Excel. Utilisation possible d un tableur Tenir ses comptes personnels : salaires, impôts, dépenses et recettes diverses... Tenir les comptes d'une (petite)

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1 Excel

2 Utilisation possible d un tableur Tenir ses comptes personnels : salaires, impôts, dépenses et recettes diverses... Tenir les comptes d'une (petite) association. Éditer divers types de plannings (classes, associations, petites entreprises...). Calculer automatiquement des états de services. Pour un enseignant : –Saisir des notes –calculer automatiquement des moyennes, le rang des élèves etc. –Éditer des relevés de notes personnalisées + PV de jury.

3 Feuille de calcul : les cellules Une feuille de calcul est composée de cellules. Les cellules sont organisées en tableau. Une cellule a des coordonnées dans la feuille. Par exemple A13 ou B45. Un classeur est composé de plusieurs feuilles de calcul. –La casse A6 de la feuille 2 est référencée par : Feuil2!A6

4 Le classeur Le classeur est composé de plusieurs feuilles que vous pouvez renommer, déplacer... Le classeur est composé de plusieurs feuilles que vous pouvez renommer, déplacer...

5 Le contenu des cellules Chaque cellule peut contenir divers objets : –Des nombres (entiers, ou décimaux). –Du texte. Par exemple : Des noms de personnes. Des noms de produits... –Des dates. –Des formules qui peuvent faire référence : à des cellules de la feuille et/ou à des cellules d'une autre feuille.

6 Les formats des cellules On peut spécifier le format d'une cellule (menu Format). Ex. : –Nombre simple, montaire, etc... –Ces formats sont disponibles sous plusieurs variantes. Détermine le « type » du contenu mais ne change pas la valeur.

7 Structuration d'une feuille de calcul (1) : facture

8 Critiques et améliorations possibles Il est important : –d'avoir des feuilles extensibles –de regrouper les constantes dans un tableau de bord de la feuille (la TVA dans notre cas) pour faciliter la compréhension de la feuille et les modifications on va : –mettre le taux de TVA dans une cellule –utiliser la valeur de cette cellule dans les formules –corriger le taux de TVA

9 9 Copier/coller des formules : adressage relatif Ce que mémorise Excel, c'est le déplacement à faire pour aller de la case C9 : –à la case C8 : une case à gauche –à la case C5 : une case à gauche et 3 cases vers le haut Recopiée dans la cellule D9, on obtient : –une case à gauche : C9 –une case à gauche et 3 cases vers le haut : C6 La formule devient donc =C9*(1+C6) qui n'est pas celle que nous souhaitions. –laisser de la place pour ajouter des articles.

10 10 La c5 sest elle aussi déplacée Structuration d'une feuille de calcul (3)

11 11 Adressage absolu : Formule souhaitée : =C9*(1+C5) Il faut donc indiquer à Excel que : –C8 est bien une référence relative (un déplacement). Ainsi, C8 deviendra C9 lors du copier/coller; –C5 désigne la case C5, pas la case située 1 case à gauche et 3 cases vers le haut. Ainsi, C5 sera inchangée lors du copier/coller. Solution : préfixer lignes et colonnes par $. On parle alors d'adressage absolu Notre formule devient : =C8*(1+$C$5)

12 Structuration d'une feuille de calcul : version définitive

13 Manières de désigner une case dans une formule : En désignant sa position par rapport à la case courante. On indique le déplacement qu'il faudrait faire pour rejoindre la case. On parle d'adressage relatif. C'est le mode d'adressage par dfaut. En désignant la case par ses coordonnées. Cette désignation est indépendante de la cellule courante. On parle alors d'adressage absolu. Il faut utiliser le symbole $ pour cela. Il est possible de traiter distinctement lignes et colonnes et d'avoir la colonne en adressage relatif et la ligne en adressage absolu.

14 Adressage absolu vs adresse relatif : intérêt Permet de contrôler le comportement d'Excel lors des copier/coller de formule. Ne sert donc que lors de copier/coller. Dans de grands tableaux, c'est une fonctionnalité indispensable.

15 Exemple : calcul du coût de reprographie (1) On souhaite calculer le coût trimestriel des travaux de reprographie. Les travaux peuvent être de 3 sortes: photocopie NB, photocopies couleur ou reliures. Pour chaque trimestre et chaque type de travail, on souhaite avoir : le prix HT et TTC. pour chaque trimestre, on souhaite avoir le prix total HT et TTC.

16 Exemple :calcul du coût de reprographie (2)

17 Exemple : calcul du coût de reprographie (3) : formules

18 18 Les macros (1) Une macro permet d'automatiser les tâches de routine. Permet d'enregistrer et de rejouer une série d'actions. Est désignée par son nom Peut être affectée à une séquence de touches ou à l'entrée d'un menu Une macro peut être définie dans le classeur courant ou dans Excel (accessible dans tous les classeurs). –Rem : si le bouton n est pas visible faire Affichage/Barre d outils/personnaliser/arrêt de l enregistrement

19 19 Les macros : utilisation L'utilisation est très proche de celle d'un magnétophone. On peut : –Lancer la création d'une macro grâce au sous-menu macro du menu outils –Il est possible de faire une pause dans l'enregistrement d'une macro –On arrête l'enregistrement en appuyant sur le bouton stop de l'enregistreur.

20 Les macros : mode relatif ou absolu Lorsque les positions des cellules modifiées doivent être mémorisées par rapport à la cellule courante : références relatives. Lorsque les positions des cellules sont mémorisées indépendamment de la position de la cellule courante : références absolues. On passe d'un mode à l'autre à volonté à l'aide d'un bouton visible lors de l'enregistrement des macros.

21 Macros Excel : programmation en VBA Une macro est une suite de commandes. Excel mémorise cette suite de commandes sous la forme d'instructions du langage de programmation Visual Basic On peut créer ou modifier une macro directement en tapant un programme visual basic C'est un travail de programmation qui sort du domaine de l'utilisation de base d'un outil bureautique

22 Les macros: exemple d'utilisation

23 Les macros Insérer un bouton

24 Les macros Affecter une macro au bouton Affecter une macro au bouton

25 Excel : Fonctions Avancées Fonction NB.SI Objectif : compter le nombre de cellules à l'intérieur d'une zone répondant à un critère. Syntaxe :=NB.SI(zone rectangulaire, « critère ») Exemple : =NB.SI(A1:C12; « >10 ») Fonction NB.SI : Exemple Complet –On dsire compter le nombre de jours de présence de chaque membre d'une équipe :

26 Les chaînes de caractères Rappels –Affichage à gauche (par défaut) : chaîne de caractères –Affichage à droite (par défaut) : valeur numérique Exemple Les opérations ne sont pas les mêmes : –Nombres : toutes les opérations numériques (+ - * /...) –Chaînes :- concaténation, - extraction de sous-chaînes, - mise en majuscules...

27 Les opérations sur les chaînes de caractères (1) Quelques fonctions sur les chaînes de caractères : CONCATENER : –Met bout à bout plusieurs chaînes –Syntaxe : =CONCATENER(texte1;texte2;...) –Exemple : –Attention aux espaces

28 Les opérations sur les chaînes (2) Minuscule / Majuscule –Impose la casse d'un texte –Syntaxe : =minuscule(Texte) –Exemple : NomPropre –Met en majuscule la 1re lettre de chaque mot –Syntaxe : =nompropre(Texte) –Exemple :

29 Les opérations sur les chaînes (3) NBCAR –Compte le nombre de caractères contenus dans une chaîne (un espace est un caractère comme un autre) –Syntaxe :=NBCAR(Texte) –Exemple :

30 Les opérations sur les chaînes (4) EXACT –Teste si deux chaînes sont gales –Syntaxe : =EXACT(chaîne 1; chaîne 2) –Exemple : –Remarque : Sensibilité à la casse 2 chaînes vides sont égales

31 Les opérations sur les chaînes (5) SUPPRESPACE –Supprime les espaces inutiles dans un texte –Syntaxe : =SUPPRESPACE(Texte) –Exemple :

32 Les opérations SUBSTITUE : recherche une chaîne dans un texte et la remplace par une autre –Syntaxe : =substitue(texte;chaîne;nouvelle chaîne) TROUVE : renvoie la position d'une sous-chaîne dans une chaîne –Syntaxte : = TROUVE(chaîne ; sous-chaîne)

33 Trier des données (1) 2 icônes : –Par défaut : trie par ligne –Plusieurs colonnes : Sélectionner les différentes colonnes

34 Fonctions de recherche : RechercheV recherche une valeur (valeur numérique ou chaîne de caractères) dans la 1 re colonne d'un tableau, et renvoie la valeur correspondante dans la colonne spécifiée Syntaxe : =RechercheV(valeur;zone;numéro_colonne)

35 Fonctions de recherche : RechercheH Recherche une valeur (valeur numérique ou chaîne de caractères) dans la 1ére ligne d'un tableau, et renvoie la valeur correspondante dans la ligne spécifiée Syntaxe : =RechercheH(valeur; zone; numéro_ligne)

36 Fonctions de recherche : Recherche Recherche une valeur (valeur numérique ou chaîne de caractères) dans une zone, et renvoie la valeur correspondante dans une autre zone Syntaxe : =Recherche(valeur;zone_recherche;zone_sortie)

37 Les filtres élaborés

38 Le résultat de votre filtre Le résultat de votre filtre Critères : et

39 Les filtres élaborés Critère : ou Le résultat de votre filtre Le résultat de votre filtre

40 Les erreurs de saisie En cas d erreur de saisie : Vous pouvez écrire un message d alerte ou d erreur. En cas d erreur de saisie : Vous pouvez écrire un message d alerte ou d erreur. Sur cette exemple : Les notes sont >0 et <=20 Sur cette exemple : Les notes sont >0 et <=20