Excel : Fonctions Avanc₫es

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1 Excel : Fonctions Avanc₫es
Fonction NB.SI Objectif : compter le nombre de cellules à l'int₫rieur d'une zone r₫pondant à un crit₩re. Syntaxe : =NB.SI(zone rectangulaire, « crit₩re ») Exemple : =NB.SI(A1:C12; « >10 ») Nous avons d₫jà vu qu'il existe un grand nombre de fonctions pr₫d₫finies, comme par exemple les fonctions statistiques (MAX,MIN,MOYENNE...), ou la condition (SI). Nous allons en voir d'autres comme la fonction NB.SI, les fonctions sur les chaînes de caract₩res, et les fonctions de recherche.

2 Fonction NB.SI : Exemple Complet
On d₫sire compter le nombre de jours de pr₫sence de chaque membre d'une ₫quipe : } Zone de saisie 1- Les donn₫es dans la zone de saisie : P : pr₫sent F : en formation M: malade CA : Cong₫s anuels 2- Rappel sur l'adressage relatif/absolu: pourquoi utiliser le « $ » ? - on veut recopier la formule en dessous, donc adressage relatif en ligne - on veut recopier la formule sur les col, donc adressage absolu en colonne 3- On pourrait v₫rifier que la somme sur une ligne soit ₫gale à 5 : en F11 : if(somme(B11:E11)!=5; « erreur »; «»)

3 Les chaînes de caract₩res
Rappels Affichage à gauche (par d₫faut) : chaîne de caract₩res Affichage à droite (par d₫faut) : valeur num₫rique Exemple Les op₫rations ne sont pas les m₨mes : Nombres : toutes les op₫rations num₫riques (+ - * / ...) Chaînes : - concat₫nation, - extraction de sous-chaines, - mise en majuscules... Par d₫faut, l'affichage des chaînes de caract₩res est gauche, celui des nombre à droite. Bien sûr, on peut imposer l'affichage à gauche pour les nombres et l'affichage à droite pour les chaînes de caract₩res. La remarque pr₫cedente ne peut donc aider qu'avant la phase de mise en forme (d'où l'utilit₫ de s₫parer la phase de d₫veloppement de celle de mise en forme)

4 Les op₫rations sur les chaînes de caract₩res (1)
Quelques fonctions sur les chaînes de caract₩res : CONCATENER : Met bout à bout plusieurs chaînes Syntaxe : =CONCATENER(texte1;texte2;...) Exemple : Attention aux espaces La premi₩re fonction sur les chaînes de caract₩res est l'op₫ration de concat₫nation. On dit que l'on concat₩ne deux chaînes quand on les met bout à bout. Ce n'est pas une op₫ration commutative (c'est pour cela qu'on ne peut pas donner en r₫f₫rence une zone rectangulaire), mais elle est associative.

5 Les op₫rations sur les chaînes (2)
Minuscule / Majuscule Impose la casse d'un texte Syntaxe : =minuscule(Texte) Exemple : NomPropre Met en majuscule la 1₩re lettre de chaque mot Syntaxe : =nompropre(Texte) Les fonctions Majuscule/minuscule seront utiles lorsque l'on voudra comparer deux chaînes de caract₩res. Une lettre majuscule est diff₫rente de la lettre minuscule correspondante. Si on veut tester si deux chaînes sont identiques en dehors de la casse, il faudra les prendre toutes les deux en majuscule ou en minuscule. La fonction NomPropre est juste une fonction de mise en forme.

6 Les op₫rations sur les chaînes (3)
NBCAR Compte le nombre de caract₩res contenus dans une chaîne (un espace est un caract₩re comme un autre) Syntaxe : =NBCAR(Texte) Exemple : On voit bien dans la colonne B qu'un espace est un caract₩re comme les autres.

7 Les op₫rations sur les chaînes (4)
EXACT Teste si deux chaînes sont ₫gales Syntaxe : =EXACT(chaîne 1; chaîne 2) Exemple : Remarque : Sensibilit₫ à la casse 2 chaînes vides sont ₫gales A propos de la remarque et de la derni₩re ligne du tableau, revenir sur l'utilit₫ des fonctions « majuscule » et « minuscule ».

8 Les op₫rations sur les chaînes (5)
SUPPRESPACE Supprime les espaces inutiles dans un texte Syntaxte : =SUPPRESPACE(Texte) Exemple : Rien de plus à dire ...

9 Syntaxe : =CNUM(Texte)
CNUM : Convertit une chaîne de caract₩res repr₫sentant un nombre en valeur num₫rique Syntaxe : =CNUM(Texte) CTXT : Arrondit un nombre au nombre de d₫cimales sp₫cifi₫ et renvoie le r₫sultat sous forme de chaîne avec ou sans s₫parateur Syntaxe : =CTXT(Valeur;nb_d₫cimales; 0 ou 1) Pour l'emple sur la fonction CTXT : - le deuxi₩me param₩tre est le nombre de d₫cimale voulu, - si le troisi₩me vaut 0, le format incorporera un s₫parateur de milliers. -Revenir encore une fois sur les r₫f₫rences absolues. Sans s₫parateur Avec s₫parateur

10 SUBSTITUE : recherche une chaîne dans un texte et la remplace par une autre
Syntaxe : =substitue(texte;chaîne;nouvelle chaîne) TROUVE : renvoie la position d'une sous-chaîne dans une chaîne Syntaxte : = TROUVE(chaîne ; sous-chaîne) A propos de l'exemple pour la fonction TROUVE : la position 3 correspond au « che » dans le mot « recherche ».

11 Trier des donn₫es (1) 2 icônes : Par d₫faut : trie par ligne
Plusieurs colonnes : S₫lectionner les diff₫rentes colonnes Les deux icônes permettent de trier une colonne par ordre croissant ou d₫croissant. Dans le cas où on a deux colonnes, qu'on veut classer suivant la premi₩re colonne, il faut absolument selectionner les deux colonnes, sinon on perd les correspondances. (il est possible aussi de classer deux colonnes suivant la deuxi₩me : aller dans le menu Donn₫es/Trier...)

12 Trier des donn₫es (2) Trier les colonnes :
Menu Donn₫es / Trier : s₫lectionner trier les colonnes Pour trier des lignes suivant la premi₩re ligne, ce n'est pas aussi simple. Il faut utiliser les options des fonctions de tris. - Aller dans le menu « Donn₫es » - s₫lectionner « Trier » - choisir dans les options le tri d'une ligne S'il y a plusieurs lignes, il faut toutes les s₫lectionner, sinon on perd les associations.

13 Fonctions de recherche : RechercheV
recherche une valeur (valeur num₫rique ou chaîne de caract₩res) dans la 1₩re colonne d'un tableau, et renvoie la valeur correspondante dans la colonne sp₫cifi₫e Syntaxe : =RechercheV(valeur;zone;num₫ro_colonne) 1- Attention il faut que le tableau soit tri₫ plus exactement que la premi₩re colonne du tableau soit tri₫e par ordre croissant (d'où la n₫cessit₫ des fonctions de tri). 2- Si la valeur recherch₫e n'existe pas, la fonction retourne la valeur qui correspond à l'₫l₫ment juste inf₫rieur (suivant l'ordre utilis₫) à la valeur cherch₫e. Exemple : Si à la place de « corsa », on cherchait « BMW420 », l'₫lt juste inf₫rieur est « BMW320 » et la fonction retournerait « C ».

14 Fonctions de recherche : RechercheH
Recherche une valeur (valeur num₫rique ou chaîne de caract₩res) dans la 1₩re ligne d'un tableau, et renvoie la valeur correspondante dans la ligne sp₫cifi₫e Syntaxe : =RechercheH(valeur; zone; num₫ro_ligne) 1- Là aussi, il faut que la premi₩ere ligne soit tri₫e par ordre croissant. 2- La m₨me r₩gle est mise en oeuvre dans le cas où on recherche une valeur qui n'appartient pas à la ligne : on renvoie la valeur correspondante à l'₫l₫ment juste inf₫rieur.

15 Fonctions de recherche : Recherche
Recherche une valeur (valeur num₫rique ou chaîne de caract₩res) dans une zone, et renvoie la valeur correspondante dans une autre zone Syntaxe : =Recherche(valeur;zone_recherche;zone_sortie) Commentaire de la figure : - zone bleu : zone de recherche - zone jaune : zone de sortie Ici, la zone de recherche est une ligne. La zone de sortie peut ₨tre - soit une ligne (ne commencant pas à la m₨me colonne) - soit une colonne. Et ₤a marche ! Explication : on cherche le nombre « 13 » dans la zone bleu. C'est le 4₩me ₫l₫ment de la zone de recherche. On renvoie donc le 4₩me ₫l₫ment de la zone de sortie.

16 Le publipostage Cr₫ation de documents personnalis₫s à partir d'un document type et d'un fichier de donn₫es. Il n'y a pas grand chose de plus à dire que sur le transparent. Si ce n'est insister sur le fait que c'est tr₩s utile lorsqu'il y a de gros volumes de donn₫es à g₫rer. Par exemple si vous devez envoyer chaque jour les confirmations des commandes pass₫es la veille (ce qui repr₫sente plus d'une centaine de lettres), il est hors de question de les taper tous les jours une par une dans un traitement de texte quelconque. Pourquoi ? 1- C'est un travail ₫norme et sans int₫r₨t 2- Il y a de fortes chances pour qu'un certains nombre de fautes se glissent dans la saisie. Donc il faut automatiser le processus : LE publipostage

17 Les diff₫rentes ₫tapes
Pr₫paration du document type (Traitement de texte) Pr₫paration de la source de donn₫es (Traitement de texte, tableur, bases de donn₫es) Fusion des deux documents Il faut insister sur deux points ici : 1- On pr₫pare un document type qui ne contient que le texte invariant 2- On utilise des donn₫es qui peuvent venir de plusieurs sources. On ne traitera ici que la fusion d'un .doc et d'un .xls mais l'id₫e et les grandes ₫tapes à suivre sont les m₨mes si les types de source de donn₫es diff₩rent.

18 Le document type Document classique sans les parties variables (par ex. : l'adresse et le nom du destinataire) Les parties variables sont des champs d₫finis dans la source de donn₫es. Dans le document type on introduit des parties variables que l'on appelle champs et qui permettent de faire r₫f₫rence qu donn₫es stock₫es dans la source de donn₫es.

19 La source de donn₫es Fichier contenant des donn₫es stock₫es de fa₤on syst₫matique et ordonn₫e. Par exemple : dupont joseph martin laurence durand marcel

20 La source de donn₫es Liste de donn₫es Feuille de calcul.
Bases de donn₫es.

21 Ici c'est exemple de lettre type
Il faut expliquer la correspondance entre le champ dans la lettre type et la colonne dans la feuille de calcul La fusion remplace les champs variables par leur valeur pour chacun des enregistrements. Ici, la fusion ₫ditera automatiquement 3 lettres.

22 Fusionner dans Word Dans le menu Outils Fusion et publipostage...
Voici la pr₫sentation de la partie technique du publipostage : en gros, comment fait-on avec Word et Excel. L'assistant permet de choisir 3 choses : Quel document type ? Quelle source de donn₫es ? Quelle sortie pour la fusion ?

23 Quel document type ? Plusieurs documents types possibles :
Lettre type (cf exemple pr₫cedent) Etiquettes de publipostage : permettent d'imprimer des planches d'₫tiquettes dont il faut pr₫ciser les dimensions : ₫tiquettes pour enveloppe, pour disquette, pourdossier ... Enveloppes :m₨me principe, il faut d₫crire l 'enveloppe et ins₫rer les champs ad₫quats Catalogues : cela permet d'₫diter des listes par exemple : c'est-à-dire qu'il n'y aura pas de sauts de page à chaque fois que l'on change d'enregistrement contrairement à ce qu'il se passe si l'on choisit l'option lettre type.

24 La source de donn₫es Il s'agit ici de lister les diff₫rentes possibilit₫s pour la source de donn₫es : 1- la cr₫er : ce sera uniquement sous Word 2- ouvrir un fichier d₫jà existant : dans le cas d'un fichier excel ce qui nous interesse ici, vous allez pouvoir choisir le fichier que vous voulez; ensuite, il faudra choisir quelle est la zone de la feuille de calcul qui vous int₫resse. Plusieurs possibilit₫s : la feuille en entier ou bien la zone que vous aurez pris pr₫lablement le soin de nommer. 3- Ce choix permet d'utiliser un type de fichier sp₫cifique pour les adresses. 4- Vous pouvez vouloir utiliser 2 fichiers distincts : l'un pour le corps de votre document l'autre pour l'en-t₨te de votre fichier c'est ce que vous pr₫ciser ici.

25 La barre d'outils Pr₫sentation de la barre d'outils lorsque l'on dans le mode publipostage. Insere champ : ins₩re à l'endroit de votre curseur, un champ qu'il vous propose dans une liste. Insere formule : explication est donn₫e plus tard (dernier transparent) 4 icones collees repr₫sentent les diff₫rentes sorties possible de la fusion : 1 la v₫rification : permet de v₫rifier si toutes les ₫tapes fonctionnent bien, la fusion s'arr₨tera en cas d'erreur et vous indiquera quelle est l'erreur 2 la sortie vers un fichier 3 la sortie vers l'imprimante 4 Le dernier ₫chappe à ma sagacit₫ : pour ₨tre honn₨te : le 2 et 4 font la m₨me chose selon moi.

26 Crit₩res de selection Choix de ne fusionner que certains enregistrements Par exemple : Fusionner avec les personnes habitant uniquement EVRY Trier les enregistrements pour la fusion Effectuer un tri sur les villes pour faciliter le tri du courrier à la poste Au moment de fusionner on peut vouloir filtrer ou trier les enregistrements. Le filtrage demande des crit₩res de selection sur les champs de l'enregistrement Par ex: Ville egal à EVRY Pour le tri, il est possible de cascader 3 crit₩res de tri ₫videmment sur des champs de l'enregistrement

27 Diff₫rentes formules On peut ins₫rer des formules pour faire des calculs sur chacun des enregistrements concern₫s par la fusion Si ... alors ... sinon ... Remplir .... Ins₫rer N° enregistrement .... Etc. Pour chacun des enregistrements on peut vouloir selon la valeur d'un certain champ faire telle ou telle action. Pour cela on peut introduire des formules dans le document type. Parmi les formules possibles : Si condition alors telle action sinon telle autre action Lors de sa mise à jour, le champ REMPLIR affiche une boîte de dialogue vous invitant à taper le texte à ins₫rer dans le document, à l'emplacement du champ.