FORMATION ACHATS VERSION 140

FORMATION ACHATS VERSION 140
La solution globale pour la gestion de l'entreprise et l'e-business

Plan général du cours 1. Les données de base
1.1 Définition des caractéristiques de l’article 1.1.1 La catégorie article 1.1.2 La fiche article 1.1.3 La fiche article-site 1.2 Paramétrage du fournisseur 2. Les fonctionnalités achats 2.1 Les tarifs 2.2 Les éléments de facturation 2.3 Les signatures 2.4 Les demandes d’achat 2.5 Les appels d’offre 2.6 Les approvisionnements 2.6.1 Le planning global 2.6.2 Le plan de travail 2.6.3 Le regroupement 2.7 Les commandes 2.7.1 Les commandes classiques 2.7.2 La gestion de la contremarque 2.7.3 Le plan de l’acheteur 2.7.4 Les commandes ouvertes 2.8 Les contrats inter-sites 2.9 Les échanges inter-sociétés 2.10 Les réceptions 2.11 Les retours 2.12 Le contrôle factures 2.13 Les interfaces avec la comptabilité 2.14 La déclaration d’échanges de biens (DEB) 3. Les utilitaires 3.1 La resynchronisation de l’en-cours 3.2 La resynchronisation des engagements 3.3 Le contrôle des contrats inter-sites

1.1 Définition des caractéristiques de l’article
1. Les données de base 1.1 Définition des caractéristiques de l’article

1.1.1 La catégorie article 1.1.1 La catégorie article
Données de base / Articles / Catégories articles 1.1.1 La catégorie article La catégorie article contient en version 140 l’ensemble des informations de gestion de l’article : Une catégorie est définie au niveau dossier et au niveau site. Certaines informations préalablement définies au niveau transactions de stock sont maintenant rattachées à la catégorie. Ces informations servent de valeurs par défaut pour l’article et l’article-site, et sont modifiables au niveau article et article-site. A l’exception des règles de gestion et règles d’allocation qui sont définies uniquement sur la catégorie article. Bénéfices : Génération rapide de la base article et article-site. Fédération des informations communes à un ensemble d’articles.

1.1.1 La catégorie article Remarques
Toute modification postérieure ne se reportera pas sur les articles préalablement créés. Le paramétrage de la catégorie doit être minutieusement préparé car elle conditionne la création des articles et articles-sites. Toute modification de la catégorie n’a pas de répercussion sur les articles et articles-sites. Ex : si on modifie la gestion de lot de géré à non géré sur la catégorie, les articles associés à cette catégorie gardent une gestion de lot. Le paramétrage des règles de gestion et d’allocation sont les éléments les plus importants de la gestion des stocks : tous les mouvements d’entrées et de sorties, ainsi que les fonctions (entrées diverses, réceptions, livraisons, mouvements d’OF, …) sont dépendants de ces règles.

1.1.1 La catégorie article Une catégorie peut être décrite niveau dossier ou niveau site. Menu local 223 une création avec validation implique que l’article sera créé avec le statut élaboration Menu local 222 Codes d’accès habilitant ou non l’utilisateur à maintenir l’article et/ou à effectuer son contrôle qualité (définis dans son profil) Filtres par gestionnaire utilisés dans les réapprovisionnements des articles gérés en stock

1.1.1 La catégorie article (1) (2) (3)
La gestion des lots peut être facultative (lot blanc autorisé) et dépend des codes activité LOT et SLO Gestion soumise au code activité SER (1) (2) Gestion des lots et n° de série par compteur – Compteurs LOT et SER (3) (1) Autorisation sortie de stock non présent informatiquement (génère des mouvements en attente) (2) Un sous-lot est une subdivision d’un lot qui permet de différencier une ligne de stock. (3) Le mode de gestion de l'article peut être : - pas de gestion (si Gestion stock vaut 'Non géré') - sur stock - à la commande (4) Définir si l’article doit être contrôlé à l’entrée en stock (Les valeurs possibles sont : Pas de contrôle, Contrôle non modifiable, Contrôle modifiable) Rappel sur la traçabilité : Mise à jour du fichier Traçabilité. Deux possibilités en mise à jour : - Mise à jour détaillée : chaque mouvement est tracé. - Mise à jour agrégée : les mouvement concernant un même article - lot - statut - pièce et transaction sont cumulés Mode de retrait de stock : Mode de sortie des composants lors du suivi de production

1.1.1 La catégorie article L’onglet Unités permet de référencer toutes les unités à proposer par défaut aux articles de la catégorie. Ces informations sont modifiables article par article. Seulement utilisé dans le cadre des commandes de vente Dimensionné par le code activité NUC Remarques Dans le cas d’une gestion multi-unités, il est préconisé de décimaliser l’UA pour éviter les problèmes d’arrondis. L’UA peut être rappelée dans le tableau des UC si l’on désire qu’elle soit conservée dans les lignes de stock résultantes. Sinon, la ligne de stock générée par un document en UA sera automatiquement convertie en US. Tableau des conditionnements : Tableau autorisant la saisie des conditionnements lors des mouvements de stock avec coeff US/UC modifiable. Nombre d’UC limité à 4 par défaut et paramétrable par le code activité NUC. Mode de déstockage des conditionnements : - Rompu : Le coeff de l’UC est recalculé. Exemple : soit une ligne de stock de 5 cartons de 12 unités chacun. On prélève 18 unités sur cette ligne. Il résulte de cette sortie 2 lignes de stock : une ligne de 3 cartons de 12 unités et une ligne de 1 carton de 6 unités Fractionnement : l’UC est recalculé (ne pas oublier de décimaliser). Exemple : soit une ligne de stock de 5 cartons de 12 unités chacun. On prélève 18 unités sur cette ligne. Il résulte de cette sortie 1 ligne de stock de 3,5 cartons de 12 unités. - Déconditionnement : Les UC sont éclatés en US . Exemple : soit une ligne de stock de 5 cartons de 12 unités chacun. On prélève 18 unités sur cette ligne. Il en résulte 2 lignes de stock : une ligne de 3 cartons à 12 unités et une ligne de 6 unités.

1.1.1 La catégorie article Les informations de l’onglet Règles ne sont pas reprises sur l’article. Zone permettant l’allocation de différents statuts lors d’allocation globale Intitulés* repris sur la fiche article-site pour pré-charger les types d’emplacements requis Paramétrage d’une règle d’allocation détaillée par catégorie Règles d’allocation globales : Il est possible de définir la combinaison de statuts disponibles pour l’allocation globale (A,Q,R). Règles d’allocation détaillées : On définit pour chaque catégorie d’article 4 règles d’allocations détaillées : une règle Négoce (livraisons, etc.), une règle Production (sorties matières pour la production), une règle Sous-Traitance, une règle dédiée aux mouvements internes. Les règles d’allocation sont utilisées pour les traitements automatiques d’allocation ou lors des sorties de stock sans allocation préalable. * Définis dans le menu local utilisateur 2707 et dimensionnés par défaut à 4 (dimensionnement possible à 9 intitulés via le code activité NDL)

Définition des règles de gestion de l’article
1.1.1 La catégorie article Définition des règles de gestion de l’article Généralités Ce tableau permet de définir pour chaque type de mouvement (menu local 704) les règles de gestion, notamment dans le cadre des entrées de stock (telles que les réceptions fournisseurs) et des sorties (retours avec mouvement de stock). Les règles de gestion sont pré-chargées à partir du paramétrage de règles globales dans la fonction Règles de Gestion du paramétrage stocks (Paramétrage / Stocks / Règles de gestion). Pour chaque type de mouvement, les règles de gestion peuvent être affinées par code de mouvement (codes définis dans la table diverse 14), de manière à disposer de plusieurs règles de gestion pour un même type de mouvement. Les codes mouvements sont rattachés à une transaction de bordereau de stock : le choix d’un bordereau portant un code mouvement particulier détermine la règle de gestion qui y sera employée. Les informations paramétrables par mouvement et code mouvement sont : - Le libellé de l’emplacement à proposer par défaut pour le mouvement. - Les statuts et sous statuts autorisés pour le mouvement ainsi qu’un statut par défaut. - Paramétrage d’une demande d’analyse en cas d’entrée en statut Q. - Numérotation des lots en entrée : ce paramétrage vient s’ajouter au compteur lot éventuellement défini dans l‘onglet Gestion de l’article. - Sortie d’un lot périmé.

Tableau des règles de gestion
1.1.1 La catégorie article Tableau des règles de gestion Les informations ci-dessous sont pré-chargées par défaut à partir de règles globales définies dans la fonction Règles de Gestion. Elles sont également filtrées selon la catégorie Ach, Ven, Fab… Règles par défaut Définition et application Type de mouvement Menu local 704 Il peut s’agir des réceptions fournisseurs ou encore des retours sur réceptions. Code mouvement Chaque code est défini dans la table diverse 14. Il peut être associé à une transaction de stock pour en affiner les règles de gestion. Emplacement Il s’agit de l’intitulé de l’emplacement dédié ( menu local utilisateur 2707). Statuts autorisés Liste des statuts autorisés et contrôlés pour un mouvement donné (A*…). Sous-statuts autorisés Sous-statuts autorisés dans ce type de mouvement de stock.

1.1.1 La catégorie article Statut par défaut
Sous-statut initialisé par exemple, lors d’une entrée en stock de type réception. Il facilite la saisie des mouvements de stock et doit correspondre à l’un des statuts autorisés précédemment. Demande d’analyse Indicateur permettant la génération d’une DA lors du mouvement de stock. Si ce paramètre prend par défaut la valeur « non » , alors il faut passer par les changements de stock (option changement de statuts) et non par le contrôle qualité pour passer un statut Q en A ou R. Saisie lot Choix possibles : saisie libre oui, non, nouveau lot. Permet la saisie ou non des lots avec contrôle des lots existants – Zone conditionnée par le mode de gestion. Lot par défaut Lot interne initialisé par le lot fournisseur ou le numéro du document (ex : numéro de réception) Sortie lot périmé Permettre ou non la sortie de lots ayant dépassé leur date de péremption

1.1.1 La catégorie article L’onglet Compta / coûts permet de définir des données comptables (code comptable, niveaux de taxes et sections analytiques) qui seront reportées sur la fiche article, mais aussi les données de valorisation de l’article en stock. Ensemble des comptes et natures à utiliser lors de la génération automatique des écritures en comptabilité – Table « Comptes comptables ». Méthode de valorisation à définir pour la catégorie ; possibilité de la modifier au niveau article-site. Nombre d’axes analytiques, défini au niveau dossier – Codes activités ANA – maximum 9 (AX1 à AX9) Niveau de taxe : Code contrôlé dans la table des niveaux de taxe et permettant de déterminer le taux de taxe. Le taux de taxe à appliquer sur une transaction dépend directement du caractère de la transaction. Chaque pays ayant ses propres taux de taxe, le niveau de taxe ne permet pas de déterminer seul le taux à appliquer. La taxe ne peut être déterminé que par le croisement d'un Régime de taxe associé au tiers et d'un niveau de taxe associé à l'article. Le niveau de taxe ne représente ainsi que la liste des différents taux applicables au sein d'un même régime. En France, on peut ainsi identifier les niveaux de taxe Taxe normale, Taxe majorée, Taxe réduite, Exonération, Taxe super réduite . Codes contrôlés dans la table des niveaux de taxe et permettant de déterminer les taux de taxe à appliquer dans les transactions - Table « Niveaux de taxe »

1.1.1 La catégorie article Les informations paramétrées dans l’onglet Achat/Vente sont caractéristiques des articles de la catégorie et constituent des valeurs par défaut modifiables pour les articles. Horizons sur lesquels les commandes ouvertes respectivement fermes et planifiées doivent être effectuées. Menu local 291 Bloc Achats : Horizon ferme, horizon de planification : horizon sur lequel les appels de livraison respectivement fermes et planifiés doivent être effectués. Tolérance de reliquat en pourcentage : il s’agit de la quantité de commande, en unité d'achat, en deçà de laquelle le solde de la commande peut être effectué en réception partielle. Article réceptionné : Un article géré en stock est nécessairement réceptionné. Par contre, il est possible d’indiquer qu’un article non géré en stock n’est pas réceptionné. Da obligatoire : Cet indicateur détermine si l'article est interdit de saisie pour une commande directe. Il est dans ce cas obligatoire de passer par une demande d'achat. Nombre de jours correspondant au délai d'approvisionnement pour un article acheté (date de début des POS) Solde de la commande en réception partielle Commandes directes interdites

1.1.1 La catégorie article L’onglet Planification permet de renseigner des valeurs par défaut pour les articles / sites de cette catégorie. Bloc Planification : on y définit les horizons de la demande et ferme pour l’article, la courbe de saisonnalité à prendre en compte le cas échéant. Période durant laquelle les prévisions de consommation ne sont pas prises en compte. Ces horizons sont utilisés lors des calculs de réapprovisionnement sur seuil ou CBN. Indicateur permettant l’historique des prévisions Bloc Production : ce bloc contient des informations qui seront exploitées par le suivi de fabrication.

1.1.1 La catégorie article Bloc Réapprovisionnement : indique si l’article doit être réapprovisionné par le CBN, le PDP, le traitement de réapprovisionnement sur seuil ou de re-complètement périodique, ou enfin aucun traitement, selon quelle politique de réapprovisionnement, quelle couverture etc. … Le mode de renouvellement de stock conditionne la périodicité du réapprovisionnement et la politique associée (Menu local 727). Stock de sécurité dynamique Type d’ordre proposé lors des calculs de réapprovisionnement, conditionné par la catégorie article et traité à partir du planning global, du plan de travail et du regroupement. Site à renseigner si type suggestion = Achat inter-site ou Fabrication inter-site Données stocks prises en compte dans le calcul CBN selon la définition des politiques de réapprovisionnement.

1.1.2 La fiche article 1.1.2 La fiche Article
Données de base / Article / Article 1.1.2 La fiche Article Entité nécessaire à la gestion, rassemblant les informations de l’article : Identification, Gestion, Unités, etc. Les caractéristiques de l’article sont initialisées à partir des données saisies dans sa catégorie, mais restent modifiables. La fiche article se compose de 9 onglets maximum dépendant des modules installés et de la catégorie de l’article (zones grisées non saisissables).

Fiche article / En-tête
1.1.2 La fiche article Fiche article / En-tête Code de la catégorie article – Regroupement d’articles de même nature – les informations de la catégorie sont pré-chargées dans la fiche article Statut de l’article – Caractère bloquant dans certains traitements Code article en saisie manuelle ou automatique si un compteur article est renseigné dans la catégorie Désignation article – Saisie obligatoire

Fiche article / identification
2. Paramétrage/Article Fiche article / identification Norme de l'article (norme nationale ou internationale de fabrication ou de qualité) Désignations complémentaires – Saisie libre Critère de tri dans les fonctions de recherche Durée d’existence article Code à barre identifiant cet article Code d’accès permettant ou interdisant la maintenance de l'article Code alphanumérique de 12 caractères servant à identifier l'article dans les formalités de douanes Familles statistiques, nombre défini par code activité (5 maximum)

1.1.2 La fiche article Fiche article / Gestion
Zones pré-chargées par la catégorie Possibilité d’accéder aux zones relatives au contrôle qualité même si l’article n’y est pas soumis car cela peut être le cas d’un fournisseur de cet article.

1.1.2 La fiche article Fiche article / Unités et Comptabilité
Données initialisées par la catégorie de l’article Remarque Le champ ACCCOD (code comptable) de la fiche article est obligatoire si le module comptable est activé.

1.1.2 La fiche article Fiche article / Approvisionnement
Horizons des commandes ouvertes Calcul des POS Solde des commandes partiellement réceptionnées Indicateur ne concernant que les articles non gérés en stock Autoriser ou non la saisie de commandes directes Texte associé aux documents d’impression Informations initialisées par la catégorie / onglet Description

1.1.2 La fiche article Fiche article / Fournisseurs (1) (2) (3) (4)
Référence article chez le fournisseur contrôlée par le paramètre ITMBPS (1) Priorité pour les suggestions d’achats (2) Contrôle qualité par fournisseur (3) (4) Liste – non exhaustive – des fournisseurs chez qui l’article est susceptible d’être commandé.

1.1.2 La fiche article (1) Préciser si le fournisseur est de type inter-sites (2) Blocage du fournisseur en saisie de commandes (3) Remarques La quantité minimum d’achat et le coefficient de conversion entre l’UA fournisseur et l’US ayant été inversés, il faut d’abord saisir le coefficient entre l’UA et l’US. Lorsqu’une UC est définie, dans un premier temps il convient d’établir le coefficient entre l’UC fournisseur et l’UA, à partir duquel est ensuite déduit le coefficient entre cette UC et l’US.

(4) Paramétrage de la contremarque
1.1.2 La fiche article (4) Paramétrage de la contremarque L’article doit être acheté et vendu pour pouvoir faire l’objet d’une contremarque « commerciale ». L’indicateur de contremarque doit être activé dans l’onglet Vente de la fiche article. Une contremarque peut être « directe » si une quantité directe est spécifiée et que la quantité vendue est au moins égale à cette quantité. Sinon, il s’agit d’une contremarque de réception. Au moins un fournisseur listé sur la fiche article doit être flagué « contremarque ». Un tarif d’achat associé au fournisseur, à l’article ou au couple article-fournisseur doit aussi exister.

1.1.3 La fiche article-site 1.1.3 La fiche article-site
Données de base / Articles / Articles-site 1.1.3 La fiche article-site Définition : Donnée de base permettant une personnalisation des règles de gestion des stocks (gestion des emplacements, politiques de réapprovisionnement,) de production et de valorisation pour un site donné. Caractéristiques de la fonction : Fonction permettant la création, la consultation et la mise à jour des informations. Fonction comportant 8 onglets : - 4 onglets de saisie de données (gestion de stock, de planification, de production et de coût. - 4 onglets de consultation (des stocks, de cumuls, des données calculées et des inventaires).

1.1.3 La fiche article-site Fiche article-site / Gestion
Informations initialisées par la catégorie article Intitulés des emplacements dédiés associés aux mouvements des règles de gestion de la catégorie. Possibilité de saisir des types et emplacements par défaut pour les mouvements de stock Informations initialisées par la catégorie article Opérateurs en charge de la planification de l’approvisionnement et définis dans la description de la catégorie article

1.1.3 La fiche article-site Fiche article-site / Planification
Les caractéristiques de l’onglet planification sont pré-chargées à partir de la catégorie article. Horizons impliquant des traitements spécifiques sur les ordres dans la fonction « Réapprovisionnement » - Calcul des besoins nets Délai d’achat des articles gérés en stock permettant le calcul de la date de réception Variables prises en compte pour déterminer les délais des ordres dans les fonctions de réapprovisionnement et planification

1.2 La fiche fournisseur 1.2 La fiche fournisseur
Données de base / Tiers / Fournisseurs Chaque tiers est identifié dans la table des tiers ainsi que dans la table des fournisseurs. Cette fonction permet la maintenance de la table Fournisseurs et de ses tables associées : Tiers, Adresses, Contacts et RIB. 4 onglets communs à la fiche tiers : - Identité - Adresses - RIB - Contacts 4 onglets spécifiques à la gestion des fournisseurs : - Commerciales - Gestion - Financières - Suivi

1.2 La fiche fournisseur Fiche fournisseur / Identité
Identification générale du fournisseur Code site à identifier en tant que tiers dans le cadre des échanges multi-sites. Il s’agit du site approvisionneur (site d’expédition). Le site demandeur (site de réception) doit aussi être référencé au niveau du client. Le site doit être de type dépôt et ne peut être référencé qu'au niveau d'un seul tiers. Nota : Les consultations peuvent désormais être faites toutes sociétés confondues, en respectant la gestion des habilitations (les filtres tiennent toujours compte des autorisations pour l’utilisateur même si la société et le site sont vides). S’il s’agit d’un tiers / fournisseur inter-sites (dans le cadre d’échanges multi-sites)

1.2 La fiche fournisseur Fiche Fournisseur / Adresses
Une adresse par défaut doit être définie.

1.2 La fiche fournisseur Fiche Fournisseur / Commerciales
L’onglet commerciales permet de renseigner les informations commerciales propres au fournisseur. (1) (2) Champs utilisés pour la DEB (3) Remises et/ou frais (en pourcentage et/ou en valeur), utilisés pour donner des valeurs par défaut à des éléments de pied de facture dans la facturation fournisseur DEB : les informations nécessaires à l’établissement de la déclaration d’échanges de biens, reportées (et modifiables) sur les bons de réception (la valeur par défaut utilisée pour l’incoterm, l’indicateur définissant où la livraison a lieu par défaut, un taux de majoration utilisé par défaut pour calculer la valeur statistique à partir de la valeur facturée). Origine échéance : Date servant de base pour le calcul des échéances (1) Indisponibilité Alors que la détermination des dates de réception dépend de la période d’indisponibilité du site, les délais des commandes d’achats varient en fonction de la période d’indisponibilité des fournisseurs.

1.2 La fiche fournisseur (2) Emplacement sous-traitant
Depuis la V140, l’emplacement est contrôlé et de type sous-traitant. De plus, il est possible de créer un client sous-traitant pour lequel des adresses de livraison, ainsi qu’un emplacement sous-traitant seront définis. Les adresses sont alors exploitées dans les commandes d’achats, ainsi que dans les expéditions ventes de sous-traitance et ce, pour initialiser l’emplacement du sous-traitant. (3) Code structure du fournisseur Chaque fournisseur pouvant avoir une structure tarifaire qui lui est propre, il convient de renseigner le code structure sur sa fiche. Par défaut, un code structure codifié à blanc est fourni afin de permettre une association immédiate d’un code structure à chaque fournisseur créé. Il est possible par la suite de modifier ce code structure à la condition que le nouveau code structure contienne au moins les colonnes tarifaires définies dans le précédent. Emplacement sous-traitant associé au client livré : disposer d’un emplacement par adresse

1.2 La fiche fournisseur Fiche fournisseur / Gestion Menu local 501
Type prospect : seule la saisie des appels d’offre est autorisée (et non la pris de commande). Menu local 202 Texte d’information renvoyé en saisie de documents achats Indicateur permettant d’empêcher le traitement de facturation automatique pour le fournisseur Le montant de l’en-cours fournisseur se calcule de la manière suivante : En commande + Livré non facturé + Facturé non comptabilisé + Solde comptable + Portefeuille. Type fournisseur : - Fournisseur normal. - Fournisseur divers. C'est un fournisseur non référencé. A la prise de commande une fenêtre s'ouvre automatiquement pour la saisie de l'adresse. - Prospect. Pour ce type de fournisseur, la prise de commande n'est pas autorisée, seule la saisie des appels d'offre est possible. Un prospect peut devenir fournisseur 'Normal' par simple modification de cette zone. Contrôle de l’en-cours : un message avertit l’utilisateur lorsque le fournisseur est contrôlé et qu’il a dépassé le montant de son en-cours autorisé. Si le client est bloqué, la saisie de commandes lui est interdite. Cours utilisé par défaut pour trouver le cours de comptabilisation des factures.

1.2 La fiche fournisseur Fiche fournisseur / Financières
Cet onglet permet de saisir des informations financières ou comptables. Code du fournisseur à payer Nouvel identifiant du fournisseur Permet de déterminer le code taxe applicable à la ligne d’une facture par croisement avec le niveau de taxe de l’article.

1.2 La fiche fournisseur Cet onglet permet de saisir des notes informatives reflétant la qualité du fournisseur. Les différentes notes sont pondérées en fonction des coefficients associés à la catégorie du fournisseur pour obtenir une note générale. Numéros de RIB dans le format de saisie du pays dans lequel la banque est domiciliée. Liste des contacts associés au fournisseur.

1.2 La fiche fournisseur Les tables liées à la gestion des fournisseurs sont les suivantes : Catégories fournisseurs Régime de taxe (table diverse) Structure tarif achat Familles statistiques fournisseurs Périodes d’indisponibilité Modes de livraison Eléments de facture achat Codes comptables Conditions de paiement Escompte / agios Compte en banque Sections analytiques

Exercices Achats Version 140
Présentation des données (page 3) Données de base (page 4)

2. Les fonctionnalités achats

2.1 Les tarifs

2.1 Les tarifs 2.1 Les tarifs Généralités
Cette fonction permet de définir l’ensemble des conditions commerciales (prix, remises, frais,…) applicables sur une ligne de demande d’achat ou de commande. Les tarifs peuvent être paramétrés en fonction de différents critères tels que le fournisseur, la catégorie article, etc. Pré-requis La saisie d’un tarif passe nécessairement par la mise en place d’un code structure et d’un code tarif.

2.1.1 La structure tarif 2.1.1 La structure tarif
Paramétrage / Achats / Structure tarifs N codes structures associés aux fiches fournisseurs Zones de libellés Type de colonne (majoration ou minoration) Mode de calcul de la colonne (% cumul, % cascade ou montant) Le % cumul s’appuie sur le prix brut, tandis que le % cascade s’appuie sur le résultat précédent. Le paramétrage des codes structures permet de définir les différentes colonnes de remises et frais pouvant s’appliquer à un tiers. Au total, 9 frais ou remises peuvent être appliqués à la ligne et être susceptibles d’apparaître en saisie de transaction d’achat (codes activité PPR et PP1 à PP9). Un élément peut être raccroché au tarif (majoration ou minoration de la facture avec un calcul effectué à la ligne). Pour cumuler des montants de remises ou frais d’une même colonne en pied de facture, il est nécessaire d’avoir paramétré l’élément de facturation qui définit le pied en question.

2.1.2 Paramétrage du code tarif
2.1.2 Le code tarif Paramétrage / Achats / codes tarifs Code tarif / Critères Menu local 241 : Priorité par ordre décroissant Boucle de recherche active depuis la V140 et pour les tarifs normaux uniquement. Parmi les critères d’application du tarif, 10 tables sont accessibles compte-tenu des tarifs inter-sociétés (6 en V130). Au maximum, 5 critères. Groupes de recherche : Les groupes de recherche permettent d’associer entre eux des ensembles logiques de tarifs qui seront tous évalués par ordre de priorité au sein d’un même groupe. A l’issue de l’évaluation de tous les groupes de recherche, on prendra le tarif issu du groupe tarifaire le plus intéressant en s’appuyant sur le prix net calculé. Ces groupes tarifaires ne s’appliquent que pour les tarifs normaux. Les groupes de recherche utilisés sont mentionnés dans la fonction de recherche tarif. Dans l’écran Détail tarif accessible en clic droit sur les tableau Tarifs et Frais/remises. Dans le tableau des lignes de tarifs. Dans le cadre de l’inter-sociétés, les structures tarifaires fournisseurs et clients doivent être identiques. Le paramétrage du tarif inter-sociétés doit être créé dans les modules achat et vente. Les tarifs sont alors équivalents. Certains paramétrages ventes tq les gratuits ou les tarifs composants ne sont pas gérés. Dans PPRICLINK, ajout des champs SALLCPY et SALFCY (société et site du fournisseur) tjs ds le cadre de l’inter-sociétés.

2.1.2 Paramétrage du code tarif
Code tarif / Prix Prix par tranches de quantités Prix à l’unité, au cent, etc. Conversion respectivement de l’UA et de la devise lorsque l’une et / ou l’autre diffèrent en saisie de commande Si le paramètre général 'Prix HT et TTC' (NOTATI) contient la valeur Non, cet indicateur ne peut pas être saisi et prend alors la valeur du paramètre général 'Type de prix' (PRITYP). Code tarif / Frais - Remises Devise = devise habituelle du tarif Activation des frais / remises La valeur « initialisation » pour un frais ou une remise donné(e) implique qu’il ou elle ne s’appliquera pas, mais en plus qu’aucun autre frais ou remise d’un tarif moins prioritaire ne pourra s’appliquer en parallèle.

2.1.3 Saisie des tarifs 2.1.3 La saisie des tarifs
Achats / Tarifs / Saisie des tarifs 2.1.3 La saisie des tarifs Bornes de validité de la fiche tarif Saisie d’un code tarif Code fiche d’après un compteur automatique ou saisie manuelle En liste gauche apparaissent les fiches tarifs par dates de validité. Saisie des données en fonction du paramétrage du code tarif

Paramétrage d’un compteur tarif
2.1.3 Saisie des tarifs Paramétrage / Paramètres généraux / Compteurs Paramétrage d’un compteur tarif Type de séquence et champs associés Normal : il s’agissait de l’option que l’on avait en version 130. Une seule transaction à la fois peut créer un numéro en utilisant une séquence du compteur (les autres sont verrouillées et doivent recommencer, ce qui n’est pas forcément dramatique, car une transaction dure le plus souvent quelques dixièmes de secondes). On ne perd jamais de numéro avec ce principe, et les numéros sont attribués séquentiellement. Séquence BDD : du point de vue des performances, c’est la plus efficace, car il n’y a aucun verrouillage. Les numéros attribués sont consécutifs, mais on en perd en route (si la transaction est abandonnée en cours de route, le numéro est définitivement perdu). Pour gérer ce type de séquence, on doit l’associer à une table (la table qui contient les enregistrements que l’on numérote ainsi). Groupé : on attribue les numéros par tranche de N (défini par le champ Nombre de numéros). Ainsi, N utilisateurs peuvent simultanément obtenir un numéro sans problème de verrouillage. En cas d’abandon de transaction, on récupère le numéro pour ne pas le perdre. Mais ceci a pour conséquence qu’en fin de numérotation (en fin de mois si on a une numérotation par mois), on peut avoir des numéros inutilisés dans la dernière tranche de N (on sait les justifier). Par ailleurs, les numéros ne sont pas attribués de façon strictement séquentielle (on récupère d’abord les trous).

2.1.3 Saisie des tarifs Remarque
Paramétrage / Paramètres généraux / Affectation des compteurs Depuis la V140, tous les compteurs de documents peuvent être saisis manuellement. Remarque Le fait qu’un numéro manuel existe ne signifie pas pour autant que le compteur n’est pas affecté. Le compteur ne sera alors utilisé que si on n’a pas saisi un numéro manuellement.

2.1.4 Recherche tarifs 2.1.4 Recherche tarifs Objectif
Achats / Tarifs / Recherche tarifs Objectif Effectuer une simulation en temps et données réels des tarifs actifs applicables sur une transaction d’achat. Remarque Seuls les tarifs normaux (tarifs à la ligne) sont concernés car les tarifs groupés font intervenir plusieurs lignes de transaction.

ELEMENTS DE FACTURATION
Résumé FOURNISSEUR CODE STRUCTURE ELEMENTS DE FACTURATION CODE TARIF MOTIF SAISIE DU TARIF FOURNISSEUR

2.2 Les éléments de facturation

Objectif Les éléments de facturation permettent de définir les frais et remises de pied de facture en montant ou en pourcentage (frais de port, remise globale …). Paramétrage Il est possible de créer jusqu’à 99 éléments de facturation. Les éléments de facturation sont liés aux fournisseurs ou aux codes structures dans le cas où les frais et remises de pied dépendent des lignes.

Paramétrage / Achats / Eléments de facturation Paramétrage des éléments de facturation

Informations générales permettant de définir le type de valeur et le sens des éléments de facturation. Un valeur par défaut peut être associée à chaque élément. Zone saisissable uniquement lorsque les éléments de facturation sont exprimés en pourcentage. La remise s’applique alors sur le HT ou le TTC. Taux Produit Le montant soumis à taxe de cet élément est intégré aux montants soumis à taxe du produit. La remise commerciale sur facture est l'exemple le plus explicite lorsqu'elle diminue le montant soumis à taxe. S'il s'agit d'un élément en montant (par exemple une remise en montant), la valeur est répartie au prorata des montants HT des lignes. Taux fixe L'élément est soumis à un taux de taxe fixe. Ce taux est déterminé grâce à l'information saisie dans le champ suivant. Taux de taxe du produit dans le cas d'une remise calculée à la ligne ou taux fixe pour les éléments de facturation liés au fournisseur.

Possibilité d'effectuer le calcul des éléments à la ligne, auquel cas, ils seront liés aux codes structures tarifs. Possibilité de répartir une remise de pied sur les lignes et/ou de valoriser le prix net de la ligne. Valorisation stock : Code indiquant si le montant de l'élément est pris en compte dans le prix net de valorisation. Présence de l’élément à la ligne de commande : seulement lorsque l’élément est de type montant. Indicateur permettant de déterminer si cet élément peut être utilisé dans une structure tarif (structure de ligne). Un élément ne peut pas être utilisé à la fois au niveau ligne et au niveau pied de commande ou facture.

Eléments raccrochés à un fournisseur Données de base / Tiers / Fournisseurs Eléments de facturation : majoration / minoration de la facture en % ou en montant

Achats / Factures / Contrôle factures

Eléments raccrochés à une structure tarif Paramétrage / Achats / Structures tarifs Ils permettent de minorer ou majorer la facture avec un calcul réalisé à la ligne et cumulé en pied en pourcentage ou en montant.

Données de base / Tiers / Fournisseurs

Achats / Factures / Contrôle factures

3. Les tarifs et éléments de facturation (page 6)

2.3 Les signatures

2.3 Les signatures 2.3 Les signatures Objectifs
Définir des circuits de signatures homogènes et indépendants sur les demandes d'achat, les commandes d'achat et les contrats Gérer un circuit parallèle en cas de dépassement budgétaire Paramétrage Le paramétrage des signatures met en œuvre 8 paramètres généraux : - 3 relatifs à la gestion des signatures en fonction de chaque type de document - 3 relatifs au nombre de signataires par type de document - 2 relatifs au dépassement de budget

2.3 Les signatures Gestion des signatures / Paramètres généraux APPPSH
Paramétrage / Paramètres généraux / Valeurs paramètres Gestion des signatures / Paramètres généraux APPPSH APPPOH APPPOC Gestion des signatures Ces paramètres permettent d’indiquer si les demandes d’achat, commandes et contrats doivent être signés. PSHAPPNBR POHAPPNBR POCAPPNBR Nombre de signataires maximum Ces paramètres permettent de fixer le nombre maximum de signatures pour les demandes d’achat, commandes et contrats. PSHFBUCIR POHFBUCIR Circuit supplémentaire budget Ces paramètres permettent de définir si l’on gère un circuit de signature supplémentaire lors d’un dépassement de budget.

2.3.1 Paramétrage des signatures
Paramétrage / Workflow / Paramétrage signatures 2.3.1 Paramétrage des signatures Définition du couple « Société / Type de document » Menu local 512 5 critères maximum Choix d’une table et détermination des critères déclenchants Types de document Demandes d’achat Commandes Contrats Fichiers accessibles pour paramétrage de signatures BPSUPPLIER ITMMASTER ITMBPS PREQUIS PREQUISD PORDER

2.3.2 Saisie des règles de signatures
Paramétrage / Workflow / Règles de signatures 2.3.2 Saisie des règles de signatures Rappel La saisie des règles de signatures permet de spécifier, pour chaque valeur de critère défini au préalable dans le paramétrage des signatures, quels sont les différents signataires (et suppléants) habilités à signer, jusqu'à quel montant et éventuellement si ce circuit de signataires peut être utilisé en cas de dépassement de budget. - Ecran de sélection par couple « société – type de document » Par défaut, le code société associé à l’opérateur connecté

2.3.2 Saisie des règles de signatures
Opérateur signataire de premier niveau contrôlé dans la table des opérateurs. Dans le cas d’un circuit utilisable en cas de dépassement budgétaire, un contrôle supplémentaire est effectué afin de vérifier que cet opérateur a les droits requis. A partir de la deuxième ligne, l’utilisation du bouton contextuel permet de dupliquer la liste des signataires et suppléants de la ligne précédente. - Ecran de saisie des règles de signatures Montant maximum pour lequel la règle est valable. Actif lorsqu’un autre circuit de signatures est géré en cas de dépassement budgétaire (paramètres PSHFBUCIR, POHFBUCIR) => il faut alors gérer un deuxième circuit en cas de dépassement. Code de l’opérateur habilité à signer à la place du signataire 1 (contrôle des habilitations également effectué en cas de dépassement budgétaire) Dépassement budget Ce champ n’apparaît que lorsque l’on gère un circuit différent en cas de dépassement de budget (cf. paramètres PSHFBUCIR, POHFBUCIR). La valeur ‘Oui’ signifie que le circuit intervient en cas de dépassement budgétaire, la valeur ‘Non’ est à utiliser pour le circuit habituel. Lorsque, pour un document, on souhaite gérer des circuits pour dépassement budgétaire, il faut impérativement créer les deux types de circuits (Habituel et Dépassement) pour chaque valeur de critère saisie. Un contrôle de cohérence est effectué à la validation de la règle. Les champs Signataire et Suppléant sont présents de 1 à 9 fois selon la valeur du paramètre général associé au type de document (paramètres APPPSH, APPPOH, APPPOC).

2.3.3 Rectification de signatures
Paramétrage / Workflow / Rectification signatures 2.3.3 Rectification de signatures Cet utilitaire permet de rectifier des enregistrements concernant des documents à signer qui sont en anomalie (suite à un oubli de création de règles de signatures, voire à des modifications ou à des suppressions de paramétrage intempestives…).

2.3.4 Saisie de signatures 2.3.4 Saisie de signatures Généralités
Achats / Signatures / Gestion des signatures 2.3.4 Saisie de signatures Généralités Les deux traitements possibles sont : la signature de lignes de documents l’annulation d’une signature Identification par utilisateur Signature par type de document

2.3.4 Saisie de signatures Traitement des signatures
4 actions possibles (menu local 527) : Aucune signature Signature (signataire par signataire) Refus (suppression de la signature précédente d’un document) Refus total (suppression de toutes les signatures d’un document) Traitement d’annulation de signatures L’annulation d’une signature n’a pas d’impact sur les précédentes signatures d’un document.

2.3.5 La permutation des signataires
Achats / Signatures / Permutation de signataire 2.3.5 La permutation des signataires Objectif Cette fonction permet en cas d'absence du signataire principal de permuter les signatures sur son suppléant. Menu local 528

Paramétrage signatures
2.3 Les signatures Résumé Paramètres achats Paramétrage signatures Règles de signatures Contrôle budgétaire Signatures Permutation

4. Les signatures (page 7)

2.4 Les demandes d’achat

2.4 Les demandes d’achat 2.4 Les demandes d’achat Objectifs
Gérer les besoins en terme d'achat des différents services ou sites d'une entreprise Traiter les articles stockés et non stockés Traiter les suggestions émises par les modules stock et GP Signer les demandes d'achat (selon paramétrage) Transformer les DA en commandes Paramétrage Définir les paramètres achats Définir les compteurs et les affecter Définir les transactions de saisie

2.4.1 Paramétrage des demandes d’achat
Paramétrage / Paramètres généraux / Valeurs paramètres Demandes d’achat / Paramètres généraux APPPSH Gestion des signatures Ce paramètre permet d’indiquer si les demandes d’achats doivent être signées. PSHAPPNBR PSHFBUCIR PURCMMPRP PURREN DACMANPUR UPDPRIPUR Gestion des motifs en demande d’achat Ces paramètres permettent de déterminer si le motif est obligatoire et d’associer un motif par défaut pour les prix et remises. ITMBPS Référencement fournisseur Ce paramètre permet d’indiquer si l’on souhaite contrôler que l’article demandé doit être ou non référencé chez le fournisseur. PSHVLT Valorisation ligne DA Ce paramètre permet de définir le mode de valorisation par défaut des lignes de demandes d’achat (tarif ou prix standard). PURCHGTYP Type de cours module achats Ce paramètre permet d’indiquer le type de cours à utiliser pour convertir les montants en cas de fournisseur inconnu. Version 140 PURTEXPSH Suivi texte ligne de DA Gestion des textes des lignes de DA vers les lignes de commandes.

Autres paramètres liés à la gestion budgétaire
2.4.1 Paramétrage des demandes d’achat Autres paramètres liés à la gestion budgétaire BUDCMMPRP : Prise en compte des pré-engagements (Non / Oui) BUDCNTPRP : Type de contrôle pré-engagements (Aucun / Bloquant / Non bloquant / Selon opérateur) en cas de dépassement de budget BUDCTLPSH : Contrôle en gestion de D.A. (Non / Oui) BUDCTLPSL : Contrôle indicatif à la ligne de D.A. (Non / Oui) BUDTYPCUR : Type de cours conversion budget (Jour / Mois / Moyen) NBRBUD : Nombre de budgets contrôlés (de 0 à 9) BUP1 à BUP9 : Noms des budgets à contrôler BUDPER : Contrôle par période (Non / Oui) BUDAMT : Contrôle budgétaire en montant (Non / Oui) BUDQTY : Contrôle budgétaire en quantité (Non / Oui) BUDPRCAMT : % tolérance montant BUDPRCQTY : % tolérance quantité PURCMMPRP : mise à jour pré-engagements Définition du compteur des demandes d’achat (paramétrage / paramètres généraux / compteurs et affectations des compteurs)

Paramétrage / Achats / Transactions de saisie Demandes d’achat / Transaction de saisie / Paramètres 1 Filtre par utilisateur Impression automatique de documents Boutons de bas d’écran Nb de colonnes fixes => par ex, la référence article (clé principale) Nouveauté V140 Affichage de l’indicateur de solde Appels d’offre : permet d'obtenir la liste des réponses aux appels d'offre susceptibles d’être pris en compte. Solde : permet de solder une ou plusieurs lignes en cours de modification Commande : permet de transformer une demande d'achat en commande

Demandes d’achat / Transaction de saisie / Paramètres 2 Cet onglet permet de choisir le mode de gestion de certaines rubriques de l’écran. Le site doit appartenir à la liste des sites sur lesquels l'utilisateur est habilité à travailler. Si l'article est géré en stock, ce site doit être déclaré comme dépôt dans la table des sites. La valeur par défaut attribuée au champ Site de réception est le site de demande saisi en en-tête. Date théorique de commande dont la valeur par défaut est calculée à partir de la date de réception souhaitée et du délai du fournisseur ou de l'article selon le contexte. * (*) Quantité UA - saisie sans unité : implique que l’unité de la fiche article-fournisseur sera proposée par défaut et si elle n’existe pas, ce sera par défaut l’unité de la fiche article. Le champ n’est alors plus modifiable. La quantité est ensuite saisie dans l'unité proposée - saisie avec unité : implique que l’unité de la fiche article-fournisseur sera proposée par défaut et si elle n’existe pas, ce sera par défaut l’unité de la fiche article. Le champ reste modifiable. l'unité doit être choisie parmi celles proposées (l'unité d'achat de la fiche article et l'unité d'achat de la fiche article-fournisseur si elle existe). La quantité peut être saisie ensuite dans l'unité choisie. Affaire : Référence de l'affaire pour laquelle les informations sont saisies. Cette zone n'est pas contrôlée en table. Dans un appel d'offre, cette zone est proposée vide. Dans une commande d'achat, cette zone peut être initialisée par défaut par la référence Affaire de la ligne précédente ou par celle de l'appel d'offre pris en compte.

2.4.2 Saisie des demandes d’achat
Achats / Demandes d’achat / Demandes d’achat 2.4.2 Saisie des demandes d’achat initialisé par le code de l’utilisateur connecté Informations d’en-tête à renseigner obligatoirement Les informations minimum obligatoires à la ligne sont : le code article la date souhaitée de livraison la quantité Remarque : valorisation de la ligne article en fonction du paramètre général PSHVLT (tarif ou prix standard)

Actions possibles à partir de la saisie d’une DA : En fonction du paramétrage de la transaction de saisie des DA, accès possible aux boutons de « commande » (transformation d’une POP en POF) et / ou de « solde » (si solde non prévu par la transaction, bouton inactif à l’écran comme à la ligne). V140 : solde des DA possible même si elles sont totalement signées.  Indicateurs Selon si la gestion des signatures est prévue au niveau des DA A la ligne : Pour les articles gérés en stock, il est possible de prendre en compte les suggestions issues du calcul des besoins (Présence du module GP) ou celles issues du calcul de réapprovisionnement (dans le module Stocks). En effet, lorsque qu’il existe des suggestions d’achats (POS) pour l’article saisi, une fenêtre s’ouvre automatiquement pour proposer la prise en compte des besoins. Si vous ne souhaitez pas prendre en compte les suggestions il suffit de d’abandonner cette fenêtre pour revenir à la suite de la saisie de la ligne. Consulter et prendre en compte les réponses aux appels d’offre existants si la transaction utilisée le permet. La prise en compte d’une réponse d’appel d’offre permet essentiellement d’initialiser les informations telles que quantité, prix, fournisseur… En saisie de ligne : Consulter les commandes en cours

Remarques Lors de la création d’une ligne de demande d’achat, il est possible de choisir un fournisseur inter-sites (comme tout autre fournisseur). Le prix net est déterminé par les tarifs (inter-sociétés ou non). Un contrôle est effectué entre le site de la demande et le fournisseur pour qu’ils ne référencent pas le même site. Le bouton Commande en gestion des demandes d’achat permet de générer des commandes. Ainsi, une commande sera associée à la DA et si plusieurs fournisseurs sont spécifiés, alors plusieurs commandes seront générées. De même, si aucun fournisseur n’est renseigné, le fournisseur prioritaire sera utilisé. Enfin, si une commande générée est de type inter-sites ou inter-sociétés, alors le système, en fonction du paramétrage, pourra générer dans la même transaction une commande de vente sur le site du fournisseur. Lors de cette génération, un contrôle est effectué entre le site de réception et le fournisseur pour que le site d’expédition qui va être déterminé ne soit pas le site de réception. Pour les articles gérés en stock, il est possible de prendre en compte les suggestions issues du calcul des besoins (présence du module GP) ou celles issues du calcul de réapprovisionnement (dans le module Stock). En effet, lorsque qu’il existe des suggestions d’achats (POS) pour l’article saisi, une fenêtre s’ouvre automatiquement pour proposer la prise en compte des besoins. Si on ne ne souhaite pas prendre en compte les suggestions, il suffit de d’abandonner cette fenêtre pour revenir à la suite de la saisie de la ligne. Si vous souhaitez prendre en compte les suggestions, vous pouvez saisir une date borne afin de limiter la proposition dans le temps. Quand aucune date n’est saisie, l’ensemble des suggestions est proposé. Vous devez ensuite saisir l’unité dans laquelle doivent être exprimées les quantités de besoin : par défaut c’est l’unité de stock qui est proposée et qui est modifiable à condition d’en choisir une dans la liste de sélection des unités (Unité d’achat, Unité de conditionnement, Unité de stock de l’article). Les lignes de besoins sont alors affichées avec pour chacune : La date du besoin, le site, le code de l’acheteur La quantité du besoin ainsi que la quantité prise en compte qui est initialisée par défaut par celle du besoin Différentes informations telles que le type et le numéro d’ordre dans l’encours.

2.4.3 Solde des demandes d’achat
Achats / Demandes d’achat / Solde 2.4.3 Solde des demandes d’achat Généralités Ce traitement opère un solde " en masse " de demandes d’achat non commandées ou partiellement commandées. Une fois le traitement de solde lancé, la pièce comptable de pré-engagement générée pour chacune des DA enregistrées (et signées), via la saisie de DA, est extournée.  Si aucune borne de DA n’est renseignée  toutes les DA seront soldées.

5. Les demandes d’achat (page 7)

2.5 Les appels d’offre

2.5 Les appels d’offre 2.5 Les appels d’offre Objectifs
Interroger les fournisseurs et les prospects sur les conditions pratiquées en terme de prix, de conditions commerciales, ainsi que de délais de livraison Relancer les fournisseurs Répondre à ces appels d'offre Générer automatiquement les lignes de tarif Paramétrage Paramètres achats Définition et affectation d’un compteur propre aux appels d’offres (Paramétrage / Paramètres généraux / compteurs et Affectations des compteurs) Transactions de saisie

2.5.1 Paramétrage des appels d’offre
Paramétrage / Paramètres généraux / Valeurs paramètres Appels d’offre / Paramètres généraux PURREN Motifs de prix obligatoires Ce paramètre permet d’indiquer si les motifs de prix et conditions commerciales sont obligatoires. Ce paramètre est pris en compte lors de la génération des lignes de tarifs. PQHBUY Utilisateur pour appel d’offre (demandeur ou acheteur) Ce paramètre est défini au niveau site. Lorsque l’utilisateur est de type acheteur et que le paramètre BUYFLT est actif, les filtres acheteurs sont alors activés. BUYFLT Version 140

Paramétrage / Achats / Transactions de saisie Appels d’offre / Transaction de saisie / Paramètres 1 Affichage possible du numéro de DA, de la ligne et de la quantité sélectionnés Indicateurs mis à jour en fonction des réponses des fournisseurs, des relances faites et lors d’une impression

Appels d’offre / Transaction de saisie / Paramètres 2 Par défaut, il s’agit de l’opérateur connecté. Zone libre et reprise de l’AOF vers la commande ou la DA en cas de transformation de l’appel d’offre Adresse par défaut du fournisseur proposée

2.5.2 Demandes d’appels d’offre
Achats / Appels d’offre / Demandes La saisie d’un appel d’offre se fait dorénavant sur un onglet unique. En liste gauche, sont présentés deux volets de sélection respectivement dédiés aux fournisseurs et aux demandes d’achat, en plus des volets de consultation des derniers enregistrements lus et des demandes d’appels d’offre déjà créées. En plus des volets de picking des DA et fournisseurs, il est possible d’affiner la sélection à partir de deux options de la barre d’outils : « critères picking DA » et « critères picking fournisseurs ». En fonction du paramétrage de la transaction d’appel d’offre, il est possible de stocker à la ligne article des informations relatives à la DA sélectionnée, cette dernière étant aussi accessible par tunnel. Le fournisseur associé à la DA sélectionnée est automatiquement pré-chargé dans la ligne fournisseur de la fonction. Il est aussi possible de ne sélectionner que les fournisseurs d’un article donné (déduits de la fiche article-fournisseur), mais aussi de ne sélectionner que ceux référencés pour tous les articles saisis. Il est possible de saisir directement un fournisseur en choisissant et en modifiant éventuellement son adresse. Un filtre à partir du paramètre BUYFLT est possible lorsque le paramètre PQHBUY est à la valeur Acheteur. L’utilisateur est averti lorsque la date de réception saisie à la ligne est strictement inférieure à la date limite de l’appel d’offre. Tout article non référencé dans X3 et tout fournisseur « douteux » donnent lieu a des messages d’avertissement. En sélection d’une DA à une date de réception en dehors des dates bornes de l’appel d’offre, l’opérateur n’est averti que lorsque cette date est inférieure à la date limite de réponse de l’appel d’offre : « date de réception prévue inférieure à la date limite de l’appel d’offre ».

Volets de picking des DA et des fournisseurs Ligne article : saisie des informations telles que la quantité exprimée en UA, la date de réception… Les informations obligatoires sont l’article, la quantité et le délai. Liste des fournisseurs sélectionnés (de type normal, prospect ou divers) Affichage des indicateurs, effectif en fonction de la transaction et MAJ relative aux réponses et relances postérieures

Sélection des fournisseurs ou des DA affinée grâce aux options de critères de picking Critères de picking des fournisseurs : Critère : les fournisseurs dont la structure tarif est strictement S001

Critères de picking des DA : Restreindre les lignes de DA proposées en fonction de la date début (date souhaitée de commande) ou de la date fin (date de réception demandée) Regroupement de numéros de DA sur une même ligne article Paramètres PQHBUY + BUYFLT En liste gauche, n’apparaissent alors que les DA concernant l’article CDROM : Date borne et sélection sur date de début ou date de fin : Cette option permet de filtrer les demandes d'achat par rapport à la date mentionnée. En fonction que l'on s'appuie sur la date de début (correspond à la date souhaitée de commande) ou sur la date de fin (correspond à la date de réception demandée), les demandes d'achat proposées seront inférieures ou égales à cette date. Demandes d'achat déjà sélectionnées (Oui/Non) : Cette option permet de sélectionner ou de ne pas sélectionner les lignes de demandes d'achat n'ayant pas déjà été sélectionnées sur un autre appel d'offre. Par défaut on ne sélectionne pas les lignes de demandes d'achat figurant sur un autre appel d'offre. Demandes d'achats signées (Non/Oui) : Cette option permet de sélectionner ou de ne pas sélectionner les lignes de demandes d'achat non signées. Par défaut on sélectionne les demandes d'achat non signées. A la ligne, « $ » à la place d’un n° de DA car regroupement de plusieurs pièces

Options disponibles à la ligne article : Seulement lorsque une DA a été sélectionnée. Fournisseur référencés dans ITMBPS Options disponibles à la ligne fournisseur :

2.5.3 Réponses aux appels d’offre
Achats / Appels d’offre / Réponses Objectifs de la fonction Pouvoir faire un comparatif des réponses des différents fournisseurs Utiliser ces réponses pour créer automatiquement des tarifs Utiliser ces réponses lors de la passation de commande (1) (1) (2) (2) Champs initialisés par la demande d’appel d’offre Date de réponse du fournisseur initialisée à la date du jour Référence de l’article chez le fournisseur

Réponses aux appels d’offre / Prix La saisie de l’onglet Prix est induite par le code structure tarif associé au fournisseur ou par le code structure tarif par défaut. La suppression / modification d’une réponse (ou d’une ligne de réponse) est interdite dès lors que celle-ci a été prise en compte totalement ou partiellement par une commande ou que la ligne tarif a été générée. (1) (2)

Exemple Fiche fournisseur « ACH7 » : Détail de la structure tarif : (1) Détail de la ligne tarif à saisir depuis les réponses aux appels d’offres : Intitulés issus de la structure tarif (2) Indicateur mis à jour une fois grâce au traitement de génération des lignes tarifs

2.5.4 Relances 2.5.4 Relances Objectif
Achats / Appels d’offre / Relances Objectif Cette fonction permet d’enregistrer le nombre de relances faites à un fournisseur pour obtenir sa réponse à un appel d’offre, ainsi que la date de la dernière relance effectuée. A cocher pour que la mise-à-jour soit effective Date du jour par défaut La saisie s’effectue en un seul écran. Dans cet écran, vous devez saisir ou sélectionner dans une liste un numéro d’appel d’offre. La date de relance est initialisée automatiquement à la date du jour et elle est modifiable. Clic-droit pour accéder au détail de la réponse Mise à jour de la demande d’appel d’offre

2.5.5 Génération des lignes tarifs
Achats / Appels d’offre / Génération lignes tarifs 2.5.5 Génération des lignes tarifs Objectif Générer des lignes sur des fiches tarifs (nouvelles ou déjà existantes) à partir de réponses faites par un fournisseur à un appel d’offre Initialisé par le premier code tarif (par ordre croissant de priorité) ayant le même code structure que le fournisseur

Pré-requis La réponse à l’appel d’offre doit être créée ; L’article doit exister dans ITMMASTER (car il est possible d’enregistrer une demande d’appel d’offre pour un article pas encore existant dans le fichier articles) ; L’article-fournisseur est impératif ; Les fournisseurs de type « prospect » peuvent être automatiquement transformés en fournisseurs de type « normal » (génération automatique possible dans ITMBPS à partir de la fonction).

Remarques sur le champ « fiche tarif » de l’écran de génération des lignes tarifs Une nouvelle fiche (saisie manuelle possible) par défaut est proposée mais une fiche existante peut être sélectionnée, ce qui implique la création d’une ligne supplémentaire sur cette fiche tarif. La nouvelle ligne tarif générée pourra reprendre les dates de validité de la fiche sélectionnée en cas d’incohérence. Sinon, possibilité d’abandonner. Saisie libre autorisée si compteur de type manuel

6. Les appels d’offre (page 9)

2.6 Les approvisionnements

2.6.1 Le planning global

2.6.1 Le planning global 2.6.1 Le planning global Généralités
Le planning global est un outil d ’aide à la décision à disposition de l’approvisionneur qui permet : D’offrir une vue multi-sites et multi-articles des événements à traiter sur une période donnée ; De mettre en relief des événements critiques ; De prendre en compte des suggestions (calcul MRP, hors MRP, PDP) ; De générer des ordres fermes de réapprovisionnement ; De consommer une POP sur un contrat (V140). Paramétrage Paramètres généraux Transaction de saisie Définition et affectation des compteurs

2.6.1 Le planning global Paramétrage / Paramètres généraux / Valeurs paramètres Planning global / Paramètres généraux (chapitre stocks) GPLNHOR Horizon planning par défaut Horizon exprimé en semaines servant au calcul de la date de fin par défaut de visualisation des ordres. Planning global (Plan de travail) GPLNFLT Filtre planificateur Ce paramètre permet de filtrer les articles à traiter par approvisionneur et/ou acheteur. Trois valeurs sont proposées : oui exclusif, oui non exclusif, non. Le paramètre GPLNFLT permet de filtrer l’accès en réapprovisionnement en fonction du gestionnaire de ces articles. Les valeurs possibles sont : Oui exclusif : Les fonctions Planning Global, Plan de Travail, Regroupement, Gestion des OF, Gestion des DA filtrent les articles dont le planificateur / approvisionneur est l’utilisateur. Oui non exclusif : Les fonctions Planning Global, Plan de Travail, Regroupement, Gestion des OF, Gestion des DA filtrent les articles dont le planificateur / approvisionneur est l’utilisateur et les articles qui ne portent pas de planificateur approvisionneur. Non : le filtre n’est pas géré.

2.6.1 Le planning global Paramétrage / Achats / transactions de saisie Paramétrage / Achats / transactions de saisie Planning global / Transaction de saisie / Paramètres Filtre par code d’accès POS Profil de l’utilisateur POP POF Le rôle d'approvisionneur implique l'accès à différentes actions. Il est possible de restreindre cet accès via des niveaux d'autorisation par statut. A chaque niveau correspond une ou plusieurs actions: Suggestion d'achat - Suppression des suggestions d'achat Achat planifié - Création, modification et suppression des achats planifiés Achat ferme - Création, modification et suppression des achats fermes Suggestion inter-site - Suppression des suggestions inter-sites Ordre inter-site planifié - Création, modification et suppression des ordres inter-sites planifiés Ordre inter-site ferme - Création, modification et suppression des ordres inter-sites fermes TRS TRP Les ordres sur lesquels on peut agir. TRF Appliquée dans le cadre de la recherche, en complément des sélections saisies (tables en-cours, article et article-site) Utilisées via les tunnels

2.6.1 Le planning global Planning global / Transaction de saisie / Sélections Types d’en-cours à analyser Ferme critique : ce qui est en retard Ce qu’on veut visualiser. Ce paramètre permet de distinguer les ordres SO/PO classiques des ordres SO/PO inter-sociétés. Il est ainsi possible de mettre en oeuvre des transactions dédiées.

2.6.1 Le planning global Planning global / Transaction de saisie / Affichage Informations à afficher à l’écran selon les besoins et les autorisations de l’utilisateur auquel est destinée la transaction. Nombre de lignes maximum du tableau Restitution des informations / construction des colonnes  Dernier pré-requis : paramétrage des compteurs achats

2.6.1 Le planning global Planning global / Mode opératoire
Achats / Approvisionnement / Planning global Planning global / Mode opératoire Tableau des ordres à traiter en fonction du paramétrage de la transaction Date par défaut en fonction du paramètre GPLNHOR Site par défaut Ordres planifiés (demandes d’achat) Possibilité de créer des POF et POP directes OF Définition de critères de sélection Tunnels vers plan de travail et regroupement en fonction des codes transactions associés au planning global

2.6.1 Le planning global Options disponibles par clic-droit sur un ordre à traiter : - sur une POF - sur une POP Possibilité de prendre en compte un contrat d’achat

2.6.1 Le planning global - sur une POS

2.6.1 Le planning global Détail du bouton Critères accessible depuis le planning global : Critères de sélection mémorisables Possibilité de créer une formule dédiée au planning global,en s’appuyant sur les tables ITMMASTER, ITMFACILIT et ORDERS

2.6.2 Le plan de travail

2.6.2 Le plan de travail 2.6.2 Le plan de travail Généralités
Cet outil donne la possibilité de : Visualiser le stock projeté d’un article sur un site et une période donnés ; De prendre en compte des suggestions (CBN, hors MRP, PDP) ; De visualiser / modifier des besoins ; De générer des ordres fermes de réapprovisionnement. Paramétrage Paramètres généraux (GPLNHOR et GPLNFLTB) Transaction de saisie Définition et affectation des compteurs

2.6.2 Le plan de travail Paramétrage / Achats / transactions de saisie Plan de travail / Transaction de saisie / Paramètres Activer les actions sur les OF et commandes fournisseurs niveaux d'autorisation par statut Actions possibles Transaction de lancement lors de la génération d’OF Cette formule, constituée à partir de rubriques des tables en-cours, article et article-site, est appliquée dans le cadre de la recherche, en complément des sélections saisies.

2.6.2 Le plan de travail Plan de travail / Transaction de saisie / Sélections L'onglet Sélections présente un tableau où il convient de choisir les en-cours à analyser en fonction de leur type (commande client, besoin matière, etc.), de leur statut, et de leur criticité. Sélectionner les ordres que l'on souhaite pouvoir analyser dans le plan de travail, indépendamment des actions paramétrées comme possibles. Onglet Sélections disponible depuis la V140 uniquement Attention, en client serveur on ne pas cocher planifié et suggéré. Ce paramètre permet de distinguer les ordres SO/PO classiques des ordres SO/PO inter-sociétés. Il est ainsi possible de mettre en oeuvre des transactions dédiées.

2.6.2 Le plan de travail Plan de travail / Transaction de saisie / Affichage Restitution des informations / construction des colonnes  Dernier pré-requis : paramétrage des compteurs achats

2.6.2 Le plan de travail Plan de travail / Mode opératoire
Achats / Approvisionnement / Plan de travail Plan de travail / Mode opératoire Tunnels Fiche article-sites, onglet planification Stock projeté Actions sur POF Actions sur POP Transaction de saisie / affichage

2.6.2 Le plan de travail Détail du bouton Critères accessible depuis le plan de travail : Cocher pour que les sorties en attente ne soient pas déduites du stock disponible de départ Cocher pour que le stock sous contrôle soit inclus dans le stock disponible Cocher pour ignorer les prévisions de ventes dont la date est antérieure à la date du jour Cocher si les quantités restantes des ordres de fabrication en cours doivent être diminuées du pourcentage de perte article - site Possibilité de créer une formule dédiée au planning global,en s’appuyant sur les tables ITMMASTER, ITMFACILIT et ORDERS

2.6.3 Le regroupement

2.6.3 Le regroupement 2.6.3 Le regroupement Généralités
Cet outil donne la possibilité de : Sélectionner les ordres à regrouper en demandes d’achat ou en commandes fermes ; Compléter les possibilités d’action offertes par le plan de travail ou le planning global ; Distinguer les besoins internes des besoins externes. Paramétrage Paramètres généraux (GPLNHOR et GPLNFLTB) Transaction de saisie Définition et affectation des compteurs

2.6.3 Le regroupement Paramétrage / Achats / transactions de saisie Regroupement / Transaction de saisie / Paramètres Case cochée : mode consultation (pas d'action possible) Rôle de l’approvisionneur Ce paramètre permet de distinguer les ordres SO/PO classiques des ordres SO/PO inter-sociétés. Il est ainsi possible de mettre en oeuvre des transactions dédiées.

2.6.3 Le regroupement Regroupement / Transaction de saisie / Affichage
Restitution des informations / construction des colonnes  Dernier pré-requis : paramétrage des compteurs achats

2.6.3 Le regroupement Regroupement / Mode opératoire
Achats / Approvisionnement / Regroupements Regroupement / Mode opératoire Inclure ou exclure tous les ordres du tableau Génération des regroupements Besoins à regrouper Depuis la 140, l’écran de sélection des contrats a été remplacé par une fenêtre de sélection. Cases à cocher pour sélectionner manuellement les ordres à traiter (sinon, tout est sélectionné par défaut).

2.6.Les plans d’approvisionnements
Cas particulier des ordres inter-sociétés Possibilité dans les transactions des plans d’approvisionnement de filtrer les ordres inter-sociétés (tout afficher, n’afficher que les ordres inter-sociétés, ne pas afficher les ordres inter-sociétés). Si l’on génère une commande d’achat de type inter-sites/inter-sociétés à partir des plans d’approvisionnement et que le flux entre les deux sites est automatisé, on génèrera la commande de ventes inter-sites / inter-sociétés. Fonctionnement identique lors de la génération de demandes de livraison achats. Les en-cours inter-sites gardent leur codification. Les ordres d’achats sont codifiés par des TRx et les ordres réciproques ventes sont codifiés par des TPx. On a toujours la possibilité de générer des ordres inter-sites TRS/TPS, réciproques, par l’intermédiaire du CBN en définissant sur l’article site une règle de réapprovisionnement. Les en-cours inter-sociétés sont traités comme des ordres classiques d’achat et de vente. Ils seront tout de même identifiés dans les plans d’approvisionnement et dans les picking achats par ajout du caractère ‘~’. On visualisera donc des ordres de type Pox~et Sox~. Les suggestions d’achat générées par les traitements de réapprovisionnement seront des suggestions classiques d’achat de type POS~ si le fournisseur par défaut est un fournisseur inter-sociétés. Il n’y aura pas à ce stade d’ordre réciproque sur le site correspondant. Seuls les documents inter-sociétés génèreront des ordres réciproques (commandes d’achat / commandes de vente).

2.7 Les commandes

2.7 Les commandes 2.7 Les commandes Généralités
A partir des fonctions de saisie des commandes, il est possible de gérer : différents types de commandes (classiques, inter-sites, inter-sociétés, de contremarque, de sous-traitance…) les avenants et les ARC les acomptes les articles stockés et non stockés les besoins induits par des suggestions, demandes d’achat ou ordres de sous-traitance Une commande fournisseur peut-être générée à partir de différentes fonctions (commandes standards, plan de l’acheteur, commandes de vente via l’option contremarque, contrats et demandes de livraison, DA). La saisie d’une commande va être conditionnée par différents paramètres généraux, compteurs et transactions.

2.7.1 Les commandes classiques

Paramétrage / Paramètres généraux / Valeurs paramètres Commandes / Paramètres généraux APPPOH Gestion des signatures en commandes Ce paramètre permet d’activer la gestion des signatures en commandes. POHAPPNBR POHFBUCIR PURCMM Mise-à-jour engagements Gestion des engagements à partir des commandes. PURCMMDAT PURGRUDIS Automatismes remises groupées Ce paramètre permet de décider si l’on souhaite ou non gérer les tarifs groupés dans les commandes. PURREN Motifs prix obligatoires Ce paramètre permet de décider si la saisie d’un motif est obligatoire pour les prix et conditions commerciales. DACMANPUR UPDPRIPUR ITMBPS Référencement fournisseur Ce paramètre permet de définir si l’on souhaite contrôler que l’article commandé est ou non référencé pour le fournisseur. PURTEXORD Suivi texte commande Ce paramètre permet de décider si le texte associé au fournisseur doit être repris en en-tête ou en pied sur le bon de commande. BUYFLT Filtre par acheteur Ce paramètre permet d’activer ou non le filtre par acheteur dans la saisie de commandes. PURREV Gestion des avenants Ce paramètre permet de décider si l’on souhaite gérer des avenants pour les commandes et les contrats.

Paramètres liés à la gestion budgétaire BUDCMMPRP : Prise en compte des pré-engagements (Non / Oui) BUDCNTPRP : Type de contrôle pré-engagements (Aucun / Bloquant / Non bloquant / Selon opérateur) en cas de dépassement de budget BUDCTLPSH : Contrôle en gestion de D.A. (Non / Oui) BUDCTLPSL : Contrôle indicatif à la ligne de D.A. (Non / Oui) BUDTYPCUR : Type de cours conversion budget (Jour / Mois / Moyen) NBRBUD : Nombre de budgets contrôlés (de 0 à 9) BUP1 à BUP9 : Noms des budgets à contrôler BUDPER : Contrôle par période (Non / Oui) BUDAMT : Contrôle budgétaire en montant (Non / Oui) BUDQTY : Contrôle budgétaire en quantité (Non / Oui) BUDPRCAMT : % tolérance montant BUDPRCQTY : % tolérance quantité PURCMM : Mise à jour des engagements PURCMMDAT : Date d’engagement

Paramétrage / Achats / transactions de saisie Commandes / Transaction de saisie / Paramètres Gestion des axes analytiques Etat commande : commande signée, imprimée, soldée, reçue et facturée Commande de vente : dans le cadre d’une commande d’achat de contremarque L'origine de la demande peut être : - Achats - Contremarque directe - Contremarque réceptionnée Gestion des éléments de facturation Affichage d’indicateurs Boutons de bas d’écran + clic-droit à la ligne de commande

Commandes / Transaction de saisie / En-tête Utile lorsque le filtre par acheteur est géré via le paramètre BUYFLT Données initialisées par la fiche fournisseur Affichage des rubriques d’en-tête Commandes / Transaction de saisie / Ligne 1 Utile dans le cadre des commandes inter-sociétés Affichage des rubriques de ligne

Commandes / Transaction de saisie / Ligne 2 En fonction de la fiche article et de l’article- fournisseur Croisement régime de taxe du fournisseur et niveau de taxe de l’article Commandes / Transaction de saisie / Ligne 3 Affichage et mode de saisie des éléments de facturation

Achats / Commandes / Commandes Saisie d’une commande / Onglet Gestion Mise à jour automatique lorsqu’il s’agit d’une commande inter-sites ou inter-sociétés Par défaut, le site associé au profil fonction de l’utilisateur pour le module achats Date du jour par défaut et modifiable en création Le fournisseur doit être de type actif et non prospect. Compteur manuel ou automatique Blocs initialisés en fonction de la fiche fournisseur Accessible que si la commandes est typée inter-sites ou inter-sociétés Site de facturation Le site de facturation est initialisé par le code du site financier associé au site de commande et qui est modifiable à condition que le code site saisi soit un site financier appartenant à la même société juridique que le site de commande. Il est modifiable à condition d’être choisi dans la liste des sites financiers autorisés. Particularités liées à l’inter-sociétés : Dans le cadre d’une commande inter-sociétés ou inter-sites, le site de facturation est initialisé par le site associé au client facturé défini dans la fiche client du site d’achat. Le site de facturation pourra être modifié à condition qu’il soit associé à un client. Lors de la génération de la commande de vente, le client facturé et le client payeur seront initialisés par le client associé au site de facturation saisi. En cas de modification, la commande de vente sera également mise à jour. Site de réception Il s’agit d’une information non modifiable qui ne sera présente que si la commande d’achat est typée inter-sites ou inter-sociétés. Elle précise le site de réception par défaut qui sera proposé sur les lignes de la commande d’achat. Le site de réception dans ce contexte est initialisé par le site de réception renseigné sur l’adresse de livraison par défaut du client commande associé au site d’achat de la commande d’achat. Si l’adresse de livraison par défaut associée au client défini par le site d’achat ne spécifie pas de site de réception, on prendra alors la première adresse de livraison, dans l’ordre alphabétique, identifiant un site de réception. Si aucun site de réception n’est défini sur aucune des adresses de livraison du client associé au site d’achat, un message bloquant sera retourné : Inter-sites : Adresse de livraison non trouvée pour le tiers client xxxx. De la même manière, un message bloquant sera renvoyé par le système si le site identifié n’appartient pas à la même société que le site d’achat (incohérence des données de base). Lorsque la commande sera enregistrée, le site de réception affiché en en-tête de commande sera égal au site de réception qui aura été choisi sur la première ligne de la commande d’achat. Lors de la génération de la commande de vente, l’adresse de livraison utilisée en en-tête de commande, sera l’adresse de livraison identifiée par le site de réception saisi sur la première ligne de la commande d’achat. Site d’expédition Cette information n’est accessible que si la commandes est typée inter-sites ou inter-sociétés. Elle permet de spécifier le site d’expédition des marchandises qui sera utilisé par la société de vente identifiée par le fournisseur inter-sites / inter-sociétés. Elle servira ensuite à initialiser le site d’expédition de chaque ligne de commande d’achat. Elle est obligatoire dans ce contexte. Le site d’expédition est initialisé de la manière suivante en exécutant dans l’ordre les points suivant : On prend le site d’expédition habituel défini sur l’adresse de livraison identifiée par le site de réception précédemment calculée. A condition qu’il appartienne à la société du fournisseur. On prend le site identifié par le fournisseur s’il est site dépôt. Si a l’issue de cette recherche, le site n’est toujours pas identifié, alors l’utilisateur devra le renseigner manuellement. Un contrôle sera alors effectué pour vérifier que le site saisi appartient à la même société que le site du fournisseur et que ce site est un site de stockage. Le bouton contextuel permet de proposer l’ensemble des sites pouvant être sélectionnés. Particularités liées aux commandes d’achat générées automatiquement : Si le site d’expédition n’est toujours pas identifié après l’exécution des points précédents, on cherchera à initialiser le site d’expédition en prenant le premier site de stockage trouvé, par ordre alphabétique, dans la liste des sites de stockage de la société identifiée par le fournisseur. Lors de la génération de la commande de vente associée, le site d’expédition de l’en-tête de commande de vente sera égal au site défini ici. Lorsqu’un retour fournisseur complet a été réalisé avec réintégration à la ligne de commande, l’indicateur de réception de la commande passe à non au lieu de partiellement. Initialisé par le site financier associé au site de commande Indicateurs non modifiables Sections alimentées en fonction du code section par défaut POH

Site sur lequel on souhait être livré par le fournisseur Désignation initialisée par l’article (ou la ligne d’origine si transformation d’une DA en commande par ex) mais modifiable Adresse par défaut du site de réception Inter-sociétés Initialisée selon transaction Délai d’achat + indisponibilités du site de réception Structure tarif du fournisseur Paramétrage de la pièce automatique PORD Code article : il est possible de saisir directement une référence article. Si le paramètre ITMFLG est actif, on peut saisir indifféremment la référence interne de l’article ou la référence de l’article chez le fournisseur. L’existence de cette référence est contrôlée dans le fichier Articles. Saisie possible en US Date de réception prévue Par défaut cette date est calculée à partie de la date de commande avec le délai donné dans l'ordre suivant, par le tarif, l'article-site de commande et l'article maître. Celle-ci peut aussi être initialisée à partir de la plus petite date des besoins pris en compte. Un contrôle est effectué par rapport aux dates d'indisponibilité du site de réception. Si la date saisie est inférieure à la date proposée, un message d'avertissement est affiché avec possibilité de continuer ou de refuser. Une fois la ligne de commande validée, cette date ne sera pas modifiée par une réinitialisation du tarif. A la validation de la commande cette date permet de générer le stock prévisionnel de l'article. Adresse de sous-traitance : Il s’agit du code adresse du sous-traitant où doivent être consommées les matières liées à une opération de sous-traitance. Cette information n’est accessible que si l‘article saisi sur la ligne de commande est un article de sous-traitance et si le fournisseur de sous-traitance a été également défini comme client. Ce code adresse correspond à un code adresse de livraison associé au client défini pour le fournisseur. On peut ainsi définir un emplacement Sous-traitant par code adresse. Si l’on n’a pas défini de client pour le fournisseur de sous-traitance, on prendra l’emplacement sous-traitant défini sur la fiche fournisseur. Le code adresse du sous-traitant sera initialisé par le code adresse renseigné sur l’opération de sous-traitance. Si elle n’est pas renseignée sur l’opération, le système initialisera cette information avec l’adresse de livraison par défaut du client associé au fournisseur sous-traitant. On aura la possibilité de modifier cette adresse de sous-traitance. La modification de cette adresse sera alors répercutée sur l’opération de sous-traitance. A partir de cette information, le bouton contextuel permet de : Sélectionner une adresse de livraison parmi les adresses de livraison associées à la fiche client du fournisseur de sous-traitance. D’accéder par tunnel à la gestion des adresses de livraison, si les habilitations de l’utilisateur le permettent. Uni : En fonction de la transaction de commande d’achat utilisée, on pourra avoir accès ou non à l’unité de commande. Si la transaction n’autorise pas la saisie de l’unité de commande, celle-ci sera initialisée par l’unité d’achat définie pour le fournisseur ou par l’unité d’achat de l’article si celle-ci n’existe pas. Dans le cas d’une commande issue d’un besoin, l’unité proposée par défaut sera l’unité d’achat du fournisseur pour l’article ou l’unité d’achat de l’article. Il est possible de modifier l’unité de commande proposée. Le bouton contextuel propose la liste des unités regroupant l’unité de stock, les unités de conditionnement de l’article, l’unité d’achat de l’article et les différentes unités définies pour le fournisseur. Lorsque la ligne de commande est issue d’une contremarque, l’unité de commande sera l’unité de la commande de vente si cette unité correspond à une unité de conditionnement de l’article ou à une unité de conditionnement de la fiche Article-fournisseur. Pour tout autre unité, l’unité d’achat du fournisseur ou de l’article sera utilisée. Particularités liées à l’inter-sociétés : Dans le cadre d’une commande inter-sociétés ou inter-sites, l’unité est contrôlée pour s’assurer qu’il existe bien une correspondance dans le module ventes. Si tel n’est pas le cas, un contrôle bloquant interdira la saisie de cette unité. Code section des lignes de commande POD Fiche article ou article-fournisseur Croisement régime de taxe du fournisseur / niveau de taxe de l’article

Onglet Lignes (suite) Information issue du fournisseur et reprise dans l’onglet « Total » Onglet Total Eléments de facturation initialisés à partir de la fiche fournisseur Champs de valorisation Référence envoyée par le fournisseur Saisie libre

Actions possibles à partir d’une ligne de commande Consultation du budget et des engagements si leur gestion est prévue et contrôlée (paramètres généraux) Prise en compte des suggestions, des demandes d’achat et des ordres de sous-traitance Solde manuel Consultation de la situation de la ligne (informations relatives aux réception(s) et facture(s) liées à la ligne) Saisie d’un texte (par défaut le texte article-fournisseur ou le texte d’achat de l’article s’il existe) Consultation des DA consommées Explication du prix Actions possibles lors de la saisie d’une ligne de commande A partir de la zone article, consultation des articles du fournisseur et prise en compte des AOF A partir de la « quantité commandée », possibilité d’interroger le stock par site A partir de la date de réception, visualisation du stock projeté Sélection des unités gérées sur l’article depuis la zone « Uni » Détail du tarif et du motif, présentation des dix derniers prix de commande, réinitialisation des prix et remises, Explication du prix depuis la zone « prix brut » et des remises / frais Saisie possible en US

Exemple d’actions possibles à partir d’une ligne de commande créée (1) (1) Solde et dé-solde manuels (2) (3) Gestion d’un budget et contrôle des engagements En prenant en compte les besoins induits par une DA (sachant que la gestion des pré-engagements et des engagements est gérée) à partir d’une ligne de commande, en consultation de la DA consommée puis en visualisation du détail de la DA, on s’aperçoit que les pré-engagements sont bien mis à jour à hauteur de la quantité prise. Le désengagement d’une ligne de commande se fait lors du solde manuel (bouton de bas d’écran ou action à la ligne). Le désengagement se fait sinon lors de la validation du contrôle facture associé à la commande. (3) (2)

Boutons et actions accessibles à partir de la gestion des commandes Visualisation et modification de l’adresse du fournisseur. L’adresse par défaut est pré-chargée. Visualisation du stade de signature d’une commande lorsque la gestion des signature est active. Solde en masse des lignes d’une commande Bouton suppression : Une commande peut être supprimée tant qu’elle n’a pas été réceptionnée ou bien tant qu'aucun acompte n'a été versé. Échéances d’acomptes initialisées en fonction de la condition de paiement de l’en-tête. Saisie directe autorisée Visualiser des informations relatives aux réception(s) et facture(s) liées à la commande Consultation des commandes associées à un couple site/fournisseur Tunnel vers la transaction de saisie, en mode visualisation seulement

Remarques Il est désormais possible de saisir une commande d’achat en unité de stock. Lorsqu’il n’existe pas de coefficient de conversion entre l’unité d’achat et l’unité d’œuvre de la nature analytique de la ligne de commande, une trace est générée pour le signaler. Il est possible d’accéder au compte en fonction du paramétrage de la transaction. Lors d’un retour fournisseur complet avec réintégration sur les mêmes lignes de commande, l'indicateur de réception de la commande passe désormais automatiquement à Non (au lieu de Partiellement ). Les numéros de facture sont présentés dans l’écran de situation de commande. Date de réception prévue : la date de réception prévue d’une ligne de commande contient toujours au minimum le délai de réapprovisionnement du fournisseur (même si la date de du besoin à l’origine de la ligne de commande est inférieure à cette date calculée). En effet, la date du besoin ne tient pas compte du délai de réapprovisionnement. Modification du type d’achat : en gestion de ligne de commande, de réception, de retour ou de facture, si l’on modifie le type d’achat, une question est alors posée permettant de réinitialiser le compte et la nature en fonction du type d’achat choisi. Pour la facture, la détermination se fait en fonction de la pièce automatique PIHIx correspondant au type de pièce. Pour les autres documents, il s’agit de la pièce automatique PORD.

Remarques sur la sous-traitance : Lorsque l’on commande un article de sous-traitance, le prix proposé est d’abord le prix tarif s’il existe, puis le prix défini sur l’opération, Puis le coût standard en fonction du paramètre PURPRICE. Il est possible de définir des emplacements sous-traitants par adresse. Il convient alors de créer un client pour le fournisseur de sous-traitance et dans les adresses de livraison de ce client, de définir un emplacement de sous-traitance. L’emplacement sous-traitant porté par le fournisseur existe toujours et sert de valeur de repli (son type et son existence sont contrôlés). Sur une commande de sous-traitance, le code adresse du sous-traitant peut être saisi en fonction de la transaction (si le fournisseur est défini comme client). La valeur par défaut est l'adresse par défaut du client livré, sauf si cette adresse est renseignée sur l’OF. Dans ce cas, c’est cette adresse qui est reprise. En clic-droit sur la ligne de commande, il est possible d’accéder par tunnel à l’ordre de fabrication.

Résumé Appels d’offre Commandes d’achat En-tête Suggestions Demandes d’achat Commandes d’achat Lignes Circuit de signatures Contrôle budgétaire

7. Les commandes (page 10)

2.7.2 Les commandes de contremarque

2.7.2 Les commandes de contremarque
Généralités Une contremarque directe ou de réception consiste à déclencher une commande d’achat suite à une commande de vente. Les commandes de contremarque peuvent être générées de différentes façons : à partir de la gestion des commandes de vente standards (GESSOH) via le menu contextuel « option / contremarque » à partir du plan de l’acheteur (depuis la fenêtre de picking des besoins) à partir des plans de réapprovisionnement (planning global et plan de travail) à partir de la fonction « contremarque » (FUNPOHW) La méthode de livraison présente à la ligne de commande client (contremarque directe ou de réception) est initialisée en fonction des fiches article et article-fournisseur, mais reste modifiable. Les sections analytiques d’en-tête et de ligne de la commande de contremarque sont pré-chargées en fonction des codes sections par défaut POW et POID. Remarque : attention à la valeur du paramètre ventes DIRORDCTL en cas de dépassement de l’en-cours client. Deux choix sont proposés en contremarque : la livraison directe des articles commandés du fournisseur au client (pas de gestion de stock). Il s’agit de la contremarque directe. l’allocation directe des stocks entrants suite à la commande d’achat générée par la commande de vente. Il s’agit de la contremarque livraison. DIRORDCTL : non / oui Autoriser la génération d’une contremarque d’achat ou d’une contremarque de production à partir d’une commande de vente si l’en-cours autorisé du client est dépassé.

Rappel sur la gestion des contremarques à partir des ventes
2.7.2 Les commandes de contremarque Rappel sur la gestion des contremarques à partir des ventes Possibilité d’allouer une ligne de contremarque (réception et OF) manuellement avant la génération de la contremarque (attention, l’allocation de ce type de ligne ne génèrera pas de quantité en rupture). Si on génère une contremarque sur une ligne de commande déjà allouée, la quantité en contremarque sera égale à quantité commandée (vente) – quantité allouée – quantité déjà livrée. Possibilité d’allouer une ligne de commande en contremarque même si la contremarque associée a déjà été générée. Attention, la contremarque associée (commande achat ou OF) n’est pas mise à jour. Possibilité de dés-allouer, manuellement, une ligne de commande gérée en contremarque. Lors de la génération de la commande d’achat de contremarque, l’unité utilisée sera l’unité de la commande de vente s’il s’agit d’une unité de conditionnement de l’article ou si cette unité correspond à l’unité de conditionnement de la fiche Article-fournisseur. Dans tous les autres cas il y aura conversion en unité d’achat.

Paramétrage de la contremarque (rappel)
2.7.2 Les commandes de contremarque Données de base / Articles / Articles Paramétrage de la contremarque (rappel) L’article doit être acheté et vendu pour pouvoir faire l’objet d’une contremarque « commerciale ». L’indicateur de contremarque doit être activé dans l’onglet vente de la fiche article. Une contremarque peut être « directe » si une quantité directe est spécifiée et que la quantité vendue est au moins égale à cette quantité. Sinon, il s’agit d’une contremarque de réception. Au moins un fournisseur listé sur la fiche article doit être flagué « contremarque ». Un tarif d’achat associé au fournisseur, à l’article ou au couple article-fournisseur doit aussi exister.

2.7.3 Le plan de l’acheteur

2.7.3 Le plan de l’acheteur Objectifs
Achats / Commandes / Plan de l’acheteur Objectifs Permettre de préparer des commandes à partir de la liste des besoins et notamment de générer des commandes de contremarque Filtrer les besoins par acheteur (paramètre BUYFLT) Générer les commandes en fin de saisie Remarque : mêmes transactions de saisie que pour la gestion des commandes classiques

2.7.3 Le plan de l’acheteur Saisie d’une commande à partir du plan de l’acheteur Initialisé par le site de l’utilisateur défini dans son profil fonction Code section POI Par défaut, le code utilisateur. Champ conditionné par le paramètre BUYFLT POID Saisie directe à la ligne ou prise en compte de besoins induits par des suggestions et DA par clic-droit.

2.7.3 Le plan de l’acheteur Prise en compte de besoins à partir du plan de l’acheteur Toutes les lignes Génération des commandes de contremarque Prise en compte partielle ou totale d’un besoin (même dans le cadre d’une contremarque). Les lignes de besoins prises en compte sont regroupées par site et imputation analytique

Plan de l’acheteur : création des lignes Génération des commandes
2.7.3 Le plan de l’acheteur Résumé Picking des besoins Commandes directes Suggestions DA Contremarque Plan de l’acheteur : création des lignes Génération des commandes Suivi des commandes

7.3 Le plan de l’acheteur (page 12)

2.7.4 Les commandes ouvertes

Principes Engagement avec un fournisseur concernant un ou plusieurs articles pour une période de validité et des conditions commerciales spécifiques Elaboration d'un programme de livraison pour chaque article du contrat Fonctions concernées Contrats Demandes de livraison Visualisation des demandes de livraison

Paramétrage / Achats / transactions de saisie Commandes ouvertes / Transaction de saisie / Paramètres Gestion analytique au niveau de l’en-tête du contrat et des lignes articles Indicateurs de signature, d’impression, de solde, de réception et de facturation

Commandes ouvertes / Transaction de saisie / En-tête Filtre possible avec BUYFLT Initialisés à partir de la fiche fournisseur

Commandes ouvertes / Transaction de saisie / Ligne 1 Commandes ouvertes / Transaction de saisie / Ligne 2

Saisie d’un contrat / Onglet Gestion Achats / Commandes / Contrats Adresse par défaut du fournisseur. Données modifiables Numérotation manuelle ou automatique Informations auto- alimentées en fonction du contexte Fiche fournisseur Opérateur connecté par défaut Le code acheteur est obligatoire si le filtre par acheteur est actif. Indicateurs d’état du contrat, non modifiables

Saisie d’un contrat / Onglet Article Les dates sont initialisées en fonction du contrat et sont modifiables tant qu’elles ne dépassent pas ses bornes de dates. UA de l’article-fournisseur par défaut sinon UA de l’article Par défaut, 1er code tarif en adéquation avec la structure du fournisseur Initialisés à partir de la fiche article Un contrat peut être supprimé tant qu’aucune DL n’a été créée. De la même façon, on ne peut pas supprimer une ligne article si au moins une DL a été enregistrée pour cet article. Code tarif : Cette zone contient le paramétrage tarif qui sera utilisé lors de la recherche tarif dans le cadre des appels de livraison (ferme). Si elle n'est pas renseignée, des prix pourront être saisis manuellement. Les conditions tarifaires d'un contrat peuvent donc être déterminées de deux façons : par la saisie d'un code tarif particulier dans le champ Code Tarif si celui-ci est déclaré Saisi dans la transaction, par la saisie directe des champs Début d'application, Prix, Remises et frais lorsque aucun code tarif n'est saisi. Initialisées à partir du tarif s’il existe, modifiables si le motif le permet. Ajout et suppression de lignes articles

Saisie d’un contrat / Onglet Total Montant minimum de la commande (fiche fournisseur, onglet commerciales) Eléments de facturation associés au fournisseur Champs de valorisation ( cumul des lignes articles) Informations ARC Saisie libre

Actions possibles depuis la gestion d’un contrat Texte du fournisseur, en fonction du paramètre PURTEXORD Texte achat de la fiche article La situation commande permet de visualiser les différentes réceptions et factures enregistrées. Autres actions possibles : À partir du code article : visualisation des articles du fournisseurs À partir de la quantité commandée : interrogation du stock par site À partir de la date de réception : visualisation du stock projeté À partir du champ Uni : sélection des unités gérées sur l’article À partir du prix brut et du % article : sélection des tarifs et remises. Colonnes de remises déterminées par le code structure associé au fournisseur

Achats / Commandes / Demandes de livraison Saisie des demandes de livraison Consultation Indicateurs non saisissables, initialisés par le contrat Prise en compte des besoins pour cet article Chargement automatique Alimenté en fonction de la période de la demande et de l’horizon  Eclatement d’une ligne de besoin : seulement lorsque la période de la DL est de format semaine ou mois Autres actions possibles sur une ligne de DL : solde manuel et visualisation des budgets

Achats / Commandes / Visu demandes de livraison Visualisation des DL Il est possible d’accéder à l’historique des DL via la nouvelle entrée dans le menu option « Visu demandes de livraison ».

Visualisation Gestion Réception / Facturation
2.7.4 Les commandes ouvertes Résumé CONTRAT Signatures Articles sur contrat Besoins DEMANDES DE LIVRAISON Visualisation Gestion Réception / Facturation

7.4 Les commandes ouvertes (page 12)

2.8 Les contrats inter-sites

Dans le cadre d’échanges inter-sites, Il est possible de créer des contrats inter-sites pour gérer le réapprovisionnement entre sites. Pour ce faire, il faut référencer les sites comme tiers clients et/ou tiers fournisseurs. Les sites demandeurs seront référencés comme Clients et les sites réapprovisionneurs comme Fournisseurs. Lorsque un contrat d’achat est créé avec un fournisseur de type inter-sites, le contrat est alors de type inter-sites. Cela signifie qu’à la création du contrat d’achat, il y aura génération automatique du contrat de vente associé, lequel sera identique au contrat d’achat. Le client de ce contrat de vente sera le client associé au site demandeur qui a émis le contrat d’achat. Le contrat maître étant le contrat d’achat, un appel de livraison côté achats crée automatiquement la demande de livraison côté ventes. Toute modification effectuée sur un appel de livraison achat se répercute automatiquement sur la demande de livraison vente (modification de la quantité, solde de l’appel de livraison, suppression de l’appel de livraison). Au niveau de la demande de livraison du contrat de vente, aucune modification n’est possible sauf si une demande de livraison est livrée partiellement. Alors la demande de livraison vente est éclatée en deux demandes de livraison (la première concerne la partie livrée et la seconde le reliquat). Cela implique que l’appel de livraison achat sera également scindé en deux afin de correspondre aux demandes de livraison ventes.

Achats / Commandes / Contrats Saisie d’un contrat inter-sites Lorsque le fournisseur est de type inter-sites, le contrat est automatiquement flagué inter-sites La création du contrat d’achat implique la génération automatique du contrat de vente. Initialisés par le site du contrat Cas des contrats de réapprovisionnement inter-sites : Il est possible de créer des contrats inter-sites pour gérer le réapprovisionnement entre sites. Pour ce faire, il faut référencer les sites comme tiers clients et / ou tiers fournisseurs. Les sites demandeurs seront référencés comme Clients et les sites réapprovisionneurs comme Fournisseurs. Lorsque l’on crée un contrat d’achats et que l’on renseigne un fournisseur de type inter-site, le contrat est alors considéré comme un contrat de type inter-site. Cela signifie qu’à la création du contrat d’achats, il y aura création automatique du contrat de ventes associé. Ce contrat sera identique au contrat d’achats. Le client de ce contrat de ventes sera le Client associé au site demandeur qui a émis le contrat d’achats. Le contrat maître est le contrat d’achats. Un appel de livraison saisi sur le contrat d’achats crée automatiquement la demande de livraison sur le contrat de ventes. Toute modification effectuée sur un appel de livraison est automatiquement répercutée sur la demande de livraison du contrat de ventes (Modification de la quantité, solde de l’appel de livraison, suppression de l’appel de livraison). Au niveau de la demande de livraison du contrat de ventes, aucune modification n’est possible, tout est géré par le contrat d’achats. Il existe un cas où l’appel de livraison d’achats peut être modifié par la demande de livraison de ventes. Si une demande de livraison est livrée partiellement, la demande de livraison du contrat de ventes est éclatée en deux demandes de livraisons. La première concernant la partie livrée et la seconde concernant le reliquat. De fait, l’appel de livraison achats sera également scindé en deux appels de livraisons correspondant aux demandes de livraisons ventes.

Achats / Commandes / Demandes de livraisons Possibilité de prendre en compte une TRS issue d’un calcul CBN ou réappro sur seuil Activation de la fenêtre de picking des besoins d’achats

Ventes / Commandes / Contrats Contrat de vente généré à partir du contrat d’achat Fiche client Eléments de facturation de la fiche client

Résumé Soit un site client inter-sites SR1 et un site fournisseur inter-sites SR2. La création d’un contrat d’achat inter-sites génère automatique le contrat de vente associé. Les DL du contrat maître mettent à jour les DL de ventes (alimentation de la zone « quantité à atteindre »). Au niveau de l’onglet stock des deux fiches article-sites, l’indicateur « stock en réappro » sur le site client est alimenté à hauteur de la ligne de DL et l’indicateur de « stock en commande client » sur le site fournisseur est lui aussi mis à jour. La création de la livraison inter-sites implique la remise à blanc du stock en commande client et la mise à jour de la quantité allouée sur le site fournisseur (site SR2). La validation du BL met à jour le stock en transit sur la fiche article-site côté client (site SR1). Le stock transféré côté fournisseur est parallèlement mis à jour (site SR2). La création du bon de réception va respectivement incrémenter le stock physique du site client SR1 et décrémenter celui du site fournisseur SR2.

Site demandeur Site approvisionneur Site 1 Site 2 Contrat d’achat Contrat de vente Réappro Hors MRP CBN PLAN DE TRAVAIL PLANNING GLOBAL TRS (suggestion) TPS (suggestion) TRP (planifiée) TPP (planifiée) Fabrication Achat TRF (ferme) TPF (ferme) En-cours CBN Réappro Hors MRP Réception Livraison

8. Les réapprovisionnements inter-sites (page 12)

2.9 Les échanges inter-sociétés

Présentation La gestion inter-sociétés concerne la gestion des échanges entre plusieurs sociétés au sein d’un même dossier. Une société est composée de sites. Elle peut être définie en tant que société juridique (gérée en comptabilité). Un site appartient à une société juridique unique. Les échanges inter-sociétés concernent les échanges entre des sites appartenant à des sociétés juridiques différentes.

Contremarque de réception
2.9 Les échanges inter-sociétés Configurations traitées Contremarque de réception Commande achat Commande vente Société de distribution Société de production Réception Expédition Commande client Facturation achat Facturation vente Client Retour fournisseur Retour client

Transfert inter-sociétés de stock
2.9 Les échanges inter-sociétés Transfert inter-sociétés de stock Société de distribution Société de production Facturation achat Facturation vente

Paramétrage / Structure générale / Intersociétés Pré-requis Définition de la table de paramétrage inter-sociétés pour créer des automatismes de flux entre sociétés, voire entre sites et par type de document. A noter cependant que les contrats inter-sites et inter-sociétés ne sont pas soumis à la règle des flux automatisés puisque le contrat vente est toujours généré automatiquement quel que soit le paramétrage. Paramétrage d’exceptions On définit la société à l’origine de l’automatisme. On définit éventuellement le site à l’origine de l’automatisme (gestion des cas particuliers). On définit le document déclencheur (commande d’achat ou facture de vente). Cas particulier : on a la possibilité de gérer des exceptions dans l’automatisation des flux. Par exemple, on peut dire que le flux commande d’achat génère une commande de vente entre les sociétés APN et APP sauf si le site d’achat est ASN. La valeur des éléments de facturation à utiliser dans le document de destination est-elle issue de la fiche client ou de la commande d’achat ?

Associer les éléments par souci de cohérence entre documents
Association des types de factures Ventes et Achats pour déterminer le type de facture Achats à utiliser lors d’une génération automatique Définition d’éléments de facturation Achats permettant de gérer les écarts sur calcul de taxe dans le cas de paramétrages incohérents. Cela permet de créer la facture achat pour ensuite procéder à une correction manuelle en contrôle facture. Remarques : il faut définir les mêmes éléments de facturation sur les clients et les fournisseurs pour qu’ils soient équivalents. Lorsque que le document d’origine est une commande d’achat, les éléments de facturation pourront être issus des éléments de facturation achats (fournisseur) ou des éléments de facturation ventes (client). Lorsque le document d’origine est une facture ventes, les éléments de facturation seront toujours issus des éléments de facturation ventes. Définition d’éléments de facturation Achats permettant de gérer les écarts sur calcul de taxe dans le cas de paramétrages incohérents Définition des types de commandes à utiliser sur chaque société lors de la génération automatique des commandes de vente à partir des commandes d’achat

Paramétrage des tarifs Paramétrage / Ventes / Paramétrage tarifs La structure tarifaire utilisée pour les fournisseurs inter-sociétés doit être équivalente à la structure du module Ventes. Un paramétrage tarif inter-sociétés équivalent doit également exister dans les deux modules. Aussi, les tarifs sont-ils saisis depuis les Ventes et exploités dans les Achats pour déterminer un prix (consultations à partir des fonctions achats). Certaines possibilités de paramétrage Ventes ne peuvent pas être utilisées (gratuits…). Exemple de paramétrage tarif ventes / achats inter-sociétés (Définition d’un tarif par site de vente, client et article) : Paramétrage vente Paramétrage achat Site de vente SPRICLINK / SALFCY PPRICLINK / SALFCY Client BPCUSTOMER / BPCNUM Article ITMMASTER / ITMREF Attention : les tarifs inter-sociétés sont ensuite traités comme des tarifs classiques. Cela signifie qu’un tarif classique pourra s’appliquer avant un tarif inter-société si cela se justifie. Critères : ajout des tables ITMSALES, BPCUSTOMER, BPCUSTMVT et BPDLVCUST. Dans PPRICLINK ajout des champs SALCPY et SALFCY (Société et site du fournisseur).

Algorithme d’attribution des éléments de facturation sur la commande d’achat : Cas 1 : Initialisation des éléments de facturation achats en fonction des éléments achats Les éléments de facturation sont issus du fournisseur et n'apparaissent que si une correspondance existe côté Ventes (client ou éléments commande de vente). Les éléments de facturation achat sont initialisés par les éléments du fournisseur. Les valeurs des éléments de facturation achat sont transférés dans les éléments de facturation de la commande de vente (en création uniquement) Cas 2 : Initialisation des éléments de facturation achats en fonction des éléments ventes Les éléments de facturation sont issus du client et des éléments commandes de vente et n'apparaissent que si une correspondance existe (au niveau du paramétrage inter-sociétés). Les éléments de facturation achat sont initialisés par les éléments vente. Les valeurs des éléments de facturation achat ne sont pas transférés dans les éléments de facturation de la commande de vente. Dans tous les cas, les éléments de facturation de la commande de vente sont toujours présents même si aucune correspondance n’existe côté Achats. S’ils existent côté Achats et que le paramètre précise que les éléments proviennent des Achats, alors leurs valeurs seront celles de la commande d’achat. Dans tous les autres cas, ils seront initialisés comme s’il s’agissait d’une commande de vente classique.

Paramétrage / Comptabilité / Interface comptabilité / Section par défaut Sections analytiques Dans le cas de commandes de ventes inter-sites / inter-sociétés, les codes sections par défaut SOH et SOP permettent le cas échéant de récupérer les sections analytiques de l’en-tête de commande d’achat et/ou de la ligne de commande d’achat par l’intermédiaire de la ligne de paramétrage Document origine. Dans le cas de retours client inter-sites / inter-sociétés, le code section par défaut SRD permet le cas échéant de récupérer les sections analytiques de la ligne de retour fournisseur par l’intermédiaire de la ligne de paramétrage Document origine. Dans le cas de réceptions inter-sites / inter-sociétés, le code section par défaut PTD permet le cas échéant de récupérer les sections analytiques de la ligne de livraison par l’intermédiaire de la ligne de paramétrage Document origine. Dans le cas de factures d’achat inter-sociétés, le code section par défaut PID permet le cas échéant de récupérer les sections analytiques de la ligne de facture de vente par l’intermédiaire de la ligne de paramétrage Document origine.

Sites clients Un site d’achat doit avoir un rôle client. Pour être client, un site doit être identifié comme site d’achat ou comme un site financier (onglet Identité). Le client facturé doit être un client identifiant un site financier de la société. Le tiers payeur doit être un tiers identifiant un site financier de la société. Le client groupe n’est pas obligatoirement un client de type site. Ce pourrait être un code client définissant la société à des fins statistiques. La zone type de client, de la fiche client, ne propose plus la valeur intra-sociétés.

Les sites de réception doivent avoir un rôle de clients livrés. Ils doivent être de type dépôt appartenant à la même société que le site définissant le client commande. Il est possible de définir un site d’expédition par défaut. Ce site servira à initialiser le cas échéant, le site d ’expédition sur la commande d’achat.

Sites fournisseurs Un site de vente doit avoir un rôle de fournisseur. Pour être fournisseur, un site doit être identifié comme site de vente ou site financier (onglet Identité). Le tiers facturant du fournisseur doit être le site financier du site de vente. Le tiers payé du fournisseur doit être le site financier du site de vente. Le fournisseur groupe n’est pas obligatoirement un fournisseur de type site. Il peut s’agir d’un code fournisseur définissant la société à des fins statistiques (onglet Financières).

Fiche article Ajout d’une coche inter-sites, sur les onglets Clients et Fournisseurs pour préciser que les clients et fournisseurs sont de type inter-sites.

Cas particulier des commandes d’achats inter-sociétés En en-tête de commande d’achat, les indicateurs inter-sites et inter-sociétés sont mis-à-jour dans le cadre d’un échange entre deux sites appartenant à des sociétés juridiques différentes. Un échange entre un site de distribution et un site de production peut donc être un échange inter-sociétés. Le site de distribution est un site de négoce qui vend des articles à des clients. Pour cette activité, il a lui-même besoin de commander des articles à un site de production. Les échanges correspondent dans ce cas à une commande du site de distribution au site de production, suivie de la livraison depuis le site de production vers le site de distribution et de la facturation.

Les échanges inter-sociétés
Ces échanges sont gérés à l’aide des modules Achats et Ventes, le module Achats permettant la gestion de la commande d’achat avec réception de la marchandise et saisie de la facture, le module Ventes permettant la gestion de la commande de vente avec livraison et facturation de la marchandise. Site de distribution D1 Site de production P2 Le site qui commande Il est client du site de production P2 ; Il passe les commandes d’achat ; Il reçoit un ARC de commande ; Il est livré et réceptionne la livraison sur différent sites de réception (D2, D3); Il reçoit la facture. Le site qui vend Il est fournisseur du site de distribution P2 ; Il saisit une commande de vente à partir de la commande d’achat du client P2 ; Il livre la commande aux différents clients livrés (D2, D3) ; Il facture la livraison de la commande.

Saisie d’une commande d’achat inter-sociétés Site de commande (site d’achat et de facturation) = site de distribution enregistré comme client sur la commande de vente miroir Site de réception = site associé au client livré. Par défaut, il s’agit du site de commande, mais il peut s’agir d’un autre site sur la même société juridique. Site fournisseur (site de vente et d’expédition) = site de production Issue du fournisseur Etapes à suivre suite à une commande inter-sociétés Commande d’achat de type inter-sociétés Eventuellement gestion des signature. Génération de la commande de vente associé et MAJ des info ARC sur la commande d’achat. Allocation, livraison de la commande de vente inter-sociétés. Réception de la commande d’achat inter-sociétés. Le site d’achat est le site de commande, lequel est aussi identifié comme client commande sur la commande de vente miroir. Dans cet exemple, il est aussi le site de facturation. Le site de facturation détermine le client facturé et le tiers payeur de la commande de vente. Sur chaque ligne de commande est précisé un site de réception qui va déterminer le client livré de la commande de vente. Le site de réception est associé à une adresse de livraison du client commande associé au site d’achat. Le site fournisseur détermine le site de vente de la commande de vente miroir. Un site d’expédition est précisé sur l’en-tête de la commande d’achat et sur chaque ligne. Il correspond au site d’expédition de la commande de vente miroir.

Par défaut, en saisie de commande d’achat, le système propose le site correspondant à l’adresse de livraison par défaut du client livré associé au site d’achat. Le code adresse associé au site de réception correspond à l’adresse par défaut du site. Les délais dépendant des tarifs ne sont pas réactualisés si la ligne de commande est issue d’une DA valorisée ou appel d’offre. La date de réception prévue tient compte du délai de réapprovisionnement du fournisseur même si la date de fin du besoin est inférieure à cette date (calculée à partir de la date de création de la commande + le délai). Ceci peut entraîner un retard éventuel visible à partir des plans. Le délai est calculé à partir du tarif fournisseur, ou à partir du délai d’achat de l’article-site, ou du délai de l’article.

Les informations ARC de la commande d’achat sont alimentées à partir des informations de la commande de vente générée. La commande de vente n’est générée que lorsque la commande d’achat est signée (si la gestion des signatures est prévue).

Remarques En en-tête de commande, alimentation de coches inter-sites et inter-sociétés selon le cas. Sur une une commande d’achat, on précise un site de réception à la ligne.Ce site doit correspondre à l’adresse de livraison du client commande associé au site d’achat. Au moins une adresse de livraison du client doit préciser ce site de réception. Sinon, un message d’erreur est renvoyé (« inter-sites : Adresse de livraison non trouvée pour le tiers clients »). Par défaut en saisie de commande, le système propose l’adresse de livraison correspondant au site de réception mentionné sur le client livré associé. Le site d’expédition du fournisseur en en-tête de commande d’achat est automatiquement alimenté par le site d’expédition du client livré du site d’achat ou par le site fournisseur lui-même s’il est site de dépôt (sinon il ne sera pas initialisé). L’information est modifiable tant que le site appartient à la société du fournisseur et que l’article-site existe. Le site d’expédition est également alimenté à la ligne de commande. La suppression d’une commande d’achat est possible lorsque la commande de vente associée est générée. Celle-ci ne doit pas être allouée, livrée, facturée. Sinon, le bouton « supprimer » est grisé. Le solde d’une commande d’achat ne peut être fait que si la commande de vente n’est pas allouée, livrée ou facturée. Le solde de la commande d’achat solde la commande de vente. Le solde d’une ligne de commande d’achat solde la ligne de commande de vente. Sur une même commande d’achat inter-sociétés, il est possible de mélanger des articles réceptionnés et non réceptionnés. S’il n’y a que des articles non réceptionnés, la commande de vente générée sera de type facturation directe.

Remarques (suite) Les tarifs sont issus des tarifs inter-sociétés. S’il n’existe pas de tarif et que le prix est saisi sur la commande d’achat, celui-ci n’est pas exploité sur la commande de vente où le prix reste à zéro. La zone « lieu de consommation » est transmise sur la commande de vente. En commande d’achat, si le client du site d’achat est bloqué, un message d’avertissement s’affiche. La saisie reste toutefois possible. Le contrôle s’effectue sur la zone « site de facturation » (la commande générée est dans l’état bloqué). Lorsque GLINBPD est positionné à non (pas de clients livrés différents à la ligne), cela implique que le site de réception est unique sur les lignes de la commande d’achat. Une fois la première ligne saisie, le site de réception ne sera plus modifiable ensuite. La modification du site de réception sur la commande d’achat implique la modification sur la commande de vente (nouveau client livré). La modification de l’unité de commande dans les Achats entraîne un recalcul de l’UV sur la commande de vente (=> recalcul du code emballage et de la capacité). Tout modification est impossible lorsque la commande de vente est allouée ou livrée. La quantité modifiée doit être respectivement supérieure et inférieure aux quantités mini et maxi de la fiche article vente. Si le client associé au site d’achat n’autorise que les commandes complètes, on ne pourra saisir sur la commande d’achat qu’un seul site d’expédition et qu’un seul site de réception.

Actions interdites sur la commande de vente générée Une commande de vente de type inter-sites ne peut pas être directement supprimée (on ne peut le faire que depuis la commande d’achat). Le message « Suppression impossible : Commande non générée sur ce site » est retourné. Une commande de vente de type inter-sites ne peut pas être directement soldée (on ne peut le faire que depuis la commande d’achat). Le bouton solde est désactivé à ligne et en en-tête. Les informations quantité commandée, unité, coefficient de conversion et l’adresse de livraison ne peuvent être modifiées que depuis la commande d’achat. Remarque : les modifications effectuées sur la commande de vente ne sont jamais transférées sur la commande d’achat.

Cas particulier des contrats inter-sociétés Les règles d’identification et de correspondance des sites et des tiers sont identiques aux commandes classiques. Les règles d’initialisation et de gestion des différentes informations sont similaires à celles des commandes classiques. Le code tarif est transmis du contrat achat vers le contrat vente s’il s’agit d’un code tarif inter-sociétés également défini dans les ventes. Par contre les lignes de tarif achats ne sont pas transmises. Dans les contrats inter-sociétés ventes, les informations suivantes sont accessibles: Le type d’allocation Le type de prix Le régime de taxe La devise et le type de cours (la devise est figée dés lors qu’il existe des lignes de tarif) La condition de paiement Les axes analytiques Les éléments de facturation Les lignes de tarif Les contrats inter-sites ne peuvent quant à eux être modifiés. Seule la consultation est autorisée. Les commandes ouvertes inter-sociétés achats génèrent toujours des commandes ouvertes ventes (pas de soumission de l’automatisme par paramétrage). Les demandes de livraison achats de ces contrats génèrent des demandes de livraison ventes sur le site du fournisseur. Ces demandes de livraison ne sont pas modifiables dans les ventes.

Expéditions – Réceptions Le fonctionnement global des expéditions et des réceptions inter-sociétés est globalement identique à la version 130. On commence par créer l’expédition Ventes. Les informations de cumul En transfert et En transit sont toujours mises à jour (expédition directes ou liées à une commande). On sélectionne ensuite sur les réceptions, les livraisons ventes validées correspondant au site de réception. Lors du picking d’une livraison sur une réception, les informations de stock (lot, sous-lot et numéros de série) sont automatiquement transmises. Possibilité d’enregistrer des réceptions partielles. La valorisation des mouvements inter-sociétés dépend des règles de valorisation du site de réception. Pour les réceptions inter-sites, si la règle de valorisation est « prix ordre », alors la valeur de l’entrée en stock se fera à la valeur du mouvement de sortie de stock (si le prix net de la réception est nul). En en-tête de réception : alimentation des coches inter-sites et inter-sociétés selon le contexte. Possibilité d’accéder par tunnel à la livraison inter-sites (depuis la ligne de réception). Définition d’un compteur pour les réceptions inter-sites uniquement. Définition d’un compteur pour les livraisons inter-sites uniquement. Remarque : Si le paramétrage d’une adresse de livraison est incomplet (pas de site de réception renseigné) et que l’on fait une expédition inter-site directe sur cette adresse, il ne sera pas possible de réceptionner cette livraison par picking (champ PRHFCY non renseigné dans la table SDELIVERY). La réception de bons d’expéditions ventes dans le cadre de réceptions inter-sites implique la mise-à-jour de certaines informations de stock. Si l’article est géré en numéros de série en entrée / sortie, les numéros expédiés sont automatiquement réceptionnés. Il en est de même pour les numéros de lots. Si l’article est géré par numéros de lots et soumis à péremption, les informations de péremption (Référence péremption, délai et date de péremption) sont issues du bon d’expédition à condition que la transaction de stock de réception soit paramétrée pour la Gestion des lots à Lot libre ou Lot fournisseur. Concernant les statuts de qualité des articles transférés, celui-ci est également repris lors de la réception, si la transaction de stock associée autorise le statut de l’article. Si cela n’est pas le cas, le système donnera le statut par défaut de la transaction stock (premier statut de la liste des statuts de la transaction). Autre particularité, il est possible de réceptionner des articles qui ne sont pas achetés dans le cadre d’expéditions ventes non rattachées à un contrat d’achat.

Retours Le fonctionnement des retours est identique à celui des Expéditions/Réceptions. On peut créer un retour fournisseur à partir d’une réception fournisseur ou créer un retour direct. On sélectionne ensuite sur les retours clients, le retour fournisseur validé correspondant au site de réception client. Lors du picking d’un retour fournisseur sur un retour client, les informations de stock (lot, sous-lot et numéros de série) sont automatiquement transmises. Il est possible d’enregistrer des retours clients partiels. La valorisation des mouvements inter-sociétés, pour les retours clients, dépend des règles de valorisation du site. Pour les retours client inter-sites, si la règle de valorisation est « prix ordre », alors la valeur de l’entrée en stock se fera à la valeur du mouvement de sortie de stock (si le prix net du retour est nul). L’enregistrement d’un retour client inter-sites ne réactive pas la commande de vente associée à la livraison d’origine. En en-tête de retour client ou fournisseur, alimentation des coches inter-sites et inter-sociétés selon le cas. Possibilité d’accéder par tunnel au retour client inter-sites depuis les retours fournisseurs et inversement. Définition de compteurs pour les retours fournisseurs inter-sites uniquement. Définition de compteurs pour les retours clients inter-sites uniquement.

Factures La facturation des sociétés clientes se traite de la même manière que s’il s’agissait d’un client classique. On crée les factures par picking des livraisons (ou commandes à facturation directe) ou par facturation automatique. Cela dépend du mode de facturation qui a été déterminé sur le client commande correspondant au site d’achat. Si le paramétrage l’a défini, la facture d’achat correspondante sera générée automatiquement à la validation de la facture de vente. Le site de facturation achat est déterminé par le site correspondant au client facturé. Un contrôle facture est alors effectué pour enregistrer la facture d’achat en comptabilité (validation). Les commandes d’achat et les réceptions à l’origine de cette facture sont mises à jour automatiquement. Si aucun automatisme n’a été défini entre ces deux sociétés, la facture d’achat pourra être créée par sélection des factures de vente dans un nouveau tiroir de sélection. Un contrôle facture ne peut concerner qu’une facture de vente. Possibilité de créer des factures ou des avoirs financiers inter-sociétés. On ne peut pas, par contre, créer des factures de ventes avec mouvement de stock. Possibilité d’accéder par tunnel à la facture de vente depuis le contrôle facture achat (zone N° de facture fournisseur) ou à la facture d’achat depuis la facture de vente (zone N° de facture achat). Les éléments de facturation ventes sont transférés et rapprochés avec les éléments de facturation achats issus de la commande d’achat d’origine. Si des éléments de facturation sont présent sur la facture de vente et qu’aucune correspondance n’existe dans le paramétrage inter-société côté Achats, on ne pourra pas créer la facture d’achat. Cette erreur de paramétrage devra être résolue en modifiant le tableau de correspondance des éléments de facturation inter-sociétés. Si des écarts de taxes sont constatés, ils sont inscrits dans les éléments de facturation achats de type écart.

Exemple : Saisie d’un contrat inter-sociétés Le site du contrat est le site client et le fournisseur, le site de production. Ils n’appartiennent pas à la même société juridique. Automatiquement cochés lorsqu’il s’agit d’un échange inter-sociétés. Par défaut, le site de réception est le site d’achat, mais il peut être différent selon le paramétrage du client livré (associer un site de réception Y à une adresse du client X sachant qu’ils appartiennent à la même société). Les règles d’identification et de correspondance des sites et des tiers sont identiques à celles des commandes classiques.

Le code adresse associé au site de réception correspond à son adresse par défaut Premier code tarif inter-sociétés proposé par défaut par ordre de priorité Les contrats inter-sites ne peuvent quant à eux être modifiés. Seule la consultation est autorisée. Les informations ARC côté ventes sont pré-chargées à partir du contrat d’achats. Le code tarif est transmis du contrat achat vers le contrat vente lorsqu’il s’agit d’un code tarif inter- sociétés. Par contre, les lignes de tarif achats ne sont pas transmises.

2.10 Les réceptions

2.10 Les réceptions Définition
Une réception est un flux physique de type entrée de stock. Elle est caractérisée par un bordereau d’entrée, lequel peut être complété par une saisie détaillée (fenêtre de détail de la ligne de stock). L’entrée en stock peut aussi être automatisée grâce aux règles de gestion de stock, voire aux codes mouvements qui sont associés au type de mouvement « réception » de la catégorie article. Ces règles permettent notamment d’initialiser les zones relatives à la gestion d’emplacements, aux statuts autorisés, aux lots…

2.10 Les réceptions Objectifs
Réceptionner tous les articles, stockés ou non stockés Réceptionner les lignes de commandes d'achats non facturées ou déjà facturées Qualifier les articles réceptionnés (A,Q,R) Réceptionner des articles non commandés (réception directe) Fonction Réception GESPTH2 Données Articles gérés en stock ou déclarés en réception Paramétrage Définition des paramètres généraux spécifiques Paramétrage des transactions d’achat et de stock Paramétrage de compteurs pour les réceptions « standards » et inter-sites

2.10 Les réceptions Réceptions / Paramètres généraux RCPORD
Paramétrage / Paramètres généraux / Valeurs paramètres Réceptions / Paramètres généraux RCPORD Réception supérieure à la commande Ce paramètre permet de définir si l’on souhaite réceptionner une quantité plus importante que la quantité commandée. POHCLE Solde ligne commande Ce paramètre permet de solder une commande réceptionnée partiellement. PTHDIR Réception directe Autoriser ou non, pour un utilisateur, de saisir une réception directe. PTHTRS Transaction import réception Préciser le transaction à utiliser pour les imports de réceptions, afin d’hériter du code mouvement et de la pièce automatique de stock associés à la transaction de réception. Ces deux informations seront alors inscrites sur les mouvements de stock (journal des stocks).

2.10 Les réceptions Réceptions / Transaction de saisie / Paramètres
Paramétrage / Achats / Transactions de saisie / Réceptions Réceptions / Transaction de saisie / Paramètres Automatisme d’impression Possibilité de saisir les sections analytiques Enregistrement comptable de l’entrée en stock (1) Informations affichées à la ligne (2) L’affichage du numéro d’OF n’est effectif que dans le cadre d’une réception de sous-traitance. Un code mouvement permet de définir plusieurs règles de gestion et de valorisation pour un même type de mouvement. Ainsi, au niveau de la catégorie article, onglet règles, on peut préciser un code mouvement qui affinera par exemple la saisie des réceptions fournisseurs. Ces codes mouvements sont définis dans la table diverse 14. Réception à quai : permet de préciser un emplacement de type quai qui se reporte sur toutes les lignes de la réception qu’on peut qualifier « d’administratives ». Cela permet d’enregistrer une réception rapide car les attributs de stock (lots, sous-lots,etc.) ne sont pas renseignés.

2.10 Les réceptions Réceptions / Transaction de saisie / Lignes 1 et 2
Lorsque cette zone est en affichage, on a la possibilité de déplacer en fin de ligne de réception le numéro de commande et le numéro de ligne associé. Ces derniers ne sont alors plus modifiables. Famille de mouvement qui sera inscrite dans le journal des stocks Mode de saisie des informations à la ligne de réception L’affichage en fin de ligne des n° et ligne commande est utile en picking d’une commande car les information relative à la quantité réceptionnée ont en tête de ligne. Possibilité de saisir des prix et remises lors de la création de lignes de réception directes. Ces prix et remises seront initialisés par les tarifs fournisseurs. Les tarifs groupés ne sont pas actifs sur une réception. Le prix du mouvement de stock sera calculé à partir de ces valeurs si la règle d’entrée est à prix ordre. Lorsque la réception à pour origine une commande ou une livraison inter-sites, les prix et remises ne pourront pas être modifiés. La saisie des frais et remises intervient dans le cadre des réceptions directes.

2.10 Les réceptions Réceptions / Transaction de saisie / Stock
Mode de saisie des informations de stock À la ligne du bordereau et en fonction du Mode de gestion de l’article Saisie des informations manquantes à la ligne de bordereau dans la fenêtre de détail de l’entrée en stock Les informations paramétrables par mouvement et code mouvement sont : Le libellé de l’emplacement à proposer par défaut pour le mouvement Les statuts et sous statuts autorisés pour le mouvement ainsi qu’un statut par défaut Paramétrage d’une demande d’analyse en cas d’entrée en statut Q Numérotation des lots en entrée : ce paramétrage vient s’ajouter au compteur lot éventuellement défini dans ‘onglet Gestion de l’article Sortie d’un lot périmé Un nouveau code section par défaut (STKREC) permet d’initialiser les sections analytiques qui seront inscrites sur les mouvements de stock. Elles sont modifiables tant que les mouvements de stock ne sont pas comptabilisés. Informations complémentaires liées aux lots

2.10 Les réceptions Réceptions / Saisie d’un bordereau 
Achats / Réceptions / Réceptions Réceptions / Saisie d’un bordereau Informations relatives au transporteur Flag mis à jour dans le cadre des FAR Choix de la transaction de réception  Il est désormais possible de supprimer une ligne ou une réception comptabilisée par une FAR.

2.10 Les réceptions Explication de l’en-tête d’un bordereau de réception Le site de réception est initialisé par le site associé au profil fonction de l’opérateur. Il est modifiable et correspond au site sur lequel va être enregistré le mouvement d’entrée de stock. Les flags « inter-sites » et « inter-sociétés » sont automatiquement mis-à-jour en fonction du contexte, lorsque le fournisseur est défini comme site (site d’expédition). Le numéro de réception dépend du paramétrage d’un compteur. Un compteur peut être manuel ou automatique. Les réceptions inter-sites ont un compteur qui leur est propre. La date de réception correspond à la date du mouvement. Elle est initialisée à la date du jour, date à laquelle la réception ne peut être postérieure. Le numéro de BL fournisseur est librement saisissable tandis que la date du BL fournisseur est initialisée par la date du jour. La devise comme son cours sont initialisés par les données du tiers. Les prix et montants de commande ou de réception seront exprimés dans cette devise. On a la possibilité de modifier la devise et le type de cours associé au fournisseur. Ceux-ci seront utilisés pour les lignes directes. La date utilisée pour déterminer le cours sera la date de réception. Pour les lignes issues de commandes, on utilise la devise, le type de cours et la date de commande pour déterminer le cours. L’emplacement quai peut être prévu dans la transaction de saisie. S’il est renseigné, il initialisera toutes les lignes de stock. Un emplacement de type quai concerne les marchandises en attente de rangement. Le plan de rangement permet ensuite de compléter les informations relatives aux marchandises réceptionnées. (1) (2) (4) (3) (5) (6) (7)

2.10 Les réceptions Explication d’une ligne de bordereau de réception
(1) (2) (3) (4) Les zones affichées ou saisissables dépendent du paramétrage de la transaction de réception, onglet « stock ». A partir de la zone commande, il est possible de sélectionner la pièce à réceptionner en fonction des critères d’en-tête de la réception (site de réception, code fournisseur). Un tunnel vers la pièce d’origine est aussi accessible. Le numéro de ligne de commande est automatiquement alimenté lorsqu’on sélectionne la commande par picking. En sélection manuelle, il est possible de choisir le numéro de ligne de commande qu’on souhaite réceptionner (seules les réception non soldées apparaissent dans la liste de picking). Une fois la ligne de commande sélectionnée quelle que soit la méthode, la ligne de réception est automatiquement pré-chargée (code article, quantité…), mais la plupart des informations sont modifiables en fonction du paramétrage de la transaction de saisie. Concernant la zone unité, par défaut, elle est initialisée par l’unité de commande ou de facturation, mais elle est modifiable et l’US, l’UA de l’article, l’UA de l’article-fournisseur, voire les différentes UC (si la transaction le prévoit) sont proposées en sélection. La quantité de la ligne de réception est initialisée par la quantité à réceptionner de la commande. Elle peut être partielle et exprimée en UOM.

2.10 Les réceptions (1) (3) (2) Lorsqu’un article est soumis à contrôle (fiche article ou article-fournisseur), la zone est automatiquement mise-à-jour. Les informations relatives à la gestion de l’article (statut, type d’emplacement, emplacement, lot fournisseur, lot, nb s/lot, s/lot, s/lot fin, numéro de série début, numéro de série fin) sont initialisées à partir de la règle de gestion du type de mouvement « réception fournisseur » définie au niveau de la catégorie article. Elle sont invisibles, affichées ou modifiables selon la transaction de réception. Elle peuvent être complétées lors de la saisie du détail. Les informations relatives aux emplacements ne sont pas obligatoirement saisies à la ligne du bordereau de réception, mais elles devront être complétées lors de la saisie du détail si la gestion des emplacements est prévue sur l’article-site. Un éclatement d’une ligne sur plusieurs emplacements est possible à partir de la fenêtre de saisie détail quantités. Au niveau de la ligne de bordereau, le signe « $ » est alors chargé sur la zone emplacement. Si la gestion des lots n’est pas prévue pour un article, les informations relatives aux lot, sous-lot, lot fournisseur ne sont pas accessibles.Si la gestion des lots est prévue (saisie obligatoire par exemple), mais qu’aucun numéro de lot n’est affecté par initialisation (valeur par défaut de la règle de gestion associée à la catégorie article) ni renseigné manuellement, un numéro sera alors automatiquement attribué grâce à un compteur « lot ». Les informations relatives aux sous-lots sont à préciser lorsque l’article est géré en sous-lots. Leur détermination dépend aussi de la règle de gestion et leur mode de saisie, de la transaction de réception choisie.

2.10 Les réceptions Les informations relatives aux numéros de série sont aussi conditionnées par la gestion de l’article, la règle associée à la réception et la transaction choisie. Un contrôle est effectué pour vérifier que le numéro saisi n’est pas déjà en stock (un numéro de série est unitaire et non fractionnable). (3) L’indicateur de solde de la ligne passe automatiquement à « oui » lorsque la quantité réceptionnée correspond à la quantité commandée. Si le paramètre POHCLE le permet, il est possible de solder manuellement une ligne de commande. Une ligne soldée ne sera plus proposée lors de la prochaine sélection. (3) Déterminés en fonction de la structure du fournisseur (1) Lors de la création de lignes de réceptions directes, il est possible de saisir des prix et remises qui sont initialisés par le tarif fournisseur. Seuls les tarifs normaux sont concernés. Le prix du mouvement est alors calculé à partir de ces informations si la règle d’entrée est « prix ordre ». Les prix et remises ne sont pas modifiables dans le cadre d’un picking de commande. Sections analytiques initialisées à partir du code section par défaut PTD dans le cadre d’une réception directe ou reprises de la ligne de la commande fournisseur

2.10 Les réceptions Explication d’une ligne réception (suite)
Réception soldée d’une point de vue de la facturation Croisement régime de taxe du fournisseur et niveau de taxe de l’article Zone alimentée dans le cadre des réceptions de sous-traitance Remarques sur le solde Lorsqu’une réception ne sera plus jamais facturée (surplus de livraison fournisseur), on a la possibilité de solder une ligne ou la totalité de la réception. Une fois soldée, la réception ne peut plus être facturée. Une régularisation de stock est automatiquement déclenchée pour la partie de stock non facturée. Cette fonctionnalité est soumise à habilitations. Elle n’est pas activée sur une réception inter-sites (pas de facturation dans ce cas).

2.10 Les réceptions Saisie détaillée des informations de stock
Cette fonction accessible par clic-droit sur une ligne de réception permet de renseigner facilement des informations de stock complémentaires en s’appuyant sur les règles de gestions de stock. Dans le cas d’une réception issue d’une livraison inter-sites, les informations de stock sont automatiquement pré-chargées (les lignes sont multi-lots et multi-numéros de série).

2.10 Les réceptions Remarques diverses
Par clic-droit sur la ligne de réception, il est possible d’accéder à la pièce d’origine. Il s’agit d’un tunnel vers la livraison inter-sites ou l’OF de sous-traitance en fonction du contexte. Toujours à partir de la ligne de réception, il est possible de modifier le mouvement de stock grâce à la fonction « modification entrées ».

2.10 Les réceptions La situation générale de la réception (facturée, retournée) est accessible à partir de la barre d’outils, menu option, tandis que la situation de chaque ligne est accessible par clic-droit sur chaque ligne de réception. Les informations CEE sont disponibles à partir de la barre d’outils, menu option. Le bouton transporteur a été remplacé par le bouton complément.

2.10 Les réceptions Fonction de modification des mouvements de stock :
Elle permet de modifier aisément les entrées de stock lorsque la réception a été enregistrée. A l’enregistrement des modifications, des extournes et de nouveaux mouvements de stock sont enregistrés dans le journal des stocks. Il est Possible de modifier les sections analytiques de stock si les mouvements ne sont pas comptabilisés. Elle n’est plus accessible dés lors que la ligne de réception est facturée ou soldée. Fonction de consultation des mouvements de stock : Elle permet de consulter les mouvements de stock effectués lorsque la réception a été facturée ou soldée. Elle permet de modifier les sections analytiques de stock si les mouvements ne sont pas comptabilisés. Valorisation : Réception standard : dépend de la règle de valorisation affectée à la fiche Article-site. Réception inter-sociétés : dépend de la règle de valorisation affectée à la fiche Article-site. Réception inter-sites : si le mode de valorisation d’entrée est Prix ordre, la valeur d’entrée en stock se fera au prix de la sortie de stock de la livraison d’origine.

9.2 Les réceptions (page 13)

2.11 Les retours

2.11 Les retours Objectifs Remarque
Gérer le retour au fournisseur des articles en stock. Les statut proposés dépendent de la règle de gestion associée à la catégorie article pour les mouvement de type retours fournisseurs. Traiter plusieurs modes de réintégration en commande pour les articles retournés Gérer les autorisations de retour Générer des avoirs sur retours au fournisseur Remarque La saisie d’un retour peut être automatisée grâce aux règles de gestion de stock, voire aux codes mouvements qui sont associés au type de mouvement « retour réception » de la catégorie article. Ces règles permettent notamment d’initialiser les zones relatives à la gestion d’emplacements, aux statuts autorisés, aux lots… Fonctions concernées Les retours La validation des retours Données Sont concernés les articles déclarés en statut R ou A (selon le paramètre PRTNQTY qui autorise les retours en statut A pour les article non gérés en stock) à la réception et à partir d’un contrôle qualité. Paramétrage Paramètres achats et stocks spécifiques Transaction de saisie Compteur paramétré et affecté Table des motifs de retour renseignée (table diverse 7) La gestion des retours permets de retourner informatiquement des marchandises aux fournisseurs. Il est en outre possible de créer, modifier, supprimer, dupliquer, visualiser, imprimer les retours. Par ailleurs, les retours enregistrés peuvent être listés.

Retours / Paramètres généraux
2.11 Les retours Paramétrage / Paramètres généraux / Valeurs paramètres Retours / Paramètres généraux PNHDIR Retour fournisseur direct Autoriser ou non la saisie de retours directs pour un utilisateur donné. PRTNQTY Retour en statut « A » Autoriser ou non la saisie de retours fournisseurs en statut A pour les articles non gérés en stock (les retours d’articles gérés dépendent de la règle de gestion de la catégorie). PURRMA Saisie du numéro d’autorisation Gestion d’un numéro d’autorisation pour l’enregistrement des retours. PURTEXRTN Suivi texte retour Reprise du texte associé au fournisseur en en-tête ou en pied du bon de retour.

2.11 Les retours Retours / Transaction de saisie / Paramètres
Paramétrage / Achats / Transactions de saisie / Retours Retours / Transaction de saisie / Paramètres Automatisme d’impression des états Possibilité de saisir les sections analytiques (1) (2) Informations affichées à la ligne Enregistrement comptable du mouvement de sortie Possibilité de paramétrer les informations de stock qui pourront être saisies sur la ligne de retour et dans la fenêtre de détail stock. Les informations de stock sur la ligne de retour ne sont accessibles qu’en création. Un code mouvement permet de définir plusieurs règles de gestion et de valorisation pour un même type de mouvement. Ainsi, au niveau de la catégorie article, onglet Règles, on peut préciser un code mouvement qui affinera par exemple la saisie des retours fournisseurs. Ces codes mouvements sont définis dans la table diverse 14. Famille de mouvement : ce code est reporté dans le journal des stocks.

2.11 Les retours Retours / Transaction de saisie / Lignes 1 et 2
Ordre d’affichage du numéro de réception Possibilité de saisir à la ligne d’un retour direct les prix et remises initialisés par le tarif fournisseur. Les tarifs groupés sont inactifs dans le contexte. Le Type achat est initialisé à partir du compte et du paramétrage de la pièce auto PORD. Possibilité de saisir le compte général et la nature analytique associée.

2.11 Les retours Retours / Transaction de saisie / Ligne 3
Le dernier onglet de la transaction de retour concerne le paramétrage des informations de stock qui pourront être saisies à la ligne du retour et complétées à partir de la fenêtre de détail de stock. Les informations de stock à la ligne de retour ne sont accessible qu’en création.

2.11 Les retours Saisie d’un bon de retour / Détail de l’en-tête
Achats / Retours / Gestion des retours Saisie d’un bon de retour / Détail de l’en-tête La validation du bordereau a pour effet la mise à jour des stocks et de tous les fichiers concernés. Un bon de retour non validé implique l’allocation des lignes de stock associées. (2) (1) (3) Site de retour : par défaut, il s’agit du code site de stock associé à l’opérateur connecté. Le tiroir de sélection des réceptions est alors alimenté en condition. Numéro de retour : l’affectation du compteur est manuelle ou automatique. Il existe un compteur pour les retours fournisseurs standards et un compteur pour les retours inter-sites et inter-sociétés. Date de retour : par défaut, la date du jour. Cette date est considérée comme la date de début du mouvement généré. Inter-sites et inter-sociétés : indicateurs automatiquement mis-à-jour en fonction du contexte (réceptions inter-sites ou inter-sociétés).

2.11 Les retours Remarques Lorsqu’on enregistre un retour sur une réception, les informations de stock sont automatiquement chargées à partir des informations de stock de la réception. Dans le cas d’un retour direct, ces informations sont initialisées en saisie du bordereau à partir de la règle de gestion associée à ce type de mouvement. On peut spécifier une catégorie d’emplacement, des statuts et des sous-statuts autorisés différents des règles d’allocations. Ces règles seront prises en compte au moment de la création du retour. Par clic-droit sur la ligne de retour, il est possible d’accéder à la pièce d’origine. Il peut s’agir d’un tunnel vers la réception inter-sites ou inter-sociétés selon le cas : Règles de gestion de stock : Ces règles sont utilisées pour les mouvements d’entrée et de sortie. Elles sont définies sur la catégorie associée à l’article. Ces règles peuvent être affinées pour des codes mouvements particuliers et être exploitées par des transactions de retour. Pour les sorties, on peut spécifier une catégorie d’emplacement, des statuts et des sous-statuts autorisés différents des règles d’allocations. Ces règles seront prises en compte au moment de la création du retour.

2.11 Les retours Saisie d’un bon de retour / Détail d’une ligne (1)
(2) (3) Picking d’une ligne de réception et affichage de l’ordre des champs en focntion de la transaction de saisie du retour N° Bl fournisseur : N° mis à jour dans le cadre d’un retour sur réception inter-sites ou inter-sociétés Motif retour : contrôlé par la table diverse n°7 également utilisée pour les retours de vente. Gestion des unités de conditionnement : Il est désormais possible au niveau de l’article de définir un mode de dé-stockage des unités de conditionnement lors de la sortie partielle d’une unité de conditionnement. Déconditionnement : le reliquat de l’UC est en unité de stock. Rompu : recalcul du coefficient UC-US Fractionnement : recalcul du nombre d’UC (décimalisation). (1) (2) Unité : par défaut l’UA du fournisseur. Possibilité de saisir la ligne en US ou UC. La quantité proposée par défaut est alors convertie d’après le coefficient US-UA ou UC-UA. Quantité : quantité du retour exprimée en UA, US ou UC selon la valeur du champ « Unité ». La quantité totale de la réception est proposée mais reste modifiable. Lorsque la quantité en US est modifiée, la quantité est mise-à-jour en conséquence.

2.11 Les retours (1) (2) (3) Réintégration : champ accessible lorsqu’une commande est à l’origine de la réception. Quatre valeurs possibles : non, (la quantité rejetée ne sera pas re-proposée en commande), oui même ligne (report de la quantité retournée sur la ligne de commande à l’origine de l’entrée en stock. La ligne de commande est mise-à-jour, devient « partiellement livrée » et peut être à nouveau réceptionnée à hauteur de la quantité réintégrée), oui autre ligne (la quantité retournée est reportée sur la commande génératrice, sur une nouvelle ligne), oui autre commande (une nouvelle commande d’achat sera générée à la validation du retour). Lorsqu’une DL est à l’origine de la réception, les deux valeurs possibles sont « non » et « oui autre ligne ». Lorsque la réception est associée à une commande qui n’existe plus, les deux valeurs possibles sont « non » et « oui autre commande ». Attente d’avoir : à mettre à jour selon si le retour est susceptible d’engendrer ou non un avoir. Lorsque la marchandise retournée est déjà facturée, ce champ est automatiquement à « oui » (génération de l’avoir à partir du retour, sans régularisation de prix de l’article concerné), dans le cas contraire, la zone est initialisée à « non » et la facture tient compte de cette quantité retournée. Site commande, N° commande et Ligne : Ligne de commande à l’origine de l’entrée en stock à partir de laquelle on crée un retour. (1) (2) Prix et remises : Possibilité de saisir à la ligne d’un retour direct les prix et remises initialisés par le tarif fournisseur. Les tarifs groupés sont inactifs dans le contexte. Compte général et nature analytique : leur mode de saisie dépend du paramétrage de la transaction de retour.

2.11 Les retours (1) (2) (3) (4) Type achat : initialisé à partir du compte et du paramétrage de la pièce automatique PORD Axes analytiques : les sections analytiques d’une ligne de retour peuvent être initialisées par le code section par défaut PND Famille mouvement : famille inscrite dans le journal des stocks Code taxe : code préchargé en fonction du croisement du régime de taxe du fournisseur et du niveau de taxe de l’article (1) (2) Poids et unité de poids : Poids de l’US. Initialisation à partir de la fiche article. Le calcul du poids est automatique : Le poids de chaque ligne est automatiquement calculé en fonction du poids théorique de chaque article. Il reste modifiable en saisie. Le poids total comptabilise l’ensemble des poids des différentes lignes. Il reste également modifiable en saisie. Majoration CEE : majoration appliquée à la valeur fiscale et exploitée dans le cadre de statistiques et de la DEB (possibilité de paramétrer un coefficient de majoration CEE). Code pays du fournisseur auquel sont retournées les marchandises. Information utilisée lors de la génération de la DEB.

2.11 Les retours Fonction de saisie des informations de stock détaillées : Cette fonction permet en création et modification de sélectionner aisément les lignes de stock à sortir par picking. Le choix est restreint par les règles de sortie de la catégorie de l’article ou de la transaction (code mouvement). Lors du retour d’une réception sélectionnée par picking, le système proposera automatiquement les lignes de stock correspondant à la réception d’origine, si les articles sont identifiés (lot, sous-lot, série). Cette fonction reste accessible tant que le retour n’est pas validé. Des fonctions complémentaires permettent de modifier les filtres à appliquer sur les lignes présentées dans la liste de picking, de demander au système de faire une proposition en s’appuyant sur les règles d’allocations détaillées croisées avec les règles de sortie. Possibilité de saisir des lignes en ruptures (si le stock négatif est autorisé pour l’article) en spécifiant un lot particulier…

2.11 Les retours Fonction de modification des mouvements de stock :
Cette nouvelle fonction permet lorsque le retour est validé de choisir les informations de stock à modifier (on ne pourra modifier la quantité sortie). Elle permet de modifier les sections analytiques de stock dans le journal des stocks. Elle se présente de la même manière que la fonction précédente. A l’enregistrement des modifications, des extournes et de nouveaux mouvements de stock sont enregistrés dans le journal des stocks. Lors d’un retour inter-sites, cette fonction sera désactivée si le retour client est effectué. Valorisation des retours : La valorisation d’un retour issu d’une réception se fera à la valeur de la réception ou à la valeur de la réception régularisée. S’il s’agit d’un retour direct, le prix du mouvement se fera au coût de la valorisation de stock. Code section par défaut (STKPRT) : permet d’initialiser les sections analytiques qui seront inscrites sur les mouvements de stock. Ces sections seront exploitées dans la comptabilisation des mouvements. Elles ne sont pas accessibles en saisie.

2.11 Les retours Actions possibles sur un bon de retour
Saisie de texte(s) en en-tête ou pied de document. Critères de picking de sélection de réception à traiter. Informations CEE exploitées lors de la génération de la DEB. Consultation des retours fournisseurs générés. Transaction de retour accessible en affichage par tunnel. (1) (2) (3) (4) (5)

2.11 Les retours Le bouton complément détaille les informations relatives au transporteur. Ces informations sont pré-chargées à partir de la fiche fournisseur et sont modifiables même lorsque le bordereau est validé. Ce bouton permet de modifier l’adresse du fournisseur même lorsque le bon de retour est validé.

Validation des retours
2.11 Les retours Achats / Retours / Validation des retours Validation des retours Cette fonction permet de valider " en masse " une sélection de retours préalablement saisis. Une fois le traitement de validation lancé, les mouvements de stocks sont enregistrés. Suivant les informations renseignées lors de la saisie du retour, ce dernier pourra générer un avoir (proposé en picking lors de la saisie d’un avoir) et / ou relancer une nouvelle commande (réintégration ligne de commande).

9.3 Les retours (page 14)

2.12 Le contrôle factures

2.12 Le contrôle factures Objectifs
Le contrôle des factures permet d'enregistrer quatre types de facture : Factures fournisseurs Factures complémentaires Avoirs sur factures Avoirs sur retours Le rapprochement est fait par rapport aux lignes de réceptions, de commandes, de retours ou aux factures selon le type de facture. La gestion des statuts et du bon à payer pour le traitement de la facture en comptabilité.

2.12 Le contrôle factures Paramétrage Paramètres achats spécifiques
Compteur paramétré et affecté Transaction de saisie Table des types de facture Données Collectif fournisseur Paramétrage du bon à payer Niveau de bon à payer Autorisation par utilisateur Nature et compte Déterminés par les codes comptables Taux de taxe Régime taxe fournisseur / niveau de taxe article

Contrôle factures / Paramètres généraux
2.12 Le contrôle factures Paramétrage / Paramètres généraux / Valeurs paramètres Contrôle factures / Paramètres généraux PIHACCDAT Modification date de comptabilisation Permet de décider si la date de comptabilisation proposée par défaut peut être ou non modifiée lors de l’enregistrement de la facture. PIHQTYAQR Quantité facturable Permet de déterminer si l’on souhaite prendre en compte les quantités rejetées et/ou sous contrôle dans la quantité facturée proposée lors de la saisie de facture. La quantité facturable sur facture ne concerne que les articles non gérés en stock et les articles identifiables (gérés par lots, numéros de série). SIVNULL Lignes à zéro interdite Permet d’interdire la création de factures ou d’avoirs dont le montant total est égal à zéro. Tronc commun SIVSUP Suppr. Facture / Pièce comptable Permet d’interdire la suppression d’une facture ou d’un avoir non validé. PIHCURDAT Date cours devise facture Permet de choisir la date à prendre en considération pour la recherche du cours de devise. PIHCALTAX Calcul des taxes Permet de définir la manière de calculer les différentes taxes en contrôle facture (A la ligne uniquement ou Recalcul par base). PIHCPR Régularisation prix facture Permet de prendre en considération le coefficient d’approche sur les factures et avoirs. V140 Facture à recevoir : Nouveau paramètre FARCLOPER (Contrôle FAR) : permet de contrôler que les FAR ont bien été générées avant la clôture d’une période comptable ou d’un exercice. Possibilité de ne traiter dans la gestion des FAR que les articles non gérés en stock, que les articles gérés en stock ou tous les articles.

2.12 Le contrôle factures Contrôle factures / Types de facture
Paramétrage / Achats / Types de facture Contrôle factures / Types de facture Permettent d’identifier le schéma d'écriture à utiliser pour valider comptablement une pièce. Code journal attribué à la création de la facture. Il est utilisé lors de la validation de la facture. S’il n’est pas renseigné, il dépend du paramétrage de la pièce automatique. Type de pièce utilisé lors de la création et de la validation de la facture. S’il n’est pas renseigné, il dépend du paramétrage de la pièce automatique.

2.12 Le contrôle factures Paramétrage / Achats / Transactions de saisie / Retours Contrôle factures / Transaction de saisie / Paramètres Paramètres permettant de définir respectivement si l'indicateur de différence de quantité et celui de prix doivent être : invisibles (les champs n'apparaissent pas dans l‘écran de saisie, mais une valeur par défaut leur est attribuée), affichés (la valeur par défaut est attribuée aux champs et affichée, mais elle n'est pas modifiable).

2.12 Le contrôle factures Contrôle factures / Transaction de saisie / En-tête Cet onglet permet de définir le mode de gestion de certaines rubriques dans l’ écran de saisie au niveau de l’en-tête de facture.

2.12 Le contrôle factures Contrôle factures / Transaction de saisie / Ligne Cet onglet permet de définir le mode de gestion de certaines rubriques dans l’ écran de saisie au niveau des lignes de facture.

2.12 Le contrôle factures Contrôle factures / Saisie / Onglet Gestion
Achats / Factures / Contrôle factures Contrôle factures / Saisie / Onglet Gestion Fournisseur et code appel du compte collectif Type de document Initialisé par le niveau de bon à payer de l’utilisateur Date initialisée à la date du jour et modifiable selon le paramètre PIHACCDAT Date (de réception ou de facturation) servant de base pour le calcul des échéances Permet de définir les règles de répartitions des différents acomptes et échéances ainsi que le mode de règlement Date de la facture du fournisseur Régime du fournisseur par défaut Cours du jour par défaut Avoir sur facture Départ échéance : Date servant de base pour le calcul des échéances. Un code au niveau du fournisseur permet d’indiquer si cette date est initialisée par la date de réception ou la date de facturation. Dans le cas d’une date initialisée par la date de réception, celle-ci ne le sera qu’après saisie des lignes en prenant la première réception dans le temps. Saisie des montants figurant sur la facture Remises et/ou frais de pied

2.12 Le contrôle factures Contrôle factures / Saisie / Onglet Lignes
Pré-chargement des lignes ou sélection manuelle en fonction du type de facture Saisissable si l’origine est de type divers Type de document à l’origine de la facture (Commande, Réception, Divers) Lignes de commandes ou de réceptions Champs chargés automatiquement lorsque l’origine est de type Commande ou Réception Sert à déterminer le compte de taxe à utiliser et dépend de la transaction. Trois types : Achats Immo Services Champs chargés automatiquement lorsque l’origine est de type Commande ou Réception Informations comptables modifiables Champs initialisés à oui suite à une modification de la quantité ou du prix

2.12 Le contrôle factures Contrôle factures / Saisie / Onglet Contrôle
Cet onglet permet d’effectuer un contrôle visuel de la facture et de modifier éventuellement des éléments de la facture en cas d’écarts d’arrondi ou d'erreurs de saisie. Montant à ajuster en fonction du montant saisi Correspond au montant indiqué sur la facture reçue du fournisseur Total HT des lignes de la facture saisi à partir des informations de la facture reçue du fournisseur. Ce montant sert au contrôle final de la facture Répartition des taxes par type et calcul des écarts Mt pied cde : C'est le montant calculé provenant des différentes commandes concernées. Ce montant n'est calculé qu'une fois les lignes de la facture saisies. Ce montant doit être ajusté pour correspondre exactement au montant saisi dans la colonne précédente et correspondant à celui indiqué sur la facture reçue du fournisseur. Compte : montant calculé provenant des différentes commandes concernées. Ce montant n'est calculé qu'une fois les lignes de la facture saisies. Ce montant doit être ajusté pour correspondre exactement au montant saisi dans la colonne précédente et correspondant à celui indiqué sur la facture reçue du fournisseur. Montant total des taxes saisi à partir des informations de la facture reçue du fournisseur et servant au contrôle final de la facture.

2.12 Le contrôle factures Contrôle factures / Saisie / Onglet Gestion
Cet onglet permet de modifier l’adresse du fournisseur facturant et de saisir des commentaires. Permet d'enregistrer des commentaires dont la 1ère ligne peut être reprise comme libellé d'écriture suivant le paramétrage de la pièce automatique. La présence de ces champs est fonction de la transaction de saisie utilisée (onglet En-tête).

2.12 Le contrôle factures Détection des écarts : Au niveau ligne :
Ecart prix commande / prix facture Ecart quantité commande / quantité facture Au niveau global : Ecart entre informations saisies en en-tête et somme des lignes Bon à payer : Mise à jour avec contrôle des habilitations Validation : Mise à jour automatique d ’un statut Génération des écritures comptables via le paramétrage de la pièce automatique

Contrôle Factures / Traitement des écarts
2.12 Le contrôle factures Commandes Retours Factures Réceptions Factures Gestion par type Normales Avoirs/Retours Avoirs Complémentaires Lignes de factures Contrôle Factures / Traitement des écarts Validation factures

2.13 Les interfaces avec la comptabilité
Contrôle Budgétaire Paramétrable au niveau dossier, société, site Gestion des budgets par périodes Contrôle en quantité et/ou montant Nb de budgets contrôlés : de 1 à 9 Achats Commandes Gestion des pré-engagements Demandes d’achat Gestion des engagements Comptabilité Traitement en comptabilité des acomptes Conformité des factures Génération des écritures comptables Traitement en comptabilité des factures Acomptes Factures d’achat Traitements des écarts Validation de la facture

10. Le contrôle factures (page 15)

2.14 La déclaration d’échanges de biens (DEB)

Généralités La déclaration d’échanges de biens entre états membres de la communauté européenne est une déclaration (normalement mensuelle) qui permet d’alimenter les statistiques du commerce extérieur entre états membres de la CEE. ADONIX X3 s’appuie, pour réaliser cette déclaration, sur le progiciel des douanes IDEP/CN8. Principes A l’introduction, on traite : Les factures d’achat (issues des réceptions ou des commandes) Les factures d’achat complémentaires Les avoirs de vente directs avec mouvements de stock Les avoirs de vente sur retours Répondant aux critères suivants : Factures ou avoirs validés ; Date de facture antérieure à la date de déclaration ; Le pays du tiers concerné est un pays de la CEE différent de celui qui établit la déclaration ; Si le régime est différent de 29, le tiers doit disposer d’un numéro d’identification CEE.

Paramétrage / Paramètres généraux / Valeurs paramètres DEB / Paramètres généraux NIVINT Niveau obligation introduction Ce paramètre précise le niveau d’obligation de la déclaration d’échange de biens pour les introductions. Autres informations nécessaires à la déclaration : Nature de la transaction (table diverse n°6) Régime CEE (table des régimes CEE) Mode transport CEE (menu local 237 de la table des modes de livraison) INCOTERM (table diverse N°5) Lieu de transport CEE (menu local 236) Référence douanière (table des références douanières) Poids (fiche article) Valeur fiscale (calculée) Valeur statistique (calculée) Code pays (table des pays) Département (adresse de réception du site)

Exploitation / Déclaration CEE / Génération fichier DEB DEB / Génération du fichier Permet de régénérer des lignes concernant une extraction déjà réalisée Extraction des informations DEB. Modifiables manuellement avant transfert vers IDEP/CN8 Société et date de déclaration Numéro de génération Introduction / expédition ou les deux Purge des déclaration précédente

Exploitation / Déclaration CEE / Gestion fichier DEB DEB / Gestion du fichier L’état standard Crystal Report DEBVERIF permet d’éditer et de vérifier les informations générées Une fois les modifications apportées, utiliser les paramétrages d’export standard « DEBEXP » et « DEBINT » compréhensibles par IDEP/CN8

3. Les utilitaires

3.1 La resynchronisation de l’en-cours
Achats / Utilitaires / Resynchronisation en-cours 3.1 La resynchronisation de l’en-cours Généralités Cette fonction permet de resynchroniser en masse les en-cours financiers des divers mouvements achats qui sont consultables par les boutons « mouvements site » et « mouvements dossiers » de la fiche fournisseurs. Sont concernés : Les mouvements avec fournisseur ou site non renseigné ; Les commandes en attente de réception ou facturation ; Les réceptions en attente de facturation ; Les factures en attente de comptabilisation (non validées).

3.2 La resynchronisation des engagements
Achats / Utilitaires / Resynchro engagements 3.2 La resynchronisation des engagements Généralités Cet utilitaire permet d’effectuer un ensemble de contrôles sur les pièces enregistrées dans les fichiers GACCENTRY : Existence, dans les fichiers de base, des données de l’en-tête d’engagement et des lignes de détail (Ex :Si la devise est inexistante, la devise utilisée sera celle de la société; MAJ des cours de devise lorsqu’ils sont incohérents…). Cohérence des données d’en-tête et de lignes (Ex : incohérence de dates, comptes, natures ou sections inexistant(e)s). Générés à partir des lignes de DA Générés à partir des lignes de commandes

3.3 Le contrôle des contrats inter-sites
Achats / Utilitaires / Contrôle contrat inter-sites 3.3 Le contrôle des contrats inter-sites Généralités Cet utilitaire permet de vérifier la cohérences des données de base et des contrats inter-sites issus de la version 130. Une liste des contrats erronés est ainsi générée.

FIN DE LA FORMATION ACHATS VERSION 140
MERCI !

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