainsi que la consommation des crédits de paiement à hauteur de la valeur HT commandée correspondant à la quantité réceptionnée. XLAB et BFC contrôlent automatiquement que « Q réceptionnées  ≤ Q commandées » Rappel : Pour les commandes prévisionnelles, le service fait n’est pas valorisé au fil de l’eau (la valorisation du service fait se confond avec la liquidation de la facture sauf en fin d’exercice) service fait XLAB = « entrée de marchandises » (EM) dans BFC Insérer peut-être à la place du slide de la page 142

56 BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions
La prise en charge des factures Commande Service fait Facture hors SF Facture avec SF XLAB Demande d’achat C Commande d’achat M Réception C, A M, A C C M A Prise en charge BFC Rejet commande R Impact budgétaire analytique Écritures comptables Consommation AE Engagement CO M-à-j AE Cons CP D 6xxx C 408 Réel CO M-à-j AE D 408 C 401 XLAB C = Création A = Annulation M = modification R = rejet

57 BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions
La prise en charge des factures Selon le choix de l’unité, la facture est créée dans BFC : Soit par intégration d’une facture saisie par l’unité dans XLAB Soit par saisie directe (service facturier, intégration des ROP, liquidation des frais de déplacement, facture libellée en devise étrangère) La facture qui vient d’XLAB passe par un statut pré-enregistrée où elle peut être modifiée ou complétée par le SFC. Elle reste dans ce statut tant qu’elle n’a pas été validée par l’utilisateur pour prise en charge (…ou supprimée) La plupart des factures peuvent faire l’objet d’une vérification allégée avant prise en charge compte tenu des contrôles dynamiques assurés par l’outil Toutes les factures doivent en revanche faire l’objet d’un contrôle de caissier (contrôle du caractère libératoire du règlement) peut-être pour compléter le slide de la page 154

58 BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions
Les commandes prévisionnelles Commande Facture Hors SF Facture SF XLAB Demande d’achat C Commande d’achat M M, A C C M A Prise en charge BFC Rejet commande R Impact budgétaire analytique Écritures comptables Consommation AE Engagement CO M-à-j AE Cons CP D 6xxx C 401 Réel CO XLAB C = Création A = Annulation M = modification R = rejet

59 BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions
Carte Logée La Carte Logée est une carte virtuelle permettant d’acheter des prestations auprès de FRAM Le but de la carte logée est de simplifier les flux avec FRAM Achats par le biais d’une carte virtuelle unique pour chaque DR Réception d’autant de factures que de transactions FRAM est payé directement par AMEX à chaque transaction La Plate Forme de Banque Achats avec paiement différé Diminution des avances à faire Ré éclatement par DR Paiement centralisé une fois par mois Spécificités d’intégration Réception d’un fichier global

60 BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions
Carte Logée XLAB envoie vers BFC des commandes prévisionnelles qui génèrent des Demandes d’Achat prévisionnelles (DA) dans BFC qui deviendront des commandes prévisionnelles dans BFC. Une commande XLAB est identifiée Carte Logée si le fournisseur est le fournisseur Carte Logée. Les contrôles suivants sont effectués dès l’intégration de la DA  : Une commande Carte logée doit être prévisionnelle Elle doit référencer le marché Carte logée Elle ne doit avoir qu’un seul poste Chaque fichier ROP (Relevé d’Opérations) contient les factures Carte Logée pour une DR et un mois donné ayant le fournisseur Carte Logée. Message métier : Afin d’être sûr qu’une facture du ROP porte sur une commande valide, il est conseillé : 1 – Le labo crée sa commande XLAB 2 – 24h plus tard le laboratoire fait une extraction et vérifie la bonne intégration de sa commande 3 – Le laboratoire passe sa commande chez FRAM en indiquant de ce fait un numéro de commande valide 4 – A l’intégration du ROP la facture portera donc sur une bonne référence commande et ainsi l’intégration et la comptabilisation de celle-ci devrait se passer en douceur.

61 BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions
Carte Achat Carte Achat : carte bancaire classique, achats auprès de n’importe quel fournisseur acceptant les cartes VISA. Carte achat : offre de service aux laboratoires pour faciliter les menues dépenses et les achats en ligne. But de la carte achat : simplifier les flux avec les fournisseurs Achats par le biais d’une carte nominative Réception d’autant de factures que de transactions Le fournisseur est payé directement par BNPP à chaque transaction Plate Forme de Banque Achats avec paiement différé Diminution des avances à faire Ré éclatement par DR Paiement centralisé une fois par mois

62 BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions
Carte Achat Utilisation de la carte achat 2 Paiement FOURNISSEUR BNPP 1 Achat CNRS 3 Relevé d’opération dématérialisé Remboursement 4 Intégration dans BFC

63 BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions
Carte Achat Import du ROP dans NOUBA (quotidien) Import des commandes dans NOUBA (quotidien) Rapprochement dans NOUBA des factures ROP avec les commandes (quotidien) Intégration dans BFC des factures ROP mises à jour des commandes (mensuel) Traitement des erreurs pour les factures non intégrées par BW Traitement des factures intégrées et non comptabilisées par MIR6 Comptabilisation en masse des factures ROP (quotidien) Paiement du ROP (mensuel)

64 BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions
Missions hors OM permanent Ordre de mission Facture Facture Xlab C M Ordre de mission C Prise en charge de l’avance S Contrôle CMOD à posteriori Saisie des frais réels /liquidation Comptabi-lisation Règlement BFCE Consommation AE D 6256xx C 4xxx et 47211xx Maj. des AE Conso des CP Réel CO 6256xx Impact budgétaire analytique Écritures comptables D 47211x C 4xxx L’ordre de mission est envoyé d’XLAB en création ou suppression. (pas de modification). A l’arrivée dans BFC, l’autorisation d’engagement budgétaire est généré. L’avance est générée dans BFC au lancement du batch, ce qui induit que la mission passe du statut « Demande acceptée » « à décompter » à « demande acceptée » « Transféré FI » => une pièce comptable est créée automatiquement et envoyée directement au processus de paiement automatique (type de pièce RM). L’avance est payée au maximum 30 jours avant le départ de l’agent en mission. Une fois les frais réels saisis et la mission autorisée à passer en comptabilisation, la mission est entièrement comptabilisée avec une reprise automatique de l’avance si celle-ci a été générée automatiquement. La comptabilisation finale a un impact sur les crédits de paiement budgétaire, le réel CO et la comptabilité générale. La dernière étape est la remontée de la facture de mission vers XLAB (une pièce comptable BFC devient une facture de mission XLAB, il n’y a pas de facture de mission à proprement parler dans BFC). La facture de mission peut arriver dans XLAB en création ou en modification. C = Création S = Suppression M = Modification R = Rejet

65 BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions
Missions sur OM permanent Ordre de mission permanent Facture Facture Xlab Ordre de mission permanent C C M Contrôle CMOD à posteriori Création liquidation sur OMp Comptabi-lisation Règlement BFCE Consommation AE D 6256xx C 4xxx Conso des AE Conso des CP Réel CO 6256xx Impact budgétaire analytique Écritures comptables Régularisation AE C = Création S = Suppression M = Modification R = Rejet

66 Sommaire Gestion des contrats Les flux de gestion Budget
Préparation du budget primitif Mise en œuvre du budget dans la version d’exécution Dépense et mission Flux achat et consommation budgétaire : commandes standards ou prévisionnelles, carte logée, carte achat Flux mission et consommation budgétaire Recette Gestion des contrats

67 BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions
Les recettes Commande Exécution de la prestation Labo Création commande(manuelle) C Saisie facture Édition Facture Encaissement BFCE Impact budgétaire analytique Écritures comptables Cons prév Recette D 411 C 700 Réel CO D 5xx C 411 XLAB C = Création A = Annulation M = modification R = rejet

68 BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions
Les recettes Deux flux principaux de recettes Recettes récurrentes et ponctuelles (commandes clients) Recettes sur contrats et subventions (contrats clients) Chaque commande (ou contrat) porte des informations qui vont permettre de dériver dans BFC : Le schéma de prix et le régime fiscal l’imputation de la recette dans les 3 comptabilités (budgétaire/analytique /générale) Deux flux de génération de factures : La gestion de l’échéancier de facturation La génération automatique par batch

69 BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions
Les recettes Clients Prix Groupes de compte client : Clients France public et Société Clients France Indépendants Clients UE public et sociétés Clients étrangers et autres UE Clients provenant de SIRH Clients de provenant pas de SIRH Clients occasionnels CPD Articles Conditions de prix : Prix unitaire Remise en % Remise en montant Majoration en % Majoration en montant Types article : Article tarifé Type 1 Article tarifé Type 2 Article non tarifé Référentiels Documents de vente ZL2 Demande d’annulation avoir client ZWV2 Contrat & Subvention ZWV1 Loyer ZCS Commande client ZG2 Demande d’avoir ZF2B Facture Loyer ZF2A Facture Client ZG2A Avoir client ZL2A Annulation avoir client ZF2C Fact Contrat & Subv ZFAZ Demande d’acompte ZFAS Annul. demande acompte CORRECTION DE L’EXERCICE : Chemin d’accès : > xxxxxx > dfddddd > ddddd Marche à suivre : 1. xxxx 2. ssssss 3. sssss Documents de facturation

70 Sommaire Gestion des contrats Les flux de gestion Budget
Préparation du budget primitif Mise en œuvre du budget dans la version d’exécution Dépense et mission Flux achat et consommation budgétaire : commandes standards ou prévisionnelles, carte logée, carte achat Flux mission et consommation budgétaire Recette Gestion des contrats

71 BFC Les flux de gestion – Gestion des contrats
Les contrats Deux types de contrats Les contrats suivis Suivi administratif par la création d’un contrat client associé à un échéancier de facturation ; Suivi budgétaire par la création d’un programme CB et d’adresses budgétaires permettant l’attribution et le suivi d’enveloppes budgétaires dédiées ; Suivi analytique par la création de structures OTP dédiées permettant : Le pilotage des échéances de facturation par l’intermédiaire de jalons ; L’expression de besoin en crédit et de la prévision de recette (pluri annuelle) par l’intermédiaire des pré budgets ; Le suivi de l’exécution des dépenses et recettes par contrat, unité et nature de dépense ; Le calcul des montant d’ajustement de chiffre d’affaire pour certains contrats. Les contrats non suivis ou « banalisés » Pas de suivi budgétaire, ces contrats sont cumulés dans une dotation globale matérialisée par le programme CB « N/A » ; Pas de suivi analytique, ces contrats sont cumulés dans un élément d’OTP (par unité) dédié au suivi des dépenses de la dotation globale.

72 Doc. commercial du contrat Gestion analytique des contrats
BFC Les flux de gestion – Gestion des contrats Les contrats suivis Gestion budgétaire des contrats Doc. commercial du contrat Gestion analytique des contrats 2nnn Contrat 2nnnR Recette 2nnn1 Unité 1 Dépenses 2nnn2 Unité 2 Contrat Client N° Poste 1 : Unité 1 – EOTP 2nnnR Echéancier de facturation Échéance 1 …. Prg. CB = /A300042 Jalon Fac. 1 … NB GD1 1 000000/A300042 XLAB Code gestion 1 Code gestion 2

73 Les contrats non suivis
BFC Les flux de gestion – Gestion des contrats Les contrats non suivis Gestion budgétaire des contrats Doc. commercial du contrat Gestion analytique des contrats ADO-CNRS 2nnnR Recette 9ADO0001 Unité 1 Dépenses 2nnn2 Unité 2 Contrat Client N° Poste 1 : Unité 1 – EOTP 2nnnR Echéancier de facturation Échéance 1 …. Prg. CB = /A300042 Jalon Fac. 1 … NB GD1 1 000000/A300042 XLAB 2nnn1 Code gestion 1 Code gestion 2 2nnn