Réunion des gestionnaires de ressources humaines du SRH Paris 12 janvier 2010.

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1 Réunion des gestionnaires de ressources humaines du SRH Paris 12 janvier 2010

2 Objectifs et programme de la journée

3 Objectifs de la réunion Vous informer sur le projet Agorha et sur son accompagnement Vous montrer concrètement les outils qui seront mis à votre disposition L'application elle-même Le nouveau portail Agorha gestionnaire L'outil Agorha formation Echanger avec vous Des séquences de questions/réponses N'hésitez pas à prendre la parole

4 Programme de la réunion Présentation du projet Agorha Modalités d'accès à Agorha Démonstration de l'application Agorha L'accompagnement des utilisateurs Le dispositif global La communication et le nouveau portail Agorha gestionnaire La documentation utilisateur La formation L'assistance aux utilisateurs

5 Présentation du projet Agorha

6 Rappel sur Agorha Agorha est le projet de nouveau système d'information des ressources humaines (SIRH) du MAAP Agorha est une modernisation de l'actuelle application Epicea, qu'il remplacera progressivement S'inscrivant dans le contexte de la mise en place de l'opérateur national de paye (ONP)

7 La modernisation technique Une migration d'Epicea en technologie Web (Java/Orion) Un outil qui intègre les avancées technologiques les plus récentes Plus facile à mettre à disposition des utilisateurs (technologie Web) Pas d'intervention sur le poste de travail Des améliorations techniques Moteur de règles Un outil mieux sécurisé Des modalités d'accès renouvelées

8 La modernisation fonctionnelle Une reprise des fonctionnalités d'Epicea Dans un outil plus moderne En conservant la même base de données Agorha gère les mêmes populations d'agents Pas de ressaisie de données Des améliorations fonctionnelles Correction de bugs Nouvelles fonctionnalités : droit individuel à la formation, temps partiel thérapeutique,... Une intégration plus rapide et plus facile des évolutions réglementaires Moteur de règles

9 L'opérateur national de paye (ONP) (1/2) Prise en charge de la paye de tous les agents de l'Etat Plus de paye locale (trésorerie) Refonte de l'application « PAYE » Des échanges quotidiens de données avec les SIRH Alimentation du compte individuel retraite Mise en conformité des SIRH ministériels Pour permettre ces échanges de données Livre blanc de la paye Regroupe toute la réglementation de la paye et des primes pour tous les ministères

10 L'opérateur national de paye (ONP) 2/2 Rénovation de l'organisation et des processus de la fonction gestion administrative (GA)-paye Regroupement de la GA et de la paye dans des «pôles d'expertise et de services» (PESE) MAAP déjà organisé avec un seul PESE : le SRH (bureaux de gestion) Des évolutions dans les processus GA-paye Un SIRH le plus à jour possible Vérification quotidienne des payes provisoires Validation explicite des payes provisoires Un accompagnement des gestionnaires pour ces évolutions

11 Les principaux gains attendus de l'ONP au MAAP Une nouvelle application PAYE, plus moderne et plus sûre Des règles de paye formalisées Livre blanc de la paye Une plus grande réactivité Prise en compte des modifications de la situation administrative de l'agent pour la paye du mois en cours

12 Conséquences pour Agorha Une organisation GA-paye déjà conforme et traduite dans un SIRH performant Le MAAP est retenu comme ministère pilote potentiel pour le raccordement à l'ONP Echéance fixée par l'ONP pour ce raccordement : 1er janvier 2012 Des travaux à conduire d'ici là Mise en conformité du SIRH avec l'ONP Mise en qualité des données dans le SIRH (complétude, exactitude) Remontées des dernières payes en région et des payes des DOM

13 Les livraisons d'Agorha et la co-existence avec Epicéa

14 Phases d'un projet (définitions) Validation des spécifications fonctionnelles détaillées : Validation des documents qui décrivent le fonctionnement de l'application Réalisation : Phase de création de l'application Recette : Phase de test de l'application Mise en production : Mise à disposition de l'outil aux utilisateurs

15 Point d'étape Développements organisés module par module Le module 'Habilitation est en production Sont en cours de réalisation ou de recette Recette Droit individuel à la formation (DIF) Consultation Réalisation Première partie de Déroulement de carrière Première partie de Congés Temps partiel

16 Les livraisons d'Agorha Méthode d'organisation des livraisons des modules d'Agorha Meilleur cadrage possible avec le calendrier des gestionnaires (éviter les périodes de CAP ou les campagnes de mobilité). Eviter la gène occasionnée par de trop nombreuses livraisons. Mise en production de lots fonctionnels cohérents.

17 Les premières livraisons L'application Agorha 'Habilitation' Cible : relais locaux d'habilitation (RLH) But : habiliter les gestionnaires de proximité Mise en production : 18 décembre 2009 L'application Agorha 'Consultation'. Cible : les utilisateurs d'Epicéa 'consultation' But : disposer d'une application consultation aux fonctionnalités identiques à celles d'Epicéa Echéance : début février 2010

18 Les premières livraisons DIF : Droit individuel à la Formation (DIF) (fév. 2010) Nouveau module principalement dédié aux gestionnaires de proximité Principales fonctionnalités : Alimentation automatique du compteur DIF des agents Saisie des consommations DIF Edition des notifications des droits disponibles de chaque agent

19 Les livraisons GA en 2010 En 2010, décision de ne constituer que deux lots de livraisons de gestion administrative (GA). Lot 1 : Essentiellement les réalisations 2009 Lot 2 : Le reste de la gestion administrative En 2011, les modules restants hors GA. Formation continue Gestion des structures...

20 Les livraisons en 2010

21 Les livraisons GA en 2010 Dès que les modules du lot 1 seront livrés dans Agorha, ils ne seront plus disponibles sur Epicéa. Pas de souci ni pour l'application 'consultation' (module séparé) ni pour le DIF (nouveau module). Même si la séparation des lots est logique fonctionnellement, il faut que la période de cohabitation Epicéa/Agorha soit courte.

22 Les livraisons GA en 2010 Le planning des livraisons doit tenir compte: Du calendrier des gestionnaires Des contraintes du projet Du calendrier conjoncturel. Fenêtres de mise en production Juillet - août 2010 Décembre 2010 - Janvier 2011

23 Implications des utilisateurs dans Agorha Diverses instances : Comité de projet fonctionnel Objectif : informer, proposer des solutions Recette utilisateur Objectif : vérifier que l'outil correspond aux spécifications.

24 Pendant ce temps sur Epicéa Epicéa sera fonctionnel pendant toute la durée du déploiement dAgorha La maintenance applicative sera assurée, essentiellement sur les domaines sensibles Les évolutions seront limitées aux obligations réglementaires – Prochaines livraisons : Gestion des structures multi secteur (impact dans le module mobilité) Remontée en centrale de la gestion et de la paie des préposés sanitaires et des vétérinaires vacataires Intégration des IPEF du ministère de l'écologie (MEEDDM) dans Epicéa Version 17 EPICEA : semaine du 18/01/10

25 Modalités d'accès à Agorha

26 De nouvelles modalités d'accès à l'application Concerne tous les utilisateurs du SIRH Agorha Gestionnaires Simples consultants ou utilisateurs d'un seul module Accès via Internet, à partir du portail « Agorha gestionnaire » Un seul navigateur compatible pour cette première version : Firefox 2 Ne concerne pas l'interface agent, qui reste accessible via Agricoll pour tous les agents du MAAP

27 Une sécurité renforcée pour les utilisateurs d'Agorha Un préalable : être référencé dans un annuaire : Agricoll pour les agents du MAAP Une authentification par certificat pour entrer dans l'application, y compris « consultation » Des habilitations individuelles pour utiliser l'application

28 L'authentification des utilisateurs : le certificat Un petit fichier « carte d'identité » Non spécifique à Agorha sera étendu à d'autres applications MAAP Des certificats à attribuer largement à tout utilisateur potentiel d'Agorha Y compris pour la seule consultation, par interim,...

29 La certification pour Agorha Lancement par note de service du 29 octobre 2009 auprès des responsables de toutes les structures utilisant le SIRH Une campagne de certification à conduire avant la fin janvier (livraison du module consultation) Qui contacter pour obtenir un certificat Les autorités d'enregistrement locales (AEL) Au SG Paris Jérôme Lebon Pierre Normand Nathalie Seveau

30 Le certificat : illustration http://gestion.agorha.agriculture.gouv.f r/

31 Les habilitations dans Agorha Définit les droits des utilisateurs dans l'application, en fonction de leur « profil » Gestionnaire de corps, gestionnaire de primes, responsable local de formation,... Des habilitations individuelles Disparition des « codes génériques Epicea » Un renouvellement des habilitations avec Agorha Effectué par la MiSIRH au SG Après consultation des responsables hiérarchiques Avant la livraison du module consultation

32 Démonstration d'Agorha

33 L'accompagnement des utilisateurs

34 Un dispositif conçu pour aider les utilisateurs à utiliser la nouvelle application dans de bonnes conditions Un dispositif conçu pour accompagner lensemble des utilisateurs dAgorha Quel que soit leur niveau de connaissance sur le SIRH du MAAP Quel que soit leur profil et leur rôle dans le SIRH (gestionnaires de corps, consultants,…) Quel que soit leur ministère de rattachement (MAAP, MEEDDM ou autre) Prenant en compte la complexité de la GRH dans les directions départementales interministérielles (DDI)

35 Le dispositif daccompagnement du changement Agorha Formation Communication le portail Agorha Assistance utilisateur Documentation utilisateur et aide en ligne

36 Le dispositif daccompagnement du changement Agorha Formation Communication le portail Agorha Assistance utilisateur Documentation utilisateur et aide en ligne

37 Le portail Agorha gestionnaire Accessible sur internet http://gestion.agorha.agriculture.gouv.fr Constitue notre support privilégié pour communiquer sur Agorha Mis à jour très rapidement et ouvert à tous Vous êtes vivement invités à le consulter régulièrement (rubrique « A la une ») Contient l'ensemble de la documentation et de l'information sur le SIRH Point dentrée unique pour accéder aux outils Agorha Application Agorha Outil Agorha formation

38 La Lettre du SIRH Bulletin d'information et de communication dédié au SIRH (Epicéa et Agorha) 3 numéros déjà publiés Chaque nouveau numéro est déposé sur le portail Agorha gestionnaire dans la rubrique « communication » Prochains numéros : le bilan des réunions inter-régionales Le dispositif d'accompagnement du changement

39 Autres actions de communication Organisation de réunions d'information et de communication sur le projet Publication d'articles dans le SG-Info (nov et déc 2009) Elaboration dune fiche pratique « utilisateurs » Agorha Avant la mise en production de la consultation Pour répondre aux questions Je narrive pas à me connecter, pour quelle raison? Agorha ne fonctionne pas bien (blocages, bugs,…) A qui je madresse? Jai besoin dinformation sur lutilisation dAgorha (fonctionnement dune procédure, navigation, …) A qui je madresse? Disponible sur le portail Agorha gestionnaire

40 Démonstration du portail Agorha gestionnaire

41 Le dispositif daccompagnement du changement Agorha Formation Communication le portail Agorha Assistance utilisateur Documentation utilisateur et aide en ligne

42 Principe de l'aide en ligne Agorha disposera d'une aide en ligne contextualisée L'aide sera disponible via un bouton dédié et concerne toutes les fonctionnalités d'Agorha Cette aide sera éditable et exportable Volonté de disposer d'une aide générale éditable Vraisemblablement utilisation du portail Agorha gestionnaire

43 Principe de l'aide en ligne

44 Production de l'aide en ligne Appel à un prestataire pour Réalisation de la cartographie des différents modules d'aide en ligne Proposition d'une solution technique Réalisation d'un modèle de document Production de différents modules d'aide Les autres modules seront élaborés par la MiSIRH

45 Démonstration du modèle de documentation utilisateur

46 Le dispositif daccompagnement du changement Agorha Formation Communication le portail Agorha Assistance utilisateur Documentation utilisateur et aide en ligne

47 47 agorha formation Une pièce du dispositif daccompagnement du changement

48 48 Pourquoi agorha formation ? Parce que nous allons nous adresser à des publics hétérogènes, Parce que agorha va être livré en plusieurs lots successifs dans le temps, Parce que agorha concerne plus de 1500 agents, Nous avons construit un dispositif de formation pour chacun dentre vous, en fonction de vos besoins, que vous soyez débutant ou expérimenté.

49 49 agorha formation Des modules dauto-formation Une base de connaissances Des actions complémentaires et collectives Un circuit de gestion de votre parcours

50 50 Quest ce quun module dauto-formation ? Cest un contenu de formation : - qui comprend tout ce que vous devez savoir sur lutilisation dagorha. - qui est accessible à tout moment quand vous utiliserez agorha. - et qui vous permettra de vous former quand vous en aurez besoin et à votre rythme. Des modules dauto-formation

51 51 Longlet « formation » donnera accès à vos modules dauto-formation. Liens vers les modules dauto-formation Le portail agorha

52 52 Attention !!! choisir le moment et la durée de votre formation… ne veut pas dire suivre cette formation dans nimporte quelles conditions. Vous devez vous mettre dans des conditions optimales dapprentissage sur votre lieu de travail ! Des modules dauto-formation

53 53 Vos conditions de formation Vous êtes en formation car : 1) Vous avez planifié ce moment de formation comme une formation traditionnelle en accord avec votre hiérarchie, 2) Vous êtes dans des conditions pour ne pas être dérangé, 3) Vous allez utiliser un ordinateur avec un accès à internet et au contenu dauto-formation. 4 ) vous avez un document de prise de notes, 5) vous avez un document pour exprimer vos besoins daction complémentaire.

54 54 JE SUIS EN FORMATION Pensez à informer que vous êtes en formation … …quel que soit lendroit où vous vous formez. Vos conditions de formation

55 55 Vos modules dauto-formation accompagneront les livraisons dagorha. Vous pourrez apprendre à utiliser agorha au moment où vous en aurez besoin. Des modules dauto-formation … LOT 1 agorha Consultation Formation agorha DIF Formation agorha Congés, temps partiel… Formation LOT 2LOT 3

56 56 agorha formation Des modules dauto-formation Une base de connaissances Un circuit de gestion de votre parcours agorha formation Des actions complémentaires et collectives

57 57 Des actions complémentaires collectives Même si on retrouve dans Agorha les mêmes fonctionnalités que dans Épicéa, à lissue de votre auto-formation, vous ressentirez peut être un besoin de formation complémentaire ou un besoin déchanger avec vos collègues. Vous transmettrez à vos responsables locaux de formation vos besoins de formation au moyen du formulaire ad hoc.

58 58 Des actions complémentaires collectives Le formulaire dexpression de besoins Formulaire dexpression de besoins Formation Agorha Date : Vous avez suivi la formation agorha avec un module dauto-formation. Merci de bien vouloir noter vos besoins pour que nous puissions vous apporter une aide complémentaire. Module utilisé : Leçon : Mes besoins complémentaires portent sur … Nom prénom : Structure : Service : Téléphone : Adresse Mel : Son utilisation :. La base de connaissances : Les questions posées : Son contenu : Document à transmettre à votre responsable formation

59 59 Vos responsables locaux de formation analyseront et consolideront ces besoins pour mettre en place des actions complémentaires en présentiel. Des actions complémentaires collectives

60 60 agorha formation Des modules dauto-formation Une base de connaissances Des actions complémentaires et collectives Un circuit de gestion de votre parcours

61 61 Parce que certaines fonctions dagorha font appel à de nouveaux textes réglementaires, Parce que les textes sont complexes à utiliser au quotidien, Nous avons construit une base de connaissances qui va faciliter votre compréhension de ces textes. Nous les avons explicités pour une utilisation efficace dans votre quotidien avec agorha. Une base de connaissances

62 62 Une base de connaissances

63 63 agorha formation Des modules dauto-formation Une base de connaissances Un circuit de gestion de votre parcours Des actions complémentaires et collectives

64 64 Au début de votre parcours : linscription. Parce que lauto-formation est une formation à part entière, Parce que nous intégrerons ces formations dans le dossier de lagent, Nous gérerons les formations agorha dans épicéa. Chaque module aura un code. Vous vous inscrirez à chaque module auprès de votre responsable de formation avant dy accéder. Un circuit de gestion de votre parcours

65 65 À la fin de votre parcours : lattestation de stage. Un circuit de gestion de votre parcours Cette attestation de stage sera délivrée après validation de votre supérieur hiérarchique qui confirme que vous avez bien été formé à agorha. Attestation de stage

66 66 agorha formation Comment apprend-on en auto-formation ? (démonstration)

67 67 Démonstration : module FPTLV leçon 2. agorha formation

68 68 agorha formation Communication le portail agorha Assistance utilisateur Documentation utilisateur et aide en ligne - agorha formation est une pièce du dispositif daccompagnement du changement. - chaque partie est complémentaire. - lensemble a été construit pour vous aider dans lutilisation dagorha au quotidien. … en conclusion

69 69 Merci de votre attention. agorha formation Une pièce du dispositif daccompagnement du changement

70 70 Lexique Auto-formation (e-formation) : formation suivie en autonome par lintermédiaire dun ordinateur connecté sur un portail internet. Base de connaissances : ensemble de fiches explicatives sur la réglementation liées au contenu dun module dauto-formation. Dispositif daccompagnement du changement : ensemble des ressources mises à la disposition dun utilisateur dAgorha pour laider dans son utilisation au quotidien du logiciel (dont le dispositif de formation). Dispositif de formation : ensemble des ressources pédagogiques mises à la disposition dun stagiaire. Module dauto-formation (didacticiel) : contenu de formation ne nécessitant pas un formateur car la pédagogie est intégrée dans le module.

71 Le dispositif daccompagnement du changement Agorha Formation Communication le portail Agorha Assistance utilisateur Documentation utilisateur et aide en ligne

72 Assistance aux utilisateurs Le dispositif actuel

73 Assistance Epicéa La MiSIRH assure une partie de l'assistance utilisateur sur Epicéa Renseignement sur les possibilités d'Epicéa Résolution d'anomalies sur l'outil 5 agents assurent l'assistance en alternance (3 ETP constants)

74 Assistance Epicéa Une expérimentation d'un premier niveau d'assistance au sein des bureaux de gestion a débuté en mai 2009 Rôles : Centraliser les demandes d'assistance de leur bureau Transmettre les demandes qui relèvent de la MiSIRH Apporter les réponses aux incidents Centraliser les demandes d'évolution Bilan : Réunion 08/01/2010

75 Assistance Epicéa/Agorha L'arrivée d'Agorha oblige à la mise en place d'une organisation spécifique pour disposer du même niveau de service Mise en place d'une BAL spécifique Agorha. Mise en place de nouveaux domaines d'anomalies dans les boîtes aux lettres internes des applications. Augmentation du nombre d'ETP dédiés à l'assistance lors du démarrage. Renforcement de la MISIRH par un prestataire pour les premiers temps après la mise en production.

76 Assistance Epicéa/Agorha Importance que les utilisateurs définissent l'application et les types d'incidents dans les messages envoyés: Préciser le nom de l'outil (Agorha ou Epicéa) Types d'anomalies Problème de connexion Anomalies de l'outil avec impact paie Anomalies de l'outil sans impact paie Demande d'informations