Présentation du module de réinscription et de consultation à distance

Présentation au sujet: "Présentation du module de réinscription et de consultation à distance"— Transcription de la présentation:

1 Présentation du module de réinscription et de consultation à distance
AMUE 31 MARS – 01 AVRIL 2003 Présentation du module de réinscription et de consultation à distance Jean Christophe Leblanc, Thierry Pailhas , Département Produits, AMUE

2 Plan Présentation générale du domaine
Préalables à l’exploitation du domaine Préparation fonctionnelle (référentiel, CGE, paiement, règles de gestion, pièces justificatives, tables de correspondance, laissez passer, libellés, pages d’aide) Préparation technique Le module de réinscription Le module de consultation Ce séminaire a pour objectif de vous présenter le nouveau module de réinscription et de consultation par le web. A l’issue, il doit vous permettre d’avoir une vue sur l’ensemble des fonctionnalités offertes par cet outil, mais aussi sur ses limites. Toutefois, il existe des pré-requis à l’implantation du produit à la fois d’ordre techniques et fonctionnels et nous allons voir les opérations spécifiques à réaliser pour mener à bien le démarrage du module sur site.

3 Présentation générale
Apogée : Séminaire : réinscription par le Web 1ère partie : Présentation générale du domaine 5 5 4

4 1. Présentation générale du domaine
- Migration du domaine de réinscription télématique vers une technologie web - Fonctionnalités offertes par le module web identiques à celle de la télématique (hors consultation des IA) Ce nouveau module constitue une migration de l’actuel outil de réinscription par la télématique vers une technologie web. Pour les sites qui exploitent la réinscription par la télématique, ce nouveau module web offre des fonctionnalités identiques (si on exclut la consultation des IA par le web).

5 1. Présentation générale du domaine
Le module Web Apogée regroupe : - un outil de réinscription administrative pour les étudiants s’étant déjà inscrits dans l’établissement, une ou plusieurs années auparavant. - un outil de consultation des IA pour l’année en cours Le module WEB d’Apogée comprend : -un outil de réinscription administrative, -un outil de consultation des inscriptions administratives pour l’année en cours. Il est destiné principalement aux étudiants afin de leur permettre d’effectuer des réinscriptions administratives à distance et de consulter leur inscription. Le processus de réinscription administrative par le web n’a pas pour objectif de traiter l’ensemble des étudiants demandeurs mais se limite aux étudiants s’étant déjà inscrits dans l’établissement, une ou plusieurs années auparavant. Les étudiants déjà en possession d’une inscription payée pour l’année universitaire courante ne peuvent pas utiliser l’outil web pour compléter leurs inscriptions. En fin parmi les dossiers de réinscription, le module web n’a pas pour objectif de traiter l’ensemble des dossiers mais la grande majorité. Les plus complexes – dossiers atypiques - devant rester traités directement par les services de scolarité.

6 L’outil de réinscription
1. Présentation générale du domaine L’outil de réinscription 5 5 4

7 1. Présentation générale du domaine
Cet outil permet : - la réinscription administrative d’un étudiant (avec ou sans paiement par CB). - la gestion des demandes de pièces justificatives aux étudiants à la suite de leur réinscription - l’édition du récapitulatif des informations saisies par l‘étudiant - l’envoi d’un message électronique de confirmation L’outil de réinscription administrative par le web permet : - la réinscription administrative d’un étudiant par le web avec ou sans paiement qui est obligatoirement par carte bancaire. - la gestion des demandes de pièces justificatives aux étudiants lors du processus d’inscription administrative par le web. Toutefois, le processus de suivi des demandes de pièces justificatives (édition, pointage, relance) n’est pas du domaine de l’outil web. - l’édition du récapitulatif des informations données par l’étudiant ainsi que l’édition des pièces justificatives et de leur mode de communication, à destination de l’étudiant. -  l’envoi d’un message électronique de confirmation de la demande de réinscription, à destination de l’étudiant.

8 L’outil de consultation des données de l’IA
1. Présentation générale du domaine L’outil de consultation des données de l’IA 5 5 4

9 1. Présentation générale du domaine
Cet outil permet pour tous les étudiants inscrits administrativement : - la consultation (résumé ou détail) des informations relatives à leur IA s’ils ont une IAE en cours pour l’année universitaire ouverte dans Apogée la demande d’édition (résumé ou détail) de cette IA L’outil de consultation par le web des inscriptions administratives s’adresse également à l’étudiant et lui permet : ·       de consulter en mode résumé ou détail des informations relatives à son IA dans la mesure où il possède une IAE en cours pour l’année universitaire ouverte dans Apogée. ·       d’éditer en mode résumé ou détail les informations administratives sur son inscription administrative de type : état civil, adresses, données annuelles, inscriptions aux étapes, quittances, droits payés et restant à payer.

10 l’exploitation du domaine
S Apogée : Séminaire : réinscription par le Web 2ème partie : Préalables à l’exploitation du domaine 5 5 4

11 2. Préalables à l’exploitation
L’application livrée n’est pas « prête à l’emploi ». L’établissement doit mener des opérations spécifiques : Préalables organisationnels : personnalisation du module web et préparation de la campagne de réinscription Pré-requis techniques : installation du module et intégration dans le site web existant Cette application n’est pas livrée « prête à l’emploi ». En effet, des opérations spécifiques sont à mener de la part des services de scolarité pour la partie fonctionnelle, en coordination avec les exploitants du web pour la partie technique : -partie fonctionnelle : personnalisation du module web (libellés…) et préparation de la campagne de réinscription. -partie technique : installation du module et intégration dans l’existant web de l’établissement. (Les établissements ont la possibilité de personnaliser l’interface visuelle de l’application web livrée en standard à l’exception de la structure et de l’enchaînement général des pages.)

12 2. Préalables à l’exploitation : calendrier
Voici présenté ici l'ensemble des tâches concernant l’organisation fonctionnelle par rapport aux instants-clés : installation de la V3.00 d’Apogée, installation du module web. Ainsi, l’organisation fonctionnelle à mettre en place concerne principalement le paramétrage fonctionnel de l’application web. Le dossier d’implantation web qui vous a été livré permet d’anticiper certaines actions avant la livraison de la version sur site. Par exemple, les copies d’écran fournies en annexe A du dossier doivent vous permettre de juger si les libellés standards vous conviennent ou non et vous permettent de préparer : -le paramétrages des libellés web -la préparation de la campagne de réinscription -le contenu des pages d’aide  Paramétrer l’application web c’est : - personnaliser (éventuellement) les libellés affichés - paramétrer le référentiel Accès à distance - créer le contenu des pages d’aide du module web

13 L’outil de réinscription et de consultation est composé :
2. Préalables à l’exploitation L’outil de réinscription et de consultation est composé : - du référentiel Accès à distance (ex Télématique) utilisé pour préparer la campagne d’inscription par le web - du module web permettant la réinscription et la consultation à distance par les étudiants. Son interface visuelle est personnalisable par les établissements. Accès à distance L’application de réinscription et de consultation par le web regroupe les éléments suivants : ·         le domaine Accès à distance sous Apogée, domaine référentiel spécifique des modules web de réinscription et de consultation des inscriptions utilisé pour préparer la campagne d’inscription par le web ·         le module web lui-même permettant la réinscription administrative à distance par les étudiants et la consultation des inscriptions.

14 Préalables à l’exploitation : A. Préparation fonctionnelle
Apogée : Séminaire : réinscription par le Web Préalables à l’exploitation : A. Préparation fonctionnelle

15 2. Préalables à l’exploitation : préparation fonctionnelle
La campagne de réinscription doit être préparée depuis le domaine Accès à distance (ex télématique). Il s’agit : - de préciser les conditions d’accès à une VET (dans la SE) - de définir pour chaque Centre de Gestion (CGE) les étapes concernées par l’inscription à distance - de dresser la liste des pièces justificatives à fournir par les étudiants - éventuellement, de saisir des laissez-passer d’inscription à certains étudiants Acteurs concernés : les services de scolarité Chaque campagne de réinscription doit être préparée au préalable. Cette préparation, assurée par les services de scolarité, s’effectue depuis le nouveau référentiel Accès à distance d’Apogée et comprend : -le paramétrage de la structure des enseignements (conditions d’accès, etc.…), -la définition, par centre de gestion, des étapes concernées par l’inscription web,c’est à dire dire quelles sont les étapes proposables à la réinscription -l’élaboration de la liste des pièces justificatives demandées aux étudiants, -éventuellement, l’attribution de laissez-passer d’inscription à certains étudiants.

16 Paramétrage du référentiel
S Apogée : Séminaire : réinscription par le Web Paramétrage du référentiel 5 5 4

17 2. Préalables à l’exploitation : préparation fonctionnelle
Paramétrage du référentiel Paramétrage depuis le domaine « Accès à distance » (ex Télématique), par le menu « Inscription Web » Le paramétrage dans Apogée des outils de consultation des inscriptions administratives et de réinscriptions administratives par le web se fait depuis le menu Inscription web du domaine Référentiel Accès à distance. Ce menu n’est visible que si l’établissement a indiqué « O » dans la variable applicative TEM_WEB du référentiel Apogée. La problématique de coexistence des deux outils et de leur paramétrage commun est détaillée dans l’annexe D de ce dossier d’implantation. Ce référentiel est spécifique à l'application réinscription par le web. Il s'appuie sur le référentiel Apogée et sur une partie de la Structure des Enseignements et permet : ·         de définir parmi les typologies d'inscriptions, celles qui seront ouvertes à la réinscription par le web, ·         de définir la personnalisation des différents libellés des valeurs restituées sur les écrans du web, ·         de gérer les spécificités de la réinscription administrative par le web. Ce paramétrage est détaillé dans le guide de paramétrage de la réinscription par le web, fourni sous la forme d’une annexe (ANNEXE A) au dossier d’implantation.

18 2. Préalables à l’exploitation : préparation fonctionnelle
Paramétrage du référentiel - Les données du référentiel « Accès à distance »  sont un sous-ensemble des données du référentiel Apogée. - Toute modification du référentiel se répercute donc immédiatement dans le référentiel « Accès à distance » Le référentiel Accès à distance est une vue différente du référentiel Apogée. Toute modification du référentiel Apogée ou de la Structure des Enseignements (VET, VDI) se répercute immédiatement dans le référentiel Accès à distance. Pour chacune des typologies d’inscription, vous avez la possibilité de désigner quel en est le sous-ensemble accessible via l'outil web. Par exemple, vous pouvez souhaiter limiter la réinscription web à certaines étapes ou à certains régimes d'inscription. La gestion des typologies d’inscription prises en compte par l’outil web se fait au moyen de tables de référence et d’un écran de gestion des CGE et des VET associées.

19 Les tables de référence
Apogée : Séminaire : réinscription / consultation par le Web Les tables de référence L’affichage des données dans l’application de réinscription par le web est paramétré dans les écrans Tables de Référence du menu Inscription web du domaine Accès à distance.

20 2. Préalables à l’exploitation : préparation fonctionnelle
Tables de référence Le contenu de ces tables de référence est identique au contenu des tables du référentiel Apogée. Aucune modification (ajout, suppression, mise hors service, etc…) ne peut être effectuée dans le référentiel Accès à distance, qui est une vue différente du référentiel Apogée. Seuls sont gérés dans le référentiel Accès à distance l’affichage et la prise en compte du contenu des tables par l’outil web. Chaque table de référence correspond à une question posée à l’étudiant dans le web. Exemple : quelle est votre situation familiale. Vous devez donc engager une réflexion sur les valeurs des informations que vous souhaitez récupérer des étudiants qui s’inscrivent par le web avant le paramétrage des tables de référence. - 1 table de référence = 1 question posée à l’étudiant lors de sa réinscription

21 2. Préalables à l’exploitation : préparation fonctionnelle
Nomenclature gérées par les tables de référence Individu - Profession - Financement - Établissement - Situation individu - Sécurité sociale - Enseignement - Échange international Les nomenclatures gérées dans le référentiel Accès à distance au niveau des Tables de référence sont : - INDIVIDU : contient les informations relatives à l’étudiant : Situation militaire, Situation familiale, Type de handicap, Type d’hébergement, Sports de haut niveau. - PROFESSION : contient les informations relatives à la profession de l’étudiant : Catégories socio-professionnelles de l’étudiant et du chef de famille, Activités professionnelles et Quotités travaillées de l’étudiant qui a une profession - FINANCEMENT : contient les informations relatives à la situation financière de l’étudiant : Aides financières, Bourses, Assurances Responsabilité Civile, Nature des cartes bancaires. - ETABLISSEMENT : contient toutes les informations relatives à l’établissement et aux droits payables par l’étudiant : Type d’établissement, Mutuelles, Droits, Centre payeur, Niveau de regroupement. - SITUATION INDIVIDU : contient toutes les données concernant la situation de l’étudiant : Statuts d’un étudiant, Situations Sociales, Profils d’un étudiant, Régimes d’inscription. - SECURITE SOCIALE : contient toutes les données concernant l’affiliation à la sécurité sociale de l’étudiant : Motifs d’Affiliation Sécurité Sociale, Motifs non affiliation Sécurité Sociale, Cas non affiliation Sécurité Sociale, Régime Affiliation Sécurité Sociale. - ENSEIGNEMENT : reprend les typologies relatives aux enseignements : spécialités du diplôme, situations de l'année précédente de l'étudiant, types du dernier diplôme obtenu par l'étudiant. - ECHANGE INTERNATIONAL : contient la liste des programmes d’échanges internationaux et des établissements étrangers.

22 Apogée : Séminaire : réinscription / consultation par le Web
Les CGE à distance

23 2. Préalables à l’exploitation : préparation fonctionnelle
CGE à distance Seuls les centres de gestion identifiés en tant que “CGE à distance” dans cet écran sont habilités à proposer des inscriptions administratives par le web. Ainsi, en cochant le témoin « Cge à distance », vous indiquez que le Centre de Gestion est considéré comme un Centre de Gestion à distance . Il peut donc accueillir des inscriptions par le web. Les versions d’étapes affichées à l’écran sont celles qui ont été liées au Centre de gestion affiché dans le domaine Apogée «Structure des Enseignements»). Vous déterminez ensuite quelles inscriptions seront offertes à la réinscription par le web, c’est-à-dire quelles versions d’étape seront proposables aux étudiants qui souhaitent s’inscrire par le web en cochant le témoin AD des étapes. (Les VET concernées sont alors liées au(x) CGE(s) destiné(s) à gérer les inscriptions administratives par le web.) Attention : un Centre de Gestion dont le témoin Cge à distance n’est pas coché, n’est pas habilité à accueillir des inscriptions par le web. Aucune VET n’est accessible à la réinscription par le web, qu’elle soit cochée « AD » ou pas. Contrôle du nombre d’inscriptions par CGE Vous pouvez paramètrer au niveau du CGE à distance le nombre maximum d’inscriptions autorisées dans ce CGE. Ce champ indique le nombre maximum d’inscriptions que peut effectuer un étudiant sur des VET rattachées à ce centre de gestion à distance.Si ce nombre n’est pas renseigné, aucun contrôle du nombre d’inscriptions effectuées dans ce CGE n’est réalisé. De plus, la règle de gestion TE06 indique le nombre maximum d’inscriptions autorisées au niveau établissement, tous CGE confondus. ·         si la règle TE06 est active, le contrôle est effectué au niveau établissement sur le nombre total d’inscriptions demandées par l’étudiant puis par rapport à chaque CGE. ·         si la règle TE06 est inactive, seul le contrôle par rapport au nombre maximum d’inscriptions autorisées par CGE est effectué. Mode de communication des pièces justificatives : Ce bloc permet d’indiquer les coordonnées du Centre de Gestion qui est chargé de la réception des pièces justificatives et des règlements éventuels. Dans le web, les informations saisies dans ce bloc sont présentées dans l’écran de fin de l’inscription. Libellé Web : Le libellé web est obligatoire et correspond au libellé de la version d’étape qui est affiché sur le web. A la création d'une occurrence dans Apogée, le libellé web est initialisé au libellé long Apogée. Début et Fin : Ces champs indiquent les dates pendant lesquelles les versions d’étape correspondantes sont proposables aux étudiants par le web. Si aucune date n’est saisie sur des versions d’étape, elles peuvent être proposées aux étudiants par le web pendant toute la durée de l’ouverture des inscriptions à distance.

24 Apogée : Séminaire : réinscription / consultation par le Web
Les règles de gestion

25 2. Préalables à l’exploitation : préparation fonctionnelle
Règles de gestion S’appliquent au niveau Établissement - Témoin A : indique si la RG est activée - Témoin D : indique que la RG peut être désactivée - Plusieurs variantes possibles, possibilité de saisir des valeurs de paramètres Les règles de gestion constituent un élément de personnalisation pour les sites. Elles sont paramétrables et sont accessibles depuis un écran du référentiel Accès à distance. Comme dans le référentiel Apogée, le témoin A indique si la règle de gestion est activée pour l’établissement et le témoin D indique si la règle de gestion peut être activée/désactivée.

26 Exemple de paramétrage de la règle de gestion TE01:
2. Préalables à l’exploitation : préparation fonctionnelle Règles de gestion Exemple de paramétrage de la règle de gestion TE01: si paramétrée à 1 : => paiement à distance autorisé -si paramétrée à 2 : paiement à distance interdit Exemple de règle de gestion : TE01 qui autorise ou interdit au niveau établissement le paiement à distance par carte bancaire. Si la règle de gestion est paramétrée à 1, le paiement à distance est autorisé (sous réserve qu’au niveau du référentiel Apogée, le mode de paiement CB existe). Si la règle est paramétrée à 2, le paiement à distance est interdit. L’étudiant , à l’issue de sa réinscription sera en attente de paiement.

27 Généralités sur le paiement par le Web
Apogée : Séminaire : réinscription / consultation par le Web Généralités sur le paiement par le Web €

28 2. Préalables à l’exploitation : préparation fonctionnelle
Paiement par le web Se fait exclusivement par un mode de paiement CB - Paramétré au niveau: - établissement : le paiement web est autorisé ou interdit - Centre de Gestion : oblige/permet/interdit le paiement par CB - Le niveau établissement est prioritaire / paramétrage du CGE - Possibilité de déporter la partie paiement en ligne auprès d’un site de paiement partenaire Le paiement par le web se fait exclusivement par carte bancaire et est paramétré à deux niveaux : - Niveau établissement : L’établissement paramètre s’il autorise le paiement web par carte bancaire ou s’il interdit le paiement web dans l’écran en fonction de la variante d’une règle de gestion du référentiel « Accès à distance » (TE01). (Si la règle de gestion TE01 a la variante 1, le paiement web est autorisé (sous réserve qu’au niveau du référentiel Apogée, un mode de paiement de type carte existe et est désigné comme mode de paiement web ). Si la règle de gestion TE01 a la variante 2, le paiement web est interdit.) - Niveau Centre de gestion : Chaque Centre de Gestion à distance paramètre s’il oblige, permet ou interdit le paiement par CB sur le web dans l’écran Centre de Gestion/Versions d’Etape du domaine Accès à distance. ·         Paiement par CB Obligatoire : Si l’étudiant se réinscrit sur une VET qui dépend d’un CGE à distance qui oblige le paiement par CB, il doit obligatoirement régler ses droits d’inscription en indiquant ses coordonnées CB pour que son inscription soit confirmée. ·         Paiement par CB Possible : Si l’étudiant se réinscrit sur une VET qui dépend d’un CGE à distance qui rend possible le paiement par CB, l’étudiant peut choisir de régler le montant de ses droits directement par le web par CB ou, de régler plus tard par un autre mode de paiement. ·         Paiement par CB interdit : Si l’étudiant se réinscrit sur une VET qui dépend d’un CGE à distance qui interdit le paiement par CB, l’étudiant doit régler ultérieurement par un autre mode de paiement. Son inscription est confirmée et mise en attente de paiement. Naturellement, la règle de gestion de l’établissement est toujours prioritaire sur le paramétrage au niveau du centre de gestion. Ainsi, si le centre de gestion permet le paiement par carte bancaire, alors que l’établissement ne le permet pas, le paiement ne sera pas proposé à l’étudiant par le web. L’étudiant sera donc en attente de paiement.

29 Les pièces justificatives
Apogée : Séminaire : réinscription / consultation par le Web Les pièces justificatives

30 2. Préalables à l’exploitation : préparation fonctionnelle
Pièces justificatives L’établissement peut paramétrer la production par l’étudiant de pièces justificatives en fonction de ses caractéristiques et de son inscription. La demande des pièces justificatives s’effectue dans l’écran web de fin de réinscription. Vous avez la possibilité de paramétrer la production par l’étudiant de pièces justificatives en fonction de ses caractéristiques (ex: nationalité) et de son inscription. Un motif est une caractéristique de l’inscription pouvant nécessiter une demande de pièce justificative. Les motifs de demande de pièces justificatives sont figés. Il n’est pas possible de les modifier. Ces motifs sont les suivants : - Régime des parents. - Cas de non affiliation. - Motif de prolongation d’affiliation. - Motif de non affiliation. - Situation sociale. - Profil. - Assurance responsabilité civile. - Mesure Balladur (non affilié pour motif ayant droit des parents avec centre payeur). - En cas de possession de carte d’assuré social. - En cas de première affiliation (non possession de carte d’assuré social). - Situation militaire Programme d’échange international Les pièces justificatives à saisir doivent pouvoir être rattachées à un des motifs cités ci-dessus. Un motif prend au moins une valeur et chaque valeur est liée à une ou plusieurs pièces justificatives. Sur le web, l’écran de fin de l’inscription affiche la liste des pièces justificatives demandées. Une fois les liaisons Motifs/Pièce justificative réalisées, des pièces sont demandées systématiquement à l’étudiant à la fin de son inscription. La définition des pièces justificatives à produire en fonction des caractéristiques de l'étudiant et de son inscription est effectuée au moyen de 2 écrans du référentiel Accès à distance. Pour paramétrer la demande de pièces justificatives, on dispose d’une part d’un écran du référentiel Accès à distance qui permet de définir les pièces justificatives qui peuvent être demandées à l’étudiant lors de son inscription par le web et d’autre part, d’un écran qui permet d’associer à la demande de pièce justificative un motif. Certaines pièces justificatives peuvent être demandées systématiquement à l’étudiant à la fin de son inscription. Dans le cas de la situation militaire, les pièces justificatives correspondantes ne sont demandées que lorsque la situation militaire indiquée par l’étudiant lors de son inscription par le web est différente de celle de l’année précédente.Si des motifs différents sont liés à une même pièce justificative (par exemple, les motifs “Cas de non affiliation” avec la valeur “Etranger” et le motif “Profil” avec la valeur “Etranger” sont liés à la pièce justificative “Passeport”), la pièce n’est cependant demandée qu’une seule fois à l’étudiant sur le web.

31 Les tables de correspondance
Apogée : Séminaire : réinscription / consultation par le Web Les tables de correspondance

32 2. Préalables à l’exploitation : préparation fonctionnelle
Tables de correspondance En cas d’évolution dans le temps de l’offre de formation de l’établissement, si un étudiant redouble une étape fermée au recrutement ou à la validation et qu’elle est remplacée par une nouvelle étape, il est possible de proposer à l’étudiant la nouvelle étape ouverte par les tables de correspondance. La gestion d'une table de correspondance entre étapes permettant de gérer l'évolution dans le temps de l'offre de formation de vote établissement. Lorsqu'une étape est fermée au recrutement et à la validation, pour que son étape remplaçante soit automatiquement proposée aux redoublants, la correspondance entre l'ancienne et la nouvelle étape doit être indiquée dans la table de correspondance Accès à distance.

33 2. Préalables à l’exploitation : préparation fonctionnelle
Tables de correspondance Nouvelle VET remplaçante Ancienne VET fermée au recrutement ou à la validation Chaque ligne correspond à une correspondance particulière pour une année donnée : une Etape/VET/Diplôme/VDI est remplacée par une autre Etape/VET/Diplôme/VDI. Des listes de valeurs sont accessibles sur les champs Etape, Version d’Etape, diplôme et Version de Diplôme.

34 Apogée : Séminaire : réinscription / consultation par le Web
Les laissez-passer

35 2. Préalables à l’exploitation : préparation fonctionnelle
Laissez-passer Un laissez-passer d’inscription autorise un étudiant à s’inscrire à une VET/VDI pour une année donnée (indépendamment des conditions d’accès) Un laissez-passer autorise un étudiant à s’inscrire pour une année donnée à une version d’étape/version de diplôme indépendamment des conditions d’accès, à condition que la version d’étape soit proposable à la réinscription à distance, c’est à dire qu’elle soit liée à un CGE à distance et que son témoin AD soit coché! Un laissez-passer permet de proposer à un étudiant une étape qu’il ne se verrait pas proposer en temps normal compte tenu de son cursus antérieur. Les laissez-passer ne permettent pas de passer outre tous les contrôles. Ces laissez-passer ne concernent que la réinscription à distance Chaque ligne correspond à un étudiant et à une version d’étape particulière pour une année donnée.

36 Paramétrage des libellés
Apogée : Séminaire : réinscription par le Web Paramétrage des libellés 5 5 4

37 2. Préalables à l’exploitation : préparation fonctionnelle
Paramétrage des libellés Tous les libellés sont personnalisables Les libellés des écrans des applications de réinscription et de consultation par le web sont livrés avec l’application, cependant il est possible de modifier ces libellés.La modification de ces libellés est facilitée par l’utilisation d’un outil d’aide à la saisie de ces libellés. Dans cet exemple d’ écran type des outils de réinscription et de consultation par le web, chaque type de libellé présenté est personnalisable dans chacun des écrans de l’application. Cet écran type est constitué : -d’un menu à gauche qui précise l’avancement de la réinscription étape par étape. Les libellés sont paramétrables. -d’un bouton qui permet d’accéder à l’écran suivant. Les contrôles de saisie sont effectués sur ce bouton.

38 2. Préalables à l’exploitation : préparation fonctionnelle
Aide à la saisie des libellés Liste des pages Liste des blocs de la page. Mise à jour dynamique La modification de ces libellés est facilitée par l’utilisation d’un outil de personnalisation Description des champs : ·  Formulaires : liste de valeurs des pages web et de leur libellé avant modification. ·  Objets : liste des objets constituant le formulaire précédemment renseigné. ·  Libellés : contient les libellés des éléments d'un formulaire si aucun bloc n'est sélectionné, sinon les éléments du bloc du formulaire sélectionné. Seuls ces champs sont modifiables. Description des boutons : ·       Enregistrer : permet l’enregistrement des modifications réalisés dans le fichier. Il est possible de modifier plusieurs pages sans enregistrer. ·       Rétablir : annule toutes les modifications depuis le dernier enregistrement. ·       Sortir : permet de quitter l'application. Annule les mises à jour depuis le dernier enregistrement

39 Paramétrage des pages d’aide
Apogée : Séminaire : réinscription / consultation par le Web Paramétrage des pages d’aide 5 5 4

40 2. Préalables à l’exploitation : préparation fonctionnelle
Pages d’aide Une page d’aide est livrée vide / écran web de l’outil de réinscription et de consultation - l’établissement doit donc en définir le contenu (fichiers .jsp éditables sous Notepad, Wordpad…) Il existe une page d’aide par écran web de l’outil de réinscription et de l’outil de consultation. Il s’agit d’un fichier /jsp éditable sous un éditeur de texte de type Notepad … Ces pages sont accessibles depuis le bouton d’aide en haut à droite de l’écran et également depuis chaque bouton d’aide situé dans l’entête de tous les blocs de l’écran . Les pages d’aide sont livrées vides (avec le marquage du niveau des blocs).Vous devez donc les enrichir.

41 Préalables à l’exploitation : B. Préparation technique
Apogée : Séminaire : réinscription / consultation par le Web Préalables à l’exploitation : B. Préparation technique 5 5 4

42 2. Préalables à l’exploitation : préparation technique
Les préalables techniques consistent en : - la mise en place de l’infrastructure nécessaire - l’installation d’un serveur d’application respectant les normes du CCI - l’installation du module web (outil de configuration et outil de consultation/réinscription) Acteurs concernés : - les webmasters des établissements - les équipes réseaux - les administrateurs des machines concernées La préparation technique doit être menée en amont de la préparation fonctionnelle. Les exploitants web des établissements doivent installer le module web et éventuellement l’intégrer à l’existant web de l’établissement et également un serveur d’application respectant la norme du CCI. Les établissements ont la possibilité de personnaliser l’interface visuelle du module web livré en standard pour l’adapter à leur charte graphique. La description de l’organisation technique est détaillée dans le chapitre 3 de ce dossier d’implantation. Les acteurs concernés: les webmasters pour la partie intégration à l’existant web de l’établissement.

43 Le module de réinscription
Apogée : Séminaire : réinscription par le Web 3ème partie : Le module de réinscription 5 5 4

44 3. Le module de réinscription
Le module web de réinscription comprend l'ensemble des fonctionnalités permettant la réinscription administrative d'un étudiant par le web avec ou sans paiement (par carte bancaire). Il comprend à ce titre toutes les procédures permettant l'échange des informations nécessaires entre Apogée et l'outil web : informations de référence, étudiants, inscriptions, paiement… Conçu pour être utilisé par des étudiants déjà connus de la base Apogée, il présente des similitudes avec l'inscription administrative d'Apogée, mais il intègre toutefois les spécificités liées à la réinscription à distance. Principes de navigation : L’étudiant dispose d’un barre de navigation lui permettant après identification de connaître l’ensemble des étapes du processus de réinscription. La distinction entre les étapes qu’il a déjà validées, l’étape en cours et les étapes qu’il lui reste à valider se fait au moyen d’un graphisme spécifique proposé dans la charte graphique. L’accès à l’écran (N+1) ne peut se faire que par validation de l’écran en cours. L’accès à un écran supérieur à N+1 est impossible (même si il a été une première fois validée et qu’il a été suivi d’un retour arrière). Le retour arrière peut se faire sur toutes les écrans précédemment validés. 5 5 4

45 L’identification de l’étudiant
S Apogée : Séminaire : réinscription / consultation par le Web L’identification de l’étudiant 5 5 4

46 3. Le module de réinscription Identification de l’étudiant
Aide du bloc Code étudiant Date de naissance L’identification de l’étudiant est effectuée sur sa date de naissance et son code étudiant. La première page d’identification peut-être sautée en appelant une URL spécifique depuis votre portail internet pour que l’étudiant accède directement à la page de choix des inscription dans le module de réinscription. Un établissement ayant déjà implémenté un processus d'identification peut donc ajouter dans le plan du site de l'université un lien direct vers les pages de réinscription et de consultation. Il faudra pour cela développer un programme capable de récupérer à partir des données d'identification choisies par l'établissement (un login/mot_de_passe par exemple) le code (cod_etu) et la date de naissance de l'étudiant connecté. Lors de l’identification de l’étudiant, le module web contrôle : - qu’il n’existe pas d’ interdits d’inscription à distance saisi à cet étudiant (type de blocage T dans référentiel Apogée, déjà utilisé pour la télématique) - Contrôle de la présence d’un Identifiant National Etudiant (INE) pour l’étudiant, - Contrôle sur la possibilité de réinscription de l’étudiant : un étudiant est considéré en réinscription administrative s’il dispose d’une IAE (en règle) dans une période d’années universitaires précédant l’année d’inscription. Ce nombre d’années de recherche des inscriptions est paramétré dans les Règles de Gestion. Attention, l’accès à la réinscription par le web est interdit : -          si toutes les années universitaires sont fermées à l’inscription administrative, -          si l’étudiant a une inscription payée, annulée ou résiliée pour l’année en cours -        si l’étudiant est en attente de paiement et que l’établissement n’autorise pas les inscriptions par le web pour les étudiants en attente de paiement (choix RG) -        si les inscriptions par le web pour les étudiants en attente de paiement sont autorisées mais que les inscriptions administratives en attente de paiement de l’étudiant ne dépendent pas d’un CGE à distance. -         si le régime d’inscription de sa précédente inscription n'est pas pris en charge par le web. Identification de l’étudiant par Numéro étudiant - Date de naissance 5 4 5

47 Identification des étapes proposables à l’étudiant
Apogée : Séminaire : réinscription / consultation par le Web Identification des étapes proposables à l’étudiant 5 5 4

48 3. Le module de réinscription
Étapes proposables à l’étudiant Les VET proposées à l’étudiant en réinscription sont fonction : - de la délibération (avancement à T) des étapes et des diplômes pour l’année d’inscription la plus récente (année N) - de la SE en vigueur pour l’année en cours - du paramétrage du référentiel « Accès à distance » L'identification de l'étudiant permet de déterminer l'ensemble des étapes qui lui seront proposées en réinscription par le web compte tenu : ·         de ses inscriptions et résultats DELIBERES (avancement à “T”) pour sa dernière année d’inscription, ·         des conditions d’accès que vous avez défini dans la structure d'enseignements, ·         du paramétrage de l'application web. L'étudiant se verra proposer une liste d'étapes de réinscription parmi lesquelles il devra choisir et préciser le cas échéant le diplôme et la ou les spécialités. 5 4 5

49 3. Le module de réinscription Choix des étapes par l’étudiant
Cette conversation permet à l'étudiant d'effectuer un choix parmi les versions d'étapes pour lesquelles l'inscription par le web est possible. Seules les versions d'étapes auxquelles l'étudiant a accès sont proposées. Aucune valeur de choix n'est initialisée. L’étudiant a la possibilité de choisir plusieurs versions d’étapes tant que la limite du nombre d’inscriptions autorisées n’est pas atteint (cette limite peut être fixée par le nombre d’inscriptions maximum autorisées sur ces versions d’étape dans la SE ou le nombre maximum d’inscriptions autorisées sur le CGE à distance de ces versions d’étape). Version de diplôme Pour chacune des versions d’étape choisies par l’étudiant, s'il existe plusieurs versions de diplômes correspondant à la version d'étape choisie, l'étudiant doit préciser le choix d'une version de diplôme. Spécialités du diplôme Il s’agit des spécialités en service de la version de diplôme non encore choisies par l’étudiant. S'il existe au moins une spécialité en service pour la version de diplôme choisie et si les spécialités ne peuvent pas être déduites (dans le cas où le nombre minimum et le nombre maximum de spécialités de la version de diplôme sont égaux au nombre de spécialités en service de la version de diplôme), l’étudiant devra choisir un nombre de spécialités compris entre le nombre minimum et le nombre maximum de spécialités de la version de diplôme 5 5 4

50 3. Le module de réinscription Récapitulatif des étapes choisies
A la fin de son choix, l'étudiant accède à l'écran de récapitulatif des versions d'étapes choisies. 5 5 4

51 3. Le module de réinscription Mise à jour des données personnelles
Saisie obligatoire Les dernières informations connues, concernant la dernière inscription de l’étudiant, sont affichées sur les écrans web. L'étudiant doit mettre à jour ou confirmer, par rapport aux dernières informations connues (inscription la plus récente) les informations à caractère individuel qui concernent : -la situation familiale de façon obligatoire -le type de handicap éventuel -la situation militaire de façon obligatoire pour les hommes de nationalité française et pour les étudiants de sexe féminin et de nationalité française dont l'année de naissance est supérieure ou égale à 1983 et autorisée dans les autres cas (identique à l’IA). -l’ adresse dite fixe (adresse permanente au-delà de la période scolaire) Dans le cas d’une adresse en France, l’étudiant doit renseigner : ·         un premier libellé adresse obligatoire ·         un deuxième et troisième libellé adresse éventuel ·         un code postal obligatoire. L’existence du code postal saisi est contrôlée par rapport au fichier des codes postaux. La commune est déduite du code postal saisi. Si la commune n'est pas unique pour le code postal indiqué un écran propose à l’étudiant de choisir la commune. Dans le cas d’une adresse à l’étranger, l’étudiant doit renseigner : ·         un libellé acheminement étranger obligatoire ·         un libellé pays obligatoire. L’étudiant a la possibilité d’accéder à un écran permettant le choix d'un pays parmi une liste. Comme dans Apogée, la saisie des deux premières lettres du pays permet de se positionner directement dans la liste au niveau des pays commençant par les lettres indiquées. L’existence du pays saisi est contrôlée dans la table des pays étrangers. Le pays "FRANCE" n'est pas autorisé. -le type d’hébergement de façon obligatoire Comme dans Apogée, dans le cas d’un logement au domicile parental ou d’un logement personnel hors chambre d'étudiant, l'adresse annuelle est initialisée avec l'adresse fixe et n’est pas demandée à l’étudiant. Les contrôles sont effectuées sur le bouton Continuer. 5 4 5

52 3. Le module de réinscription Mise à jour des données annuelles
Les dernières informations connues, concernant la dernière inscription de l’étudiant, sont affichées sur les écrans web. Conformément à l'inscription administrative dans Apogée, la réinscription par le web implique la saisie de données administratives annuelles qui couvrent des domaines divers tels que : -l'activité professionnelle de l'étudiant : catégorie socioprofessionnelle, domaine d’activité, quotité travaillée. -la catégorie socioprofessionnelle du chef de famille, -les aides financières de l’étudiant pour l'année universitaire, -la bourse de l’étudiant, et éventuellement son numéro de boursier et l’inscription concernée par la bourse dans le cas d’une inscription multiple. -le niveau sportif en cas de sportif de haut niveau, -les programmes d'échanges internationaux : programme, pays et établissement étranger. -la situation de l'année précédente : situation, localisation et établissement, dernier diplôme obtenu. -la fréquentation d'un autre établissement en parallèle : type d’établissement, département et établissement fréquenté, souhait de maintien de l’inscription parallèle (dans ce cas, l’étudiant est informé que l’inscription par le web ne peut pas être poursuivie ; il peut néanmoins modifier son choix en revenant sur l’écran de souhait) -le statut de l'étudiant obligatoire : il est demandé à l’étudiant uniquement si l'établissement autorise la saisie du statut de l'étudiant ( règle de gestion TE04 variante V1). Dans le cas contraire (TE04 variante V2) , le statut est fixé au code indiqué en paramètre 1 de la variante V2 et il n’est pas demandé à l’étudiant. Si le statut n’est pas pris en charge par le web, l'étudiant n'est pas autorisé à poursuivre son inscription. 5 5 4

53 Apogée : Séminaire : réinscription / consultation par le Web
Le calcul /paiement 5 5 4

54 3. Le module de réinscription Calcul des droits
A l'issue de la saisie des éléments de l'inscription administrative effectuée dans les écrans précédents, le calcul des droits est effectué et le résultat présenté à l'étudiant. Le calcul des droits utilisé est le calcul des droits disponible dans Apogée. Les droits demandés à l'étudiant sont affichés avec leur total en euros et regroupés selon les "groupes de droits" définis dans Apogée. L’étudiant a la possibilité de visualiser le détail des droits demandés. Selon le paramétrage de l'établissement, l'étudiant peut alors avoir la possibilité de régler immédiatement ses droits d'inscriptions via un paiement par carte bancaire, en saisissant son numéro de carte et sa date d'expiration ou être redirigé vers un site de paiement externe spécialisé dans le paiement par CB. 5 5 4

55 3. Le module de réinscription Récapitulatif
Choix d’inscription Données annuelles Couverture sociale Données personnelles Autres données Droits à payer Un écran présente le récapitulatif de toutes les informations renseignées par l’étudiant. Ce récapitulatif peut être imprimé au format html ou pdf. 5 4 5

56 3. Le module de réinscription
Paiement A l’issue de l’affichage des droits: en fonction des choix de niveau établissement et niveau CGE = > étudiant en attente de paiement ou possibilité de saisir le paiement. A l'issue de l’affichage des droits demandés : ·         si le montant des droits à payer est égal à 0, accès direct à l'écran de fin de l’inscription. ·         si l'établissement n'autorise pas le paiement carte bancaire ou si le centre de gestion de l'étape première n'autorise pas le paiement par carte bancaire, l’étudiant est redirigé vers l'écran d'affichage du mode de paiement ultérieur.  5 4 5

57 3. Le module de réinscription Mise en attente de paiement
Les informations reprises sont celles indiquées dans un libellé paramétrable par l’établissement à l’aide de l’outil de personnalisation des libellés. L’étudiant choisit de confirmer ou non sa demande de réinscription. 5 5 4

58 3. Le module de réinscription Paiement immédiat ou paiement différé
Si l'établissement autorise le paiement par carte bancaire et si le centre de gestion associé à l'étape première autorise le paiement par carte bancaire, accès à l'écran de demande à l'étudiant s'il souhaite payer immédiatement par carte bancaire ou ultérieurement (directement dans l'établissement ou par envoi de chèque par exemple. Dans ce cas, il sera en attente de paiement). 5 5 4

59 3. Le module de réinscription Saisie des coordonnées du paiement
Si l'établissement autorise le paiement par carte bancaire et si le centre de gestion de l'étape première impose le paiement par carte bancaire, accès direct à l'écran de saisie de la nature de la carte bancaire et des coordonnées de paiement. Dans le cas de paiement par carte bancaire, le site se débranche soit vers l’écran de saisie des coordonnées bancaires, soit vers le site de paiement externe. La saisie d’un paiement par carte bancaire correct rend implicite la confirmation par l’étudiant de sa demande de réinscription. Lors d’un paiement par carte bancaire, un contrôle est effectué sur ·         le numéro de carte (algorithme de LUHN si 16 caractères saisis), ·         la date de fin de validité (par rapport au délai de latence de l’université : nombre de jours indiqué dans les variables applicatives ; La date du jour du paiement à laquelle on ajoute ce nombre de jours doit être supérieure à la date de fin de validité). 5 5 4

60 3. Le module de réinscription Récapitulatif de l’inscription
Les derniers écrans présentés dans le processus de réinscription ont une fonction d'information. Ils permettent : -de confirmer à l’étudiant que sa demande de réinscription a bien été prise en compte. -de communiquer à l'étudiant la liste des pièces justificatives à présenter pour valider son inscription, -de diffuser des informations spécifiques à l'établissement, ces informations sont celles fournies par le CGE de l'étape première, dans le référentiel Accès à distance (Bloc « Mode de communication des pièces justificatives »: Le mode de communication affiché est celui défini par le centre de gestion de l'étape première, dans le référentiel Accès à distance). -de communiquer, le cas échéant, le numéro provisoire de sécurité sociale. Après la validation de son inscription, l'étudiant peut cliquer sur un bouton déconnecter. Ce bouton renvoie vers une page spéciale sortie.jsp qui effectue une redirection automatique vers une adresse modifiable (au moyen d'une balise META). Saisie de l’ uniquement si RG TE12 active 5 4 5

61 Le module de consultation
Apogée : Séminaire : réinscription par le Web 4ème partie : Le module de consultation 5 5 4

62 4. Le module de consultation Les contrôles d’identification
Code étudiant Date de naissance Identification de l’étudiant par Numéro étudiant - Date de naissance L’identification de l’étudiant est effectuée sur sa date de naissance et son code étudiant, premières informations renseignées par l’étudiant sur l’application de consultation par le web. Lors de l’identification de l’étudiant, les contrôles suivants sont effectués : - Contrôle de l’existence de l’étudiant dans la base Apogée. 5 4 5

63 L’accès à la consultation est interdit si:
4. Le module de consultation Conditions d’accès L’accès à la consultation est interdit si: - toutes les années universitaires sont fermées à l’IA - l’accès au service de consultation est fermé - si l’IAE est annulée ou résiliée : seule une IAE en cours peut être consultée L’accès en consultation est interdit : - si toutes les années universitaires sont fermées à l’inscription administrative, - si l’accès au service de consultation est fermé (règle de gestion Etablissement), - si l’inscription est annulée ou résiliée : seules les inscriptions en cours de l’étudiant peuvent être consultées. 5 4 5

64 4. Le module de consultation Consultation en mode résumé
Accès au mode détail : RG TE11 à 3 Le bouton retour situé sur la page du résumé de la consultation renvoie l’étudiant vers la page d’identification en standard ou un URL de redirection si l’établissement a choisi de « sauter » la page d’identification. 5 4 5

65 La TG TE11 doit être paramétrée à 3
4. Le module de consultation Consultation en mode détaillé Informations annuelles adresses Couverture sociale Etat civil La consultation en mode détaillé des informations sur l’inscription administrative de l’ensemble des étudiants possédant une inscription en cours dans l’établissement, quelle que soit l’origine (par Apogée ou à distance) de l’inscription. Possibilité de l’éditer au format HTML ou PDF. La TG TE11 doit être paramétrée à 3 5 4 5

66 Apogée : Séminaire : réinscription par le Web
Pour en savoir plus …. 5 5 4

67 Les séminaires détaillés web
Pour les sites qui comptent exploiter le module dès juillet 2003 : séminaires détaillés Lundi 7 avril 2003 : 13 h / 16h30 Mardi 8 avril 2003 : 9h30 / 13h Pré-requis indispensables : lecture attentive et approfondie du dossier d’implantation et des annexes Inscription possible pour 3 personnes par établissement Le dossierd ‘implantation est complété par les annexes suivantes : -un dossier de présentation fonctionnelle, qui décrit les fonctionnalités offertes par le module : ANNEXE A : Dossier de présentation fonctionnelle -un guide de paramétrage spécifique au module : ANNEXE B : Guide de paramétrage -un dossier technique, qui précise les pré-requis techniques nécessaires à l’installation du module web dans les établissements et décrit l’architecture technique à mettre en place : ANNEXE C : Dossier d’architecture technique du module Web d’Apogée -un guide de coexistence des modules télématiques et web, pour les sites concernés : ANNEXE D : Guide de coexistence télématique et web -un document technique élaboré par le bureau 7C de la DGCP relatif aux conditions de mise en oeuvre d'un dispositif de paiement par carte bancaire en ligne sur Internet dans la sphère publique : conditions de mise en oeuvre d'un dispositif de paiement par carte bancaire en ligne sur internet dans la sphère publique (ANNEXEE_PMT_CB_COMPTA_PUB.DOC) 5 4 5

68 Apogée : Séminaire : réinscription / consultation par le Web
Questions / Réponses 5 5 4