Harmoniser la présentation des supports danalyse - Quelques suggestions - Harmoniser la présentation des supports danalyse - Quelques suggestions -

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1 Harmoniser la présentation des supports danalyse - Quelques suggestions - Harmoniser la présentation des supports danalyse - Quelques suggestions -

2 Supports danalyse – Avril 20032 Quelques suggestions afin dharmoniser les supports danalyse… Diagnostic : Des tableaux conçus « chacun à sa manière », Un manque de cohérence, dharmonie générale en matière de forme : des tableaux hétérogènes dans un même rapport, Du temps perdu à modifier et réinsérer les tableaux, à « bricoler », Les nouvelles recrues ne disposent pas de référence… Lharmonisation des éléments facilite leur intégration, leur correction, et bien entendu, leur lecture… Objectif

3 Supports danalyse – Avril 20033 … et de faciliter le travail de chacun Propositions : Quelques suggestions afin dharmoniser la réalisation de tableaux et graphiques sous Excel, et par extension la présentation des rapports. Cette base peut être alimentée par chacun, et vise : lharmonisation des présentations, une lecture plus facile, une retouche plus facile et plus rapide par le(s) contrôleur(s) qualité, et le secrétariat, une évolution moins anarchique et le partage des opinions de chacun. Les graphiques restent un « appui visuel » au développement dune idée ou dun diagnostic ; aussi leur pertinence dépend-telle avant tout de ce que lon souhaite développer. Objectif

4 Supports danalyse – Avril 20034 Les tableaux Données / informations source : Le choix de lunité est important : il dépend de lordre de grandeur des informations données. Par ailleurs, il convient dharmoniser lunité choisie. Lutilisation des décimales dépend de la pertinence de la précision, et doit également être harmonisée. Indicateurs N et N-1, présentés en k et, si pertinent, en %, La variation en k et en %. Selon les éléments pris en compte (ex : chiffre daffaires), la situation de lentreprise (dégradation progressive de lactivité), la démonstration recherchée, une présentation de lévolution des indicateurs sur 3 à 5 ans peut être intéressante. Attention aux formules : elles doivent être simples. Présentation proposée : Ordre chronologique décroissant, Distinguer la colonne présentant lannée de référence en la colorant (couleur pâle), Tri décroissant des montants sil existe des écarts significatifs (ex : détail des charges externes), La position décalée des chiffres au sein de leur cellule limite la possibilité de réduction des colonnes, Harmoniser les tableaux avec le texte : Verdana, taille 10, alignement cohérent, Eviter les mots en majuscules, lexcès de gras… Si possible, démarquer les ensembles ou résultats par un cadre différent, Eviter les cellules masquées (utiliser plutôt la fonction associer/dissocier), qui rendent hasardeuse la récupération des tableaux. Excel

5 Supports danalyse – Avril 20035 Les tableaux Ensembles distincts par bordure plus épaisse Alignement vertical centré Pour insérer un tableau Excel dans un document Word ou Ppt, utiliser la fonction Collage spécial Feuille excel, qui permet de retoucher lobjet au sein du document support. Pour agrandir un tableau inséré, létirer en diagonale permet den conserver les proportions. Des tableaux construits sous une même trame facilitent la lecture : chaque nouveau schéma (forme, couleur, sens de lecture…) demande une adaptation. Code couleur éventuel Excel

6 Supports danalyse – Avril 20036 Les graphiques Données / informations source : Les années de référence, Les indicateurs clés, La légende, Eventuellement, le titre et lunité (si hors contexte). Le graphique peut venir en complément dun tableau plus riche. Présentation proposée : Ordre chronologique croissant, Privilégier linsertion des valeurs à la présence de léchelle, Limiter les indicateurs à ce que lon souhaite démontrer, Harmoniser les tableaux avec le texte : Verdana, taille 10, Eviter les mots en majuscules… Excel

7 Supports danalyse – Avril 20037 Les graphiques Le graphique étant destiné à faciliter la lecture, les indicateurs doivent dêtre distincts (par lépaisseur du trait, la forme, plutôt que la couleur). Les rapports sont le plus souvent distribués en noir & blanc : attention aux couleurs. Vérifier léchelle lorsque lon change les données source dun graphique. Taille plus petite Formes et traits distincts Excel

8 Supports danalyse – Avril 20038 Le format Powerpoint Le principe : Une slide = une idée : Le titre formule lidée, Un graphe et/ou un tableau démontrent lidée retenue, Le texte explique ou détaille. Attention ! Lintérêt est de ne pas reproduire un rapport Word sous format ppt. Le format ppt par nature (1 page par idée) segmente le rapport de façon plus abrupte quun texte Word. Aussi est-il plus agréable pour le lecteur de trouver une suite logique page après page. Dans la mesure du possible, le plan doit être construit de façon à guider le lecteur vers notre conclusion. La forme : Le format induit une présentation plus visuelle. Malgré les difficultés de mise en page, il faut sefforcer de conserver une harmonie : Taille des caractères, police, Structure de la slide et position des graphes et commentaires. Eviter les slides trop chargées… Un titre trop long nest plus un titre mais un commentaire (3 lignes maxi, ou alors le répartir sur 2 slides), Les bulles en-tête ne sont pas forcément pertinentes ou utiles. Powerpoint

9 Supports danalyse – Avril 20039 Le format Powerpoint Texte Texte Texte Powerpoint Taille de bulle identique. Caractères : 14 Taille 18 + G Taille 12

10 Supports danalyse – Avril 200310 Les tableaux, graphes, schémas servent de démonstration à lanalyse. Aussi leur construction dépend- elle du raisonnement suivi, et de la démonstration visée. La forme dépend également du lecteur : certains préfèrent le format Word (plus dense, plus fourni parfois en termes dexplications) au format ppt, plus synthétique. Une présentation succincte est souvent plus laborieuse. « Je vous écris une longue lettre, parce que je nai pas le temps den écrire une courte», Voltaire. Enfin, « une parole honnête fait impression quand elle est dite simplement », Shakespeare. Synthèse « Un bon croquis vaut mieux quun long discours », Napoléon