CFA Inter Universitaire Région Centre

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1 CFA Inter Universitaire Région Centre
Procédure de Management de la Qualité PR050-2

2 Application de la démarche système aux métiers du CFA
Clients Produits de services Exigence des clients Exigences réglementaires et exigences de partenaires incontournables PR050-2

3 CFA Inter Universitaire Région Centre
Missions du CFA : L’Université a son apprentissage FOURNIR EN CONTINU LES OUTILS POUR ËTRE OPERATIONNEL FACE AUX BESOINS DU MARCHE DE L’EMPLOI METTRE EN ŒUVRE ET ELARGIR L’OFFRE UNIVERSITAIRE EN TERME D’APPRENTISSAGE Clients et attentes des clients Client Apprenti Se voir proposer des formations sanctionnées par des diplômes universitaires professionnels en alternance Se voir proposer des formations en phase avec le marché du travail Se voir proposer une aide à la recherche d’entreprise (mariage) Etre Informé sur le système d’apprentissage (cadre légal – application alternance) Etre informé sur le contenu pédagogique Bénéficier d’un suivi pédagogique (concordance mission entreprise et contenu études) Client Entreprise Se voir proposer des formations en phases avec ses besoins en matière de compétences Se voir proposer des alternances adaptées aux secteurs professionnels Se voir proposer une aide administrative Se voir proposer une interface dans la gestion des ressources humaines apprentis Etre informé sur l’avancement de la formation théorique pour l’application dans l’entreprise Se voir proposer une aide à la recherche d’apprentis (mariage) Client Financeurs Institutionnels : Conseil régional Disposer des budgets de fonctionnement, d’investissement et bilans Disposer du suivi des effectifs via l’application Extranet Disposer des relevés d’absences présences pour le versement des aides aux entreprises d’accueil Demande de développement de l’offre de formation Demande de développement de projet d’amélioration orienté vers les apprentis PR050-2

4 CFA Inter Universitaire Région Centre
Parties Intéressées Universités et Composantes Universitaires Aide au développement des offres (dossier d’opportunité…) Financement des ressources (Intervenants…) Attentes : Participation du CFA au financement DDTEFP Attentes : Respect de la réglementation (droit du travail) Rectorat Attentes : Gestion des compétences des maître d’apprentissage Entreprises partenaires (Promotrans – Lycées professionnels – Autres CFA) Aide au développement de composantes existantes ou nouvelles (dossier d’opportunités) Attentes : Communication de l’image vers l’extérieur Chambres Consulaires Validation des contrats d’apprentissage complet Participent à la gestion des anomalies durant la vie du contrat Attentes : Statistiques Attentes : Informations sur l’offre Attentes : Complétude des dossiers d’apprentissage Ministère de l’éducation nationale Attentes : Enquête 51 (Statistiques / apprentis par filières) et IPA (Statistiques de suivi de l’insertion professionnelle) Donneur d’Ordre Association de gestion Equilibre comptable Développement des activités Développement des performances et des résultats (Diplômes et insertion professionnelle à 6 mois et 2ans) Présidents d’Universités Politique de développement d’offres de formation en apprentissage PR050-2

5 Produits - prestations
Formations diplômantes en phase avec le marché du travail Aide à la formation du couple « Entreprise apprenti» Informations relative aux contenu des formations (pédagogique, volume horaire…) Informations relative au système de l’apprentissage Suivi pédagogique durant la formation (tripartite CFA – maitre d’apprentissage – apprenti) Concordance mission – formation Information sur l’avancement des acquis théoriques pour mise en œuvre en entreprise Aide administrative Suivi des effectifs Budgets de fonctionnement Budgets d’investissements Bilans Mise à jours de bases et liasses statistiques PR050-2

6 Réglementation applicable aux prestations
Formations Diplômantes : Référentiels Volumes horaires minimums Formations en alternance Droit du travail Textes relatifs au Financement régional Convention conseil régional PR050-2

7 PR050-2 MATRICE DE MANAGEMENT MISSIONS CLIENTS ET PARTIES INTERESSES
PRODUITS / PRESTATIONS DE SERVICES ATTENDUES PRINCIPALES EXIGENCES REGLEMENTAIRES FOURNIR EN CONTINU LES OUTILS POUR ÊTRE OPÉRATIONNEL FACE AUX BESOINS DU MARCHE DE L’EMPLOI METTRE EN ŒUVRE ET ÉLARGIR L’OFFRE UNIVERSITAIRE EN TERME D’APPRENTISSAGE CLIENTS APPRENTI ET ENTREPRISE D’ACCUEIL Formations diplômantes en phase avec le marché du travail - Informations relative au système de l’apprentissage Aide à la formation du couple « Entreprise apprenti» - Informations relative aux contenu des formations (volumes horaires…) Suivi pédagogique durant la formation (tripartite CFA – maitre d’apprentissage – apprenti) - Concordance mission – formation, informations sur l’avancement des acquis théoriques pour mise en œuvre en entreprise Aide administrative Formations diplômantes : REFERENTIELS DE L’EDUCATION NATIONALE Formations en alternance : DROIT DU TRAVAIL Subvention du Conseil Général : CONVENTION CONSEIL GENERAL CLIENT FINANCEUR CONSEIL REGIONAL Développement de l’apprentissage Universitaire Budgets de fonctionnement - Budgets d’investissements - Bilans Suivi des effectifs et mise à jour de bases et liasses statistiques AUTRES PARTIES INTERESSEES ET LEURS ATTENTES - DDTEFP Respect de la réglementation Droit du travail UNIVERSITES ET COMPOSANTES UNIVERSITAIRES Participation du CFA au financement et au financement des formations ENTREPRISES PARTENAIRES Communication de l’image vers l’extérieur RECTORAT Maître d’apprentissage compétent CHAMBRES CONSULAIRES - Statistiques - Informations sur l’offre - Complétude des dossiers d’apprentissage MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION NATIONALE Enquête 51 (Statistiques / apprentis par filières) et IPA (Statistiques de suivi de l’insertion professionnelle) - ASSOCIATION DE GESTION Equilibre comptable Développement des activités Développement des performances et des résultats PR050-2

8 L’UNIVERSITE A SON APPRENTISSAGE
Le CFAIURC, CFA « sans mur », a pour mission de développer et gérer les formations universitaires en apprentissage. Soutenu par la Région Centre, le CFAIURC est l’interface permettant aux entreprises et aux apprentis de vivre un mariage réussi au sein des Universités d’Orléans et de Tours qui garantissent la transmission des savoirs. Afin d’assurer un service cohérent et conforme à leurs besoins et attentes, nous avons décidé la mise en place d’un système de management de la Qualité avec comme objectifs : Identifier l’évolution des exigences ; Développer la réactivité du CFA pour la création, l’aide à la création ou la modification de formations en fonction des nouveaux besoins identifiés ; Obtenir la satisfaction de nos clients. Nous nous engageons à mettre à disposition l’ensemble des ressources nécessaires qui permettront d’améliorer, de manière continue, le service rendu. Cela passe par : Mettre en œuvre les règles de fonctionnement, d’harmonisation des pratiques, de circulation de l’information en interne et vers nos partenaires ; Développer une communication orientée vers les étudiants et les entreprises pour valoriser l’image de l’apprentissage. Gérer efficacement les fonds publics dont nous sommes dépositaires. Pour une meilleure efficacité, nous attendons de tous une participation active à cette démarche : Au sein du CFA IURC  - secrétaires administratives et pédagogiques, comptable, responsables de communication, apprenti qualité, membres du conseil d’administration de l’association ; Au sein des composantes universitaires – secrétaires pédagogiques, responsables de formation. Nous invitons également nos deux Universités et tous nos partenaires à nous aider à améliorer notre qualité en s’associant à notre démarche. le 29 mai 2007, Xavier Terrien Jacques Leclerc Directeur du CFAIURC Président de l’association de gestion du CFA IURC PR050-2

9 Approche système Ecoute Revue de Direction Engagement
Mission Ecoute client Exigences réglementaires Exigences Donneurs d’ordres Ecoute Revue de Direction Engagement Politique Qualité Ressources Responsabilités et autorités Communication PR050-2

10 Cartographie des processus
Produits & services Données de sortie PROCESSUS SUPPORTS Gestion des achats Gestion des ressources humaines clients & parties intéressées Financeurs Entreprises Apprentis Dossier d ’ opportunité - Données informations Contrat apprentissage Attestations statistiques Budgets et Comptes de fonctionnement Et investissements Progression pédagogique Formation Diplômes SYSTEME Retours Satisfaction clients Ecoute amont & aval des clients Gérer les actions d’amélioration Manager la qualité Nouvelles Exigences Données d’entrée Clients Parties intéressées Besoins Génériques et/ou spécifiques Légales réglementaires * Loi/décret * Code * Règlement REALISATION DES PRESTATIONS Gestion et suivi du couple Apprenti / Entreprise DEVELOPPEMENT DES BUDGETS Gestion et suivi des budgets, comptes financiers et investissements. DEVELOPPEMENT DES FORMATION EN APPRENTISSAGE Gestion et suivi des projets d’ouvertures REALISATION DES FORMATION Enseignement PR050-2 PROCESSUS DE MANGEMENT PROCESSUS OPERATIONNELS PROCESSUS SUPPORTS 10

11 Matrice de management PR050-2 MATRICE DE MANAGEMENT N° AXES OBJECTIFS
Cibles Ressources 1 Axe Client Développer l’offre de formation en cohérence avec le marché du travail Mettre en place les outils de communications adaptés aux entreprise (objectif de moyen) 2008 Embauche d’un Responsable Communication entreprise 2 Axe Prestations de service Développer la réactivité du CFA pour la création, l’aide à la création ou la modification de formations Taux d’acceptation des dossiers Conseil Régional 70% Structuration des processus 3 Axe Interne (compétences – communication…) Améliorer les circuits de communication en interne et avec les composantes universitaires Mettre en place les outils de communications adaptés en interne Embauche d’un apprenti Qualité Accompagnement dans la démarche 4 Amélioration continue Pérenniser les activités du CFA IURC Taux de réussite au diplôme au moins égal au taux en formation initiale classique Supérieur ou égal Externalisation auprès des Universités Taux de placement (6mois après la formation) -10% non placés par filière Rapprochement avec les organismes professionnels Responsable Communication Entreprise Taux de remplissage des formations 75% PR050-2

12 Participation à l’habilitation
FE006 Dossier Ministère / FE007 Dossier de renouvellement Participation à l’habilitation FE006 Dossier Ministère 1 Dossier d’opportunité FE005 Dossier d’opportunité 17 FE005 Dossier d’opportunité FE005 Dossier d’opportunité Maquette pédagogique Entreprises 4 Documentation / Information Brochures / Plaquettes Brochures / Plaquettes FE024 Cahier de contacts 5 8 6 FE016 Budgets de fonctionnement Communication Salons, Publicités, Autres communications Apprentis Statistiques FE016 Budgets de fonctionnement 16 Maquette pédagogique 2 7 Budget FE016 Budgets de fonctionnement 19 FE016 Budgets de fonctionnement 9 Résultats comptables 18 Comptes Financiers Résultats comptables FE015 Comptes financiers Budgets d’investissement Investissements Matériel pédagogique et administratif Statistiques, absences, FE030 Livret d’Apprentissage 20 10 Volet Administratif Statistiques + Indemnités apprentis/Entreprises Apprentis/Candidats 12 Contrat d’apprentissage apprenti/entreprise+ FE034 Fiche de renseignement Vie des contrats Contrat d’apprentissage apprenti/entreprise 3 FE030 Livret d’apprentissage FE063 Absences, FE030 Livret d’apprentissage FE005 Dossier d’opportunité 11 Entreprises FE020 Planning d’alternance, FE063 Absences, FE030 Livret d’apprentissage11 Volet Pédagogique FE012 Demande de mise à disposition de matériel 13 FE063 Absences, FE030 Livret d’apprentissage 14 15 PR050-2 Réalisation des formations Diplôme 12

13 Maîtrise des activités opérationnelles
DP013 Réalisation des prestations Ce processus est composé de 3 volets, le volet administratif, le volet pédagogique ainsi que le volet relatif à la vie des contrats. Le « volet pédagogique » concerne le recrutement d’apprentis, la prospection d’entreprises d’accueil, l’inscription pédagogique, le suivi des apprentis en formation et le suivi des missions réalisées en entreprise. Le « volet administratif » concerne la gestion des statistiques et des données, le suivi des absences, le calcul des indemnités kilométriques, le suivi administratif des visites en entreprise des tuteurs. Le volet « vie des contrats » concerne les activités de contractualisation et de rupture de ces contrats, mais aussi de la coordination entre les apprentis en formation et leur entreprise d’accueil. Processus de réalisation DP011 Gestion des projets d’ouverture Ce processus concerne le montage, la gestion, ainsi que le suivi des projets d’ouverture. Il consiste a améliorer le taux de réussite des projets (au travers du taux d’acceptation du Conseil Régional) en structurant les différentes démarches à entreprendre. Il permet de définir le qui fait quoi entre la composante universitaire et le CFAIURC. Il couvre également les différentes activités liées à la communication et à l’information des apprentis, des entreprises. DP012 Développement des budgets Ce processus est piloté par la Responsable Administrative et Financière. Il a pour but de maîtriser les dépenses relatives aux différentes formations via l’élaboration des budgets et des comptes financiers avec les composantes universitaires. Il définit également les critères et la démarche à suivre pour l’acquisition de matériel pédagogique au sein des composantes universitaires. DP011 Développement des projets d’ouverture Processus externalisé DP012 Développement des budgets PR050-2 DP013 Réalisation des prestations Processus mis en œuvre en interne 13

14 Maîtrise des activités opérationnelles
Processus supports et de pilotage DP020 Gestion des achats Ce processus recense les activités d’identification du besoin, de sélection et de suivi des fournisseur, de passation de commande, de contrôle réception, de traitement des non-conformités potentielles. DP030 Gestion des Ressources Humaines Ce processus regroupe les activités de recrutement, d’accueil et de formation du personnel CFAIURC. Il est également mis en œuvre lors des activités de sensibilisation: 1. des responsables et secrétaires pédagogiques des universités, 2. des tuteurs universitaires, 3. et des maîtres d’apprentissage DP050 Processus Système Ce processus recense les activités relatives au management de la qualité, à l’écoute des clients et à l’analyse des informations recueillies, et le traitement des actions d’amélioration (mesurer, corriger, analyser les causes, améliorer). Description des principales interactions 1) Dans le cas de l’ouverture en apprentissage d’une formation initiale existante, le dossier d’habilitation ministériel est utilisé pour la création du dossier d’opportunité. 2) Le dossier d’opportunité est transmis au service comptable pour l’établissement des budgets des nouvelles formations. 3) Le dossier prépare à la réalisation de l’activité « volet pédagogique ». 4) Les informations comprises dans la fiche d’intention et dans le dossier d’opportunité permettent la création des fiches diplômes. 5) Les documents créés sont diffusés de manière à pouvoir répondre à la demande sur un salon. 6) Le processus budget permet de développer les ressources nécessaires pour l’impression de l’ensemble des documents. 7) Le processus budget permet de développer les ressources nécessaires pour la assurer la présence du CFAIURC sur salons et les actions de communication. 8) Lors d’une action de communication (type salon par exemple), les coordonnées des clients sont enregistrées. Un cahier de contacts permet d’envoyer de la documentation aux personnes qui le souhaitent. PR050-2 14

15 Description des principales interactions
15) Les composantes universitaires doivent transmettre leur «demande d’investissement matériel » de manière à ce que le service comptable puisse les gérer. Ces matériels contribuent à la réalisation des formations. 16) Les statistiques et le contenu pédagogique d’une formation peuvent déclencher des actions de communication (annonce pour recrutement si effectif trop faible…) 17) Le dossier d’opportunité rend compte de la réalisation des formations des années précédentes le cas échéant (effectifs, résultats…) 18) Les heures de cours dispensées aux apprentis sont déclarées dans le tableau des heures enseignants des comptes financiers 19) Les heures de cours dispensées aux apprentis sont déclarées dans le tableau des heures enseignants des Budgets 20) Les investissements envisagés pour l’année N+1 impactent le budget N+1. 9) Le service comptable utilise les résultats comptables des années précédentes pour établir tous les budgets. 10) Des éléments issus de la gestion administrative des apprentis sont nécessaires à l’établissement des comptes financiers (droits d’inscription, indemnités kilométriques…) 11) La mission du jeune est décrite dans le livret d’apprentissage. Elle est validée par le responsable pédagogique ou le tuteur universitaire pour valider le contrat d’apprentissage. 12) Le contrat d’apprentissage est indispensable pour la saisie sous YMAG des données relatives aux apprentis et des informations liées au contrat. 13) Le planning d’alternance, le livret d’apprentissage, le relevé mensuel d’absences participent à la réalisation des formations par la voie de l’apprentissage. 14) Suite à la réalisation des formations, des données sont transmises au secrétariat administratif pour réaliser l’activité d’enregistrement des absences et de traitement des statistiques. PR050-2 15