DDAS De la secrétaire a l'assistante

Présentation au sujet: "DDAS De la secrétaire a l'assistante"— Transcription de la présentation:

1 DDAS De la secrétaire a l'assistante
Les 6 et 7 Mars 2008

2 Le rôle de l'assistante :
Quelle est la vision de mon poste d'assistante ? Une bonne organisation de la gestion de son temps, mais aussi de l'organisation du temps de son hiérarchique : Le TEMPS S'ENVOLE, ÊTES VOUS PILOTE OU PASSAGER ?

3 La communication de l'assistante :
Pour bien communiquer il faut : AVOIR DE L'ESTIME DE SOI & AVOIR CONFIANCE EN SOI TROUVER LA POSTURE JUSTE

4 L'estime de soi : L'estime de soi est une attitude intérieure qui consiste à dire : nous savons que nous avons de la valeur, qu'on est unique et important.

5 L'estime de soi au quotidien :
Terme : Avoir confiance en soi Être content(e) de soi Satisfait(e de soi Être sûr(e) de soi Amour de soi Amour-propre Connaissance de soi Affirmation de soi Acceptation de soi Croire en soi Avoir une haute idée de soi Être fière(fière) de soi Description : Croire en ses capacités à agir efficacement Se satisfaire de ses actes Prendre des décisions, persévérer dans ses choix Ne pas douter de ses compétences et points forts, quel que soit le contexte Se porter de la bienveillance, être satisfait de soi Avoir un sentiment très vif de sa dignité Pouvoir se décrire et s'analyser e manière précise Défendre ses points de vue, et ses intérêts face aux autres Intégrer ses qualités et ses défauts pour arriver à une image globalement bonne Supporter les traversées du désert, sans succès ou renforcements pour nourrir l'estime de soi Être convaincu de pouvoir accéder à des objectifs élevés Augmenter son sentiment de valeur personnelle à la suite d'un succès.

6 Prise de décisions en générale plus faciles et banalisées.
Basse estime de soi : Prise de décision parfois laborieuses ou différées. Souvent inquiets des conséquences possibles de leurs choix. Tiennent parfois trop compte de l'entourage dans leurs prises de décisions. Renoncent vite en cas de difficultés dans leurs décisions personnelles. Subissent parfois des situations dictées par l'environnement. Inconvénients : Parfois hésitants ou conventionnels Avantages : comportements prudents et réfléchis, patients. Haute estime de soi : Prise de décisions en générale plus faciles et banalisées. Agissent aussi efficacement que possible pour faire réussir leurs choix. Tiennent volontiers compte d'eux mêmes dans leurs prises de décisions. Capable de persévérer dans leurs décisions personnelles malgré les difficultés. Se dégagent des situations dictées par l'environnement s'il les perçoivent comme contraires à leurs intérêts. Avantages : peuvent être novateurs Inconvénients : Parfois trop sensibles à leurs intérêts à court terme.

7 LA PREVENTION DE L'ECHEC* :
Haute estime de soi : Sur le coup réagissent émotionnellement à l'échec L'échec laisse peu de cicatrices émotionnelles durables Peuvent résister à des critiques sur des points sensibles, ou s'en défendre énergiquement. Recherchent peu les informations négatives sur eux mêmes. Ne se sentent pas obligés de se justifier après un échec. Après un échec se disent que beaucoup d'autres auraient échoué à leur place Ne se sentent pas rejetés ni critiqués Faible anxiété d'évaluation par autrui Avantages : Résilience et résistance à l'adversité Inconvénients : Peuvent ne pas assez tenir compte des critiques; Basse estime de soi : Sur le coup, réagissent émotionnellement à l'échec L'échec laisse une trace émotionnelle durable S'effondrent s'ils sont critiqués sur les points ou ils pensent être compétents (et donc non critiquables) Recherchent des informations négatives sur eux mêmes Se justifient après un échec Après un échec se comparent avec les plus forts "lui au moins il aurait réussi....") Forte anxiété d'évaluation par autrui Inconvénient : par rapport à l critique, souffrance durable et quelquefois excessive, et anxiété anticipée. Avantage: Motivation à ne pas écouter, capacité d'écoute des avis critiques. *L'estime de soi : Christophe André et François Delord

8 Le compliment dans l'estime de soi : (ou l'art de s'en protéger)
Stratégie Limiter son rôle dans la performance Généraliser la performance Répondre par un compliment Dévaloriser sa performance Phrase type "Mais non, je n'ai aucun mérite....." "N'importe qui en aurait fait autant à ma place " "Vous aussi vous vous en sortez très bien..." "Ce n'est vraiment pas grand chose...."

9 "Être assurer des ses possibilités, croire en ses capacités."
La confiance en soi : "Être assurer des ses possibilités, croire en ses capacités."

10 Les mécanismes du manque de confiance en soi : A la base, si vous manquez de confiance en vous: Vous vous dites que vous n'y arriverez jamais : 1) Vous êtes convaincu que vous ne pouvez pas y arriver : Je n'y arriverai jamais !! Cela devient une reproche intérieure que vous vous faites régulièrement. Au contraire vous avez plutôt honte de vous, pour ne pas passer a l'action ! 2) Par ces pensées vous donnez l'ordre a votre cerveau, d'anticipez l'échec L'idée de vous mettre en échec vous effraie La solution, est de ne pas bouger Le retrait s'impose Et n'obtenez donc pas ce que vous voulez Vous n'êtes donc pas fière de vous, et restez dans une spirale infernale de manque de confiance en soi.

11 La complémentarité avec mon hiérarchique :
L'écoute et ses enjeux : L'écoute est le facteur clé pour une bonne compréhension mutuelle L'écoute est le facteur clé de l'apprentissage L'écoute est un facteur clé de sa propre connaissance de soi

12 L'écoute : facteur clé pour une compréhension mutuelle :
Ecouter, pour comprendre l'autre dans un contexte donné, et en fonction d'un but. Donc savoir avant tout entretien quel est l'objectif de cet entretien. Tout entretien à un but précis, se poser la question : A quel besoin cet entretien, va-t-il répondre ? Ecouter et comprendre : est un processus interactif On ne peut écouter que ce que l'on est capable d'entendre de ce que dit l'autre, ce qu'il décide de dire. L'interactivité va être de poser les questions manquantes à mon besoin d'information.

13 L'écoute : facteur clé de l'apprentissage :
Ce n'est que par l'écoute et l'observation que l'on apprend, à tout âge et en toutes circonstances. L'assistance par son écoute, et son observation de son hiérarchique va le connaître, et pouvoir anticiper sur son poste de travail.

14 L'écoute : facteur clé de sa propre connaissance de soi :
Selon Carl Rogers : "Pour écouter l'autre, il me faut d'abord m'écouter moi-même": Savoir s'écouter en ces termes là, correspond bien a la bonne posture, la bonne connaissance de ses propres comportements dans son poste de travail. Ce que je montre a l'autre, ce que mon hiérarchique voit de moi. Suis je en accord avec ?

15 Et aussi : La tenue de son agenda et les plannings:
La communication écrite : Les notes de frais : Les fournitures : Le classement :