1 Les tableurs (1er cours) Utilisations possibles d'un tableur. La feuille de calcul : ces lments : cellules et menus. Contenu des cellules. Personnaliser.

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1 1 Les tableurs (1er cours) Utilisations possibles d'un tableur. La feuille de calcul : ces lments : cellules et menus. Contenu des cellules. Personnaliser la prsentation d'une feuille. Les formats de cellules (« type » du contenu). Le tableur comme outil de calcul. Les zones de cellules, fonctions sur les zones. Un peu de syntaxe. Exemples (planning, facture...).

2 2 Utilisations possibles d'un tableur Tenir ses comptes personnels : salaires, impôts, dpenses et recettes diverses... Tenir les comptes d'une (petite) association. Éditer divers types de plannings (classes, associations, petites entreprises...). Calculer automatiquement des tats de services. Pour un enseignant : Saisir des notes calculer automatiquement des moyennes, le rang des l ves etc. Éditer des relevs de notes personnaliss + PV de jury.

3 3 Utilisations (2) Traiter des donnes : Faire des calculs (statistiques par ex.) sur ces donnes. Les prsenter sous forme de tableaux et graphiques. Automatiser certaines oprations de saisie ou de traitement. Faire des simulations de pr ts lors d'un gros achat. Éditer et personnaliser la prsentation de factures, de bons de commande, de fiches de salaire etc.

4 4 Utilisations (3) Faire des synth ses de donnes provenant des diverses sous-organisations d'une m me entreprise. Par exemple : Calculer les primes des vendeurs. Les classer en fonction des meilleures ventes effectues. Comparer le chiffre d'affaire et la « rentabilit » de divers secteurs en faisant des calculs croiss. Exprimer les rsultats sous forme de graphiques. Insrer ces rsultats dans un rapport annuel. Tout cela avec un seul et m me outil : un tableur.

5 5 Historique Premier tableur : visical, en 1981 pour apple. Lotus 123 : pour les Pcs. Les produits actuels : Excel de Microsoft. Des intgrs divers dont Staroffice (utilis pour ce cours), Works, contenant : un traitement de texte, un tableur, un syst me de gestion de base de donnes, parfois un outil de prsentation.

6 6 Feuille de calcul : les cellules Une feuille de calcul est compose de cellules. Les cellules sont organises en tableau. Une cellule a des coordonnes dans la feuille. Par exemple A13 ou B45. Un classeur est compos de plusieurs feuilles de calcul.

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8 8 Le contenu des cellules Chaque cellule peut contenir divers objets : Des nombres (entiers, ou dcimaux). Du texte. Par exemple : Des noms de personnes. Des noms de produits... Des dates. Des formules qui peuvent faire rfrence : à des cellules de la feuille et/ou à des cellules d'une autre feuille.

9 9 Feuille de calcul : les menus Les menus du tableur permettent de faire : Imprimer (une partie de) la feuille. Pr-visualiser le rsultat. Sauver la feuille sur disque. Copier/dplacer le contenu de cellules. Modifier la prsentation des cellules et/ou de la feuille. Crer et/ou Insrer des graphiques.

10 10 Pour augmenter la lisibilit d'une feuille, on peut modifier la prsentation : d'une cellule individuellement, d'un groupe de cellules, d'une colonne de cellules, d'une ligne de cellules. Par exemple largir automatiquement une colonne : double cliquer sur la sparation droite de la colonne. La prsentation des cellules

11 11 Modifier les caract res et les bordures des cellules Les caract res à l'intrieur des cellules : gras italique soulign Couleur Compos Une cellule est dlimite par ses 4 bordures. Ces bordures sont modifiables : traits plus ou moins pais. Utile pour faire des prsentations en tableaux.

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13 13 Rsultat de l'exemple On peut choisir des « cadres » pr- existants ou les personnaliser (menu Format/Cellule). Attention aux surcharges illisibles.

14 14 Les formats des cellules On peut spcifier le format d'une cellule (menu Format). Ex. : Nombre simple, montaire, etc... Ces formats sont disponibles sous plusieurs variantes. Dtermine le « type » du contenu mais ne change pas la valeur.

15 15 Les formats Faire la diffrence entre deux dates : Les 2 cellules sont formates comme des dates. La cellule rsultat est un nombre simple. Attention : peut ne pas marcher pas avec des dates trop anciennes(!)

16 16 Remplir des cellules. Par exemple, remplir une ligne de nombres conscutifs : placer le 1er dans une case. Placer le 2 me dans la case à cot. Slectionner les 2 et grâce à la souris faites un copier/glisser. Les autres cellules sont remplies automatiquement. Marche avec d'autres donnes.

17 17 Les zones de cellules Une zone est un ensemble de cellules «en rectangle». Pour dfinir une zone, prciser les coordonnes des cellules : en haut à gauche et en bas à droite de la zone. On peut slectionner une zone avec la souris. On peut nommer une zone pour y faire rfrence plus naturellement par la suite.

18 18 Emploi du temps

19 19 Le tableur comme outil de calcul Calculs simples dans chaque cellule : =12+15 =1223*898... Calculs faisant intervenir le contenu d'autres cellules. Par exemple : Faire la somme du contenu de deux cellules : =A13 + B54 : fait la somme des contenus des cellules A13 et B54 (les deux cellules doivent contenir un nombre). Chercher la valeur minimum de plusieurs cellules...

20 20 Quelques formules s'appliquant sur des zones de cellules Sur une zone de cellules contenant des nombres, on peut par exemple calculer : la somme du contenu des cellules, le maximum, le minimum des valeurs des cellules, la moyenne des valeurs des cellules, bien d'autres choses encore...

21 21 Rsultat d'un exemple Dans cet exemple : Un tableau de donnes (valeurs) Un tableau contenant des formules. Ex. : =SOMME(B6:B11) pour la cellule D13 =MIN(B6:B11) dans la cellule D14

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23 23 Un peu de syntaxe La zone entre B4 et C6 s'crit : B4:C6 Pour obtenir, dans la cellule D13, la somme des cellules de la zone B4:C6, mettre en D13 la formule : =SOMME(B4:C6) puis appuyer sur « entre » Le signe « = » indique ici la prsence d'une formule dans cette cellule. Le principe est identique pour d'autres fonctions (MIN, MAX, MOYENNE etc..).

24 24 Exemple : facture simple

25 25 Comment faire ? Rservez de l'espace pour vos donnes. Si besoin, formatez vos cellules. Donnez des titres aux colonnes/lignes importantes. Organisez de mani re cohrente vos donnes. Écrivez vos formules. Personnalisez la prsentation : cadre(s), couleurs... Sauvez puis Imprimez (si ncessaire).

26 26 Faire rapidement un tableau rgulier Lorsque les formules sont rptitives, comme par ex. la somme d'une ligne, on peut : crire la formule pour la 1 re ligne. Copier cette formule grâce au copier/glisser. Les rfrences des cellules s'adaptent à chaque ligne. On utilise alors des rfrences relatives (voir cours suivant).

27 27 Erreurs courantes Quelques erreurs signales : Division par 0 Utilisation d'un nom (de zone) non dfini Rfrence à une cellule non valable Rfrences circulaires entre cellules... Pour connaître les codes d'erreurs, voir le manuel du tableur.

28 28 Schmas de rfrences circulaires Une formule contient des rfrences à des cellules qui elles m me peuvent contenir des formules contant des rfrences à des cellules etc. Si ces rfrences sont circulaires, pas de calcul possible.

29 29 Remarques sur les formules sur zones Les formules sur zones s'adaptent aux trous dans les donnes. Par exemple, la valeur qui manque n'est pas considre comme un zro, mais n'est pas prise en compte dans la somme, le min, la moyenne.

30 30 Imprimer une feuille Une feuille de calcul est compose de nombreuses cellules dont certaines ne doivent pas tre imprimes. On peut slectionner des zones d'impression (les cellules pertinentes) On peut faire de la mise en page : slectionner divers param tres comme le nombre de pages sur lesquelles on va imprimer. Cacher des lignes et/ou des colonnes. Dfinir des ent tes et des pieds de pages...